1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 3 Lapin korkeakoulukirjaston toiminnan käynnistäminen

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA HALLITUS Kokous 09/09 ASIALISTA 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2 Ilmoitusasiat 3 Lapin korkeakoulukirjaston toiminnan käynnistäminen 4 Muut asiat

2 LAPIN YLIOPISTO PÖYTÄKIRJA Hallitus Tarja Särkkä tai Kokous 9/09 Paikka: Hotel Bear s Lodge kokoushuone Pohtimolampi Aika klo 9:00 Läsnä Jäsenet: Varajäsenet: +Mauri Ylä-Kotola (pj.) +Jukka Mäkelä (vpj.) -Paula Kankaanpää -Merja Kinnunen +Anneli Pohjola -Suvi Ronkainen -Terttu Utriainen +Heikki Huilaja +Raija Kivilahti +Teuvo Piitsalo -Tarja Orjasniemi +Henna Ahonen -Jussi Korpi -Mikko Heinikoski +Antti Määttä -Timo E.Korva -Markku Salomaa -Pentti Tieranta -Riitta Käyhkö 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus -Aini Linjakumpu -Timo Jokela -Soile Veijola -Rauno Halttunen -Petri Koikkalainen -Silja Nikula - Eija Valanne -Jyrki Paukku -Jouni Antero Metso +Harri Heikkilä +Liisa Ansala -Tomi Tuominen -Hannes Manninen -Johanna Ikäheimo -Outi Hyry-Honka -Markku Tarvainen Lapin yliopiston johtosäännön 33 :n 2 momentin mukaan kutsu hallintoelimen kokoukseen on lähetettävä viimeistään kolme arkipäivää ennen kokousta. Kokouskutsussa on mainittava käsiteltävät asiat. Saman johtosäännön 33 :n 4 momentin mukaan hallintoelin on päätösvaltainen, kun kokouksen puheenjohtajan lisäksi vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Esitys Päätös Todettaneen kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin. Pöytäkirjan vakuudeksi: Puheenjohtaja Mauri Ylä-Kotola Esittelijä Tarja Särkkä

3 LAPIN YLIOPISTO PÖYTÄKIRJA Hallitus Tarja Särkkä tai Kokous 9/09 Paikka: Hotel Bear s Lodge kokoushuone Pohtimolampi Aika klo 9:00 Läsnä Jäsenet: Varajäsenet: +Mauri Ylä-Kotola (pj.) +Jukka Mäkelä (vpj.) -Paula Kankaanpää -Merja Kinnunen +Anneli Pohjola -Suvi Ronkainen -Terttu Utriainen +Heikki Huilaja +Raija Kivilahti +Teuvo Piitsalo -Tarja Orjasniemi +Henna Ahonen -Jussi Korpi -Mikko Heinikoski +Antti Määttä -Timo E.Korva -Markku Salomaa -Aini Linjakumpu -Timo Jokela -Soile Veijola -Rauno Halttunen -Petri Koikkalainen -Silja Nikula - Eija Valanne -Jyrki Paukku -Jouni Antero Metso +Harri Heikkilä +Liisa Ansala -Tomi Tuominen -Hannes Manninen -Johanna Ikäheimo -Pentti Tieranta -Outi Hyry-Honka -Riitta Käyhkö -Markku Tarvainen 2 Ilmoitusasiat - Rehtorin katsaus - Muut ilmoitusasiat: - Hallintojohtaja Juhani Lillberg on irtisanoutunut alkaen tehtävästään siirtyäkseen eläkkeelle. - Opetusministeriö on pyytänyt lausuntoa luonnoksesta valtioneuvoston asetukseksi korkeakoulujen arviointineuvostosta. Lausuntopyyntö ja lausunto, liitteet 1 2. Esitys Päätös Todettaneen. Todettiin. Pöytäkirjan vakuudeksi: Puheenjohtaja Mauri Ylä-Kotola Esittelijä Tarja Särkkä

4 LAPIN YLIOPISTO PÖYTÄKIRJA Hallitus Tarja Särkkä tai Kokous 9/09 Paikka: Hotel Bear s Lodge kokoushuone Pohtimolampi Aika klo 9:00 Läsnä Jäsenet: Varajäsenet: +Mauri Ylä-Kotola (pj.) +Jukka Mäkelä (vpj.) -Paula Kankaanpää -Merja Kinnunen +Anneli Pohjola -Suvi Ronkainen -Terttu Utriainen +Heikki Huilaja +Raija Kivilahti +Teuvo Piitsalo -Tarja Orjasniemi +Henna Ahonen -Jussi Korpi -Mikko Heinikoski +Antti Määttä -Timo E.Korva -Markku Salomaa -Aini Linjakumpu -Timo Jokela -Soile Veijola -Rauno Halttunen -Petri Koikkalainen -Silja Nikula - Eija Valanne -Jyrki Paukku -Jouni Antero Metso +Harri Heikkilä +Liisa Ansala -Tomi Tuominen -Hannes Manninen -Johanna Ikäheimo -Pentti Tieranta -Outi Hyry-Honka -Riitta Käyhkö -Markku Tarvainen 3 Lapin korkeakoulukirjaston toiminnan käynnistäminen Lapin korkeakoulukonsernin johtoryhmä käynnisti vuonna 2008 korkeakoulujen yhteisen kirjaston toiminnan suunnittelun osana Lapin korkeakoulujen rakenteellisen kehittämisen toimeenpanoa. Kirjastoyhteistyötä on valmisteltu tarkoitusta varten asetettu laajapohjainen kirjastoalan asiantuntijaryhmä, jossa ovat olleet mukana Lapin yliopiston, Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun ja Rovaniemen ammattikorkeakoulun kirjastojen ja asiakkaiden edustajat. Valmistelu on edennyt aikataulun mukaisesti ja tavoitteena on, että Lapin korkeakoulukirjaston toiminta käynnistyy Kokouksessaan Lapin korkeakoulukonsernin strategiaryhmä päätti esittää korkeakoulujen päättäville elimille Lapin korkeakoulukirjastoa koskevan sopimusluonnoksen (liite 1) ja johtosääntöluonnoksen (liite 2) hyväksymistä. Opetusministeriön korkeakoulukirjastojen kehittämistyöryhmä esittää muistiossaan yliopisto- ja ammattikorkeakoulukirjastojen yhdistämistä siten, että kirjastoista luodaan tarpeeksi suuria yksiköitä, joilla on riittävät resurssit. Korkeakoulukirjastojen määrä supistuu näin puoleen. Esityksen taustalla on korkeakoulujen rakenteellinen kehittäminen tutkimuksen ja opetuksen laadun tehostamiseksi sekä tieto- ja viestintäympäristön muutos sähköiseen suuntaan. Tavoitteena on luoda kansainvälinen digitaalinen toimintaympäristö, jos-

5 sa kirjastopalvelut tuotetaan asiakaslähtöisesti verkostossa, jossa aktiivisia toimijoita ovat suomalaiset korkeakoulukirjastot ja niille keskitettyjä palveluita tuottavat Kansalliskirjasto sekä kansainväliset yhteistyökumppanit. Esitys Päätös Päätettäneen hyväksyä Lapin korkeakoulukirjaston sopimus ja johtosääntö liitteiden mukaisina. Esityksen mukaan. Pöytäkirjan vakuudeksi: Puheenjohtaja Mauri Ylä-Kotola Esittelijä Tarja Särkkä

6 S O P I M U S LAPIN KORKEAKOULUKIRJASTOSTA Lapin korkeakoulukonsernin strategiaryhmän hyväksymä versio ( ) Kemi-Tornion ammattikorkeakoulu, Lapin yliopisto ja Rovaniemen ammattikorkeakoulu sekä Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappia ja Rovaniemen koulutuskuntayhtymä (sopijapuolet) perustavat tällä sopimuksella toimintansa aloittavan yhteisen Lapin korkeakoulujen kirjasto- ja tietopalveluiden tuottamisesta vastaavan laitoksen. Laitoksen nimi Lapin korkeakoulukirjasto Tehtävä Lapin korkeakoulukirjaston tehtävänä on hankkia ja välittää Lapin korkeakoulujen tarvitsemat kirjasto- ja tietoaineistot, tuottaa kirjasto-ja tietopalvelut sekä erikseen tulosneuvotteluissa sovittavalla tavalla muita palveluja. Palvelujen tarjonta Kirjaston palvelut tarjotaan hajautetusti korkeakoulukampuksilla Kemi-Torniossa ja Rovaniemellä. Hallinto Kirjaston hallinnosta ja johtamisesta vastaavat johtokunta (päättävä elin) ja johtaja (operatiivinen johto). Johtokuntaan kuuluvat sopijapuolten (3), korkeakoulujen henkilöstön (3), kirjaston henkilöstön (1) ja opiskelijakuntien edustajat (1). Lisäksi johtokuntaan kuuluu sopijapuolten nimeämä puheenjohtaja. Ohjaus Korkeakoulujen johto käy vuosittain kirjaston johdon kanssa tulosneuvottelun, jossa sovitaan kirjaston tehtävistä, tulostavoitteista ja tarvittavista voimavaroista. Päätösvalta Johtokunta käyttää kirjaston päätösvaltaa tulosneuvottelussa saamiensa valtuuksien puitteissa ja johtaja johtokunnan määrittelemän tehtävän mukaisesti. 1

7 Henkilöstö Koko kirjastohenkilöstö kuuluu hallinnollisesti Lapin korkeakoulukirjastoon ja sen johdon alaisuuteen. Henkilöstö on palvelusuhteessa nykyiseen korkeakouluunsa. Uuden henkilöstön osalta palvelusuhde määritetään toimen perustamisen yhteydessä. Talous Korkeakoulukirjastolla on vuosittainen talousarvio, joka muodostuu sopijapuolten myöntämien määrärahojen kokonaismäärästä ja josta sovitaan vuosittaisessa tulosneuvottelussa (neuvottelussa). Korkeakoulujen keskinäiset rahoitusosuudet määräytyvät vuosina suhteellisina osuuksina vuosien toteutuneiden kustannusten perusteella. Tilivelvollisuus Kirjasto raportoi sopijapuolille puolivuosittain asetettujen tavoitteiden toteutumisesta ja myönnettyjen määrärahojen käytöstä. Sopijapuolet vahvistavat raportin saatuaan päätöksillään määrärahojen käytön ja antavat tarvittaessa toiminnasta palautteen. Tilat Kirjasto toimii osapuolten sille osoittamissa tiloissa vuosittain vahvistettavan tilaohjelman mukaisesti. Irtaimen omaisuuden hallinta Sopijapuolten kirjastoaineisto siirretään alkaen Lapin korkeakoulukirjaston hallintaan ja yhteiseen tietokantaan. Muu korkeakoulujen kirjastojen hallinnassa oleva irtain omaisuus siirtyy Lapin korkeakoulukirjaston hallintaan. Johtosääntö Lapin korkeakoulukirjaston toiminnasta määrätään tarkemmin sopijapuolten vahvistamassa johtosäännössä. Päiväys Allekirjoitukset 2

8 Lapin korkeakoulukirjaston johtosääntö Lapin korkeakoulukonsernin strategiaryhmän hyväksymä versio ( ) 1 Tehtävä Lapin korkeakoulukirjaston tehtävänä on tukea Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun, Lapin yliopiston ja Rovaniemen ammattikorkeakoulun opetusta, opiskelua, tutkimusta ja kehittämistoimintaa hankkimalla ja välittämällä kirjasto- ja tietoaineistot, tuottamalla kirjasto- ja tietopalvelut, antamalla tiedonhankinnan opetusta sekä tuottamalla erikseen tulosneuvotteluissa sovittavia muita kirjasto- ja informaatiopalveluja. Opetuksen, opiskelun ja tutkimuksen lisäksi kirjaston tehtävänä on palvella ympäröivää yhteiskuntaa. Kirjasto on avoinna kaikille ja se kehittää omaa toimintaansa sekä Lapin korkeakoulukonsernin että käyttäjien tarpeiden mukaan. 2 Kirjaston asema Kirjasto on Kemi-Tornion ammattikorkeakoulun, Lapin yliopiston ja Rovaniemen ammattikorkeakoulun yhteinen erillinen laitos. Kirjasto muodostuu seuraavista yksiköistä: - Kemi- Tornion ammattikorkeakoulun kirjasto, - Lapin yliopiston kirjasto, - Lapin yliopiston Arktisen keskuksen kirjasto, - Matkailun tutkimus- ja koulutusinstituutin kirjasto. - Rovaniemen ammattikorkeakoulun kirjasto, - Sopijapuolten xx.xx.2009 allekirjoittaman sopimuksen lisäksi kirjaston toimintaa säännellään tällä johtosäännöllä ja toimintasäännöllä sekä johtokunnan päätöksillä sisäisestä tehtävänjaosta ja siihen liittyvästä organisoitumisesta (Lapin korkeakoulukirjaston johtosääntö 5 ). 3 Hallinto Kirjaston hallinnosta vastaavat johtokunta ja korkeakoulukirjaston johtaja. Korkeakoulukirjastolla on johtokunnan nimeämä varajohtaja. Kirjastolla on johtoryhmä, johon kuuluvat kirjaston johtaja ja yksiköiden esimiehet. 4 Johtokunta Johtokuntaan kuuluu puheenjohtaja ja kahdeksan jäsentä, joista kullakin on henkilökohtainen varajäsen. Korkeakoulujen rehtorit yhdessä nimeävät puheenjohtajan ja kolme jäsentä sekä heille henkilökohtaiset varajäsenet. Korkeakoulut nimeävät yhden henkilökuntaa edustavan jäsenen kustakin korkeakoulusta ja heille henkilökohtaiset varajäsenet. Jäsenet ovat kirjaston käyttäjien edustajia. Kirjasto nimeää yhden henkilökuntaa edustavan jäsenen ja hänelle henkilökohtaisen varajäsenen. 1

9 Korkeakoulujen oppilaskunnat nimeävät opiskelijajäsenen sekä hänelle henkilökohtaisen varajäsenen. Johtokunnan toimikausi on kolme vuotta. Johtokunta ratkaisee asiat esittelystä. Johtokunnan esittelijänä toimii Lapin korkeakoulukirjaston johtaja. Johtokunta valitsee keskuudestaan johtokunnan varapuheenjohtajan. Johtokunta voi tarvittaessa kuulla asiantuntijoita ja päättää pysyvien asiantuntijoiden kutsumisesta. Johtokunta pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös, jos puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai jos kolme johtokunnan jäsentä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. Kokouskutsu on toimitettava joko sähköisesti tai kirjallisesti. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Kokous on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään puolet jäsenistä on paikalla. 5 Johtokunnan tehtävät: - valmistelee esityksen kirjaston strategisiksi linjauksiksi ja vastaa yksikön laadunvarmistuksesta, - tekee esityksen sopijapuolille Lapin korkeakoulukirjaston talousarvioksi ja toiminta- ja taloussuunnitelmaksi, - hyväksyy kirjaston toimintakertomuksen ja sopimuksen mukaiset määräaikaisraportoinnit, - päättää Lapin korkeakoulukirjaston sisäisestä tehtävänjaosta ja siihen liittyvästä organisoitumisesta, - päättää perusteista, joiden mukaan kirjasto- ja tietopalveluja annetaan ja päättää palveluista perittävistä korvauksista, - vastaa kirjaston sisäisestä valvonnasta, - valmistelee ja tekee esityksen sopijapuolille korkeakoulukirjaston palveluksessa olevan henkilöstön palvelussuhteiden yleisperusteista, - antaa kirjastolta pyydettyjä lausuntoja ja tekee aloitteita ja esityksiä, - valmistelee ja tekee esityksen sopijapuolille Lapin korkeakoulukirjastoa koskevista materiaali- ja hankintaohjeista, - vahvistaa kirjaston toimintasäännöt, - tekee esityksen rehtoreille korkeakoulukirjaston johtajasta ja yksiköiden esimiehistä, ja - tekee esityksen sopijapuolille kirjaston vakinaisen henkilöstön palkkaamisesta. Johtokunta voi siirtää toimivaltaansa kuuluvan asian tai asiakokonaisuuden johtajan ratkaistavaksi. Johtokunnan tehtäviin kuuluvat myös seuraavat henkilöstöasiat ellei muilla säännöillä toisin määrätä: - tekee esityksen asianomaiselle sopijapuolelle viran tai toimen perustamisesta tai lakkauttamisesta, - tekee tarvittaessa esityksen virkasuhteen muuttamisesta työsuhteeksi, - tekee esityksen asianomaiselle korkeakoululle virka- tai työsuhteen sisällön tai nimikkeen oleellisesta muutoksesta - tekee esityksen henkilöstön nimittämisestä tai ottamisesta määräaikaiseen virka- tai työsuhteeseen, 2

10 6 Lapin korkeakoulukirjaston johtajan tehtävät: - johtaa, valvoo ja kehittää kirjaston toimintaa sekä vastaa sen tuloksellisuudesta ja taloudesta johtokunnan antamien suuntaviivojen mukaisesti, - vastaa määrärahojen käyttämisestä käyttösuunnitelman mukaisesti johtokunnan päättämien perusteiden sekä tulossopimuksen mukaisesti, - toimii yksiköiden esimiesten esimiehenä, - laatii kirjaston toimintakertomuksen, - päättää henkilökunnan tehtävistä ja sijoittamisesta yksiköihin näiden esimiehiä lukuun ottamatta, - vastaa tiedottamisesta ja ulkoisista suhteista. Johtokunta voi yksittäistapauksissa ottaa johtajan päätösvaltaan kuuluvia asioita päätettäväkseen. Korkeakoulukirjaston johtaja voi edelleen delegoida päätösvaltaansa yksiköiden esimiehille. Korkeakoulukirjaston johtaja päättää ja vastaa kirjaston yksiköiden esimiesten ja korkeakoulukirjaston yksiköiden esimiehet vastaavasti alaistensa seuraavista henkilöstöasioista: 1. vuosiloman myöntäminen, 2. sellaisen virkavapauden ja työloman myöntäminen, johon henkilöllä on lainsäädännön, virka- tai työehtosopimuksen tai virkasäännön nojalla oikeus, 3. henkilöstökoulutukseen osallistuminen, 4. työmatkamääräykset, 5. oman auton käyttöoikeus, 6. lisä-, yli-, lauantai- tai sunnuntaityöhön määrääminen, 7. kehityskeskustelut. 7 Kirjaston yksikön esimiehen tehtävät: - vastaa yksikön toiminnan kehittämisestä ja tuloksellisuudesta, - vastaa yksikölle osoitettujen määrärahojen käytöstä, - vastaa yksikön työnjohdosta, - vastaa yhteistyöstä ja tiedonkulusta yksikön ja kirjaston muiden yksiköiden välillä, - vastaa yksikön tehtäväalueella tapahtuvasta toimintaympäristön muutosten seurannasta, - valmistelee toimenkuvan yhteistyössä toimenhaltijan kanssa, ja - päättää huomautuksen antamisesta - lisäksi esimies päättää edellisessä kohdassa ( 6) mainituista alaistensa henkilöstöasioista 8 Henkilöstöasiat Kirjaston työnantajana ovat Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappia, Lapin yliopisto ja Rovaniemen koulutuskuntayhtymä. Työnantajien edustajia ovat yliopiston rehtori ja ammattikorkeakoulujen rehtorit kukin oman henkilöstönsä osalta. 9 Henkilöstön kelpoisuusehdot Henkilöstöltä vaadittavasta kelpoisuudesta on voimassa, mitä niistä on erikseen säädetty tai tehtävää perustettaessa määrätty. Henkilöstöltä vaadittavasta kelpoisuudesta pidetään erillistä luetteloa. 3

11 10 Tämä johtosääntö tulee voimaan Jo ennen voimaantuloa voidaan ryhtyä sen täytäntöönpanon edellyttämiin toimiin. 4

12 LAPIN YLIOPISTO Hallitus PÖYTÄKIRJA Kokous 9/09 Paikka: Hotel Bear s Lodge kokoushuone Pohtimolampi Aika klo 9:00 Läsnä Jäsenet: Varajäsenet: +Mauri Ylä-Kotola (pj.) +Jukka Mäkelä (vpj.) -Paula Kankaanpää -Merja Kinnunen +Anneli Pohjola -Suvi Ronkainen -Terttu Utriainen +Heikki Huilaja +Raija Kivilahti +Teuvo Piitsalo -Tarja Orjasniemi +Henna Ahonen -Jussi Korpi -Mikko Heinikoski +Antti Määttä -Timo E.Korva -Markku Salomaa -Pentti Tieranta -Riitta Käyhkö -Aini Linjakumpu -Timo Jokela -Soile Veijola -Rauno Halttunen -Petri Koikkalainen -Silja Nikula - Eija Valanne -Jyrki Paukku -Jouni Antero Metso +Harri Heikkilä +Liisa Ansala -Tomi Tuominen -Hannes Manninen -Johanna Ikäheimo -Outi Hyry-Honka -Markku Tarvainen 4 Muut asiat Lapin yliopiston johtosäännön 33 :n 2 momentin mukaan kiireellisessä tapauksessa hallintoelin voi läsnä olevien jäsenten yksimielisellä päätöksellä ottaa käsiteltäväkseen asian, jota ei ole kokouskutsussa mainittu. Muita asioita ei ollut.