Ascotel Office 1600IP Käyttöohje. Ascotel IntelliGate Telekommunikaatio Järjestelmä

Transkriptio

1 Ascotel Office 1600IP Käyttöohje Ascotel IntelliGate Telekommunikaatio Järjestelmä

2 Sivu 2 Sisältö Tietoturva... 4 Ennen aloittamista... 6 Räätälöi puhelintoiminteet omiin tarpeisiisi Yleiset asetukset Media -asetukset (Office 1600IP) Lisäasetukset mediaa varten Äänet ja melodiat Puhepostilaatikon käyttö Helppoa puhelimen käyttöä Sinulle tulee puhelu Haluat soittaa puhelun Puhelun aikana Puhelulokin käyttö Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Mukavuutta lisäävät toiminnot Toimintojen käyttö puhelun aikana Poissa työpisteesi äärestä Erikoistilanteet Pikavalintojen käyttö Ryhmänäppäinten käyttö Toimintonäppäinten käyttö Toimintokoodien käyttö Tekstiviestien käyttö Tekstiviestien lähetys Tekstiviestien vastaanotto Pääkontaktit Luo uusi kontakti Muokkaa kontaktia Ulkoinen puhelinluettelo Puheluiden käsittely ryhmässä Ryhmän jäsen Puhelutiedot Ryhmien hallinta... 79

3 Sivu 3 Sisällysluettelo... 82

4 Tietoturva Sivu 4 Tietoturva Näistä ohjeista Lue tämä ohje ennen kuin otat Office 1600/1600IP päivittäiseen käyttöösi. Ylläpitäjä on varustanut Office 1600/1600IP PC:si niin, että voit käyttää sitä puhelimena. Tämä tarkoittaa luuria, sankaluuria tai langatonta Bluetooth -laitetta. PC:si tyypistä riippuen sinun Office 1600/1600IP käyttö saattaa hiukan poiketa näistä ohjeista. Nämä ohjeet löytyvät myös HTML formaatissa Office 1600/1600IP kohdasta?/ Apua. Vertaa tämän dokumentin versiota online dokumentin versionumeroon Jos versiot eivät ole samat, lataa PDF dokumentti uudelleen klikkaamalla online dokumentista kohtaa Dokumentti: eud-0576, Versio 2.0 Näistä ohjeista Tarkoitus Tämä PC pohjainen puhelin on ns. Järjestelmäpuhelin ja se toimii vain tietyissä puhelinjärjestelmissä. Ohjelmisto toimii vain jos se on yhteydessä puhelinjärjestelmään ja se on oikein konfiguroitu puhelinjärjestelmään. Tätä PC puhelinta voi käyttää toiminnepuhelimena, mobiilina etätyöasemana tai ryhmäpuhelimena vastausryhmässä. Se toimii myös yhdessä langattomien DECT puhelimien kanssa (ns. Twin-mode). Toiminnallisuus Monien PC:n tarjoamien lisämahdollisuuksien ja ryhmätoiminteiden ohella toiminnallisuus vastaa suurelta osin Office 35 järjestelmäpuhelinta. Puhelimen käytettävyys riippuu sekä PC:n että dataverkon käytettävyydestä.

5 Tietoturva Sivu 5 Käytettävyys Jos PC tai dataverkko ei ole tilapäisesti käytettävissä puhelut voidaan automaattisesti reitittää ennalta määriteltyyn varanumeroon. Tämän varanumeron voi määritellä järjestelmän ylläpitäjä. Lisätarvikkeet Tämä Office 1600IP -tuote on testattu huolelllisesti useiden erityyppisen langallisten ja langattomien sankaluurien kanssa (mukaanlukien Bluetooth - sankaluuri). Tarkista käyttämäsi sankaluurin tai luurin yhteensopivuus tuotteen toimittajalta. Tuotevastuu Tämä tuote on valmistettu ISO 9001 laatustandardien mukaisesti. Käyttöohjeet on tuotettu samaa huolellisuutta noudattaen. Tuotteen toiminnot on testattu ja hyväksytty kattavien luotettavuustestien jälkeen. Tästä huolimatta virheiden mahdollisuutta ei voida täysin pois sulkea. Valmistaja ei ole vastuussa tuotteelle suoraan tai välillisesti aiheutuneesta vahingosta, mikäli tuotetta tai sen osaa on käsitelty ohjeiden vastaisesti, väärin tai muuten vahinkoa aiheuttaen. Mahdollisista vaaroista puhuttaessa viitataan aina käyttöohjeen vastaavaan kohtaan. Vastuu laitteen rikkoontumisesta aiheutuneista taloudellisista menetyksistä ei koskaan ole valmistajan tai myyjän.

6 Ennen aloittamista Sivu 6 Ennen aloittamista Tervetuloa Office 1600/1600IP. Tämä käyttäjäystävällinen softapuhelin laajentaa Office järjestelmäpuhelimien toiminnallisuutta ja soveltuu erinomaisesti tehokkaaksi työkaluksi moderniin toimistoon ja PC -ympäristöön. Tuote on myös suunniteltu pienten ja keskisuurten ryhmien työkaluksi, joka tarjoaa monipuolisia tiimitoiminteita esimerkiksi asiakaspalveluun. Riippumatta käytätkö softapuhelintasi Office 1600 yhdessä Office toimistopuhelimen kanssa vaiko Office 1600IP IP-verkon kautta yhdessä PC:n sankaluurin/luurin kanssa: Tulet arvostamaan softapuhelimen monipuolista toiminnallisuutta. IP versio (Office 1600IP) sopii erinomaisesti paljon liikkuville ja matkustaville tai kotitoistossa työskenteleville henkilöille. Keskitetyn tietokannan ansiosta Office 1600IP käyttäjät voivat hyödyntää yhteisiä puhelinluetteloita, viestejä jne. toimistossa, kotona tai missä tahansa, josta voit kytkeytyä yrityksen Intanetiin. Yhteenveto Office 1600/1600IP joustavaa käyttöä Sivu 7 Käyttö Office 1600/1600IP Sivu 8

7 Ennen aloittamista Sivu 7 Office 1600/1600IP joustavaa käyttöä Softapuhelimen kaksi eri versiota (Office 1600 / Office 1600IP) yhdessä toiminnallisuuden kanssa tekevät siitä työkalun lähes kaikille puhelimen käyttäjille. Office 1600/1600IP käyttö henkilökohtaisena työasemana Office 1600/1600IP tarjoaa PC käyttäjälle monia etuja perinteiseen puhelimeen verrattuna: Nopea ja helpposoittaminen nimellä, helppo puhelutietojen hallinta, rajoittamaton kontaktien määrä, keskitettyjen puhelinluetteloiden käyttö ja paljon muuta. Lisäksi helppokäyttöiset ja tutut Office -järjestelmäpuhelimen toiminteet. Office 1600/1600IP käyttö ryhmässä Mikäli useammat ihmiset käsittelvät puhelimitse samoja asioita, kannattaa muodostaa työryhmiä. Työskenteletpä sitttyöskenteletpä sitten matkatoimistossa, help-deskissä tai asiakaspalvelupaikassa on Office 1600/1600IP tarpeisiisi soveltuva vastausryhmän työkalu. Lisätietoja, katso "Puheluiden käsittely ryhmässä", Sivu 71. Huomautus:Tiimitoiminteet eivät sisälly softapuhelimien Office 1600/1600IP perustoiminnallisuuteen. Office 1600/1600IP käyttö useammassa PC:ssa Voit käyttää Office 1600/1600IP useammassa PC:ssa. Tällöin puhelut ohjautuvat automaattisesti käyttämääsi työasemaan. Etätyöskenteletkö joskus kotona niin, että sinulla on IP-yhteys työpaikan tietoverkkoon? Kun käynnistät kotona Työskenteletkö joskus kotona, josta sinulla on yhteys yrityksen tietoverkkoon? Kun käynnistätt Office 1600IP, tulevia puheluita ohjautuu sinulle välittömästi. Soittaessasi vastaanottaja näkee sinun toimistonumerosi omassa puhelimessaan. Huomautus:Sinun Office 1600/1600IP voi olla käytössä vain yhdessä PC:ssa kerrallaan. Kun käynnistät "softapuhelimen toisessa PC:ssa, sinun täytyy ensin varmistaa, että haluat sulkea sovelluksen toisessa PC:ssa automaattisesti. Office 1600IP käyttö kannettavassa PC:ssa Jos olet asentanut Office 1600IP kannettavaan tietokoneeseen, voit käyttää puhelintasi missä tahansa mistä sinulla on IP-yhteys työpaikan verkon

8 Ennen aloittamista Sivu 8 Office 1600IP palvelimelle. Kun käynnistät softapuhelimen, puhelut siirtyvät perässäsi automaattisesti, missä ikinä oletkin. Soittaessasi vastaanottaja näkee sinun toimistonumerosi omassa puhelimessaan. Office 1600/1600IP käyttö yhdessä langattoman puhelimen kanssa IMikäli et käytä vielä langatonta DECT puhelinta yhdessä Office 1600, voit käyttää Office 1600/1600IP ns.twin moodissa softapuhelimesi kanssa: Kun langaton puhelimesi on laturissa, puhelut ohjautuvat Office 1600/1600IP. Kun nostat langattoman puhelimen laturista, siirtyvät puhelut automaattisesti mukanasi langattomaan puhelimeen. Twin -moodissa, langaton puhelimesi myös kopioi muistiinsa puhelutiedot, viimeksi valitut numerot ja henkilökohtaiset kontaktit (max 100 kpl). Twin ja Twin Comfort ovat käytettävissäsi jos Office 1600/1600IP on vastausryhmän työkalunasi. Varanumero, mikäli Office 1600/1600IP ei ole käytössä Jos Office 1600/1600IP ei ole käytössä puhelut ohjautuvat määriteltyyn varanumeroon. Voit myös aina itse määritellä kohteen johon puhelusi ohjautuvat ennen sovelluksen sulkemista. Käyttö Office 1600/1600IP Käynnistä Office 1600/1600IP Sinun Office 1600/1600IP on asennettu käynnistymään automaattisesti aina kun PC käynnistetään. Voit käynnistää Office 1600/1600IP klikkaamalla kyseistä ikonia työpöydälläsi. Aina kun käynnistät Office 1600/1600IP, järjestelmä tarkistaa onko viimeisin ohjelmaversio käytössä. Ellei niin viimeisin versio päivittyy automaattisesti. Ensimmäisellä käynnistyskerralla sinua pyydetään antamaan käyttäjätunnus ja PIN. Kohtaan Käyttäjätunnus, anna Office 1600/1600IP puhelimesi alanumero. Seuraavaksi vaihda PIN (0000) haluamaksesi PIN -koodiksi. Klikkaa Muista PIN, jos et haluaa antaa PIN koodia seuraavan käynnistyksen yhteydessä.

9 Ennen aloittamista Sivu 9 Huomautus:Muista pitää koodi omana tietonasi ja että tallentamaasi PIN koodia ja siten myös puhelintasi voidaan voidaan myös väärinkäyttää PIN koodin avulla. Klikkaa OK. Sinun Office 1600/1600IP on käytössä.

10 Ennen aloittamista Sivu 10 Käyttöliittymä Päänäkymä on perusosa kohdassa Office 1600/1600IP. Täältä voit soittaa puheluita tai avata lisänäkymiä joiden avulla voit käsitellä viestejä, yhteystietoja tai puhelutietoja. Tilapalkki näyttää puhelimen tilan. Käytä toimintonäppäimiä puhelin- ja ryhmätoiminteisiin. fox -näppäimet ovat tilariippuvia ja niillä voi käyttää lisätoiminteita. Käytä valikkoa aktivoidaksesi siirron kohteen (kts "Soitonsiirto (puhelun ennakkosiirto)", Sivu 43) tai avataksesi lisänäkymiä Office 1600/1600IP:

11 Ennen aloittamista Sivu 11 Kontaktit avaa puhelinluettelon (kts "Pääkontaktit", Sivu 65) Ryhmä avaa näppäimet numero-, toiminto- ja ryhmätoiminteille (kts "Pikavalintojen käyttö", Sivu 46, "Ryhmänäppäinten käyttö", Sivu 48 ja "Toimintonäppäinten käyttö", Sivu 51). Jos kuulut vastausryhmään, näet myös muut ryhmän jäsenet ja heidän tilansa tässä (kts "Puheluiden käsittely ryhmässä", Sivu 71). Useimmin käytetyt näppäimet voit siirtää eri ryhmistä suoraan työpöydällesi. Loki avaa puhelutiedot, jossa näkyvät kaikki soitetut ja vastaanotetut puhelut sekä viestitiedot (kts "Puhelulokin käyttö", Sivu 34). Jos kuulut vastausryhmään, voit lisäksi avata ja editoida työlappuja (kts "Puheluiden käsittely ryhmässä", Sivu 71). Media device:n käytöstä (Office 1600) Järjestelmän ylläpitäjä on liittänyt Office 1600 softapuhelimen langalliseen tai langattomaan Office -puhelimeen. Käytännössä puhelusi soivat tässä puhelimessa ja voit käyttää sitä normaalisti puhumiseen. Voit soittaa puheluita ja vastata puheluihin PC:ltasi näppäimistöä ja hiirtä käyttäen. Tämä pikaopas sisältää tietoa puheluiden käsittelystä PC:n avulla ja vastaavasti nämä ohjeet pätevät riippumatta siitä käytätkö erillistä Office puhelinta PC:n rinnalla tai ei. Tutustu tarvittaessa myös käyttämäsi Office puhelimen käyttöohjeeseen. Käyttöohjeet löytyvät Internetistä Ascom downloads. Medialaitteesi käyttö (Office 1600IP) Ylläpitäjä on varustanut Office 1600IP PC:si niin, että voit käyttää sitä puhelimena. Tämä tarkoittaa luuria, sankaluuria tai langatonta Bluetooth -laitetta. PC:si tyypistä riippuen sinun Office 1600IP käyttö saattaa hiukan poiketa näistä ohjeista. Pyydä ylläpitäjää kertomaan oikea käyttö sinun asetuksillasi. Toimintonäppäimet/fox -näppäimet Käytä toimintonäppäimiä perustoiminteisiin. Fox näppäimet ovat tilariippuvia ja tarjoavat lisätoiminteita:

12 Ennen aloittamista Sivu 12 Klikkaa Puhelu -näppäintä puhelun soittamiseen tai lopettamiseen. Viimeksi valitun numeron toisto -näppäin näyttää sinulle 10 viimeisintä valitsemaasi numeroa. Käytä PC -kaiutin jos haluat kuulla vastapuolen PC:n kaiuttimen kautta (jos ei juuri nyt aktivoitu). Klikkaa Mykistys -näppäintä jos et halua vastapuolen kuulevan kun keskustelet jonkun toisen huoneessa olevan kanssa. Riippuen milloin klikkaat Äänen voimakkuus -näppäimiä, voit lisätä tai vähentää soittoäänen tai vastaanottajan äänen voimakkuutta. Tämä näppäin näkyy vain kun olet kirjautuneena vastausryhmään (kts "Puheluiden käsittely ryhmässä", Sivu 71). Jos klikkaat Tauko -näppäintä, sisään tulevat ryhmän puhelut eivät enää ohjaudu sinun Office 1600/1600IP. Tämä näppäin näkyy vain kun olet kirjautuneena vastausryhmään (kts "Puheluiden käsittely ryhmässä", Sivu 71). Jatka -näppäin antaa sinun lopettaa puhelun jälkeisen työskentelyajan ennenaikaisesti. Tämä näppäin näkyy vain kun olet kirjautuneena vastausryhmään. Tämä näppäin näkyy vain kun olet kirjautuneena vastausryhmään (kts "Puheluiden käsittely ryhmässä", Sivu 71). Fox -näppäimet tarjoavat tilariippuvia lisätoiminteita. Näppäinyhdistelmät Näppäinyhdistelmät auttavat sinua suorittamaan toistuvia toimenpiteitä tehokkaammin Sinun Office 1600/1600IP tarjoaa seuraavat näppäinyhdistelmät soittamiseen:

13 Ennen aloittamista Sivu 13 Näppäinyhdistelmä Tilanne Toimenpide <Enter> Tuleva puhelu Poimi puhelu <Enter> <Enter> <Escape> Syöttökenttä sisältää puhelinnumeron Syöttökentässä ei ole puhelinnumeroa Valintalista avautuu Yhteys muodostuu Jonotusääni kuuluu. Syötetyt numerot lähetetään välittömästi (numero kerrallaan) Lista suljetaan ja valinta hylätään <Escape> Puhelun aikana Yhteys katkaistaan <Escape> Kun yhteys muodostuu Puhelu hylätty <Escape> Kun puhelu odottaa Puhelu hylätty <Ins> Puhelun aikana Aktivoi ja deaktivoi äänitaajuusvalinta (DTMF) <Space> jota seuraavat kirjaimet Kohdistin syöttö -kentässä Valintalista avattu ja järjestelmä etsii samojen hakukirjainten mukaan toista nimeä <Break> Puhelu pidossa Puhelun ottaminen takaisin <Break> Puhelun aikana Puhelu pidossa <Nuoli ylös> Viimeksi valitut numerot lista Kohdistin syöttö -kentässä on auki. <Nuoli ylös> Viimeksi valitut numerot Kohdistin syöttö -kentässä valintalista avautuu <Paluu> Kohdistin syöttö -kentässä Poisto kirjain kerrallaan Kirjainten syöttäminen Kohdistin syöttö -kentässä Avaa valintalista ja järjestelmä etsii nimen annettujen hakukirjainten perusteella (soita nimellä)

14 Räätälöi puhelintoiminteet omiin tarpeisiisi Sivu 14 Räätälöi puhelintoiminteet omiin tarpeisiisi Voit räätälöidä Office 1600/1600IP omien tarpeidesi mukaan niin, että sen käyttö yhdessä muiden PC toiminteiden kanssa on optimaalinen juuri sinun kannaltasi. Muutamilla asetuksilla voit sovittaa oman Office 1600/1600IP käyttämiäsi HWkomponentteja vastaaviksi. Seuraavassa näet kuinka voit helposti tehdä tarvittavat asetukset ja muuttaa niitä tarpeen mukaan. Useimmat asetukset löytyvät 3 hakemistosta Asetukset valikosta. Huomautus:Alä tee muutoksia Lisäasetukset hakemistoon. Näiden asetusten muuttamisen suosittelemme jättämään järjestelmäasiantuntijalle. Ryhmäasetuksia voi muuttaa vain ryhmän asetuksista vastaava administraattori, ja - nämä asetukset löytyvät Ryhmät / Ryhmän asetukset... valikosta. (kts "Ryhmien hallinta", Sivu 79). Yhteenveto Yleiset asetukset Sivu 15 Media -asetukset (Office 1600IP) Sivu 17 Lisäasetukset mediaa varten Sivu 18 Äänet ja melodiat Sivu 19 Puhepostilaatikon käyttö Sivu 20

15 Räätälöi puhelintoiminteet omiin tarpeisiisi Yleiset asetukset Sivu 15 Yleiset asetukset Asetukset löytyvät kohdasta Asetukset / Yleiset. Vaihda PIN Toimi seuraavasti jos haluat vaihtaa PIN-koodin: 1. Syötä nykyinen PIN kohtaan Nykyinen PIN, ja uusi PIN kohtaan Uusi PIN ja kohtaan Vahvista PIN. PIN-koodin pituus tulee olla välillä 2 10 numeroa. 2. Klikkaa Muista PIN, jos et halua antaa PIN-koodia aina kun käynnistät ohjelman. 3. Klikkaa Käytä tallentaaksesi asetukset. Huomautus:Muista pitää koodi omana tietonasi ja että tallentamaasi PIN koodia ja siten myös puhelintasi voidaan voidaan myös väärinkäyttää PIN koodin avulla. Määrittele näkymät Voit räätälöidä perusnäkymät, jotka aukeavat automaattisesti kun käynnistät Office 1600/1600IP: Avaa käynnistettäessä: Valitut näkymät avautuvat automaattisesti kun käynnistät Office 1600/1600IP. Minimoitu (vain yhdessä Avaa käynnistettäessä): Valitut näkymät näkyvät minimoituina painikkeina kun käynnistät Office 1600/ 1600IP. Ponnahdusikkuna (ryhmä): Työpöytäsi on näkyvissä kun puhelu saapuu. Ponnahdusikkuna (ryhmä): Valikko avautuu kun viesti saapuu. Pop Up (ryhmä): Työryhmissä: Avaa työryhmät ikkunan heti kun puhelu saapuu toiselle ryhmän jäsenelle (toiminto ei ole käytettävissä jos ryhmän jäsen näkyy suoraan työpöydälläsi). Etualalla: Työpöydän näppäimet ovat aina näytöllä etualalla.

16 Räätälöi puhelintoiminteet omiin tarpeisiisi Yleiset asetukset Sivu 16 Aseta näkymät seuraavasti: 1. Valitse haluamasi optiot klikkaamalla check -boxia 2. Klikkaa Käytä tallentaaksesi asetukset. Vaihda kieli Voit vaihtaa kielen koska tahansa Office 1600/1600IP: 1. Kohdasta Kieli, valitse haluamasi kieli. 2. Klikkaa Käytä tallentaaksesi asetuksen. Käytettävän kieliversion vaihto. Anna Internet puhelinluettelon osoite Kontaktit näkymästä voit avata Internet puhelinluettelon. Voit tallentaa tämän osoitteen seuraavasti Anna osoite seuraavasti: 1. Kohtaan Web puhelinluettelon osoite, anna Internet puhelinluettelon osoite (esimerkiksi, " 2. Klikkaa Käytä tallentaaksesi asetuksen. Oma -osoite Voit lähettää tekstiviestejä myös sähköpostilla (kts "Tekstiviestien käyttö", Sivu 60). Tätä varten sinun tulee tallentaa oma -osoitteesi: 1. Kohtaan Paikallinen -osoite anna oma -osoitteesi (esimerkiksi, 2. Klikkaa Käytä tallentaaksesi asetuksen. Seuraavalla kerralla, kun lähetät tekstiviestin, tämä lähettäjän osoite näkyy vastaanottajalla.

17 Räätälöi puhelintoiminteet omiin tarpeisiisi Media -asetukset (Office 1600IP) Sivu 17 Media -asetukset (Office 1600IP) Kohdasta Media laitteet löytyvät asetukset medialaitteita, kuten sankaluureja, varten. Useimmiten järjestelmän ylläpitäjäsi on jo tehnyt tarvittavat asetukset. Valitse puhe-portti Näillä asetuksilla valitaan haluttu media -laite (device): 1. Kohdasta Luuri/sankaluuri, valitse käyttämäsi laitetyyppi. 2. Valitse sopiva laite kohdasta liitetty (esim. USB äänilaite tai äänikortti). Valitse soittohälytin Tuleva puhelu voi soida PC kaiuttimesta, luurista/sankaluurista tai muusta (ulkoisesta) kaiuttimesta: 1. Kohdasta Soittoääni, valitse laite, josta soittoääni kuuluu. 2. Jos valitsit Ulkoinen kaiutin, alasvetovalikosta sinun tulee myös valita vastaava äänikortti. 3. Klikkaa Käytä tallentaaksesi asetukset. Huomautus:Jos et ole varma PC:si äänikortista ota yhteys järjestelmän ylläpitäjään. Äänen voimakkuus Liukusäätimillä voit asettaa haluamasi äänenvoimakkuuden, joka on käytössä kun käynnistät Office 1600/1600IP: 1. Kohdasta Mikrofoni, säädä käyttämäsi luurin tai sankaluurin mikrofonin äänenvoimakkuus niin, että vastapuoli kuulee äänesi hyvin. 2. Kohdasta Kuuloke, säädä käyttämäsi luurin tai sankaluurin kaiuttimen äänenvoimakkuus sopivaksi. 3. Kohdasta Kaiuttimet, säädä kaiuttimista kuuluvan hälytysäänen voimakkuus sopivaksi. 4. Klikkaa Käytä tallentaaksesi asetukset. Huomautus:Tarvittaessa voit säätää äänenvoimakkuutta tilapäisesti päänäkymän voimakkuuden säädöllä (kts "Toimintonäppäimet/fox -näppäimet", Sivu 11)

18 Räätälöi puhelintoiminteet omiin tarpeisiisi Lisäasetukset mediaa varten Sivu 18 Lisäasetukset mediaa varten (Office 1600IP pelkästään) Asetukset medialaitteita varten löytyvät kohdasta AIN Media -laitteet hakemisto Lisäasetukset... näppäinten takaa. Huomautus:Älä muuta näitä asetuksia omin pain konsultoi ensin järjestelmän ylläpitäjän kanssa. Valitse kaistanleveys Kaistanleveys IP verkossa, jota Office 1600/1600IP käyttää. Jos käytät softapuhelinta aina samassa paikassa jätä asetus pysyväksi. Jos käytät "softapuhelimen" yrityksen lähiverkon lisäksi jossain muualla, valitse sopiva kaistanleveys aina kun käynnistät Office 1600/1600IP. Järjestelmän ylläpitäjä tuntee nämä asetukset ja muuttaa tarvittaessa niitä. Media-stack asetukset Normaalisti media-stack hake automaattisesti optimiasetukset. Jos haluat muuttaa asetuksia toimi seuraavasti : 1. Poista käytöstä Automaattinen konfigurointi. 2. Valitse AGC (Automatic Gain Control = automaattinen vahvistuksen asetus), jos haluat että äänesi vahvistetaan kun puhut hiljaa tai olet kaukana mikrofonista. 3. Valitse AEC (Automatic Echo Cancellation) jos puhelun aikana eri osapuolet kuulevat oman äänensä kaikuna. 4. Valitse VAD (Voice Activity Detection = äänen automaattinen mykistys), jos haluat, että ympäröivää taustaääntä suodatetaan pois kun puhut mikrofoniin. 5. Klikkaa Käytä tallentaaksesi asetukset.

19 Räätälöi puhelintoiminteet omiin tarpeisiisi Äänet ja melodiat Sivu 19 Äänet ja melodiat (Office 1600IP) Kohdassa Ääni, voit valita äänet ja melodiat, joita Office 1600/1600IP soittaa puhelun tai viestin saapuessa. Voit kuunnella ääniä ja melodioita kohdasta Soittotesti. 1. Kohdassa Soittoäänet voit asettaa haluamasi soittoäänet kaiuttimille tai luurille/sankaluurille. Tarkista, että valitsemasi äänimediat on valittu kohdissa Soittomedia välilehdellä Media (kts "Valitse soittohälytin", Sivu 17). 2. Kohdassa PC kaiutin voit asettaa haluamasi soittoäänet PC-kaiuttimille. Tarkista, että valitsemasi äänimedia PC-kaiutin on valittu kohdassa Soittomedia välilehdellä Media (kts "Valitse soittohälytin", Sivu 17). 3. Klikkaa Käytä tallentaaksesi asetukset. Jos haluat palauttaa tehdasasetukset, klikkaa Tehdasasetukset.

20 Räätälöi puhelintoiminteet omiin tarpeisiisi Puhepostilaatikon käyttö Sivu 20 Puhepostilaatikon käyttö Puheposti välilehden kautta voit hallita puhepostilaatikkosi tiedotteita: Käytettävissäsi on kolme henkilökohtaista tiedotetta, joita voit nauhoittaa, kuunnella ja aktivoida tätä kautta. Huomautus:Järjestelmän ylläpitäjän tulee ensin määritellä sinulle puhepostilaatikko. Aktivoi / deaktivoi tiedote Voit nauhoittaa kolme henkilökohtaista tiedotetta (esim. yksi tilapäisille lyhyille poissaoloille, yksi koko päivän poissaoloille ja yksi pidempiaikaiselle poissaololle). 1. Aktivoidaksesi haluamasi tiedotteen, valitse kohdasta Aktivoitu teiedote kehys. Valitse Vakiotiedote jos haluat soittajan kuulevan yrityksesi yleisen tiedotteen henkilökohtaisen tiedotteesi sijaan. 2. Klikkaa Käytä tallentaaksesi asetukset. Henkilökohtaisen tiedotteen kuuntelu Jos haluat kuunnella henkilökohtaisen tiedotteesi toimi seuraavasti: 1. Valitse alasvetovalikosta haluamasi tiedote kohdasta Muokkaa tiedotetta kehyksestä 2. Klikkaa Kuuntele Tiedotteesi soitetaan. Henkilökohtaisen tiedotteen nauhoittaminen Jos haluat nauhoittaa henkilökohtaisen tiedotteesi toimi seuraavasti: 1. Valitse alasvetovalikosta haluamasi tiedote kohdasta Muokkaa tiedotetta kehyksestä 2. Klikkkaa Nauhoita Kuulet merkkiäänen 3. Aloita nauhoitus heti merkkiäänen loputtua. Varattuäänen kaltainen merkkiääni varoittaa nauhoitusajan loppumisesta. 4. Klikkaa Käytä tallentaaksesi asetukset.

21 Helppoa puhelimen käyttöä Sivu 21 Helppoa puhelimen käyttöä Office 1600/1600IP on käyttäjäystävällinen ja helppokäyttöinen. Muutamalla hiiren klikkauksella tai näppäimen painalluksella voit soittaa tai vastata puheluun. Seuraavassa opit käyttämään Office 1600/1600IP helposti, ja opit samalla myös tärkeimmät toiminteet. Huomautus:Tämä kuvaus saattaa hiukan poiketa oikeassa käytössä, riippuen käyttämästäsi luurin tai sankaluurin tyypistä. Esimerkiksi, tietyt luurit tunnistavat luurin noston ja laskun puhelun aloittamiseksi ja lopettamiseksi. Seuraavassa oletetaan, että tämä toiminto ei ole käytössä. Yhteenveto Sinulle tulee puhelu Sivu 22 Haluat soittaa puhelun Sivu 25 Puhelulokin käyttö Sivu 34

22 Helppoa puhelimen käyttöä Sinulle tulee puhelu Sivu 22 Sinulle tulee puhelu Bestell-Nr.: Säädä hälytysäänen voimakkuus (Office 1600IP) Haluat säätää hälytysäänen voimakkuuden. Sinun Office 1600/1600IP soi. Jos hälytysääni on liian voimakas tai hiljainen, klikkaa useita kertoja vastaavaa Äänen voimakkuus, kunnes voimakkuus on sopiva. Äänenvoimakkuuuden säätämiseksi muuta media -asetuksia (kts "Äänen voimakkuus", Sivu 17). Mykistä soittoääni (ei soittoääntä) (Office 1600IP) Haluat mykistää soittoäänen ennen kuin vastaat puheluun. Sinun Office 1600/1600IP soi. Ei soittoääntä Klikkaa Ei soittoääntä fox -näppäintä. Soittoääni mykistyy.

23 Helppoa puhelimen käyttöä Sinulle tulee puhelu Sivu 23 Puheluun vastaaminen Sinun Office 1600/1600IP soi. Aseta luuri korvallesi ja klikkaa Puhelu -näppäintä tai paina Enter näppäimistöltä. Yhteys muodostuu. Huomautus:Näppäimistökäyttö: Riippuen käyttöjärjestelmästä (Windows 2000, Windows XP) kohdistin ei aina automaattisesti siirry kohtaan Office 1600/1600IP puhelun saapuessa. Tässä tapauksessa, paina näppäimiä <Alt>+<Tab> kohdistimen siirtämiseksi Office 1600/1600IP ja vastaa painamalle <Enter>. Säädä äänen voimakkuus (Office 1600IP) Katso "Säädä äänen voimakkuutta (Office 1600IP)", Sivu 32 jos haluat muuttaa äänenvoimakkuutta menossa olevan puhelun ajaksi. Katso "Äänen voimakkuus", Sivu 17 jos haluat muuttaa äänenvoimakkuutta pysyvästi. Lopeta puhelu Vastaat puheluun. Klikkaa Puhelu -näppäintä tai paina Escape näppäimistöltä. Puhelu katkaistaan.

24 Helppoa puhelimen käyttöä Sinulle tulee puhelu Sivu 24 Tallenna soittajan nimi ja numero Olet lopettanut puhelun ja haluat tallentaa soittajan nimen ja numeron. Sinun Office 1600/1600IP on vapaa. Klikkaa Loki valikosta ja valitse haluamasi käyttäjän puhelu. Klikkaa Tallenna kontakteihin ja editoi tarvittavat kentät. Klikkaa Tallenna ja sulje tallentaaksesi tiedot ja palataksesi päänäkymään.

25 Helppoa puhelimen käyttöä Haluat soittaa puhelun Sivu 25 Haluat soittaa puhelun Soita haluamaasi numeroon Sinun Office 1600/1600IP on vapaa. Syötä kohdenumero. Aseta luuri korvallesi ja klikkaa Puhelu -näppäintä tai paina Enter näppäimistöltä. Puhelu muodostetaan. Huomautus:Voit antaa numerot kansainvälisessä formaatissa ( ) tai kansallisessa formaatissa ( ). Sinun täytyy vain antaa ns. etunolla ulkolinjaa varten jos tallennat numeron kansallisessa formaatissa (eli tässä tapauksessa 0). Numeron luettavuuden parantamiseksi voit sijoittaa väliin välilyöntejä ja tavuviivoja ( ). Office 1600/1600IP ei ymmärrä aakkosmerkkejä.

26 Helppoa puhelimen käyttöä Haluat soittaa puhelun Sivu 26 Soita nimellä Sinun Office 1600/1600IP on vapaa. Anna haluamasi kohteen nimestä muutama kirjain nimi kenttään. Jos etsit tallennetun sukunimen perusteella, anna sukunimen muutama ensimmäinen kirjain. Jos etsit etunimen perusteella, anna etunimen muutama ensimmäinen kirjain. Jos etsit sekä etu- että sukunimen perusteella, anna muutama kirjain etunimestä sekä sen jälkeen välilyönti ja muutama kirjain sukunimestä (esim. "Ka Vi" löytää "Kalle Virtanen"). Valintalistassa näkyvät kaikki nimet, jotka täsmäävät hakuusi. Klikkaa haluamaasi nimeä. Nimi kopioituu syöttökenttään ja valintalista suljetaan. Aseta luuri/sankaluuri korvallesi ja klikkaa Puhelu -näppäintä. Puhelu muodostetaan. Huomautus:Voit etsiä myös toisen nimen perusteella: syötä välilyönti ensimmäiseksi ja sen jälkeen toisen nimen ensimmäinen kirjain. Huomautus:Puhelinluettelossa kullekin nimelle voidaan tallentaa useampia numeroita. Office 1600/1600IP soittaa kontaktin valittuun numeroon (kts "Syötä puhelinnumerot, , ja URL", Sivu 67).

27 Helppoa puhelimen käyttöä Haluat soittaa puhelun Sivu 27 Soita puhelinluettelosta (kontaktit) Sinun Office 1600/1600IP on vapaa. Klikkaa Kontaktit valikosta. Kontaktit näkymä aukeaa. Valitse haluamsi puhelinluettelo: Yleinen puhelinluettelo sisältää kaikki yrityksenne sisäiset numerot ja lyhytvalintanumerot. Henkilökohtainen puhelinluettelo sisältää henkilökohtaiset kontaktisi. Kaikki puhelinluettelo sisältää molempien luetteloiden kontaktit. Jos Office 1600/1600IP on yhteydessä MS Exchange palvelimeen, voit käyttää myös sinne tallennettuja yhteystietoja (kts "Pääkontaktit", Sivu 65). EF Klikkaa kontaktin ensimmäistä kirjainta tai kirjoita nimi hakukenttään. Klikkaa haluamaasi kontaktia, tai vedä kontaktin nimi hiirellä syöttökenttään (kaksoisklikkaus avaa kontaktin tiedot). Aseta luuri/sankaluuri korvallesi ja klikkaa Puhelu -näppäintä. Puhelu muodostetaan. Huomautus:Henkilökohtainen kontakti voidaan määritellä joko sukunimen tai etunimen perusteella. Tämä tehdään kontaktia luotaessa.

28 Helppoa puhelimen käyttöä Haluat soittaa puhelun Sivu 28 Valinta ulkoisesta puhelinluettelosta Office 1600/1600IP:lta voit avata suoraan Internetissä olevan puhelinluettelon. Luettelon URL-osoite määritellään asetuksissa Puhelinluettelon URL -osoite on määritelty asetuksissa (kts "Yleiset asetukset", Sivu 15). Sinun Office 1600/1600IP on vapaa. Klikkaa Kontaktit valikosta. Kontaktit näkymä aukeaa. Klikkaa Etsi Webistä valikoista. Internet -puhelinluettelo avautuu selaimeen. Kopioi haluamasi numero Office 1600/1600IP kenttään. Tarvittaessa voit editoida numeroa kansainväliseen formaattiin ( ) tai lisätä tarvittavan etunollan ( ). Poista kaikki muut erikoismerkit kuten kauttamerkit (vain välilyönnit ja tavuviivat sallittuja). Aseta luuri/sankaluuri korvallesi ja klikkaa Puhelu -näppäintä. Puhelu muodostetaan.

29 Helppoa puhelimen käyttöä Haluat soittaa puhelun Sivu 29 Soittaminen numerovalinnalla Jos olet tallentanut usein käyttämäsi numerot numeronäppäimiin (kts "Pikavalintojen käyttö", Sivu 46), voit soittaa näihin numeroa klikkaamalla. Sinun Office 1600/1600IP on vapaa. Klikkaa Ryhmät valikosta. Ryhmänäkymä aukeaa. Klikkaa ryhmähakemistoa, jossa haluamasi numeronäppäin sijaitsee. Klikkaa haluamaasi numeronäppäintä. Puhelu muodostetaan. Soittaminen lokista Sinun Office 1600/1600IP on vapaa. Klikkaa Lokia valikosta. Lokinäkymä aukeaa. Valitse puhelu, jossa haluamasi kohdenumero on. Aseta luuri/sankaluuri korvallesi ja klikkaa Puhelu -näppäintä. Puhelu muodostetaan. Huomautus:Kaksoisklikkaa lokista haluamaasi puhelutietuetta.

30 Helppoa puhelimen käyttöä Haluat soittaa puhelun Sivu 30 Soita numeroon uudelleen Sinun Office 1600/1600IP on vapaa. Klikkaa Uudelleenvalinta -näppäintä ja valitse haluamasi numero avautuvasta listasta. Puhelinnumero kopioituu numero -kenttään. Tarvittaessa voit editoida numeroa. Aseta luuri/sankaluuri korvallesi ja klikkaa Puhelu -näppäintä. Puhelu muodostetaan. Huomautus:Uudelleenvalintalista näyttää lokista käyttäjät ja soitetut puhelut. Jos loki on tyhjennetty, myös vastaavat nimitiedot poistetaan listasta. Vastaamattomat puhelut Palaat työpisteeseesi ja haluat tarkistaa poissaolosi aikana vastaamattomat puhelut. Vastaamattomat puhelut näkyvät puhelulokissa. Näet helposti Loki - näppäimen avulla onko sinulla vastaamattomia puheluita. Loki 4 Loki 2 Loki Loki -näppäin Näppäimen teksti on lihavoitu ja sitä seuraa numero (esim. 4). Näppäimen teksti ei ole lihavoitu ja sitä seuraa numero (esim. 2). Näppäimen teksti ei ole lihavoitu, eikä sitä seuraa numeroa. Vastaamattomat puhelut ja viestit Sinulla on neljä vastaamatonta puhelua tai viestiä. Sinulle on kaksi viestiä tai vastaamatonta puhelua, ja tiedot on jo luettu. Sinulla ei ole uusia viestejä tai vastaamattomia puheluita.

31 Helppoa puhelimen käyttöä Haluat soittaa puhelun Sivu 31 Vastaamattomiin puheluihin vastaaminen: Sinun Office 1600/1600IP on vapaa. Klikkaa Loki valikosta. Valitse haluamasi vastaamaton puhelu. Nämä erottuvat vahvennetulla tekstillä. Aseta luuri/sankaluuri korvallesi ja klikkaa Puhelu -näppäintä. Puhelu muodostetaan. Jos kohde vastaa puheluun niin puhelun lopetettuasi tieto ei näy enää lihavoituna ja vastaamattomien puheluiden lukumäärä, joka näkyy Loki -näppäimessä vähenee yhdellä.

32 Helppoa puhelimen käyttöä Puhelun aikana Sivu 32 Puhelun aikana Säädä äänen voimakkuutta (Office 1600IP) Vastapuolen ääni kuuluu liian lujaa tai liian hiljaa. Haluat säätää äänen voimakkuutta tämän puhelun ajaksi. Vastaat puheluun. Klikkaa useita kertoja haluamaasi Äänen voimakkuus, painiketta kunnes äänen voimakkuus on sopiva. Mikrofoni päälle/pois päältä (Office 1600IP) Haluat, että henkilö jonka kanssa ei kuule, kun keskustelet jonkun toisen kanssa. Vastaat puheluun. Klikkaa Mykistä -näppäintä kytkeäksesi mikrofonin pois päältä. Toinen henkilö ei enää kuule puhettasi. Klikkaa Mykistä -näppäintä uudelleen jolloin mikrofoni kytkeytyy taas päälle.

33 Helppoa puhelimen käyttöä Puhelun aikana Sivu 33 Kuuntelu kaiuttimien kautta (Office 1600IP) Haluat kuulla keskustelun PC:n kaiuttimista. Vastaat puheluun. Klikkaa Kaiutinkuuntelu -näppäintä, siirtyäksesi kaiutinkuunteluun. Klikkaa näppäintä uudelleen niin kaiuttimet kytkeytyvät pois.

34 Helppoa puhelimen käyttöä Puhelulokin käyttö Sivu 34 Puhelulokin käyttö Kaikki tulevat ja lähtevät puhelut sekä viestit tallentuvat lokiin tapahtumina. Lokitapahtuma sisältää tärkeää tietoa, kuten tapahtuman tyypin, ajankohdan, kuka soitti ja kenelle sekä puhelun kestoajan. Lokitieto sisältää hyödyllistä tietoa, puhelun tyyppi, aika, kuka soitti, soittoaika. Kaksoisklikkaamalla lokitapahtumaa näet tapahtuman tiedot. Huomautus:Office 1600: Lokin puhelutiedot eivät sisällä käyttämäsi Office - puhelimen ns soittolistoja. Puhelulokin käyttö Symboli ensimmäisessä sarakkeessa näyttää tapahtuman tyypin. Tarkoittaa Soitetut ja vastatut puhelut Tulleet vastaamattomat puhelut Lähtevä vastattu puhelu Lähtevään puheluun ei vastattu tai kohdenumero oli varattu Vastaanotettu puhelu, joka siirretty puhepostiin Lähetetty viesti Lähetetyt ja vastaanotetut viestit Vastaanotetut lukemattomat viestit Kaksoisklikkaa tapahtumaa Soitettu numero Soitettu numero Soitettu numero Soitettu numero Puhepostilaatikko Näytetty viesti Näytetty viesti Näytetty viesti Vastaamattomat puhelut näkyvät lihavoituina. Nimi sarake sisältää nimen, jos se on tiedossa. Numero sisältää numeron tai sähköpostiosoitteen, jos kyseessä on sähköpostiviesti.

35 Helppoa puhelimen käyttöä Puhelulokin käyttö Sivu 35 Pvm/Aika sisältää tapahtuman päivämäärän ja kellonajan. Kesto sisältää puhelun kestoajan. Sarake on tyhjä jos kyseessä ei-vastattu puhelu tai viesti. Tämä kenttä on tyhjä vastaamattominen puheluiden ja tekstiviestien kohdalta. Siirretty sisältää tiedon, onko puhelu siirretty, ja jos niin mistä numerosta. Tapahtumien järjestely Haluat järjestää lokitapahtumat sarakkeen perusteella. Lokinäkymä on auki. Klikkaa haluamasi sarakkeen otsikkoa. Klikkaa sarakkeen otsikkoa uudelleen vaihtaaksesi järjestyksen päinvastaiseksi. Tallenna lokitieto henkilökohtaisiin kontakteihin Voit tallentaa lokitietoja henkilökohtaisiin kontakteihin. Lokinäkymä on auki. Valitse tapahtuma, jonka haluat tallentaa. Klikkaa Tallenna kontakteihin ja editoi tarvittavat kentät. Klikkaa Tallenna ja sulje tallentaaksesi tiedot ja palataksesi päänäkymään. Lokitietojen käsittely Järjestelmä tuhoaa lokitietoja säännöllisin väliajoin. Jos haluat varmistaa, että jotain tiettyä tapahtumaa ei tuhota, sinun täytyy merkitä se. Jos haluat varmistaa, että jotain tietuetta ei poisteta, sinun tulee merkitä se vastaavasti.

36 Helppoa puhelimen käyttöä Puhelulokin käyttö Sivu 36 Lokinäkymä on auki. Valitse tapahtuma, jota haluat säilytettäväksi. Arkisto sarakkeessa, klikkaa valintakenttää Tapahtumaa ei poisteta normaalien lokitietojen poiston yhteydessä. Lokitapahtumien poistaminen manuaalisesti Lokitapahtumia tuhotaan säännöllisin väliajoin. Voit kuitenkin halutessasi poistaa lokitapahtumia manuaalisesti. Lokinäkymä on auki. Valitse tapahtuma, jonka haluat poistaa (voit valita hiiren avulla useampia tapahtumia käyttämällä Shift ja Ctrl -näppäimiä). Klikkaa Poista -valikosta. Valitut tapahtumat poistetaan.

37 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Sivu 37 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Puhelimena Office sinun Office 1600/1600IP :si tarjoaa sinulle koko joukon mukavia toiminteita. Koska Office 1600/1600IP ei aseta käytännössä rajoituksia näytön suhteen, toiminteet kuten toimintonäppäimet on helpompi havainnollistaa ja niitä on mukavampaa ja tehokkaampaa käyttää. Seuraavaksi näet kuinka parhaiten omaksut toiminteiden käytön Office 1600/ 1600IP. Huomautus:Office 1600IP: Tämä kuvaus saattaa hiukan poiketa oikeassa käytössä, riippuen käyttämästäsi luurin tai sankaluurin tyypistä. Esimerkiksi, tietyt luurit tunnistavat luurin noston ja laskun puhelun aloittamiseksi ja lopettamiseksi. Seuraavassa oletetaan, että tämä toiminto ei ole käytössä. Yhteenveto Mukavuutta lisäävät toiminnot Sivu 38 Toimintojen käyttö puhelun aikana Sivu 40 Poissa työpisteesi äärestä Sivu 43 Erikoistilanteet Sivu 45 Pikavalintojen käyttö Sivu 46 Ryhmänäppäinten käyttö Sivu 48 Toimintonäppäinten käyttö Sivu 51 Toimintokoodien käyttö Sivu 56

38 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Mukavuutta lisäävät toiminnot Sivu 38 Mukavuutta lisäävät toiminnot Aktivoi soittopyyntö Yrität soittaa. Numero on kuitenkin varattu. Linja onkin varattu. Soittopyyntö Klikkaa Soittopyyntö fox-näppäintä. Soittopyyntö aktivoitu. Heti kun kohdenumero vapautuu Office 1600/1600IP soittaa hänelle. Aseta luuri/sankaluuri korvallesi ja klikkaa Puhelu -näppäintä. Puhelu muodostetaan. Huomautus:Jos kohdenumero ei vastaa voit aktivoida soittopyynnön. Kohde näkee viestin soittopyynnöstäsi. Vastaa soittopyyntöön Soita numeroon Numero pyytää sinua soittamaan. Laita luuri/sankaluuri korvallesi ja klikkaa Puhelu -näppäintä vastataksesi soittopyyntöön. Puhelu muodostetaan.

39 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Mukavuutta lisäävät toiminnot Sivu 39 Hyväksy/hylkää koputtava puhelu Vastaat puheluun. Joku haluaa kiireesti tavoittaa sinut ja puhelu näkyy siksi koputtavana puheluna. Sinun Office 1600/1600IP soi. Klikkaa Puhelu -näppäintä koputtavan puhelun vieressä. Hylkää Ensimmäinen puhelu asetetaan pitoon ja sinut yhdistetään koputtavaan puheluun. - tai - Jos et halua ottaa koputtavaa puhelua klikkaa Hylkää fox-näppäintä. - tai - Klikkaa Puhelu -näppäintä lopettaaksesi aktiivisen puhelun. Klikkaa Puhelu -näppäintä odottavan puhelun vieressä. Aktivoi koputus-viesti Soitat numeroon, joka on varattu. Koputus Varattu äänen kuuluessa klikkaa Koputus fox -näppäintä. Kuulet vapaaäänen ja kohde saa tiedon, että haluat puhua hänen kanssaan. Jos haluttu kohde ei ota puheluasi tai koputus ei ole mahdollista puhelu katkaistaan (varattuääni).

40 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Toimintojen käyttö puhelun aikana Sivu 40 Toimintojen käyttö puhelun aikana Välikysely Puhut puhelua ja haluat muodostaa uuden puhelun katkaisematta käynnissä olevaa puhelua. Syötä haluamasi puhelinnumero tai nimi tyhjään kenttään. Klikkaa Puhelu -näppäintä. Nykyinen puhelu laitetaan pitoon. Kun olet muodostanut välikyselyn, klikkaa Puhelu -näppäintä joka näkyy välikyselyn kohdenumeron vieressä. Ensimmäinen puhelusi aktivoituu taas. Vuorottelu välikyselyn aikana Olet muodostanut välikyselyn ja haluat palata ensimmäiseen puheluun katkaisematta toista puhelua. Vuorottelu Vuorottelu Klikkaa Vuorottelu fox -näppäintä puhelun aikana. Välikysely laitetaan pitoon. Klikkaa uudelleen samaa fox näppäintä ja olet takaisin välikyselyssä.

41 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Toimintojen käyttö puhelun aikana Sivu 41 Siirrä puhelu ja ilmoita siirrosta Otat uuden puhelun ja haluat siirtää nykyisen puhelusi. Yhdistää Syötä haluamasi numero tai nimi ja klikkaa Puhelu -näppäintä. Haluamasi puhelu muodostetaan ja nykyinen puhelusi laitetaan pitoon. Odota kunnes soittamasi numero vastaa ja ilmoita yhdistettävästä puhelusta. Klikkaa Yhdistä fox -näppäintä. Siirrä puhelu ilmoittamatta Otat uuden puhelun ja haluat siirtää nykyisen puhelusi. Syötä haluamasi numero tai nimi ja klikkaa Puhelu -näppäintä. Puhelu muodostetaan. Yhdistää Odota ensimmäistä vapaaääntä ja klikkaa Yhdistä fox -näppäintä. Huomautus:Jos kohde ei vastaa puheluun se palautuu takaisin sinun Office 1600/ 1600IP.

42 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Toimintojen käyttö puhelun aikana Sivu 42 Aseta puhelu parkkiin Puhut puhelua ja haluat asettaa puhelun pitoon kun selvität jotain asiaa. Parkki Klikkaa Parkki fox -näppäintä. Poiminta Kun haluat ottaa takaisin odottavan puhelun parkista, klikkaa Poiminta fox -näppäintä. Neuvottelupuhelu Otat uuden puhelun ja haluat ottaa puheluun mukaan pidossa olevan toisen puhelun. Neuvottelu Klikkaa Neuvottelu fox -näppäintä. Kun haluat poistua neuvottelusta, klikkaa Puhelu -näppäintä.

43 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Poissa työpisteesi äärestä Sivu 43 Poissa työpisteesi äärestä Soitonsiirto (puhelun ennakkosiirto) Poistut työpisteestäsi. Haluat siirtää tulevat puhelut toiseen numeroon. Sinun Office 1600/1600IP on vapaa. Syötä haluamasi kohdenumero tyhjään numerokenttään. Valikosta Klikkaa valikosta Soitonsiirto. - tai - Klikkaa valikosta Siirry alaspäin soitonsiirto näppäimen kohdalle. Näytölle avautuu lista edellisistä soitonsiirroista ja kohdenumeroista. Klikkaa haluamaasi soitonsiirron kohdetta. Soitonsiirron poistaminen Palaat työpisteeseesi ja haluat poistaa soitonsiirron. Sinun Office 1600/1600IP on vapaa. Klikkaa Puhelu -näppäintä soitonsiirron kohdenumeron vieressä. Viesti soitonsiirron aktivoineelle numerolle Vastaat puheluun, joka siirtyy numerosta, joka on siirtänyt puhelunsa numeroosi ja haluat jättää viestin kyseiselle henkilölle. Voit käyttää puhelulokia viestin jättämiseen. Voit käyttää viesti toiminnetta lähettääksesi tälle henkilölle viestin.

44 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Poissa työpisteesi äärestä Sivu 44 Viesti Vastaat puheluun. Klikkaa Viesti fox -näppäintä. Tyhjä viesti avautuu ja vastaanottajana on soitonsiirron aktivoinut henkilö. Alanumero, joka siirsi puhelun sinulle näkyy lähettäjänä. Avaa puhelulokisi ja klikkaa Lähetä viesti valikosta.

45 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Erikoistilanteet Sivu 45 Erikoistilanteet Aktivoi/deaktivoi DTMF -moodi (äänitaajuusvalinta) Tarvitset äänitaajusvalinnan käyttöösi ohjataksesi esimerkiksi puhelinvastaajaa tms. laitetta. DTMF DTMF Otat puhelun ja järjestelmää pyytää sinua syöttämään numeron näppäimistöltä. Klikkaa DTMF on fox -näppäintä aktivoidaksesi äänitaajusvalinnan. Kun lopetat puhelun äänitajuusvalinta deaktivoituu automaattisesti. Jos haluat poistaa tämän moodin käytöstä puhelun aikana, klikkaa DTMF Fox näppäintä uudelleen. Yhdistä puhelu vastaamatta siihen Sinun Office 1600/1600IP soi. Yhdistä Klikkaa Yhdistä fox -näppäintä. Syötä haluamasi kohteen numero tai nimi avautuvaan kenttään ja klikkaa OK. Tulevan puhelun hylkääminen Sinun Office 1600/1600IP soi. Hylkää Klikkaa Hylkää fox -näppäintä jos et halua vastata puheluun.

46 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Pikavalintojen käyttö Sivu 46 Pikavalintojen käyttö Haluat soittaa usein tarvitsemiisi numeroihin helposti hiiren avulla. Voit määritellä pikavalintanäppäimiä ja ryhmitellä ne. Huomautus:Office 1600: Numeronäppäimet ovat riippumattomia käyttämäsi Office -puhelimen näppäimistä. Määrittele pikavalintanäppäimet Olet avannut päänäkymän. Klikkaa Valikosta. Ryhmänäkymä avautuu. Avaa ryhmä: 1. Valitse Ryhmät/Uusi ryhmä. Dialogi avautuu. 2. Syötä nimi (esimerkiksi Tärkeät numerot ) ja klikkaa OK. Uusi ryhmä on lisätty. Huomautus:Voit myös lisätä uusia pikavalintanäppäimiä olemassa oleviin ryhmiin (mutta et työryhmä hakemistoihin). Huomautus:Voit myös tallentaa eri tyyppisiä näppäimiä, kuten pikavalintoja ja toimintonäppäimiä, samaan ryhmään.

47 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Pikavalintojen käyttö Sivu 47 Olet avannut uuden ryhmän. Luo pikavalintanäppäimet: 1. Valitse valikosta Näppäin/uusi. Näppäindialogi avautuu. 2. Valitse Numero ja syötä haluamasi numero kohtaan Numero. Jos kyseinen numero on jo tallennettuna, voit poimia sen suoraan listasta. 3. Kohtaan Lappu voit syöttää nimen, joka näkyy kyseisessä pikavalinnassa (optionaalinen). Jos jätät tämän kentän tyhjäksi, soittamasi numero ei tallennu kontakteihin vaan se jää viitteeksi. Jos jätät tämän kentän tyhjäksi, soittamasi numero tallennetaan kontakteihin ja nimi jää viitteeksi. 4. Klikkaa OK. Pikavalintanäppäin on luotu. 5. Toista vaiheet kunnes kaikki ryhmänäppäimet on luotu. 6. Järjestä pikavalinnat joko siirtämällä niitä hiiren avulla tai käyttämällä valikkoa Ryhmät/Järjestä pikavalinnat. Huomautus:Voit siirtää puhelinnumero näppäimiä hiiren avulla työpöydällesi ja käyttää niitä suoraan työpöydältäsi. Poista pikavalinta Olet avannut ryhmänäkymän sekä ryhmän numerohakemiston, jossa näkyvät pikavalinnat. Klikkaa pikavalintaa, jonka haluat poistaa. Valikosta, valitse Näppäin/Poista. Pikavalinta on poistettu.

48 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Ryhmänäppäinten käyttö Sivu 48 Ryhmänäppäinten käyttö Työskentelet yhdessä kollegoidesi kanssa enimmäkseen ryhmässä. Haluatte puhua keskenänne kätevästi yhtä näppäintä painamalla. Haluat soittaa vain näppäintä painamalla. Voit määritellä kullekin ryhmän jäsenelle oman näppäimen ja muodostaa näistä oman ryhmän. Huomautus:Office 1600: Tiiminäppäimet ovat riippumattomia käyttämäsi Office - puhelimen edustuspainikkeista. Määrittele ryhmänäppäimet Olet avannut päänäkymän. Klikkaa Valikosta. Ryhmänäkymä avautuu. Avaa ryhmä tiimille A: 1. Valitse Ryhmät/Uusi ryhmä. Dialogi avautuu. 2. Syötä nimi (esimerkiksi Tiimi A ) ja klikkaa OK. Uusi ryhmä nimellä "Tiimi A" lisätään. Huomautus:Voit myös lisätä uusia ryhmäanäppäimiä olemassa oleville välilehdille (mutta et työryhmä välilehdelle). Huomautus:Voit myös tallentaa erityyppisiä toimintonäppäimiä, kuten ryhmänäppäimiä ja toimintonäppäimiä samaan ryhmään.

49 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Ryhmänäppäinten käyttö Sivu 49 Olet avannut uuden ryhmän. Luo ryhmänäppäimet: 1. Valitse valikosta Näppäin/uusi. Näppäindialogi avautuu. 2. Valitse Ryhmänäppäin ja syötä ryhmän jäsenen puhelinnumero tai nimi kohtaan Numero. Ryhmän jäsenen tulee olla samassa puhelinjärjestelmässä. Klikkaa OK. Ryhmänäppäin on luotu. 3. Toista vaiheet kunnes kaikki ryhmänäppäimet on luotu. 4. Järjestä toimintonäppäimet joko siirtämällä hiirellä tai automaattisesti valikosta Ryhmät/Järjestä näppäimet. Huomautus:Voit siirtää Ryhmä näppäimiä hiiren avulla työpöydällesi ja käyttää niitä suoraan työpöydältäsi. Poista ryhmänäppäin Olet avannut ryhmänäkymän ja -välilehden. Klikkaa näppäintä, jonka haluat poistaa. Valikosta, valitse Näppäin/Poista. Näppäin poistetaan. Ryhmänäppäinten tilat Ryhmänäppäinten symbolit ilmaisevat ryhmän jäsenten tilan: Symboli Tila Ryhmän jäsen vapaa. Ryhmän jäsenen puhelin soi. Ryhmän jäsen puhuu.

50 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Ryhmänäppäinten käyttö Sivu 50 Jos ryhmän jäsenen näppäin ja vastaava teksti ovat vaalean harmaita, näppäin ei ole aktiivinen. Kyseinen jäsen on poistunut ryhmästä esimerkiksi aktivoimalla soitonsiirron. Soittaminen Sinun Office 1600/1600IP on vapaa. Olet avannut ryhmänäkymän ja -välilehden. Näet että ryhmän jäsen, jolle haluat soittaa on vapaa. Kaksoisklikkaa näppäintä johon haluat soittaa. Ryhmän jäsenelle soitetaan. Poimi ryhmän jäsenelle tuleva puhelu Sinun Office 1600/1600IP on vapaa. Olet avannut ryhmänäkymän ja -välilehden. Näet että ryhmän jäsenen puhelin soi, ja haluat poimia puhelun. Kaksoisklikkaa kyseisen jäsenen näppäintä. Puhelu yhdistyy sinulle.

51 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Toimintonäppäinten käyttö Sivu 51 Toimintonäppäinten käyttö Haluat käyttää usein käytettyjä toiminteita hiirellä klikkaamalla. Tätä varten voit määritellä toimintonäppäimiä, joihin voit tallentaa haluamiasi toiminteita. Huomautus:Office 1600: Toiminnenäppäimet ovat riippumattomia käyttämäsi Office -puhelimen toiminnenäppäimistä. Toimintonäppäinten määrittely Olet avannut päänäkymän. Klikkaa valikosta. Ryhmänäkymä avautuu. Avaa toimintonäppäinten ryhmä: 1. Valitse Ryhmät/Uusi ryhmä. Dialogi avautuu. 2. Syötä ryhmän nimi (esimerkiksi Toiminteet ) ja klikkaa OK. Uusi ryhmä nimellä "Toiminteet" on lisätty. Huomautus:Voit myös lisätä uusia toimintonäppäimiä olemassa oleville välilehdille(mutta et työryhmä välilehdelle). Huomautus:Voit myös tallentaa erityyppisiä toimintonäppäimiä, kuten ryhmänäppäimiä ja toimintonäppäimiä samaan ryhmään.

52 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Toimintonäppäinten käyttö Sivu 52 Olet avannut uuden ryhmän. Luo toimintonäppäin: 1. Valitse valikosta Näppäin/uusi. Näppäindialogi avautuu. 2. Valitse Toimintonäppäin. Valintalista toimintonäppäimistä avautuu. 3. Valitse haluamasi toimintonäppäin listasta ja määrittele tarvittavat parametrit oikealla puolella näkyvästä listasta. Klikkaa OK. Toimintonäppäin on luotu. 4. Toista kunnes olet määritellyt kaikki toimintonäppäimet. 5. Järjestä toimintonäppäimet joko siirtämällä hiirellä tai automaattisesti valikosta Ryhmät/Järjestä näppäimet. Huomautus:Voit siirtää toimintonäppäimiä hiiren avulla työpöydällesi ja käyttää niitä suoraan työpöydältäsi. Toiminnot Käytettävissä olevien toiminteiden ominaisuuksia: Toiminto CLIR per puhelu Tiedote Etähallinta: Ominaisuus Soitettaessa haluttuun numeroon estetään samalla numerosi näyttö soiton kohteessa. Toiminto täytyy olla käytössä myös palveluntarjoajalla/operaattorilla. Palveluntarjoajasi/operaattorisi tulee tukea tätä toiminnetta. Aktivoi/deaktivoi tiedote 1 tai 2. Tiedote on äänitiedote, joka annetaan soittajalle. Sallii tai estää etäyhteydellä tehtävät yksittäiset ylläpitotoimenpiteet tai sallii tai estää etäyhteydet kokonaan.

53 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Toimintonäppäinten käyttö Sivu 53 Toiminto Postilaatikko MCID Parkki Rele Älä häiritse Käyttäjäryhmä Ominaisuus Postilaatikon käyttö: Soittaa puhepostilaatikkoon ja antaa automaattisesti PIN koodin.. Jos postilaatikkosi käyttää samaa PIN koodi kuin Office 1600/1600IP, aktivoi Käytä 1600IP PIN -koodia. Jos PIN koodit ovat erilaiset, syötä postilaatikon PIN koodi kohtaan Postilaatikon PIN. Häirintäpuhelun jäljitys. Sinun täytyy saada lupa toiminteen käyttöön palveluntarjoajaltasi. Laittaa puhelun pitoon keskitettyyn parkkiin, josta periaatteessa mikä tahansa alaliittymä voi sen poimia. Järjestelmässä voi olla kulloinkin vain yksi puhelu parkissa. Ohjaa yhtä kolmesta vaihtoehtoisesta releestä. Releillä voidaan ohjata sähköisiä laitteita, kuten lämmitystä, aurinkovarjoja, jne. Jos haluat tietää käyttömahdollisuuksista tarkemmin, ota yhteyttä järjestelmän ylläpitäjään. Ohjaa tulevat puhelut ennalta määriteltyyn kohdenumeroon. Kirjaa sisään tai ulos yksittäiseen tai kaikkiin käyttäjäryhmiin. Sinun tulee määriteltynä järjestelmässä käyttäjäryhmiin. Sinut täytyy määritellä järjestelmään työryhmän jäseneksi.

54 Käytä puhelintasi kuten ammattilainen Toimintonäppäinten käyttö Sivu 54 Toiminto Kytkentäryhmä Viivästetty siirto Yhdistä Ominaisuus Voit käyttää kytkentäryhmiä puheluiden ohjaamiseksi eri kohteisiin viikonloppuisin ja työpäivinä. Kussakin ryhmässä on kolme eri vaihtoehtoa. Sinulle tulee määritellä oikeudet käyttää tätä toimintoa. Kysy tarvittaessa lisää järjestelmän ylläpitäjältä. Jokaisella kytkentäryhmällä on kolme kytkentävaihtoehtoa. Kytkentäryhmiä varten tarvitset vastaavat oikeudet. Tarkista järjestelmän ylläpitäjältä, mihin kytkentäryhmiin kuulut ja onko sinulla oikeus näiden käyttöön. Aktivoi tai poistaa soitonsiirron haluttuun kohteeseen. Kohdass Kohdassa Vaihtoehto, valitse kohteen tyyppi tai siirron tyyppi, ja kohtaan Numero anna haluamasi kohdenumero. Tulevan puhelun soidessa, tällä toiminteella voit siirtää puhelun kohteeseen, jonka olet määritellyt kohdassa Numero. Ero tämän toiminteen ja foxkey näppäimellä tehtävän samannimisen toiminteen välillä on se, että foxkeyn tapauksessa kohdenumeroa ei ole ennalta määritelty. Tämä toiminto kannattaa siis määritellä kun siirron kohde on usein sama. Toimintonäppäinten käyttö Olet avannut ryhmänäkymän ja ryhmähakemiston, jossa haluamasi toimintonäppäin on. Kaksoisklikkaa toimintonäppäintä, jota haluat käyttää.