Lohjan terveyspalvelujen palveluksessa työskentelee yli 240 terveydenhuollon ammattilaista.

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ LOHJAN SANELUPALVELUSTA Lohjan kaupunki pyytää kirjallista tarjousta terveyspalvelujen digitaalisesta sanelupalvelusta, joka sisältää sanelujen purun ja sanelujärjestelmän. Tarjouksessa pyydetään hinnoittelemaan sanelupalvelu käyttöön perustuvalla kokonaishinnoittelulla. Lohjan sanelupalveluita käyttävät lääkärit ja muu terveydenhuollon henkilöstö, jotka toimivat Lohjan tai ostopalvelutoimittajien palveluksessa. Saneluissa käsitellään potilastietoja. Sanelut on tallennettu Lohjan sanelujärjestelmään, joka toimii keskitettynä ratkaisuna kaikissa yksiköissä. Lohjan omat tai ostopalvelutoimittajien tekstinkäsittelijät ovat purkaneet sanelut ja siirtäneet syntyneet tekstit Lohjan käytössä olevaan Pegasospotilastietojärjestelmään. Osassa Lohjan toimipisteitä on kokeiltu sanelupalveluiden ostamista ulkopuoliselta toimittajalta. Kokeilun tavoitteena on vapauttaa omaa henkilöstöresurssia tukitoiminnasta hoitotyöhön. Kokeilusta saadut kokemukset ovat olleet rohkaisevia, minkä vuoksi Lohja vakiinnuttaa toimintatavan tekemällä julkisen hankinnan. I Hankinnan kuvaus Tilaajaorganisaatio Lohjan kaupunki vastaa terveyspalvelujen tuottamisesta Lohjan alueella. Alueen väestöpohja on yhteensä n asukasta. Lohja hankkii terveyspalvelujen tuottamista myös ostopalvelutoimittajilta. Lohjan terveyspalvelujen palveluksessa työskentelee yli 240 terveydenhuollon ammattilaista. Hankittavat sanelupalvelut Hankittavalla sanelupalvelulla tarkoitetaan lääkärin tai muun terveydenhuollon ammattihenkilön nauhoittaman äänitallenteen purkamista kirjoitettuun muotoon. Sanelut ovat suomen- tai ruotsinkielisiä ja ne sisältävät lääketieteen termistöä ja sanastoa sekä asiayhteyteen liittyviä vierasperäisiä sanoja ja termejä. Palveluun tulee sisältyä myös sanelujärjestelmä, jolla lääkäri tallentaa sanelun ja jonka avulla syntynyt tiedosto lähetetään purettavaksi ja jolla syntynyt tekstitiedosto lähetetään takaisin Lohjan Pegasospotilastietojärjestelmään tallennettavaksi. Sanelujärjestelmän tulee toimia keskitettynä ratkaisuna koko tilaajaorganisaatiossa, johon kuuluu ostopalvelutoimittajia. Sanelijat ovat koulutuksiltaan yleislääkäreitä, erikoislääkäreitä, psykologeja ja psykiatrisia sairaanhoitajia. Sanelijoiden määrä on noin 30. Saneluiden määrä vuonna 2014 oli noin Saneluiden purkamisesta noin puolet on tehty omana työnä ja puolet hankittu ostopalveluna. Palveluntuottaja vastaa sanelupalvelun ohjelmistoista. Ohjelmistojen on oltava yhteensopivia Lohjan ohjelmistojen ja tietojärjestelmien kanssa (tarkemmin kohta IV Palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset). Mahdolliset yhteensovittamiskustannukset tulee sisältyä palvelun hinnoitteluun. Palveluntuottaja järjestää palvelutuotantoon tarvittavat tilat, henkilökunnan, tietoliikenneyhteydet sekä muut palvelutuotantoon vaadittavat puitteet. Tilaaja ei sitoudu mihinkään ostojen vähimmäismääriin, vaan pidättää itsellään oikeuden hankkia palvelua ainoastaan tarvitsemansa määrän ja määrärahojensa puitteissa.

2 II Hankintamenettely 1. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjasalaisuus Hankinnan arvo ylittää hankintalain 15 :n kynnysarvon. Hankinnassa käytetään avointa kansallista menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu -sivustolla Tarjoajan tulee merkitä tarjoukseen selkeästi merkinnällä ei julkinen ne kohdat, joita pitää liikesalaisuuksina. 2. Tarjouksen jättäminen Tilaajalle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava alla olevaan osoitteeseen viimeistään klo Tarjousmerkintä sanelupalvelutarjous sekä tarjoajan nimi on mainittava kirjekuoressa. Lohjan kaupungin perusturvatoimi Kirjaamo PL Lohja (Käyntiosoite: Kalevankatu 4, Lohja) 3. Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn, vaan se palautetaan tarjouksen tekijälle. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu ja pisteytys Ratkaisuperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, kun otetaan huomioon eritelmissä tai tarjouspyynnössä esitetyt perusteet. 4. Tarjouksen sisältö Tarjouksen ja sen kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tarjouksen tulee sisältää sanelupalvelun käyttöönoton, järjestelmän/koneiden käyttöopastuksen. Lisäksi tarjouksesta tulee selvitä, miten ylläpito- ja käyttöpalvelut ja tekninen tuki on järjestetty (mm. saatavuuden nopeus ja palveluluokat). 5. Hinnat ja niiden voimassaolo Hinnan tulee olla arvonlisäveroton kokonaishinta. Hinta tulee ilmoittaa muodossa euroa/merkki. Muita hinnoittelun osia, kuten lisenssimaksuja, käynnistyskuluja, asennuskuluja tai laskutuslisiä, ei hyväksytä. Hintojen tulee olla sitovasti voimassa sopimuskauden ajan. Mahdollisen optiokauden hintojen tarkistuksesta osapuolet neuvottelevat ennen hankintayksikön päätöstä optiokauden käyttämisestä. 6. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä.

3 7. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään saakka. 8. Sopimuskausi Sopimuskausi on 24 kuukautta hankintasopimuksen hyväksymisestä. Tilaajalla on mahdollista jatkaa sopimusta kahdella yhden (1) vuoden optiokaudella. 9. Toimitusehto Palveluiden tulee olla käytettävissä neljän (4) viikon kuluessa hankintasopimuksen hyväksymisen jälkeen. Laitteiden ja ohjelmistojen osalta toimitukseen sisältyy niiden toimintakuntoon laittaminen. 10. Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko ja toimituksen viivästyminen Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta kuukausittain. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehdon tulee olla vähintään 14 pv netto. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittelylisiä/-maksuja yms. ei hyväksytä. Viivästyskorko saa olla enintään korkolain mukainen. 11. Osatarjoukset, hankinnan jakaminen ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia ei oteta huomioon. Hankintaa ei jaeta eri toimittajien kesken. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 12. Palvelun käyttöönotto Sanelupalvelun tulee olla käytettävissä neljän (4) viikon kuluessa hankintasopimuksen allekirjoituksesta. III Tarjoajien kelpoisuus Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: - selvitys rekisteröitymisestä ennakkoperintärekisteriin - selvitys rekisteröitymisestä työnantaja-, arvonlisävero-, ja kaupparekisteriin, jos säännösten, määräysten ja päätösten nojalla tähän on velvollisuus - todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista - vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen (eläkevakuutukset, lakisääteiset työttömyys- ja ryhmähenkivakuutukset) suorittamisesta Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Vaadittujen selvitysten puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemiseen pois seuraavista tarjouksen käsittelyvaiheista. Lisäksi tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta hankintalainsäädännössä mainituilla perusteilla. IV Palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset Sanelujen purku a. Purettujen saneluiden tulee vastata alkuperäisiä saneluja virheettömästi. Mikäli sanelun alku-

4 peräisen merkityksen ymmärtäminen vaarantuu sanelunpurussa tapahtuneen virheen johdosta, ei kyseistä sanelunpurkua hyväksytä laskutusperusteeksi. Mikäli edellä kuvatun kaltaiset virheet ovat toistuvia, voidaan sopimus purkaa ilman irtisanomisaikaa. b. Palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan tilaajan potilastietojärjestelmän kirjaamisohjeita. Tilaaja ei korvaa palveluntuottajalle tämän henkilökunnan kouluttamisesta aiheutuvia työajan menetyksiä tai muita kuluja. c. Palveluntuottajan tulee nimetä vastuuhenkilö, jolle tilaajan nimeämät yhteyshenkilöt raportoivat purettujen saneluiden laatupoikkeamista. d. Palveluntuottajan on hallittava laajasti terveydenhuollossa käytetty lääketieteellinen termistö ja sanasto molemmilla kotimaisilla kielillä sekä ja asiayhteyteen liittyvät vierasperäiset sanat. e. Palveluntuottajan työntekijät allekirjoittavat vaitiolositoumuksen tilaajan materiaaleista ja potilastiedoista ennen tehtäviin ryhtymistä. f. Saneluiden purun ja tekstitiedoston toimittamisen tulee tapahtua yhden (1) vuorokauden sisällä sanelun toimittamisesta palvelutuottajalle. Kiireelliset sanelut puretaan prioriteettisääntöjen mukaisesti. g. Palveluntuottajan on huolehdittava potilasasiakirjojen käsittelystä huomioiden mitä laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta, henkilötietolaki, laki potilaan asemasta ja oikeuksista sekä laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista edellyttävät. Lisäksi tietoja käsiteltäessä tulee noudattaa lakia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä. h. Palvelun laskutus tulee pystyä kohdentamaan tilaajan kustannuspaikkarakenteen mukaisesti. i. Palveluntuottajan tulee kyetä tuottamaan palvelua tässä tarjouspyynnössä kuvatussa laajuudessa ilman keskeytyksiä arkipäivinä. Mikäli palveluidentoimitus alittaa toistuvasti määrällisesti tai laadullisesti (kohta a.), voidaan sopimus purkaa ilman irtisanomisaikaa ja palveluntuottaja velvoittaa hyvittämään korvaavan palvelutuotannon järjestämisestä aiheutuvat kulut siltä osin kuin ne ylittävät sopimushintojen kustannukset varsinaisella sopimuskaudella. j. Mikäli palveluntuottaja ei ole korjannut palvelun laadussa, saatavuudessa tai tietojen käsittelyssä sattunutta virhettä, josta on aiheutunut vahinkoa tilaajalle, kolmen (3) vuorokauden kuluessa siitä, kun tilaaja on raportoinut virheestä kirjallisesti, on palveluntuottaja velvollinen korvaamaan virheen aiheuttamat välittömät kustannukset tilaajalle. Jos tilaaja ei pysty välittömiä kustannuksia osoittamaan, sakkomaksu on ensimmäisellä kerralla 7 % palvelun keskimääräisestä arvonlisäverottomasta kuukausihinnasta laskettuna kolmen (3) edellisen kuukauden keskimääräisestä laskutuksesta. Jos virheet toistuvat, sakkomaksu kaksinkertaistuu tilaajan niin vaatiessa ollen kuitenkin korkeintaan 30 % palvelun keskimääräisestä kuukausihinnasta. k. Mikäli palveluntuottaja ei pysty vastaamaan tilaajan kiireellisyysluokan mukaiseen palvelupyyntöön ei palveluntuottaja ole oikeutettu kiireellisyysluokan mukaiseen lisämaksuun. Mikäli palveluntuottaja useita kertoja (yli 5 kertaa kuukaudessa) epäonnistuu vastaamaan tilaajan kiireellisyysluokan mukaiseen palvelupyyntöön tai tekstissä on useita kertoja (yli 5 kertaa kuukaudessa) tarjoajan toiminnasta johtuvia virheitä, jotka vaikuttavat tekstin sisällön ymmärrettävyyteen tai vaarantavat potilasturvallisuutta voi tilaaja vaatia sakkomaksun täytäntöönpanoa. Palveluntuottaja ei kuitenkaan ole velvollinen maksamaan sakkomaksua tapauksissa, joissa tilaajan sanelu on ollut niin epäselvä tai heikkolaatuinen, ettei sitä ole pystytty tämän johdosta purkamaan tekstiksi palvelupyynnön mukaisessa määräajassa tai virheettömällä tarkkuudella. Hyväksyttävään tarjoukseen tulee liittää seuraavat kuvaukset: a) Palvelutuotantoon käytettävä henkilöstö ja prosenttiosuus (%) palvelutuotantoon käytettävästä henkilöstöstä, jolla on kokemusta Pegasos-ympäristössä tapahtuvasta sanelunpurusta. b) Kuinka monta sanelua palveluntuottaja pystyy keskimäärin purkamaan yhdessä päivässä (huomioiden keskimääräisen sanelun pituuden ja tarjottavien työasemien määrän).

5 c) Työntekijöiden rekrytointimenetelmä ja uuden henkilöstön rekrytointiperusteet (osaamisen varmistus ja arviointimenetelmä, erityisesti terveydenhuollon sanaston osalta). d) Käytettävä sanelunpurkutyön laadunvarmistusmenetelmä. e) Selvitys palveluntuottajan avainhenkilöiden (asiakasvastaavien ja työnjohdon) kokemuksesta ulkoistettujen tekstinkäsittelypalveluiden tuottamisessa. Sanelujärjestelmä a. Sanelujärjestelmässä sanelujen tallennus, hallinta ja purku on toteutettu tietoturvallisesti webpohjaisella selainsovelluksella, joita ei tarvitse asentaa erikseen työasemille. b. Sanelujärjestelmän ja Pegasos-järjestelmän välillä tulee olla järjestelmäintegraatio potilas- ja organisaatiokontekstin vaihtamiseksi. Integraatio mahdollistaa vähintään seuraavien tietojen siirron järjestelmien välillä: sanelijan nimi, potilaan nimi ja henkilötunnus, suorituspaikka ja/tai - yksikkö sekä palvelutapahtuma. c. Sanelut tulee voida tallentaa Lohjan käytössä olevilla Grundig Digta sanelulaitteilla, joiden toimintonäppäimillä tulee onnistua sanelun nauhoituksen aloitus, päälle/väliin nauhoitus, taukotila ja kuuntelu. Sanelujärjestelmän tulee tukea myös muiden valmistajien sanelumikrofoneja. d. Sanelut tulee voida tallentaa myös älypuhelinsovelluksella ja puhelimen välityksellä. Puhelimella saneltaessa numeron, johon soitetaan, on oltava ei-lisämaksullinen numero, esimerkiksi 09- alkuinen tai 040-alkuinen. e. Mobiilisovellusten tulee toimia Android, ios ja Windows Phone käyttöjärjestelmiä hyödyntävissä älylaitteissa ja niiden tulee olla yhteensopivia sanelujen tallennukseen Pegasosjärjestelmässä. f. Sanelujärjestelmän tulee olla yhteensopiva vähintään 32- ja 64-bittisen Windows 7 käyttöjärjestelmän kanssa. g. Sanelujärjestelmään kytkettyjen sanelu- ja purkulaitteiden tulee toimia kaikilta osin (sanelun tallennus ja purku, hallinta) Client VPN ja Citrix XenApp 6.5 ympäristöissä. h. Sanelujärjestelmän tulee tukea IP-osoitteisiin perustuvaa suojausta. i. Sanelujärjestelmä käyttöönotetaan keskitettynä ratkaisuna ja yhtenä asennuksena ja sen tulee mahdollistaa sanelujen tallennus ja purku sekä raportointi myös kolmansille osapuolille (esim. ostopalvelutoimittajille). j. Sanelujärjestelmän tulee tukea kaksivaiheista vahvaa tunnistautumista (mobiili/sms varmistus). k. Palveluntuottajan tulee tarjota sanelujärjestelmän käyttöpalvelut, jatkuva ylläpitopalvelu ja tekninen tuki, joista on annettava kuvaus tarjouksen liitteeksi. l. Jatkuva ylläpitopalvelu ja tuki on järjestettävä JHS 174 ICT-palvelujen palvelutasoluokituksen Palveluaika P1, Palvelutaso V1 tai V2, Käytettävyys K1 tai K2 määrittelyiden mukaisesti. m. Sanelujärjestelmän auditoinnista on oltava tietoturvaraportti sekä mahdollisesta auditoinnin verifioinnista, jotta voidaan varmentaa, että palvelu on tietoturvallinen ja sen hyväksikäyttö on estetty. Raportti tulee liittää tarjouksen liitteeksi. n. Palveluntuottajan on esitettävä tarjouksessaan hyperlinkki demoon, josta em. sanelujärjestelmän ominaisuuksia koskevat vaatimukset (kohdat a-j), on todennettavissa. V Tarjousten vertailu Hankinnan ratkaisuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillessa huomioidaan palvelun hinta ja laatu seuraavilla painoarvoilla. Hinta 50 % Laatu 50 %, jakautuen seuraavasti Sanelujen purku - Palveluntuottajan henkilökunnan kokemus Pegasos-ympäristössä tapahtuvasta sanelunpurusta 20 % - Palveluntuottajan avainhenkilöiden kokemus ulkoistettujen tekstinkäsittelypalveluiden tuottamisesta 20 %

6 Sanelujärjestelmä - Sanelujärjestelmän sisältämät hallintaominaisuudet sanelujen purkuprosessin ohjaukseen 10 % Tarjoukset pisteytetään seuraavasti: Hinta halvin tarjous / tarjous x 50 pistettä Hinnoittelun on oltava euroa/merkki. Laskutettaviksi merkeiksi hyväksytään kaikki kirjaimet, numerot, erikoismerkit, pilkut ja pisteet sekä välilyönnit. Tarjouksessa esitettyyn hintaan tulee sisältyä kaikki sanelujen purusta ja sanelujärjestelmästä aiheutuvat kustannukset. Muita laskutusperusteita ei hyväksytä. Laatu Sanelujen purku Palvelutuotantoon sanelunpurkuun osallistuvan henkilöstön prosenttiosuus, jolla kokemusta Pegasos ympäristössä tapahtuvasta sanelunpurusta pisteytetään seuraavasti: tarjottu prosenttiosuus / suurin prosenttiosuus x 20 pistettä Palveluntuottajan avainhenkilöiden (asiakasvastaavien ja työnjohdon) kokemus ulkoistettujen sanelujen purkupalvelujen tuottamisesta pisteytetään esitettyjen referenssien perusteella seuraavasti: Laajimmat referenssit omaava tarjoaja saa 20 pistettä, toiseksi laajimmat referenssit omaava tarjoaja saa 15 pistettä, kolmanneksi laajimmat referenssit omaava tarjoaja saa 10 pistettä ja neljänneksi laajimmat referenssit omaava tarjoaja saa 5 pistettä. Muut tarjoajat saavat 0 pistettä. Sanelujärjestelmä Sanelujärjestelmässä on selaimella käytettävä hallintanäkymä, joka sisältää vähintään seuraavat ominaisuudet: - Käyttäjähallinta, joka näyttää aktiiviset käyttäjät ja poistetut käyttäjät (2 pistettä) - Reaaliaikainen purkutilanteen seuranta ja raportointinäkymä (2 pistettä) - Sanelujen purun työnohjaus purkusäännöillä, joita on mahdollista luoda käyttäjäryhmien (sanelijoiden ja purkajien) välille (2 pistettä) - Saneluiden lukumäärät toimipisteittäin, käyttäjäryhmittäin ja käyttäjittäin eriteltynä (2 pistettä) - Purettujen merkkien määrät toimipisteittäin, käyttäjäryhmittäin ja käyttäjittäin eriteltynä (2 pistettä) Laatupisteiden jakaminen voidaan tehdä pelkästään tarjouksessa ja sen liitteissä annettujen tietojen perusteella, minkä vuoksi tarjouksesta tulee ilmetä mahdollisimman kattavasti laadun pisteytykseen vaikuttavat seikat. Sanelujärjestelmän hallintanäkymän pisteytettävät toiminnot tulee olla todennettavissa tarjoajan ilmoittamassa demo-ympäristössä. VI Hylkäämisperusteet Tarjottujen tuotteiden ja palveluiden tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon.

7 Hankintayksiköllä on oikeus perustellusta syystä olla suorittamatta hankintaa. VII Hankintapäätös ja hankintasopimus VIII Lisätiedot Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille sähköpostitse. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, johon tieto toimitetaan. Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä seuraavasti: 1. Hankintapäätös, 2. Tarjouspyyntö liitteineen, 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot soveltuvin osin, 4. Toimittajan tarjous liitteineen. Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen muutoin paitsi, että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. Kirjalliset hankintasopimukset allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti. Kysymykset tulee esittää viimeistään klo mennessä sähköpostitse Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka lähetetään sähköpostitse kaikille kysymyksiä esittäneille viimeistään Yhteenvedon voi pyytää myös muut tarjouskilpailusta kiinnostuneet tahot osoitteesta X Tarjouspyynnön allekirjoitus Lohjalla Valtteri Kiuru vt. ylilääkäri, Tukipalvelut