LOPPUTUOTOS Luotu: Versio 1.0 Kaari-projekti LOPPUTUOTOS. Versio 1.0

Transkriptio

1 LOPPUTUOTOS Luotu: Versio 1.0 Kaari-projekti LOPPUTUOTOS Versio 1.0

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 (1) Luotu: Kaari-projekti LOPPUTUOTOSKANSION SISÄLLYSLUETTELO Tuotosten tulkitseminen Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta Opiskelupaikan hakeminen Opiskelijavalinta Opiskelupaikan vastaanottaminen 5. Ongelmakohdat ja parannusehdotukset sekä tavoitetilakaaviot Opintojen suorittaminen Ilmoittautuminen läsnäolevaksi Henkilökohtaisen opintosuunnitelman (HOPS) laatiminen Opintojakson suorittaminen Opintokokonaisuuksien kokoaminen 11. Ongelmakohdat ja parannusehdotukset sekä tavoitetilakaaviot Valmistuminen Tutkinnon anominen Tutkintoanomuksen käsittely Tutkintopäätöksen jälkityöt 16. Ongelmakohdat ja parannusehdotukset sekä tavoitetilakaaviot 17. Käyttäjähallinnon henkilötunnusprosessi 18. Käyttäjähallinnon käyttäjätunnusprosessi 19. Ongelmakohdat ja parannusehdotukset sekä tavoitetilakaaviot 20. Yleiset ongelmakohdat ja parannusehdotukset sekä Jatkotoimenpidesuunnitelma

3 TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 1 (11) Muokattu: Versio 1.0 TUOTOSTEN TULKITSEMINEN Versio 1.0

4 TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 2 (11) Muokattu: Versio 1.0 Sisällysluettelo Versiohistoria 3 1. JOHDANTO 4 2. SANASTO 7 3. PROSESSIKUVAUKSET 8 4. PROSESSIKAAVIOT 9

5 TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 3 (11) Muokattu: Versio 1.0 Versiohistoria versio pvm tekijä muutokset hyväksytty / tarkastettu Laura Ihanainen Alkuperäinen versio Lopullinen versio Kaari

6 TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 4 (11) Muokattu: Versio JOHDANTO Kaari-projektin tehtävänä oli selvittää opiskelijatietojen käsittelyä perustutkinto-opiskelijan elinkaaren aikana, eli hakupapereiden hankkimisesta tutkintotodistukseen ja etsiä ratkaisuja opiskelijatietojen käsittelyn prosessin tehostamiseksi ja kehittämiseksi. Nykytilalla tarkoitetaan opiskelijatietojen käsittelyn tämän hetkistä tilaa. Nykytila on yleiskuvaus koko yliopiston opiskelijatietojen käsittelystä, eikä siinä ole kuvattu pieniä yksityiskohtaisia eroavaisuuksia esim. laitoksien välillä. Tavoitetilalla ja parannusehdotuksilla tarkoitetaan prosessin sujuvampaa etenemistä, johon jatkossa tulisi pyrkiä. Kaari-projektin tuotoksia voi tarkastella osoitteessa WWW-selaimena suositellaan käytettävän Internet Exploreria. Tuotoksien selailu onnistuu tarvittaessa myös muilla selaimilla, mutta silloin käytettävissä ei ole ainakaan toistaiseksi kaikkia ominaisuuksia. Alla olevasta listasta selviää, kuinka opiskelijan elinkaaren prosessit on jaettu kolmeksi aliprosessiksi ja edelleen pienemmiksi aliprosesseiksi. Käyttäjähallinto on omana erillisenä kokonaisuutena. 1. Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta 1.1 Opiskelupaikan hakeminen Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vaihto-opiskelija) Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (tutkinto-opiskelija) Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vieraileva opiskelija) 1.2 Opiskelijavalinta 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen Ilmoittautuminen läsnäolevaksi Erikoistapaus: lykkäystä saanut

7 TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 5 (11) Muokattu: Versio Opintojen suorittaminen 2.1 Ilmoittautuminen läsnäolevaksi 2.2 HOPSin laatiminen ehopsin laatiminen 2.3 Opintojakson suorittaminen Opintojakson suorittaminen (KORPPI ei käytössä) Opintojakson suorittaminen (Kandidaatintutkielma) Opintojakson suorittaminen (Gradu) 2.4 Opintokokonaisuuden kokoaminen 3. Valmistuminen 3.1 Tutkinnon anominen 3.2 Tutkintoanomuksen käsittely 3.3 Tutkintopäätöksen jälkityöt Käyttäjähallinto Käyttäjähallinto: käyttäjätunnusprosessi Käyttäjähallinto: henkilötunnusprosessi

8 TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 6 (11) Muokattu: Versio 1.0 Alla olevasta kuvasta selviää, kuinka kolme varsinaista opiskelijatietojen käsittelyn prosessia etenevät ja toistuvat yhden opiskelijan elinkaaressa. Ensimmäinen tutkintoon johtavan opintooikeuden hankinta -prosessi suoritetaan vain kerran ja se koskee vain ensimmäisen vuoden opiskelijoita. Toista opintojen suorittaminen -prosessia suoritetaan niin kauan, että tutkintoon vaadittavat opintosuoritukset ovat koossa. Viimeisenä kolmas, eli valmistuminen -prosessi, joka suoritetaan vain kerran. Opiskelijatietojen elinkaari 1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta 1.1 Opiskelupaikan hakeminen Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku 1.2 Opiskelijavalinta 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen 2 Opintojen Suorittaminen 2.1 Ilmoittautuminen läsnäolevaksi 2.2 Henkilökohtaisen opintosuunnitelman laatiminen ja tarkistaminen 2.3 Opintojakson suorittaminen Tarvittaessa ennen vaihetta Opintokokonaisuuden kokoaminen 3 Valmistuminen 3.1 Tutkinnon anominen 3.2 Tutkintoanomuksen käsittely 3.3 Tutkintopäätöksen jälkityöt Käyttäjähallinto Käyttäjätunnusten hallinta Henkilötunnusten hallinta

9 TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 7 (11) Muokattu: Versio SANASTO ACTA AMAN ehops FORTIME HAREK HOPS JORE JYY MiStay TUTTI VALLE VRK Avoimen yliopiston järjestelmä Käyttäjähallinnon järjestelmä Elektroninen henkilökohtainen opintosuunnitelma Henkilöstöpalveluiden järjestelmä Valtakunnallinen hakijarekisteri Henkilökohtainen opintosuunnitelma Jyväskylän yliopiston opintorekisteri Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta Kv-palveluiden mahdollisesti käyttöön otettava henkilöstöhallinnon järjestelmä Tutkintorekisteri Jyväskylän yliopiston valintarekisteri Väestörekisterikeskus Tiedekuntien lyhenteet: HTK Humanistinen tiedekunta ITTK Informaatioteknologian tiedekunta KTK Kasvatustieteiden tiedekunta LTK Liikunta- ja terveystieteiden tiedekunta MLTK Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta TALL Taloustieteiden tiedekunta YTK Yhteiskuntatieteellinen tiedekunta

10 TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 8 (11) Muokattu: Versio PROSESSIKUVAUKSET Prosessikuvaukset ovat sanallisia kuvauksia prosesseista ja niissä on kerrottu yksityiskohtaisempaa tietoa prosesseista kuin prosessikaavioissa. Prosessikuvausdokumentteja on 3 prosessien päätasoista, 10 prosessien toisista tasoista ja 2 käyttäjähallinnosta (ks. lista kappaleesta 1). Lisäksi ongelmakohdista ja parannusehdotuksista on omat dokumenttinsa (3 päätason prosesseista, yksi käyttäjähallinnosta ja yksi kaikkia prosesseja koskevista yleisistä asioista). Prosessikuvausdokumentista löytyvät seuraavat tiedot prosessista: o Taulukko, jossa on prosessin perustiedot o Prosessin yleiset tiedot o Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin o Prosessin omistaja o Syötetiedot o Prosessin eteneminen o Vastetiedot o Prosessin mittarit o Ongelmat o Kehittämiskohteet Prosessikuvauksen liitteenä on prosessin graafinen kuvaus eli prosessikaavio.

11 TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 9 (11) Muokattu: Versio PROSESSIKAAVIOT Prosessikaaviot ovat graafisia kuvauksia prosesseista. Prosessikaavioita on 10 prosessien toisista tasoista, 8 kolmansista tasoista ja 7 käyttäjähallinnosta (ks. lista kappaleesta 1). Tavoitetilan kuvauksia on yhteensä 8 kappaletta. Prosessikaaviot on piirretty MS Visiolla ja piirtämisessä on käytetty kaari-projekti.vss -kaavainta (stencil). Alla olevasta kuvassa on esitetty prosessikaavioissa käytettävät elementit. Prosessikaavioissa käytettävät elementit VAIHERAJA TOIMIJA ( UIMARATA ) TOIMINTA JÄRJESTELMÄ / TIETOKANTA EHTO PROSESSIN KESKEYTYMINEN (Terminaattori) DOKUMENTTI NORMAALI PROSESSIN KULKU VALINNAINEN PROSESSIN KULKU VIITTAUS TOISEEN PROSESSIIN HARVINAINEN PROSESSIN KULKU KOMMENTTI

12 TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 10 (11) Muokattu: Versio 1.0 Alla olevassa taulukossa kerrotaan prosessikaavioissa käytettävistä elementeistä tarkemmin. TOIMIJA ( UIMARATA ) Toimijaa kuvataan poikittaisella uimaradalla. Toimijan kohdalla lukee esim. opiskelijapalvelut. Suorakaiteella kuvataan toimintaa ja sen suorittajan roolia. Vinoneliöllä kuvataan ehtoa tai vaihtoehtoista toimintaa. DOKUMENTTI Dokumentilla kuvataan dokumenttimuotoista informaatiota. VIITTAUS TOISEEN PROSESSIIN Ympyrällä kuvataan viittausta toiseen prosessiin, eli joko aikaisempaan tai seuraavaan prosessiin. Prosessin keskeytymistä kuvataan terminaattorilla. NORMAALI PROSESSIN KULKU Normaali prosessin kulku kuvataan paksulla nuolella (MS Visiosta viivan ominaisuudet: pattern 1, weight 9, rounding 5mm).

13 TUOTOSTEN TULKITSEMINEN 11 (11) Muokattu: Versio 1.0 VALINNAINEN PROSESSIN KULKU HARVINAINEN PROSESSIN KULKU Valinnainen prosessin kulku kuvataan pisteitä muodostuvalla nuolella (MS Visiosta viivan ominaisuudet: pattern 10, weight 9, rounding 5mm). Harvinainen prosessin kulku kuvataan katkoviivalla ja erilaisella nuolen päällä (MS Visiosta viivan ominaisuudet: pattern 2, weight 9, rounding 5mm, end 14). Järjestelmiä tai tietokantoja kuvataan lieriöllä. Järjestelmän nimi on kirjoitettu lieriön sisään. KOMMENTTI Kommentilla tarkennetaan jonkin toisen elementin tietoja. Vaiherajalla kuvataan prosessin eri vaiheiden rajakohtia, esim. ilmoittautumisen takaraja.

14 PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 1 (7) 1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta Muokattu: Versio 2.0 PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 1 TUTKINTOON JOHTAVAN OPINTO-OIKEUDEN HANKINTA Versio 2.0

15 PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 2 (7) 1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta Muokattu: Versio 2.0 Sisällysluettelo Versiohistoria 3 1. PROSESSIN PERUSTIEDOT 4 2. PROSESSIKUVAUS Yleistä prosessista Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin Omistaja Syötetiedot Prosessin eteneminen Vastetiedot Mittarit Ongelmat Prosessin kehittäminen 7

16 PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 3 (7) 1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta Muokattu: Versio 2.0 Versiohistoria versio pvm tekijä muutokset hyväksytty / tarkastettu Liisa Välijärvi Juha Toivanen Korjattu ulkoasua ja sanamuotoja Laura Ihanainen Muokattu lukuja 3.2, 3.8 ja Kaari Juha Toivanen Muokattu sisältöä ja ulkoasua Kaari

17 PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 4 (7) 1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta Muokattu: Versio PROSESSIN PERUSTIEDOT Prosessin nimi: Prosessin tarkoitus: Alku: (syötteet, herätteet) Loppu: (tuote, palvelu) Asiakkaat: Asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset: Prosessin resurssit: (ihmiset, tietojärjestelmät, muut prosessit) Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta Hakijoista valitaan opiskelijat. Opiskelijan tiedot ovat kaikissa tarvittavissa järjestelmissä, jotta opinnot voi aloittaa Hakija hankkii hakulomakkeen. Opiskelijalla on opinto-oikeus ja opintojen suorittaminen voidaan aloittaa. Opiskelupaikan hakija Hakijan/opiskelijan tiedot on oltava oikein. Tiedot on oltava tarvittavissa järjestelmissä ennen opintojen aloittamista. Opiskelijapalvelut, tiedekunnat, laitokset, Atk-keskus, HAREK (Valtakunnallinen hakijarekisteri), VALLE (Jyväskylän yliopiston valintarekisteri), JORE (Jyväskylän yliopiston opiskelijatietorekisteri). Aliprosessit: 1) Opiskelupaikan hakeminen 2) Opiskelijavalinta 3) Opiskelupaikan vastaanottaminen

18 PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 5 (7) 1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta Muokattu: Versio PROSESSIKUVAUS 2.1. Yleistä prosessista Prosessin tarkoitus on valita opiskelupaikkaa hakeneista opiskelijoista ne, jotka saavat opiskelupaikan yliopistosta ja rekisteröidä niiden opiskelijoiden tiedot JORE:en, jotka ottavat saamansa opiskelupaikan vastaan Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin Prosessi alkaa, kun opiskelupaikan hakija hankkii itselleen hakulomakkeen ja loppuu, kun opiskelija on saanut opinto-oikeuden ja voi aloittaa opintojensa suorittamisen. Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta prosessilla on kolme aliprosessia: 1) Opiskelupaikan hakeminen 2) Opiskelijavalinta 3) Opiskelupaikan vastaanottaminen. Aliprosesseista kerrotaan tarkemmin omissa prosessidokumenteissaan Omistaja Omistajasta kerrotaan tarkemmin tämän prosessin aliprosessien prosessikuvausdokumenteissa sekä prosessin omassa ongelmakohdat ja parannusehdotukset dokumentissa.

19 2.4. Syötetiedot PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 6 (7) 1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta Muokattu: Versio 2.0 Prosessi alkaa siitä, kun opiskelupaikan hakija hankkii ja palauttaa hakulomakkeen hakuajan sisällä. Hakulomakkeessa on opiskelijan henkilötiedot sekä hakutiedot, eli minne ja millä ansioilla hän hakee yliopistoon. Hakulomakkeen mukana palautetaan haettavasta paikasta riippuen liitteinä todistuksia tai muita pyydettyjä dokumentteja Prosessin eteneminen Opiskelijapalvelut organisoi hakulomakkeiden tarkistamisen. Itse tarkistamistyö tehdään kuitenkin tiedekunnissa. Tämän jälkeen Atk-keskuksessa hakutiedot tallennetaan VALLE:en ja HAREK:iin. Valintakokeen jälkeen tulospalvelussa lasketaan hakijoiden kokonaispisteet. Valittujen tiedot kopioidaan VALLE:sta JORE:en. Valituille opiskelijoille ilmoitetaan valintapäätöksestä, jonka jälkeen opiskelija ilmoittaa ottaako hän opiskelupaikan vastaan vai ei. Paikan vastaanottaneiden opiskelijoiden tiedot siirretään JORE:sta muihin tarvittaviin järjestelmiin (esim. kirjaston tietokanta), jonka jälkeen alkaa opintojen suorittaminen prosessi Vastetiedot Prosessi tuottaa opiskelupaikan hakijoiden tietoja sekä uusien opiskelijoiden tietoja. Hakijatiedot menevät HAREK:iin ja VALLE:en ja valittujen uusien opiskelijoiden tiedot siirretään VALLE:sta JORE:en Mittarit Mittareista kerrotaan tarkemmin tämän prosessin aliprosessien prosessikuvausdokumenteissa sekä prosessin omassa ongelmakohdat ja parannusehdotukset dokumentissa.

20 2.8. Ongelmat PÄÄTASON PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 7 (7) 1 Tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankinta Muokattu: Versio 2.0 Ongelmakohdista kerrotaan tarkemmin tämän prosessin aliprosessien prosessikuvausdokumenteissa sekä prosessin omassa ongelmakohdat ja parannusehdotukset dokumentissa Prosessin kehittäminen Prosessin kehittämisestä kerrotaan tarkemmin tämän prosessin aliprosessien prosessikuvausdokumenteissa sekä prosessin omassa ongelmakohdat ja parannusehdotukset dokumentissa.

21 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 1 (13) 1.1 Opiskelupaikan hakeminen Muokattu: Versio 2.0 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 1.1 OPISKELUPAIKAN HAKEMINEN Versio 2.0

22 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 2 (13) 1.1 Opiskelupaikan hakeminen Muokattu: Versio 2.0 Sisällysluettelo Versiohistoria 3 1. PROSESSIN PERUSTIEDOT 5 2. PROSESSIKUVAUS Yleistä prosessista Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin Omistaja Syötetiedot Prosessin eteneminen Vastetiedot Mittarit Ongelmat Prosessin kehittäminen 9 3. ULKOMAALAISTEN OPISKELIJOIDEN HAKU Ulkomaalaisten vaihto-opiskelijoiden haku Ulkomaalaisten tutkinto-opiskelijoiden haku Ulkomaalaisten vierailevien opiskelijoiden haku 12 LIITTEET: PROSESSIKAAVIOT 13

23 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 3 (13) 1.1 Opiskelupaikan hakeminen Muokattu: Versio 2.0 Versiohistoria versio pvm tekijä Muutokset hyväksytty / tarkastettu Simo Töllikkö alkuperäinen Laura Ihanainen Tarkennukset haastatteludokumenteista Juha Toivanen Korjattu versiointi, kieliasua ja ulkoasua Liisa Välijärvi Korjauksia prosessin perustietoihin Laura Ihanainen Koko prosessikuvauksen muokkaaminen Laura Ihanainen Tarkennukset täydentävistä haastatteluista Simo Töllikkö Tarkennukset työpajan ja haastatteluiden pohjalta Kaari

24 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 4 (13) 1.1 Opiskelupaikan hakeminen Muokattu: Versio Juha Toivanen Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku lisätty Lopullinen versio Kaari

25 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 5 (13) 1.1 Opiskelupaikan hakeminen Muokattu: Versio PROSESSIN PERUSTIEDOT Prosessin nimi: Prosessin tarkoitus: Prosessin omistaja: Alku: (syötteet, herätteet) Loppu: (tuote, palvelu) Asiakkaat: Asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset: Prosessin menestystekijät: Prosessin mittarit: Prosessin resurssit: (ihmiset, tietojärjestelmät, muut prosessit) Opiskelupaikan hakeminen Saada tiedot yliopistoon pyrkivistä henkilöistä. Opiskelijapalvelut Opiskelupaikkaa hakeva henkilö hankkii hakulomakkeen. Hakulomakkeen tiedot on siirretty VALLE:en ja HAREK:iin Opiskelupaikan hakija Hakulomakkeet ovat oikeat ja helposti saatavilla. Hakuinfossa ei ole virheitä (esim. oikeat pääsykoekirjat). Hakijan tietojen tallentaminen järjestelmiin oikein ja nopeasti. Nopeus, virheettömyys. HAREK (Valtakunnallinen hakijarekisteri), VALLE (Jyväskylän yliopiston valintarekisteri), opiskelijapalvelut, tiedekunta, Atk-keskus Prosessin kehittämismenettely / akuutteja kehittämiskohteita: Hallintotason kehityskeskustelut. Hakijan tiedoissa mahdollisesti olevien puutteellisuuksien ja virheiden käsitteleminen. Hakupapereiden liitteinä toimitettavien todistuksien karhuaminen. Valtakunnallinen haku internetin kautta.

26 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 6 (13) 1.1 Opiskelupaikan hakeminen Muokattu: Versio PROSESSIKUVAUS 2.1. Yleistä prosessista Prosessin tarkoitus on tuoda Jyväskylän yliopistoon opiskelijaksi pyrkivän henkilön tiedot hakijarekistereihin. Pääasiallinen hakeminen yliopiston opiskelijaksi tapahtuu keväisin, mutta tietyissä tiedekunnissa myös syksyllä. Hakemisella toisin sanoen hakulomakkeiden palauttamisella on tietyt takarajat. Prosessin päättyessä hakijan tiedot ovat tarvittavissa rekistereissä ja hakijaa on informoitu tulevasta valintakokeesta. Prosessi alkaa siitä kun opiskelija tilaa hakulomakkeen ja tämä voi tapahtua ja hyvin aikaisin alkuvuodesta. Lomakkeen viimeinen mahdollinen palautuspäivä on yleensä toukokuussa, jolloin prosessi aiheuttaa suurimman ruuhkan tiedekunnissa ja opiskelijapalveluissa. Prosessi päättyy kesäkuun alkuun mennessä, kun hakijoiden pohjapisteet on laskettu ja valintakoekutsut lähetetty. Ruuhkaisin aika prosessista kestää siis noin kuukauden Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin Opiskelupaikan hakeminen on ensimmäinen aliprosessi tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankkimisprosessissa. Hakeminen koostuu seuraavista kokonaisuuksista: 1. Hakija hankkii hakulomakkeen 2. Hakija täyttää lomakkeen ja palauttaa sen tiettyyn määräaikaan mennessä 3. Hakulomake palautetaan kirjaamoon tai opiskelijapalveluihin 4. Hakulomake tarkastetaan tiedekunnissa 5. Hakijan tiedot siirretään hakurekistereihin (VALLE ja HAREK) 6. Hakijalle lähetetään ilmoitus valintakoemenettelyistä hänen kohdallaan

27 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 7 (13) 1.1 Opiskelupaikan hakeminen Muokattu: Versio 2.0 Opiskelupaikan hakeminen prosessin jälkeen tulee opiskelijavalinta prosessi. Erikoistapaus: Matemaattis-luonnontieteellisessä tiedekunnassa siirto-opiskelijoiden (jatkuva haku toisista tiedekunnista) hakemukset käyvät laitoksilla kommentoitavina, jonka jälkeen ne tulevat tiedekuntaan hyväksyttäviksi (opintoasiainpäällikkö ja dekaani hyväksyvät yhdessä) Omistaja Opiskelupaikan hakeminen prosessi on pääasiassa tiedekuntien ja opiskelijapalveluiden vastuulla. Tiedekunnat tekevät prosessissa suurimman osan tehtävistä, mutta opiskelijapalvelut organisoivat ja hallinnoivat prosessia kokonaisuutena koko yliopistossa Syötetiedot Syötetietoina prosessille ovat hakijan lähettämät hakutiedot hakulomakkeen ja sen mahdollisten liitteiden muodossa. Jotta prosessi voi edetä loppuun, mahdollistaen opiskelijavalinta prosessin alkamisen, on hakijan antamien tietojen oikeellisuus tarkastettava. Puuttuvia ja vääriä tietoja korjataan prosessin edetessä, kunnes kaikki tiedot ovat yhdessä ja valmiina rekistereihin tallentamista varten. Toisena välttämättömänä lähtökohtana prosessille voidaan pitää hakijan tietoisuutta hakumenettelyistä. Tiedekunnat ja opiskelijapalvelut hoitavat hakumenettelyistä tiedottamisen haku-oppaiden ja www-sivujen kautta. Hakumenettelyihin liittyen, opiskelijapalvelut laativat ohjeistuksia, ylläpitävät niitä ja tiedottavat uusista ja muuttuvista käytänteistä tiedekuntia.

28 2.5. Prosessin eteneminen PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 8 (13) 1.1 Opiskelupaikan hakeminen Muokattu: Versio 2.0 Opiskelijavalintojen toiminnot koordinoidaan tiedekuntien ja Atk-keskuksen kanssa, jonka jälkeen yhteinen hakulomake suunnitellaan ja toteutetaan. Hakija voi hankkia hakulomakkeen suoraan opiskelijapalveluista, yliopiston www-sivujen kautta, sähköpostilla tai opinto-oppaan mukana tulevan kortin avulla. Monesti opiskelijat tilaavat hakulomakkeet ja hakuoppaat suoraan laitoksilta. Hakuneuvontaa järjestetään opiskelijapalveluiden ohella myös laitoksilla. Olennaisimmat tiedot prosessin etenemiseksi tulevat hakijalta hakulomakkeen muodossa. Hakija täyttää hakulomakkeen ohjeiden mukaisesti ja palauttaa sen yliopiston kirjaamoon tai opiskelijapalveluihin, tiettyyn määräaikaan mennessä. Kirjaamosta hakulomake toimitetaan tiedekuntiin. Tiedekuntien ja laitosten henkilökunta tarkistaa ja käsittelee hakulomakkeet, mutta he kokoontuvat tätä varten opiskelijapalveluihin. Hakulomakkeen tarkastuksen yhteydessä voidaan joutua peräämään hakijalta tietoja, jotka ovat hakulomakkeessa puutteellisia tai virheellisiä. Yksittäisten tietojen lisäksi hakupapereista saattaa puuttua liitteenä vaadittavia todistuksia tms. Tämän vuoksi hakulomakkeiden tarkastamisvaihe on työläs, mutta silti välttämätön prosessin onnistuneelle etenemiselle, sillä kustakin hakijasta tulee saada oikeat ja täydelliset tiedot eri rekistereihin. Prosessi voi keskeytyä ja päättyä hakijan kohdalta, jos hakulomakkeita ei ole palautettu riittävän ajoissa, tai mahdollisia puutteellisia tietoja ei ole saatu korjattua tiettyyn aikarajaan mennessä. Tällaisissa tapauksissa hakulomakkeet joudutaan hylkäämään. Tarkastamisen jälkeen, kun hakijan tiedot on todettu virheettömiksi ja täydellisiksi, hakulomakkeet numeroidaan opiskelijapalveluissa ja lähetetään Atk-keskukselle kirjattavaksi valintajärjestelmiin, VALLE:en ja HAREK:iin. Hakutietojen tallentamisen jälkeen hakijalle voidaan lähettää kutsu valintakokeisiin tai ilmoitus hyväksymisestä ilman valintakoetta. Jos hakija hyväksytään suoraan hakupapereiden perusteella, kirjataan tieto valinnasta HAREK:iin suoraan tiedekunnassa ja asiasta tiedotetaan luonnollisesti myös hakijaa. Prosessin lopuksi, tallentamisten jälkeen hakupaperit toimitetaan Atk-keskukselta takaisin opiskelijapalveluihin,

29 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 9 (13) 1.1 Opiskelupaikan hakeminen Muokattu: Versio 2.0 jossa niitä säilytetään opiskelijavalinta prosessin yli. Joissakin tiedekunnissa hakijan tulee vielä tämän jälkeen vahvistaa valintakokeeseen osallistumisensa Vastetiedot Opiskelupaikan hakeminen prosessi tuottaa tietoja hakijasta valintarekistereihin, VALLE:en ja HAREK:iin. Prosessi ei ole pullonkaula millekään muulle prosessille, sillä hakulomakkeiden palauttamiselle on tietty takaraja, jonka jälkeen niitä ei enää hyväksytä. Prosessin sisällä ongelmakohtana on mahdollinen virheellisten tai puutteellisten hakutietojen korjaaminen Mittarit - Nopeus - Virheettömyys 2.8. Ongelmat Yksittäisten tietojen lisäksi hakupapereista saattaa puuttua liitteenä vaadittavia todistuksia ja muita dokumentteja. Tämä aiheuttaa runsaasti lisätöitä tiedekunnissa ja opiskelijapalveluissa, sillä puuttuvia tietoja joudutaan hakemaan hakijalta sähköpostin, puhelimen ja kirjeiden avulla. Pullonkauloja on hakuvaiheessa useita, mutta niiden syyt ovat hakijoista riippuvaisia ja siksi niitä ei voi nykyisellään välttää Prosessin kehittäminen Opiskelupaikan hakemista ollaan kehittämässä elektroniseen muotoon. Sähköinen, internetin kautta tapahtuva haku vähentäisi huomattavasti hakulomakkeiden tietojen virheellisyyttä ja siitä seuraavaa töiden ruuhkautumista. Myös käsialan tulkitsemisesta aiheutuvat virheet vähenisivät. Sähköinen haku ei kuitenkaan poista hakupapereiden yhteydessä toimitettavien todistuksien ja

30 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 10 (13) 1.1 Opiskelupaikan hakeminen Muokattu: Versio 2.0 muiden dokumenttien lähettämistä. Tulevaisuudessa näiden dokumenttien karhuamisessa tulee olemaan sama työ, kuin nykyään. Todistusten kohdalla tietojenkäsittelyä voisi nopeuttaa ja helpottaa todistusten skannaaminen elektroniseen muotoon.

31 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 11 (13) 1.1 Opiskelupaikan hakeminen Muokattu: Versio ULKOMAALAISTEN OPISKELIJOIDEN HAKU Yliopistoon tulevia ulkomaalaisia opiskelijoita on kolmea pääryhmää. Näiden ryhmien hakuprosessit on kuvattu pääpiirteittäin ja vähemmän yksityiskohtaisella tasolla kuin perustutkinto-opiskelijan. Prosessit ovat mukana, koska hakuihin liittyvät kiinteästi niin Kansainväliset palvelut (Kv-palvelut), tiedekunta kuin laitoksetkin. Ulkomaalaisten hakuihin liittyy monesti vaadittavia tutkintoja, opinto-oikeuksia tai suoritettuja testejä (esim. kielitesti), joista saa tarkemmin tietoa Kv-palveluista. Näitä esivaatimuksia ei ole kuvattu kaavioissa, koska vaatimukset voivat vaihdella ja ne selviävät parhaiten juuri Kvpalveluista. Myös hakijan omalla yliopistolla voi olla vaatimuksia, jotka eivät johdu mitenkään kohdeyliopistosta eli tässä tapauksessa Jyväskylän yliopistosta Ulkomaalaisten vaihto-opiskelijoiden haku Vaihto-opiskeluun hakuja on useita ja niillä on eri ajankohtia. Tästä syystä niiden ajalliseen sijoittumiseen ei kiinnitetä huomiota, vaan kuvataan prosessi yleisesti erityistapauksiin/piirteisiin puuttumatta. 1) Vaihto-opiskelijaksi hakevan hankkii hakulomakkeen. Tämä tapahtuu käytännössä tulostamalla hakulomake Internetistä 2) Hakija täyttää lomakkeen ja palauttaa sen tarvittavine liitteineen Kv-palveluihin 3) Kv-palvelut toimittaa kopion hakemuksesta asianomaiselle laitokselle 4) Laitos käsittelee hakemuksen ja päättää hakijan hyväksymisestä vaihto-opiskelijaksi 5) Hakemus (ja päätös) palautetaan Kv-palveluihin, jonka jälkeen hakijalle lähetetään joko hylkäyskirje tai hyväksymiskirje sekä materiaalipaketti

32 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 12 (13) 1.1 Opiskelupaikan hakeminen Muokattu: Versio Ulkomaalaisten tutkinto-opiskelijoiden haku 1) Tutkinto-opiskelijaksi hakeva tulostaa hakelomakkeen Internetistä tai tilaa sen postitse Kv-palveluista 2) Hakija täyttää lomakkeen ja palauttaa sen tarvittavine liitteineen Kv-palveluihin 3) Kv-palveluissa tarkistetaan hakijan korkeakoulukelpoisuus ja tallennetaan hakijan tiedot HAREK:iin, jonka jälkeen hakemus toimitetaan tiedekuntiin käsiteltäväksi. 4) Tiedekunnassa opintoasiainpäällikkö pyytää laitokselta lausunnon hakemuksesta 5) Laitoksen lausunnon perusteella tiedekunnassa tehdään päätös opinto-oikeudesta 6) Hakemus päätöksineen palautetaan Kv-palveluihin, josta hakijalle lähetetään joko hylkäyskirje tai hyväksymiskirje (mukana vastaanottolomake ja materiaalipaketti) 7) Hakija palauttaa vastaanottamislomakkeen, joka Kv-palveluiden kautta lähetetään tiedekuntaan, jossa vastaanottaminen kirjataan HAREK:iin 3.3. Ulkomaalaisten vierailevien opiskelijoiden haku 1) Vierailevaksi opiskelijaksi hakeva tilaa oman hakumateriaalinsa suoraan Kv-palveluista 2) Hakulomakkeen saatuaan hakija postittaa hakemuksen, jonka liitteinä vaaditaan kielitodistus, opintorekisteriote ja opiskelusuunnitelma. 3) Hakemus liitteineen palautetaan Kv-palveluihin, joka toimittaa hakemuksen tiedekuntaan 4) Opintoasiainpäällikkö pyytää laitokselta lausunnon hakemuksesta 5) Laitos joko puoltaa hakemusta tai ei, jonka jälkeen tiedekunnassa tehdään lopullinen päätös opiskelijaksi hyväksymisestä. 6) Hakijalle toimitetaan joko hylkäyskirje tai hyväksymiskirje

33 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 13 (13) 1.1 Opiskelupaikan hakeminen Muokattu: Versio 2.0 LIITTEET: PROSESSIKAAVIOT Opiskelupaikan hakeminen (perustutkinto-opiskelija) Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vaihto-opiskelija) Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (tutkinto-opiskelija) Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vieraileva opiskelija)

34 1.1 Opiskelupaikan hakeminen (perustutkinto-opiskelija) v.2.0 Tiedekunta Hakija Hakulomakkeen hankkiminen Hakulomakkeen täyttäminen ja palauttaminen kirjaamoon/ opiskelijapalveluihin Hakulomakkeen toimittaminen opiskelijapalveluihin Hakulomakkeen tarkistaminen (hakulomakkeiden käsittelypiste fyysisesti opiskelijapalveluissa) Ilmoitus kirjeitse Ilmoitus hakijalle (tarvittaessa, riippuen tdk:sta): 1) Kutsu valintakokeeseen 2) Ilmoitus, ettei pääse valintakokeeseen 3) Ilmoitus hyväksymisestä ilman valintakoetta Suoraan papereilla valittavien kirjaaminen Kyllä HAREK Tarvitseeko valintakokeeseen osallistuminen varmistaa? Kyllä Vastausilmoitus valintakokeeseen osallistumisesta (Paikka ja ohjeet ilmoitettu hakijalle lähetetyssä kirjeessä) Ei Ei Valitaanko opiskelija suoraan papereilla? Lista opiskelijoiden esitiedoista Opiskelijapalvelut Hakulomakkeen ja hakuoppaan lähettäminen Hakulomake toimitetaan tiedekuntaan Hakulomakkeen numerointi Hakulomakkeiden toimittaminen Atkkeskukselle Hakulomakkeiden säilyttäminen opiskelijavalintaprosessin yli Atkkeskus HAREK VALLE Hakutietojen tallentaminen Hakulomakkeiden toimittaminen opiskelijapalveluihin Opiskelijavalinta

35 1.1.1 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vaihto-opiskelija) v.2.0 Ulkomaalainen hakija Hakulomakkeen hankkiminen Internetistä Hakulomakkeen täyttäminen ja palauttaminen Hylkäyskirje Ei Kyllä Hyväksymiskirje +materiaalipaketti Laitos KV-palvelut Kopio hakemuksesta laitokselle Ilmoitus hakijan hyväksymisestä vaihto-opiskelijaksi Hakemus palautetaan Kv-palveluihin Hyväksytty opiskelijaksi

36 1.1.2 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (tutkinto-opiskelija) v.2.0 Ulkomaalainen hakija Hakulomakkeen hankkiminen Hakulomakkeen täyttäminen ja palauttaminen Hylkäyskirje Hyväksymiskirje (+materiaalipaketti ja vastaanottolomake Laitos Tiedekunta KV-palvelut Hakulomakkeen lähettäminen Opintoasiainpäällikkö pyytää laitokselta lausunnon hakemuksesta Hakemus kirjataan HAREK Annettu lausunto palautetaan tiedekuntaan Tarkistetaan korkeakoulukelpoisuus Käsittely tiedekunnassa Päätös opintooikeuksista Ei Hyväksytty opiskelijaksi Kyllä Hakemus palautetaan Kv-palveluihin Vastaanottolomake lähetetään tiedekuntaan Vastaanottolomake kirjataan HAREK

37 1.1.3 Ulkomaalaisten opiskelijoiden haku (vieraileva opiskelija) v.2.0 Ulkomaalainen hakija Hakumateriaalin hankkiminen Hakulomakkeen täyttäminen. Hakulomakkeen, kielitodistuksen opintorekisteriotteen ja opiskelusuunnitelman palauttaminen Kv-palveluihin Hylkäyskirje Hyväksymiskirje Laitos Tiedekunta KV-palvelut Hakulomakkeen lähettäminen Lomakkeen lähettäminen tiedekuntaan Opintoasiainpäällikkö pyytää laitokselta lausunnon hakemuksesta Annettu lausunto palautetaan tiedekuntaan Lopullinen päätös Ei Hyväksytty opiskelijaksi? Kyllä

38 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 1 (10) 1.2 Opiskelijavalinta Muokattu: Versio 2.0 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 1.2 OPISKELIJAVALINTA Versio 2.0

39 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 2 (10) 1.2 Opiskelijavalinta Muokattu: Versio 2.0 Sisällysluettelo Versiohistoria 3 1. PROSESSIN PERUSTIEDOT 4 2. PROSESSIKUVAUS Yleistä prosessista Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin Omistaja Syötetiedot Prosessin eteneminen Vastetiedot Mittarit Ongelmat Prosessin kehittäminen 9 LIITE: PROSESSIKAAVIO 10

40 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 3 (10) 1.2 Opiskelijavalinta Muokattu: Versio 2.0 Versiohistoria versio pvm tekijä muutokset hyväksytty / tarkastettu Juha Toivanen Liisa Välijärvi Tarkennukset haastatteludokumenteista Liisa Välijärvi Korjauksia prosessin perustietoihin Laura Ihanainen Koko prosessikuvauksen muokkaaminen Liisa Välijärvi Korjauksia Simo Töllikkö Tarkennukset työpajan ja haastatteluiden pohjalta Kaari Lopullinen versio Kaari

41 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 4 (10) 1.2 Opiskelijavalinta Muokattu: Versio PROSESSIN PERUSTIEDOT Prosessin nimi: Prosessin tarkoitus: Prosessin omistaja: Alku: (syötteet, herätteet) Loppu: (tuote, palvelu) Asiakkaat: Asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset: Prosessin menestystekijät: Prosessin mittarit: Prosessin resurssit: (ihmiset, tietojärjestelmät, muut prosessit) Prosessin kehittämismenettely / akuutteja kehittämiskohteita: Opiskelijavalinta Valita opiskelijat opiskelupaikkoihin Tiedekunta ja laitokset Valintakriteerit ja koejärjestelyt valintakoetta varten Valintapäätöksestä on tiedotettu valituille opiskelijoille ja tiedot valintapäätöksestä on kirjattu HAREK:iin, VALLE:en ja JORE:en Opiskelupaikan hakija Valintaprosessi on virheetön ja oikeudenmukainen. Tulokset saadaan valmiiksi ajoissa. Toimiva hakuprosessi, onnistunut valintakoejärjestely, virheetön ja oikeudenmukainen tarkastusprosessi, virheetön valintaprosessi, tulokset saadaan seulottua ja käsiteltyä ajoissa. Aikatauluissa ja rajoituksissa pysyminen, tuloksien oikeellisuus ja luotettavuus, valituksien ja oikaisupyyntöjen määrä Laitos ja tiedekunta (valintakokeen tekijät, valvojat, tarkastajat, tulosten kirjaajat, opiskelijoiden valitsijat, valinnoista tiedottajat), Atk-keskus (tulospalvelu), HAREK (Valtakunnallinen hakijarekisteri) Koetuloksien syöttäminen suoraan opiskelijan tietoihin, jolloin kirjausvaihe jää pois ja säästetään aikaa ja virheitä. Valintapäätöksestä tiedottaminen tulisi olla vähemmän työlästä.

42 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 5 (10) 1.2 Opiskelijavalinta Muokattu: Versio PROSESSIKUVAUS 2.1. Yleistä prosessista Opiskelijavalintaprosessi sisältää ne vaiheet mitkä ovat valintakoetilaisuuden ja valintapäätöksestä tiedottamisen välillä. Valintaprosessin tarkoitus on selvittää ketkä opiskelijoista valitaan pääaineopiskelijoiksi kullekin laitokselle. Prosessi päättyy siihen, kun valintatuloksista tiedotetaan valituille itselleen. Valintaprosessin aikarajat ovat melko tarkkaan määritelty, koska yliopistojen julkistavat valintojen tulokset ennalta määrättyyn ajankohtaan mennessä (v.2004 päivä oli 23.7.). Tämä tarkoittaa luonnollisesti sitä, että kaikki valintaprosessiin kuuluvat tehtävät tulee hoitaa ennen tuota päivää. Käytettävissä olevaan aikaan vaikuttavat pääsykoepäivien ajankohdat, tarkastukseen käytettävissä olevat resurssit hakijamäärään nähden sekä tulospalvelun nopeus valittujen kirjaamisessa. Opiskelijavalinta voi tapahtua hyvin monella eri tavalla riippuen tiedekunnasta, laitoksesta ja jopa vuodesta. Joillakin laitoksilla haku on kaksivaiheinen, eli ensin tehdään esikarsintaa siitä kuka pääsee valintakokeeseen. Kaikkia erilaisia valintamahdollisuuksia ei ole voitu ottaa huomiin tässä prosessikuvauksessa, vaan kuvaus kattaa vain enemmistötapaukset Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin Opiskelijavalinta on toinen aliprosessi tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankkimisessa. Ennen opiskelijavalintaa on suoritettu opiskelupaikan hakeminen prosessi. Opiskelijavalinta prosessi koostuu seuraavista kokonaisuuksista: 1. Valintakriteerien luonti ja toimittaminen Atk-keskukselle

43 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 6 (10) 1.2 Opiskelijavalinta Muokattu: Versio Valintakoe 3. Tulospalvelu (valintakoetulosten laskeminen valintakriteerien perusteella) 4. Valintapäätös 5. Valintapäätösten tietojen kirjaaminen HAREK:iin 6. Valittujen tietojen siirtäminen JORE:en ja AMAN:iin 7. Valintapäätöksestä tiedottaminen valituille opiskelijoille Tätä prosessia seuraa opiskelupaikan vastaanottaminen prosessi, jossa kerätään opiskelupaikan vastaanottoilmoitukset ja ilmoitetaan tarvittaessa varasijoilla oleville mahdollisuudesta ottaa haettu paikka vastaan Omistaja Laitos vastaa tiedekunnan kanssa valintakokeen järjestämisestä, joten sen toiminta ja kehittämisen voidaan myös katsoa olevan em. tahojen vastuulla. Valintatulosten laskeminen hoidetaan Atk-keskuksella, samoin kuin valintapäätösten kirjaaminen, tietojen siirrot rekisterien välillä sekä käyttäjätunnusten luominen Syötetiedot Yliopiston kannalta prosessin lähtökohta on valintakriteerien laadinta tiedekunnissa ja laitoksilla. Valintakriteerit pitää olla selvillä, jotta valintakoetulokset voidaan laskea. Pääaineittain on valmisteltu pääsykoe, johon kaikki hakijat tai joissain tapauksissa esivalitut hakijat ovat oikeutettuja osallistumaan. Pakollinen lähtötilanne opiskelijavalinta prosessille on myös sitä edeltävän opiskelupaikan hankkiminen prosessin onnistunut päättyminen. Tämä etenkin siksi, että monissa tiedekunnissa tarvitaan tiedot valintakokeisiin osallistujista, ja luonnollisesti ilman tätä tietoa ei tämä prosessi voi alkaa.

44 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 7 (10) 1.2 Opiskelijavalinta Muokattu: Versio 2.0 Prosessissa tarvittavien tietojen pitää olla liitettävissä yksittäiseen opiskelijaan, jotta tiedetään ko. henkilön todelliset pääsykoepisteet, hyvityspisteet sekä kokonaispisteet ja näin varmistetaan valituksi tuleminen tai valitsematta jättäminen oikein perustein. Sisäänottomäärät ja pisterajat määräävät lopullisesti ketkä kaikki valitaan opiskelemaan Prosessin eteneminen Valintakriteerien laadinnan ja niiden VALLE:en tallentamisen jälkeen, laitokset ja/tai tiedekunnat voivat ryhtyä valmistelemaan valintakoejärjestelyitä. Yleensä laitos järjestää valintakokeen laatimisen, tilaisuuden pitämisen, tarkastamisen, valintakokeiden arkistoinnin ja valintakokeeseen ilmoittautumisten käsittelyn. Tiedot valintakokeisiin osallistuvista (jos sellaista tietoa tiedekuntakohtaisesti tarvitaan), tulee edellisestä opiskelupaikan hakeminen prosessista. Valintakokeeseen osallistuvat kaikki ne hakijat, jotka eivät ole tulleet valituiksi suoraan ylioppilastodistuksen perusteella ja ovat oikeutettuja osallistumaan valintakokeeseen. Valintakokeet tarkastetaan laitoksilla, jonka jälkeen tarkistetut valintakokeet pisteineen lähetetään Atk-keskukselle, tulospalveluun. Tulospalvelu on tärkeä osa opiskelijavalinta prosessia. Siellä käsitellään valintakoetulokset ja valintakriteerien perusteella saadaan tieto valituista opiskelijoista. Tulospalvelu saa tarvitsemansa tiedot valintakriteereistä ja VALLE:ssa olevista hakijoiden tiedoista. Tiedot valituista opiskelijoista lähetetään tulospalvelusta tiedekunnille, joka edelleen informoi laitoksia. Samaan aikaan, kun tiedekunnissa ja laitoksilla tehdään viralliset valintapäätökset tulospalvelun laskemien tulostietojen perusteella, kirjataan Atk-keskuksella tieto opiskelijoiden valinnasta HAREK:iin. Mahdolliset valitukset tai korjauspyynnöt käsitellään laitoksilla. Kun valintapäätös on tehty, tulospalvelussa tuotetaan VALLE:ssa olevien uusien valittujen opiskelijoiden tiedoista tiedosto. Tämä tiedosto ladataan JORE:en uudeksi valittujen

45 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 8 (10) 1.2 Opiskelijavalinta Muokattu: Versio 2.0 opiskelijoiden taulukoksi. Tämä taulukko sisältää uusien valittujen opiskelijoiden pohjatiedot. Satunnaisesti muualta ja muulloin, kuin päähauissa tulevien opiskelijoiden tiedot kirjataan opiskelijapalveluissa suoraan JORE:en. Atk-keskuksen käyttäjähallinto luo kaikille opiskelemaan valituille käyttäjätunnukset käyttäjähallinnon järjestelmään AMAN:iin. Käyttäjätunnukset luodaan AMAN:iin JORE:n uusien valittujen opiskelijoiden taulukon perusteella. Valintapäätöksen jälkeen tiedekunnat tai sen laitokset, yleensä amanuenssit, tiedottavat hakijoille valintapäätöksestä. Valintapäätöksen mukana lähetetään materiaalipaketti, jossa on opinto-oppaat ja ilmoittautumismateriaalit. Tämä paketti lähetetään opiskelijalle kotiin kesän aikana Vastetiedot Valintaprosessissa saadaan tieto Jyväskylän yliopistoon valintakokeen perusteella hyväksytyistä hakijoista. Hyväksytyt opiskelijat saavat tiedon hyväksymisestä. Kaikki opiskelemaan hyväksytyt eivät välttämättä ota opiskelupaikkaa vastaan tai ottavat paikan vastaan vasta myöhemmin. Lopulliset tiedot paikan vastaanottaneista saadaan vasta seuraavassa prosessissa opiskelupaikan vastaanottaminen. Opiskelijavalintaprosessin onnistunut läpivienti mahdollistaa opiskelupaikan vastaanottaminen prosessin alkamisen Mittarit - Aikatauluissa ja rajoituksissa pysyminen - Tuloksien oikeellisuus ja luotettavuus - Valituksien ja oikaisupyyntöjen määrä

46 2.8. Ongelmat PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 9 (10) 1.2 Opiskelijavalinta Muokattu: Versio 2.0 Tulospalvelussa on ongelmana tiedon formaattien sekavuus, eli tulospalveluun tuleva tieto ei ole standardimuodossa vaan laitoksilta tulevat valintakokeiden tulokset ovat monenlaisissa muodoissa. Valintapäätöksestä tiedottaminen on työlästä ja aikaa vievää melkein kaikissa tiedekunnissa tai laitoksilla. Tiedottaminen tapahtuu kuitenkin erilailla kaikissa tiedekunnissa, sillä joissakin sen hoitaa tiedekunta itse ja joissakin tiedottaminen on laitosten vastuulla. Tiedottamisen yhteydessä valitulle hakijalle postitetaan myös muuta materiaalia, joka on työlästä käsityön vuoksi ja vaatii tarkkuutta Prosessin kehittäminen Prosessin kehittäminen keskittyy luonnollisesti 2.8 kohdassa määriteltyjen ongelmien poistamiseen. Esim. valintapäätöksestä tiedottaminen tulisi olla vähemmän työlästä. Lisäksi koetulokset voitaisiin syöttää suoraan opiskelijan tietoihin, jolloin kirjausvaihe jäisi kokonaan pois. Samalla säästetään aikaa ja virheiden mahdollisuus olisi pienempi. Opiskelijapalveluiden näkökulmasta olisi tärkeää, että valittujen tiedot siirrettäisiin mahdollisimman nopeasti VALLE:sta JORE:en opiskelijan pohjatiedoiksi. Jos tietoja ei ole siirretty tarpeeksi aikaisin, ja opiskelijat ovat jo ilmoittautumassa yliopistoon, joudutaan opiskelijapalveluissa turhaan syöttämään kaikki opiskelijan tiedot JORE:en käsin.

47 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 10 (10) 1.2 Opiskelijavalinta Muokattu: Versio 2.0 LIITE: PROSESSIKAAVIO Opiskelijavalinta

48 1.2 Opiskelijavalinta v.2.0 Valintakoetulokset laskettu Hakija Valintakokeeseen osallistuminen Ilmoitus valintapäätöksestä Atk-keskus Laitos Tiedekunta Valintakriteerien laadinta Valintakriteerit Valintakoe VALLE Valintakokeiden tarkastaminen Valintakoetulosten laskeminen Valintakokeiden tulosten lähettäminen Atk-keskukseen Tulostietojen lähettäminen laitoksille ja tiedekuntiin Valintapäätös (dekaanin/ opintoasiainpäällikön allekirjoitus tulostietoihin) Valintapäätöksen kirjaaminen Listat päätöksistä tiedekunnille Vaihtoehto 1 Vaihtoehto 2 Valittujen tiedot VALLE:sta JORE:en Valintapäätöksestä tiedottaminen ja materiaalin toimittaminen Valintapäätöksestä tiedottaminen ja materiaalin toimittaminen Käyttäjähallinto luo valituille käyttäjätunnukset AMAN HAREK VALLE JORE Opiskelupaikan hakeminen Opiskelupaikan vastaanottaminen, osa 1

49 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 1 (12) 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen Muokattu: Versio 2.0 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 1.3 OPISKELUPAIKAN VASTAANOTTAMINEN Versio 2.0

50 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 2 (12) 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen Muokattu: Versio 2.0 Sisällysluettelo Versiohistoria 3 1. PROSESSIN PERUSTIEDOT 5 2. PROSESSIKUVAUS Yleistä prosessista Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin Omistaja Syötetiedot Prosessin eteneminen Vastetiedot Mittarit Ongelmat Prosessin kehittäminen 10 LIITTEET: PROSESSIKAAVIOT 12

51 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 3 (12) 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen Muokattu: Versio 2.0 Versiohistoria versio pvm tekijä Muutokset hyväksytty / tarkastettu Simo Töllikkö Alkuperäinen Laura Ihanainen Tarkennukset haastatteludokumenteista Liisa Välijärvi Korjauksia prosessin perustietoihin Laura Ihanainen Koko prosessikuvauksen muokkaaminen Laura Ihanainen Tarkennukset tarkentavista haastatteluista Liisa Välijärvi Tarkennukset: Jukka Hartikainen Liisa Välijärvi Korjauksia Simo Töllikkö Tarkennukset työpajan ja haastatteluiden pohjalta

52 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 4 (12) 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen Muokattu: Versio Kaari Liisa Välijärvi Tarkennuksia Lopullinen versio Kaari

53 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 5 (12) 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen Muokattu: Versio PROSESSIN PERUSTIEDOT Prosessin nimi: Prosessin tarkoitus: Prosessin omistaja: Opiskelupaikan vastaanottaminen Saada tiedot opiskelijoista, jotka ottavat opiskelupaikan vastaan Opiskelijapalvelut ja tiedekunnat Alku: (syötteet, herätteet) Hakija ilmoittaa tiedekunnalle ottavansa saamansa opiskelupaikan vastaan Loppu: (tuote, palvelu) Asiakkaat: Asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset: Prosessin menestystekijät: Prosessin mittarit: Opiskelijalla on opinto-oikeus, hänen tiedot ovat JORE:ssa ja HAREK:issa ja hän voi aloittaa opintonsa. Opiskelupaikan hakija Nopea tietojenkäsittely, jotta esimerkiksi opiskelijakortti saataisiin tilaukseen mahdollisimman nopeasti. Vastaanottoilmoitusten käsittelyn nopeus, rekistereihin vietävien tietojen virheettömyys Toiminnan nopeus ja ilmoittautumistietojen oikeellisuuden tarkistaminen ennen JORE:en siirtoa Prosessin resurssit: (ihmiset, tietojärjestelmät, muut prosessit) HAREK (Valtakunnallinen hakijarekisteri), VALLE (Jyväskylän yliopiston valintarekisteri), JORE (Jyväskylän yliopiston opiskelijatietorekisteri), opiskelijapalvelut, tiedekunta (osastosihteeri, opintoasiainpäällikkö, dekaani?), Atk-keskus Prosessin kehittämismenettely / akuutteja kehittämiskohteita: Virheellisten hakutietojen minimoiminen, esimerkiksi hakulomakkeen kehittämisen kautta.

54 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 6 (12) 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen Muokattu: Versio PROSESSIKUVAUS 2.1. Yleistä prosessista Opiskelupaikan vastaanottaminen prosessin tarkoituksena on saada tieto siitä, ketkä yliopistoon valituista hakijoista ottavat opiskelupaikan vastaan. Kun opiskelupaikan vastaanottaminen on varmistettu, voidaan yliopistolla tehdä kaikki tarvittavat toimet, että opiskelija voisi aloittaa opintonsa. Nämä toimet sisältävät kirjaston lainaajatunnuksen luomisen, opiskelijakortin tilaamisen, opiskelijakortin, opinto-oppaan ja kalenterin jakamisen, käyttäjätunnusten aktivoimisen sekä opiskelijatietojen päivittämisiä eri rekistereissä. Opiskelupaikka tulee ottaa vastaan viimeistään elokuun alussa ja viimeiset prosessiin kuuluvat tietojen siirrot tehdään syyskuussa. Näin ollen prosessi kestää reilun kuukauden. Osa opiskelupaikan vastaanottamistiedoista saadaan kuitenkin jo heinäkuussa, joten prosessi alkaa osittain jo silloin Vuorovaikutussuhteet muihin prosesseihin Opiskelupaikan vastaanottaminen on osa tutkintoon johtavan opinto-oikeuden hankkimista. Ennen opiskelupaikan vastaanottaminen prosessin alkamista on suoritettu opiskelupaikan hakeminen ja opiskelijavalinta prosessi. Opiskelupaikan vastaanottaminen koostuu seuraavista kokonaisuuksista: 1. Vastaanottoilmoituksen ja - lomakkeen palauttaminen tiedekuntaan Opiskelupaikan vastaanottava palauttaa seuraavat lomakkeet tiedekuntaan: a. Ilmoittautumislomake b. Maksukuitti

55 PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 7 (12) 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen Muokattu: Versio 2.0 c. Opiskelijakorttipohja Erikoistapaus: Lykkäystä hakeva ei toimita maksukuittia ja opiskelijakorttipohjaa vaan todistuksen lykkäyksen syystä. 2. Opiskelupaikan vastaanottamisen kirjaaminen HAREK:iin, heti tiedekunnassa. 3. Ilmoittautumistiedon kirjaaminen JORE:en opiskelijapalveluissa, kun vuosimaksu on maksettu 4. Erinäiset opiskelun aloittamiselle tärkeät tehtävät (opiskelijakorttien jakaminen jne.) Opiskelupaikan vastaanottaminen prosessin jälkeen alkaa opintojen suorittaminen prosessin aliprosessi HOPS:in laatiminen. AMAN on käyttöoikeuksien hallintajärjestelmä, jolla hallitaan Atk-keskuksen käyttöoikeuksia yliopiston mikroverkoissa ja sähköpostissa. JORE lähettää automaattisesti listan uusista opiskelijoista AMAN:iin Omistaja Prosessin keskeisimmät toimijat ovat tiedekunta ja opiskelijapalvelut Syötetiedot Opiskelupaikan vastaanottaminen prosessi alkaa, kun hakija ilmoittaa ottavansa hänelle myönnetyn opiskelupaikan vastaan. Hakija palauttaa täytetyn ilmoittautumislomakkeen yliopistolle. JORE:ssa on jo valmiina valittujen opiskelijoiden tiedot VALLE:sta saatujen tietojen pohjalta.

56 2.5. Prosessin eteneminen PROSESSIKUVAUSDOKUMENTTI 8 (12) 1.3 Opiskelupaikan vastaanottaminen Muokattu: Versio 2.0 Kesällä tapahtuvan päävalinnan osalta opiskelupaikan vastaanottaminen prosessi etenee seuraavasti. Kun tieto opiskelupaikan vastaanottamisesta saapuu tiedekuntaan, se kirjataan välittömästi HAREK:iin. Opiskelupaikan vastaanottanut palauttaa tiedekuntaan ilmoittautumislomakkeen, maksukuitin ja opiskelijakorttipohjan. Tiedekunnassa ilmoittautumisja vastaanottotiedot tarkastetaan ja mahdolliset virheet ja puutokset korjataan. Tämän jälkeen kirjataan opinto-oikeus ja maksutiedot, jonka jälkeen ne varmennetaan osastosihteerin allekirjoituksella. Varmennuksen jälkeen tiedekunta lähettää ilmoittautumislomakkeen, maksukuitin ja opiskelijakorttipohjan yhtenä pakettina opiskelijapalveluihin. Irrallaan lähetetty opiskelijakorttipohja lähetetään aina opiskelijapalveluihin. Opiskelijapalveluissa ilmoittautumistieto viedään JORE:en, ko. opiskelijan tietoihin, jolloin opiskelija siirtyy JORE:ssa oikeaksi opiskelijaksi. Opiskelijakorttipohja lähetetään ylioppilaskuntaan. Kun sitova opiskelupaikan vastaanottamisajankohta on mennyt, tiedekunnissa (ei kaikissa tiedekunnissa) hyväksytään virallisesti vastaanottaneiden opiskelijoiden lista, joka lähetetään opiskelijapalveluihin, jossa lista arkistoidaan. Muiden tiedekuntien kohdalla lista tulostetaan HAREK:ista. Lopuksi vastaanottaneiden opiskelijoiden hakupaperit toimitetaan takaisin tiedekuntaan arkistoitavaksi. Viimeistään kun sitova opiskelupaikan vastaanottamisajankohta on mennyt, JORE luo kirjaston toimittamien ohjeiden mukaisesti kaikille uusille opiskelijoille kirjaston lainaajatunnuksen, joka toimitetaan muiden opiskelijan perustietojen mukana sekä opiskelijakortteja tekevälle firmalle Antennaan että kirjaston tietokantoihin. Opiskelijoilta saadut opiskelijakorttipohjat toimitetaan ylioppilaskunnasta Antennaan. Kun valmiit opiskelijakortit saapuvat, ne tarroitetaan ylioppilaskunnassa. Lukukauden alussa järjestetään tilaisuus, jossa jaetaan kaikille uusille opiskelijoille sen kuluvan vuoden tarralla varustettu opiskelijakortti sekä kalenteri.