Oulu: Hoitoprosessien kehi7äminen - entä jos väärien asioiden tekeminen nopeammin ei olekaan ratkaisu ongelmiin?

Transkriptio

1 Oulu: Hoitoprosessien kehi7äminen - entä jos väärien asioiden tekeminen nopeammin ei olekaan ratkaisu ongelmiin? Eksoten integroidun mielenterveys- ja päihdehoidon kokemuksia hoitoprosessien kehi7ämisestä, Yl Juha Kemppinen

2 Agenda Lyhyt esi7ely: minä ja organisaaioni Mo7o: muutosten johtamisen vaikeus, The Economist- lehi OrganisaaIon kehi7ämisen tavallisia ongelmia 2. OrganisaaIon kehi7ämisen resurssit: kovat faktat 3. Käytännön ongelmia Eksotessa à Tutkimuskysymykset = Research QuesIons ( RQ1-4) 4. RQ1-4 ; ArIcle - IMRAD ( IntroducIon, Methods, Results, Discussion) 5. Tulokset ja mitä seuraavaksi

3 Ida Kemppinen 2001 (8v) GSM Juha KT Kemppinen, aikuispsykiatrisen avohoidon palvelupäällikkö, ylilääkäri Etelä- Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri (EKSOTE);1/ 2015 aik avo- ja laitoshoidon yl? - päihdepsykiatri, LL,YTM (pääaine sosiologia) - psykiatrian ja yleislääkeketeen erikoislääkäri, - päihdelääkeketeen erityispätevyys - Erityistason ratkaisukeskeinen psykoterapiakoulutus - Hallinnon pätevyys ( SPYn mt- johtamisen kurssi) Väitöskirja tekeillä; tuotantotalouden filosofian tohtori

4

5 Etelä- Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri (Eksote) - Integroidut mielenterveys- ja päihdepalvelut (Mieteà 2014 APSY) Pituus: 200 km miles Leveys: 100 km miles Eksote: Etelä- Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri, johtava organisaaao Suomessa, mielenterveys- ja päihdepalvelut ( THL, Refinement- tutkimus, 2013) - väestö , kahdeksan kuntaa ( ei Imatra) - verovaroin budje^ 430 m ( $), noin 30 m (40.9 $) - ilmainen poilaille työntekijää Eksote, noin 350 Mietessä/ Apsyssa S W E D E N NORWAY Fin land R U S S I A Distances from Lappeenranta: To Helsinki 220 km ( 136 miles) To Saint Petersburg 230 km (143) To Russian border 35 km ( 22)

6 Onnistuneen muutoksen aikaansaaminen on vaikeaa, mu7a niin on myös saada uskomaan, e7ä se on mahdollista Ratkaisun konsul^ Ei, kiitos! Meillä ei ole aikaa! Työntekijä Työntekijä

7 Change management An inside job, July 13th 2000, The Economist A.T. Kearney (yes, a consultancy) kysyi ylimmältä johdolta 294 keskisuuressa ja suuressa eurooppalaisessa yhiössä arvioida heidän muutosprosessejaan :, vain 20% voikin pitää onnistuneina. Hämmästy7ävät 63% oli saanut aikaan jotain Kläpäistä muutosta, mu7a ei kyennyt säily7ämään sitä. Loput 17% ei ollut saavu`anut menestystä ollenkaan. Tämä oli kallis lopputulos, koska 90% vastaajista sanoi päätavoi7eena olleen kustannussäästöt. Pienempi osa (27%) pii tulojen lisääntymistä päätavoi7eena. Craig Baker, joka johtaa A.T. Kearneyn Euroopan yritysmuutos käytäntöä, näkee tuloksen osana pitkäaikaisia tutkimustuloksia, jotka kertovat, e7ä yritysmuutos on vaikea saavu7aa. Hän paino7aa, e7ä 2/3 osaa re- engineeringing projekteista näy`ää epäonnistuvan; ja Britanniassa, vähemmän kuin puolet kaikista TQM total quality management ohjelmat ei saavu7anut minkäänlaisia tuloksia. h7p://

8 Oletko ollut mukana työpaikan projekissa? 1. ORGANISAATION KEHITTÄMISEN TAVALLISIMPIA ONGELMIA

9 h7p:// puu`uu puu`uu puu`uu puu`uu

10 h7p:// De WooIn (1996) tulkinnan mukaan onnistuneissa muutoksissa tulee toteutua neljä asiaa. Keskeistä on 1. muutospaineiden, 2. selkeän yhteisen vision, 3. muutoskapasiteein ja 4. toteu7amiskelpoisten hankkeiden olemassaolo. 1. Muutospaineilla tarkoitetaan syitä, joiden takia jokin muutos tehdään. Jos syyt puu7uvat, seurauksena on käsitys sisällykse7ömästä ja tarpee7omasta muutoksesta. 2. Selkeä ja yhteinen visio heijastaa puolestaan kokonaisnäkemystä kohteena olevasta muutoksesta ja sen suunnasta. Muutoin tehtävä muutos on päämäärätön ja yrityksenä hajautunut. 3.Muutoskapasitee^ tarkoi7aa toimijoiden kykyä toteu7aa kulloinkin kohteena olevaa asiaa. Jos muutoskapasitee^ puu7uu, tuloksena on turhautuminen ja ahdistuminen. 4. Lisäksi tarvitaan toteu7amiskelpoisia hankkeita. Näiden puu7uminen johtaa sa7umavaraisiin yrityksiin:

11 On ilmestynyt tutkimus valion informaaio- ohjauksesta h7p://

12

13 Organisaation ajattelun muuttaminen Juha Heino, SPY hallinnonkoulutus

14 Voisimmeko saada lisää resursseja kehittämiseen? 2. ORGANISAATION KEHITTÄMISEN RESURSSIT: KOVAT FAKTAT

15 VERKOSTOITUMISEN AVAINKOHDAT: YK/EU-VIRKAMIEHET TATO MINISTERIÖ/ STAKES HAL- LINTO YKSITYIS- LÄÄKÄRIT RAHA AMMATIN- HARJOIT- TAMINEN VANKILA JURISTIT LÄÄNIN- HALLITUS APTEEKKI RIKOL- LISUUS VANKEIN- HOITO VOUTI INFOR- MAATIO- OHJAUS MIELENT. TOIMISTO PÄIHDE- HUOLTO HOITO PERUS- TEHTÄVÄ JOHTAVA VIRKAMIES TK-LÄÄ- KÄRIT KHY/ OM ADDIKTI Leading Indicators SOSIAALI- TOIMISTO PÄIHDEONG. VANHEMMAT VUOSIKATE KAUPUNGIN- JOHTAJA TÄSSÄ JA NYT HUOLI YHT.TYÖ- RYHMÄT LAUTAKUNNAT -SOS-JATERV.LTK LAITOS- HOITO KAVERIT TRO- TUKI KARI yhden sekakäyttäjän KAPAKKA käynnit NUORISO- TYÖNT. POLIISI OIKEUS- LAITOS VELAT KUNTA- ORGANI- SAATIO HOITO 8 pv + 24 x 17+4x 100x LASTEN- SUOJELU TOIM. TULO- TUKI Selville saadut EDUSKUNTA euroa vuodessa ASUIN- ALUE BUD-? x JETTI 11x KOULUTUS PÄÄOMA KAUPUNGIN- VALTUUSTO JA HALLITUS VALTA APU KELA - TYÖV.TMSTO TYÖLLIS- TÄMINEN IDEO- LOGIA KOLMAS SEKTORI VEROT KUNTALAINEN Juha Kemppinen

16 2. OrganisaaIon kehi7ämisen resurssit: kovat faktat - talous ,4 Taloudellinen ennuste Suomelle 3,2 2,2 1 1,4 1,4 0,2 GDP growth (%, yoy) ,7 8,2 8,5 8,4 InflaKon (%, yoy) Unemployment (%) h7p:// growth- annual 53,6-0,8-0,4-0,2-1,8-1,3-1,4-2,1-2,3 Public budget Current account balance (% of GDP) balance (% of GDP) ,2 7,7-1,8-1, ,4 2,2 8,2-2,1-0, ,2 1,4 8,5-2,3-0, ,4 8,4-1,3-0, Julkinen velka (% of GDP) 57 59,9 61,

17 Huoltosuhde ( ihmisiä töissä/ ei töissä) Suomessa Noin 60 % veroista menee sosiaali- ja terveydenhuoltoon 1950: 1:1 2010: 1:3 Keskim bru`opalkka 3,190 / 3,988 $,kuukaudessa (2012) Keskim ne`opalkka 2,321 / 2,901 $, kuukaudessa (2012) 2040: 1:5-7? Noin 44% palkkatyön Meillä ei ole verotuloja, jos ei ole työssäkäyviä è Lisää työssäkäyviä ihmisiä?

18 Agenda 26,4 % 2. OrganisaaIon kehi7ämisen resurssit: kovat faktat 2012 oli suomalaista, miehiä ja naisia oli eläkkeellä , miestä ja naista ( 26,4 % koko väestöstä) Ei ole olemassa mitään näy7öä, e7ä mielenterveysongelmien insidenssi tai prevalenssia olisivat lisääntyneet.

19 Agenda 2. OrganisaaIon kehi7ämisen resurssit: kovat faktat 2012 melkein 40% työkyvy7ömyyseläkkeistä oli vakavan masennuksen vuoksi Vakavan masennuksen osuus on kaksinkertaistunut 10 vuodessa ( ), vaikka masennuslääkkeiden käy7ö on lisääntynyt 500% ( 5- kertaiseksi) samana aikana On arvioitu, e7ä 2030 masennusoireet ovat suurin työkyvy7ömyy7ä aiheu7ava sairaus korkean tuloluokan maissa. (Vos et al, 2012)

20 Samanlainen trendi kaikkialla

21 Agenda 3. Käytännön ongelmia Eksotessa à Tutkimuskysymykset = Research QuesKons ( RQ1-4) RQ1: Pitkät jonot, poklaat odo`avat hoitoa RQ2: Hoitojärjestelmä on hajanainen RQ3: Resurssien järjesteleminen RQ4: FunkKonaaliset siilot, vanha tapa järjestää hoito asiantunkjaorganisaakon ja hierarkian mukaan

22 Agenda 3. Käytännön ongelmia Eksotessa à Research QuesKons ( RQ1-4) RQ1: Pitkät jonot, poklaat odo`avat hoitoa RQ2: Fragmented care RQ3: Resource allocakon RQ4: FuncKonal silos

23 Lappeenrannan mielenterveyskeskuksen keskimääräiset hoitoon pääsyn odotusajat vuonna 2008 lähe7een saapumisesta ensimmäiseen vastaano7oaikaan Jonotus mielenterveystoimistoon Lappeenranta ( ) Kuukaudet (lähetteet yhteensä) Keskiarvo Tammi (70) Helmi (53) Maalis (51) Huhti (67) Touko (45) Kesä (47) Heinä (58) Elo (58) Syys (43) Loka (86) Marras (51) RQ1: Pitkät jonot, poklaat odo`avat hoitoa à Redesign/Re- engineering: viikon 68 pv = 80 pv jonot = 65 pv = tk- 120 pv= ja 111 työterveyslääkärille pv= 129 pv= 119 pv= 73 pv= 111 pv= 97 pv= 9,7 vk 11,4 vk 9,2 vk 17,1 vk 15,8 vk 18,4 vk 17 vk * 10,4 vk 15,8 vk 14 vk ( porknvarkjafunkko: lähe`eet) 3,5 vk 4,1 vk 3,4 vk 3,7 vk 5,1 vk 6,4 vk 6,7 vk 6,6 vk 4,2 vk 4,8 vk 6,8vk 5,9 vk Min 0 1 pv 1 pv pv pv 3 0 Max 76 pv = 10,8 vk Muuta 5 ohjattu 5 ohjattu 1 hoito ei 3 6 ohjattu 2 ohjattu 5 ohjattu 2 ohjattu 4 ohjattu 7 ohjattu 4 ohjattu muualle muualle alkanut hoidossa muualle muualle muualle muualle muualle muualle muualle 1 lähete 1 4 ohjattu olevaa 5 hoito ei 4 - palautettu 3-7 viikon hoidossa muualle jonot 12 ohjattu mielenterveystoimistoon 2 hoito ei 4 hoito ei alkanut 1 hoidossa 5 hoito 5 hoito ei oleva 1 muualle alkanut alkanut 1 hoidossa olevaa ei alkanut 1 hoito ei hoidossa 1 hoito ei hoidossa oleva 1 ei alkanut - 1 è 5- alkanut 11 oleva viikon alkanut jonot ammanapuun oleva toimenpit 1 hoidossa 1 eitä hoidossa oleva hoidossa * Ollut oleva mielenterveyspoklaille oleva psosastolla toimenpi 1 ei teitä Joulu (60) 75 pv= 10,7 vk 3 ohjattu muualle 2 hoito ei alkanut Teijamari Laasonen- Balk

24 hoitoontuloaika ennen palvelujen uudelleenjärjestelyjä - pyrkimys sairaalahoitoon! 54 % virka- ajan ulkopuolella % virka- ajan ulkopuolella klo % klo % klo % klo % klo % klo % 72 % virka- ajan ulkopuolella klo % 2009 klo % klo % MTO: 9/2010 à 11/2010 à MTPA ( 24/7/365 pääsy) Miete- Eksote 2009 noin 6000/ (13,3 %) somaansen ensiavun käynkä oli triage E 9/2010 à Reengineering palveluprosessit

25 Yleissairaalapsykiatria : Of paients: % physicians % physicians % physicians Referrals: paients in Referrals: PaIent delivering Care path of the paients LogisIcs : pt pt pt Yhteensä +121 pt Physicians duty: - SvB (%) -? Pt/week -? Visits/week? >20 visits/ week > 600 visits/nurse (30 working weeks) > 710 visits Kun pt tuli sisään, ei hän poistunut Employees: Goals 44 working weeks/year visits/year = 5280/visits/year è 13.2 visits/pt/years - Pt health records: - Timeconsuming Employees duty: -? Pt/week -? Visits/week? Recording: 4 pt/day; 20 pt/week - The other issues ç Aims of treatment? Pt/nurse Out/year? è +121 pt è enemmän sisään Kuin ulos Pts out: Koskaan pää`ymä`ömät hoidot! ( psychodynaaminen orientaako) - Lääkäri pää`ää (hoidon alku /loppu) ß Ei lääkäreitä tekemässä päätöksiä! Hoidon lope7aminen 10 pt/hoitaja è 60 pt/vuosi( +110 pt/vuosi) Hoidon lope7aminen 25 pt/v ( pt/v) è Pitäisi lope7aa 2 ptn hoito/kuukausi!

26 Agenda 3. Käytännön ongelmia Eksotessa ( RQ1-4) à Research QuesKons ( RQ1-4) RQ1: Long waikng lists for pakents RQ2: Hoitojärjestelmä on hajanainen RQ3: Resource allocakon RQ4: FuncKonal silos

27 Itsenäiset funkionaaliset toimintayksiköt mielenterveys- ja päihde: - Yksityisyysyri7äjyys ja suuri itsenäisyys - Vähän yhteistä toimintaa - Puu7uvat tai teho7omat toiminnat rajapinnassa Flipperi PaIent Laitoshoito ( päihdehoito) Päihdeklinikka mielenterveyskeskus Putoaa hoitojärjestelmän aukkoihin Sairaalahoito ( mielenterveyspalvelut)

28 Agenda 3. Käytännön ongelmia Eksotessa ( RQ1-4) à Research QuesKons ( RQ1-4) RQ1: Long waikng lists for pakents RQ2: Fragmented care RQ3: Resurssien järjesteleminen RQ4: FuncKonal silos

29 VERKOSTOITUMISEN,AVAINKOHDAT:, HEALTHCARE!ENVIRONMENTS!In!Real!Life!(!IRL)! YK/EU-VIRKAMIEHET TATO MINISTERIÖ/ STAKES HAL- LINTO YKSITYIS- LÄÄKÄRIT RAHA AMMATIN- HARJOIT- TAMINEN VANKILA JURISTIT LÄÄNIN- HALLITUS APTEEKKI RIKOL- LISUUS PÄIHDE- HUOLTO HOITO PERUS- TEHTÄVÄ ByrokraKan ikiliikkuja INFOR- - valtavask MAATIO- resursseja, OHJAUS vähän integroinka! VANKEIN- HOITO MIELENT. TOIMISTO VOUTI TRO- KARI OIKEUS- LAITOS VELAT POLIISI JOHTAVA VIRKAMIES!! KUNTA- ORGANI- SAATIO HOITO TK-LÄÄ- KÄRIT KHY/ OM ADDIKTI PaKent: EVVK! Leading Indicators SOSIAALI- TOIMISTO PÄIHDEONG. VANHEMMAT VUOSIKATE KAUPUNGIN- JOHTAJA LASTEN- SUOJELU TOIM. TULO- TUKI TÄSSÄ JA NYT KAPAKKA HUOLI EDUSKUNTA TUKI YHT.TYÖ- RYHMÄT LAUTAKUNNAT -SOS-JATERV.LTK LAITOS- HOITO KAVERIT BUD- JETTI NUORISO- TYÖNT. ASUIN- ALUE KOULUTUS PÄÄOMA KAUPUNGIN- VALTUUSTO JA HALLITUS VALTA APU KELA - TYÖV.TMSTO TYÖLLIS- TÄMINEN IDEO- LOGIA KOLMAS SEKTORI VEROT KUNTALAINEN Juha,Kemppinen, ,

30 Agenda 3. Käytännön ongelmia Eksotessa ( RQ1-4) à Research QuesKons ( RQ1-4) RQ1: Long waikng lists for pakents RQ2: Fragmented care RQ3: Resource allocakon RQ4: FunkKonaaliset siilot

31 SpecializaKon, funckonal organizakon Resources allocated by typical processes FunkIonaaliset siilot Lillrank et al, Keskeneräinen poilas, The uncompleted paient, 2004 OrganisoinI prosesseiksi ja prosessit?

32 Agenda Short presentaion: myself and my organizaion 1. MoIvaIon 2. Background: hard facts (economical) 3. PracIcal problems à Research QuesIons ( RQ1-4) 4. RQ1-4 ; ArKcle IMRAD ( IntroducKon, Methods, Results, Discussion) 5. Results and Next Steps

33 Agenda 4. RQ1-4 ; IMRAD ( IntroducKon, Methods, Results, Discussion) RQ1: Pitkät jonot, poklaat odo`avat hoitoa à Ratkaisu RQ2: Fragmented care RQ3: Resource allocakon RQ4: FuncKonal silos

34 Benchmarking: University Hospital Of Helsinki Psykiatrisen avohoidon avainprosessit: Prosessien malli`aminen: LÄHETTEET OVAT PULLONKAULA - Monta tehotonta vaihe`a - Tarvitsemmeko lähe`eitä? Emme! 75 % pt tarvitsee alle 20 käyniä ( noin 5-8 käyniä), jos pääsee hei hoitoon. Vain 25% tarvitsee enemmän kuin 20 käyniä. (ref. The Heart and Soul of Change - What Works in Therapy Mark A. Hubble / Barry L. Duncan / Sco7 D. Miller, 2003)

35 Aikuiset (>22 và >18v), matalan kynnyksen klinikka MTPA ( integroitu mt- ja päihde, ei lähe`eitä, aina saa palvelu- ja hoidontarpeen arvion Work flow - MTO ( Make to Order): 2 months to establish a new 24/7/365 clinic In old psychiatric inpaient department facility Kuinka itse haluaisit tulla hoidetuksi à PoIlasvirta: Niin lean kuin mahdollista alkaen

36 Agenda 4. RQ1-4 ; ArKcle - IMRAD ( IntroducKon, Methods, Results, Discussion) RQ1: Long waikng lists for pakents à SoluKon RQ2: Hajallaan oleva hoito à poklaan hoidon arvoketju RQ3: Resource allocakon RQ4: FuncKonal silos

37 Vastuu ja valta samassa paikassa ja samalla henkilöllä Gemba ( etulinjan työntekijä) Suunnitelma koko poklaspolulle: - Rakenne VSM:lle (value stream map)

38 112 (~911) Pt Autho- rikes Miete- Päihdekl. Miete- Pajarila /Ps1 EvaluaKon: every pakent Emergency PSYTRIAGE MTPA: ß Kaikki lähe7eet ß Kaikki konsultaaiot è MTPA koordinoi PTA/HTA/KTA aikuispsykiatrisen avohoidon yksiköihin ç MTPA/Ps1- päivystävän hoitajan numero on , oh Jaana SIgmanin ja yl Juha Kemppisen Miete- F10+ Päihdehoito- poilaan hoitoprosessi PäihdepoIlaan Jatkohoito: Tkl, Ttl tms Miete- MTPA Opiaa^- korvaushoito Opiaa^- korvaushoito Yl juha kemppinen Triage A. HeK hoitoon ( M1 ja/tai aggressiiviset, F1x.3-4) B. 10 minuukn kuluessa (voimakas psyykkinen reakko) C. 30 min Kohtalainen psyykkinen häiriö (F2x, bipolar) D. <2h Masennus, ahdistus (F32.x, F4x) E. >2h Psykososiaalinen ongelma ( palveluohjaus) Ad 20 x PTA HTA KTA A. B. C. D. E. Psytriage MTPA/ Ps1 Psytriage è Suoraan tai ajanv.kirjalle seur pv/hoitava yksikkö Miete- kunnat: - JNO - LänIset kunnat - Pohjoiset kunnat Työryhmän ajanvarauskirja: KIVA- ajat 2h/pv tai tarvi7aessa enemmän h/ pv Puh.nro à Lastenpsykiatria à Nuorisopsykiatria Palveluohjaus - Ylt- Nova- CCU - Teho SomaKc treatment Miete- POSA 2-4 vkoa Taitojen ja valmiuksien harjoi7elu? Delirium tremens?, Withdrawals?, Poisons? F50? Xà sähköinen Ps- lehi/ Triagearvio ajanvarauskirja Palvelu- Miete- ohjaus Miete- MTPA ja the gemba (etulinja) valta Ps1 (H11) Miete- F20+ - Liikkuva työ DT azercare Pajarila InpaKent: Adult, Adolescent and Child Jatkohoitopaikkaan Lääkärin epikriisi / omahoitajan loppulausunto ja jatkohoito- ohjeet AddicKon clinic Tarulantupa Lastensuojelu- prosessi Uusi pt, yli 2v ed. hoidosta Ad 20 x F30+ Mielenterveys- Miete- Ad 2-3 v F30+/F40+ Mielenterveyskeskus F40+./. kuntoutus: - Sairaalapsykiatria Vanha pt <2v / jatkoth - Kuntoutuskodit F30+, F40+- pt à tk:hon työntekijät - Asumispalvelut Miete- KonsultaaIopkl Ad 20 x - Päivätoiminta (somatopsykiatria) F20+, liikkuva ja kuntoutuksellinen työote Jatkohoito: Xà Tkl, Ttl kuntoutus: tms PSYNOVA Miete- F20+ - Liikkuva työ Xà päiväkeskus./. Pt poistuu psykiatrisesta hoito- järjestelmästä KuntoutuskoKen kilpailutus 38

39 Miete working hours, Health Other Imes MTPA/Ps1 HYVIS: sähköinen esiketolomake, Center GP or nurse /psyc nurse begin and treat Callcenter ehealth- palvelu ( servicedesk consultaion problems ) Primary care Advice, steering, consultaion and short vs. 2-3 > käynkä 23-years anamneesin o`oon psychiatry psychotherapy (ad 20 x) Family- Advice, steering, consultaion and short PaIent managerism team Couple and family psychotherapy (ad 20 x) PaIent comes PaIent steering Emergency evaluation Under 13- years Child psychiatry polyclinic à Liikennevalot työntekijöille ( punainen = psykoonset oireet) > 23-years years SihI and Adolescent Psychiatry polyclinic Emergency / PsyTriage MTPA > 23- years AddicIon clinic consultaion MTPA Adolescent AddicIon clinic - Under 13- years TIEKARTTA - SomaIc first aid, ad 1 day, further in Miete faciliies ohjaa uu`a Advice, steering, consultaion, inpaient evaluaion Short poklasvirtaa psychotherapy (ad 20 x) and special clinics: somatopsychiatric, ADHD- ja auismspectry, return to work (RTW), opioid subsitute therapy (MMT), challenging pts - Yhden sivun opas! alcohol-, gamble- and prescribion medicine, Custody and Psychosocial treatment of Opioid dependency pt Pajarila, Ps1 osastohoito Pajarila Under 23- years addicion problems IdenIficaIon, treatment and rehabililtaion yl Juha Kemppinen

40 Agenda 4. RQ1-4 ; IMRAD ( IntroducKon, Methods, Results, Discussion) RQ1: Long waikng lists for pakents à SoluKon RQ2: Fragmented care RQ3: Resurssien allokoink à Resurssit oman organisaakon sisältä RQ4: FuncKonal silos

41 Etelä- Karjalan psykiatriset sairaansijat Year ss Meillä ei ollut resursseja: 250 Suljimme kaksi psykiatrista sairaalaosastoa 207 à Resurssit avohoidon kehi`ämiseen Vain 33 ss 2013 à 28 ss 6/2014 ( vähiten Suomessa?)

42 Liikaa kokouksia? Noin 53 % kokouksissa vietetystä ajasta on hyödytöntä, arvotonta ja ei tuo muutosta (Nelson Bob et al, Managing for Dummies, 2010, 144, Wiley Publishing, Inc., Indianapolis, Indiana) è Määräys kokoukset tulevaisuudessa: Ilman kirjoite`ua agendaa ja muiskota, joka on lähete`y minulle ei voi pitää! - MuisKo saman Ken kokouksessa!! Mental health center: Noin 20 työntekijää kulun noin tunnin joka aamu lukien ja tulkiten kiireisen tk- lääkärin neljän rivin lähete`ä = 125 työtunka viikossa! 500 tunka /kkssa! è Kerron kuka o`aa poklaan vastaan ( vieskpiikki JK/EP/HO rii`ää lähe`eeksi )

43 Suorituskyvyn seuranta: 4 suoraa pt- käynkä/ työntekijä/pv ( tuo7avuustavoite) Invented dashboard metrics (colorcodes) päivä vko Kk Vuosi Parannettavaa Tavoitearvo Hyvä suoritus > 4 > 22 > 85 > 950 Dashboard invented by Arif Samaletdin As Acuo Solution Oy

44 MTPA : Uusi klinikka toiminnan seurantaluvut? Sarakeotsikot ,6 suoraa pt- käynkä/ työntekijä/pv è tavoite: 4 suoraa pt- käynkä/`/pv

45

46 Agenda 4. RQ1-4 ; IMRAD ( IntroducKon, Methods, Results, Discussion) RQ1: Long waikng lists for pakents à SoluKon RQ2: Fragmented care RQ3: Resource allocakon RQ4: FunkKonaaliset siilot à Prosessit ja päätöksentukijärjestelmä ( Clinical Decision Support System ( CDSS)

47 OrganisaaIon suorituskyky Oikeat asiat Missio Visio Strategia Arvot Tavo jne. Redesign/ Reengineer EFQM, European FoundaKon for Quality Management Excellent performance Loistava : Enemmän samaa, mu7a nopeammin (kaizen) Prosessin design määri`elee suorituskyvyn. Erinomaisuus luodaan prosesseissa. (Hammer, 2007, Laamanen, 2009). Asiat oikein OperaIivinen toiminta

48 INCREASING PRODUCTIVITY IN MENTAL HEALTH CARE SERVICES WITH AN INTEGRATED PROCESS AND DIAGNOSTICS SUPPORT SYSTEM Luodaan laaja päätöksentukijärjestelmä( decision support system (CDSS) avainprosesseissa ( Key Process Areas (KPA); 1. Aikuisten ADHD prosessi ( kokonaan uusi prosessi) 2. Psykiatrinen työkyvynarvioinkprosessi ( hyvin monimutkainen prosessi) 3. Opioidiriippuvuuden korvaushoitoprosessi( eniten resursseja vaakva prosessi; 80/20 Pareto) 4. Masennuksen hoitoprosessi ( tavallisin, bulk, prosessi) Juha Kemppinen, et al,increasing ProducIvity in Mental Health Care Services with an Integrated Process and DiagnosIcs Support System, Society for Design and Process Science ( SDPS, in press, presentaion in , Kuching Malaysia )

49 Tietokanta CDSSlle: Hoidon käsi`eellistäminen Käytännöllinen visio DSM- IV- tr: lle ( DSM- 5:lle): SCID I ja II ( kunnollinen diagnoskikka!) Kaksi psykiatria päätyy samaan diagnoosiin samalla poklaalla 53 %

50 Päätöksentukijärjestelmän (CDSS) kaksi päätavoite7a: Tehokas työn hallinta Prosessien vakioiminen

51 CDSS : aikuisten ADHD J Kemppinen et al, A Clinical Decision Support System for Adult ADHD DiagnosIcs Process, th Hawaii InternaIonal Conference on System Sciences

52 J Kemppinen et al, Decision support in evaluaing the impacts of mental disorders on work ability, th Hawaii InternaIonal Conference on System Sciences Psyykkisen työnkyvyn arvioinnin prosessi: Psychologist WAIS- III- IV, WMS- III, interview, other assessment tools and test methods OccupaIonal therapist AMPS, MOHOST, OSA and HOME assessment Psychiatrist BPRS, MADRS, MDQ, YMRS, PROD and modified broadened SCID I Actors and tools in the evaluaion process Social worker a specifically designed quesionnaire to evaluate the level of work ability and funcional abiliies, SOFAS, AUDIT Psychiatric nurse an online quesionnaire, MDI, MADRS, MDQ, YMRS, when needed various screens of anxiety, somatoform and eaing disorders, PROD, mini- PANSS and SCID II AddicIon nurse screening and evaluaion of addicion problems and SDS, part of EuropASI and part of PRISM

53 Päätöksentukijärjestelmän ulkoasu (CDSS): SeulontatesKt: tehty ja tulokset Social worker Psychiatric nurse Psycho logist AddicIon nurse OccupaIonal therapist Physician Other experts Sosiaalityöntekijä on tehnyt

54 Yleinen päätöksentukijärjestelmän (CDSS) arkkitehtuuri Eksotessa Architecture for the mental health care CDSS DiagnosIc tools AUDIT SOFAS DiagnosIc tools 3 n DiagnosIc processes ADHD EvaluaIon of work ability Mental disorders 3 n Overall view PaIent- specific overall views on their status in the process J Kemppinen et al, Redesigning Mental Health Care Service Processes to Increase ProducIvity, The 18th InternaIonal Working Seminar on ProducIon Economics, Innsbruck, Austria, February 24-28, 2014

55 Agenda Short presentaion: myself and my organizaion 1. MoIvaIon 2. Background: hard facts (economical) 3. PracIcal problems à Research QuesIons ( RQ1-4) 4. RQ1-4 ; IMRAD ( IntroducIon, Methods, Results, Discussion) 5. Tulokset ja mitä seuraavaksi

56 Agenda 5. Tulokset ja mitä seuraavaksi RQ1: pitkät poklasjonot à Ratkaisu RQ2: Fragmented care RQ3: Resource allocakon RQ4: FuncKonal silos

57 RQ1: Jonot à Ei lähe`eitä, à Matalan kynnyksen paikka 24/7/365 PaKent flow Aluksi poilaskäynnit +16 %; mu7a eivät enää! Toipumis- luvut? Summa / Kontaktit2 Summa / Eri_potilaat Visits PaIents RQ1: Meillä ei ole jonoja Uusia poilaita 2010 ( +12%, aluksi; Ei nouse enää)

58 RQ1: *Kellonaika tunteina Kunnolla organisoidut poklasvirrat : MTPA- vastaanotot :01-7:59 16:00-22:00 08:00-15:59 *Kellonaika tunteina 22:01-7:59 16:00-22:00 08:00-15:59 *Kellonaika tunteina 22:01-7:59 16:00-22:00 08:00-15:59 *Kellonaika tunteina 22:01-7:59 16:00-22:00 08:00-15: MTPA- vastaanotot PoKlaskäynnit ovat virka- aikana MTPAlla (walk- in 24/7/365)

59 Agenda 5. Tulokset ja mitä seuraavaksi RQ1: Long waikng lists for pakents à SoluKon RQ2: Hajallaan oleva hoito à poklaan hoidon arvoketju RQ3: Resource allocakon RQ4: FuncKonal silos

60 Ei lähete7ä, 24/7, yksi piste? Päivystysprosessi: Sairaalap äivystys/ mtpa? Ylpsy Mtk/ kriisivastaano 7o VSM Strategia OIKEAT ASIAT PTA HTA/ KTA Hoitoprosessi - algoritmit- ASIAT OIKEIN OperaIivinen toiminta PM Hoidon seuranta yl juha kemppinen

61 PoIlaan polku: Sisältö Sairauskertomus- alusta? Sairaalan? QPR- mallitus Effica è Sair.kertomus(WHOIKE) è Mi7ari è Tuloskor^ è Strategia Käypä hoito- suositus Mallite7avia hoitoprosesseja F20 F30 F40 F50 F60 Mallitettavia hoitoprosesseja (ylpsy): 1. Kroonisen kipupotilaan hoitoprosessi ( prosessin omistaa?) 2. Syöpäpotilaan hoitoprosessi ( prosessin omistaa?) 3. Kriisi- ja traumapotilaan hoitoprosessi ( Tuija S on halunnut omistaa) 4. Äitipotilaat ( prosessin omistaa?) 5. HIV- ja muut harvinaisia somaattisia sairauksia sairastavat hoitoprosessi (?) Omaiset Lähiomaisten psykoedukaaio on Tärkeää, heidän info tärkeää PoIlas vika, vaiva, hai7a, oire Ad 20 käyniä = tehostaa ja fokusoi ptn ja 7:n osalta hoitoa Recovery- termi on tulossa poilaiden hoitoon, ptn vastuu lisääntyy omasta hoidostaan Sair.hoitaja PTA ja Tarv HTA PoIlan hoidon edistymisen hahmo7aminen 7:n oman viitekehyksen mukaisesi Kun mallitetaan omia hoitoja, tulevatko jonot muualle? Lääkäri - Sama pt, uusi hoitojakso - Pt ei saavuta hoidon tavoite7a, vaikka on Ietoinen keinoista? Erityis- Työntekijä (psyk, s7, 7 yms) Erityistyöntekijän osaaminen näkyväksi Kliininen haasta7eluà suppea tutkimusà Laaja tutkimus Jatkohoito (pth, 7h yms) Ylpsy- kehi;ämisiltapäivä Konsultoinnin jatkohoito- ohjeet Hoidon prosessi tulee näkyväksi, Kunkin tekijän oma osuus selkenee Muille. Toimii laatukäsikirjan pohjana, toimii perehdytyksen välineenä

62 Lähete: Mihin Prosessiin? 1 PoIlaat: - Hoitopolku ja hoitotakuu - Hoitosuunnitelma ( Käypä Hoito) - Hoitojakso (ad 20 x MTPA, ylpsy, è 2-3 v lpr MTK è perusterv.huolto) PoIlas ja omaiset PTA HTA Vast. o7o PoIlaan polku: Sisältö Alku- Selvi7ely Ad 4 käyniä Seulontatestit, thesaurus-luettelo (WHOIKE) Hoidonseurantamittarit Hoitoyksikkö: Vastuut ja Tehtävät 1 Hoito- Suunni- telma Hoito Ad 20 käyniä 2009: ensiavussa 40 pt/ arkipv, 120 pt/ viikonloppupv; vaikka joka 10. mt-potilas? è 4/pv ja 12/pv? QPR- mallitus Effica è Sair.kertomus(WHOIKE) è Mi7ari è Tuloskor^ è Strategia 6 5 n 4 Työ- ryhmä 3 2 Esimies Hoidon tulos F20 F30 F40 F50 F60 MTPA:n palveluntarpeenarviointi- (PTA) ja hoidontarpeenarviointiprosessin (HTA) yleiskuvaus omaiset potilas Sair.hoit erityistt tietojärje stelmät Asiakirjat/ tukiprosessit Hoidon seuranta ja arvioini Jatkohoito Epikriisin laatu Hyvät jatkohoito-ohjeet Hoitoprosessien mallitus Juha Kemppinen, 2010

63

64 VSM (value stream map) ja A3 ongelmanratkaisutekniikka ( kaikkien työntekijöiden helppo ymmärtää) RQ2: Hajallaan oleva hoitoà poilaan hoidon arvoketju TPS ( Thinking people system) ja A3 method: 5 x miksi Cindy Jimmerson, Value Stream Mapping for Healthcare Made Easy, 2010

65 Integroitu mielenterveys- ja päihdepalvelut (Miete) Eksotessa Gemba tarkoi7aa etulinjaa. Etulinja on paikka, jossa poilaan tarpeet kohdataan ja jossa poilas kohtaa hoitojärjestelmän. Gemba on paikka, jossa arvo poilaalle luodaan. Reengineering on perustavaa laatua oleva uudelleenaja7elu ja radikaali liiketoimintaprosessien uudelleen järjestely, minkä tarkoituksena on tuoda dramaa^nen parannus suoritukseen (Hammer, 1990; Hammer and Stanton, 1995). Juha Kemppinen, et al,increasing ProducIvity in Mental Health Care Services with an Integrated Process and DiagnosIcs Support System, Society for Design and Process Science ( SDPS, in press, presentaion in , Kuching Malaysia )

66 Datan louhiminen / Mining the Data LeanSixSigma: DMAIC Prosessien tarkastelua: Ei Lean prosessi yhä hukkaa RQ2: Hajallaan oleva hoito à poklaan hoidon arvoketju perusketo toiminnassa ja seuranta

67 92 pt 22:01-7:59 11 % 2010 sairaalaan 689 pt ( Ps1 613 pt, Ps2 88pt, Ps3 36 pt ja Ps4 24 pt 291 pt 16:00-22:00 37 % 414 pt 08:00-15:59 52 % 48 % virka- ajan ulkopuolella 2011 sairaalaan 652 pt ( Ps1 573 pt, Ps2 78 pt ja Ps3 60 pt ) 126 pt 22:01-7:59 17 % 278 pt 16:00-22:00 36 % 359 pt 08:00-15:59 47 % 53 % virka- ajan ulkopuolella 2012 sairaalaan 654 pt ( Ps1 637 pt ja Ps3 58 pt) 153 pt 22:01-7:59 19 % 320 pt 16:00-22:00 41 % 318pt 08:00-15:59 40 % RQ2: Hajallaan oleva hoito à poilaan hoidon arvoketju Sairaalaano`okriteerit vaihtelevat lääkärei`äin - Sisääno`okriteerien tarve? 60 % virka- ajan ulkopuolella 2013 sairaalaan 779 pt ( (Ps1 769 pt ja Ps3 36 pt) 211 pt 22:01-7:59 22 % 323pt 16:00-22:00 33 % 430 pt 08:00-15:59 45 % 52 % virka- ajan ulkopuolella

68 Agenda 5. Tulokset ja mitä seuraavaksi RQ1: Long waikng lists for pakents à SoluKon RQ2: Fragmented care RQ3: Resurssien allokoink à Resurssit oman organisaakon sisältä RQ4: FuncKonal silos

69 Agenda RQ3: Resurssien allokoink à Resurssit oman organisaakon sisältä Eksoten budjen säilyy samana ad 2018 Noin 5% budje^säästöt ne7okustannuksissa (yli 3 m, 4,08 m$ of 60 m, 81.8 m$) (samana aikana muussa Eksotessa ne7okustannukset nousivat %!) Suuri työntekijöiden vaihtuvuus alussa (lääkärit ja psykologit) mu7a ei enää, aikaisemmin olleet lääkäreiden ja psykologien rekrytoiniongelmat ovat poistuneet Sama määrä työntekijöitä ( ei ole lisääntynyt), parempi tuo7avuus Sairaslomien määrä ei ole lisääntynyt

70 Eksote Miete/Apsy Aikuisten avohoito SVTPLE V Pt TSAARI v Pt PRKALA V Pt RJÄRVI V Pt LEMI v Pt RLAHTI Joutseno 8 municipals" primary, secondary and" social care in same organization" V Pt V Pt LMÄKI v Pt ARM LAU Ajantasainen Keto polikkoille ja V Pt SAM V Pt V Pt PSYKOTER PÄKLI MTPA KONS PERHE V Pt V Pt V Pt

71 Agenda 5. Tulokset ja mitä seuraavaksi RQ1: Long waikng lists for pakents à SoluKon RQ2: Fragmented care RQ3: Resource allocakon RQ4: FunkKonaaliset siilot à Prosessit ja päätöksentukijärjestelmä - Clinical Decision Support System ( CDSS)

72 Juha Heino, SPY hallinnonkoulutus

73 Kokemukset päätöksentukijärjestelmien (CDSS) käytöstä Mietessä/ Apsyssä Työnkulun tehokkuus on parantunut DiagnosIset prosessit ovat vakioituneet ( standardisoituneet) InformaaIon kulku on läpinäkyvämpää ja tehokkaampaa Päätöksentukijärjestelmää voi kehi7ää helposi koko ajan RaportoinImahdollisuudet luovat perustaa prosessien johtamiselle ja kehi7ämiselle

74 INCREASING PRODUCTIVITY IN MENTAL HEALTH CARE SERVICES WITH AN INTEGRATED PROCESS AND DIAGNOSTICS SUPPORT SYSTEM, Kemppinen J et al, MTPA- mental health and addickon clinic ( emergency and spesialized clinic) 5 4,5 4 Direct pakent visit/day 3,5 3 2,5 2 1,5 Yli Over eri different poklasta pakent kuukaudessa visits käy per month MTPAlla in MTPA 1 0,5 0 Tuo`avuus on noussut kolmessa vuodessa melkein 50 % Suorissa poklaskäynneissä ( 2.3 /pt/pv à 4.2 /pt/pv)

75 Työntekijätyytyväisyystutkimus MTPA:lla tammikuussa 2014, julkaistu 2/2014 Johtaminen/ Management Työkyky Eksoten tavoite on > 3 Jokaisella alueella 5 4,5 4 3,5 3,5 3,55 3,43 3,61 3,88 3,13 3,51 3,39 3 2,5 2,5 2 1,5 1 Palkat Vastaus kysymykseen: Perhe-ja sosiaalipalvelut on 314 mielenterv.päiv. ja arv.pkl

76 Integroidut mielenterveys- ja päihdepalvelut (Miete) Eksotessa - PoIlastyytyväisyys paras Etelä- Karjalan sosiaali- ja terveyspalveluissa (Eksote) joulukuu/ skaala: työntekijän ammaillisuus 3,56, yleinen käynityytyväisyys 3,54; saatuun apuun tyytyväisyys 3,53) - Miete nime^in 2013 Suomessa kahden parhaan mielenterveys- ja päihdepalvelun joukkoon( kansallinen kulu7ajaorganisaaio); - Refinement study kahdeksassa Euroopan maassa 2013 (THL), Eksote/Miete on edelläkävijä Suomessa - KapitaaKoperiaate palvelujen kustantamisessa ei ole palkitseva työntekijöille ( mitä tuo7avampi olet, sen vähemmän rahaa saat jatkossa) - KapitaaKoperiaate palvelujen kustantamisessa on palkitseva veronmaksajille ( kunnat saavat palautusta sote- rahoistaan, kun yksikkömme on ollut tehokas)

77 MTPAn porukkaa vapaa- ajalla ( henkilöstöpoliiikkaa - Seikkailuradalla Tulos on joukkueen saavutus! MTPA- team (part of them)

78 MTPA: aamukokous (tarkask!)

79 Osatyö- kykyinen työntekijä Ratkaisukonsuln Työntekijä Johanna Kemppinen,

80 Kiitokset huomiostanne! LisäinformaaIota varten, ota yhteys: