OPAS LASKUTUKSEEN MYYNNINHALLINTAAN

Transkriptio

1 OPAS LASKUTUKSEEN & MYYNNINHALLINTAAN

2 edes-ohjelmistoperheemme on jo kymmenen vuoden ajan auttanut keskittymään olennaiseen ja välttämään turhaa toimistotyötä. Tarjoina vain helppokäyttöisempiä työkaluja yrittäjän myynnin-, laskutukasiakkuudenhallintaan. Vähintään yrittäjällä tulisi mielestämme olla ään hyvä laskutusohjelma. Sen tarjoamme ilmaiseksi. ppaassa annamme kokemuksemme pohjalta lyhyen oppimäärän yritsuudesta laskutuksessa ja myynninhallinnassa. Yrittäjä ei voi vältellä aan yrityksensä myyntityössä tai asiakassuhteissa. Vaikka kirjanpito on järkevintä tehdä yhteistyössä asiantuntevan tilitoimiston kanssa, on lopulta vastuussa myös taloushallintonsa oikeellisuudesta. rittäjyyden aallokkoon! lomäki y Asiakkuudenhallinta Jokaisen yrityksen myynnin kulmakivi on toimiv kin sen pitäisi olla, asiakkaathan mahdollistavat tämisen ja kasvattamisen. Oppaassamme kuvataan asiakkuudenhallintaa kejä oman asiakastyösi parantamiseksi. Myynninhallinta Myyntityön arki on pitkälti asiakkuudenhallintaa muodossa tai toisessa tarjouspyyntöön, tarjou tukseen ja lopulta laskuttamiseen tai käteismak riippumatta, vaikkakin myymälässä tarjouspyyn sisään liikkeeseen. Näytämme myynninhallinnan ketjun ja annamm tekemiseen sekä tutustutamme sinut tilauskirja Laskutus Vaikka laskuttaminen sinänsä on yksinkertaista, ten etukäteen vieraita asioita. Mitä verottaja vaa Miten käänteinen verovelvollisuus merkitään? Autamme tutustumaan hyvän laskun laatimisee muodostaa toimivia laskutuskäytäntöjä. Lisäk sähköisesti ja seuraamaan myyntisaatavia. Myynnin seuranta ja raportointi ervehdys yrittäjä!

3 inen on vaikeampaa kuin tä, jota asiakkaasi myyvät simmäiset asiakkaat? Pidä. Aloita tutuista ja puolituän kuin mitä aiot toimitkkaiden kanssa toimintasi dat. äinen yhteydenpito uudenhal- On ensiarvoisen tärkeää hoitaa, kehittää ja kasvattaa saatuja asiakkuuksia. Uusien asiakkaiden saaminen on moninkertaisesti työläämpää kuin nykyisten asiakkuuksien kehittäminen. Ensimmäinen ostos voi olla vahinko, mutta toinen ostos samalta asiakkaalta on jo todiste toimivasta yrityksestä! Opi tuntemaan asiakkaan tarpeet EI Voidaanko asiakkaan tarpeet täyttää? Voidaanko etenemisestä päättää heti? EI KYLLÄ Maksavia asiakkaita saat, kun voit tarjota selkeää arvoa ja ratkaisun tunnistettuun tarpeeseen. Mahdollisia keinoja saada asiakkaaltasi rahaa on siis kaksi. Voit auttaa potentiaalista asiakastasi tunnistamaan tarpeita, joita hänellä jo on. Voit myös pyrkiä kasvattamaan asiakkaan halua ratkaista tarpeitaan avullasi. Kaikki yhteydenotot eivät ole potentiaalisia asiakkuuksia. Tällainen tilanne on hyvä havaita nopeasti. Kannattaa ohjata kriteereihisi sopimattomat asiakkaat oikeaan suuntaan. Tämä jättää sinusta hyvän mielikuvan. Muista silti kirjata yhteydenpito asiakkuudenhallintaan! Tarjous Tilaus Toimitus Asiakassuhteen kehit linen ja muistaa, että see sinulta jotain, ei symään mielessä se lähestyttävänä. Asiakkuudenhall Asiakkuuksia ylläpide ta. Olemalla tarpeek asiakkaasi kanssa pys hestyä ja sanaasi voi l Tästä perusperiaattee asiakkuudenhallintaa usein kuin mahdollis kan tulisi motivoida s Asiakkuuden arvo ja Ole useammin yhtey nulle eniten myynti uusia asiakkuuksia su Asiakkuuden tilanne Ole useammin yhteyd vakiintumattomia tai Muistijäljen kesto Ole useammin yhteyd ten muista sinua, ota käytä tuotettasi tai hy Varmistaaksesi, että asiakkaisiin, pyri pitä sien tilanteesta. Pyst Seuraava yhteydenpito

4 uotenro Määrä ,00 3,45 4,50 3,60 6,00 8,00 5,90 Alv-% Ale% 25 35,45 8,51 35,45 8,51 43,96 Chilin Ystävät Ry c/o Lahtelan Lihatukku & Poika Ky Lahtela Lauri Laskutie Hyrynsalmi Hyväksymällä tarjouksen, palvelun. Tilaus kannattaa josta voit tehdä asiakkaalle Tilausvahvistus kannattaa eikä sopimuksesta ole muu kirjata kaikki suulisessä tar Myyntitilaus on osa tilaus-to kassatapahtumaan. Tarjou toimitusprosessin. Tilausva toimittamiseen ja laskuttam - Tilaajan ja toimittajan tied - Tilatut tuotteet ja / tai palv - Kappalemäärät - Hinnat ja lisäkulut - Maksuehdot - Toimitusaika ja -tapa - Yksilöivä tilausnumero - Sopimusehdot (tilausvahvi Tilausvahvistuksen toimittam amalla tarjouksia ja niistä kirjaa, jolla ohjaat toimituksia ja laskutusta. usten tekemiseen ikaa tarjouksen tekemiseen. Keskity mieluummin itse iseen. Nopeasti tehty tarjous, joka sisältää asiakkaan n usein riittävä. hteydessä heti tarjouksen antamisen jälkeen. Näin vars on vastaanottanut tarjouksen ja että se vastaa hänen yhteyttä myöhemmin tilanteen tarkistamiseksi. Älä jätä aupantekoa asiakkaan vastuulle. uskannasta. Tarjous ei ole lupaus tulevasta kaupasta. upasta saat vertaamalla hyväksyttyjen ja hylättyjen tarai vertaamalla tarjouskantaa tilauskantaan pidemmältä Tarjous kaikki sovittu on tehty. Toisinaan voidaan laskuttaa myös osissa tai etukäteen. Vinkkejä m Toimitus voi olla sovitun työn tekeminen tai tuotteiden lähettäminen/luovuttaminen asiakkaalle. Luo myyntitil pohjalta. Tällö vistukseen ain Seuraa tilaus via ja laskute mitkä tilaukse laskuttaa. Myyntitilaus Laskun vaihtoehto on kassatapahtuma, asiakas maksaa käteisellä tai pankkikortilla Seuraa tilau nähdäksesi, tai palvelusi j Keskity heihin y TARJOUSLASKELMA Sivu 1 Päivämäärä Numero Viitteenne Asiakasnumero Viitteemme Toimituspäivä Toimitustapa Toimitusehto Maksuehdot Huomautusaika Viivästyskorko (%) 14 pv netto 7 vrk 8 T à-hinta Yhteishinta , , , , , , ,80 1, ,20 2, ,90 Chilin Ystävät Ry Arvonlisäveroton hinta Arvonlisävero % Yhteensä ilman arvonlisäveroa Arvonlisävero yhteensä Yhteishinta Tarjous Uudessa tai pidempään kestäneessä asiakasuhteessa jatkuu usein tarjouspyynnöllä. Tarjouspyyntö on poten asiakkaan tekemä, sopimusta edeltävä kehotus / myyjälle tehdä tarjous. Tilaaja nimenomaan tarjouspyyntöjen Tarjouskilpailutuksessa haetaan edullisinta hintaa tavaran tai palvelun laatuun ja määrään Tosin monet etsivät vain sitä edullisintä hintaa. kuitenkin muistaa, halpa ei aina ole hyvää. Tarjouksessa laadun Kun tarjouspyyntö vastaanotetaan on tärkeää vastata siihen mahdollisimman selkeällä ja eritellyllä tarjouksella. Tarjoukseen kuuluu jossa kerrotaan mitä tarjotaan, sekä hintalaskelma, jossa eritellään palvelut ja Sopimus tilaajan ja välillä syntyy vasta, kun hyväksyy tarjouksen. Tarjouksella tarkoitetaan yleensä kirjallista tarjousta, suullinen tarjous on yhtä sitova. Myös ilmoite hinnastoa voidaan pitää tarjouksena. Tarjouksesta on kuitenkin hyvä saada mustaa valkoisella, kuten kaikesta muustakin. tarjous on sitova sopimus (poikkeuksena sopimuksen purkamisehdot), jolloin siitä olla virallinen doku Jos teet asiakkaalle vain suullisen tarjouksen, kirjaa tarjotut hinnat kuitenkin myynninhallinnan järjestelmään. Tällöin pysyt kärryillä siitä, mitä on ja kenelle. Kirjallinen tarjous ei ole pelkkä siitä, mitä ollaan tarjoamassa. Tarjouksen tulee asiakkaan mielenkiinto niin tai

5 Beringe Catering Hans Jaakkola Bulevardi Helsinki aatimukset sekä oma tarve ku on samalla myös perusta laskutusohjelma auttaa kaion laskutettu sovitusti. Hyvä lasku on helppo maksaa. Luonnollisesti se myös täyttää verottajan vaatimukset. Viereisellä sivulla on esimerkki hyvästä laskusta ja muutama seikka, jotka on hyvä ottaa huomioon. n aukeamaan vinkkejämme laskutuksen hoitamiseen. yri laskuttamaan valmiit asiat samana päivänä askun viivästyminen viikolla viivästyttää myös rahan saantia viikon. isäksi sovitut asiat saattavat unohtua. Nopeasti saapuva lasku antaa siakkaalle hyvän kuvan toiminnan ammattimaisuudesta. irjaa lasku valmiiksi laskutusta varten tarjouksena, myyntitilauksena ai laskuluonnoksena niin aikaisin kuin mahdollista. Itse laskutushetken i tulisi kestää minuuttiakaan. ähetä lasku asiakkaan toivomassa muodossa erkkolaskuna jos asiakas niin toivoo, sähköpostitse jos olette siitä opineet tai perinteisesti paperisena mikäli et ole varma miten asiakas askun haluaa. nnen laskun lähettämistä tarkista vielä, että verottajan vaatimukset äyttyvät ja että asiakkaan ja laskun tiedot ovat oikein. Asiakkaan elvollisuus on olla maksamatta laskua, jossa tiedot ovat väärin. uolehdi myös laskujen arkistoinnista rittäjä on velvollinen säilyttämään kaiken kirjanpitoaineiston seitsemän uoden ajan. Sähköinenkin arkistointi riittää, mikäli se on tehty vähintään olmeen sijaintiin. lä koskaan muokkaa lähetettyä laskua ikäli asiakkaalle lähetettyyn laskuun jäi virhe, tulee lasku hyvittää ja ehdä uusi lasku tilalle. Voit toki muokata laskua vapaasti siihen saakka, ttä olet sen lähettänyt asiakkaalle ja kirjanpitoosi. suhteessa muihin yrityksen laskuihin.

6 Lunttilap Päivittäin Yhteyd Laskutu Viikottain Verkkop Eräänt Ostolas ssa. o on on äjälaikesti. on monelle hyvä tapa vastaanottaa lasku nopeasti. Verkkolaskuna laskunsa haluaa yritys, joka voi myös käsitellä ostolaskunsa sähköisesti: hyväksyttää, maksattaa ja toimittaa kirjanpitoon ilman manuaalista laskun käsittelyssä. Myös perinteisen postiluukusta tipahtavan laskun voi lähettää sähköisesti. Verkkolasku Verkkolasku on se aito sähköinen lasku. Sen lähettäminen on pelotteluista huolimatta jopa helpompaa kuin tulostaminen. Tarvitset vain asiakkaasi verkkolaskuosoitteen ja laskutusohjelman, joka voi lähettää verkkolaskuja. Lasku sähköpostiin Sähköisen laskun voi lähettää myös sähköpostiin. Toki se onnistuu PDF-tiedostoliitteenä omatoimisestikin, mutta hyvä laskutusohelma tekee enemmän. Se lähettää laskun itse vastaanottajan sähköpostiin sekä valvoo että viesti menee perille ja että asiakas saa laskun avattua. Tulostuspalvelun kautta Sähköisen laskun ja perinteisen paperisen laskun myyntireskontrastaan - eli pitää itsensä ja kirjanpitonsa ajan tasalla maksamattomista laskuista. Saatavien hallinta on myös osa asiakaspalvelua. Mikäli asiakkaan suoritusta ei syystä tai toisesta kuulu, ajantasaisen reskontran avulla tietää, ketä pitää muistuttaa. Hoitamalla saatavat hyvin pidät huolen siitä, että tehdystä työstä laskutettavat saatavat tulevat tilille. Vinkkejä saatavien hallintaan Merkitse maksumerkinnät laskuihin pankin sähköisen viiteaineiston avulla. Säästät aikaa ja vältät virheitä Seuraa avoimia, erääntyneitä ja osittain maksettuja laskuja kannattaa ensin jopa soittaa. Monesti kyse on vain unohduksesta tai väärään osoitteeseen lähetetystä laskusta. Mitä tehdä, jos asiakas ei maksa laskua? Mikäli asiakas ei maksa laskuaan, tulee asiakasta muistuttaa laskusta. Muistutus on ensimmäinen ilmoitus erääntyneestä laskusta. Näin asiakkaalla on mahdollisuus hoitaa erääntynyt lasku ilman merkittäviä kuluja. Jos asiakas ei maksa muistutuksen jälkeenkään eikä vaihtoehtoinen maksusopimus tule kysymykseen, esim. eräpäivän siirto, riidaton saatava voidaan periä perintäkirjeellä.

7 liiketoimintasi voi ja keisia mittareita, joita seuasioita paremmin. Mittaiten meni vaan myös sitä, seuraamiasi asioita. ärä ontako myyntiä vaikkapa viikon aiseuraat samalla sekä onnistumista isissa että myös mahdollisuutta tueen. äärä seuraamalla varmistat, ktiivisesti potentiaalisia. Varmista, että tavoitat ita ja että et myöskään asiakkaita. Myyntikate tehdyistä myynneistä Aseta itsellesi tavoite saatavasta myyntikatteesta viikossa, niin pysyt päivittäin tietoisena tulisiko myyntiä tehdä lisää voitolle pääsemiseksi. Yksikin kauppa viikossa voi riittää, jos myyntikatetta saadaan tarpeeksi. Arvio tulevasta laskutuksesta Tänään lähetetty lasku lämmittää m den viikon päästä. Mutta entä sitten? varmistaa seuraamalla tulevan kau tä: Paljonko viime aikoina on tehty t Kuinka todennäköisesti tarjouks Montako tilausta on toimitettav Milloin ne voidaan laskuttaa? Positiivisen palaut Kun teet riittävän la vät sinua eteenpäin. tiivisesta palauttees Voitko laskea ne ker tyytyväinen työsi laa Seuraan myynnissäni näitä viittä asiaa oman liiketoin toiminnan adaan erilaisesti kaikille Raportoinnin avulla voi seurata oman liiketoiminnan kannalta keskeisiä asioita: Asiakaskohtaiset myyntiraportit Kirjanpito Kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia ja yrittäjä on itse vastuussa sen järjestämisestä. Kokemuksiemme mukaan kirjanpito on usein paras hoitaa yhteistoi- Hyviä tavak P

8 s Mini Arkhimedes Laskutus tarjoaa helppokäytluot ammattimaiset, täyttävät laskut helöisesti. Arkhimedes Laskutuksella saat tarvittavat työkalut liiketoimintasi vaivattomaan hallintaan. Se kattaa perustarpeet asiakkuudenhallinnasta, myynnin seurannasta ja laskutuksesta. Laskutus ja sähköiset laskut Asiakkuudenhallinta ielille Asiakkaan kanssa käydyn yhteydenpidon seuranta Asiakaskohtainen myynnin seuranta Laskukohtainen reskontra Laskuluettelo ja laskujen kuukausiraportti k Tuoterekisteri Maksuhuomautukset ja hyvityslaskut 5,90 /kk Arkhimedes Online eperheen verkkopohjainen utuksesi suoraan selaimella Laskutus -ja asiakastiedot Asiakkuudenhallinta Yksinkertainen reskontra Laskuluettelo aika- ja tilarajauksilla Asiakaskohtainen myynnin seuranta Arkhimedes Myynti Arkhimedes Myynti tarjoaa työkalut tehokkaaseen myynnin, asiakkuuden, raportoinnin ja reskontran hallintaan. Se parantaa asiakkuudenhallintaa sekä tarjoaa raportointitoiminnot liiketoiminnan tueksi. Laajennetut laskutustoiminnot Asiakkuudenhallinta Tarjouslaskenta Myyntitilaukset Kassa Myyntireskontra Myyntiraportit Kirjanpidon vakioraportit Myyntiputki (tarjous, tilaus, lasku / kassa) 15,90 /kk Käyttöönotto + 99 Arkhimed Arkhimedes Toim sesi taloushallinn avulla hallitset l toimitukseen ast myyntiä ja ostoja kirjanpitäjälle. Laajennetut las Asiakkuudenha Kassa Varastonhallint Myyntireskontr Ostoreskontra Muokattavat ra Keräilylista vara Kirjanpidon vak Myyntiputki (ta toimitus, lasku 5

9 Vaivatonta laskutusta yrittäjälle