Kunnan opetustoimen osalta matkakustannusten korvaukset määräytyvät KVTES:n liitteen mukaan.

Transkriptio

1 1

2 1 Yleistä Tällä ohjeistuksella on tarkoitus yhtenäistää ja selkeyttää Muhoksen kunnan henkilöstön matkustuskäytäntöä ja varmistaa matkustamisen kustannustehokkuus. Matkustusohjeen hyväksyy kunnan hallitus. Kunnan matkustusprosessia kehitetään tehostamalla matkojen suunnittelu-, varaus- ja taloushallinnon toimintoja keskittämällä ostotoimintaa sekä parantamalla kustannusten seurantaa ja hallintaa. Kunnassa noudatetaan Kunnallista yleistä virka- ja työehtosopimusta (KVTES). Matkustuspolitiikka ja matkustusohje koskevat kaikkia Muhoksen kunnan henkilöstön kotija ulkomaan virka- ja virantoimitusmatkoja. Kunnan opetustoimen osalta matkakustannusten korvaukset määräytyvät KVTES:n liitteen mukaan. Pysyväisluonteisena toimipaikkana pidetään ensisijaista työntekemispaikkaa (kunnantalo, oppilaitos (koulu), terveyskeskus, varikko etc) 1.1 Edullisuusperiaate Matkat on suunniteltava huolella huomioiden kokonaiskustannukset ja -aika. Omaa autoa voi käyttää perustelluissa tehtävissä vain lyhyisiin matkoihin suuruusluokkana etäisyysraja, jossa mahdollisesti vuokra-auto tulee halvemmaksi eli alle 100 km yhteen suuntaan. Erillistä oman auton käyttölupaa ei tarvitse hakea alle 100 km:n matkoille, mikäli esimies on hyväksynyt matkan muutoin. Julkisia kulkuneuvoja käytetään mieluimmin kuin taksia ja lentomatkat tehdään pääsääntöisesti ekonomiluokassa. Matka tulee tehdä kokonaisedullisimmalla tavalla. Kokonaisedullisin tapa ratkaistaan matkamääräyksen antamisen yhteydessä. Virka- ja virantoimitusmatka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin mahdollista ottaen huomioon matkan ja hoidettavien tehtävien tarkoituksenmukainen ja turvallinen suorittaminen. Tällöin on otettava huomioon paitsi matkustamiskustannusten korvaus, päiväraha, majoittumis- tai hotellikorvaus, mahdollinen matka-ajan palkka ja muut matkakustannusten korvaukset, myös kulkuneuvon käyttämisellä mahdollisesti saavutettu ajan säästö. Matkamääräyksen antaja toteaa tarvittaessa etukäteen, mikä on kussakin tapauksessa tarkoituksenmukaisin kunnalle edullisin matkustuspa. Muussa tapauksessa matkalaskun hyväksyjä ratkaisee asian jälkikäteen. Mahdollisuus yhteiskuljetukseen tulee selvittää ennen matkaa. Yhdestä organisaatioyksiköstä matkustavien avainhenkilöiden on vältettävä samassa kulkuneuvossa matkustamista. 2

3 Hotellihuonetta varattaessa on otettava huomioon virka- ja työehtosopimuksen määrittämät enimmäiskorvaukset hotellimajoituksesta. Hotellilaskuun mahdollisesti sisältyviä ylimääräisiä kustannuksia (esim. minibaari, maksulliset TV-kanavat, sauna tai ravintola) ei korvata. 1.2 Matkustukseen liittyviä määritelmiä Kotimaan matkalla tarkoitetaan matkaa, joka tehdään työn vuoksi oman toimialueen ulkopuolelle kotimaassa. Toimialueella tarkoitetaan matkustusohjeessa varsinaisen työpaikan sijaintipaikkakuntaa ja sen välitöntä vaikutusaluetta (Oulunseutu). Virkamatka Matkakustannusten korvaukseen oikeuttava virkamatka on kunnan asianomaisen viranomaisen antamaan virkamatkamääräykseen perustuva matka, joka ei kuulu tavanomaiseen virkatoimintaan tai tavanomaisiin työtehtäviin ja joka edellyttää matkustamista virkapaikan ulkopuolelle. Soveltamisohje Virkamatka perustuu esimiesasemassa olevan viranhaltijan tai toimielimen antamaan matkamääräykseen, jonka tämä voi antaa johtosäännössä olevan valtuutuksen tai pysyväismääräyksen perusteella. Virkamatkat eivät ole luonteeltaan tavanomaista virkatoimintaa ja ne edellyttävät matkustamista virkapaikan/oman toimialueen ulkopuolelle. Päivärahan maksaminen edellyttää, että virkamatka ulottuu yli 15 kilometrin etäisyydelle viranhaltijan/työntekijän asunnosta ja virka/työpaikasta mitattuna yleisesti käytettyä kulkutietä sen mukaan, tapahtuuko lähtö ja paluu asunnosta vai virka-/työpaikasta. Virkamatkana ei pidetä työmatkaa asianomaisen asunnolta työpaikalle ja takaisin. Muhoksen kunnassa virkamatkoiksi katsotaan: ü matkat, joista on tehty hyväksytty matkasuunnitelma. ü koulutusmatkasuunnitelma (on tehtävä aina). Korvaus voi olla % perustuen koulutuksen välttämättömyyteen työtehtävien kannalta (päätetään matkasuunnitelman hyväksymisen yhteydessä). ü ulkomaan matkat. ü Virantoimitusmatka Virantoimitusmatka on viranhaltijan/työntekijän tavanomaiseen virkatoimintaan /tavanomaisiin työtehtäviin liittyvää matkustamista. Vähintään 10 tuntia kestävästä virantoimitusmatkasta toisen kunnan alueelle vähintään 150 kilometrin päähän pysyväisluonteisesta toimipaikasta ja asunnosta maksetaan osapäivärahan suuruinen korvaus. Muussa tapauksessa virantoimitusmatkan ajalta ei makseta päivärahaa. Virantoimitusmatkasta tehdään matkasuunnitelma silloin kun työntekijälle tai työnantajalle tulee maksettavaksi korvauksia/kustannuksia tai työntekijä siirtyy kunnan rajan ulkopuolelle, jotta matkavakuutus on voimassa. 3

4 Soveltamisohje Virantoimitusmatkassa matkustaminen on virkatehtäviin/työtehtäviin liittyvänä tavanomaista eli päivittäistä, viikoittaista tai muutoin toistuvaa. Matka tapahtuu tavallisesti työpisteestä toiseen tai määrätystä lähtöpaikasta toiseen ja takaisin virantoimituspaikkakunnalla tai muuten virkapiiriin kuuluvalla alueella. Esimerkkeinä voidaan mainita tarkastus-, hoito- ja huoltomatkat, joita tekevät esimerkiksi rakennustarkastajat, terveystarkastajat, kotisairaanhoitajat ja sosiaalitarkkailijat. Muhoksen kunnassa virantoimitusmatkaksi katsotaan esim. ü virkaan/toimeen liittyvät matkat. ü työsuunnitelman mukaisten oppituntien pitäminen ja työssä oppimiseen liittyvät matkat toisella paikkakunnalla. Työaika matka-aika Pääsääntönä on, että matkaan käytettyä aikaa ei lueta työajaksi, ellei sitä samalla pidetä työsuorituksena. Kulkeminen tai kuljetus toimivaltaisen viranomaisen tai esimiehen määräämästä lähtöpaikasta virka- tai työtehtävien suorituspaikkaan ja sieltä takaisin lähtöpaikkaan luetaan kuitenkin työajaksi. KVTES:n 1 luvun 4 :n mukaan paikallisella sopimuksella ei saa poiketa säännöllisen työajan keskimääräisestä pituudesta. Matka-ajoista voidaan sopia paikallisesti vain silloin, kun sopimuksella ei ole vaikutusta säännöllisen työajan pituuteen. Matka-ajan sisällyttämisestä työaikaan ei siten voida paikallisesti sopia, koska käytännössä se tarkoittaisi säännöllisen työajan pituudesta poikkeamista eli työajan lyhentämistä. Virantoimitusmatkoilla matkustaminen työpisteestä toiseen työpäivän kuluessa luetaan työajaksi edellyttäen, että matkustetaan kustannuksiltaan edullisimmalla tavalla suorinta ja nopeinta reittiä. Jos viranhaltija/työntekijä on työpäivän kuluessa käyttänyt aikaansa matkustamiseen, hänen työaikaansa ei tästä syystä pidennetä. Työmatka (KVTES:n mukaan) Työmatka eli matka asunnosta toimi-, työ- tai kokoontumispaikkaan ja takaisin ei oikeuta korvauksiin eikä sitä lueta työajaksi. Näin ollen matkaan käytettyä aikaa ei lueta työajaksi, ellei sitä samalla pidetä työsuorituksena. Soveltamisohje Pysyvän toimipaikan muuttumisesta aiheutuvat ylimääräiset kustannukset korvataan kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksessa mainituin edellytyksin. Muussa tapauksessa työmatkoista maksettu korvaus on saajalleen veronalaista tuloa. 4

5 Esimerkki: X:n vakituinen toimipaikka on A. Työpäivänsä alkaessa X matkustaa kuitenkin kotoaan suoraan toimipisteeseen B, jonne on matkaa 25 km. Työpäivän kuluessa hän matkustaa toimipisteestä B kolmanteen toimipisteeseen C. Kysymyksessä on virantoimitusmatka ja X:lle maksetaan matkakustannusten korvaus väliltä B C oman auton käytön mukaan. Ulkomaan matka Työpäivänsä päätyttyä X matkustaa toimipisteestä C 30 kilometrin päässä olevaan kotiinsa. Koska X:lle muodostuu toimipisteeseen B matkustamisesta ja toimipisteestä C kotiin matkustamisesta ylimääräisiä matkakustannuksia verrattuna normaaliin työmatkakustannuksiin vakituiseen toimipaikkaan, viranhaltijalle korvataan oman auton käytön mukaan työmatkakustannusten erotus. Jos X olisi matkustanut vakituiseen toimipisteeseensä työpäivän alkaessa ja sieltä kotiin työpäivän päättyessä olisi matkan pituudeksi tullut yhteensä 20 km. Nyt työmatkojen pituudeksi tulee kuitenkin 55 km (25 km + 30 km) ja matkojen pituuden erotus (55 km 20 km) 35 km korvataan 2 :n 2 momentin perusteella. Ulkomaan matkalla tarkoitetaan matkaa, joka suuntautuu maamme rajojen ulkopuolelle. Hyväksytyistä ulkomaan virkamatkasuunnitelmista tulostetaan Populuksesta erillinen luettelo hallitukselle tiedoksi. Ulkomaan matkan matkasuunnitelman hyväksyy toimialajohtaja / kunnanjohtaja Laivaseminaareista sekä kokous- ja koulutusristeilyistä suoritetaan päivärahaa kotimaan matkojen säännösten ja määräysten mukaisesti. Muu matka Muita matkoja voivat olla esim. työhaastatteluun kutsuttujen matkat sekä henkilökunnan virkistysmatkat. Omaehtoiseen koulutukseen matkustetaan omalla kustannuksella (tutkintoon johtava tai muu omaehtoinen koulutus). Matkavuorokausi Päivärahan määräämisen perusteena käytettävä matkavuorokausi on se 24 tuntia kestävä ajanjakso, joka alkaa viranhaltijan/työntekijän lähtemisestä virka-/työpaikastaan tai asunnostaan ja päättyy hänen palaamiseensa virka-/työpaikkaansa tai asuntoonsa. Soveltamisohje Virkamatkan ei kuitenkaan katsota vielä päättyneen, kun viranhaltija/työntekijä palaa virka-/työpaikalleen ainoastaan työvälineiden luovuttamista tai vaihtamista, uusien työmääräysten saamista tai muuta niihin verrattavaa lyhytaikaista virka-/työtehtävien hoitamista varten edellyttäen, että hän tämän jälkeen välittömästi jatkaa virkamatkaansa. Mikäli virkamatkalta jatketaan omalle matkalle, virkamatkan katsotaan päättyvän välittömästi esim. koulutuksen päätyttyä. 5

6 Virka- ja työpaikka Virka- tai työpaikalla tarkoitetaan asianomaisen kiinteää toimipaikkaa, jossa hän työskentelee, tai mikäli hänellä ei työn luonteen vuoksi ole kiinteää toimipaikkaa, pidetään hänen toimipaikkanaan sitä, jossa hän useimmin työskentelee, noutaa työmääräykset, säilyttää työvälineitään tai jota muilla vastaavilla perusteilla voidaan pitää hänen pääasiallisena toimipaikkanaan. Päivärahat maksetaan toimialueen ulkopuolelle suoritetuista työmatkoista. Kiinteä toimipaikka on määriteltävä työsopimuksessa/virkamääräyksessä. Tutustu verottajan ohjeisiin verottajan nettisivuilla 1.3 Matkustukseen liittyvät hankinta- ja muut sopimukset Hankintasopimukset ovat Muhos-intrassa (esim. sopimukset vuokra-autoista, hotelleista ja matkatoimistosta). 1.4 Luotto- ja bonuskorttien käyttäminen Matkustajan, jolla on käytössään työnantajan luottokortti, suositellaan käyttävän ko. korttia matkakustannusten maksamisessa. Tositteet on skannattava Populus laskun liitteeksi. Kunnan luottokortti Muhoksen kunnan toimilaoilla ei ole käytössään kunnan luottokorttia. Luottokortti voidaan hankkia, mikäli se katsotaan tarpeelliseksi matkakustannuksista aiheutuvienkustannusten hallintaan sekä tätä kautta saatavaan hyötyyn matkakustannuksissa 1.5 Bonuspisteet Työantajan maksamista matkoista, majoituksista tai bensasta kertyvät bonuspisteet on käytettävä aina työnantajan hyväksi. Tämän vuoksi esim. paljon matkustavien tulee hankkia rinnakkaiskortti Muhoksen kunnan nimiin Finnairin lentopisteiden kerryttämiseen. Bonusten verotus, ohje Dnro: A11/200/2013, ; Jos työnantajan maksamien suoritusten perusteella saatavat edut käytetään työnantajan hyväksi, niiden käytöstä ei synny veronalaista etua työntekijälle Työntekijä voi saada työnantajansa maksaman matkan tai hotelliyön tai muun tapahtuman perusteella kertyneet etupisteet tai muun edun yksityiskäyttöönsä. Muu etu voi olla esimerkiksi tasokorotus yksityismatkana pidettävällä lennolla. Tällainen etu on saajalleen veronalaista ansiotuloa. FI/Syventavat_veroohjeet/Elinkeinoverotus/Bonusten_verotus(26204)#113bonusjarjestelm anhallinnointi 1.6 Passi, viisumi ja rokotukset Virkamatkasta aiheutuvina kuluina korvataan viranomaismaksut, passi- ja viisumimaksut sekä tarpeelliset lääke- ja rokotusmaksut. 6

7 1.7 Vakuutukset Muhoksen kunnalla on yrityksen matkustaja- ja matkatavaravakuutus sekä matkavastuuja matkaoikeusturvavakuutus, joka kattaa palveluksessa olevien henkilöiden virkamatkat (enintään 1 kk yhtäjaksoinen matka) kaikkialla maailmassa. Vakuutus on voimassa kotimaan matkoilla, jotka tehdään linnuntietä suoraan mitattuna vähintään 50 km etäisyydelle vakuutetun asunnosta, työpaikasta, opiskelupaikasta tai vapaa-ajan asunnosta. Vakuutukset eivät ole voimassa edellä mainituissa paikoissa tai mainittujen paikkojen välisillä matkoilla. Muhoksen kunnalla on lisäksi erillinen työtapaturmavakuutus, joka on voimassa työmatkalla asunnosta työpaikalle ja päinvastoin sekä työntekijän ollessa työnantajan asioilla. Ulkomaanmatkoja varten toimialan toimistosihteeri saa vakuutuskortin, joka on todistuksena voimassaolevasta vakuutuksesta esim. sairaustapauksissa. Kortin kääntöpuolelta löytyy hätäpäivystysnumerot, joista tavoittaa vakuutushenkilöstön ympäri vuorokauden. Vakuutuksesta ei korvata työmatkoilla työajan ulkopuolella sattuneita vahinkoja, vaan niitä varten matkustajan tulisi hankkia erillinen, oma vakuutus. Matkustajavakuutus sisältää seuraavat korvauslajit: ü matkan keskeytymiskorvaus ja sijaisen matkakustannukset ü matkasairauden ja matkatapaturman hoitokulut ü haittakorvaus matkatapaturman varalta ü kuolinkorvaus matkatapaturman varalta ü matkan peruuntumis- ja myöhästymiskorvaus Jos sairastut ulkomailla, hakeudu länsimaiseen tai vastaavan tasoiseen lääkärinhoitoon. Kustannukset tarvittavista hoidoista ja lääkkeistä korvataan matkustajavakuutuksesta matkan jälkeen. Terveydenhoitoon, rokotuksiin tai matkalääkkeisiin liittyvistä asioista saat lisätietoa työterveysasemalta. 1.8 Matkatavaravakuutus Matkatavaravakuutukseen sisältyvät vakuutetun henkilökohtaiset matkatavarat. Vakuutus korvaa matkatavaran rikkoutumisesta, vahingoittumisesta tai menettämisestä aiheutuneita esinevahinkoja. Vakuutuksesta korvataan esinevahingot, jotka ovat aiheutuneet äkillisestä, ennalta-arvaamattomasta tapahtumasta. Mikäli matkatavara on rikkoutunut tai kadonnut lennon aikana tai se ei ole saapunut määränpäähän samanaikaisesti henkilön kanssa, korvaus haetaan ensisijaisesti lentoyhtiöstä. Mikäli lentoyhtiö ei korvaa, korvaushakemus haetaan toissijaisesti työnantajan matkavakuutuksesta. Lentoyhtiön korvaus edellyttää ilmoituksen tekemistä lentoyhtiölle heti vahingon tultua ilmi. Rikosilmoitus varastetusta tavarasta tai ryöstöstä on tehtävä poliisille paikan päällä. Poliisin pöytäkirjasta tarvitaan kopio vahinkoilmoituksen liitteeksi. Vakuutus ei kata maksuvälineitä, arvopapereita, huolimattomuudesta johtuvia vahinkoja, katoamista tai hukkaamista. 7

8 1.9 Matkavastuu- ja matkaoikeusturvavakuutus Matkavastuuvakuutuksesta korvataan yksityishenkilönä matkalla toiselle aiheutettu henkilö- ja esinevahinko, josta vakuutettu voimassa olevan oikeuden mukaan on korvausvastuussa, kun korvausvastuu perustuu vakuutuskauden aikana sattuneeseen tekoon tai laiminlyöntiin. Matkaoikeusturvavakuutuksen tarkoituksena on korvata vakuutetun välttämättömät ja kohtuulliset asianajo- ja oikeudenkäyntikulut, jotka ovat aiheutuneet lakimiesavun käyttämisestä riita- ja rikosasioissa vakuutusmäärään saakka. Matkavastuu- ja/tai oikeusturvavahingosta tulee aina tehdä vahinkoilmoitus vakuutusyhtiölle. Oikeusturvavahingossa korvattavuuspäätös on haettava vakuuttajalta ennen oikeudenkäynti- tai asianajopalkkioiden syntymistä. Liitteeksi tarvitaan haaste, poliisipöytäkirja, vastine tai muu vastaava vahinkoon liittyvä asiakirja Vahinkoilmoituksen teko Vahinkoa kärsinyt/vahingon aiheuttanut voi tehdä vahinkoilmoituksen matkustaja-, matkatavara-, vastuu- ja oikeusturvavahingoissa sähköisesti IF internetsivulla osoitteessa: 2 Ennen matkaa 2.1 Matkan suunnittelu Matkustaja varaa matkaliput ja majoituksen järjestelmistä/hotellista suoraan: ü Suunnittele matka hyvissä ajoin, jotta edullisia hintoja on mahdollista hyödyntää. Yhdistä samalle matkalle useampia tapaamisia, jos mahdollista. ü Valitse aina käytettävään aikaan nähden kustannuksiltaan edullisin vaihtoehto. ü Matkan tarpeellisuutta harkittaessa arvioi matkan panos/tuotossuhdetta. Harkitse myös vaihtoehtoisia tapoja, esim. puhelinneuvottelu, videoneuvottelu, sähköposti. ü Matkalla tulee olla perusteltu yksikön/toimipisteen toimintaan tai alan kehitykseen liittyvä seurantatavoite. Tavoite tulee arvioida rinnan matkasta aiheutuvien kokonaiskustannusten kanssa. Erikoishintaisten lippujen hyödyntämiseksi varaus voidaan tehdä peruutusehtojen puitteissa jo ennen matkasuunnitelman hyväksymistä. Matkasuunnitelma on kuitenkin aina pyrittävä hyväksymään ennen lentolipun kirjoitusta. Sopimusmatkatoimiston velvollisuus on tarjota aina ensisijaisesti yhteistyökumppaneidemme sopimushintaisia tai muita erikoishintaisia lippuja. Matkustuskäyttäytymistä seurataan mm. matkatoimistoraportein. Muhoksen kunnan antamia tunnuksia ei voi käyttää henkilökunnan omalla vapaa-ajallaan tekemien henkilökohtaisten matkojen järjestelyyn. 2.2 Matkasuunnitelman tekeminen matkahallintajärjestelmä Populuksella 8

9 Muhoksen kunnassa käytetään matkahallintajärjestelmä Populusta. Ohjelman linkki löytyy Muhoksen-intran etusivulta ohjeineen. Populuksen pääkäyttäjiltä saa ohjelman käyttäjätunnukset. Virka- ja virantoimitusmatkan matkasuunnitelma tehdään hyvissä ajoin ennen matkan alkua Populus -ohjelmaan, jotta Muhoksen kunnan työntekijöilleen ottamat matka- ja tapaturmavakuutus ovat voimassa matkan aikana ja matkasta voidaan maksaa päiväraha. Kurssiin, seminaariin sekä opinto- tai neuvottelupäivään osallistumista koskeviin hakemuksiin on Populukseen skannattava liitteeksi tilaisuuden ohjelma/kutsu. Matkustaja vastaa siitä, että matkasuunnitelmaan tulee kustannuspaikkatieto, mikäli se on eri kuin ohjelman ehdottama tai ainakin selkeästi tieto mihin matkakustannus kirjataan (lisätieto -kenttä). Suunnitelma lähetetään esimiehelle. Esimies vielä varmistaa, että kustannuspaikka- ja tunnistetiedot on merkittyinä. Virkamatkahakemuksessa on perusteltava matkan tarpeellisuus ja tarkoituksenmukaisuus sekä matkan, että matkalle ehdotetun henkilön osalta. Lisäksi hakemuksessa on yksilöitävä matkakohteet, matka-ajat ja mahdolliset muut päätöksen tekemiseen vaikuttavat seikat. Suunnitelmasta tulee ilmetä kaikki matkasta aiheutuvat kustannukset (erikseen laskutettavista kuluista maininta lisätiedot -kenttään). Matkan edullisuusarviointi tehdään myös lisätiedot -kenttään. Populus -ohjelmaa käytetään henkilöstön koulutuksen seurantaan ja ohjelmasta otetaan koulutustiedot tilastointia ja raportointia varten. Seurannan vuoksi jokaisesta koulutuspäivästä on tehtävä matkasuunnitelma, myös sellaisista, joista ei tule kustannuksia (matkalaskua tässä tapauksessa ei tehdä). 2.3 Matkaennakko Virkamatkaa varten on oikeus saada matkaennakkoa. Ennakko haetaan Populuksen kautta matkasuunnitelmaa tehdessä hyvissä ajoin ennen matkaa. Alle 24 tuntia kestävältä virkamatkalta voidaan ennakko jättää päivärahan osalta suorittamatta. Matkaennakon hyväksyy toimialajohtaja matkasuunnitelman pohjalta. Matkan tekijä vastaa siitä, että matkaennakko vähennetään viipymättä matkalaskusta. 2.4 Pysyväisluonteinen matkamääräys Virantoimitusmatkasta tehdään matkasuunnitelma silloin kun työntekijälle tai työnantajalle tulee maksettavaksi korvauksia/kustannuksia tai työntekijä siirtyy kunnan rajan ulkopuolelle, jotta matkavakuutus on voimassa. Toistaiseksi voimassa oleva matkamääräys voidaan antaa määräaikaisten tai pysyvien työ- ja virkatehtävien hoitamiseksi esim. useita kertoja viikossa tehtäviin kokouksiin, neuvotteluihin tai muihin virantoimitusmatkoihin. Pääasiallinen toimilalue on tällöin Oulunseutu. Määräyksen voi antaa toimialajohtaja / kunnanjohtaja 2.5 Muiden tahojen kustantamat matkat 9

10 Ennen osallistumista muiden kuin oman organisaation kustantamille matkoille on varmistettava, että matkalle osallistuminen ei vaaranna puolueettomuutta, riippumattomuutta tai tasapuolisuutta virka- tai työtehtävien hoidossa. Velvoite koskee myös vapaa-ajalle tarjottuja matkoja. Mikäli muiden kustantamalta matkalta on oikeutettu saamaan matkakustannusten korvaukset ko. matkan järjestäjältä, ei matkakustannusten korvauksia makseta uudelleen. 3 Matkustaminen Ensisijaisesti käytetään julkista kulkuneuvoa tai vuokra-autoa. 3.1 Vuokra-autot Muhoksen kunnalla ei ole tällä hetkellä hankintasopimusta ajoneuvojen vuokrauspalvelusta. Sopimus ja sen liitteet löytyvät Muhos-intrasta hankinnat osiosta jatkossa. Vuokra-autojen varaukset tehdään itse suoraan autovuokraamosta. Ajoneuvon vastaanottajalla tulee olla voimassaoleva ajolupa. Auton vuokraus voi olla perusteltua, kun matkakohteessa liikutaan paljon tai kun julkiset liikenneyhteydet ovat huonot ja aikaa vievät ja matkustajia on useita samalla matkalla. 3.2 Oman auton käyttö Omaa autoa voi käyttää perustelluissa tehtävissä vain lyhyisiin matkoihin suuruusluokkana etäisyysraja, jos vuokra-auto tulee halvemmaksi eli alle 100 km yhteen suuntaan. Matkasta tehdään yksilöity selvitys Populus matkalaskuohjelmaan. Matkalaskun liitteeksi skannataan ajopäiväkirja ellei ajopäiväkirjaa kirjata suoraan ohjelmaan. 3.3 Ajopäiväkirja Ajopäiväkirjaa pidetään joko Populuksessa, josta se muutetaan matkalaskuksi ennen kuin ensimmäisestä ajosta on kulunut kaksi kuukautta, tai manuaalisesti pidetty ajopäiväkirja skannataan Populuksen matkalaskun liitteeksi samassa ajassa. Hyväksymiskierros on sama kuin yleensä matkalaskulla: esimies. 3.5 Juna/linja-auto Junaa tai linja-autoa on käytettävä silloin, kun se matkan kokonaiskustannusten kannalta on edullisinta ja matkan kohde on hyvien yhteyksien päässä. Junassa on käytettävä mahdollisuuksien mukaan halvinta eko -luokkaa / yhteisvälillä kokonaistaloudellisesti edullisinta junavuoroa. Hintaero voi olla jopa %. 3.4 Lentäminen Erikoishintaisia lippuja käytetään aina, kun se on mahdollista. Matkustusluokka on ensisijaisesti ekonomiluokka. Business- tai vastaavan hintaluokan lippuja voidaan hyväksyä käytettäväksi vain poikkeustapauksissa: 3.7 Taksi 10

11 Taksia käytetään ja kulut korvataan työliikkumiseen vain silloin, kun sen käyttö on ilmeisen välttämätöntä, matkustajien määrän (nimet kuittiin), työn suorittamisen ja olosuhteet huomioiden tarkoituksenmukaisin ja edullisin vaihtoehto. Matkustamiseen tulee yleensä käyttää yleisiä kulkuneuvoja. 3.8 Majoittuminen Majoittumisessa tulee käyttää hankintasopimuksen mukaisia sopimushintaisia hotelleja. Kokous-, koulutus- ja ryhmämatkoilla majoitutaan yleensä kahden hengen huoneissa. Majoittumiskorvausten enimmäismäärät kotimaassa ja ulkomailla korvataan kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen mukaisesti. 3.9 Hotelliaamiainen Aamiainen voi sisältyä hotellihuoneen hintaan. Hotellihuoneen hintaan sisältyvää aamiaista ei pidetä ateriana. Sen sijaan esimerkiksi laivamatkan lipun hintaan sisältynyt aamiainen katsotaan ateriaksi. Jos aamupala ei sisälly huoneen hintaan, työnantaja ei sitä korvaa, vaan se on päivärahalla korvattava kustannus. Jos työnantaja kuitenkin korvaa hotelliaamiaisen, verottajan mukaan siitä syntyy verotettavaa etuutta. Populuksessa tiliöitäessä aamiaisen osuus on alviton.. 4 Matkan jälkeen 4.1 Matkalaskun tekeminen Matkakustannusten korvaamisessa noudatetaan Kunnallista yleistä virka- ja työehtosopimusta ja sen liitettä. Matkakustannuksina pidetään niitä ylimääräisiä menoja, joita työntekijällä/viranhaltijalla on ollut virkamatkan tai virantoimitusmatkan johdosta. Ulkomaanmatkoista tehdään matkakertomus, joka tallennetaan matkalaskun liitteeksi Populukseen. Kotimaan matkoista ei matkakertomusta tarvitse laatia. Matkalasku tehdään Populus -ohjelman kautta hyväksyttyä matkasuunnitelmaa hyödyntäen. Matkasta aiheutuneiden kulujen kuitit skannataan Populukseen matkalaskun liitteeksi. Lentokentällä, rautatieasemalla ja hotellimajoituksen yhteydessä perittävä auton seisontapaikkamaksu korvataan tositteen mukaisesti, kuitenkin enintään kolmen (3) päivän ajalta. Matkustaja vastaa siitä, että matkasuunnitelmaan tulee kustannuspaikkatieto, mikäli se on eri kuin ohjelman ehdottama tai ainakin selkeästi tieto mihin matkakustannus kirjataan (lisätieto -kenttä). Valmis matkalasku reititetään hyväksynnän tekevälle esimiehelle. Matkalasku on esitettävä viivytyksettä matkan päätyttyä viimeistään kahden (2) kuukauden sisällä matkasta. Matkalaskut maksetaan palkanlaskennan ilmoittaman aikataulun mukaisesti. 4.2 Pysäköintivirhemaksu tai sakko 11

12 Muhoksen kunta ei korvaa työntekijöiden virka/virantoimitusmatkoilla saamia pysäköintivirhemaksuja tai sakkoja. 4.3 Matka-aika työaikalaskelmissa Työmatkoja asunnosta työpaikalle ja takaisin ei lueta työajaksi. Matkaan käytettyä aikaa ei lueta työaikaan, ellei sitä samalla ole pidettävä työsuorituksena. Virantoimitusmatka esimiehen määräämästä lähtöpaikasta virka- tai työtehtävän suorituspaikkaan ja sieltä lähtöpaikkaan palaaminen luetaan työaikaan. Tutustu verottajan ohjeisiin verottajan nettisivuilla. Matkustaminen työpisteestä toiseen työpäivän kuluessa luetaan työajaksi edellyttäen, että matkustetaan kustannuksiltaan edullisimmalla tavalla suorinta ja nopeinta reittiä. Virkamatkaan käytetystä ajasta luetaan työajaksi vain virka-/työtehtävien suorittamiseen kulunut aika. Mikäli viranhaltija/työntekijä on käyttänyt työaikaansa matkustamiseen, ei hänen työaikaansa tämän vuoksi pidennetä. Työpäiviksi sattuvat palkalliset koulutuspäivät käsitellään enintään normaalimittaiseen työpäivään rinnastettavina päivinä. Mikäli koulutus on työnantajan itsensä järjestämä, koulutukseen käytetty aika lasketaan työajaksi. Silloin sen myös on välittömästi liityttävä viranhaltijan virkatehtäviin/työntekijän työtehtäviin, se on virka-/työtehtävien hoidon kannalta välttämätön, työnopastukseen rinnastettavaa koulutusta ja josta viranhaltija ei voi virkavelvollisuuttaan ja virkatehtäviään laiminlyömättä/työntekijä työvelvollisuuksiaan laiminlyömättä kieltäytyä. 5 Muita määräyksiä 5.1 Matkan peruuttaminen Matkan voi peruuttaa perustellusta syystä joutumatta itse korvausvelvollisuuteen (esim. lääkärintodistuksen perusteella, jolloin vakuutus korvaa haettuja matkan peruuntumisesta aiheutuneita kuluja). 5.2 Matkasuunnitelmasta poikkeaminen Omien intressien vuoksi tehdyistä matkustukseen liittyvistä matkustusajan/-tavan muutoksista aiheutuvista lisäkustannuksista vastaa muutoksen tekijä. Henkilökohtaisen matkan/loman voi kytkeä virka- tai virantoimitusmatkaan edellyttäen, että matkan kokonaiskustannukset alenevat. Matkavuorokausi päättyy, kun virka- tai virantoimitusmatkan ohjelma tosiasiallisesti päättyi, eikä päivärahaa ko. ajalta korvata. Jos virka- tai virantoimitusmatka päättyy loman alkamiseen, ei paluumatkasta aiheutuvia kustannuksia tai esim. oman matkan majoituskorvauksia korvata. Jos lomaaika kuitenkin alentaa merkittävästi matkan kokonaiskustannuksia, paluumatkasta aiheutuneet kustannukset korvataan. Huomioitavaa on, ettei Muhoksen kunta matkavakuutus ole ns. oman matkan aikana voimassa. 12

13 Tämä ohjeistus on Muhos-intrassa matkustusasioita koskevassa ohjeistuksessa. Kunnanhallitus on hyväksynyt ohjeen ja matkustusohje tulee voimaan alkaen. 13