Kaupunkiympäristötalo: Työympäristön kehittäminen

Transkriptio

1 Kaupunkiympäristötalo: Työympäristön kehittäminen

2 Sisältö Alustus Tehdyt tutkimukset Tutkimusten vaikutus tilaratkaisuun ja työympäristökonseptiin Työympäristökonseptin elementit Muutosjohtaminen

3 Havainnointi ja tilankäyttöastemittaukset eri toimipisteissä Tilakierrot kaikissa virastoissa ja toimipisteissä Tilankäyttöastemittaus tehtiin muissa toimipisteissä paitsi HKR (Elimäenkatu 5) ATT KV, Kaupunkimittaus KV, Geotekninen osasto, Malmin asematie 3A HKR KV, Tilakeskus Työympäristökysely toteutettiin kaikissa virastoissa RAKVV KV, Asuntoosasto JKMM ja KVA tilakiertokohde RAPAL tilankäyttömittaus KV, Vuokra-asuntojen palvelupiste KSV KSV KV, Hallinto- ja tonttiosasto, kiinteistöjen kehittämisyksikkö

4

5 Työympäristökehittämisen rooli Kaupunkiympäristötalo hankkeessa *Johtoryhmä (päätöksenteko) Rakennuslupa Suunnittelun kilpailutus ja pääsuunnittelijan valinta Rakennushankkeen johto Työympäristökonsepti Ehdotussuunnitteluvaiheen tarkentaminen ja yleissuunnittelu Toteutussuunnittelu Rakentamisvaihe Käyttöönottovaihe *Sisäiset projektipalaverit *Käyttäjätapaamiset Tarveselvitys Hankesuunnittelu Konseptin päivitys, implementointi ja muutoksen tuki Monialainen asiantuntijatiimi tiedonvälitys Digitalisoinnin kehitys Asiakaspalvelutilojen ja -kokemuksen kehittäminen 2010> Valmis rakennus 5

6 Tehdyt tutkimukset

7 Nykytilanteen analyysi, mitä on tehty? Kyselyyn vastasi 839/1319 hlö, eli vastausprosentti on 64 % Vastausprosentti virastoittain: HKR: 52 % (n=242/463) KSV: 77 % (n=210/274) KV: 66 % (n=266/401) RAKVV: 74 % (n=85/115) ATT: 55 % (n=36/66) Havainnointi ja haastattelut kaikissa toimipisteissä Tilankäyttöastemittaukset eri toimipisteissä Työympäristökysely kaikille virastoille Työympäristökonseptin lähtökohdat, nykytilanneanalyysi Samaan aikaan hankesuunnitelma ja tilaohjelman laadinta käynnissä

8 Havainnointi tiloissa Työpisteet eri virastoissa > työntekijätyypit Kansalais asiakaspalvelut Erityistoiminnot, tilat ja piirteet

9 Työpisteitä eri virastoissa Projekti-insinööri (ATT): Urakkasopimukset Rakennuttaja (HKR): Lisäpöytä isojen dokumenttien katseluun Liikennesuunnittelija (KSV): Laajojen kokonaisuuksien visualisointi tulostamalla Lupa-arkkitehti (RAKVV): Digitalisoituminen viety aika pitkälle mikä on tilanne asiakkaiden osalta? Karttapalvelu (KV): Työtä tehdään kahden ruudun avulla ja apuna käytetään isoa tulostetta Hallinnon työntekijä (yleisesti)

10 Johtopäätökset: työntekijätyyppejä Suunnittelija työntekijätyyppi Perus työntekijätyyppi Työmaavalvoja työntekijätyyppi TAI Käsiarkisto Karttalaatikosto tarvittaessa Asiakaspalvelu työpisteellä + tarvittaessa käsiarkisto Tekee työtä paikallaan Tarvitsee kaksi näyttöä Tarvitsee pöytäpinta-alaa dokumenttien levittelyyn, jotta hahmottaa suuret kokonaisuudet Tekee työtä paikallaan Tarvitsee yksi tai kaksi näyttöä Ei tarvitse pöytäpinta-alaa tavanomaista enempää Tarvitsee autopaikan Työmaavarusteet (puhtaat/likaiset) Huom. vaatteiden huolto: kuivauskaappi ja varusteiden pesumahdollisuus Tabletti vs. paperit työmaalla

11 Kansalais asiakaspalvelut Asiakaspalvelupisteet (esim. haetaan pysäköintilupia, rakennuslupia, johto- ja kaivuutietoja, asuntoja yms) Stadin asunnot (KV) Tellinki (RAKVV) Laituri (KSV) Asiakaspalvelupiste (HKR) Kaupunkimittausosasto (KV) Kirjasto (KSV) Asuntojen myynti- ja esittelytila (ATT) Arkiston asiakaspalvelu (HKR, RAKVV, KSV)

12 Erityistoiminnot, tilat ja -piirteet Lautakuntien salit (KSV, RAKVV, HKR, KV) Projektityötila (KSV, muut?) ATK-luokka (KV) Pienoismallivarasto (KSV) Holvi (ATT) Näytteiden otto (KV) Työmaavarusteet Suurpiirtotulostin, mikro-filmien lukulaite (KV, RAKVV, KSV, HKR)

13 Kohti paperitonta erot virastoissa HKR Rakennusvirasto (~465?) NYT 2015 TAVOITETILA 20xx PAPERILLINEN PAPERITON KV Kiinteistövirasto (~400?) PAPERILLINEN NYT 2015 TAVOITETILA 20xx PAPERITON KSV Kaupunkisuunnitteluvirasto (~275?) NYT 2015 PAPERILLINEN TAVOITETILA 20xx PAPERITON RAKVV rakennusvalvontavirasto (~115?) PAPERILLINEN NYT 2015 TAVOITETILA 20xx PAPERITON ATT Asuntotuotantotoimisto (~70?) PAPERILLINEN NYT 2015 TAVOITETILA 20xx PAPERITON

14 Työympäristökysely Taustamuuttujat Henkilökohtainen tapa tehdä työtä > työprofiilien määrittäminen Yhteisen työn tekemisen tavat Työhyvinvointi

15 Kyselyn yhteenveto Kyselyyn vastasi 839/1319 hlö, eli 64 % Vastausprosentti virastoittain: HKR: 52 % (n=242/463) KSV: 77 % (n=210/274) KV: 66 % (n=266/401) RAKVV: 74 % (n=85/115) ATT: 55 % (n=36/66) Kysely oli auki Kysely jakautui kysymyksiin nykytilanteesta ja tulevaisuudesta Vastaajia (n) per virasto Luvut ovat vastanneiden määrä (n)

16 Työprofiilien määräytymiskriteerit ja ulottuvuudet Keskimääräinen työpäivä (aika) 100 % 60 % 40 % Omassa virastossa Muualla Ulkoinen liikkuvuus Työpisteellä 40 % Muissa tiloissa 60 % Tekvin työprofiilit rakennetaan ulkoisesta ja sisäisestä liikkuvuudesta Sisäinen liikkuvuus

17 Nykytilanne: Työprofiilit (n=839/1319) Suuri Yhdistelijä 18% (N=154) Navigoija 25% (N=211) Sisäinen liikkuvuus Pieni Sisäisesti liikkuva Nimettyjä tai jaettuja työpisteitä (TJS=1:1,2-1:1,4) Ankkuri 43% (N=358) Kiinteästi työpisteellä Nimettyjä työpisteitä (TJS=1:1) Ulkoisesti liikkuva + Sisäisesti liikkuva Jaettuja työpisteitä (TJS=1:1,4-1:2) Keräilijä 14% (N=116) Ulkoisesti liikkuva + Kiinteästi työpisteellä Jaettuja työpisteitä (TJS=1:1,2-1:1,4) Pieni Ulkoinen liikkuvuus Suuri Kiinteästi työpisteellä: > 75% omalla työpisteellä kun on omassa virastossa Sisäisesti liikkuva: > 25% pois omalta työpisteeltä kun on omassa virastossa ja <25 % Tekvin ulkopuolella Ulkoisesti liikkuva: > 25% ajasta Teknisten virastojen ulkopuolella

18 Tekvin työprofiilianalyysi Tekvin työprofiilit: Paikallinen (Ankkuri) Vuorovaikuttaja - sisäisesti liikkuva (Yhdistelijä) ulkoisesti liikkuva (Navigoija ja keräilijä) Nykytilanteen työprofiilien kehittyminen: Sisäinen liikkuvuus kasvaa kun ei enää kuljeta matkoja teknisten virastojen välillä Tavataan vuorovaikutustiloissa (työpisteiden lähellä ja kokouskeskuksessa) kun ei enää oteta asiakkaita vastaan omalla työpisteellä Ammattiasiakkaat otetaan jatkossa vastaan puolijulkisella vyöhykkeellä kun ei tavata kollegoja enää omassa työhuoneessa vaan vetäydytään hoitamaan pidemmät keskustelut vetäytymistiloihin (pelisäännöistä riippuu, kuinka paljon saa keskustella työpisteellä) Ulkoinen liikkuvuus kasvaa etätyön lisääntymisen mukana jonkin verran

19 Tilankäyttöastemittaus (Rapal Oy) Työpisteiden käyttöaste Kokouspisteiden käyttöaste Asiakaspisteiden käyttöaste

20 Tilankäytön mittaus Tilankäytön mittaus suoritettiin kahden viikon mittaisena Helsingin kaupungin teknisten virastojen tiloissa Mittaukset tehtiin hyödyntäen Rapalin mittaustyökalua. Mitatut virastot: KV, RAKVV, KSV, ATT, HKR AP IP Metodi: 2vk mittaus normaalina ajankohtana 2 kertaa päivässä tehtiin havainnointia eli kaikki tilat kierretiin läpi ja katsottiin miten ne ovat käytössä. Havainnointi ajankohdat olivat todennäköisimpinä työpisteiden huippukäyttöaikoina aamulla noin kello 10 sekä iltapäivällä noin kello 13.

21 Työpisteiden käyttöaste Huippukäyttöaste Keskimääräinen käyttöaste Kiinteistövirasto Rakennusvalvontavirasto 51% 44% 68% 62% Työpisteet: Käytössä: 385 kpl, Ei käytössä 30 kpl 65% 57% Työpisteet: Käytössä: 124 kpl, Ei käytössä 3 kpl Kaupunkisuunnitteluvirasto 50% Asuntotuotantotoimisto 74% 68% 61% Keskimäärin työpisteet olivat käytössä 51%, varattuna 22% ja tyhjänä 27% ajasta. 98% 80% Työpisteet: Käytössä: 289 kpl, Ei käytössä 23 kpl Työpisteet: Käytössä: 58 kpl, Ei käytössä 6 kpl

22 Kyselyn ja käyttöastemittausten vertailu Kyselyn mukaan (oma arvio) omalla työpisteellä ollaan 72% ajasta Arvio käytetystä ajasta toimiston ulkopuolella Tilankäyttöastemittauksen mukaan keskimäärin ollaan työpisteellä 62%

23 Tutkimusten vaikutukset tilaratkaisuihin

24 Työprofiilien vaikutus tiloihin Yhdistelijä Sisäisesti liikkuva Työpiste (nimetty tai jaettu) Navigoija Ulkoisesti ja sisäisesti liikkuva Sisäinen liikkuvuus kasvaa Ankkuri Kiinteästi työpisteellä Ulkoinen liikkuvuus kasvaa Työpiste (nimetty tai jaettu) Keräilijä Ulkoisesti liikkuva ja kiinteästi työpisteellä Työpiste (jaettu) Palaveritilat Vetäytymistilat Palaveritilat Vetäytymistilat Palaveritilat Palaveritilat Vetäytymistilat Työpiste (jaettu) Vetäytymistilat

25 Neljä vyöhykettä Ulkopuoliset Tekvin työntekijät Kulunvalvontaraja, asiakasraja Kulunvalvontaraja Julkinen vyöhyke Kaikille avoin Puolijulkinen vyöhyke Vieraille, sidosryhmille avoin noudettuna Keidas Sisäinen vyöhyke Vain henkilökunnalle auki Työtilat Rajoitettu vyöhyke? Vyöhykkeisyydellä hallitaan paremmin asiakkaiden ja sidosryhmien kulkemista tiloissa Vyöhykkeisyys tukee henkilö- ja tietoturvallisuutta

26 Tekvin erityispiirteet tunnistettu Tehtyjen tutkimusten perusteella työympäristöratkaisuksi vahvistui Tekville räätälöity monitilaympäristö. Erityispiirteinä Tekvin työympäristössä ovat projektityö, asiakaspalvelu ja kenttätyö. Nämä piirteet on otettu huomioon työympäristökonseptissa. Tekvin tehtävänimikkeiden pääryhmän muodostavat asiantuntijat, arkkitehdit, insinöörit ja suunnittelijat. Tälle ryhmälle tyypillistä on suurien papereiden levittely sekä suunnitelmien tutkiminen isoilta näytöiltä. Ryhmällä on tarve projektityöhön ja siihen mahdollistaviin tilaratkaisuihin

27 Tekvin työprofiilianalyysi Huom. Olettamus - Jousto ja etätyökäytännöt (linjaukset) saattavat muuttaa tilannetta Työprofiiliskenaario 1 Nykytilanne (n=839) Työprofiiliskenaario 2 Työprofiilit kehitetty eteenpäin (n=839) Työprofiiliskenaario 3 Työprofiilit kehitetty eteenpäin, etätyö huomioitu (n=839)

28 Vertailua eri työprofiiliskenaarioiden ja työpisteskenaarioiden välillä Työprofiiliskenaario 1 (nykytilanne) Työprofiiliskenaario 2 (+liikkuvuus) Työprofiiliskenaario 3 (+etätyö) Työpisteskenaario 1.1 / 2.1 / 3.1 maltillinen ylibuukkaus Nimettyjä työpisteitä Työpisteitä yhteensä Keskimääräinen ylibuukkaus 20 % 22 % 24 % Työpisteskenaario 1.2 / 2.2 / 3.2 kohtalainen ylibuukkaus Nimettyjä työpisteitä Työpisteitä yhteensä Keskimääräinen ylibuukkaus 29 % 32 % 34 % Työpisteskenaario 1.1 / 2.3 / 3.3 ei ylibuukkausta Työpisteitä yhteensä Keskimääräinen ylibuukkaus 0 % 0 % 0 % Huom. Tilankäyttöastemittausten perusteella työpisteet ovat tyhjillään ~38 % (27+11 %) ajasta

29 Tilaohjelmamitoitus

30 Työympäristökonseptin elementit

31 Vyöhykkeisyys

32 Toimintavyöhykkeiden sijoittuminen

33

34

35 Tilakomponentit ja niiden mitoitus

36 Työpistetyyppejä

37 Työpistetyyppejä

38

39 Muutosjohtaminen

40 Roadmap Muutosjohtaminen, työympäristökehittäminen Sisäympäristön suunnittelu: työympäristökonseptin kehitys ja implementointi Digitalisointiprojekti Asiakaspalvelutilojen ja -kokemuksen kehittäminen > KHS päätös tilojen suunnittelusta BENCHMARK: Tutustumiskäynnit monitilatoimistoihin Pilottitilat ja Hubit eri virastoissa Muutto ja Tilojen käyttöönotto Hankkeen Organisaation perustaminen Tietohallinnon tilannekuva ja kehityshankkeet (ICT-työryhmä) Arkistoinnin suunnittelu (Solita Oy) Arkistoinnin toteutus Osasto / Tiimi workshopit pelisäännöt Jälkiarviointi Digitalisoinnin suunnittelu ja Jalkauttaminen/valmennus (Sininen meteoriitti) Etä- /joustotyön kehittäminen Monitilatoimiston teknologiaprofiilit Pilottikokeilut teknologiassa, etätyössä Monitilatoimiston teknologiaratkaisujen päätökset ja hankinnat Hankkeen Infotilaisuudet henkilökunnalle POP UP (työympäristökonseptin periaatteet ja luonnokset talosta) POP UP (testitilat ja käyttäjäkokemukset) POP UP (sisustus- ja kalustusratkaisut) POP UP (alustavat pelisäännöt) Johdon linjaukset (hankesuunnitelma) Asiakaspalvelutilojen ja -kokemuksen kehittäminen (6aika-hanke, Hellon) Johdon valmennus Keskijohdon valmennus Henkilöstön valmennus Etenemisestä tiedottaminen (tiedotteet, linkkejä, pohdittavaa yms.)

41 Pilottitilojen merkitys muutoksen läpiviemisessä Ajatuksissa pilottitila Tilakeskuksessa on 4. krs tyhjä ja tarvitaan lisää työtilaa > Ollaan kiinnostuneita suunnittelemaan Tekvihanketta tukeva pilottitilaa KSV:ssä on myös tarkoitus toteuttaa pilottitila Östersundomin lähiöprojektin projektitilaan Pilottitilat mahdollistavat: Uusien työnteon tapojen testaamisen ja niihin siirtymisen (virtuaalinen työympäristö, paperittomuuteen siirtyminen) Tietotyön suorituskyvyn mittaus? Eri tilatyyppien ja käyttötapojen testaaminen esim. vetäytymistila, projektitila Kalusteiden testaamisen esim. työpisteet Muuta, mitä? Miten saadaan kaikki pilotit hallittua niin, että niistä on paras mahdollinen hyöty Tekvihankkeelle?

42 Pilottitilojen jälkiarviointi Ehdotus ja tilannekatsaus Lähtötilanne (ennen muuttoa) Kysely tehty Kysely tulossa Jälkiarviointi (muuton jälkeen) kysely tehty kysely tulossa työpaja tehty työpaja tulossa BES HKR, Elimäenkatu: monitilapilotti? BES KVA/Mentula KSV, osoite: monitilaratkaisu KVA RAKVV, Siltasaarenkatu 13: monitila + asiakastilaratkaisu KVA tulevaisuuden asiakaspalveluratkaisut vs tämä ratkaisu KV, Sörnäistenkatu 1: keskitetty asiakaspalvelu (ei konseptin mukainen) KVA KV, Sörnäistenkatu 1: combi-ratkaisu KVA KV, Sörnäistenkatu 1: monitilapilotti Valmis rakennus

43 Kiitos KVA Arkkitehdit Oy:n työympäristönkehitys Ritva Kokkola Projektipäällikkö, arkkitehti, työympäristökehitys Puh: Sähköposti: Julianna Nevari Sisustusarkkitehti, työympäristökonsultti Anna-Kaisa Laitinen Sisustusarkkitehti, työympäristöassistentti Yhteistyössä Yhteistyössä Teemu Taskinen ja Paula Salonen JKMM