Tarjouspyynnöt ja asiakirjat Julkisen hankinnan menetelmät

Transkriptio

1 Liiketoimintaosaamisen klusteri Tietohallintojohtamisen EO Ylempi AMK Tarjouspyynnöt ja asiakirjat Julkisen hankinnan menetelmät Ilkka Meriläinen

2 Esittely Ilkka Meriläinen Johtaja Kiinteiden verkkojen liiketoiminnat, Ostotoiminta Suomen Erillisverkot Oy Hallituksen pj. Suomen Luontolahjat Oy Insinööri Mittaus ja säätötekniikka v.1983 Insinööri AMK Tietotekniikka v Tradenomi YAMK Yrittäminen ja Liiketoimintaosaaminen v Tietotekniikka/Ohjelmointi/Tietohallintokokemus 27 vuotta 2

3 Julkishallintojen hankintatoimi Laki julkisista hankinnoista (hankintalaki 348/2007) Valtioneuvoston asetus jlkisista hankinnoista (hankinta-asetus 614/2007) Ilmoitusmenettelyn sisältö Tilastotietojen kerääminen 3

4 Julkinen hankinta Julkisia hankintoja ovat tavaroiden ostaminen, palveluiden ostaminen, palvelujen käyttöoikeussopimukset, tavaroiden tai palveluiden vuokraaminen, osamaksulla ostaminen, leasing ja optiosopimukset sekä Rakennus- ja käyttöoikeusurakan toteuttaminen. Hankinnalla tarkoitetaan nimenomaan tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä taloudellista vastiketta vastaan. 4

5 Hankintayksikkö Valtion keskus-, alue- ja paikallishallinnon viranomaiset sekä valtion liikelaitokset Kunnat toimielimineen, Kuntayhtymät ja muut ylikunnalliset toimielimet, Evankelisluterilainen kirkko viranomaisineen sekä seurakunnat, Ortodoksinen kirkko seurakuntineen Julkisoikeudelliset laitokset. 5

6 Hankintayksikkö 2 Julkisoikeudellisilla laitoksilla tarkoitetaan oikeushenkilöä, joka on nimenomaisesti perustettu tyydyttämään sellaisia yleisen edun mukaisia tarpeita, joilla ei ole teollista tai kaupallista luonnetta ja jota rahoittaa pääasiallisesti muu hankintayksikkö, jonka johto on hankintayksikön valvonnan alainen tai jonka hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenistä yli puolet on hankintayksikön nimeämiä. Lisäksi mikä tahansa hankinnan tekijä on hankintayksikkö silloin, kun se on saanut hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet hankinnan arvosta edellä mainitulta hankintayksiköltä. 6

7 Kansalliset- ja EU -hankinnat EU-hankintoja ovat kaikki arvoltaan EU-kynnysarvon ylittävät tavarahankinnat ja rakennusurakat sekä liitteen A mukaiset ensisijaiset palveluhankinnat. Kansallisia hankintoja ovat arvoltaan kansalliset kynnysarvot ylittävät, mutta EU-kynnysarvot alittavat tavara- ja palveluhankinnat sekä rakennusurakat. Liitteen B mukaiset palveluhankinnat ovat kansallisia hankintoja aina kansallisen kynnysarvon ylittyessä, siis myös silloin, kun EU-kynnysarvo ylittyy. Kansallisille ja EU-hankinnoille on hankintalaissa omat menettelytapasäännökset. EU-hankintojen menettelytavat ovat yhteneväiset EU:n hankintadirektiivin mukaisten menettelyjen kanssa. Kansallisissa hankinnoissa sääntely on väljempää. 7

8 Lain soveltamisalan rajauksia Yhteishankintapisteet. Hansel, KL Kuntahankinnat In House hankinnat Hankintakohtaisia rajauksia Salassapidettävät hankinnat Puolustusvoimien sotilaalliset hankinnat Kansainvälisen sopimuksen perusteella tehdyt hankinnat Maan ja rakennusten vuokrasopimukset Työsopimukset Yhteisrahoituksella tehdyt tutkimus- ja kehityshankinnat jos hankinnasta hyötyy muutkin kuin ko. hankintayksikkö 8

9 Kynnysarvot EU kynnysarvot Tavara- tai palveluhankinnat ja suunnittelukilpailut - Valtion keskushallinto- viranomaiset Tavara- tai palveluhankinnat suunnittelukilpailut - muut viranomaiset Eur Rakennusurakat 5, Euroa Kansalliset kynnysarvot Tavarat ja tavanomaiset palvelut 30,000 Eur Sosiaali- ja terveyspalvelut 100,000 Eur Rakennusurakat 150,000 Eur 9

10 Hankintakokonaisuus Hankinta pitää olla selkeä kokonaisuus jolloin tarjouksia voidaan verrata Epäselvät määrittelyt voivat johtaa valitusmenettelyyn ja koko hanke viivästyy jopa vuosia Hankintaa ei saa pilkkoa poikkeuksellisella tavalla Julkisten hankintojen periaatteet kilpailutuksen välttämiseksi 10

11 Julkisten hankintojen periaatteet Syrjimättömyys Ehdokkaita ja tarjoajia on kohdeltava julkisissa hankinnoissa samalla tavalla riippumatta sellaisista tekijöistä, jotka eivät liity hankinnan toteuttamiseen. Tällaisia tekijöitä ovat erityisesti ehdokkaiden tai tarjoajien kansallisuus taikka sijoittautuminen johonkin jäsenvaltioon tai alueelle. Syrjimätön kohtelu edellyttää siten myös, että eri paikkakunnilta olevia ehdokkaita tai tarjoajia kohdellaan samalla tavoin kuin esimerkiksi oman kunnan yrityksiä. Syrjimättömyysperiaatteen on tulkittu tarkoittavan, että hankinnalle asetetut vaatimukset eivät saa olla paikallisia, tiettyä aluetta suosivia tai syrjiviä. Yhdenvertainen kohtelu, tasapuolisuus Tarjouspyyntöä ei saa laatia siten, että hankinnan kohteen määrittely asettaa tarjoajat epätasa-arvoiseen asemaan. Tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa tasapuolisuusvaatimus edellyttää, että asetetut vaatimukset koskevat samalla tavoin kaikkia tarjoajia. Toisiinsa rinnastettavia tapauksia ei saa kohdella eri tavoin eikä erilaisia tilanteita kohdella samalla tavoin, ellei tällainen kohtelu ole objektiivisesti perusteltua. 11

12 Julkisten hankintojen periaatteet Avoimuus Avoimuusperiaate perustuu yhteisön perustamissopimusta koskevaan oikeuskäytäntöön sekä kansallisesti myös yleisesti tunnustettuihin hallinnon avoimuutta koskeviin vaatimuksiin, joista on säädetty muun muassa hallintolaissa (434/2003) sekä laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Avoimuusperiaate edellyttää, että hankintamenettelyä koskevia tietoja ei salata, hankinnasta ilmoitetaan julkisesti, tarjouskilpailun ratkaisemisesta tiedotetaan tarjouskilpailuun osallistuneille ja, että hankintaa koskevat asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Avoimuusperiaatteesta johtuen tarjouspyyntö on saatettava avoimesti kaikkien halukkaiden saataville tai niille, jotka esimerkiksi rajoitetussa menettelyssä on valittu tarjousmenettelyyn. Avoimuusperiaatteen toteuttamista rajoittavat eräät salassapitotarpeet, jotka on yksilöity viranomaisten toiminnan julkisuutta koskevassa lainsäädännössä Suhteellisuus Suhteellisuusperiaate edellyttää, että hankintamenettelyn vaatimukset ovat oikeassa suhteessa tavoiteltavan päämäärän kanssa. Siten esimerkiksi tarjoajien soveltuvuusehtojen asettamisessa on huomioitava hankinnan luonne ja arvo. Samaten tarjouspyynnön sisältöön tai tarjousmenettelyn ehtoihin liittyvien vaatimusten tulee olla oikeassa suhteessa hankinnan laatuun nähden. Suhteellisuusperiaatteen on katsottu oikeuskäytännössä merkitsevän myös kohtuullisuuden vaatimusten huomioon ottamista. Suhteellisuusperiaatetta voidaan soveltaa myös silloin kun arvioidaan kilpailuttamisvelvoitetta ja kansallisia kynnysarvoja 12

13 EU Hankintojen ilmoitustyypit Julkisten hankintojen avoimuuden periaate edellyttää, että hankinnasta tiedotetaan avoimesti ja riittävän laajasti. Hankintayksikön velvollisuus on hyödyntää markkinoilla oleva kilpailu ja huolehtia siitä, että tieto hankinnan käynnistymisestä on ehdokkaiden ja tarjoajien saatavilla. Ennakkoilmoitus Jos hankintayksikkö haluaa käyttää hyväkseen mahdollisuutta lyhentää hankintalaissa säädettyjä tarjousaikoja, sen on julkaistava hankinnasta ennakkoilmoitus. Ennakkoilmoitus toimitettava julkaistavaksi vähintään 52 päivää ja enintään vuosi ennen hankintailmoituksen lähettämistä. Hankintailmoitus Jälki-ilmoitus Jälki-ilmoitus tulee tehdä 48 päivän kuluessa hanketta tai urakkaa koskeva hankintasopimus on allekirjoitettu tai hankinta keskeytetty. Ilmoitetaan HILMA:ssa 13

14 Hankinnasta ilmoittaminen Hilma Kansalliset ja EU tason ilmoitukset 14

15 Tietopyyntö Markkinoilta voidaan pyytää tietoa esimerkiksi soveltuvista ratkaisuista. Tietopyyntö tulee tehdä avoimesti Tietopyyntö ei ole sitova ja sillä saadaan selville hintataso ja erilaisia ratkaisumalleja varsinaista kilpailuttamista varten Voidaan kysyä esimerkiksi miten tai millä järjestelmällä teidän mielestä tämä ongelma tulisi ratkaista 15

16 Hankintamenettely Avoin menettely Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely Puitejärjestely Kilpailullinen neuvottelumenettely Odottaa asetusta vielä Sähköinen huutokauppa Dynaaminen hankintamenettely 16

17 Avoin menettely 1. Hankintailmoitus 2. Tarjouspyyntö kaikille, jotka pyytävät 3. Tajoukset 4. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 5. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu 17

18 Rajoitettu menettely 1. Hankintailmoitus 2. Ilmoittautumiset tarjouskilpailuun 3. Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkastaminen 4. Tarjouspyyntö toimitetaan soveltuville ehdokkaille 5. Tarjoukset 6. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu 18

19 Puitejärjestely Tietyn ajanjakson toistuvat hankinnat kilpailutetaan Avoin-, rajoitettu tai neuvottelumenettely Puitejärjestelyn enimmäispituus on tyypillisesti 4 vuotta Voi sisältää option jatkosta (esim. 2 vuotta) Yksi toimittaja - Hankinnat sovittujen ehtojen mukaisesti Useita toimittajia - Ilman kilpailutusta jos hankinnan ehdot on vahvistettu etukäteen - Jos kaikkia ehtoja ei ole vahvistettu hankinnat on kilpailutettava - minikilpailutus 19

20 Neuvottelumenettely Mahdollista, jos hankinnan luonne ei mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua Palveluhankinnoissa ja asiantuntija ja osaamispalveluissa jos tarjouspyyntöä tai tehtävänmäärittelyä ei voida laatia riittävän tarkasti Tarjouspyynnössä on saatu tarjouspyyntöä vastaamattomia tarjouksia 1. Hankintailmoitus - Vähintään kolme tarjoajaa 2. Tarjouspyyntö tai neuvottelukutsu - Valituille tarjoajille 3. Neuvottelut - Täsmennetään kohde, tarjouspyyntö ja tarjoukset 20

21 Neuvottelumenettely 2 Hankintayksiköllä on laaja valta Tasapuolisuusvaatimus Vaatii taitoa, jottei kukaan koe syrjintää Aiheuttaa käytännössä eniten valituksia Vaihtoehtoisia ratkaisuja voidaan selvittää yhdessä toimittajien kanssa Edellyttää valintaperusteeksi kokonaistaloudellista edullisuutta 21

22 Kilpailullinen neuvottelumenettely 1. Hankintailmoituksen julkaiseminen ja hankekuvaus 2. Osallistumishakemukset 3. Ehdokkaiden valinta 4. Neuvottelukutsu 5. Neuvottelut ratkaisujen karsiminen vaiheittain 6. Ratkaisumalli muotoutuu neuvottelujen kuluessa 7. Tarjouspyyntö kokonaistaloudellinen edullisuus 8. Parhaan tarjouksen valinta 22

23 Suorahankinta Ei ole saatu lainkaan ehdokkuushakemuksia, tarjouksia tai sopivia tarjouksia ellei hankinnan ennakkoehtoja olennaisesti muuteta Teknisistä, taiteellisista tai yksinoikeude suojaamiseen liittyvistä syistä vain tietty toimittaja voi olla mahdollinen Hankintayksikön tulee voida osoittaa nämä edellytykset toteen Äärimmäinen kiire Hankintayksiköstä riippumaton ennalta arvaamaton äärimmäinen kiire ja hankinnan tekeminen on välttämätöntä Hankinta tehdään vain tutkimusta, kokeilua tai tuotekehitystä varten yksittäiskappale tilaajalle Hankinta koskee raaka-ainemarkkinoita ja sieltä hankittavia tavaroita Tavarat hankitaan poikkeuksellisen edullisesti esim. toimintansa lopettavalta toimittajalta Suunnittelukilpailun perusteella tehty palveluhankinta Lisähankinta olemassa olevaan kokonaisuuteen tai järjestelmään Erityiset ehdot. Ei voida erottaa alkuperäisestä ilman huomattavaa haittaa Alle 50% alkuperäisen arvosta 23

24 Sähköinen huutokauppa Sähköisellä huutokaupalla tarkoitetaan toistuvaa menettelyä, jonka kuluessa uusia alennettuja hintoja tai tarjouksen sisältämiä tekijöitä koskevia uusia arvoja esitetään sähköisesti. Vaatii tietoteknisen sovelluksen ja perustuu sähköiseen arviointimenetelmään. Kilpailutuksen viimeinen vaihe. Soveltuu lähes kaikkiin hankintamenettelyihin. Hankinnan kohteen soveltuvuus sähköiseen huutokauppaan tarkastettava huolellisesti. 24

25 Sähköinen huutokauppa Hankintailmoitus Sähköinen huutokauppa Hankintapäätös Hankintasopimus Alustava tarjousten arviointi Hyväksytyille Tarjoajille Kutsu huutokauppaan Huutokauppa Uusia hintoja ja arvoja valintaperusteina Huutokaupan lopetus 25

26 Dynaaminen hankintajärjestelmä Dynaamisella hankintajärjestelmällä tarkoitetaan täysin sähköistä hankintamenettelyä tavanomaisille ja markkinoilla yleisesti saatavilla oleville hankinnoille. Kesto max. 4 vuotta. Avoin kaikille kelpoisuusehdot täyttäville tarjoajille, jotka jättävät hyväksyttävän alustavan tarjouksen. Dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä kilpailutetaan yksittäiset hankinnat. Tarjouspyyntöasiakirjat saatavana sähköisesti koko hankintajärjestelmän keston ajan. Käytettävä vain sähköisiä menentelmiä ja vaatii siksi tietoteknisen sovelluksen. 26

27 Dynaaminen hankintajärjestelmä EU hankinta Hankintailmoitus Alustava tarjous Alustava tarjous Alustava tarjous Dynaamiseen hankintajärjestelmään Hyväksyminen tai Hylkäys Lyhennetty hankintailmoitus Alustava tarjous Alustava tarjous Alustava tarjous Alustava Tarjousten Hyväksyminen tai hylkäys Pyydetään tarjoukset nyt ja aiemmin hyväksytyiltä Tarjousten jättö Tarjousten jättö Tarjousten valinta Hankintapäätös ja sopimus Jälkiilmoitus Tarjousten jättö 27

28 Dynaaminen hankintajärjestelmä Kansallinen hankinta Hankintailmoitus Alustava tarjous Alustava tarjous Alustava tarjous Dynaamiseen hankintajärjestelmään Hyväksyminen tai Hylkäys Pyydetään tarjoukset Nyt ja aiemmin hyväsytyiltä Tarjousten jättö Tarjousten jättö Tarjousten jättö Tarjousten valinta Hankintapäätös ja sopimus Jälkiilmoitus 28

29 Tarjoajan valintaperusteet Rajoitetussa ja neuvottelumenettelyssä valintaperusteet on kerrottava etukäteen Perusteet voivat liittyä tarjoajan taloudellisiin, teknisiin tai ammatillisiin vaatimuksiin Hankintailmoituksessa on ilmoitettava ehdokkaiden vähimmäismäärä ja tarvittaessa enimmäismäärä 29

30 Valintapäätös Tarjoustenavaustilaisuus, josta tehdään pöytäkirja Puutteelliset hakemukset Kelpoisuusehdot eivät täyty Myöhästyneet hakemukset Mikäli lisätietoja kysytään ->kysymykset ja vastaukset kaikille ehdokkaille Tarjousta ei saa jälkikäteen kukaan muuttaa Valinta ennakkoehtojen perusteella Hankintapäätös tiedoksi ehdokkaille 30

31 Pakolliset poissulkemisperusteet Eräisiin rikoksiin syyllistyneet tarjoajat Yrityksen johtohenkilö tai edustus-, päätös-, tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisterin perusteella saanut lainvoiman seuraavista tuomioista: Osallistuminen järjestäytyneen rikollisuuden toimintaan Lahjuksen ottaminen tai antaminen Veropetos tai avustuspetos Rahanpesu Kiskonnantapainen syrjintä Voidaan poiketa yleistä etua koskevasta pakottavasta syystä 31

32 Mahdolliset poissulkemisperusteet Yritys on konkurssissa Tarjoaja on saanut ammattia koskevan lainvoimaisen tuomion Tarjoaja on syyllistynyt ammattitoiminnassaan virheeseen, jonka hankintayksikkö voi näyttää toteen Tarjoaja on laiminlyönyt verojenmaksun Tarjoaja on antanut vääriä tietoja tai laiminlyönyt tietojen antamisen 32

33 Hyvä hankinnan kuvaus Mihin tuotetta tai palvelua tullaan käyttämään Sisältää riittävästi informaatiota tarjoajille Millaisia tuotteita tai palvelua odotetaan Minkä hintaista Minkä laatuista Sallii tuotteiden ja palvelujen arvioinnin tutkimuksin, testei tai kirjallisin dokumentein Muodostaa sopimuksen perustan Ei ylimäärittele vaatimuksia Vaatimukset objektiivisesti mitattavia ja tarkkoja Minimivaatimukset esim. takuu ellei täytä -> hylätään Jos tarjoaja voi osoittaa, että vaatimukset täyttyy esim. yleisen toimielimen todistuksen tai standardin avulla -> tarjousta ei saa hylätä sillä perusteella. 33

34 Hankinnan suunnittelu ja markkinakartoitus Hankintasuunnitelman laatiminen Ennakkoilmoitus varainhoitovuoden alussa(vapaaehtoinen) Avoin ja syrjimätön markkinakartoitus/julkaistu tietopyyntö tai ilmoitus tietopyynnöstä Hankinnan suunnittelu ja menettelytavan valinta 34

35 Hankintamenettely ja tarjoajien valinta Avoin menettely Hankintailmoitus Tarjouspyynnön lähettäminen tarjoajille Tarjouspyyntöön liittyvät lisäkysymykset tarjoajilta Lisäselvitysten antaminen tasapuolisesti Tarjousten jättöpäivä Mahdollisten myöhästyneiden tarjousten hylkääminen Tarjousten avaaminen ja kirjaaminen Rajoitettu menettely Hankintailmoitus Osallistumishakemukset Tarjoajien esivalinta Tarjoajien arviointi ja niiden hylkääminen, jotka ei täytä kriteerejä (Avoin menettely) Mahdollisten täsmennyspyyntöjen lähettäminen tarjoajille Mahdolliset täsmennykset tarjoajilta Tarjouspyyntöä vastaamattomien tarjousten hylkääminen Tarjousvertailun tekeminen ja perusteiden kirjaus Hankintapäätöksen tekeminen Hankintapäätöksen ja sen perusteiden lähettäminen tarjoajille EU kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintasopimuksen allekirjoitus aikaisintaan 21 päivää hankintapäätöksen tiedoksiannosta tarjoajille. (Katsotaan saapuneen perille 7 päivää postittamisesta) 35

36 Hankinnan aikataulun laatiminen Kansallinen hankinta avoin menettely 1. Hankinnan suunnittelu esim. 1kk 2. Julkaistaan hankintailmoitus 3. Tarjousaika 1 kk 4. Tarjousten täsmentäminen 1-2kk 5. Valituksien odotusaika 14 pv EU tasoinen hankinta rajoitettu menettely 1. Hankinnan suunnittelu esim. 1kk 2. Osallistumishakemusten jättöaika 30 pv 3. Tarjousaika 40 pv 4. Odotusaika 21 pv 5. Tiedoksiantoon 7 pv 36

37 Markkinaoikeudelle uusia välineitä hankintojen valvontaan Julkisten hankintojen valvonta muuttuu myös siten, että markkinaoikeus saa käyttöönsä uusia seuraamuksia: hankintasopimuksen tehottomuusseuraamuksen, seuraamusmaksun ja sopimuskauden lyhentämisen. Näitä sovelletaan vain vakavissa, EU-kynnysarvojen ylittävien hankintojen menettelysääntöjen rikkomuksissa kuten laittomissa suorahankinnoissa. Hankintasopimuksen tehottomuusseuraus voi koskea vain vielä täyttämättä olevia sopimusvelvoitteita. Hankintayksikölle voidaan myös määrätä valtiolle maksettava sakon kaltainen seuraamusmaksu tai sopimuskauden lyhentäminen. Hankintayksikkö voi myös tehdä hankintaoikaisun. Tällöin yksikkö voi peruuttaa päätöksen tai ratkaista asian uudelleen, jos aikaisempi päätös on todettu virheelliseksi. Toisin kuin nykyisin, päätöksen tekeminen ei edellytä kilpailun voittaneen yrittäjän suostumusta. Päätöstä ei kuitenkaan voida korjata hankintaoikaisuna, jos hankintasopimus on jo tehty. 37

38 EU hankintaa koskeva tarjouspyyntö Hankinnan kohteen määrittely Viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen Määräaika tarjousten tekemiselle Osoite, johon tarjoukset on toimitettava Kieli tai kielet, joilla tarjoukset on laadittava Tarjoajien soveltuvuusvaatimukset ja/tai luettelo asiakirjoista, jota on toimitettava todisteeksi soveltuvuudesta Tarjouksen valintaperusta Hinta tai kokonaistaloudellisuus Kokonaistaloudellista edullisuutta koskevat vertailuperusteet, niiden suhteellinen painotus tai kohtuullinen vaihteluväli. Tarjousten voimassaoloaika Tieto peritäänkö tarjouspyyntöasiakirjoista kulukorvausta Muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjousten tekemisessä 38

39 Tarjouspyynnön sisältö Avoimessa menettelyssä lähtökohtana on, että tarjouspyynnössä ilmoitetaan kaikki hankinnan kohteeseen ja toteuttamiseen liittyvät vaatimukset, tarjoajaan liittyvät vaatimukset sekä tarjouksen valintaperuste ja vertailuperusteet. Koska rajoitetussa menettelyssä tarjoajan soveltuvuusvaatimukset ilmoitetaan jo kehotettaessa ehdokkaita osallistumishakemusten jättämiseen ja niitä sovelletaan jo aiemmassa tarjousmenettelyn vaiheessa ei tarjouspyynnössä siten enää ole tarpeen ilmoittaa tarjoajan kelpoisuuteen ja valintaan liittyviä vaatimuksia. 39

40 Tarjouspyynnössä tai soveltuvin osin hankintailmoituksessa on oltava Hankinnan kohteen määrittely muun ohessa teknisin eritelmin esitettynä, sekä hankinnan kohteeseen liittyvät muut laatuvaatimukset Hankittavan tavaran, palvelun ja rakennustyön sisältö, laajuus ja laatu määriteltävä yksityiskohtaisesti. Hankinnan kohteen määrittely suoritetaan käyttäen teknisiä eritelmiä. Tekniset eritelmät on esitettävä hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Palvelujen osalta voidaan viitata myös soveltuviin standardeihin, joilla se voidaan määritellä. Tekniset eritelmät eivät kuitenkaan saa perusteettomasti rajoittaa kilpailua 40

41 Teknilliset eritelmät Viittaukset standardeihin Viittaukset suorituskykyyn ja toiminnallisiin ominaisuuksiin Viittaus osittain standardeihin ja osittain suorituskykyyn ja toiminnallisin ominaisuuksiin Viittaus ympäristömerkkien perusteisiin 41

42 Tarjouspyynnön sisältöä Viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen EU-hankinnassa on oltava viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen. Viittaus on hyvä laittaa myös kansallisen hankinnan tarjouspyyntöön. Määräaika tarjousten tekemiselle Kansalliset-, ja EU hankinnat Osoite, johon tarjoukset on toimitettava Kieli tai kielet, joilla tarjoukset on laadittava Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset sekä luettelo vaadittavista selvityksistä Tarjouspyynnön tai hankintailmoituksen on sisällettävä ehdokkaiden tai tarjoajien taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, teknistä kelpoisuutta ja ammatillista pätevyyttä koskevat ja muut vaatimukset sekä luettelo asiakirjoista, joita ehdokkaan tai tarjoajan on tätä varten toimitettava 42

43 Tarjouspyynnön sisältöä Tarjouksen valintaperuste ja vertailuperusteet Hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä on ilmoitettava tarjouksen valintaperuste eli käytetäänkö valinnassa halvinta hintaa vai kokonaistaloudellista edullisuutta. Riittävää ei ole, että arviointiperusteet käyvät esimerkiksi välillisesti tarjouspyynnössä esitetyistä vaatimuksista. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteiden asettaminen on hankintayksikön harkinnassa, eikä hankintayksikön harkintavaltaan voida puuttua ellei valintaperusteen tai vertailuperusteiden asettamisessa ole syyllistytty syrjintään Vertailuperusteiden on liityttävä hankinnan kohteeseen, oltava objektiivisia ja syrjimättömiä eivätkä ne saa antaa hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapautta. 43

44 Tarjouspyynnön sisältöä Vertailuperusteet EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa Käytettäessä kokonaistaloudellista edullisuutta on EUhankinnoissa ilmoitettava tarjouksen vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus tai kohtuullinen vaihteluväli. Painotus voidaan ilmoittaa muun muassa prosentteina tai suhteellisena osuutena toisesta perusteesta. Painotus voidaan ilmoitta myös suuruusluokkana tai vaihteluvälinä, johon kullekin perusteelle annetun arvon on sijoituttava. 44

45 Tarjouspyynnön sisältöä Vertailuperusteet kansallisissa hankinnoissa Kansallisessa hankinnassa pitää ilmoittaa tarjouksen valintaperuste sekä käytettäessä valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta vertailuperusteet ja niiden tärkeysjärjestys. Tarjoajien ja ehdokkaiden soveltuvuusehdot tulee lähtökohtaisesti erottaa hankinnan kohteeseen liittyvistä tarjousten vertailuperusteista Kansallisissa hankinnoissa voidaan erityistä asiantuntemusta, ammattitaitoa ja henkilökohtaista palvelusuoritusta tai rakennustyötä edellyttävissä hankinnoissa tarjousten valinnassa ottaa huomioon hankinnan toteuttamiseen liittyvä palveluntarjoamisesta tai rakennustyön suorittamisesta vastaavan henkilöstön kelpoisuuden vähimmäisvaatimukset ylittävä laadunhallintajärjestelmä, pätevyys, kokemus ja ammattitaito. Hankintayksiköllä on mahdollisuus antaa tarjousten arvioinnissa esimerkiksi lisäpisteitä vähimmäisvaatimukset ylittävästä ammattitaidosta, kuten lisätutkinnosta, jolla on merkitystä palvelun suorittamiselle. 45

46 Tarjouspyynnön sisältöä Tarjousten voimassaoloaika Tarjousten voimassaoloaikaa päätettäessä ottaa huomioon hankinnan kohde, laatu ja laajuus sekä miten paljon aikaa tarjousten käsittely arvioilta vaatii. Hankintamenettelyn tai tarjousten tekemisen kannalta muut olennaiset tiedot Tarjouspyynnössä ilmoitettavia tietoja voivat olla muun muassa tieto vaihtoehtoisten tarjousten esittämisen sallittavuudesta, osatarjousten sallittavuudesta sekä hankinnan vaihtoehtoisiin toteutustapoihin liittyvät vähimmäisvaatimukset, jos vaihtoehtoja halutaan sallia. 46

47 Tarjouspyynnön sisältöä Vaihtoehtoiset tarjoukset Jos hankintayksikön käyttää valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta se voi hyväksyä vaihtoehtoisia tarjouksia. Edellytyksenä on, että vaihtoehtoisten tarjousten esittäminen on hankintailmoituksessa ilmoitettu sallituksi. Edellytyksenä on lisäksi, että vaihtoehtoinen tarjous täyttää tarjouspyynnössä esitetyt, hankinnan kohteelta edellytetyt vähimmäisvaatimukset sekä vaatimukset vaihtoehtojen esittämiselle. 47

48 Tarjouspyynnön sisältöä Mikäli hankintayksikkö aikoo käyttää hankintasopimuksessa erityisehtoja, on myös tällaisista ilmoitettava etukäteen. Tarjouspyynnössä tulee lisäksi ilmoittaa myös sellaiset sopimusehdot, joilla on merkitystä tarjousten tekemisessä. Tällaiset ehdot voivat vaikuttaa esimerkiksi tarjouksen hintaan ja tarjoajien kiinnostukseen hankinnasta. 48

49 Tarjouspyynnön sisältöä Tarjousten tekemisen kannalta olennaisia tietoja voivat olla myös esimerkiksi vaatimukset: hintojen ilmoittamista vastatoimitusehdoista toimitusosoitteesta maksuehdoista takuuehdoista ylläpito- ja huoltopalveluista annettavasta koulutuksesta ohjekirjoista vakuuttamisesta käytettävistä pakkauksista immateriaalioikeuksista käytettävistä yleisistä sopimusehdoista (JYSE, VYSE jne.) Lisäksi olennaisia tietoja voivat olla myös hankintayksikön oma sopimusluonnos sekä tiedot hankintaprosessin kulusta tarjousten käsittelystä, asiakirjojen julkisuudesta, lisätietojen antamisesta, informaatiotilaisuuksista sekä turvallisuusseikoista. 49

50 Tarjousten käsittely Tarjousten käsittelyn tulee tapahtua suljettuna eikä tietoja käsittelyn vaiheista tai hankinnan päätösesityksen valmistelusta tule antaa ulkopuolisille ennen hankintapäätöksen tekoa. Tarjoukset avataan tarjouksien tekemiselle varatun määräajan umpeuduttua. Tarjoukset kirjataan pöytäkirjaan Todetaan ja hylätään myöhästyneet tarjoukset. Arvioidaan tai varmistetaan tarjoajan soveltuvuus. Varmistetaan tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus. Suoritetaan tarjouspyynnön mukaisten tarjousten keskinäinen vertailu. Todetaan tarjouskilpailun voittaja. 50

51 Hankintamenettelyn keskeyttäminen Hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Hankintamenettelyn keskeyttämiseen koskevaan ratkaisuun sovelletaan sovelletaan sitä mitä hankintalain 73 pykälässä säädetään. Kirjallinen päätös, joka pitää perustella Perustuu vakiintuneeseen oikeuskäytäntöön 51