Raportti 1 (26) VM/121/ / JULKINEN. JulkICT Jukka Uusitalo / KPMG Oy Ab. Yhteisten tietomäärittelyjen hallinnan esiselvitys

Transkriptio

1 Raportti 1 (26) VM/121/ / JULKINEN JulkICT Jukka Uusitalo / KPMG Oy Ab Yhteisten tietomäärittelyjen hallinnan esiselvitys Tämä dokumentti on Yhteisen tiedon hallintamallin esiselvitys toimeksiannon loppuraportti. Esiselvitystyössä selvitettiin tietomäärittelyjen (mm. sanastot, termipankit, ontologiat, koodistot, tietomallit) hallinnan nykytilaa valituissa kuudessa organisaatioissa. Suoritettujen haastattelujen, valtiovarainministeriön kesäkuussa 2013 julkaiseman Julkisen hallinnon metatietopalvelun esiselvityksen sekä JulkICT Labissa vuonna 2015 käynnistyneessä pilottiprojektissa kehitetyn Semanttisen yhteentoimivuuden viitekehyksen ja siihen sisältyvän Yhteentoimivuuden välineistön pohjalta muodostettiin tässä raportissa esitetty viitekehys julkisen hallinnon yhteisten tietomäärittelyjen hallintaan. Viitekehys sisältää julkisen hallinnon yhteisten tietomäärittelyjen elementit, niiden ylläpitoon tarvittavat välineet ja tietojärjestelmät, yhteisten tietomäärittelyjen hallintaorganisaation prosessit sekä niiden tuottamat palvelut tietomäärittelyjä ylläpitäville ja hyödyntäville asiakasorganisaatioille. Laadittu viitekehys toimii kokoavana yleiskuvauksena ja pohjana viitekehykseen sisältyvien yksittäisten rakenneosien tarkemmalle suunnittelulle. Raportissa myös otetaan kantaa esitetyn viitekehyksen mukaisen kokonaisuuden organisointiin ja vastuisiin. Keskeistä on, että on oltava yksi päävastuullinen organisaatio, joka toimii yhteisten tietomäärittelyjen kokonaisuuden ohjauksen, kehittämisen ja koordinoinnin vastuutahona. Yhteisten tietoelementtien palvelukokonaisuus on rakennettava osa-alueittain, mutta ei kuitenkaan irrallisina palveluina. Kokonaisuudesta on oltava tavoitetilan suunnitelma, jota toteutetaan koordinoidusti ja hallitusti pala kerrallaan, siten että lopputuloksesta muodostuu toimiva kokonaisuus. Tavoitetilan suunnitelma pohjautuu tässä raportissa esitettyyn viitekehykseen. Tämä esiselvitys tuottaa osaltaan lähtökohtia Sipilän hallituksen kärkihankkeen Digitalisoidaan julkiset palvelut toteutuksen perustaksi tarvittavan yhteentoimivuuden infrastruktuurin ja välineistön toteuttamiselle. Valtiovarainministeriö Snellmaninkatu 1 A, Helsinki PL 28, Valtioneuvosto Puh (Vaihde) Faksi valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus

2 2 (26) Sisältö 1 JOHDANTO Sipilän hallituksen kärkihanke Digitalisoidaan julkiset palvelut Selvityksen kohde Haastatellut organisaatiot Työn suoritus Selvityksen lopputulokset 4 2 NYKYTILA HAASTATELLUISSA ORGANISAATIOISSA Toimintatapa ja laajuus Nykytilan vahvuuksia Nykytilan haasteita Tietomääritysten hallinta eräässä organisaatiossa 6 3 VIITEKEHYS Viitekehyksen rakenne ja sisältö Yhteisten tietomäärittelyjen elementit Tietojärjestelmäpalvelut Välineet ja tietojärjestelmät Asiakas- ja verkostopalvelut Prosessit Yhteisten tietomäärittelyjen hallinnan prosessit Yhteisten tietomäärittelyjen ylläpidon prosessit Yhteisten tietomäärittelyjen hyödyntämistä tukevat prosessit Yhteisen ydintiedon hallinnan prosessit Organisointi ja vastuut Kokonaisuuden hallinta Toimijoiden vastuut Yhteiseen työhön osallistuva organisaatio Verkostot 17 4 VIITEKEHYKSEN MUKAISEN RATKAISUN RAKENTAMISESSA HUOMIOITAVIA SEIKKOJA Yhteinen ymmärrys tietomäärittelyjen elementeistä Yleistämisen mekanismin kuvaaminen Välineet ja tietojärjestelmät Kokonaisuuden rakentaminen osissa Muita huomioitavia seikkoja 19 5 LIITE 1: TAUSTAA SELVITYKSELLE Julkisen hallinnon yhteisen metatietopalvelun esiselvitys Yhteentoimivuusmenetelmä / JulkICT Lab 21 6 LIITE 2: HAASTATTELUKYSYMYKSET 24 7 LIITE 3: TYÖKOKOUSTEN OSALLISTUJAT 26

3 3 (26) 1 Johdanto 1.1 Sipilän hallituksen kärkihanke Digitalisoidaan julkiset palvelut 1.2 Selvityksen kohde 1.3 Haastatellut organisaatiot Sipilän hallitusohjelmassa vuoden 2025 tavoitteissa mainitaan mm. että Suomi on ottanut tuottavuusloikan julkisissa palveluissa ja yksityisellä sektorilla tarttumalla digitalisaation mahdollisuuksiin. Tätä toteutetaan hallituksen kärkihankkeessa Digitalisoidaan julkiset palvelut, jonka tavoitteena on, että julkiset palvelut rakennetaan käyttäjälähtöisiksi ja ensisijaisesti digitaalisiksi toimintatapoja uudistamalla. Em. kärkihankkeen yhtenä toimenpiteenä mainitaan, että tietoa kysytään vain kerran ja hyödynnetään monipuolisesti ja että vahvistetaan kansalaisen oikeutta omiin tietoihin ja viranomaisen mahdollisuuksia käyttää tietoa. Kyseistä toimenpidettä tarkennetaan mm. seuraavasti: Luodaan yhden luukun palvelumalli keskeisien tietovarantojen asiakaslähtöiseen hyödyntämiseen. Palvelumallin tueksi rakennetaan uusia kansallista palveluarkkitehtuuria käyttäviä avoimia rajapintoja. Toteutetaan julkisen hallinnon ydintiedon hallintaratkaisu ja lisätään avoimen tiedon jakelua. Tämä esiselvitys tuottaa osaltaan lähtökohtia yhden luukun palvelumallissa tarvittavan yhteentoimivuuden infrastruktuurin ja välineiden toteuttamiselle. Esiselvitystyössä selvitettiin tietomäärittelyjen (mm. sanastot, termipankit, ontologiat, koodistot, tietomallit) hallinnan nykytilaa valituissa kuudessa organisaatioissa sekä tarkasteltiin, miten erilaisista hallintamalleista voisi mahdollisesti yhdistää yhteisen kansallisen tavan toimia yhteisten tietomäärittelyjen hallinnassa. Tavoitteena oli laatia karkean tason kokonaiskuvauksena toimiva viitekehys julkisen hallinnon yhteisistä tietomäärittelyjen elementeistä ja niiden hallinnasta. Esiselvityksessä tarkasteltiin yhteisiä tietomäärittelyitä ja niiden hallintaa. Esiselvityksessä ei tarkasteltu tiedon hallintaa yleisesti. Nykytilannetta kartoitettiin kuudessa organisaatiossa, joiden kunkin kanssa järjestettiin yksi kahden tunnin haastattelutilaisuus. Valtiovarainministeriö nimesi haastateltaviksi organisaatioksi seuraavat: Espoon kaupunki - haastateltu henkilö Marko Kukkonen, erityisasiantuntija Kansaneläkelaitos - Johanna af Heurlin, tietoarkkitehtuurista vastaava suunnittelija Liikennevirasto - Tomi Mykkänen, tietoarkkitehti Terveyden ja hyvinvoinnin laitos - Jarmo Kärki, Tietorakenteet-yksikön päällikkö Tilastokeskus - Saija Ylönen, kehittämispäällikkö; Markku Huttunen, kehittämispäällikkö; Riitta Piela, pääarkkitehti; Daniel Davis, IT-sovellusarkkitehti; Jari Nieminen, kehittämispäällikkö

4 4 (26) Valtioneuvoston kanslia - Anne Niemi, neuvotteleva virkamies, tiedonhallintayksikön päällikkö Haastatteluissa käsiteltiin seuraavia aihealueita: - organisaatiossa käytössä olevat yhteisten tietomäärittelyjen elementit - yhteentoimivuuden alueet, joilla yhteisiä tietomäärittelyjä hyödynnetään - tietomäärittelyjen hallintaan käytettävät välineet - monikielisyys - yhteisten tietomäärittelyjen hallinta - yhteisten tietomäärittelyjen julkaiseminen - yhteistyö ja sen mahdollisuudet muiden tahojen kanssa - kansallinen koodistopalvelu Haastattelukysymykset ovat liitteenä 2. Haastatteluista on laadittu yksityiskohtaiset haastattelumuistiot, jotka on toimitettu valtiovarainministeriölle. 1.4 Työn suoritus 1.5 Selvityksen lopputulokset 2 Nykytila haastatelluissa organisaatioissa Työ suoritettiin seuraavasti: - Työn aloituskokous valtiovarainministeriön johdolla ( ) - Tutustuminen yhteentoimivuusmenetelmän ja -välineiden nykytilanteeseen - Haastattelukysymysten laatiminen - Työpaja (1) toimeksiantajan kanssa: haastattelukysymysten tarkastelu - Kohdeorganisaatioiden haastattelut (huhtikuu 2016) - Yhteenvedon laatiminen organisaatioiden nykyisistä käytännöistä - Työpaja (2) toimeksiantajan kanssa: organisaatioiden nykyisten käytäntöjen tarkastelu - Yhteisten tietomäärittelyjen hallinnan viitekehyksen laatiminen - Työpaja (3) toimeksiantajan kanssa: laaditun viitekehyksen tarkastelu - Viitekehyksen viimeistely - Esiselvitysraportin laatiminen (kesäkuu 2016) Esiselvityksen suoritti valtiovarainministeriön toimeksiannosta Jukka Uusitalo KPMG Oy Ab:sta. Työkokousten osallistujat on lueteltu liitteessä 3. Esiselvityksen lopputuloksena syntyi tämä raportti ja siinä kuvattu viitekehys julkisen hallinnon yhteisten tietomäärittelyjen hallintaan. Laadittu viitekehys toimii kokoavana yleiskuvauksena ja pohjana viitekehykseen sisältyvien yksittäisten rakenneosien tarkemmalle suunnittelulle. Kokonaisuuteen sisältyviä, jo olemassa olevia rakenneosia on mainittu nimeltä, mutta muuten ei tässä selvityksessä oteta kantaa rakenneosien toteutukseen. Raportti sisältää myös yhteenvedon nykyisistä tietomäärittelyjen hallintatavoista ja laajuudesta valituissa organisaatioissa sekä arvion nykytilan vahvuuksista ja haasteista. Osoittautui, että haastatelluissa organisaatioissa tietomäärittelyjen hallinnan laajuus ja käytännöt olivat keskenään melko vaihtelevat.

5 5 (26) 2.1 Toimintatapa ja laajuus 2.2 Nykytilan vahvuuksia Seuraavissa kappaleissa on yhteenvetoa tietomäärittelyjen hallinnan toimintatavoista ja laajuudesta sekä nykytilan vahvuuksista ja haasteista haastatelluissa organisaatioissa. Sen jälkeen on kuvaus tietomäärittelyjen hallinnan käytännöistä ja organisoinnista eräässä haastatellussa organisaatiossa, jossa se kokonaisuutena oli pidemmällä kuin muissa. Sanastoja, koodituksia/luokituksia ja metatietoja käyttävät kaikki haastatellut organisaatiot. Sanastot käsitetään usein kokoelmaksi sanoja/termejä ja niiden selityksiä. Käsitemallinnus ja sen jatkeena tietomallinnus ovat yleisesti käytössä. Ontologian mainitsee kolme organisaatiota. Kyse oli kuitenkin enemmän kolmen erikoisalan ontologian julkaisemisesta muiden käyttöön, kuin ontologioiden hyödyntämisestä organisaation omassa yhteentoimivuuden toteuttamisessa. Yhteisten tietomäärittelyjen elementit ovat useimmiten organisaation sisäisiä. Yhteisiä elementtejä on lisäksi toimialalla (kuten Sote). Myös kansainvälisiä (mm. EU-tason) elementtejä, kuten koodistoja, luokituksia ja termipankkeja, hyödynnetään ja noudatetaan osassa organisaatioista. Yleisin tietomäärittelyjen hyödyntämisalue on sovellusten välinen tietojen vaihto ja integrointi. Tällöin on usein kysymys tiettyyn yksittäiseen tarpeeseen määritellystä rajapinnasta ja sen tietorakenteesta. Sanastojen automaattinen ohjelmallinen hyödyntäminen on vähäistä. Tietomäärittelyjä tehdään suunnitelmallisesti, mutta erityyppisten tietoelementtien muodostaman koko ketjun hallinta alusta loppuun on harvinaista (sanastot käsitemallit luokitukset ja koodistot tietomallit tarkemmat tietokuvaukset). Usein tietomäärittelyt tehdään projektikohtaisesti, esim. sanastot, käsitemallit tai tietomallit. Tietomäärittelyjen hallinnan vastuut ovat useimmiten hajanaisia ja osittaisia. Eri sisältömäärittelyistä muodostuvaa kokonaisuutta ei yleensä hallita. Mitään erityisesti mainittavia dokumentointikäytäntöjä ei ole. Nykyisten käytäntöjen todetaan olevan hajanaisia. Tietomäärittelyjä, lähinnä tietomalleja ja metatietoja, käytetään laadunvarmistukseen saapuvan ja lähtevän tiedon sisällön rakenteen tarkistamisessa. Ulkopuolisen toimittajan käyttö tietomäärittelyjen hallinnassa ei ole kovin merkittävää. Haastatellut organisaatiot ovat halukkaita yhteistyöhön. Nykyisen yhteistyön kerrotaan sujuvan hyvin. Yhteiseen tietomäärittelyjen palvelukokonaisuuteen suhtaudutaan myönteisesti, samoin kansalliseen koodistopalveluun.

6 6 (26) Haastatelluista organisaatioista moni mainitsee mieluummin käyttävänsä yhteisiä elementtejä ja välineitä, kuin rakentavansa niitä itse. Organisaatioissa nähdään, että yhteisiä ja yleisiä ylätason tietomäärittelyjä voidaan tehdä. Samalla kuitenkin ollaan usein sitä mieltä, että oman ydintoiminnan käsitteitä ja tietomäärittelyjä ei voida yleistää. 2.3 Nykytilan haasteita Organisaatioiden kesken on erilaisia käsityksiä siitä, mitä eri tietoelementeillä tarkoitetaan (esim. koodisto ja luokitus). Käsitykset tietoelementeistä vaihtelevat myös organisaatioiden sisällä (esim. käsitemalli). Tietomäärittelyyn käytettävissä olevat resurssit koetaan usein riittämättömiksi. Erityisesti julkisen hallinnon organisaatioiden väliseen yhteiseen tekemiseen ei työpanosta aina kyetä kohdentamaan. Tietomäärittelyjen muodostaman kokonaisuuden hallinta on useimmilla organisaatioilla hajanaista. 2.4 Tietomääritysten hallinta eräässä organisaatiossa Yhdessä haastatelluista organisaatiosta yhteisten tietomäärittelyjen hallinnan organisointi ja vastuutus oli kokonaisuutena pidemmällä kuin muissa. Tuossa organisaatiossa tehdään järjestelmällistä kokonaisarkkitehtuurityötä. Yksi osa kokonaisarkkitehtuuriorganisaatiota on tietoarkkitehtuuriryhmä, joka katselmoi käsitemallit, tietomallit ja koodistot sekä vastaa siitä että, määrittelyt ovat linjassa esim. sanaston kanssa. Kun ryhmä on hyväksynyt kuvaukset, ne viedään välineisiin ja ovat kaikkien hyödynnettävissä organisaation sisällä. Sanasto on keskitetty ja sanaston hallinnalle on määritelty vastuuhenkilö. Koodistoille ja tarkemman tason tietokuvauksille määritellään aina omistaja. Kaikki koodistoihin tehtävät päivitykset on hyväksytettävä tietoarkkitehtuuriryhmällä. Tämä on jatkuva prosessi. Tietoarkkitehtuuriryhmä katselmoi kaikki käsitemallit, joita projekteissa tehdään. Käsitemallinnus ja tietojen kuvaaminen on osa systeemityömenetelmää. Projekti ei voi edetä, jos käsitemallia ei ole hyväksytty. Tietokuvaukset hallitaan keskitetysti. Käsitemalleista tehdyt kuvaukset tallennetaan tietohakemistovälineeseen. Myös tähän on prosessi. Organisaation termiryhmä käsittelee organisaation terminologiseen sanastoon tehtävät lisäykset. Organisaatiossa on oma terminologi, joka määrittelee käsitteitä, osallistuu ja auttaa projekteja sekä edustaa organisaatiota julkishallinnon yhteisissä työryhmissä. Terminologi käytännössä vastaa sanaston ylläpidosta ja termien viennistä termipankkiin. Määrittelytyötä tekevät muutkin. Organisaatiolla on oma keskitetty koodistopalvelu organisaation omille koodistoille. Se sisältää myös ulkopuolisten koodistoja. Organisaatio mainitsi yhteentoimivuuden tarpeisiin käytettävissä olevat resurssinsa melko hyviksi. On koko organisaation tietoarkkitehtuurista vastaava päätietoarkkitehti (sanastot, käsite- ja tietomallinnus jne.) Lisäksi on tietoarkkitehti, joka tekee käsitemallinnusta projektitasolla. Tietomallinnusta projektitasolla tekevät muutkin henkilöt. Tietoarkkitehtuuriryhmään on nimetty parikym-

7 7 (26) mentä henkilöä, joista kymmenen osallistuu aktiivisesti. Terminologin ohella sanastotyöhön osallistuu kielenhuollon ja viestinnän ammattilaisia. 3 Viitekehys 3.1 Viitekehyksen rakenne ja sisältö Suoritetuissa haastatteluissa muutamat haastateltavat mainitsivat valtiovarainministeriön kesäkuussa 2013 julkaiseman Julkisen hallinnon metatietopalvelun esiselvityksen. Haastateltavien viesti oli se, että tuossa esiselvityksessä on hyvin kuvattuna yhteisten tietomäärittelyjen kokonaisuus ja siinä tarvittavat palvelut. Toisaalta haastattelujen perusteella ei ole mitään syytä kyseenalaistaa mainitussa esiselvityksessä kuvattua yhteisen palvelukokonaisuuden rakennetta. Niinpä kyseinen esiselvitys on toiminut tämän viitekehyksen laatimisen yhtenä lähtökohtana. Toinen lähtökohta on ollut Semanttisen yhteentoimivuuden viitekehys ja siihen sisältyvä Yhteentoimivuuden välineistö (IOW). Silläkin on juurensa edellä mainitussa metatietopalvelun esiselvityksessä. Näitä kahta edellä mainittua lähtökohtaa on kuvattu tarkemmin liitteessä 1. Haastatteluissa esiin tulleet seikat organisaatioiden käytännöistä, tarpeista ja toiveista ovat antaneet lisää lähtökohtia julkisen hallinnon yhteisten tietomäärittelyjen hallinnan viitekehyksen laatimiselle. Julkisen hallinnon yhteisten tietomäärittelyjen hallinnan viitekehyksen rakenne on esitetty seuraavassa kuvassa:

8 8 (26) Asiakasorganisaatio Yhteisten tietomäärittelyjen hyödyntämisen ja ylläpidon prosessit asiakasorganisaatiossa Järjestelmät ja sovellukset Yhteisten tietomäärittelyjen hallintaorganisaatio Yhteinen portaalikäyttöliittymä Osallistuu ylläpitoon Asiakas- ja verkostopalvelut Tietojärjestelmäpalvelut Ylläpitää ja/tai hyödyntää Prosessit Yhteisten tietomäärittelyjen hallinnan prosessit Välineet ja tietojärjestelmät Julkisen hallinnon yhteinen ydintieto Yhteisten tietomäärittelyjen ylläpidon prosessit Yhteisten tietomäärittelyjen hyödyntämistä tukevat prosessit Yhteisen ydintiedon hallinnan prosessit Yhteisten tietomäärittelyjen elementit Hyödyntämisen tietorakenteet tallennetaan yhteisiin määrittelyihin Perustietovarannot ja muut yhteiset tietovarannot 3.2 Yhteisten tietomäärittelyjen elementit Julkisen hallinnon yhteisten tietomäärittelyjen elementtejä ovat mm. sanastot ja erilaiset yhteiskäyttöiset tietorakenteet. Myös julkisen hallinnon yhteisen ydintiedon hyödyntämisen tietorakenteet tallennetaan yhteisiin tietomäärittelyihin. Yhteisiä tietomäärittelyn elementtejä ylläpidetään erilaisten välineiden ja tietojärjestelmien tuottamilla tietojärjestelmäpalveluilla, jotka löytyvät kootusti yhteisen portaalikäyttöliittymän kautta. Asiakasorganisaation tietojärjestelmät saavat yhteiset tietomäärittelyt käyttöönsä rajapintojen ja tietojärjestelmäpalveluiden kautta. Yhteisten tietomäärittelyjen hallintaorganisaatio tukee prosessiensa tuottamilla asiakas- ja verkostopalveluilla tietomäärittelyjä ylläpitäviä ja hyödyntäviä asiakasorganisaatioita. Hallintaorganisaatiolla on prosessit myös yhteisten tietomäärittelyjen ylläpitoon ja hallintaan sekä yhteisen ydintiedon hallintaan. Julkisen hallinnon yhteisiä tietomäärittelyjen elementtejä ovat - sanastot ja ontologiat - tietokomponentit - soveltamisprofiilit - tekniset tietomääritykset

9 9 (26) Sanastot ja ontologiat Tietokomponentit Soveltamisprofiilit Tekniset tietomääritykset Koodistot ja luokitukset - koodistot ja luokitukset - nimitiedot - pysyvät tunnukset - standardisalkku - yhteiset kuvailusäännöt - graafiset käsitemallit Sanastoissa kuvataan käsitteet ja niiden merkitykset siten, että eri tietojärjestelmät voivat ymmärtää käsittelemäänsä tietoa. Sanastotyyppejä ovat mm. terminologiset sanastot, asiasanastot, ontologiat ja tietojärjestelmien ja sovellusten integrointia tukevat sanastot. Ontologiat voidaan ymmärtää käsitemalleina, joissa yksilöidään tietyn aihealueen käsitteet ja kuvataan käsitteiden väliset suhteet loogisella tietokoneen ymmärtämällä tavalla. Ontologian sisältämiin käsitteisiin viitataan yksilöivällä tunnisteella. Tietokomponentit ovat yhteiskäyttöisiä tietorakenteita ja tietomalleja, jotka perustuvat sanastoissa ja ontologioissa määriteltyihin käsitteisiin. Soveltamisprofiilit tarkentavat tietokomponenttien käyttöä eri toteutuksissa. Soveltamisprofiili on tiettyä toteutusta varten muodostettu tilannekohtainen versio yhteisistä, lisätyistä ja/tai muokatuista tietokomponenteista ja niiden ominaisuuksista. Tekniset tietomääritykset (skeemat) ovat soveltamisprofiileista muodostettuja teknisiä rajapintakuvauksia (XML, JSON, tms.) hyödynnettäviksi tietojärjestelmien toteutuksessa. Koodiston ja luokituksen olemuksesta ja niiden välisestä suhteesta on eri organisaatioissa ja myös organisaatioiden sisällä erilaisia näkemyksiä. Koodistolle ja luokitukselle ja niiden suhteelle tulee yhteistyönä laatia yhteisesti sovitut määritelmät laajasti eri toimijoita osallistavalla menettelyllä. Tämän esiselvityksen puitteissa esitetään seuraavat määritelmät: Koodisto sisältää tiettyyn käsitteeseen liittyvät koodiarvot (=sallitut arvot) ja niiden selitteet. Koodistojen ja yksittäisten koodien nimeämisessä hyödynnetään sanastoissa ylläpidettäviä käsitteitä ja termejä. Luokitus yhdistelee koodiarvoja luokiksi: tietyt koodiarvot kuuluvat tiettyyn luokkaan. Luokitus voidaan nähdä hierarkkisena koodituksena. Nimitiedot Henkilöiden ja organisaatioiden yksilöivät nimi- eli auktoriteettitiedot. Auktorisoidut nimitiedot kytkevät yhteen yksittäisen henkilön tai organisaation erilaiset nimimuodot ja auttavat erottelemaan saman nimiset henkilöt tai organisaatiot toisistaan.

10 10 (26) Pysyvät tunnukset Standardisalkku Yhteiset kuvailusäännöt Graafiset käsitemallit 3.3 Tietojärjestelmäpalvelut Pysyvät tunnukset, joiden avulla dokumentteihin tai periaatteessa mihin tahansa (verkon) resurssiin voidaan viitata siten, että kerran luotu linkki toimii vaikka dokumentin sijainti muuttuisi. Mekanismeina toimivat mm. URN ja INSPIRE:n paikkatietojen pysyvät tunnisteet. Tunnuksen on oltava yksilöivä, pysyvä ja resoloituva. Ajantasainen luettelo tietojärjestelmien yhteentoimivuutta ja tietojen yhtenäistä käyttöä tukevista standardeista ja määrityksistä. Kuvailusäännöt kertovat, miten kohdetta, kuten julkaisua, asiakirjaa, tietoaineistoa, henkilöä tai yhteisöä kuvaillaan, eli mitä tietoja kohteesta valitaan kuvailuun, mitkä ovat kuvailutietojen tiedonlähteet, miten nämä kohteet kontekstualisoidaan (ts. millaisia linkityksiä luodaan) ja mitä ja miten tietojen ja aineistojen löytyvyyttä edistäviä hakutietoja muodostetaan. Esimerkkejä yhteisistä kuvailusäännöistä ovat ydintiedon kuvailusäännöt, SÄHKE2, teosten RDA-kuvailusääntö kirjastoissa ja yleinen tiedonohjaussuunnitelma TOS. Graafisella käsitemallilla voidaan esittää tietokomponentin tai sovellusprofiilin sisältämä käsitteistö visuaalisessa muodossa. Yhteentoimivuuden välineistössä (IOW) graafiset käsitemallit luodaan automaattisesti käsitemäärittelyistä. Graafiset käsitemallit voidaan kuvina tallentaa ja julkaista julkisen hallinnon Arkkitehtuuripankkiin. Yhteiset tietomääritykset ja kuvaukset ovat käytettävissä ja ylläpidettävissä tietojärjestelmäpalvelukerroksen kautta. Tietojärjestelmäpalveluita tulee pystyä integroimaan joustavasti käyttäjäorganisaatioiden järjestelmiin. Tietojärjestelmäpalveluissa voidaan tunnistaa seuraavia yleisiä toimintoja: luonti, julkaisu, validointi, ylläpito, selaus, haku, nouto ja lataus, palautteen anto, versiointi, käyttäjähallinta, referenssien hallinta. Tietojärjestelmäpalveluita ovat: - yhteinen portaalikäyttöliittymä - sanasto- ja ontologiapalvelut - tietorakennekirjaston palvelut - skeemapalvelut - koodistopalvelu - nimitietopalvelu - pysyvien tunnusten palvelu - avoimet rajapinnat

11 11 (26) Yhteinen portaalikäyttöliittymä Yhteisiä tietomäärittelyjä ylläpitäville organisaatioille ja verkostoille tarjotaan yksi yhteinen keskitetty käyttöliittymä. Tämä portaali toimii ylläpidon kanavana sekä vastuutahojen ja verkostojen välisenä tiedonjakelupaikkana. Portaali sisältää tietoa ja ohjeita kaikkien palvelukanavien käyttöön liittyen, välineitä tietomäärittelyjen ylläpitämiseen, yhteistyöfoorumin ja toimintoja tiedon jakamiseen rajatuille ryhmille. Edellä kuvatun keskitetyn ylläpitoportaalin lisäksi tarvitaan toinen keskitetty portaali yhteisten tietomäärittelyjen hyödyntämistä ja jakelua varten. Tällaisena portaalina voi toimia esim. nykyinen avoindata.fi. Sanasto- ja ontologiapalvelut Sanastojen ylläpito, julkaisu ja selaaminen. Tietorakennekirjaston palvelut Skeemapalvelut Koodistopalvelu Nimitietopalvelu Tietokomponenttien ja soveltamisprofiilien määrittely ja ylläpito. Teknisten tietomääritysten (skeemojen) muodostaminen, tallentaminen ja julkaiseminen. Pysyvien tunnusten palvelu Avoimet rajapinnat 3.4 Välineet ja tietojärjestelmät Koodistojen ylläpito ja jakelu. Henkilöiden ja organisaatioiden yksilöivien nimi- eli auktoriteettitietojen ylläpito. Pysyvän tunnuksen (URN, INSPIRE, ym.) haku pitkään säilytettävälle verkon resurssille. Avoimet koneluettavuutta tukevat rajapinnat tietoihin. Avoimet rajapinnat, joiden avulla palvelut voidaan integroida osaksi käyttäjäorganisaatioiden järjestelmiä ja toimintaprosesseja. Yhteisten tietomäärittelyjen hyödyntämistä tukevat rajapinnat ja palvelut tulee tarjota kootusti yhdestä paikasta. Yhteisten tietomäärittelyjen ylläpidossa ja julkaisemisessa tarvittavia yhteisiä välineitä ja tietojärjestelmiä ovat: - sanastoeditori - Finto (sanastojen julkaisu ja selailu) - yhteentoimivuuden välineistö (IOW) - keskitetty koodistopalvelin - skeemakirjasto

12 12 (26) Sanastoeditori - nimitietojen ylläpitoväline - pysyvien tunnusten ylläpitojärjestelmä - standardisalkkuväline - yhteisten kuvailusääntöjen tallentamis ja -julkaisuväline - portaali. Työväline erityyppisten sanastojen ylläpitoon. Finto Sanastojen julkaisu- ja selailujärjestelmä. Tarjoaa myös rajapinnat sanastojen ja ontologioiden hyödyntämiseen muissa ohjelmistoissa. Fintoa on kehitettävä mahdollistamaan myös terminologisen sanaston julkaiseminen. Yhteentoimivuuden välineistö (IOW) Keskitetty koodistopalvelin Skeemakirjasto Nimitietojen ylläpitoväline Yhteentoimivuuden välineistö on työkaluratkaisu, jolla kehitetään, dokumentoidaan ja julkaistaan yhteiskäyttöiset ja uudelleen käytettävät tietokomponentit sekä toteutuskohtaiset tietomääritykset eli soveltamisprofiilit. Soveltamisprofiileista voidaan generoida skeemat. Yhteentoimivuuden välineistö mahdollistaa tietomääritysten merkityssisällön ja rakenteen kertomisen niin ihmis- kuin koneluettavassa muodossa. Kansallinen keskitetty ratkaisu koodistojen ylläpitoon ja jakeluun. Voi olla useampi palvelin, joilla on yhteinen rajapinta tai palveluun ohjaus; näyttäytyy käyttäjälle yhtenä kokonaisuutena. Julkisessa hallinnossa uudelleenkäytettäviksi tarkoitettujen, tietorakennekirjaston soveltamisprofiileista johdettujen teknisten tietomääritysten (skeemojen) tallentaminen ja julkaiseminen. Suomi.fi-palveluväylän liityntäkatalogi voi toimia tällaisena välineenä. Väline henkilöiden ja organisaatioiden auktoriteettitietojen ylläpitoon. Pysyvien tunnusten ylläpitojärjestelmä Standardisalkkuväline Järjestelmä pysyvien tunnusten luontiin ja tunnuksen identifioiman verkkoresurssin sijaintiviittauksen ylläpitoon. Väline standardisalkun sisällön ylläpitoon. Yhteisten kuvailusääntöjen tallentamis- ja julkaisuväline

13 13 (26) Väline yhteisten kuvailusääntöjen tallentamiseen ja julkaisemiseen. Voi perustua esim. wiki-pohjaiseen ratkaisuun. Erityyppisten kuvailusääntöjen laatimiseen tarvitaan erilaisia välineitä, mutta julkaisupaikan tulee olla yhteinen. Portaali Väline yhteisen portaalikäyttöliittymän toteuttamiseen. 3.5 Asiakas- ja verkostopalvelut Asiantuntijapalvelut Käyttöönoton palvelut Käytön tukipalvelut Yhteisen kokonaisuuden hallintaorganisaation prosessien tuottamia asiakasja verkostopalveluita ovat: - asiantuntijapalvelut - käyttöönoton palvelut - käytön tukipalvelut - koordinoidut verkostot Terminologipalvelu - tuki asiakasorganisaatioiden sanasto- ja termityölle. Yhteisten tietomäärittelyjen soveltamissuunnitelmien validointi - tuki asiakasorganisaatioille yhteisten tietomäärittelyjen soveltamisen suunnittelussa - laadittujen suunnitelmien kelpoisuuden arviointi. Yhteisten tietomäärittelyjen soveltamisen tukipalvelut - neuvot ja tuki asiakasorganisaatioille yhteisten tietomäärittelyjen käytännön soveltamisessa. Käyttöönoton tekninen tuki - tekninen tuki yhteisten välineiden ja tietojärjestelmien käyttöönotolle asiakasorganisaatioissa - tekninen tuki koneluettavien tietomääritysten käyttöönotolle asiakasorganisaatioissa. Ohjeistukset - ohjeet yhteisten tietomäärittelyjen laatimiseen ja hyödyntämiseen sekä tietojärjestelmäpalveluiden ja välineiden käytölle. Sopimukset - neuvot ja käytännön tuki palveluiden käyttösopimusten tekemiseen. Koulutuspalvelut - koulutusta tietomäärittelyjen laadinnassa ja hyödyntämisessä sekä välineiden käytössä. Käytön tekniset tukipalvelut - tekninen tuki yhteisten välineiden ja tietojärjestelmien käytölle - tekninen tuki koneluettavien tietomääritysten käytölle.

14 14 (26) Yhteistyöverkostot Teknisten häiriötilanteiden selvittämisen tukipalvelut - häiriöhavaintojen raportointi - teknisistä ongelmista tiedottaminen - suorat kontaktipisteet ja sovitut yhteydenottotavat vastuutahoihin. Yhteisen palvelukokonaisuuden käyttäjäyhteisö - käyttökokemusten vaihto käyttäjien kesken - vertaistuki käyttäjille. Koordinoidut yhteistyöverkostot - verkoston tuki yhteisten tietomäärittelyjen laatijoille ja hyödyntäjille. 3.6 Prosessit Yhteisten tietomäärittelyjen hallinnan prosessit Asiakasorganisaatiot hyödyntävät yhteisiä tietomäärittelyjä omissa prosesseissaan esim. seuraavilla tavoilla: - yhteisten tietomääritysten soveltaminen omassa kehittämistyössä - käsitteiden, koodien ja luokitteluiden etsiminen - tiedon yhdistely, louhinta ja visualisointi - tiedon kuvailu sovelluksessa - tiedon etsintä. Hyödyntämisen lisäksi asiakasorganisaatiot voivat myös osallistua yhteisten tietomäärittelyjen ylläpitämiseen. Yhteisten tietomäärittelyjen hallintaorganisaation prosesseja kuvataan seuraavissa kappaleissa. Näitä prosesseja ovat: - yhteisten tietomäärittelyjen hallinnan prosessit - yhteisten tietomäärittelyjen ylläpidon prosessit - yhteisten tietomäärittelyjen hyödyntämistä tukevat prosessit - yhteisen ydintiedon hallinnan prosessit. Organisaatioiden tietomäärittelyihin liittyvien tarpeiden hallinta - tarpeiden selvittäminen ja kokoaminen, yhteistyö hyödyntävien organisaatioiden kanssa - mekanismit ristiriitojen hallintaan ja ristiriitaisten näkemysten tulokselliseen yhteensovittamiseen - menettelytavat ratkaista, mitkä asiat ovat yhteisiä. Markkinointi ja viestintä - viestitään yhteisistä tietomäärittelyistä ja markkinoidaan niiden hyödyntämistä - jotta organisaatioissa ymmärretään projektikohtaisen tekemisen sijaan tehdä asioita yhdessä - ohjeistetaan organisaatioita uusien määritysten laatimiseen yhteisen palvelukokonaisuuden kautta omien ratkaisujen sijaan. Yhteisen kokonaisuuden sisältämien järjestelmien kehittäminen ja ylläpito - huolehditaan yhteisten tietomäärittelyjen ylläpidossa ja julkaisemisessa tarvittavien yhteisten välineiden ja tietojärjestelmien kehittämisestä ja ylläpidosta.

15 15 (26) Yhteisten tietomäärittelyjen ylläpidon prosessit Käyttöönoton ja käytön tukiprosessit - järjestetään tekninen tuki yhteisten välineiden, tietojärjestelmien ja koneluettavien tietomääritysten käyttöönotolle ja käytölle asiakasorganisaatioissa - järjestetään teknisten häiriötilanteiden selvittämisen tukipalvelut - laaditaan ja ylläpidetään ohjeistukset tietomäärittelyjen laatimiselle ja hyödyntämiselle - laaditaan ja ylläpidetään ohjeistukset tietojärjestelmäpalveluiden ja välineiden käytölle - neuvotaan ja tuetaan palveluiden käyttösopimusten tekemisessä - järjestetään keskitettyä koulutusta tietomäärittelyjen laatimisesta ja hyödyntämisestä sekä välineiden käytöstä - järjestetään yhteisen palvelukokonaisuuden käyttäjäyhteisön toiminta. Säädösvalmistelun ohjaaminen - edistetään ja ohjataan yhteisten tietomäärittelyjen hallinnan mahdollistamiseksi tarvittavien ja hallintaa ohjaavien ja tukevien lakien, asetusten ja alemmanasteisten säädösten valmistelua. Resurssiohjaus - suunnataan yhteisten tietomäärittelyjen hallintaan voimavaroja ja ohjataan niiden käyttöä. Informaatio-ohjaus - edistetään ja ohjataan yhteisten tietomäärittelyjen laatimista ja käyttöä oppailla, suosituksilla ja muulla informaation jakamisella. Vaikuttavuuden seuranta - seurataan ja arvioidaan yhteisten tietomäärittelyjen käyttämisen hyödyllisyyttä ja vaikutuksia julkisen hallinnon organisaatioiden ja niiden tietojärjestelmien yhteentoimivuuteen. Sanastojen määrittely ja ylläpito - määritellään ja ylläpidetään yksittäiset sanastot - hallitaan sanastokokonaisuutta (terminologisista sanastoista ontologioihin) - tuetaan ja hallitaan yleisten käsitteiden tarkentamista konkreettisiin käyttötilanteisiin. Tietokomponenttien määrittely ja ylläpito - määritellään ja ylläpidetään yksittäiset tietokomponentit. Soveltamisprofiilien määrittely ja ylläpito - määritellään ja ylläpidetään yksittäiset soveltamisprofiilit - tuotetaan soveltamisprofiileista tekniset tietomääritykset (skeemat). Koodistojen ja luokitusten määrittely ja ylläpito - määritellään ja ylläpidetään yksittäiset koodistot ja luokitukset - määritellään ja ylläpidetään nimitiedot l. auktoriteettitiedot - muodostetaan ja ylläpidetään pysyvät tunnukset. Standardisalkun sisällön määrittely ja ylläpito - määritellään ja ylläpidetään standardisalkun sisältö. Yhteisten kuvailusääntöjen määrittely ja ylläpito

16 16 (26) - määritellään ja ylläpidetään yksittäiset kuvailusäännöt. Sisältöjen hallinta ja jakelu - sisällöillä tarkoitetaan yllä mainittuja elementtejä - hallitaan eri sisältötyyppien kokonaisuuksia - hallitaan kaikkien sisältöjen muodostamaa kokonaisuutta - julkaistaan sisällöt. Muutostarpeiden hallinta - kootaan ja käsitellään tietomäärittelyjä hyödyntävissä ja tuottavissa hankkeissa havaitut yhteisiä tietomäärittelyjä koskevat muutostarpeet Yhteisten tietomäärittelyjen hyödyntämistä tukevat prosessit Yhteisen ydintiedon hallinnan prosessit 3.7 Organisointi ja vastuut Kokonaisuuden hallinta Toimijoiden vastuut Tietomäärittelyosaamisen kehittäminen organisaatioissa - järjestetään keskitettyä koulutusta keskitetyllä rahoituksella. Yhteisten tietomäärittelyiden hyödyntämisen tukeminen organisaatioissa - järjestetään asiantuntijapalveluita, laaditaan ohjeistuksia, ym. - järjestetään vertaistukea käyttäjäyhteisötoiminnan muodossa yhteisten tietomääritysten hyödyntäjille. Yhteistyöverkostojen toiminta - määritellään malli toimijoiden väliselle yhteistoiminnalle - muodostetaan mallin mukaiset yhteistyöverkostot - koordinoidaan ja tuetaan yhteistyöverkoston toimintaa - tuetaan verkostoyhteistyötä myös sähköisin välinein - liitetään verkostot JUHTA:n tietoarkkitehtuuriverkostoon; sitä kautta saadaan kytkentä JUHTA:n päätöksentekoprosessiin. Julkisen hallinnon yhteisen ydintiedon koordinointi ja ohjaus - koordinoidaan ja ohjataan perustietovarantojen ja muiden yhteisten tietovarantojen kehittämistä ja ylläpitoa. Julkisen hallinnon yhteisen ydintiedon laadun analysointi ja seuranta - tarkkaillaan yhteisen ydintiedon laatua - suunnitellaan ja käynnistetään analysoinnin tulosten pohjalta laatua parantavia toimenpiteitä. On oltava yksi organisaatio, joka hallinnoi yhteistä kokonaisuutta ja toimii kokonaisuuden ohjauksen, kehittämisen ja koordinoinnin vastuutahona - mandaatti koko julkiselle hallinnolle - riittävät rakenteet ja resurssit - jatkuvuuteen sitoutunut, turvatut palvelut - koordinoi kaikkia yhteistyöverkostoja, joita hyödynnetään yhteisten tietomääritysten ylläpidossa.

17 17 (26) Yhteiseen työhön osallistuva organisaatio Verkostot On oltava yksi päävastuullinen ohjaava organisaatio, joka voi tarvittaessa sanoa viimeisen sanan. Ohjausvastuu on hallinnollista vastuuta palvelun toiminnasta, määritysten mukaisen käytön valvonnasta ja seurannasta ja asianmukaisen ohjeistuksen ja neuvonnan järjestämisestä. Yhteisten tietoelementtien ylläpitovastuut on jaettava selkeästi. Jokaista sisällöistä kokonaisuutta kohden tulee nimetä vastuutaho ja varmistaa sille riittävät resurssit. Esim. kullakin koodistolla on yksi kansallinen vastuutaho, jonka kautta ao. koodisto ylläpidetään. Tietoelementin ylläpitovastuu on vastuuta sisällön tuottamisesta, kehittämisestä ja jatkuvasta ylläpidosta tai näiden koordinoinnista sekä sisältöä määrittelevien standardien, suositusten ja ohjeistusten laatimisesta tai kansallisesta sovittamisesta. Muodostetaan hyväksyvät ryhmät, joiden kautta tietoelementit (esim. koodistot) ylläpidetään. Ryhmä hyväksyy yhteiseen tietoelementtiin tehtävät päivitykset. Yhteisen tietoelementin hallinnan organisointi ei saa olla liian laaja, vaan sen on oltava toiminta- ja suorituskykyinen. Jokaisella tarjottavalla tietojärjestelmäpalvelulla tulee olla nimetty operatiivinen vastuutaho, jolla on vastuu palvelun ja sen teknisen infrastruktuurin tarjoamisesta, kehittämisestä ja ylläpidosta. Vastuutahon on oltava tehtäväänsä riittävästi ja pitkäjänteisesti resursoitu. On tärkeätä luoda vahva luottamus toisen tahon hallussa olevan tiedon laatuun ja turvalliseen sekä varmaan saatavuuteen. Yhteiseen työhön osallistuvassa organisaatiossa on yhteiselle työlle varattava resursseja. Tuetaan osallistuvia organisaatioita kuvaamalla osaaminen ja resurssit, joita yhteiseen kokonaisuuteen liittyvältä ja sitä hyödyntävältä organisaatiolta edellytetään. Tällainen kuvaus auttaa organisaatioita mieltämään tarvittavan työpanoksen, ja helpottaa suunnittelua ja resursointia. Organisaatioille on järjestettävä koulutusta tietomäärittelyjen teosta ja ylläpidosta. Osaamisen hankkimiseksi vaadittava koulutustarve kuvataan. Koulutus linkitetään organisaatioille tarjottavaan kokonaisarkkitehtuurikoulutukseen. Yhteisten tietomääritysten tuottajat, ylläpitäjät ja hyödyntäjät muodostavat verkostoja, jotka tukevat omalta kannaltaan relevanttien palvelujen ja tietomäärittelyjen kehittämistä ja käyttöä. Yhteistä kokonaisuutta hallinnoiva organisaatio koordinoi kaikkia verkostoja. Virallisesti vastuutetun verkoston rungon lisäksi tarvitaan vapaaehtoisuuteen pohjautuvia asiantuntijaverkostoja. Näiden verkostojen synnyttäminen ja ylläpitäminen edellyttää aktiivista viestintää ja yhteisten tietomäärittelyjen hyötyjen markkinointia asiantuntijoille. Virallisesti vastuutettu verkosto muodostuu organisaatioista. Organisaation mukanaolo verkostossa ei saa olla henkilösidonnaista, Laajoja, useita julkisen hallinnon toimijoita koskevia määrityksiä laadittaessa pitää kaikki keskeiset osapuolet pystyä osallistamaan määritystyöhön valmiita verkostoja hyödyntämällä ja tarpeen mukaan täydentämällä.

18 18 (26) Myös osaamis- ja koulutustarpeisiin sovelletaan verkostomaista mallia. 4 Viitekehyksen mukaisen ratkaisun rakentamisessa huomioitavia seikkoja Yhteiset tietomäärittelyjen elementit tarjoavat infrastruktuurin, jonka perustalle julkisen hallinnon toimijat voivat tuottaa määrityksiä ja kuvauksia. Jotta tämä toteutuu, on tärkeätä, että yhteiset määrittelyt julkaistaan avoimesti yleisesti hyödynnettäviksi. 4.1 Yhteinen ymmärrys tietomäärittelyjen elementeistä 4.2 Yleistämisen mekanismin kuvaaminen 4.3 Välineet ja tietojärjestelmät Haastatteluissa tuli esiin tarve muodostaa ja sopia yhteisiä tietomäärittelyjä ylläpitävien ja hyödyntävien organisaatioiden välille yhteinen ymmärrys siitä, mitkä ovat yhteisiä tietoelementtejä, mitä niillä tarkoitetaan ja miten niitä käytetään (esim. koodistot ja luokitukset ja niiden välinen suhde). Kunkin erityyppisen tietoelementin kuvaamiseen toivottiin laadittavan yhteinen ohjeistus ja kuvausmalli. Haastateltavat toivoivat myös, että yleistämisen mekanismi kuvataan selkeästi ja ymmärrettävästi: Miten yleisestä käsitteestä ja tietomäärittelystä voidaan periyttää tarkempia alemman tason käsitteitä ja tietomäärittelyitä. Organisaation oman ydintoiminnan käsitteiden ja tietomäärittelyjen yleistämisessä kysymys ei ole organisaation ydintoimintaan liittyvän tietomäärittelyn pakottamisesta johonkin yleisempään muotoon. Kysymys on organisaation ydintoiminnan tietomäärittelyjen esilläolosta, jotta muut voivat ne nähdä ja tarvittaessa myös hyödyntää, jos omaan toimintaan sopivat. Tähän liittyvät mahdolliset väärinymmärrykset on oiottava. Yleistämisen mekanismi on selittävä ja kuvattava ymmärrettävästi: - yleisestä käsitteestä ja tietomäärittelystä voidaan periyttää tarkempia alemman tason käsitteitä ja tietomäärittelyitä - tietomäärittelyistä muodostuu siten hierarkioita yleisimmästä ylätason määrittelystä tarkimpiin alatason määrittelyihin - näin alemmilla tasoilla olevilla hienojakoisemmilla, tietyn organisaation ydintoimintaan liittyvillä tietomäärittelyllä on yhteys ylemmän tason yleisempiin määrittelyihin Yhteentoimivuuden välineistö (IOW) sisältää tämän mekanismin sisäänrakennettuna. Tietoelementtien koneluettavuus on olennainen piirre. Kun esim. tietomallit tarjotaan koneluettavassa muodossa, ne ovat suoraan hyödynnettävissä organisaatioiden tietojärjestelmissä. Yhteisiä välineitä käyttöön otettaessa tulisi hyödyntää jo olevaa mahdollisimman paljon. On myös tehtävä selväksi, mitä yhteisiä tietomäärittelyitä käyttäviltä tietojärjestelmiltä edellytetään. Laaditaan yleiset periaatteet ja vaatimukset järjestelmille. Esimerkiksi: viitataan tunnisteella johonkin järjestelmän ulkopuolelle ja voidaan

19 19 (26) sitä kautta päivittää ja ottaa muuttuneet tietoelementit osaksi järjestelmän toimintaa. 4.4 Kokonaisuuden rakentaminen osissa 4.5 Muita huomioitavia seikkoja Yhteinen palvelukokonaisuus on rakennettava osa-alueittain, mutta ei kuitenkaan irrallisina palveluina. Kokonaisuudesta on oltava tavoitetilan suunnitelma, jota toteutetaan koordinoidusti ja hallitusti pala kerrallaan, siten että lopputuloksesta muodostuu toimiva kokonaisuus. Tavoitetilan suunnitelma pohjautuu tässä raportissa esitettyyn viitekehykseen. Rakennettavalla kokonaisuudella on alusta alkaen oltava vastuutaho. Yhteisten tietomääritysten hallinnan kokonaisuutta rakennettaessa on kyettävä rajaamaan ja valitsemaan, mikä on yhteistä, yhteiseen palvelukokonaisuuteen kuuluvaa ja mikä on hajautettua. Rajakohtaa voidaan säätää tarkoituksenmukaiseksi, mutta olisi valitettavaa, jos rajan määrää pelkästään resurssien riittävyys. Palvelukokonaisuuden yhteistoiminta on rakennettava niin, että se ottaa huomioon uudet synnytettävät maakuntarakenteet. JUHTA:n alaisia tietoarkkitehtuurirakenteita ja yhteistyömalleja hyödynnetään. Lainsäädännön hajanaisuuden aiheuttamat esteet ja hidasteet yhteentoimivuudelle tulee tunnistaa, kun niitä tulee vastaan. Näitä kohdataan mm. siksi, että eri virastoja ohjaavat eri säädökset. Havaittujen epäkohtien suhteen on ryhdyttävä toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Käyttäjänäkökulma on huomioitava palveluja kehitettäessä. Haastatellut organisaatiot suhtautuivat myönteisesti yhteisten tietomäärittelyjen palvelukokonaisuuden muodostamiseen. Organisaatioissa nähdään yhteisen kokonaisuuden hyödyt. Käsitys tavoitteesta on yhtenäinen huolimatta siitä, että lähtökohdat organisaatioissa ovat erilaiset. Tämä toimijoiden positiivinen asenne on hyödynnettävä. Liitteet LIITE 1: Taustaa selvitykselle LIITE 2: Haastattelukysymykset LIITE 3: Työkokousten osallistujat Jakelu Tiedoksi

20 20 (26) 5 LIITE 1: Taustaa selvitykselle 5.1 Julkisen hallinnon yhteisen metatietopalvelun esiselvitys Valtiovarainministeriön julkaisemassa Julkisen hallinnon yhteisen metatietopalvelun esiselvityksessä kuvataan tavoitteena oleva Suomen julkisen hallinnon tietojen kansallista, eurooppalaista ja kansainvälistä yhteentoimivuutta edistävä metatietopalvelu. Metatietopalvelulla pyritään edistämään tiedon tehokkaampaa hyödyntämistä, avointa ja sujuvaa saatavuutta, löytymistä ja säilymistä sekä julkisen hallinnon tietojärjestelmien yhteentoimivuutta ja tietojärjestelmäsuunnittelutyön tehokkuutta. Metatieto tulee metatietopalvelun yhteydessä ymmärtää laajasti. Metatiedolla tarkoitetaan keskeisiä julkisessa hallinnossa kehitettäviä tietojen ja sisältöjen määrityksiä ja kuvauksia. Metatietopalvelu muodostuu koordinoidusti hallinnoiduista metatiedoista sekä niitä tukevista ratkaisuista, jotka edistävät tietojärjestelmien semanttista yhteentoimivuutta ja tietojen yhteensopivuutta keskenään. Julkisen hallinnon yhteentoimivuuteen ja metatietoon liittyvän toimintaympäristön monimutkaista kokonaiskuvaa ja laajaa sidosryhmäkenttää havainnollistetaan seuraavalla kuvalla: Tavoitetilassa pyritään julkishallinnon yhteiseen metatietopalveluun ja sen perustana olevaan metatietovarantoon. Tavoitteena on tuottaa ja ylläpitää yhteisiä metatietovarantoja ja tarjota ne koko julkishallinnon hyödynnettäväksi. Toimialat ja toiminnot ovat näkökulmia yhteiseen palveluun ja varantoon. Toimialoilla ja toiminnoissa kehitettävät määritykset ja kuvaukset ovat osa metatietopalvelun kokonaisuutta. Tavoitetilaa havainnollistetaan seuraavalla kuvalla.

21 21 (26) Tavoitetilan metatietopalvelun kuvataan muodostuvan hyvin hallitusta ja koordinoidusta kokonaisuudesta, jossa erillisten rakenneosien vastuut sekä suhteet toisiinsa on hyvin määritelty ja kuvattu. Julkisen hallinnon yhteisen metatietopalvelun looginen arkkitehtuuri esitetään seuraavalla kuvalla: (lähde: ) 5.2 Yhteentoimivuusmenetelmä / JulkICT Lab JulkICT Lab on julkisen hallinnon palvelu- ja innovaatiotoiminnan kehittämisympäristö. Palvelun tarjoaa valtiovarainministeriö ja siitä vastaa CSC. Valtiovarainministeriö käynnisti julkisen hallinnon palvelu- ja innovaatiotoiminnan kehittämisalustan -toteutusprojektin 2013 osana julkisen hallinnon ICTstrategian toimeenpanoa. JulkICTLab -alustan tavoitteena on tukea julkisen hallinnon ICT-ratkaisuja ja toimintamalleja kehittävien ekosysteemien syntyä yhteistyössä alan toimijoiden kanssa ja tarjota kehittämislaboratorio (ml. ympäristö ja työkalut) toiminnan tueksi. (lähde: )

22 22 (26) Maaliskuussa 2015 käynnistyi JulkICT Labissa Yhteentoimivuutta edistävien työkalujen kehittämisen pilottiprojekti. Projektissa kehitetään työkaluja yhteisen tietomallinnusmenetelmän soveltamiseksi tukemaan organisaatioiden välistä tiedonvaihtoa ja semanttista yhteentoimivuutta. Pilotoitavalla kokonaisuudella tuetaan organisaatioiden välisen tiedonvaihdon toteuttamista yhteismitallisesti, yhteisesti käytettävien tietomääritysten määrittelyä ja dokumentointia esimerkiksi palveluväylään toteutettaville ratkaisuille. (lähde: ) Yhteentoimivuuden kuvaukset ovat tietomäärityksiä, joiden avulla turvataan niin ihmis- kuin koneluettava semanttinen yhteentoimivuus sekä tietojärjestelmien vaatima tekninen yhteentoimivuus sähköisissä, tietointensiivisissä palveluprosesseissa. Yhteentoimivuuden kuvaukset muodostuvat sanastoissa kuvatuista käsitteistä, semantiikaltaan näihin käsitteisiin pohjautuvista yhteiskäyttöisistä tietomäärityksistä, eli tietokomponenteista sekä edelleen näiden käyttöä eri toteutuksissa tarkentavista soveltamisprofiileista. Yhteentoimivuusmenetelmän avulla voidaan kuvata tietojärjestelmissä käytettävä tietosisältö ottamatta kantaa sovellusten tekniseen toteutukseen. Yhteentoimivuusmenetelmä yhdistää tietomallien, sanastojen ja koodistojen kehittämisen yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Menetelmän avulla varmistetaan, että yhteisten määritysten soveltaminen on systemaattista ja säilyttää tietojen semantiikan eri toteutuksissa, ja on siten eri toimijoiden yhtenäisesti ymmärrettävissä. Menetelmä pohjautuu kansainvälisten standardien soveltamiseen. Yhteentoimivuuden välineistö (IOW) on työkalu, jolla voidaan konkreettisesti hyödyntää tietoarkkitehtuurin määrityksiä operatiivisessa toiminnassa. Tietojärjestelmällä voidaan kehittää, dokumentoida ja avoimesti julkaista yhteiskäyttöiset ja uudelleen käytettävät tietokomponentit, sekä toteutuskohtaiset tietomääritykset (soveltamisprofiilit). Välineistöllä julkaistavat tietomääritykset on hyödynnettävissä viestinvälitykseen (rajapintaratkaisut), tietokantarakenteeksi (tietovarannot) tai sovelluskehitykseen (tietojärjestelmät). (lähteet: ) Pilotoitavaa kokonaisuutta havainnollistaa seuraava kuva:

23 23 (26) (lähde: Yhteentoimivuusmenetelmän esittely JulkICT toiminnolle helmikuu 2016, ) Yhteentoimivuusmenetelmää ja semanttisen yhteentoimivuuden toteuttamista tietomääritysten linkittämisellä havainnollistaa seuraava kuva: (lähde: Yhteentoimivuuden välineistö projektisivusto )

24 24 (26) 6 LIITE 2: Haastattelukysymykset Tietosisällöt Mikä on toiminnassanne keskeistä tietoa, jossa tarvitaan yhteentoimivuutta ja yhteisten tietomäärittelyjen hallintaa? Mitä yhteentoimivuutta edistäviä yhteisten tietomäärittelyjen elementtejä organisaatiossanne on käytössä: sanastoja, käsitemalleja, tietomalleja, luokituksia, koodistoja, metatietoja, ydintietoja, muita? Ovatko ne organisaationne omia, oman erikoisalan vai laajemmin yhteisiä elementtejä? Mitä em. elementtejä itse ylläpidätte? Miten organisaatiossanne ymmärretään sanasto? Miten organisaatiossanne ymmärretään käsitemalli? Miten organisaatiossanne ymmärretään luokitus ja koodisto? Miten hallitsette ei-rakenteista tietoa? Voitte myös piirtää kuvan yhteisten tietomäärittelyjen elementtien välisistä suhteista. Yhteentoimivuuden alueet Millä alueilla hyödynnätte yhteisiä tietomäärittelyjä? Verkkopalveluissa? Sovelluksissa? Tietojen yhdistämisessä (avoin tieto tai linkitetty tieto)? Prosessimallinnuksen kytkemisessä sanastoihin? Muussa? Miten/millä tavalla käytätte/hyödynnätte tietomäärityksiä em. yhteydessä? Tietomääritysten hallintaan käytettävät välineet Mitä välineitä käytätte? Sanastoeditorit? Termipankit? Finto? Omat sanastot? Visualisointi ja mallintaminen (käsitemallit, tietomallit)? XML-välineet (editori)? Semanttinen wiki? Muut välineet (esim. Excel)? Koneluettavuutta tukevat välineet? Onko teillä tietomääritysten hallinnassa toimintoja, joita välineet eivät nyt tue? Mitä toiveita teillä on välineiden suhteen? Monikielisyys Onko ratkaisunne monikielinen? Miten monikielisyys on toteutettu? Mitkä kielet ovat käytössä?

25 25 (26) Hallinta Miten yhteisten tiedon määrittelyjen hallinta on vastuutettu ja organisoitu? Hallintakäytännöt? Dokumentointikäytännöt? Millaiset resurssit teillä on käytettävissä yhteentoimivuuden tarpeisiin, esim. sanastotyöhön? Käytättekö ulkopuolista toimittajaa tietomäärittelyjenne hallinnassa? Millainen suhde teidän ja toimittajan välillä on? Miten substanssiasioiden osaaminen on ratkaistu ja varmistettu? Miten hyödynnätte tietomäärityksiä tiedon laadun varmistuksessa? Julkaiseminen Miten julkaisette tietomääritykset? Miten tiedot ovat saatavilla ja käytettävissä, ja kuinka avoimesti? Mitkä ovat julkaisemisen lisenssikäytännöt? Mitä lisenssejä käytätte ja miten niihin on päädytty? Miten tietojen löydettävyydestä on huolehdittu? Toteutatteko yhden luukun periaatetta (kaikki tietomääritykset saatavilla yhdestä paikasta)? Miten se on toteutettu? Yhteistyön mahdollisuudet Millä alueilla teette jo yhteistyötä muiden tahojen kanssa? Minkä tahojen kanssa ja mitä kokemuksia siitä on? Millä alueilla olisi mahdollista tehdä yhteistyötä? Mitä organisaatiollanne on tietomäärittelyissä sellaista omaa, jota ei voi yleistää? Miksi ei voi? Miten yhteisen ja yhteen toimivan tiedon alueelle voisi muodostaa julkisen hallinnon yhteisen palvelukokonaisuuden tietomäärittelyille ja niiden hallinnalle? Mitä yhteisiä palveluita sinne tarvittaisiin? Esim. yhdestä osoitteesta saatavilla kaikki sanastot, tietokomponentit ja muut yhteentoimivuutta edistävät yhteiset tietomääritykset? Kansallinen koodistopalvelu Miten suhtaudutte ajatukseen kansallisesta koodistopalvelusta? Näettekö sellaiselle tarvetta? Olisiko se toimiva ratkaisu? Jos ei, niin miksi ei? Miten vastuut ja hallinta tulisi organisoida?