OPAS LASKUTUKSEEN MYYNNINHALLINTAAN

Transkriptio

1 OPAS LASKUTUKSEEN & MYYNNINHALLINTAAN

2 Tässä oppaassa Kaksitoista vuotta sitten allekirjoitin yrityksemme perustamiskirjan yhtiökumppanini kanssa. Meistä tuli yrittäjiä ja maailma oli avoinna. Yrittäminen ei kuitenkaan ollut niin helppoa kuin ajattelimme. Rahaa oli niukasti ja saimme usein oppia erehdysten kautta. Ohjelmistot ja niiden kehittäminen olivat tuttuja jo lapsuutemme ajoilta mutta markkinointiin, myyntiin ja kirjanpitoon jouduimme ensimmäistä kertaa perehtymään kunnolla. Sittemmin yrityksemme on kasvanut ja on nyt vakaalla pohjalla. Haluamme, että sinulla on helpompaa. Siksi jaamme tässä oppaassa oivalluksiamme ja oppimiamme käytäntöjä yrittäjältä yrittäjälle. Asiakkaasi tunteminen ja kohtaaminen puhuttelevasti on kaikkein tärkeintä. Myyntityötä pitää tehdä, mutta sen voi tehdä itselleen luontevalla tavalla. Kirjanpito on hoidettava mutta sitä ei kannata kokonaan hoitaa itse. Onnea yrittäjyyden aallokkoon! Mikko Ilomäki Yrittäjä Isolta Oy Tervehdys yrittäjä! Asiakkuudenhallinta Jokaisen yrityksen myynnin kulmakivi on toimiva asiakkuudenhallinta. Tai ainakin sen pitäisi olla, asiakkaathan mahdollistavat yrityksen liiketoiminnan pyörittämisen ja kasvattamisen. Oppaassamme kuvataan asiakkuudenhallintaa käytännössä. Voit poimia vinkkejä oman asiakastyösi parantamiseksi. Myynninhallinta Myyntityön arki on pitkälti asiakkuudenhallintaa, jossa osa keskusteluista johtaa muodossa tai toisessa tarjouspyyntöön, tarjoukseen, myyntitilaukseen, toimitukseen ja lopulta laskuttamiseen tai käteismaksuun. Ketju on sama toimialasta riippumatta, vaikkakin myymälässä tarjouspyyntöä vastaa asiakkaan astuminen sisään liikkeeseen. Näytämme myynninhallinnan ketjun ja annamme erityisesti vinkkejä tarjousten tekemiseen sekä tutustutamme sinut tilauskirjaan. Laskutus Vaikka laskuttaminen sinänsä on yksinkertaista, siihen liittyy usein yrittäjälle eniten etukäteen vieraita asioita. Mitä verottaja vaatii? Mitä kirjanpitäjäsi tarvitsee? Miten käänteinen verovelvollisuus merkitään? Autamme tutustumaan hyvän laskun laatimiseen ja annamme vinkkejä kuinka muodostaa toimivia laskutuskäytäntöjä. Lisäksi kannustamme laskuttamaan sähköisesti ja seuraamaan myyntisaatavia. Myynnin seuranta ja raportointi Tiedätkö ketkä asiakkaistasi ovat ostaneet sinulta eniten? Tai minkä tyyppiset asiakkaat ovat sinulle kannattavimpia? Olennainen osa onnistunutta myynnin hallintaa on myynnin seuraaminen. Voit seurata mikä on kesto ensikontaktista kauppaan, mikä on tarjousten läpimenoprosentti ja paljonko myyntikatetta yritykseesi jää.

3 ASIAKKUUDENHALLINTA Mistä asiakkaita löytyy? Miten asiakkaan saa ostamaan? Luulisi, että asiakkaiden löytäminen on vaikeampaa kuin mitä se oikeasti onkaan. Tee työtä, jota asiakkaasi myyvät mielellään seuraaville. Ja ne ensimmäiset asiakkaat? Pidä rima alhaalla ja leuka rinnassa. Aloita tutuista ja puolitutuista. Lupaa hieman vähemmän kuin mitä aiot toimittaa. Todista ensimmäisten asiakkaiden kanssa toimintasi erinomaisuus ja korjaa epäkohdat. On ensiarvoisen tärkeää hoitaa, kehittää ja kasvattaa saatuja asiakkuuksia. Uusien asiakkaiden saaminen on moninkertaisesti työläämpää kuin nykyisten asiakkuuksien kehittäminen. Ensimmäinen ostos voi olla vahinko, mutta toinen ostos samalta asiakkaalta on jo todiste toimivasta yrityksestä! Maksavia asiakkaita saat, kun voit tarjota selkeää arvoa ja ratkaisun tunnistettuun tarpeeseen. Mahdollisia keinoja saada asiakkaaltasi rahaa on siis kaksi. Voit auttaa potentiaalista asiakastasi tunnistamaan tarpeita, joita hänellä jo on. Voit myös pyrkiä kasvattamaan asiakkaan halua ratkaista tarpeitaan avullasi. Asiakassuhteen kehittämisessä kannattaa olla kärsivällinen ja muistaa, että asiakas ostaa vain kun hän tarvitsee sinulta jotain, ei silloin kun sinä haluat. Pyri siis pysymään mielessä sekä pitämään palvelusi tuttuna ja lähestyttävänä.? Tunteeko muita joita voisit palvella Ensimmäinen yhteydenpito Kirjaa asiakkuudenhallintaan Seuraava yhteydenpito Milloin seuraava yhteys? Voidaanko asiakkaan tarpeet täyttää? Opi tuntemaan asiakkaan tarpeet Voidaanko etenemisestä päättää heti? EI EI KYLLÄ Muista jälkityö ja lisä- / uudelleenmyynti Kaikki yhteydenotot eivät ole potentiaalisia asiakkuuksia. Tällainen tilanne on hyvä havaita nopeasti. Kannattaa ohjata kriteereihisi sopimattomat asiakkaat oikeaan suuntaan. Tämä jättää sinusta hyvän mielikuvan. Muista silti kirjata yhteydenpito asiakkuudenhallintaan! Tarjous Laskutus Tilaus Toimitus Asiakkuudenhallinnan rutiini Asiakkuuksia ylläpidetään melkein kuin ystävyyssuhdetta. Olemalla tarpeeksi usein mielekkäässä yhteydessä asiakkaasi kanssa pysyt mielessä, sinua on helpompi lähestyä ja sanaasi voi luottaa. Tästä perusperiaatteesta on helppo laatia toimiva rutiini asiakkuudenhallintaan: Ole yhteydessä asiakkaisiisi niin usein kuin mahdollista. Ainakin seuraavien kolmen seikan tulisi motivoida sinua ottamaan useammin yhteyttä: Asiakkuuden arvo ja tärkeys liiketoiminnallesi Ole useammin yhteydessä asiakkaisiisi, jotka tuovat sinulle eniten myyntikatetta nyt tai tulevaisuudessa ja uusia asiakkuuksia suosittelun kautta. Asiakkuuden tilanne ja luonne Ole useammin yhteydessä asiakkaisiisi, jotka ovat uusia, vakiintumattomia tai joiden uskot etsivän vaihtoehtoja. Muistijäljen kesto Ole useammin yhteydessä asiakkaisiisi, jotka eivät muuten muista sinua, ota itsenäisesti yhteyttä tai aktiivisesti käytä tuotettasi tai hyödynnä palveluitasi. Varmistaaksesi, että otat aktiivisesti yhteyttä oikeisiin asiakkaisiin, pyri pitämään kontrolli kaikkien asiakkuuksien tilanteesta. Pystyt tähän, kun jokaisen yhteydenpidon jälkeen kirjaat kalenteriisi, milloin otat asiakkaaseen seuraavaksi yhteyttä. Tätä asiakkuudenhallinnan kehää noudattamalla teet yhteydenpidosta järjestelmällistä ja tavoitteellista. Aseta asiakassuhteillesi tavoite, kriteeri sinulle sopivasta asiakkaasta, sekä päätä kuinka usein pyrit kontaktoimaan.

4 MYYNNINHALLINTA Myynti kannattaa kirjata tarjouksiksi ja myyntitilauksiksi, sillä niiden avulla on kätevä seurata tehtyä myyntityötä ja tapahtunutta kauppaa. Vertaamalla tarjouksia ja niistä Vinkkejä tarjousten tekemiseen Älä käytä liikaa aikaa tarjouksen tekemiseen. Keskity mieluummin itse myyntityön tekemiseen. Nopeasti tehty tarjous, joka sisältää asiakkaan tarvitsemat asiat, on usein riittävä. Ole asiakkaaseen yhteydessä heti tarjouksen antamisen jälkeen. Näin varmistat, että asiakas on vastaanottanut tarjouksen ja että se vastaa hänen tarpeeseensa. Ota yhteyttä myöhemmin tilanteen tarkistamiseksi. Älä jätä yhteydenottoa ja kaupantekoa asiakkaan vastuulle. Älä sokeudu tarjouskannasta. Tarjous ei ole lupaus tulevasta kaupasta. Arvion tulevasta kaupasta saat vertaamalla hyväksyttyjen ja hylättyjen tarjousten suhdetta tai vertaamalla tarjouskantaa tilauskantaan pidemmältä aikaväliltä. tehtyjä myyntitilauksia saat arvion myynnin onnistumisprosentista. Myyntitilauksilla puolestaan pidät Tilauskirjaa, jolla ohjaat toimituksia ja laskutusta. Tarjous Myyntitilaus Toimitus voi olla sovitun työn tekeminen tai tuotteiden lähettäminen/luovuttaminen asiakkaalle. Laskun aika tulee yleensä, kun kaikki sovittu on tehty. Toisinaan voidaan laskuttaa myös osissa tai etukäteen. Laskun vaihtoehto on kassatapahtuma, asiakas maksaa käteisellä tai pankkikortilla Vinkkejä myyntitilaukseen Luo myyntitilaus suoraan hyväksytyn tarjouksen pohjalta. Tällöin vältät virheet ja kirjaat tilausvahvistukseen aina kaikki tarjouksessa sovitut asiat. Seuraa tilauskannassa toimitettavia, laskutettavia ja laskutettuja myyntitilauksia. Tällöin tiedät, mitkä tilaukset pitää vielä toimittaa ja mitkä voi jo laskuttaa. Seuraa tilauskantaa vähintään kuukausittain nähdäksesi, mitkä ovat myydyimmät tuotteesi tai palvelusi ja ketkä ovat parhaimmat asiakkaasi. Keskity heihin! Mausteiden Maahantuonti Oy Satamakatu Hanko c/o Lahtelan Lihatukku & Poika Ky Lahtela Lauri Laskutie Hyrynsalmi TARJOUSLASKELMA Sivu 1 Päivämäärä Numero Viitteenne Asiakasnumero Viitteemme Toimituspäivä Toimitustapa Toimitusehto Maksuehdot Huomautusaika Viivästyskorko (%) pv netto 7 vrk 8 Nimi Tuotenro Määrä à-hinta Alv-% Ale% Yhteishinta Paprika tulinen, 40g 20 1 kpl 2, ,00 Chili kokonainen, 25g 19 1 kpl 3, ,45 Curry, 280g , ,50 Jauhelihamauste, 250g 17 1 kpl 3, ,60 Tex-Mex maustesekoitus, 370g 15 1 kpl 6, ,00 Rosepippuri kokonainen, 200g , ,00 Basilika 15 g , ,80 Oregano 20 g , ,20 Stubb's Beef Spice Rub, 56g 16 1 kpl 5, ,90 Mausteiden Maahantuonti Oy Arvonlisäveroton hinta Arvonlisävero 24 % Yhteensä ilman arvonlisäveroa Arvonlisävero yhteensä Tarjous Tarjouspyyntö Uudessa tai pidempään kestäneessä asiakasuhteessa myynti jatkuu usein tarjouspyynnöllä. Tarjouspyyntö on potenttiaalisen asiakkaan tekemä, sopimusta edeltävä kehotus toimittajalle / myyjälle tehdä tarjous. Tarjouskilpailu Tilaaja kilpailuttaa toimittajat nimenomaan tarjouspyyntöjen kautta. Tarjouskilpailutuksessa haetaan useasti edullisinta hintaa tavaran tai palvelun laatuun ja määrään verrattuna. Tosin monet etsivät vain sitä edullisintä hintaa. Kannattaa kuitenkin muistaa, että halpa ei aina ole välttämättä hyvää. Tarjouksessa kannattaakin erottautua laadun kautta. Kun tarjouspyyntö vastaanotetaan on tärkeää vastata siihen mahdollisimman nopeasti selkeällä ja eritellyllä tarjouksella. Tarjoukseen kuuluu normaalisti tekstiosa, jossa kerrotaan yksityiskohtaisesti mitä tarjotaan, sekä hintalaskelma, jossa eritellään tarjottavat palvelut ja tuotteet. Sopimus tilaajan ja toimittajan välillä syntyy vasta, kun tilaaja hyväksyy tarjouksen. Suullinen tarjous Tarjouksella tarkoitetaan yleensä kirjallista tarjousta, mutta suullinen tarjous on yhtä Yhteishinta 35,45 8,51 35,45 sitova. Myös sähköpostiviestissä ilmoitettua hinnastoa voidaan pitää tarjouksena. Tarjouksesta on kuitenkin hyvä saada mustaa valkoisella, kuten kaikesta muustakin. Hyväksytty tarjous on sitova sopimus (poikkeuksena sopimuksen purkamisehdot), jolloin siitä kannattaa olla virallinen dokumentti. Jos teet asiakkaalle vain suullisen tarjouksen, kirjaa tarjotut hinnat kuitenkin myynninhallinnan järjestelmään. Tällöin pysyt kärryillä siitä, mitä on tarjottu ja kenelle. Myyvä tarjous Kirjallinen tarjous ei ole pelkkä dokumentti siitä, mitä ollaan tarjoamassa. Tarjouksen 8,51 43,96 tulee herättää potenttiaalisen asiakkaan mielenkiinto niin tarjottavaa tuotetta tai palvelua kohtaan kuin sitä tarjoavaa yritystäkin kohtaan. Tarjouksen tulee siis olla myyvä muutenkin kuin vain hintojen osalta. Tarjous on osa yrityksen markkinointia, joten sen tulee myös nuodattaa yrityksen visuaalista ilmettä. Tarjoukseen kannattaa laittaa vähintään yrityksen logo. Tarjouksen sisältö Tärkeää tarjouksessa on helppolukukuisuus, hyvä ja selkeä rakenne sekä tietysti laillinen pätevyys. Tarjouksessa tulisi olla mainittu vähintään seuraavat: - Kuka tarjoaa ja kenelle (nimi, Y-tunnus, osoite) - Mitä ollaan tarjoamassa (tuote- / palvelukuvaus) - Mihin tarpeeseen tarjotaan (kartiota tarve ensin) - Hinnat (kiinteä hinta tai hinnasto) - Päivämäärä ja tarjouksen voimassaoloaika - Toimitusaika tai työn kesto Esimerkkitarjouksessa ja -myyntitilauksessa sisältönä tarkempia neuvoja tarjouksiin ja tilauksiin. TILAUSVAHVISTUS Päivämäärä Toimitusosoite Partanen Lasse Kuoliontie Kuoliovaara Laskutusosoite c/o Lahtelan Lihatukku & Poika Ky Lahtela Lauri Laskutie Hyrynsalmi Viitteenne Tilausnumero 70 Maksuehdot 14 pv netto Toimitustapa Viitteemme Toimitusaika Toimitusehto Tuotenro Nimi Määrä à-hinta Ale% Yhteishinta 20 Paprika tulinen, 40g 1 2,00 2,00 19 Chili kokonainen, 25g 1 3,45 3,45 18 Curry, 280g 1 4,50 4,50 17 Jauhelihamauste, 250g 1 3,60 3,60 15 Tex-Mex maustesekoitus, 370g 1 6,00 6,00 14 Rosepippuri kokonainen, 200g 1 8, ,00 22 Basilika 15 g 1 1,80 1,80 23 Oregano 20 g 1 2,20 2,20 16 Stubb's Beef Spice Rub, 56g 1 5,90 5,90 Mausteiden Maahantuonti Oy c/o Lahtelan Lihatukku & Poika Ky Lahtela Lauri Laskutie Hyrynsalmi Arvonlisäveroton hinta Arvonlisävero 24 % Yhteensä ilman arvonlisäveroa Arvonlisävero yhteensä Yhteishinta 35,45 8,51 35,45 8,51 43,96 Tilausvahvistus Hyväksymällä tarjouksen, asiakas tilaa tarjouksen mukaisen tuotteen tai palvelun. Tilaus kannattaa kirjata suoraan myynnin hallinnan järjestelmään, josta voit tehdä asiakkaalle tilausvahvistuksen kaupan vahvistamiseksi. Tilausvahvistus kannattaa tehdä eritysesti silloin jos tarjous on tehty suullisesti eikä sopimuksesta ole muuta todistusta. Tällöin tilausvahvistukseen kannattaa kirjata kaikki suulisessä tarjouksessa mainitut sopimusehdot. Myyntitilaus on osa tilaus-toimitus prosessia, joka päättyy laskuun tai kassatapahtumaan. Tarjous aloittaa kaupan teon, mutta tilaus aloittaa toimitusprosessin. Tilausvahvistuksessa kannattaakin mainita jo kaikki toimittamiseen ja laskuttamiseen liittyvät asiat: - Tilaajan ja toimittajan tiedot (nimi, Y-tunnus, osoite) - Tilatut tuotteet ja / tai palvelut - Kappalemäärät - Hinnat ja lisäkulut - Maksuehdot - Toimitusaika ja -tapa - Yksilöivä tilausnumero - Sopimusehdot (tilausvahvistuksen tekstiosa) Tilausvahvistuksen toimittamisen ajankohta riippuu yrityksen toimialasta kaupan tyypistä. Tilausvahvistus lähetetään yleensä ennen tavaran tai palvelun toimitusta, mutta joissain tilanteissa se on kätevä lähettää toimituksen yhteydessä. Esim. tavaraa toimittaessa tilausvahvistuksen voi laittaa tilattujen tavaroiden mukaan. Käytännössä tilausvahvistus on ilmoitus syntyneestä sopimuksesta, mutta se ei vaikuta sopimuksen ehtoihin. Se toimii kuintenkin dokumenttina sopimuksesta jos tarjous on tehty vain suullisesti eikä siitä ole mitään muuta aineistoa. Ongelmatilanteita tilausvahvistuksista tuleekin nimenomaan tilanteissa, jossa sopimus on tehty suullisesti ja sopimuksen osapuolilla on eriävä kuva sopimuksen sisällöstä. Mausteiden Maahantuonti Oy

5 LASKUTUS Lasku on yksinkertaisesti asiakirja, jolla asiakkaalta pyydetään rahaa. Laskutuksessa on kuitenkin otettava huomioon asiakaskokemus, verottajan vaatimukset sekä oma tarve varmistaa rahan saaminen. Lasku on samalla myös perusta kirjanpidon tekemiseen. Hyvä laskutusohjelma auttaa kaikissa näissä asioissa. Millainen on hyvä lasku? Hyvästä laskusta asiakkaan on helppo tarkistaa, että häntä on laskutettu sovitusti. Hyvä lasku on helppo maksaa. Luonnollisesti se myös täyttää verottajan vaatimukset. Viereisellä sivulla on esimerkki hyvästä laskusta ja muutama seikka, jotka on hyvä ottaa huomioon. Logo antaa vastaanottajalle nopeasti käsityksen kuka häntä laskuttaa Laskun numeron tulee olla juoksevasti suureneva numero, joka yksilöi laskun ja osoittaa sen järjestyksen suhteessa muihin yrityksen laskuihin. Viitenumero ohjaa maksusuorituksen juuri tähän laskuun. Laskutusohjelma antaa laskulle oikean viitenumeron. Koostimme tähän aukeamaan vinkkejämme laskutuksen hoitamiseen. Toimituspäivämäärä on verottajan vaatima laskumerkintä Pyri laskuttamaan valmiit asiat samana päivänä Laskun viivästyminen viikolla viivästyttää myös rahan saantia viikon. Lisäksi sovitut asiat saattavat unohtua. Nopeasti saapuva lasku antaa asiakkaalle hyvän kuvan toiminnan ammattimaisuudesta. Kirjaa lasku valmiiksi laskutusta varten tarjouksena, myyntitilauksena tai laskuluonnoksena niin aikaisin kuin mahdollista. Itse laskutushetken ei tulisi kestää minuuttiakaan. Lähetä lasku asiakkaan toivomassa muodossa Verkkolaskuna jos asiakas niin toivoo, sähköpostitse jos olette siitä sopineet tai perinteisesti paperisena mikäli et ole varma miten asiakas laskun haluaa. Ennen laskun lähettämistä tarkista vielä, että verottajan vaatimukset täyttyvät ja että asiakkaan ja laskun tiedot ovat oikein. Asiakkaan velvollisuus on olla maksamatta laskua, jossa tiedot ovat väärin. Laskun veroton yhteissumma, arvonlisäveron osuus ja verollinen summa tulee eritellä laskulla. Myös eri verokantojen summat tulee eritellä. Laskulta tulee löytyä laskuttajan Y-tunnus Huolehdi myös laskujen arkistoinnista Yrittäjä on velvollinen säilyttämään kaiken kirjanpitoaineiston seitsemän vuoden ajan. Sähköinenkin arkistointi riittää, mikäli se on tehty vähintään kolmeen sijaintiin. Älä koskaan muokkaa lähetettyä laskua Mikäli asiakkaalle lähetettyyn laskuun jäi virhe, tulee lasku hyvittää ja tehdä uusi lasku tilalle. Voit toki muokata laskua vapaasti siihen saakka, että olet sen lähettänyt asiakkaalle ja kirjanpitoosi. Beringe Catering Hans Jaakkola Bulevardi Helsinki Perinteistä tilisiirtolomaketta ei vaadita laskulle. On kuitenkin hyvä huomioida, että maksaminen on helppoa ja maksamiseen tarvittavat tiedot on tiivistetty laskun alaosaan selkeästi Viivakoodi sisältää laskun maksuun tarvittavat tiedot. Se voidaan lukea viivakoodinlukijalla tai vaikkapa mobiililaitteen pankkiohjelmalla. Viivakoodi ei ole laskussa pakollinen.

6 SÄHKÖINEN LASKUTUS MYYNTISAATAVIEN HALLINTA Sähköinen laskutus on yleistä Lasku tulisi aina lähettää vastaanottajan toivomassa muodossa. Yhä useammin toivottu muoto on verkkolasku. Sähköinen lasku on kuitenkin mikä tahansa lähettäjältä sähköisesti lähtevä lasku. Kaikki laskut voi lähettää sähköisesti. Valitse välitystapa asiakkaan mukaan. Sähköpostiin välittäminen on monelle hyvä tapa vastaanottaa lasku nopeasti. Verkkolaskuna laskunsa haluaa yritys, joka voi myös käsitellä ostolaskunsa sähköisesti: hyväksyttää, maksattaa ja toimittaa kirjanpitoon ilman manuaalista kirjausta. Tällöin laskun vastaanottaja säästää aikaa ja välttää virheitä laskun käsittelyssä. Myös perinteisen postiluukusta tipahtavan laskun voi lähettää sähköisesti. Verkkolasku Verkkolasku on se aito sähköinen lasku. Sen lähettäminen on pelotteluista huolimatta jopa helpompaa kuin tulostaminen. Tarvitset vain asiakkaasi verkkolaskuosoitteen ja laskutusohjelman, joka voi lähettää verkkolaskuja. Vinkki: Verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus ovat kuin postiosoite ja postitoimipaikka: Katuosoite: Kaisaniemenkatu 6 Postitoimipaikka: Helsinki Verkkolaskuosoite: Välittäjän tunnus: BAWCFI22 Seuraa myyntisaataviasi Yrittäjän on tärkeää pitää huolta myyntireskontrastaan - eli pitää itsensä ja kirjanpitonsa ajan tasalla maksamattomista laskuista. Saatavien hallinta on myös osa asiakaspalvelua. Mikäli asiakkaan suoritusta ei syystä tai toisesta kuulu, ajantasaisen reskontran avulla tietää, ketä pitää muistuttaa. Hoitamalla saatavat hyvin pidät huolen siitä, että tehdystä työstä laskutettavat saatavat tulevat tilille. Vinkkejä saatavien hallintaan Merkitse maksumerkinnät laskuihin pankin sähköisen viiteaineiston avulla. Säästät aikaa ja vältät virheitä Seuraa avoimia, erääntyneitä ja osittain maksettuja laskuja Lähetä maksumuistutukset pian eräpäivän jälkeen. Usein kannattaa ensin jopa soittaa. Monesti kyse on vain unohduksesta tai väärään osoitteeseen lähetetystä laskusta. Mitä tehdä, jos asiakas ei maksa laskua? Mikäli asiakas ei maksa laskuaan, tulee asiakasta muistuttaa laskusta. Muistutus on ensimmäinen ilmoitus erääntyneestä laskusta. Näin asiakkaalla on mahdollisuus hoitaa erääntynyt lasku ilman merkittäviä kuluja. Jos asiakas ei maksa muistutuksen jälkeenkään eikä vaihtoehtoinen maksusopimus tule kysymykseen, esim. eräpäivän siirto, riidaton saatava voidaan periä perintäkirjeellä. Kuluttajasaatavissa maksuhuomautuksen voi lähettää kaksi viikkoa laskun erääntymisestä, mikäli sen yhteydessä veloitetaan huomautuskuluja. Kaksi viikkoa tämän jälkeen voidaan lähettää perintäkirje. Yrityssaatavissa perintälain mukaan ei ole päivämäärärajoitteita muistutukselle tai perintäkirjeelle. Suositeltavaa on odottaa viikko eräpäivän jälkeen muistuttamista, minkä jälkeen edelleen viikko ennen perintään Lasku sähköpostiin Sähköisen laskun voi lähettää myös sähköpostiin. Toki se onnistuu PDF-tiedostoliitteenä omatoimisestikin, mutta hyvä laskutusohelma tekee enemmän. Se lähettää laskun itse vastaanottajan sähköpostiin sekä valvoo että viesti menee perille ja että asiakas saa laskun avattua. Tulostuspalvelun kautta Sähköisen laskun ja perinteisen paperisen laskun välimallina voidaan pitää laskutustapaa, jossa laskuttaja lähettää laskun sähköisesti, mutta vastaanottaja saa laskun paperille tulostettuna. Tällöin lasku lähetetään laskutusohelmasta tulostuspalveluun, josta lasku postitetaan asiakkaalle. Lunttilappu yrittäjän arkeen Päivittäin Yhteydessä asiakkaisiin Laskutus Viikottain Verkkopankista maksusuoritukset laskuille Erääntyneiden laskujen muistuttaminen Ostolaskujen maksaminen Myynninseuranta Kuukausittain Kirjanpitoraportit kirjanpitäjälle Ostolaskut ja kulukuitit kirjanpitäjälle Viranomaisilmoitukset Kassavirtalaskelman ja -ennusteen päivitys

7 MYYNNIN SEURANTA JA RAPORTOINTI Sinun tulisi valita itsellesi viisi liiketoiminnassasi päivittäin tai ainakin viikottain seurattavaa asiaa. Nämä viisi mittaria kertovat sinulle miten liiketoimintasi voi ja kehittyy. Vinkki: Aseta vain sellaisia mittareita, joita seuraamalla voit oppia tekemään asioita paremmin. Mittarien ei tulisi kertoa vain sitä miten meni vaan myös sitä, mitä tehdä seuraavaksi. Tällä aukeamalla annamme viisi esimerkkiä seurattavista mittareista. Voit käyttää niitä lähtökohtana, kun valitset seuraamiasi asioita. Myyntikate tehdyistä myynneistä Aseta itsellesi tavoite saatavasta myyntikatteesta viikossa, niin pysyt päivittäin tietoisena tulisiko myyntiä tehdä lisää voitolle pääsemiseksi. Yksikin kauppa viikossa voi riittää, jos myyntikatetta saadaan tarpeeksi. Kauppojen määrä Kun seuraat montako myyntiä vaikkapa viikon aikana on tullut, seuraat samalla sekä onnistumista asiakaskohtaamisissa että myös mahdollisuutta tuloksen tekemiseen. Arvio tulevasta laskutuksesta Tänään lähetetty lasku lämmittää melko varmasti pankkitilillä kahden viikon päästä. Mutta entä sitten? Rahantulon jatkuvuus on hyvä varmistaa seuraamalla tulevan kaupan määrää ja todennäköisyyttä: Paljonko viime aikoina on tehty tarjouksia? Kuinka todennäköisesti tarjoukset hyväksytään? Montako tilausta on toimitettavana? Milloin ne voidaan laskuttaa? Kontaktitapahtumien määrä Yhteydenpitojen määrää seuraamalla varmistat, että tavoitat tarpeeksi aktiivisesti potentiaalisia tai nykyisiä asiakkaitasi. Varmista, että tavoitat tarpeeksi uusia asiakkaita ja että et myöskään unohda jo sinulta ostavia asiakkaita. Seuraan myynnissäni näitä viittä asiaa Positiivisen palautteen määrä Kun teet riittävän laadukasta työtä, asiakkaasi myyvät sinua eteenpäin. Mistä tiedät, että näin on? Positiivisesta palautteesta. Voitko laskea ne kerrat, kun asiakas sanoo olleensa tyytyväinen työsi laatuun? Raportointi Kirjanpito Yrityksen täytyy olla tietoinen oman liiketoimintansa tilanteesta. Yrityksen toiminnan kannalta merkittävää tietoa saadaan erilaisista raporteista. Pääsääntöisesti kaikille yrityksille on tärkeää tuottaa raportit kirjanpitoa varten sekä seurata myyntiä ja myyntisaatavia. Myynninedistämiseksi voidaan kuitenkin tarkastella raportteja syvemmin: milloin mitäkin tuotetta on myyty, kuinka paljon ja millä katteella. Raportoinnin avulla voi seurata oman liiketoiminnan kannalta keskeisiä asioita: Asiakaskohtaiset myyntiraportit Tuotekohtaiset myyntiraportit Raportit tarjouksista, tilauksista ja laskuista Raportointi kirjanpitäjälle Kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia ja yrittäjä on itse vastuussa sen järjestämisestä. Kokemuksiemme mukaan kirjanpito on usein paras hoitaa yhteistoimin asiantuntijan kanssa. Suositeltava toimintamalli on lähettää tilitoimistolle valmiit raportit kirjanpitoa varten. Tämä helpottaa kirjanpitäjän työtä säästäen aikaa ja kirjanpidon kustannuksia. Hyviä raportteja kirjanpitäjälle toimitettavaksi ovat esimerkiksi: Päivä- ja pääkirja myynneistä Päivä- ja pääkirja saaduista suorituksista Kooste myyntisaatavista

8 ARKHIMEDES-LAAJUUDET SUOSITUIN Online Mini Online Mini Laskutus Myynti Toiminnanohjaus 0 /kk 9,90 /kk 0 /kk 9,90 /kk 19,90 /kk 59,90 /kk Pilvipalvelu Laskutus Sähköisten laskujen lähettäminen Asiakkuudenhallinta Tuoterekisteri Myyntisaatavien hallinta Myynnin raportointi Myyntitarjoukset Myyntitilaukset Kassaohjelma Varastonhallinta Ostotilaukset Ostoreskontra Arkhimedes Online on internetissä toimiva, selaimella käytettävä laskutusohjelma sekä perinteisille tietokoneille kuin myös mobiililaitteille. Arkhimedes Liiketoimintasovellus (Mini, Laskutus, Myynti ja Toiminnanohjaus) on Windows- ja Mac-työasemille asennettava laskutusohjelma.

9 Vaivatonta laskutusta yrittäjälle