Yritysvaikutusarvioinnin käsikirja

Transkriptio

1 Ranuan kunnan Yritysvaikutusarvioinnin käsikirja DHS Oy Audit Partners

2 Sisällysluettelo Johdanto Yritysvaikutusarviointimenetelmän tavoitteet Kunnan vaikutukset yrityksiin ja yritysten toimintaympäristöön Kunnan eri roolit Suorat ja epäsuorat vaikutukset Arviointiprosessin eteneminen Toimijat Päätöksenteontasot Tunnistamis- ja arviointityökalun käyttäminen Arvioinnissa käytettävät tietolähteet Arviointi päätösesityksessä Seuranta Ranuan arviointiohje kaaviokuvana Yritysvaikutusarvioinnin prosessikaavio LIITE 1: Yritysvaikutusten tunnistamis- ja arviointityökalu LIITE 2: Esimerkkejä Ranuan kunnan päätösesitysten yritysvaikutusarviointitarpeista...17 DHS Oy Audit Partners 2

3 Johdanto Yritysvaikutusarviointimenetelmän käyttämisestä on päätetty Ranuan valtuustossa xx.xx Ranuan kunnassa on linjattu, että yritysvaikutusarviointi on käytössä koko kuntakonsernissa. Yritysvaikutusarvioinnin toteuttamisella varmistetaan mm. yritysten tasavertainen kohtelu ja toiminnan läpinäkyvyys. Yritysvaikutusarviointimenetelmä toteuttaa Ranuan kunnan tavoitteitta yrittäjyyden, yritystoiminnan ja yrittäjäaktiivisuuden edistämisestä. Yritysvaikutusarviointi on ennakkoarviointimenetelmä kunnallisten päätösten vaikutuksista paikallisiin yrityksiin ja yritysten toimintaympäristöön. Arviointiprosessi on osa päätösesitystä. Näin ollen arviointi on hyvän hallintotavan toteuttamista päätösesityksen valmistelussa. Tämä käsikirja on laadittu päätösesitysten valmistelun tueksi johtaville viranhaltijoille ja toimihenkilöille sekä luottamushenkilöille päätöksenteon tueksi. Käsikirjan antaa selkeän kuvan yritysvaikutusarvioinnin toteuttamisesta osana päätösten valmistelutyötä Ranuan kunnassa. Yritysvaikutusarviointi tehdään hyödyntäen tunnistamis- ja arviointityökalua. Yritysvaikutusarviointimenetelmä on säännöllisesti kehittyvä menetelmä ja sen kehittämisestä vastaa kunnanjohtaja. Ranuan kunnassa yritysvaikutusarviointi on sovittu toteutettavan aina strategisen tason asiakokonaisuuksissa. Päätöskokonaisuuksissa ja yksittäisissä päätöksissä yritysvaikutusarviointi tehdään, mikäli tunnistamisen myötä arvioinnille ilmenee tarve. Rutiinipäätöksiä ei nähdä tarpeelliseksi arvioida, koska ne toteuttavat isompia arvioinnin piirissä olevia päätöslinjauksia. Yritysvaikutusarviointimenetelmän käytöstä vastaa kunnanjohtaja. Käytön seurantavastuu on sovittu toteutettavan elinkeinoryhmän toimesta. Kunnanjohtaja ja elinkeinoryhmä raportoivat havainnoistaan kunnanhallitukselle. Ranuan Yrittäjät ry on useita vuosia ajanut eteenpäin tärkeäksi kokemaamme yritysvaikutusarvioinnin käyttöönottoa Ranuan kunnassa. Arvioinnin hyödyntäminen päätöksenteossa mahdollistaa entistä paremmat edellytykset yrityksille toimia ja turvata osaltaan koko Ranuan tulevaisuutta elinvoimaisena kuntana. Yhdessä arviointiin luodut välineet varmistavat yritystoiminnan huomioivan päätösten valmistelun ja teon jatkossakin. Yritysvaikutusarviointi kasvattaa yrittäjien ja kunnan välistä luottamusta sekä parantaa entisestään yhteistä toimintatapaa ja yhteydenpitoa kunnan ja yrittäjien välillä koko Ranuan parhaaksi. Ranuan Yrittäjät ry kiittää kaikkia osapuolia tuloksellisesta yhteistyöstä. Jari Kelahaara Puheenjohtaja Ranuan Yrittäjät ry DHS Oy Audit Partners 3

4 Jo vuonna 2009 vahvistetussa kuntastrategiassa määriteltiin yhdeksi päämääräksi Ennakoiva ja tavoitteellinen päätöksenteko, joka ottaa huomioon kuntalaisten ja henkilöstön hyvinvoinnin sekä päätösten ympäristö- ja yritysvaikutukset. Käytännön tasolla yritysvaikutusarvioinnin tekeminen on ollut satunnaista eikä arviointia ole saatu juurrutettua osaksi päätöksentekoa osittain siksi, koska valmistelijoilla ei ole ollut käytössään yhtenäistä ja toimivaa työkalua arviointityön tekemiseksi. Paikallinen yrittäjäjärjestö on vuosittain käydyissä neuvotteluissa muistuttanut yritysvaikutusarvioinnin käytäntöön saattamisen tärkeydestä. Nyt suoritetun laajan kehittämishankkeen ja sen aikana syntyneen käsikirjan sekä tunnistamis- ja arviointityökalun myötä yritysvaikutusarviointi saadaan toteutettua luonnollisena osana koko kuntakonsernin päätöksenteon arkipäivää. Sirpa Hakala Kunnanjohtaja Yritysvaikutusarvioinnin käyttöönottoon liittyvä kehittämishanke oli osa Lapin ELY-keskuksen Yritysten liiketoimintaosaamisen ja seudullisten yrityspalveluverkostojen kehittäminen Lapissa (F10548) hanketta. DHS Oy Audit Partners 4

5 1 Yritysvaikutusarviointimenetelmän tavoitteet Yritysvaikutusarvioinnin tavoitteiksi Ranuan kunnassa on asetettu seuraavat asiat: Yritysten toimintaedellytysten ja tarpeiden huomioiminen Kunnan ja yrittäjien välisen luottamuksen ja yhteistyön lisääminen Yritysten toimintaedellytysten huomioiminen Uuden yritystoiminnan syntymisen ja olemassa olevan yritystoiminnan kehittymisen edistäminen Yritysten tasavertaisen kohtelun varmistaminen Kunnan päätöksenteossa päätösten yritysvaikutuksien huomioiminen Tahattomien esteiden syntymisen ehkäiseminen yritystoiminnan kehittymiselle Kunnan yrittäjyysilmapiirin ja imagon myönteinen kehittyminen DHS Oy Audit Partners 5

6 2 Kunnan vaikutukset yrityksiin ja yritysten toimintaympäristöön 2.1 Kunnan eri roolit Kunnan roolien nelikentän (Kuva 1) avulla voidaan ymmärtää paremmin yrityksiin ja yritysten toimintaympäristöön vaikuttavia tekijöitä. Kun kunnan erilaiset roolit tunnetaan hyvin, on mahdollista tunnistaa paremmin ne päätökset, joiden valmistelun osana tulisi hyödyntää yritysvaikutusten arviointia. Kuva 1 Kunnan roolien nelikenttä DHS Oy Audit Partners 6

7 2.2 Suorat ja epäsuorat vaikutukset Kunnan tekemien päätösten vaikutukset voivat olla luonteeltaan suoria tai epäsuoria (Kuva 2). Päätöksen suorat vaikutukset kohdistuvat suoraan yhden tai useamman yrityksen toimintaan. Epäsuorat vaikutukset kohdistuvat yritysten toimintaympäristöön ja sitä kautta epäsuorasti yhden tai useamman yrityksen toimintaan. Epäsuoria vaikutuksia on vaikeampi tunnistaa ja todentaa kuin suoria vaikutuksia, jonka vuoksi myös niiden ennakkoarviointi on haastavampaa. On hyvin mahdollista, että jokin päätösesitys kohdistuu vaikutuksiltaan vain yhteen yritykseen. Tällöin valmistelijan käyttämä hyvän hallintotavan mukainen harkinta korostuu, jotta yritysten yhdenvertainen kohtelu toteutuu. Suorat ja epäsuorat vaikutukset kohdistuvat yritysten liiketoimintaan ja vaikuttavat mm.: yritysten työvoiman saantiin sekä muihin toimintaedellytyksiin mahdollisuuksiin käynnistää paikkakunnalla uutta liiketoimintaa tai kehittää nykyistä mahdollisuuksiin huolehtia operatiivisen toiminnan järjestämisestä, esimerkiksi logistiikka. Kuva 2 Kunnan päätösten vaikutukset DHS Oy Audit Partners 7

8 3 Arviointiprosessin eteneminen 3.1 Toimijat Viranhaltijat ja toimihenkilöt hyödyntävät yritysvaikutusarviointia päätösten valmistelussa. Luottamushenkilöt huomioivat tunnistetut yritysvaikutukset tehdessään päätöksiä. Ulkopuoliset tahot ja elinkeinopalvelut/elinkeinoryhmä tukevat arviointiprosessin toteutumista ja kehittymistä. Alla olevassa kuvassa esitetään yritysvaikutusarvioinnin kannalta keskeisten tahojen roolit ja tärkeimmät tehtävät. Kuva 3 Yritysvaikutusarvioinnin keskeiset toimijat Ranuan kunnassa DHS Oy Audit Partners 8

9 3.2 Päätöksenteontasot Yritysvaikutusarviointimenetelmässä kunnan päätökset on jaettu kuvan 4 mukaisesti neljään tasoon. Eri päätöksenteontasoilla yritysvaikutusarviointi voidaan toteuttaa eri tavoin eli yritysvaikutusarvioinnin syvyys ja laajuus on eri tasoilla erilainen. Kuva 4 Kunnan päätöksenteon neljä tasoa, Ranuan kunnan esimerkein DHS Oy Audit Partners 9

10 3.3 Tunnistamis- ja arviointityökalun käyttäminen Yritysvaikutusarviointi suoritetaan neljässä vaiheessa, jotka ovat arviointitarpeen tunnistaminen, arvioinnin toteuttaminen, arvioinnin dokumentointi ja raportointi sekä arviointien seuranta. Liitteessä 2 on kuvattu esimerkkejä Ranuan kunnan päätösesitysten yritysvaikutusarviointitarpeista. Tunnistamis- ja arviointityökalussa on ohjeistus kyseisten työvaiheiden suorittamiseen. Arvioinnissa käytettävä arviointimenetelmä sekä arvioinnin laajuus voivat vaihdella päätöskohtaisesti, riippuen siitä mikä päätöksenteontaso on kyseessä. Arvioinnin suorittamisesta on vastuussa päätösesityksen valmistelija mutta valmistelijan ei kuitenkaan välttämättä tarvitse itse suorittaa arviointia Arvioinnissa käytettävät tietolähteet Kuvassa 5 on esitetty sisäisiä ja ulkoisia tietolähteitä, joita on mahdollista hyödyntää yritysvaikutusarvioinnin toteuttamisessa. Kun arvioinnin tietolähteinä hyödynnetään sisäisiä tietolähteitä, arvioinnin tekijä suorittaa arvioinnin aina omaan kokemukseensa ja asiantuntemukseensa perustuen. Valmistelija voi käyttää apunaan arvioinnin suorittamisessa asiantuntemusta muualta kuntaorganisaatiosta tai ulkopuoliselta taholta. Ulkopuolisten tahojen kuuleminen suositellaan tehtäväksi käyttäen arviointilomaketta, jotta vältytään laajojen lausuntojen tulkitsemisongelmilta. Lisäksi kannustetaan käyttämään yrittäjäyhdistystä arvioinnin asiantuntijatahona, koska tämä osaltaan lisää kunnan ja yrittäjäyhdistyksen yhteistyötä. Kuva 5 Arvioinnin tietolähteet DHS Oy Audit Partners 10

11 3.4 Arviointi päätösesityksessä Arvioinnin loppupäätelmät eli yhteenveto liitetään päätösesityksen osaksi. Tunnistamis- ja arviointidokumentti arkistoidaan yhdessä muiden valmisteluasiakirjojen kanssa. 3.5 Seuranta Ranuan kunnassa yritysvaikutusarvioinnin toteuttamisen seurantaa tehdään vuosittain. Elinkeinoryhmä kunnanjohtajan johdolla toteuttaa yritysvaikutusarviointimenetelmän seurannan ja kehittämisen. Seurannan yhteydessä arvioidaan myös pistokokein yritysvaikutusarvioinnin laadullista toteutusta. Seurantaan voidaan käyttää myös ulkoista auditointia. Seurannan tulokset käydään läpi kunnan johtoryhmässä ja tulokset annetaan tiedoksi kunnanhallitukselle. DHS Oy Audit Partners 11

12 4 Ranuan arviointiohje kaaviokuvana DHS Oy Audit Partners 12

13 5 Yritysvaikutusarvioinnin prosessikaavio DHS Oy Audit Partners 13

14 6 LIITE 1: Yritysvaikutusten tunnistamis- ja arviointityökalu Yritysvaikutusten tunnistamis- ja arviointilomake Toimielin: Esityslistan asia: Valmistelija Ohje: Valmistelija määrittää valmistelussa olevan päätösesityksen tason. Päätöstaso Tunnista taso (X) Yritysvaikutusarviointi Strategiat, ohjelmat ja linjaukset Yritysvaikutusarviointi tehdään aina Päätöskokonaisuudet hankkeet Yksittäiset päätökset Rutiinipäätökset ja Tunnistamisen kautta arviointi tarvittaessa. Pääsääntöisesti ei arviointia. Tunnistamisen kautta arviointi tarvittaessa. Pääsääntöisesti ei arviointia. Ohje: Valmistelija täyttää lomakkeen oman asiantuntemuksensa pohjalta. Yritysvaikutusarviointi tulee suorittaa, jos yhteenkin kysymykseen vastaus on kyllä. Toimiala- ja markkinarakenteella tarkoitetaan yritysten toimialojen monipuolisuutta, markkinoilla kilpailevien yritysten lukumäärää, tuotteiden samanlaisuuden astetta yms. Toimialoja ovat esimerkiksi maa-, metsä- ja kalatalous, kaivostoiminta, majoitus- ja ravitsemistoiminta. Alueen elinkeinorakenteella tarkoitetaan alueella harjoitettavan yritystoiminnan monipuolisuutta, jakautumista toimialoittain sekä sijoittautumista alueen sisällä. Vaikutukset toimialarakenteeseen, elinkeinoelämään ja työllisyyteen: Vaikuttaako päätös yritysten sijoittumiseen paikkakunnalle? Kyllä Ei Vaikuttaako päätös toimiala- tai markkinarakenteeseen? DHS Oy Audit Partners 14

15 Vaikuttaako päätös elinkeinorakenteeseen? Vaikuttaako päätös työllisyyteen? Ohjeet: Mikäli kyllä -vastauksia, täytä alla oleva. Johtopäätös (kuvaa edellä mainittujen positiivisia ja negatiivisia vaikutuksia): Ohjeet: Valmistelija täyttää lomakkeen oman asiantuntemuksensa pohjalta. Yritysvaikutusarviointi tulee suorittaa, jos yhteenkin kysymykseen vastaus on kyllä. Yritystason vaikutukset: Vaikuttaako päätös yritysten toimintaedellytyksiin? Kyllä Ei Vaikuttaako päätös yritysten investointeihin? Vaikuttaako päätös yritysten työvoiman saantiin? Vaikuttaako päätös yritysten logistiikkaan? Riippuuko yritystoiminnan aloittaminen tai jatkuminen päätöksestä? Vaikuttaako päätös yritysten liiketoiminnan kannalta keskeisiin aikatauluihin? Ohjeet: Mikäli kyllä -vastauksia, täytä alla oleva. Johtopäätös (kuvaa edellä mainittujen positiivisia ja negatiivisia vaikutuksia): DHS Oy Audit Partners 15

16 Ohjeet: Mikäli kyllä -vastauksia edellä, täytä alla oleva määrällinen arviointi. Konsultoi tarvittaessa elinkeinopalveluita. Arvio moneenko yritykseen tai työpaikkaan päätöksen vaikutus kohdistuu? Yritykset (lukumäärä): Työpaikat (lukumäärä): Millä aikavälillä vaikutus kohdistuu yrityksiin (vuotta): Ohjeet: Mikäli kyllä -vastauksia edellä, kirjoita yhteenveto arvioinnin perusteella. Yhteenveto liitetään päätösesitykseen: DHS Oy Audit Partners 16

17 7 LIITE 2: Esimerkkejä Ranuan kunnan päätösesitysten yritysvaikutusarviointitarpeista DHS Oy Audit Partners 17