TOIMINNAN JA TALOUDEN OHJEET

Transkriptio

1 Suomen Lions-liitto ry TOIMINNAN JA TALOUDEN OHJEET Kuvernöörineuvosto on kokouksessaan hyväksynyt nämä ohjeet, jotka sitovat Lions-liitto ry:n hallitusta, toimialoja, työryhmiä, pääsihteeriä ja liiton työntekijöitä. Sisällysluettelo Toiminnan ja talouden kaavio, s.1 Taloudellinen päätöksenteko-oikeus, s. 2 Hankintaohje, s. 3 Piirirahaohje, s. 4 Toimialaohje, s. 5 Matkustussääntö, s. 11 Laskentasääntö, s. 14

2 Talouden kaavio Lions-liitto Hallinto Aktiviteetti Kansainväliset ja valtakunnalliset aktiviteetit Nuorisovaihto Quest Kummilapsirahasto Sri Lanka-rahasto Korttirahasto Katastrofirahasto Leorahasto Punainen Sulkarahasto Suomi johtoon rahasto Hallinto Kiinteistö Julkaisut Hallinto Hallinnon aktiviteetit Lehti Tarvikem. Kokoukset Kokoukset 1

3 TALOUDELLINEN PÄÄTÖKSENTEKO-OIKEUS Taloudellisissa päätöksentekoasioissa tulee ottaa huomioon Suomen Lions-liitto ry:n sääntöjen ja ohjesäännön määräykset. 1. Talousarvioon sisältyvät menot Käyttötalousmenot Pääsihteeri hyväksyy liiton toiminnasta aiheutuvat menot. Liiton puheenjohtaja hyväksyy pääsihteerin menot. Käyttöomaisuushankinnat Hallitus päättää pääsihteerin esityksestä käyttöomaisuushankinnoista. 2. Talousarvioon sisältymättömät menot Talousarvion laatimisvaiheessa tulee tavoitteena olla, että kaikki menoerät otetaan huomioon. Mikäli toimintakauden aikana tulee ennalta arvaamattomia menoeriä, voi hallitus tehdä päätöksen euroon ja pääsihteeri euroon saakka koskemaan yhtä tapausta kerrallaan. Talousarvioylitykset perusteluineen tulee saattaa kuvernöörineuvoston tiedoksi. Edellä mainittuja summia suuremmista ylityspäätöksistä tekee päätökset kuvernöörineuvosto hallituksen esityksestä. 3. Talousarvion seurantavastuu Hallitus vastaa liiton talousarvion toteutumisesta. Pääsihteeri hoitaa liiton taloutta ja vastaa siitä, että hallitus saa kokouksissaan tiedon talousarvion toteutumisesta. Kuvernöörineuvosto valvoo liiton talousarvion toteutumista. Se saa kokouksissaan katsauksen liiton taloudellisesta tilanteesta ja talousarvion toteutumisesta. 4. Muita taloudelliseen päätöksenteko-oikeuteen liittyviä asioita Luotonotto Luotonotosta ja liiton omaisuuden panttaamisesta päättää kuvernöörineuvosto hallituksen esityksestä. Kiinteistön osto ja myynti Kiinteistön ostosta ja myynnistä päättää vuosikokous kuvernöörineuvoston esityksestä. Sijoitukset Hallitus tekee päätöksen mahdollisten sijoitusten tekemisestä ja sijoitusten käytöstä. Käteisvarat Käteisvarojen taloudellisesta käytöstä päättävät liiton puheenjohtaja ja pääsihteeri yhdessä. Pankkitilit Pankkitilien avaamisesta ja niiden käyttövaltuuksista päättää hallitus. 2

4 5. Vahvistaminen ja muutokset Tähän ohjesääntöön myöhemmin tehtävät lisäykset ja muutokset vahvistaa kuvernöörineuvosto liiton hallituksen esityksestä. KVN/ / 62, muutos KVN HANKINTAOHJE 1. Yleistä Tätä hankintaohjetta sovelletaan Suomen Lions-liitto ry:n sekä sen asettamien pysyvien ja tehtäväkohtaisten toimialojen sekä työryhmien tarvikkeiden ja palvelujen hankintaan. Tavoitteena on hankkia Liitolle kokonaisuuden kannalta edullisimmat tuotteet ja palvelut. Hankintojen tulee perustua pääsääntöisesti kirjallisiin tarjouksiin, jonka voi antaa sähköisesti. Kiireellisissä tapauksissa ja pienempien hankintojen ollessa kyseessä voidaan tarjous antaa suullisesti, jolloin tarjouksen pyytäjän on itse dokumentoitava tarjous heti. Liiton jäsenistöön kuuluvia eri alojen asiantuntijoita käytetään tarvittaessa apuna hankintaneuvotteluissa. Kertaluontoisten hankintojen hyväksyminen: Hankinnat 8000 euroon saakka hyväksyy liiton pääsihteeri Yli 8000 euron hankinnat hyväksyy liiton hallitus 2. Tarjouspyynnöt Kirjallista tarjouspyyntömenettelyä on käytettävä ensimmäisessä kohdassa mainittuja poikkeuksia lukuun ottamatta. Tarjous on pyydettävä vähintään kolmelta toimittajalta, milloin mahdollista. Yhden toimittajan ja erikoistavaran osalta hintatason kohtuullisuus selvitetään muulla tavoin. Tarjouspyynnön sisältö: tarjouksen pyytäjä tarjouksen jättöaika, on annettava toimittajalle kohtuullinen käsittelyaika erittely tavarasta tai palvelusta (materiaalit, mitat, määrät, säännöt jne.) toimitusaika, -paikka ja -tapa mikäli piirustuksia tarvitaan, on mainittava niiden sitovuudesta lisätietojen antajat tarjoukset tulee pyytää siten, että ne ovat vertailukelpoisia laadun varmistus 3. Tilaus Tilauksen tekemisen perusteena ovat tarjouspyynnöt ja saadut tarjoukset. Kaikki tilaukset pyritään tekemään kirjallisesti. Puhelintilaukset tilauksen tekijä dokumentoi heti. Tilauksen sisältö: toimittaja yhteystietoineen päivämäärä ja ketkä sopivat, tilaaja/toimittaja toimitusaika kuljetustapa, mikäli tilaajan maksettava toimitusehto, huomioiden mahd. vakuuttaminen maksuehto mahdollinen hintojen sidonnaisuus (Pyrittävä aina sopimaan kiinteä hinta) tilauksen sisältö, tarkka erittely ja määrät hinta/yksikkö 3

5 arvonlisämerkintä takuut (koneet, laitteet, 12/24 kk) muut ehdot 4. Toimitusten tarkastaminen ja hyväksyminen Tavaran tullessa henkilö, joka ottaa tavaran vastaan kuljetusvälineestä: 1. Tarkastaa, että tavara on rahtikirjan mukaan oikeassa paikassa 2. Tarkastaa pakkauksien kunnon ja kollimäärän, jos näissä huomautettavaa, on rahtikirjaan aina tehtävä merkintä virheestä. 3. Kuittaa rahtikirjan ja ottaa asiakkaalle jäävän kappaleen 4. Pakkaukset avataan, tavaran määrä lasketaan ja kunto tarkistetaan mikäli huomautettavaa, tehdään reklamaatio tavara käyttökieltoon, kunnes toimenpiteistä sovittu 5. Lähetyslistan päiväys ja allekirjoitus Palvelua vastaanotettaessa: 1. Tarkastetaan, että työsuorite on tehty sovitussa laajuudessa 2. Tarkastetaan, että suoritteen laatu on tilauksen mukainen jos laadussa tai laajuudessa on huomautettavaa, tehdään reklamaatio 3. Kuitataan toimittajan työmääräin, kun tarkastettu, että tuntimäärä vastaa tehtyjä tunteja KVN PIIRIRAHA JA SEN KÄYTTÖ (alkaen ) Piiriraha on noin 50 euroa/klubi korjattuna piirirahan jakoperusteissa esitetyllä olosuhdekertoimella eli yhteensä n euroa. (OSK A 1.1, B 1.0, C1.1, D 1.3, E1.0, F 1.3, G 1.3, H 1.5, I 1.6, K 1.4, L 2.1, M 1.2, N 1.0, O 1.3). Kts. piirirahan jakoesitys. Piiriraha maksetaan syyskuussa piireille. Piirirahan käyttö Tämä ohje koskee vain piirirahaa, ei muita varoja, joita piiri on hankkinut tai saanut. Piirikuvernööri vastaa piirirahan käytöstä hyväksytyn piirirahan puitteissa. Piirirahaa voidaan käyttää vain seuraaviin kuluihin: 1. Piirikuvernöörin matkakulut liiton matkustussäännön mukaisesti: osallistuminen piirin kokouksiin ja eri tilaisuuksiin (esim. koulutus, MJ jne) osallistuminen klubien vuosijuhliin osallistuminen kutsuttuna klubien järjestämiin tilaisuuksiin osallistuminen liiton vuosikokoukseen osallistuminen uuden klubin perustamiseen osallistuminen nuorisoleirin tilaisuuksiin osallistuminen piirijaon muuttamiskokouksiin Varapiirikuvernöörin vastaaviin matkakuluihin kun hän toimii tilaisuuksissa DG:n sijaisena 4

6 Piirikuvernöörin puolison matkakulut niihin klubien vuosijuhliin, joiden matkakuluja ei päämaja korvaa DG:lle. 2. Piirin toimintakulut: piirin juhlaan osallistuvan liiton edustajan muut kuin matkakulut palkinnot, huomionosoitukset ja muistamiset nuorisovaihdon hallintokulut, mikäli niitä ei korvata liiton toimesta kokouspaikkojen vuokrat, kokoustarjoilut, ym. kulut piirin ulkopuolisten asiantuntijoiden ja esiintyjien kohtuulliset palkkiot ja matka- ja majoituskulut kurssitunnukset (solmio ja huivi) DG:lle, IPDG:lle, VDG:lle ja CS/CT:lle, sekä DG-kurssin päätöksen mukaiset ko. tunnukset liiton johdolle. (Suositus: CC, VCC, IPCC, MD-johtajat, ID, GS) rekrytointitilaisuuksien kulut hallinto-, toimisto- ja tiedotuskulut piirihallituksen jäsenten matkakulut liiton järjestämiin koulutus- ja seminaaritilaisuuksiin mikäli liitto ei niitä korvaa piirihallitusten jäsenten matkakulut piirihallituksen kokouksiin sellaisissa piireissä joissa on todella pitkät etäisyydet DG:n päätöksellä yksittäisen piirihallituksen jäsenen/toimijan matkakuluihin, mikäli hänen tehtävänsä edellyttää tavanomaista enemmän matkustamista, esim. kouluttaja jne. Piirihallituksen jäsenten matkakorvaus voi olla enintään liiton matkustussäännön mukainen, usein pienempi koska korvausten pitää pysyä myönnetyn piirirahan puitteissa Piirirahaa ei saa käyttää seuraaviin kuluihin: niihin piirikuvernöörin ja piirin kuluihin, jotka ovat korvattavia päämajan toimesta. (ei myöskään erotusta joka syntyy SLL:n matkustussäännön ja päämajan korvauksen välillä, eikä erotusta joka syntyy todellisen kustannuksen ja päämajan korvauksen välillä) Melvin Jones jäsenyyksiin Arne Ritari-killan jäsenyyksiin Piirikuvernööri ja piirin rahastonhoitajan tulee laatia piirin toiminnan tuloista ja kuluista kirjanpito, josta ilmenee myös piirirahan käyttö. Kirjanpito tulee esittää pääsihteerille seuraavan elokuun loppuun mennessä jo ennen tilintarkastajien lausuntoja. Muuta: Arne Ritari-säätiön piirille myöntämien palkinto- ja apurahojen käytöstä tulee piirin ARS-toimikunnan sopia etukäteen piirikuvernöörin kanssa. KVN 5/11-12 TOIMIALAOHJE ( alkaen, hyväksytty KVN:ssä Mikkelissä ) Suomen Lions-liitto ry:n toiminnot koostuvat toimialoista ja työryhmistä, jotka ovat tiettyä asiaa varten perustettuja. 1. JOHTAMISPERIAATTEET Tavoitetila Hallitaan toiminnan kokonaisuuksia Johdetaan toimintaa kustannustehokkaasti Toiminnassa toteutetaan kestävän kehityksen periaatteita 5

7 Toiminnassa toteutetaan jatkuvuuden periaatteita Lions-liiton asioista ja toiminnasta päättävät: Vuosikokous Lions-liiton päätökset Kuvernöörineuvosto (KVN) Tekee ehdotukset vuosikokoukselle Tekee päätökset hallituksen esitysten pohjalta Valitsee pääsihteerin ja toimialajohtajat (MDC) Valitsee järjestäytymiskokouksessaan tulevan kauden hallituksen DG- ja PDGjäsenet Hyväksyy ja nimittää Lions-liiton toimialat ja niiden puheenjohtajat omalle toimintakaudelleen. Asettaa työryhmät ja nimittää niiden puheenjohtajat Hyväksyy ja nimittää toimialojen ja työryhmien jäsenet hallituksen ehdotuksen pohjalta Hallitus Tekee esitykset KVN:lle Päättää toimivaltansa puitteissa liiton toimintaan liittyvistä asioista ja vastaa liiton taloudesta Valitsee projektit ja nimittää niiden puheenjohtajat ja jäsenet. Valvoo toimialojen, työryhmien ja projektien toimintaa ja määrittää korvausperusteet. Kaikki toimialat, työryhmät ja projektit tekevät esityksensä hallitukselle. Antaa suositukset toimialajohtajaksi (MDC) ja työryhmien puheenjohtajiksi Valitsee liiton toimiston henkilökunnan ja LION-lehden toimittajat Nimittää Arne Ritari säätiön hallituksen jäsenet Toimialat ja työryhmät Toteuttavat ja päättävät oman toimialansa tehtävät hallituksen hyväksymän suunnitelman mukaisesti Tekevät raportin ja esityksiä hallitukselle tai työryhmänä omalle toimialalleen Pitää KVN:n tietoisena toimialan tilanteesta Puheenjohtaja Nimittää LION-lehden toimitusneuvoston puheenjohtajan ja jäsenet Nimittää päämajan esittämien työryhmien puheenjohtajat ja/tai jäsenet 2. TOIMIALA- JA TYÖRYHMÄRAKENNE SEKÄ PUHEENJOHTAJIEN TOIMINTAKAUDEN KESTO Tässä toimialaohjeessa määritellään liiton toimialat ja pysyvät/jatkuvat työryhmät. Määräaikaisia projekteja varten perustetut työryhmät esitellään liitteessä, jota päivitetään vuosittain. Liitteessä esitellään myös kaikkien toimialojen ja työryhmien kokoonpano. Niihin kuuluu puheenjohtaja ja max 2-4 jäsentä. Asiantuntijoita voi käyttää. Kunkin kauden kuvernöörikurssi nimittää haluamiinsa toimialoihin ja työryhmiin yhden DGedustajan. JÄSENYYS Jäsenjohtaja (MDC) Ohjausryhmän puheenjohtaja (toimiaika 3 vuotta) ja enintään neljä jäsentä 6

8 Tukee jäsenhankintaa, jäsenten pysymistä ja klubien perustamista ottaen huomioon uudistuvan lionstoiminnan periaatteet, klubien kehittämisprosessin (CEP) ja kouluttamalla riittävästi opaslioneita piireihin Käynnistää paikallisia jäsenhankinnan ja uusien klubien perustamisprojekteja Toteuttaa kansainvälistä jäsenohjelmaa Toimii yhteistyössä piirikuvernöörien ja piirien jäsentoimikuntien puheenjohtajien kanssa Tukee puolisotoimintaa sekä kannustaa ja edistää puolisoiden liittymistä lionjäseniksi Tiedottaa jäsenohjelmasta klubeille ja jäsenille yhteistyössä koulutusja viestintätoimialan kanssa KOULUTUS Koulutusjohtaja (MDC) Ohjausryhmän puheenjohtaja (toimiaika 3 vuotta) ja kolme jäsentä Järjestää koulutusta lionstehtäviin Järjestää johtajuuskoulutusta Järjestää muutosvalmennuskoulutusta ottaen huomioon uudistuvan lionstoiminnan sisällön Järjestää Leadership Instituutteja Tukee jäsenohjelmaa ja siihen liittyvää koulutusta Tiedottaa koulutuksesta klubeille ja jäsenille yhteistyössä jäsenyys- ja viestintätoimialan kanssa VIESTINTÄ Viestintäjohtaja (MDC) Ohjausryhmän puheenjohtaja (toimiaika 3 vuotta) ja 2 3 muuta jäsentä. Kussakin alatyöryhmässä on puheenjohtaja, jolla on apunaan yksi tai kaksi asiantuntijaa. Tukee lionstoiminnan tunnettuuden lisäämistä, jäsenhankintaa ja oikean lionskuvan välittämistä (lionsbrändi) Laatii Lions-liiton viestintästrategian sekä valvoo sen toteuttamista Pitää yhteyttä yhteistyökumppaneihin Vastaa valtakunnallisten lionstilaisuuksien tiedottamisesta Tukee projektien tiedottamista Ohjaa kotisivujen sisällön ajanmukaisuutta ja kehittämistä LION-lehden toimitusneuvosto Puheenjohtaja ja kaksi jäsentä, jotka Lions-liiton puheenjohtaja nimittää Toimii päämajan Editorial Policyn mukaan Lisäksi yksi ID on mukana viran puolesta Vastaa LION-lehden toimitusaikatauluista, sisällön seurannasta ja valmistelee painopaikan tarjouspyynnön Tukee toimittajien työtä ja tekee esityksiä lehden kehittämisestä Suunnittelee ja tekee päätösehdotuksia LION-lehden taloudesta PALVELU JA VARAINHANKINTA Palvelujohtaja (MDC) Ohjausryhmän puheenjohtaja (toimiaika enintään 3 vuotta) ja 2-3 muuta jäsentä. Koordinoi Lions-liittotason palvelu- ja varainhankinta-aktiviteetit Pitää yhteyttä ulkoisiin yhteistyökumppaneihin sekä piirien palvelu- ja varainhankintavastaaviin Palvelu Palveluaktiviteetit tai projektit ovat tällä hetkellä määräaikaisia. Varainhankinta 7

9 Korttityöryhmä Lions-liiton joulukortit ja mahdolliset muut kortit Puheenjohtaja ja 4-5 jäsentä sekä piirien palvelu- ja varainhankintavastaavat Arpajaistyöryhmä Järjestetään Anna tukesi nuorisolle arpajaiset, jonka tuotoilla tuetaan Lionsliiton nuorisotyötä Puheenjohtaja ja viisi jäsentä sekä piirien palvelu ja varainhankintavastaavat Katastrofitoiminta/ALERT-työryhmä Valmius suunnata tarvittaessa nopeasti katastrofiapua liiton katastrofitilin kautta kotimaahan ja suomalaisten lionien palvelukohteisiin ulkomailla Työryhmän puheenjohtaja ja neljä jäsentä, joista yksi DG-jäsen NUORISO Nuorisotoimialajohtaja (MDC) Ohjausryhmän puheenjohtaja (toimiaika 3 vuotta) ja 3-4 muuta jäsentä. Kehittää Suomen lionien nuorisotoimintaa vastaamaan paremmin yhteiskunnan tarpeita; Saada suomalaiset nuoret osallistumaan lionien nuorisotoimintaan ja yhteisiin toimintoihin; Yhdistää Lions-nuorisotyön eri osa-alueita ja niiden toimintatapoja, saada Leot ja Lions-klubit toimimaan yhdessä; Lisätä Suomen lionien nuorisotyön näkyvyyttä ja tunnettuutta; Antaa klubeille tietoa, miten toimia aktiivisesti nuorten hyväksi. Hoitaa EF:n yhteydessä järjestettävän European Musical Competition soittajan valinnan ja/tai Young Ambassador kilpailuedustajan valinnan ja avustaa heitä matka- ja osallistumisjärjestelyissä Lions Quest -työryhmä Koordinoi ja markkinoi Lions Quest koulutusta leijonille, kouluille, koulujen opettajille, kuntasektorille, opetusalalle Puheenjohtajan LQ CD toimikausi kestää 3 kautta ja jäsenten (mm. LQkoordinaattori ja kouluttajien edustaja) toimikausi 1 3 kautta Lions Questiä toteutetaan omarahoitteisesti Laatii seuraavan kauden talousarvion helmikuun hallituksen kokoukselle Piirikuvernöörin tulee valita piirin Quest-toiminnan johtajaksi aktiivisesti toimiva lion, joka on opetus- tai kasvatusalan markkinointia osaava lion Vastuu on minun toiminta sisältyy työryhmän työskentelyyn Leotoiminta Puheenjohtaja, LeoD (toimiaika 3 vuotta), kaksi leoedustajaa, piirin leoneuvojien edustaja ja DG-jäsen, joka toimii leojen yhteyshenkilönä kuvernöörineuvostossa. Kehittää leijonien ja leojen yhteistyötä Tukee leojen palvelutoimintaa Piirikuvernöörin tulee valita piirin leotoiminnan johtajaksi aktiivisesti toimiva lion Nuorisoleiri ja vaihto Puheenjohtaja, YCED (toimiaika 3 vuotta), ja piirien toimikuntapuheenjohtajat Kehittää nuorisovaihtoverkostoa Neuvottelee nuorisovaihdon matkajärjestelyistä 8

10 Hoitaa lähtevän ja saapuvan nuorisovaihdon Vastaa nuorisovaihtoon liittyvästä kansainvälisestä yhteistyöstä Ohjaa nuorisoleirien järjestämistä ja vastaa leirien johtajien valmentamisesta Sri Lankan kummilapsitoiminta Puheenjohtaja ja kaksi jäsentä Tukee lasten koulunkäyntiä valituilla maantieteellisillä alueilla Orkester Norden Yhteyshenkilön tehtävänä hoitaa yhteyksiä Orkester Norden hallintoon Kartoittaa klubeja, jotka voivat tukea nuoria oman paikkakunnan soittajia ON:ssa KANSAINVÄLISET SUHTEET Puheenjohtaja ID tai PID, kutsuu tarvittaessa asiantuntijoita kansainvälisiin projekteihin liittyen IR-tehtävät Yhteispohjoismainen palveluyhteistyö (NSR-projektit) Kansainvälisen ystävyysklubitoiminnan tukeminen Kansainväliset projektien ja kampanjoiden suunnittelu ja koordinointi Kansainvälinen katastrofiapu suomalaisten suoriin avustuskohteisiin yhteistyössä ALERT-työryhmän kanssa ID:n/viimeisimmän PID:n tehtävät LCI- ja EF-raportointi LCI:n vieraiden ohjelman suunnittelu ja koordinointi sekä muiden kansainvälisten vieraiden ohjelmassa avustaminen LCIF-tehtävät Puheenjohtajana päämajan nimittämä LCIF-koordinaattori (toimiaika 3 vuotta), jäseninä piirien LCIF-puheenjohtajat LCIF-lahjoitusten edistäminen (MJF ja kampanjat) LCIF-apurahahakemuksissa avustaminen Tiedottaminen LCIF:n toiminnasta SUOMI JOHTOON Tehtävä: kv. presidentin viran saaminen Suomeen HALLINNON TYÖRYHMÄT Toiminnan ja talouden suunnittelutoimikunta Suunnittelee liiton strategiaa sekä pitkän tähtäyksen toimintaa ja taloutta Laatii toimintasuunnitelman ja talousarvion seuraavalle kaudelle Tukee tulevan kauden toiminnan valmistelua tulevan puheenjohtajan apuna Jäsenet VCC puheenjohtaja CC varapuheenjohtaja IPCC Pääsihteeri ID tai PID PCC tai PDG (3 vuotta) DG-jäsen (edelliskauden 1VDG-jäsen) 1 VDG-jäsen (2 vuotta) PCC-toiminta IPCC puheenjohtaja 9

11 PCC:t ja PID:t tukevat puheenjohtajistoa sekä edistävät Lions-aatetta PCC:eiden osaamista hyödynnetään toimialojen ja työryhmien toiminnassa Toimii lausunnon antajana sekä lionstoiminnan kehittämisessä että III- ja suurruusukkeen myöntämisessä. Oikeus esittää palkitsemisia Liiton hallitus tai puheenjohtaja kutsuu vuosittain kaikki liiton entiset puheenjohtajat tiedotus- ja keskustelutilaisuuteen liiton toiminnasta tammikuussa sekä vuosikokouksen yhteydessä pidettävään tapaamiseen 3. YHTEISET TOIMINTATAVAT Toimialojen puheenjohtajat (MDC:t) valitaan kolmivuotiskaudeksi marraskuun tai viimeistään helmi-maaliskuun kuvernöörineuvoston kokouksessa. Toimialajohtaja voi hakea välittömästi toiselle kolmivuotiskaudelle osallistumalla hakumenettelyyn annettujen ohjeiden mukaisesti. Toimialojen ja työryhmien jäsenten nimeämisessä otetaan huomioon osaaminen ja alueellisuus. Yksi henkilö toimii vain yhdellä liiton toimialalla ja/tai yhdessä työryhmässä saman kauden aikana. Toimialojen ja työryhmien jäsenyydet vahvistetaan kuvernöörineuvoston elokuun kokouksessa. Kaikki toimialat ja työryhmät laativat tulevan toimintakauden talous- ja toimintasuunnitelmansa hallitukselle tammikuun aikana. Liiton toimintakertomusta varten kaikkien toimialojen ja työryhmien tulee laatia lyhyt toimintakertomus oman toimialansa ja työryhmiensä toiminnasta ja lähettää se liittotoimistoon seuraavan kauden syyskuun loppuun mennessä. Hallitus ja kuvernöörineuvosto määrittävät toimialojen ja työryhmien toimintavaltuudet. Toimialat ja työryhmät alistavat budjetin ylittävät taloudelliset päätökset hallitukselle ja kuvernöörineuvostolle. Toimialat ja työryhmät tekevät tarvittaessa ehdotuksen hallitukselle toimivaltuuksiensa lisäämisestä. Ne työryhmät, joiden toiminta liittyy ns. omakatteisen rahaston ylläpitämiseen ja hallintoon, noudattavat toiminnassaan po. rahastolle laadittuja sääntöjä. Näitä ovat Punainen Sulka, Leorahasto, katastrofirahasto, Suomi Johtoon rahasto, korttirahasto, Sri Lanka rahasto ja kummilapsirahasto. Vastaavat talouden toimintaperiaatteet laaditaan seuraaville: arpajaiset, Quest, nuorisovaihto ja muu leotoiminta. Kaikkien työryhmien puheenjohtajien tulee esittää työryhmänsä tilanne kirjallisesti toimialansa puheenjohtajalle. Toimialan puheenjohtaja tekee korkeintaan yhden sivun mittaisen raportin oman toimialansa ja työryhmiensä toiminnasta ja lähettää sen päätösehdotuksineen pääsihteerille 10 päivää ennen hallituksen kokousta. Jos hallituksen kokousta ei pidetä juuri ennen kuvernöörineuvoston kokousta em. raportti tulee lähettää pääsihteerille 10 päivää ennen kuvernöörineuvoston kokousta. Kuvernöörineuvoston varsinaisiin kokouksiin kutsutaan hallituksen jäsenet, liiton toimialajohtajat sekä erillisestä kutsusta hallituksen asettamien toimikuntien ja työryhmien puheenjohtajat. Toimialat ja työryhmät pitävät kautensa aikana enintään kaksi fyysistä kokousta budjettinsa mukaisesti. Puhelinkokouksia tai muilla apuvälineillä suoritettuja kokouksia on suositeltavaa pitää, jotta kokouskulut pienenevät. Toimialojen ja työryhmien kokouksista laaditaan pöytäkirja tai muistio, jonka puheenjohtaja ja sihteeri varmentavat allekirjoituksellaan. Toimiala tai työryhmä vastaa jakelusta ja lähettää 10

12 allekirjoitetun taltiokappaleen arkistoitavaksi liittoon skannattuna tai sähköpostilla osoitteella Toimitus voi tapahtua myös postitse tai faksilla. Toimialoilla ja työryhmillä on oikeus ja velvollisuus käyttää asiantuntijoita lausunnonantajina kokouksissaan oman budjettinsa mukaisesti. Toimialojen ja työryhmien puheenjohtajille, jäsenille ja kokoukseen kutsutuille asiantuntijajäsenille suoritetaan korvaus liiton kulloinkin voimassa olevan matkustussäännön mukaisesti. Kun käynnistetään uusi projekti, sillä tulee olla hallituksen hyväksymä tavoite, tehtävä, aikataulu ja budjetti. Projektille määritetään sisällön mukainen asema organisaatiossa. Projekti on aina määräaikainen. Jokainen toimiala ja työryhmä tuottaa oman alansa nettisivujen sisällön sekä vastaa sen ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta. Vastuu toimialan ja sen työryhmien sisällöistä on puheenjohtajalla. Tavoitteena on, että kaikkien toimialojen ja työryhmien nettisivut ovat ulkonäöltään samankaltaisia yhtenäisen kuvan luomiseksi ulospäin). Lions-liiton pääsihteeri vastaa kotisivuille tuotetun aineiston sopivuudesta ja brändin mukaisuudesta. Nettityöryhmä vastaa sivujen teknisestä ylläpidosta. Liiton puheenjohtajalla (CC), varapuheenjohtajalla (VCC) ja pääsihteerillä (GS) on oikeus osallistua toimialojen ja työryhmien kokouksiin. Tämän ohjeen lisäksi noudatetaan Lions-liitossa voimassa olevia sääntöjä ja muita ohjeita. MATKUSTUSSÄÄNTÖ 1 Voimassaolo Tämä matkustussääntö on voimassa lähtien toistaiseksi kaikissa Suomen Lions-liitto ry:n tehtävissä matkustettaessa kotipaikkakunnan ulkopuolella kotimaassa ja ulkomailla, ellei muualla tässä matkustussäännössä ole toisin määrätty. Tätä sääntöä sovelletaan luottamushenkilöiden matkakustannusten korvaamiseen. 2 Käytetyt nimikkeet ja termit Seuraavassa käytetään Suomen Lions-liitto ry:stä nimitystä liitto ja Suomen Lions-liitto ry:n luottamushenkilöistä ja tehtävään nimetyistä edustajista nimitystä liiton edustaja. Kansainvälistä järjestöä Lions Clubs International (LCI) kutsutaan päämajaksi. 3 Korvaamisperusteet Liiton edustajan matkakustannusten korvaamisessa sovelletaan verohallinnon verovapaita matkakustannusten korvauksia koskevia määräyksiä, ellei tässä matkustussäännössä ole toisin määrätty. 4 Korvauksen saajat Liiton tehtävissä matkakustannusten korvaamiseen ovat oikeutettuja, ellei kuvernöörineuvosto tai hallitus toisin päätä tai ellei päämajan ohjeissa toisin määrätä: 1. Liiton hallitus ja kuvernöörineuvosto Päämaja korvaa osallistumisen kolmeen kuvernöörineuvoston kokoukseen (ne joihin kullakin kuvernöörillä on pisin matka). Liitto korvaa neljännen kokousmatkan. Piirikuvernöörin osallistumisesta vuosikokoukseen korvataan matkat ja 1 yöpyminen sekä ilmoittautumismaksu, ellei päämaja korvaa kuluja (tällä tarkoitetaan niitä tilanteita, joissa vuosikokouksen yhteydessä on KVN ja se kuuluu päämajan kolmen korvattavan KVN:n joukkoon). 11

13 2. Liiton vuosikokouksen, kuvernöörineuvoston tai hallituksen valitsemat tai määräämät liiton edustajat 3. Varapiirikuvernööreille maksetaan korvaus heidän osallistumisestaan liiton kotimaassa järjestämään erilliseen varapiirikuvernöörien (1. ja 2. VDG) ja piirikuvernöörielekti (DGe) koulutukseen, Liiton vuosikokoukseen osallistumisesta piirikuvernöörielekteille (DGe = 1VDG) korvataan matkat, 2 yöpymistä ja ilmoittautumismaksu. 2 varapiirikuvernöörien osalta korvaukset vuosikokoukseen osallistumisesta päätetään erikseen. Varapiirikuvernööreille (1 ja 2 VDG) maksetaan korvaus osallistumisesta kuvernöörineuvoston kokoukseen, mikäli hallitus on edellyttänyt heidän osallistumistaan siihen. 4. Liiton hallituksen, kuvernöörineuvoston, tehtäväänsä hoitavan kansainvälisen hallituksen jäsenen tai tehtävään nimetyn liiton edustajan puolison matkakuluista (ei päivärahaa eikä kokouspaikan erillismatkoja) vastaa liitto seuraavissa tilaisuuksissa, jos liiton hallitus on niin päättänyt ja edellyttää puolison osallistumista kyseiseen tilaisuuteen ja ellei päämaja tai kutsuja korvaa kuluja: - Liiton vuosikokous, - Toisen maan moninkertaispiirin tai siihen verrattava vuosikokous., - Kansainvälinen vuosikokous, Europa Forum, NSR-kokous ja vastaavat kokoukset liiton hallituksen päätöksen mukaisesti, - Moninkertaispiirin MD 107 kuvernöörineuvoston kokoukset ja koulutustilaisuudet. Varapiirikuvernöörien (1 ja 2 VDG) puolisoille maksetaan korvaus (päivärahoja lukuun ottamatta) osallistumisesta koulutukseen, liiton vuosikokoukseen tai kuvernöörineuvoston kokoukseen, mikäli hallitus edellyttää heidän osallistumistaan kyseiseen tilaisuuteen. 5. Liiton toimialojen, toimikuntien ja työryhmien puheenjohtajat ja jäsenet sekä niiden työryhmien piirien vastuuhenkilöt, joiden osallistumista liiton hallitus on kyseiseen tilaisuuteen edellyttänyt. Päivärahaa ei makseta, paitsi vuosikokouksen aikana, mikäli liiton toimialojen ja työryhmien puheenjohtajat ovat vuosikokouksessa näytteilleasettajina tai muussa vastaavassa työtehtävässä ja pääsihteeri on etukäteen hyväksynyt laskelman päivärahaan oikeuttavista tunneista. Kansainvälisen hallituksen jäsen saa korvauksen päämajasta osallistuessaan vuosikokoukseen tai Europa Forumiin mutta NSR-kokouksen osalta vain, jos järjestävä maa on kutsunut hänet puhumaan kokouksessa. 5 Yleisohjeita Matkakustannuksia ovat liiton tehtävien hoidosta aiheutuvasta matkasta syntyvät menot. Tämän matkustussäännön mukaisesti matkakustannusten korvauksena maksetaan matkustamiskustannusten korvausta ja päivärahaa tai ateriakorvausta sekä majoittumis- tai hotellikorvausta. Matkustaja voi hakea matkaennakkoa maksamiensa kustannusten osalta lähettämällä ennakkomatkalaskun pääsihteerille. 6 Matkan käsite Matkakustannusten korvaukseen oikeuttavaksi matkaksi katsotaan liiton tehtävien hoitamista varten suoritettu matka, johon matkustavalle on annettu valtuutus. Valtuutuksen voivat antaa liiton hallitus, puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai pääsihteeri sekä niiden toimialojen puheenjohtajat, 12

14 joiden vahvistettuun talousarvioon sisältyy ao. kokous-, koulutus-, tapahtuma-, edustus- tai hallinnollinen tapahtuma ja siten kuin siitä on toimialaohjeessa määrätty. Mikäli matka ei sisälly liiton vuosikokouksen vahvistamaan talousarvioon tai liiton hallituksen hyväksymään ja kuvernöörineuvoston vahvistamaan lisätalousarvioon, on kustannusten korvaamisesta aina oltava hallituksen erillispäätös. 7 Matkan tekotapa Matka tehdään edullisinta matkustustapaa käyttäen tai niin että kokonaiskustannukset ovat mahdollisimman edulliset. Tällöin huomioidaan myös matkustamiseen käytetty aika. Päivärahaan oikeuttava matka-aika määräytyy verohallinnon verovapaista matkakorvauksista vuosittain antamassa ohjeessa. Samalta paikkakunnalta tulevien tulee pääsääntöisesti käyttää samaa matkustustapaa. Mikäli kulkuneuvo on henkilöauto, pyritään kulkemaan yhteisellä kuljetuksella. 8 Korvaus oman kulkuneuvon käytöstä Omalla kulkuneuvolla tehdystä matkasta suoritetaan matkustamiskustannusten korvausta puolet (1/2) kulloinkin voimassa olevan verohallinnon mukaisesta korvauksesta ajokilometriä kohden. Mikäli päämaja korvaa matkustamiskustannuksia, niin liiton varoista, ml. piiriraha, ei makseta tämän sopimuksen ja päämajan korvauksen mahdollista erotusta. 9 Muut korvaukset Muita matkustamiskustannusten korvauksia asianosaiselle maksetaan matkalipuista sekä hänen suorittamistaan paikka- ja makuupaikkalipuista, välttämättömien työvälineiden kuljettamisesta aiheutuneista maksuista, pysäköintimaksuista lentokentällä, hotellissa tai muualla sekä muista niihin verrattavista maksuista. Taksilla, lentokoneella, vuokra-autolla tai muulla tavalla suoritetusta matkasta korvataan kulut. Mikäli kustannukset ovat poikkeukselliset, on niistä oltava aina etukäteen hallituksen päätös. Mikäli osallistujan matka-aikataulu, matkan pituus tms. syyt edellyttävät saapumista paikkakunnalle edellisen vuorokauden aikana, korvataan tästä aiheutuneet todelliset majoitusmenot. Mikäli kuittia ei voi saada, kustannuksista tehdään erillinen selvitys. 10 Päivärahan maksaminen Päivärahojen tuntimääriin sovelletaan verohallinnon verovapaita matkakustannusten korvauksia koskevia määräyksiä sillä poikkeuksella, että viimeisestä matkapäivästä maksetaan vain puolipäiväraha. Päivärahoja voidaan kotimaassa tehtävistä matkoista maksaa hallituksen päätöksellä. Liiton hallituksen, toimialojen, toimikuntien ja työryhmien kokouksiin osallistumisesta ei makseta päivärahaa, mutta hallitus tai pääsihteeri voi päättää niihin osallistuvien henkilöiden ruokakulujen korvaamisesta. Päivärahan alentamisen edellytyksenä on, että asianomainen on saanut kaksi ja osapäivärahan ollessa kyseessä vastaavasti yhden maksuttoman tai matkalipun tai hotellihuoneen hintaan sisältyvän aterian. Tällöin päiväraha tai osapäiväraha maksetaan 50 % alennettuna. 11 Majoittumis- ja hotellikorvaus Majoittumiskorvaus maksetaan veloitetun standardihuonehinnan mukaisesti tositetta tai luotettavaa selvitystä vastaan. Yksityismajoituksesta maksetaan valtion sopimuksen mukainen yömatkaraha. 13

15 Majoittumiskorvauksen edellytyksenä on, että tapahtuman/kokouksen kesto edellyttää majoittumista. Puolison osallistuessa tapahtumaan kouluttajana matkakorvaukset suoritetaan tämän ohjesäännön 4 kohdan 4 perusteella ja mukaisesti. Muut matkustajat majoittuvat liiton hallituksen ennen matkaa tekemän päätöksen mukaisesti. Hallituksen tulee ensisijaisesti varmistaa, että kaikki kulut pysyvät budjetin rajoissa. 12 Kansainväliset vieraat Liitto korvaa kutsumiensa Lions-järjestön kansainvälisen hallituksen edustajien majoitus- ja muut vierailukulut kansainvälisen järjestön matkustussääntöjen mukaan. Kansainvälinen järjestö vastaa ko. vieraiden lentomatkustuskustannuksista. Liitto ei maksa muiden virallisten kansainvälisten vieraiden eikä heidän puolisoidensa matkustamis- ja majoituskuluja eikä päivärahaa. Muista vierailukustannuksista vastaa liitto; esim. työlounas ja -kahvit, tervetuliaistoivotukset (kuten kukat ja vast.), pääsymaksut ym. vastaavat. Kansainvälisten vieraiden kutsumisesta ja kustannusten korvaamisesta päättää liiton hallitus. Suomalaisten seuralaisten (escort) osalta kulut korvataan liitolle lähetettävää matkalaskua (sis. majoitus, matkat, päivärahat, ei ruokailut) vastaan. Escortien puolisoiden kuluja ei korvata. Korvauksen ehtona on, että seuralainen hoitaa tehtävänsä asianmukaisesti. 13 Matkalaskut ja tositteet Matkan kustannuksista haetaan kirjallisesti korvausta liiton lomakkeella kahden (2) kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Alkuperäiset tositteet on liitettävä matkalaskuun. Pääsihteeri hyväksyy matkalaskut ja pääsihteerin matkalaskut hyväksyy liiton puheenjohtaja. 14 Esiintymispyynnöt (kotimaa) Liitolle osoitetut puhujakutsut klubien juhliin, piirien vuosikokouksiin sekä merkittäviin (yhteis-) aktiviteetteihin osoitetaan pääsihteerille. Matkustuskustannuksista vastaa liitto ja mahdollisista majoitus- ja muista kustannuksista kutsuja eli asianomainen klubi tai piiri, ellei liiton hallitus tai pääsihteeri toisin päätä. 15 Samanaikaiset tilaisuudet ja toistuvat matkat Korvausta maksettaessa tapahtumaan, kokoukseen, koulutus- ja/tai edustustilaisuuteen tai vastaavaan osallistuvan matkaa käsitellään yhtenä (1) edestakaisena matkana, mikäli: - matka-ajankohtana samassa matkakohteessa tai matkareitin varrella on useampi kuin yksi (1) samanaikainen (samana päivänä oleva) tapahtuma, kokous, koulutus- ja/tai edustustilaisuus tai muu vastaava tapahtuma, johon korvaukseen oikeutettu osallistuu. - matka-ajankohtana samassa matkakohteessa tai matkareitin varrella on useampi kuin yksi (1) paikallisesti (vierekkäisillä paikkakunnilla) sekä ajallisesti (peräkkäisinä päivinä) toisiaan lähellä oleva tapahtuma, kokous, koulutus- ja/tai edustustilaisuus tai muu vastaava tapahtuma, johon korvaukseen oikeutettu osallistuu. 16 Matkojen yhdistäminen Jos liiton edustaja luottamustehtävää hoitaessaan tai osallistuessaan liiton hallituksen hänelle määräämään tehtävään on jäsenenä tai osallistuu myös muihin liiton tilaisuuksiin, kuten toimikuntien kokouksiin, on kokoukset/tilaisuudet/valmennukset järjestettävä mikäli mahdollista samassa paikassa ja yhtäjaksoisesti matkakustannusten säästämiseksi. Tällöin noudatetaan edellä kohdassa 16 Samanaikaiset tilaisuudet ja toistuvat matkat olevaa korvaussääntöä. 17 Matkustamista koskevat sopimukset 14

16 Liiton hallitus hyväksyy ja kuvernöörineuvosto vahvistaa toimikausittain toistuvasti käytettävien majoituslaitosten ja matkoja järjestävien matkatoimistojen sopimukset viimeistään viimeisessä toimintakautta edeltävässä kuvernöörineuvoston kokouksessa. Toistuvasti käytettävien majoituslaitosten ja matkoja järjestävien matkatoimistojen sopimukset valmistelee ja esittelee pääsihteeri. 18 Tämä matkustussääntö on hyväksytty kuvernöörineuvoston kokouksessa Kuusamossa LASKENTASÄÄNTÖ Laskentasääntöön kuuluvat seuraavat asiat: Kirjanpito ja kustannuspaikat (KP) o Uuteen raportointijärjestelmään, jossa tarkistetut ja täsmennetyt kustannuspaikat on otettu huomioon, siirrytään alkaen. Kustannusten ohjaus kustannuspaikoille o Työvoimakustannusten jyvittäminen työajan seurannan pohjalta toteutetaan alkaen. Raportit o Tilitoimisto ohjeistetaan tekemään raportit Toiminnan ja talouden kaavion pohjalta. o Raportit otetaan kuukausittain siten, että hallitus saa tuloslaskelman hallinnon ja aktiviteettien osalta. Operatiivinen johto (CC, GS) saa yksityiskohtaiset raportit. o Raportointiin sisällytetään kassavirtalaskelma. o Toteutuneita kustannuksia vertaillaan kuukausitason budjettiin, jossa jäsenmaksut ja poistot on jaksotettu tasaisesti koko toimintavuodelle. Tulosbudjetti kk-tasolla o Laaditaan tulosbudjetti, joka syötetään kirjanpitoon vertailutiedoksi (ks. edellä). Kassavirtalaskelma kk-tasolla Tulos- ja rahoituslaskelma 1-5 vuodelle Liiton talousarvion laatiminen Talousarvio = taloudellisen tavoitteen sisältävä numeerisessa muodossa oleva toimintasuunnitelma Katsotaan edellisen kauden tilinpäätöksestä eri toimialojen, työryhmien ja yhteistyöprojektien sekä muiden aktiviteettien osalta toteutuneet luvut, joista tehdään raamit seuraavan toimintakauden budjetin laatimista varten. TTST ja pääsihteeri laativat raamit, jotka hallitus hyväksyy, ja ne toimitetaan laadintaohjeineen työstettäviksi eteenpäin eri toimialoilla, työryhmissä ja muissa aktiviteeteissa. Talousarvion toteutumisen seuranta Edellisen kauden tilinpäätöksen pohjalta seurataan talousarvion toteutumista, minkä pohjalta laaditaan tammikuussa päivitetty talousennuste lopputoimintakaudelle. 15

17 Talousennusteen pohjalta tehdään tarvittaessa lisätalousarvio, joka sisältää rahoitussuunnitelman. Pääsihteeri huolehtii palautteen antamisesta eri toimialoille, työryhmille, yhteistyöprojekteille ja muille aktiviteeteille talousarvion osalta. 16