OHJE SIJOITUSPALVELUYRITYKSEN TOIMILUPAHAKEMUKSEN LAATIJALLE. Vakuutusyhtiöiden toimiluvat käsittelee sosiaali- ja terveysministeriö.

Transkriptio

1 OHJE 1 (16) OHJE SIJOITUSPALVELUYRITYKSEN TOIMILUPAHAKEMUKSEN LAATIJALLE Taustaksi Finanssivalvonta (Fiva) käsittelee luottolaitoksen, sijoituspalveluyrityksen, rahastoyhtiön, säilytysyhteisön ja panttilainauslaitoksen toimilupahakemukset. Arvopaperi- ja johdannaispörssitoimintaa ja arvopaperikeskusta koskevat toimilupa-asiat käsittelee valtiovarainministeriö. Vakuutusyhtiöiden toimiluvat käsittelee sosiaali- ja terveysministeriö. Tämän ohjeen tarkoitus on auttaa sijoituspalveluyrityksen toimilupahakemuksen laatimista. Ohjeessa on kuvattu, mihin seikkoihin Fiva kiinnittää huomiota toimilupahakemuksia käsitellessään ja mitä seikkoja hakijan on otettava huomioon toimilupahakemusta tehtäessä. Tämä ohje ei korvaa toimiluvan hakemista koskevia säännöksiä ja Fivan antamia standardeja. Fivan internetsivuilta löytyy tietoa mm. toimilupaprosessista. Fiva toivoo, että hakija tästä ohjeesta huolimatta ottaisi yhteyttä Fivaan ennen hakemuksen jättämistä. Hakijan kannalta keskeisimmät asiakirjat ovat: Sijoituspalveluyritykset sijoituspalveluyrityksistä annettu laki (922/2007), myöhemmin SipaL arvopaperimarkkinalaki (495/1989), myöhemmin AML valtiovarainministeriön asetus sijoituspalveluyrityksen toimilupahakemukseen liitettävistä selvityksistä (937/2007) Fivan Toimiluvat ja notifikaatiot -standardi (1.1) sekä myöhemmin tässä ohjeessa mainittavat aihealuekohtaiset standardit Valtiovarainministeriön asetuksessa on kuvattu ne selvitykset, jotka vähintään on liitettävä toimilupahakemukseen. Markkinoille tulo -standardissa on kuvattu tarkemmin, mitkä eri osa-alueet toimilupahakemuksessa on otettava huomioon ja mihin Fiva kiinnittää huomiota arvioidessaan toimiluvan edellytyksiä. Fiva arvioi toimiluvan edellytyksiä lainsäädännön ja antamiensa standardien perusteella. Standardeissa on kuvattu ne vaatimukset, jotka rahoitusmarkkinoilla toimivan tulee jatkuvasti täyttää markkinoilla toimiessaan. Toimilupahakemuslomakkeen käyttö Toimilupahakemuksen laatimisessa voit käyttää valmista hakemuslomaketta (lomake löytyy Fivan internetsivuilta Toimiluvat -hakemistosta). Tallenna lomake omalle koneellesi ennen täytön aloittamista. Tämän jälkeen voit täyttää, tallentaa ja tulostaa normaalisti. Suosittelemme tarkistamaan vielä, että tiedot ovat tallentuneet, koska eri ympäristöissä tallennusasetukset voivat poiketa oletetuista. Valmis hakemus liitteineen lähetetään Fivaan osoitteeseen: Finanssivalvonta PL 103 (käyntiosoite: Snellmaninkatu 6) Helsinki

2 OHJE 2 (16) Toimilupahakemuksen sisältö Hakemuksen on oltava selkeä, kattava, yksityiskohtainen ja sen on sisällettävä kaikki hakemukseen vaadittavat selvitykset. Laadukkaasti ja huolellisesti laadittu toimilupahakemus vahvistaa osaltaan Fivan näkemystä siitä, että yritystä tullaan johtamaan ammattitaitoisesti. Hakemuksen sisältö riippuu aiotun toiminnan laadusta ja laajuudesta. Hakemukset arvioidaan aina tapauskohtaisesti ja tarpeen mukaan Fiva pyytää lisäselvityksiä. Tavoitteena kuitenkin on, että hakemus saapuisi Fivaan kerralla täydellisenä. Useiden hakemukseen liitettävien asiakirjojen tulee olla yhtiön hallituksen hyväksymiä. Näitä ovat esimerkiksi hakijan sisäiset riskienhallintaohjeet ja -politiikat sekä liiketoimintasuunnitelma ja -strategia. Hakijan on syytä huomioida, että toimilupahakemuksen jättäminen aiheuttaa siten hallinnollista päätöksentekoa ennen varsinaista liiketoiminnan aloittamista. Mikäli toimilupaa haetaan perustettavan yhtiön lukuun, toimilupahakemuksessa on ilmoitettava, mihin mennessä asiakirjat aiotaan hyväksyä yhtiön hallituksessa. Toimilupahakemuksen rakenne perustuu valtiovarainministeriön asetukseen (937/2007) toimilupahakemukseen liitettävistä selvityksistä. Toimiluvan edellytysten selvittämiseksi hakemuksen tulee sisältää seuraavat osa-alueet: selvitys hakijasta selvitys harjoitettavasta toiminnasta selvitys osakepääomasta selvitys perustajista sekä tärkeimmistä osakkeenomistajista ja osakkeenomistajien omistusosuuksista sijoituspalveluyrityksen ja omistusyhteisön johto selvitys sijoituspalveluyrityksen sidonnaisuudesta sijoituspalveluyrityksen tilintarkastajat taloudelliset toimintaedellytykset sisäinen valvonta ja riskienhallinta toiminnan järjestämiseen ja menettelytapoihin liittyvät vaatimukset asiakkaan tunnistamis- ja tuntemisjärjestelmä sijoituspalveluyrityksen perustajien ja osakkeenomistajien luotettavuus, hyvämaineisuus, kokemus ja muu sopivuus sijoituspalveluyrityksen johdon luotettavuus, hyvämaineisuus, kokemus ja muu sopivuus Tässä ohjeessa on annettu tarkempia ohjeita kunkin em. osion täyttämiseen. Aihealueittain on listattu hakemukseen liitettäviä valtiovarainministeriön asetuksessa lueteltuja liitteitä sekä muita liitteitä, joita Fiva pitää tarpeellisina arvioidessaan toimiluvan edellytyksiä. Riittävänä ei pidetä viittausta Fivan ao. standardien soveltamiseen tai lainausta standardista. Osa hakemuksessa vaadituista liitteistä voi olla ns. päällekkäisiä eli todentavat useamman kuin yhden osion vaatimuksia. Tällöin osiossa voidaan viitata aiempana olleisiin selvityksiin tai täydentää liiteaineistoa siltä osin kuin tiedot eivät ilmene jo mainituista hakemuksen liitteistä. Mikäli hakijalla ei ole jonkin osa-alueen mukaista toimintaa pitkällä

3 OHJE 3 (16) aikavälillä lainkaan, tulee tämä ilmoittaa perusteluineen (esim. "Toimintaan ei liity pitkällä aikavälillä markkinariskiä, koska "). Osa hakijan toiminnoista voi olla järjestetty konsernitasolla, jolloin hakemukseen riittää konsernitason selvitys. Hakijan tulee kuitenkin päättää konsernitason ohjeistuksen soveltamisesta yhtiön hallituksessa. Hakijasta käytetään myös sanaa "yhtiö". 1 Selvitys hakijasta Tämän osion selvitysten perusteella Fivan tulee saada tarvittavat perustiedot yhtiöstä ja sen omistajista sekä varmuus siitä, että yhtiö on perustettu lain vaatimalla tavalla. Kirjallisesta toimilupahakemuksesta on käytävä ilmi sijoituspalveluyrityksen toimilupaa hakevan yhtiön täydellinen toiminimi käytettävät aputoiminimet, kotipaikka, posti- ja käyntiosoite, hallinnollinen päätoimipaikka Suomessa ja muut toimipaikat. Mikäli hakija käyttää Fivan laatimaa hakemuslomaketta, nämä tiedot selvitetään lomakkeen alussa. jäljennös voimassa olevasta yhtiöjärjestyksestä yhtiökokouksen pöytäkirja mahdollisine liitteineen, josta käy ilmi, että yhtiöjärjestystä on päätetty muuttaa vastaamaan sijoituspalveluyrityksen yhtiöjärjestyksen edellytyksiä ja josta ilmenevät sekä yhtiön aikomus hakea toimilupaa että toimiluvan hakemisessa noudatettava menettely. selvitys siitä, että edellisessä kohdassa tarkoitettu yhtiöjärjestyksen muutos on jätetty rekisteröitäväksi patentti- ja rekisterihallitukselle siten kuin siitä säädetään osakeyhtiölain (624/2006) 5 luvun 30 :n 2 momentissa kaupparekisteriote Jos toimilupaa haetaan perustettavan yhtiön lukuun, hakemuksesta on käytävä ilmi hakijan nimi ja yhteystiedot sekä perustettavan yhtiön nimi, käytettävät aputoiminimet, kotipaikka, hallinnollinen päätoimipaikka Suomessa ja muut toimipaikat. Mikäli hakija käyttää Fivan laatimaa hakemuslomaketta, nämä tiedot selvitetään lomakkeen alussa. Perustettavan yhtiön toimilupahakemukseen on liitettävä mahdollisine liitteineen: ote tai jäljennös yrityksen perustamista koskevasta päätöksestä, jos perustajana on oikeushenkilö; kunkin perustajan kaupparekisteriote, jos perustajana on oikeushenkilö, tai kunkin perustajan virkatodistus ja yhteystiedot, jos perustajana on luonnollinen henkilö; jäljennös perustamissopimuksesta 2 Harjoitettavaksi aiottu toiminta Tämän osion selvitysten perusteella Fivan tulee voida varmistua siitä, että harjoitettavaksi aiottu toiminta täyttää sen toiminnan vaatimukset, johon yhtiö hakee toimilupaa.

4 OHJE 4 (16) Harjoitettavaksi aiotun toiminnan tulee olla suunnitelmallista ja asetettujen tavoitteiden realistisia. Suunnitelmassa on otettava huomioon kaikki tarpeelliset liiketoiminta-alueet, myös ulkoistettu, asiamiehen tai sidonnaisasiamiehen välityksellä tehtävä toiminta. Hakemuksen liitteet riippuvat harjoitettavaksi aiotusta toiminnasta. Tarkemmin kuhunkin toimintaan liittyvät liitteet on lueteltu Fivan standardin 1.1 (toimiluvat ja notifikaatiot) luvussa kuvaus siitä, mitä SipaL:ssa määriteltyä toimintaa se tulee harjoittamaan, ml. oheispalvelut (esimerkiksi tuote- ja palvelukuvaukset asiakaskohderyhmineen, prosessikaaviot) 3 Pääomavaatimukset Tämän osion selvitysten perusteella Fivan tulee saada varmuus siitä, että perustamispääoma täyttää asetetut vaatimukset. Jos yhtiön osakepääoma on toimilupaa haettaessa kokonaan maksettu, on hakemukseen liitettävä selvitys siitä, että perustamispääoma on yhtiön omistuksessa ja hallinnassa (esim. hallituksen asiaa koskeva päätös); yhteisön tilintarkastajien allekirjoittama todistus siitä, että perustamispääoman merkitsemistä koskevia säännöksiä on noudatettu. Jos yhtiön perustamispääomaa ei ole toimilupaa haettaessa maksettu, hakemukseen on lisäksi liitettävä selvitys perustamispääoman maksamista koskevista sitoumuksista jäljennös kunkin merkitsijänä olevan oikeushenkilön osakkeiden merkintää koskevasta päätöksestä ja merkitsijän kaupparekisteriote sekä merkitsijänä olevan luonnollisen henkilön virkatodistus. Jos perustamispääomaa on merkitty oikeuksin tai velvollisuuksin panna yhteisöön osaketta tai osuutta vastaan muuta omaisuutta kuin rahaa taikka perustamispääoma on kokonaan tai osaksi maksettu muuna kuin rahana, hakemukseen on liitettävä osakeyhtiölain 2 luvun 8 :n 4 momentissa tarkoitettu lausunto. Mikäli pääomavaatimukset täytetään osakepääoman, vastuuvakuutuksen tai näiden yhdistelmän muodossa, tulee hakemukseen liittää selvitys tästä pääomakokonaisuudesta. 4 Perustajat ja omistajat Tämän osion selvitysten perusteella Fivan tulee saada tarvittavat tiedot yrityksen perustajista ja omistajista sekä varmuus siitä, että omistusrakenteet eivät estä yhtiön tehokasta valvontaa. Hakemuksessa ja liitteissä tulee kuvata yhtiön sellaiset omistajat, joiden omistusosuus on suo-

5 OHJE 5 (16) raan tai välillisesti vähintään yksi kymmenesosa tai joiden omistama osuus tuottaa vähintään kymmenen prosenttia sen osakkeiden äänivallasta. luettelo perustajista ja henkilöomistajista ja heidän henkilö- ja yhteystiedoistaan sekä omistusosuuksistaan luonnollisten henkilöiden virkatodistukset oikeushenkilöiden kaupparekisteriote selvitykset sopimuksista tai muista järjestelyistä, jotka johtavat tai saattavat johtaa tässä kohdassa tarkoitetun omistusosuuden syntymiseen perustajien ja omistajien päiväämä ja allekirjoittama ilmoitus koskien luotettavuutta, hyvämaineisuutta, kokemusta ja muuta sopivuutta (fit & proper -ilmoitus). Oikeushenkilön puolesta päivätyn ja allekirjoitetun ilmoituksen tekevät nimenkirjoitusoikeutta käyttävät luonnolliset henkilöt. Jos perustaja on vajaavaltainen tai hänen toimintakelpoisuuttaan on rajoitettu, selvityksen laativan edunvalvojan on liitettävä hakemukseen selvitys omistajan tai perustajan vajaavaltaisuudesta tai toimintakelpoisuuden rajoittamisesta sekä edunvalvojaa itseään koskeva ilmoitus. Fit & proper -ilmoitukset tehdään ao. lomakkeilla, jotka löytyvät Fivan internetsivuilta Toimiluvat -hakemistosta. Em. liitteet on toimitettava myös osakkeenomistajaan rinnastettavasta arvopaperimarkkinalain (495/1989) 2 luvun 9 :ssä tarkoitetusta luonnollisesta henkilöstä ja oikeushenkilöstä. Hakemuksessa on lisäksi yksilöitävä se seikka, jonka perusteella luonnollista henkilöä on pidettävä osakkeenomistajaan edellä tarkoitetulla tavalla rinnastettavana henkilönä. 5 Sijoituspalveluyrityksen ja omistusyhteisön johto Tämän osion selvitysten perusteella Fivan tulee saada varmuus siitä, että valvottavaa tullaan johtamaan ammattitaitoisesti sekä terveiden ja varovaisten liiketoimintaperiaatteiden mukaisesti ja että yhtiön toiminta täyttää Fivan standardeissa 1.3 (Luotettava hallinto ja toiminnan järjestäminen ja 4.1 (Sisäinen valvonta ja riskienhallinta) asetetut vaatimukset. Hakijan tulee osoittaa, että yhtiön johdolla on riittävä koulutus ja ammattitaito tehtävien laatuun ja laajuuteen nähden. Hakemuksesta tulee myös käydä ilmi, miten hakija on käytännössä varmistanut, että johdolla on hakijan liiketoiminta-alan riittävä tuntemus. Yhtiön johdon tulee täyttää Fivan standardissa 1.4 (Luotettavuuden, sopivuuden ja ammattitaidon arviointi) asetetut ns. fit & proper vaatimukset. Luotettavan hallinnon järjestämisessä tulee ottaa huomioon tulevan toiminnan monimuotoisuus ja laajuus. Hallinnon järjestämisessä voi olla erilaisia ratkaisuja. otteet tai jäljennökset asiakirjoista, joista ilmenevät yhtiölle valitut hallituksen varsinaiset ja varajäsenet, yhtiölle valittu toimitusjohtaja ja toimitusjohtajan sijainen, muut ylimpään johtoon kuuluvat henkilöt sekä heidän yhteystietonsa hallitusten jäsenten ja varajäsenten, toimitusjohtajan ja toimitusjohtajan sijaisen sekä muuhun ylimpään johtoon kuuluvan henkilön päiväämä ja allekirjoittama ilmoitus koskien luotettavuutta, hyvämaineisuutta, kokemusta ja muuta sopivuutta (fit & proper -ilmoitus). Fit & proper - ilmoitukset tehdään ao. lomakkeilla, jotka löytyvät Fivan internet-sivulta Toimiluvat - hakemistosta

6 OHJE 6 (16) Jos sijoituspalveluyritykselle on valittu yksi tai useampi toimitusjohtajan sijainen, selvityksestä on ilmettävä se, millä edellytyksillä sijainen tulee toimitusjohtajan sijaan tämän ollessa estynyt hoitamasta tehtäväänsä sekä se, mikä on eri toimitusjohtajan sijaisten sijaantulojärjestys. Edellä mainittu koskee vastaavasti omistusyhteisön toimilupahakemuksessa omistusyhteisön johdosta esitettävää selvitystä. 6 Merkittävät sidonnaisuudet Tämän osion selvitysten perusteella Fivan tulee saada varmuus siitä, että yhtiön merkittävä sidonnaisuus muuhun henkilöön ei estä yhtiön tehokasta valvontaa. Liiketoiminnasta ja omistusrakenteista sekä mahdollisista sidossuhteista luonnollisiin henkilöihin sekä oikeushenkilöihin pitää saada selkeä kokonaiskuva. Merkittävällä sidonnaisuudella tarkoitetaan omistukseen tai määräämisvaltaan (äänimäärä tai ylimmän johdon nimitys/erotusoikeus) perustuvaa mahdollisuutta vaikuttaa yhteisön hallintoon ja toimintaan. Merkittävä sidonnaisuus voi syntyä silloin, kun henkilöllä on yhdessä jonkin hänen lähipiiriinsä kuuluvan henkilön kanssa edellä kuvattu mahdollisuus vaikuttaa yhteisön hallintoon ja toimintaan. Henkilön lähipiiriin kuuluvat esimerkiksi aviopuoliso ja lapset. Lisäksi merkittävä sidonnaisuus muodostuu kahden tai useamman sellaisen yhteisön välille, jotka ovat saman henkilön tai yhtiön määräysvallassa. selvitys sijoituspalveluyrityksen sidonnaisuudesta (esimerkiksi kaaviokuva yhtiörakenteesta) selvitys sopimuksista tai järjestelyistä, jotka johtavat tai saattavat myöhemmin johtaa merkittävän sidonnaisuuden syntymiseen (liitteenä esim. osakassopimus, yhtiöjärjestys, yhtiösopimus). 7 Tilintarkastajat Tämän osion selvitysten perusteella vahvistetaan, että yhtiön tilintarkastajat täyttävät tilintarkastajille asetetut vaatimukset. tilintarkastajien nimet (käytävä ilmi, kuka tilintarkastajista on Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisö) tilintarkastajien valinnan osoittava pöytäkirjaote 8 Taloudelliset toimintaedellytykset ja liiketoimintasuunnitelma Tämän osion selvitysten perusteella Fivan tulee saada varmuus siitä, että taloudelliset toimintaedellytykset täyttyvät ja että toiminta on suunnitelmallista, ammattimaista ja pitkäjänteistä. Hakemuksessa ja liitteissä tulee kuvata yksityiskohtaisesti, miten hakija on varmistanut yhtiön

7 OHJE 7 (16) riittävät taloudelliset toimintaedellytykset Keskeinen Fivan arviota tukee hyvin kirjoitettu, eri toiminnot, palvelut ja tuotteet kattava yksityiskohtainen liiketoimintasuunnitelma sekä laadukas omien varojen strategia. liiketoimintasuunnitelma kannattavuusarviot ja -tavoitteet sekä tulos- ja tase-ennusteet ja niiden perusteet seuraavalle kolmelle vuodelle arvio omien varojen riittävyydestä seuraavalle kolmelle vuodelle ja suunnitelma riittävän vakavaraisuuden ja maksuvalmiuden varmistamiseksi selvitys pääoman saatavuudesta (pääomasuunnitelma) laskelmat riskialueittaisesta pääomavaatimusten täyttymisestä kuvaus vakavaraisuuden hallinnan järjestämisestä tilinpäätöstiedot (jos hakijalla on aiempaa liiketoimintaa) konsernitilinpäätöstiedot liitteineen kolmelta viimeiseltä tilikaudelta (jos hakija on konsernin osa) Jos viimeisin tilinpäätös on laadittu aiemmin kuin kuusi kuukautta ennen hakemuksen jättämistä, hakemukseen on lisäksi liitettävä yhtiön hallituksen yhtiön hallituksen päiväämä ja allekirjoittama selvitys tilinpäätöksen laatimisen jälkeen sattuneista yhtiön taloudelliseen asemaan olennaisesti vaikuttaneista seikoista sekä yhtiön hakemushetken taloudellisesta tilanteesta ja tuloksista. 9 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta 9.1 Organisaatio, henkilöstö sekä valta-, vastuu- ja raportointisuhteet Tämän osion selvitysten perusteella Fivan tulee saada kokonaiskuva hakijan organisaatiosta. Yhtiön tulee osoittaa, että sen palveluksessa työskentelevien ja palkattavien henkilöiden ammattitaito on riittävä suhteutettuna työtehtäviin sekä yhtiön kokoon, toiminnan laajuuteen ja luonteeseen. Lisäksi osion tarkoituksena on selvittää, että yhtiön valta- ja vastuusuhteet ovat selkeät. Kunkin toimielimen velvollisuudet ja vastuut on selkeästi määritelty ja ylin johto pystyy riippumattomasti arvioimaan yhtiön toimintaa.. selkeä yhtiön toimintaa kuvaava organisaatiokaavio toimitusjohtajan, keskeisten liiketoiminta-alueiden johtajien, päälliköiden yms. varamiesjärjestelyt keskeisten liiketoimintayksiköiden ja toimintojen henkilöstömäärät henkilöstösuunnitelma, josta käy ilmi henkilöstön ammattitaito ja palkitsemisperusteet (esimerkiksi rekrytointiperiaatteet ja koulutussuunnitelmat) tehtävänimikkeiden mukaiset toimenkuvat kuvaus siitä, miten valta- ja vastuusuhteet on käytännössä järjestetty eri yksiköiden ja toimintojen välillä (mitkä ovat eri yksiköiden ja toimintojen keskeiset tehtävät, mitkä ovat keskeiset päätöksen-

8 OHJE 8 (16) tekoelimet, kuinka usein päätöksentekoelimet kokoontuvat ja mitkä ovat raportointisuhteet keskeisten toimintojen välillä, esimerkiksi päätöksentekoelinten työjärjestykset, tiedot hallituksen lautakunnista) kuvaus siitä, miten eturistiriitatilanteet hoidetaan kuvaus raporteista, joita ylin ja toimiva johto saavat ja kuinka usein raportteja tuotetaan (ml. kattava määrä johdolle tuotettavia malliraportteja, esimerkiksi erilaiset kuukausiraportit) Toimiluvan edellytysten täyttymisen todentamiseksi hakemukseen voi liittää em. liitteiden lisäksi mahdolliset luotettavan hallinnon ohjeet (esim. Corporate Governance-politiikka). 9.2 Sisäinen valvonta sekä riskien seuranta ja hallinta Tämän osion selvitysten perusteella Fivan tulee saada varmuus siitä, että hakijan sisäinen valvonta on riittävän korkeatasoista ottaen huomioon toiminnan luonne ja laajuus. Hakemuksessa tulee kuvata, miten sisäinen valvonta ja riskienhallinta on käytännössä järjestetty; mitkä ovat keskeiset sisäisen valvonnan keinot, mitkä ovat eri yksiköiden ja toimintojen vastuusuhteet sisäisessä valvonnassa sekä miten riskinottoa käytännössä valvotaan eri liiketoimintayksiköissä/toiminnoissa ja eri riskialueilla. Yhtiön tulee täyttää Fivan standardissa 4.1 (Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen) asetetut sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vaatimukset. kuvaus sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja liiketoiminnasta riippumattoman riskienhallinnan järjestämisestä selvitys niistä järjestelmistä ja menetelmistä, joilla sijoituspalveluyrityksen on tarkoitus seurata ja hallita sijoituspalveluyrityksistä annetun lain 5 luvussa tarkoitettuja riskejä kuvaus riittävän tiedonkulun sekä riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan turvaamisesta asiamiehen ja sidonnaisasiamiehen välityksellä harjoitettavien sekä ulkoistettavien toimintojen osalta 9.3 Sisäinen tarkastus Tämän osion selvitysten perusteella Fivan tulee saada varmuus siitä, että hakijan sisäinen valvonta on yhtiön toiminnan luonteeseen ja laajuuteen nähden asianmukaisesti järjestetty ja että hakijalla on tämän asian arvioimiseksi ja varmistamiseksi muista toiminnoista erillinen, riippumaton sisäinen tarkastus. Sisäinen tarkastus on riippumatonta ja objektiivista arviointi- ja varmistustoimintaa, joka on luotu tuottamaan lisäarvoa organisaatiolle ja parantamaan sen toimintaa. Hakemuksessa tulee kuvata, miten yhtiön sisäinen tarkastus on järjestetty. ylimmän johdon vahvistamat sisäisen tarkastuksen toimintaperiaat-

9 OHJE 9 (16) teet, joista käyvät ilmi ainakin: toiminnan tavoitteet toiminta-alue ja sen rajoittamattomuus asema organisaatiossa ja suhde muihin valvontatoimintoihin toimivalta ja vastuut tehtävät ja niiden järjestäminen toiminnosta vastaavan tehtävät ja velvoitteet toiminnan suunnittelussa noudatettavat yleiset periaatteet tarkastushavaintojen raportoinnin periaatteet ja aikataulu raportointisuhteet, vastuut ja velvoitteet tarkastussuunnitelma sisäistä tarkastusta suorittavien henkilöiden ansioluettelot sisäistä tarkastusta suorittavien henkilöiden mahdollisesti saamien palkkioiden määräytymisperusteet käytännön tarkastustyölle vahvistetut menettelytavat: havaintojen ja johtopäätösten dokumentointi raportointi sekä niistä tiedottaminen Jos yhtiöllä ei ole erillistä sisäistä tarkastusta, hakemukseen tulee liittää selvitys siitä, miten sisäinen tarkastus toimintona on muutoin järjestetty ja kuka tällöin on sisäisen tarkastuksen tehtäväalueesta vastaavaksi nimetty henkilö. Selvityksen oheen on liitettävä hallituksen päätös Fivan standardin sitovasta sääntelystä poikkeavasta vaihtoehtoisesta toimintatavasta. 9.4 Compliancetoiminto Tämän osion selvitysten perusteella Fivan tulee saada varmuus siitä, että yrityksellä ja sen toiminnalla on asiakkaiden ja markkinoiden luottamus. Lainsäädännön, viranomaisten antamien ohjeiden ja määräysten sekä markkinoiden itsesäätelyn huolellinen noudattaminen ylläpitää osaltaan tätä luottamusta. Sitä tukee myös yhtiön omien sisäisten ohjeiden, henkilöstöä sitovien eettisten periaatteiden ja muiden ohjeiden noudattaminen. Tätä varten hakijalla tulee olla säännösten noudattamisen varmistamisesta vastaava toiminto (compliance), joka avustaa yhtiön ylintä ja toimivaa johtoa ja muita toimintoja säännösten noudattamattomuuteen liittyvän riskin hallinnassa. Compliance -toiminnon tulee valvoa ja säännöllisesti arvioida niiden toimenpiteiden ja menettelytapojen riittävyyttä ja tehokkuutta, joiden avulla yhtiö varmistaa säännösten noudattamisen. Lisäksi toiminnon tulee seurata ja arvioida säännösten noudattamisessa esiintyneiden puutteiden korjaamiseksi tehtyjen toimenpiteiden riittävyyttä ja tehokkuutta. Hakemuksessa tulee kuvata, miten säännösten noudattamisen varmistaminen (compliance -toiminto) yhtiössä on järjestetty.

10 OHJE 10 (16) ylimmän johdon vahvistamat kirjalliset toimintaperiaatteet, joista käyvät ilmi ainakin compliance-toiminnon: tavoitteet ja tehtävät asema organisaatiossa ja suhde muihin valvontatoimintoihin toimivalta ja oikeus saada tehtäviensä hoidossa tarpeelliset tiedot ja oikeus tehdä tarkastuksia toiminnosta vastaavan tehtävät ja velvoitteet suunnittelussa noudatettavat yleiset periaatteet raportoinnin periaatteet ja aikataulu toiminnosta vastaavan henkilön ansioluettelo toiminnosta vastaavan henkilön mahdolliset palkkionmääräytymisperusteet 9.5 Ulkoistaminen sekä asiamiehen ja sidonnaisasiamiehen käyttö Tämän osion selvitysten perusteella Fiva varmistaa, että ulkoistaminen ei haittaa yhtiön riskienhallintaa, sisäistä valvontaa tai muutoin merkittävästi yhtiön liiketoiminnan hoitamista. Yhtiön tulee täyttää Fivan standardissa 1.6 (Toiminnan ulkoistaminen) ja RA 1.6 (Toiminnan ulkoistamista koskeva ilmoitus) asetetut vaatimukset. selvitys asiamiehen ja/tai sidonnaisasiamiehen välityksellä aiotuksi tapahtuvasta toiminnasta sekä ulkoistettavaksi aiotusta toiminnasta (ml. ulkoistettavia toimintoja hoitavien nimet ja yhteystiedot) selvitys sidonnaisasiamiehen toiminnan valvonnasta selvitys sidonnaisasiamiesrekisterin ylläpidosta ulkoistamissopimukset (tai luonnokset sopimuksista) 9.6 Kirjanpitojärjestelmät Tämän osion selvitysten perusteella Fivan tulee saada varmuus siitä, että kirjanpitojärjestelmä on luotettava, sen jatkuvuus on tuettu riittävästi, se tuottaa riittävän yksilöityä tietoa johdolle ja viranomaisraportointiin sekä täyttää kauppa- ja teollisuusministeriön ja kirjanpitolautakunnan määrittelemät kriteerit. selvitys kirjanpitojärjestelmistä ja -menetelmistä (mm. yleiskuvaus, osakirjanpitojärjestelmien väliset liittymät, manuaaliset ja tietojärjestelmiin sisältyvät täsmäytykset) Katso tarkemmin standardi 3.1 (Tilinpäätös ja toimintakertomus), kauppa- ja teollisuusministeriön päätös (47/1998) ja kirjanpitolautakunnan yleisohje (annettu )

11 OHJE 11 (16) 9.7 Tietojärjestelmät Tämän osion selvitysten perusteella Fivan tulee saada varmuus siitä, että yhtiöllä on toiminnan luonteeseen ja laajuuteen nähden riittävät ja asianmukaisesti järjestetyt tietojärjestelmät. kuvaus käytössä olevista ja suunnitelluista tietojärjestelmistä ml. ulkoistettavat tietotekniikkapalvelut (esim. järjestelmäkuvaus) tietohallintostrategia (johdon hyväksyntä) kuvaus tietohallinto-organisaatiosta ja -vastuista 9.8 Tietoturvallisuus Tämän osion selvitysten perusteella Fivan tulee saada varmuus siitä, että yhtiöllä on riittävä osaaminen ja henkilöstö sekä sisäinen tarkastus tietojärjestelmien toimivuuden turvaamiseksi. tietoturvallisuusperiaatteet tietoturvallisuusorganisaatio ja -vastuut kuvaus tietoturvallisuuteen liittyvien riskien hallinnasta (esim. tietoturvallisuudesta tehdyt riskiarviot) tietoturvallisuuteen liittyvät keskeiset ohjeet selvitys siitä, miten yhtiön omaa tietoturvallisuutta arvioidaan (esim. yhtiön tietoturvallisuudesta tehdyt sisäiset tai ulkoiset arvioinnit) 9.9 Jatkuvuussuunnitelmat ja toiminnan jatkaminen häiriötilanteissa Tämän osion selvitysten perusteella Fivan tulee saada varmuus siitä, että hakija on varautunut liiketoimintansa keskeytyksiin siten, että se pystyy jatkamaan toimintaansa ja rajoittamaan tappioita erilaisissa liiketoimintaansa kohtaavissa häiriötilanteissa. Hakemuksessa tulee kuvata, miten hakijan keskeisten toimintojen jatkuvuus on turvattu toimintoja uhkaavissa häiriötilanteissa. Myös ulkoistettavien toimintojen jatkuvuuden turvaaminen tulee kuvata. jatkuvuussuunnitteluperiaatteet keskeisten toimintojen jatkuvuussuunnitelmat (sisältäen kuvauksen toiminnan kannalta keskeisten tietojärjestelmien varmistus- ja toipumisjärjestelyistä) selvitys siitä, miten se taho, jolle tietotekniikka on mahdollisesti ulkoistettu, on varautunut toiminnan jatkumiseen häiriötilanteissa

12 OHJE 12 (16) Toiminnan järjestämiseen ja menettelytapoihin liittyvät vaatimukset Tämän osion selvitysten perusteella Fivan tulee voida varmistua siitä, että harjoitettavaksi aiottu toiminta täyttää sen toiminnan vaatimukset, johon yhtiö hakee toimilupaa ja että harjoitettavaksi aiotussa toiminnassa noudatetaan laissa ja Fivan standardeissa 2.1 (Rahoitusvälineiden tarjoamisessa noudatettavat menettelytavat), 2.2 (Rahoituspalvelujen ja rahoitusvälineiden markkinointi), 2.3 (Rahoituspalvelusopimukset) ja 1.3 (Luotettava hallinto ja toiminnan järjestäminen) sekä 5.3 (Sisäpiiriilmoitukset ja -rekisterit) mainittuja menettelytapoja. Hakemukseen on liitettävä tarjottavien sijoitus- ja oheispalvelujen osalta selvitys siitä, miten yhtiössä huolehditaan sijoitus- ja oheispalvelujen tarjoamiseen liittyvien toiminnan järjestämistä (ml. kuvaukset sisäisistä prosesseista ja toimintoon mahdollisesti liittyvät sopimusluonnokset) ja asiakassuhteissa noudatettavia menettelytapoja koskevien säännösten sekä markkinoiden väärinkäytön estämistä koskevien säännösten noudattamisesta. Hyvä sisäinen prosessien- ja menettelytapojen kuvaus voisi toimia esim. yhtiön omana perehdyttämismateriaalina yhtiön uudelle työntekijälle sekä tukimateriaalina toiminnan harjoittamisessa. Riittävä kuvaus ei ole viittaus Fivan standardien soveltamiseen tai lainaus standardista. Lisäksi toimilupahakemukseen liitettävien sisäisten ohjeiden tulee olla ajan tasalla ja niiden tulee kuvata riittävän tarkasti, miten valvottavan toiminta on käytännössä järjestetty eri yksiköissä ja toiminnoissa. Ohjeiden tulee olla ylimmän johdon hyväksymät. Eturistiriidat toimintaperiaatteet eturistiriitojen tunnistamisessa ja ehkäisemisessä noudatettavista menettelytavoista, mm. analyysi toiminnassa tyypillisesti ilmenevistä eturistiriitatilanteista selvitys siitä, miten eturistiriitatilanteet hoidetaan asiakkaille annettava tiivistelmä ja selvitys siitä, miten se annetaan asiakkaalle Vaikuttavassa asemassa olevien henkilökohtaiset liiketoimet selvitys henkilökohtaisia liiketoimia koskevasta ohjeistuksesta ja menettelystä Sijoituspalveluiden tarjontaan liittyvä tietojen säilyttämisvelvollisuus kuvaus tietojen ja puhelinnauhoitusten järjestämisestä

13 OHJE 13 (16) Asiakkaan rahoitusvälineiden ja rahavarojen säilyttäminen selvitys asiakasvarojen säilyttämisessä käytettävistä järjestelyistä ja järjestelmistä ml. työnkulkukuvaukset, joista ilmenee mm. täsmäytykset ulkoisiin tietolähteisiin sekä tehtävien ja vastuiden jako (vaaralliset työyhdistelmät) kauppapaikkakohtainen selvitys rahavarojen, rahoitusvälineiden ja mahdollisten vakuuksien käsittelystä, selvityksestä ja säilyttämisestä tiedot mahdollisesta ulkopuolisesta palvelun tarjoajasta, jonka hallussa asiakkaan varoja säilytetään, näiden valintaa ja seurantaa koskeva menettely ja vastuut selvitys mahdollisesta fyysisestä säilyttämisestä Asiakasvalitusten käsittely selvitys asiakasvalitusten käsittelyä koskevasta menettelystä AML 1 luvun 4 :n mukainen asiakasluokittelu asiakkaan luokittelua koskeva sisäinen ohjeistus malli asiakkaalle annettavasta luokittelua koskevasta ilmoituksesta, josta ilmenee luokittelun vaikutus asiakkaan asemaan Kannustimet selvitys sijoituspalvelua ja oheispalvelua koskevista kannustinjärjestelyistä, ml. palkkionpalautuksia ja jakelukanavapalkkioita koskevat sopimukset tai järjestelyt kannustimien sallittavuuden arviointia/hyväksymistä koskeva menettely asiakkaalle suunnattava kannustimia koskeva informaatio Tiedonantovelvollisuus standardin 2.1 luvun 7.2 mukainen tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluva toimintamalli ja materiaali Soveltuvuusarvio (koskee omaisuudenhoitoa ja sijoitusneuvontaa) selvitys soveltuvuusarviointia koskevasta menettelystä selvitys siitä, miten valvottava varmistuu siitä, että annettu palvelu ja asiakkaalta saadut tiedot ovat oikeassa suhteessa toisiinsa Asianmukaisuusarvio (koskee muita sijoituspalveluita kuin omaisuudenhoitoa ja sijoitusneuvontaa) selvitys asianmukaisuusarviointia koskevasta menettelystä selvitys siitä, miten valvottava varmistuu siitä, että asiakkaalle tarjottu palvelu tai rahoitusväline on oikeassa suhteessa asiakkaan sijoituskokemukseen ja tietämykseen Välitys ilman asianmukaisuusarviota (execution only) (vain asiakkaan aloitteesta nk. yksinkertaisilla rahoitusvälineillä ja asiakkaalle on ilmoitettu, ettei yhtiö ole velvollinen arvioimaan palvelun tai arvopaperin soveltuvuutta asiakkaalle)

14 OHJE 14 (16) sisäinen ohje menettelystä palvelun tarjoamisessa lista rahoitusvälineistä, joita valvottava pitää yksinkertaisina selvitys menettelystä ja kriteereistä, joiden perusteella tuote määritellään yksinkertaiseksi Asiakasraportointi selvitys asiakasraportointiin liittyvien velvoitteiden noudattamisesta, ml. raporttimallit selvitys/sisäinen ohjeistus toimintaohjeista ja työkuvauksesta, joista ilmenee työnjako ja sellaiset täsmäytykset ja muut kontrollit, joiden avulla varmistetaan asiakasraportoinnin oikeellisuus Toimeksiantojen huolellinen toteuttaminen (best execution) toimintaperiaatteet asiakkaalle annettava tieto toimintaperiaatteista selvitys siitä, miten toimeksiantojen vastaanottaja ja välittäjä tai omaisuudenhoitaja varmistuu siitä, että asiakkaiden lukuun annettaviin ja rahoitusvälineisiin kuuluviin toimeksiantoihin sovelletaan best execution sääntelyä Rahoitusvälineitä koskevien toimeksiantojen käsittely prosessikuvaukset toimeksiantojen käsittelystä kauppojen selvitykseen selvitys siitä, miten noudatetaan komission asetuksen (1287/2006) artiklojen 7 ja 8 vaatimuksia (Sijoituspäätösten, toimeksiantojen ja toteutuneiden kauppojen dokumentointi) sisäinen ohjeistus kauppojen yhdistämisestä ja kauppojen jakamisesta selvitys siitä, miten hakija varmistuu siitä, että em. ohjeistusta ja toimeksiantojen käsittelyn periaatteita noudatetaan Markkinointi selvitys menettelystä, jolla varmistetaan markkinointimateriaalin asianmukaisuus selvitys siitä, miten huolehditaan, että rahoituspalvelujen tarjoamisessa noudatetaan hyvää myyntitapaa Sijoitustutkimus sijoitustutkimusten, rahoitusanalyysien sekä muiden vastaavien rahoitusvälineillä käytävään kauppaan liittyvien yleisten suositusten tuottamista ja levittämistä koskevan toiminnan sisältö ja luonne asiakaskohderyhmä mahdolliset palkkioperusteet Sisäpiirirekisterin ylläpitovelvollisuus selvitys luotettavasta sisäpiirirekisterin ylläpidosta, siihen liittyvät sisäiset toimintaohjeet sekä rekisteristä vastuussa olevan henkilön nimi

15 OHJE 15 (16) selvitys siitä, missä rekisteriä tai rekistereitä ylläpidetään (SIREjärjestelmä vai hakijan oma järjestelmä) selvitys siitä, missä rekisteri on nähtävillä Markkinoiden väärinkäyttöön liittyvä ilmoitusvelvollisuus selvitys siitä, miten hakija täyttää AML:n 4 luvun 16 :n markkinoiden väärinkäyttöön liittyvän ilmoitusvelvollisuuden (kurssimanipulaatio ja sisäpiiritiedon väärinkäyttö) 10 Asiakkaan tuntemisjärjestelmät Tämän osion selvitysten perusteella Fivan tulee saada varmuus siitä, että yhtiöllä on sekä johdon hyväksymät menettelytavat asiakkaiden tuntemiseksi että rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskienhallintaa koskevat menetelmät ja että yhtiö noudattaa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi annettuja määräyksiä. Uuden, voimaantulleen lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä ja selvittämisestä (503/2008) mukaan yhtiöllä tulee olla sekä sen johdon hyväksymät menettelytavat asiakkaiden tuntemiseksi että rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskienhallintaa koskevat, hakijan toiminnan luonteeseen ja laajuuteen nähden riittävät menetelmät (ResL 6 3 mom. ja 34 3 mom). Lisäksi yhtiön tulee täyttää soveltuvin osin Fivan standardeissa 2.4 (Asiakkaan tunnistaminen ja tunteminen, rahanpesun, terrorismin rahoituksen sekä markkinoiden väärinkäytösten estäminen) ja 4.4b (Operatiivisten riskien hallinta) asetetut vaatimukset. johdon hyväksymä kuvaus asiakassuhteiden hallintaan ja rahanpesun ja terrorismin rahoittamiseen liittyvistä riskienhallintamenetelmistä riskejä arvioidessa tulisi ottaa huomioon mm. yhtiön suunnittelema asiakaspolitiikka (keitä asiakkaat ovat), oma toimiala, tuotteet, palvelut, teknologian kehitys selvitys vastuuhenkilöistä selvitys henkilökunnan koulutuksesta (esim. koulutusohjelma) Tämän menetelmäkuvauksen ja sen taustalla olevan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskeihin liittyvän riskikartoituksen tekemiseen on uudessa laissa annettu siirtymäaika, joka päättyy Yhtiöön tulee toimittaa Fivalle ennen toimiluvan myöntämistä vähintäänkin suunnitelma siitä, kuinka yhtiö aikoo toteuttaa hankkeen (esim. aikataulu ja sisältö). johdon hyväksymät, yhtiön omaan toimintaan soveltuvat sisäiset ohjeet asiakkaan tuntemisjärjestelmästä miten asiakas tunnistetaan ja henkilöllisyys todennetaan (asiakassuhteen alussa ja sen aikana huomioiden eri asiakasryhmät ja jakelukanavat) asiakkaan toiminnan laadun ja laajuuden selvittäminen tosiasiallisten edunsaajien selvittäminen miten organisaatiossa varmistetaan jatkuvan seurannan sekä selonotto- ja ilmoitusvelvollisuuden noudattaminen (esim. kuvaus palvelujen käytön seurantajärjestelmästä, epäilyttävien tapahtumien havaitsemisesta ja dokumentoinnista)

16 OHJE 16 (16) selvitys tuntemisasiakirjojen säilytyksestä Yhtiön asiakkaan tuntemista koskeva sisäinen ohjeistus tulee päivittää uuden ResL:n mukaiseksi niiltä osin kuin se on mahdollista ennen em. riskikartoituksen valmistumista. Sisäisen ohjeistuksen tulee olla valmis ennen toimiluvan myöntämistä. Toimilupahakemuksen liitteet Toimilupahakemukseen kuuluvat liitteet tulee otsikoida selkeästi. Hakemuksen liitteitä voi toimittaa Fivalle sähköisesti. Korostettakoon, että lähettäminen tapahtuu tällöin hakijan vastuulla, eli Fiva ei vastaa lähettämisen tietoturvallisuudesta. Esimerkki. Hakijan maksujärjestelmiä kuvaavat dokumentit ovat erittäin laajoja ja niissä on satoja sivuja. Toimilupahakemusta käsittelevän projektipäällikön kanssa voi erikseen sopia, että liitteet toimitetaan sähköisesti, mutta Fiva ei vastaa tällöin lähettämisen tietoturvallisuudesta. Huom. Toimitettaessa liitteitä sähköisesti, tulee tiedostot otsikoida ja nimetä selkeästi noudattaen pääjakson mukaista jaottelua.