SAATTEEKSI. Kehittämisen iloa! Tuuli Nikula

Transkriptio

1 TOIMINNANOHJAUKSEN KÄSIKIRJA 2015

2 SAATTEEKSI Ajatus Muistiluotsikeskusten toiminnanohjauksen kehittämisestä on ollut esillä jo useita vuosia. Valtakunnallinen ja arvostettu Muistiluotsiverkosto tarvitsi työlleen yhtenäisiä raameja, jotka helpottavat sekä verkoston yhteistä kehittämistyötä että arkityötä maakunnissa. Toiminnanohjausjärjestelmän rakentaminen on ollut monivaiheinen ja mielenkiintoinen projekti, joka on haastanut pohtimaan laajasti muistisairaiden hyväksi tehtävää työtä sekä julkisia ja kolmannen sektorin palveluita. Tässä käsikirjassa esitellään uusi toiminnanohjausjärjestelmä ja annetaan käytännön vinkkejä toiminnan suunnittelun ja arvioinnin toteuttamiseen. Nyt lanseerattava toiminnanohjausjärjestelmä on rakennettu Muistiluotsien nykyisiä toiminnan ydinsisältöjä ja tavoitteita kunnioittaen. Muistiluotsien päätehtävänä on nyt ja tulevaisuudessa asiakastyö sekä vertaistuen ja vapaaehtoistoiminnan mahdollistaminen, mutta keskusten on hyvä päivittää aika ajoin sisältöpainotuksiaan vastaamaan ajankohtaisia tarpeita. Tällöin myös arvioinnin kärki voi muuttua tai saada uusia ulottuvuuksia. Nyt kehitetyn järjestelmän edelleen kehittäminen on keskusten käsissä ja suotavaa on, että keskukset jatkojalostavat järjestelmää ja siihen kuuluvia työkaluja vuosi vuodelta toimintojaan ja tarpeitaan paremmin vastaavaksi. Kehittämisen iloa! Tuuli Nikula 2

3 SISÄLLYSLUETTELO JOHDANTO TOIMINNANOHJAUSKOKONAISUUS Toiminnanohjausprosessi Toiminnanohjaustaulukko Toimintasuunnitelma Tarpeet ja toimintaympäristön analyysi Pitkän tähtäimen päämäärä, tavoitteet ja vuosittaiset tavoitetasot Laadukkaat toimenpiteet ja prosessit Toimintokohtaiset laatutekijät Laaturuletti kokoaa laatutekijät Jatkuva toimenpiteiden ja prosessien arviointi Arviointiaineiston säilytys ja kokoaminen Kootun aineiston analysointi Arviointitalkoot Verkostotapaaminen ja laadun vertaiskehittäminen Raportointi LISÄTIETOA JA LÄHTEITÄ TYÖKALUPAKKI LIITE 1. Toimintasuunnitelmapohja LIITE 2. Surveypal-peruslomakkeisto LIITE 3. Laaturuletti laadun pika-arviointeihin LIITE 4. Kevyet palautemenetelmät LIITE 5. Kokonaisarvio -nelikenttä LIITE 6. Vuosiraporttipohja

4 JOHDANTO Tämän käsikirjan tarkoituksena tukea kaikkia Muistiluotseja toiminnan suunnittelussa, arvioinnissa ja kehittämisessä. Toiminnanohjausjärjestelmän kehittämisen lähtökohtana ovat olleet Muistiluotsien omat materiaalit, prosessit, toimintatavat ja työntekijöiden kokemukset. Yhtenäisen kehikon luomisessa on puolestaan hyödynnetty elementtejä Demingin laatukehästä 1, Logical framework -mallista 2, Suunnasta 3 ja Tasapainotetusta tuloskortista 4. Vaikka alueelliset Muistiyhdistykset ovat itsenäisiä, Muistiluotsit toimivat verkostona ja yhtenäinen toiminnanohjausjärjestelmä tukee toimintaa usealla tavalla. Selkeä ja avoimesti kuvattu toimintakokonaisuus helpottaa henkilöstön ja vapaaehtoisten arkityötä, koska siinä tuodaan ilmi, mihin toiminnalla konkreettisesti tähdätään, mitä käytännössä tehdään ja kuinka toimintaa arvioidaan ja kehitetään. Yhtenäinen toiminnanohjaus tukee myös brändin kehittymistä ja auttaa vaikuttavan viestinnän toteuttamisessa. Tämä puolestaan lisää sidosryhmien, kuten rahoittajan ja päättäjien, ymmärrystä toiminnasta, mikä edesauttaa niin Muistiluotsia kuin Muistiyhdistystäkin saavuttamaan päämääränsä. Järjestöjen arvioinnin ja kehittämisen katalysaattorina toimii yleensä tilivelvollisuus rahoittajalle. Arviointitoimet alkavat kiinnostaa usein vasta RAY-seurantalomakkeiden jättämispäivän lähestyessä. Tällöin arviointi näyttäytyy välttämättömänä pahana eikä sitä nähdä mahdollisuutena saada uutta tietoa asiakkaista, toiminnan hyvistä ja huonoista puolista tai oman asiantuntijuuden kehittymisestä. Seuraava kuvio kuvaa sitä sykliä, jonka osana järjestöt tällä hetkellä tuottavat RAY:n tuella hyvinvointia Suomessa asuville ihmisille. Kuviosta hahmottuu myös arvioinnin suhde eri toimijoihin. Niin järjestötoiminnan kuin rahoittajatahojenkin ohjaaja ja 1 Ks. esim. Free PDCA Guidance osoitteessa: training.htm 2 Ks. esim. Craig, E. Logical Models. Usable training. osoitteessa: 3 Ks. SUUNTA-työkalu osoitteessa: > Kehitämme > Arviointitoiminta > Arviointitietoa > Arviointityökaluja 4 Ks. esim. Niven, R. P Balanced Scorecard Step-By-Step for Government and Nonprofit Agencies. 2. Painos. New Jersey: John Wiley and Sons Inc. 4

5 arvioitsija on loppujen lopuksi tavallinen ihminen asiakas ja vapaaehtoinen. Se on hyvä pitää mielessä, kun suunnittelee, toteuttaa, arvioi ja raportoi toimintaansa. Kuvio 1. Kuka raportoi ja kenelle? Suomen kansa - hyötyy toiminnasta - hyvinvointia - arvioi sitä esim. asiakkaana tai vapaaehtoisena - valitsee päättäjät Järjestöt - organisoivat toiminnan - arvioivat ja kehittävät toimintaansa - raportoivat RAY:lle Valtioneuvosto - tekee päätökset - linjaa yleiset hyvinvointitavoitteet - raportoi eduskunnalle ja Suomen kansalle Ray - kokoaa rahapeleillä varat - jakaa varat STM:n linjan mukaisesti - arvioi järjestöjen toiminnan vaikutuksia laajemmin - tekee rahanjakoesityksen ja raportoi varojen käytöstä STM:lle. Sosiaali- ja terveysministeriö - valmistelee rahanjakoesityksen ja raportoi varojen käytöstä valtioneuvostolle - linjaa tarkemmin hyvinvointitavoitteet 5

6 Kuten edellä jo todettiin, arvioinnilla on suuri merkitys Muistiluotsin ja yhdistyksen toiminnan kehittämisessä ja viime kädessä myös yhdistystoiminnan hengissä säilymisessä. Yhdistyksen toiminta on vahvasti yhteydessä ympäristöönsä ja alueensa ihmisiin, ja näin ollen yhdistyksen on kehityttävä niitä herkästi kuunnellen. Yhteiskunnallinen muutos on nopea eikä pysähtynyt yhdistys kykene vastaamaan esiin nouseviin tarpeisiin. Siksi onkin tärkeää ymmärtää, että vaikka rahoittajalle raportointi on tärkeä osa yhdistystoimintaa, tulisi arviointiin motivoida ensisijaisesti halu tuottaa parempaa ja laadukkaampaa toimintaa ihmisille sekä oppia ja kehittää niin järjestötoimintaa kuin omaa asiantuntijuuttakin. Toiminnanohjausjärjestelmän kehittämisen aikana on noussut esiin myös huolta siitä, että maakunnallisten Muistiluotsikeskusten toimintaa vertaillaan liiaksi keskenään ja unohdetaan maakunnalliset erityispiirteet. Siksi on tärkeää muistuttaa, ettei toiminnanohjausjärjestelmän tavoitteena ole keskusten välinen kilpailu tai vertailu, vaan yhtenäisen arviointi- ja kehittämisraamin tarjoaminen keskuksille niin ettei keskusten tarvitse painiskella yksin toiminnan suunnittelun, arvioinnin ja kehittämisen kysymysten kanssa. Käsikirjassa käydään luku luvulta läpi Muistiluotsikeskusten toiminnan suunnittelua, laadukkaiden toimenpiteiden ja prosessien organisoimista, arviointia sekä toiminnasta kerätyn tiedon hyödyntämistä raportoinnissa ja kehittämisessä. Käsikirja etenee seuraavasti: Ensin esitellään toiminnanohjausjärjestelmä yleisesti sekä prosessinomaisena syklinä että taulukkomuodossa. Seuraavaksi toiminnanohjaustaulukko käydään tarkemmin läpi ja kerrotaan, mitä kussakin vaiheessa tulee tehdä sekä millaisia työkaluja ja lomakkeita kuhunkin vaiheeseen kuuluu. Läpi käsikirjan kulkevat myös erilliset Tietonurkkaus-laatikot, jotka tukevat luotsien työtä ja antavat aiheita pohdintaan. Käsikirjan lopussa on Työkalupakki, josta löytyy kaikki toiminnanohjauksessa käytettävät työkalut ja lomakkeet. 6

7 1 TOIMINNANOHJAUSKOKONAISUUS 1.1 Toiminnanohjausprosessi Toiminnanohjausprosessi pitää sisällään kehittämisen kokonaissyklin tarvekartoituksesta ja suunnittelusta toiminnan arviointiin ja kehittämisideoiden synnyttämiseen. Kuviossa 2 on kuvattu yhden vuoden toiminnanohjaustoimet, mutta kannattaa huomioida, että jokaisen keskuksen on sovellettava prosessia omaan vuosikelloonsa nähden. Yhteiset toiminnanohjaukseen liittyvät aikataulut, kuten esimerkiksi vertaiskehittäminen valtakunnallisessa verkostotapaamisessa sovitaan tarkemmin yhteistyössä keskusten ja koordinaation kanssa. 7

8 Kuvio 3. Toiminnanohjauksen vuosiprosessi Marras-joulu 1. Toteuta > kerää tilastot ja palautteet > hyödynnä ja kehitä 2. Arvioi vuoden onnistuminen, tulokset ja vaikutukset Arviointitalkoissa vuoden loppuun mennessä: - kumppaneiden ja työntekijöiden näkemykset, olemassa olevat tilastot ja palautteet > kokonaisarvio toiminnasta - täytä toimintokohtaiset laaduntarkistuslistat vertaiskehittämistä varten Joka kolmas vuosi tarvekartoitus Tammi-helmi 1. Toteuta > kerää tilastot ja palautteet > hyödynnä ja kehitä 2. Vertaiskehittäminen Muistiluotsiverkoston kanssa vkolla 5: - tarkistuslistakoonnit ja laadun arviointi > ensi vuoden yhteinen kehittämispainopiste 3. Raportoi edellisen vuoden tulokset: Toimintakertomus ym. oma deadline Maalis-huhti: 1. Toteuta > kerää tilastot ja palautteet > hyödynnä ja kehitä. Maaliskuussa neuvontapuheluiden ym. seuranta. Syys-loka 1. Toteuta > kerää tilastot ja palautteet > hyödynnä ja kehitä. Lokakuussa neuvontapuheluiden ym. seuranta. 2. Suunnittele toiminta vuosittain tarvelähtöisesti ja olemassa olevat palautteet huomioiden - määrittele vuosittaiset tavoitetasot --> RAY-hakemus Touko-elo 1. Toteuta > kerää tilastot ja palautteet > hyödynnä ja kehitä 2. Raportoi edellisen vuoden tulokset RAYlle: - joka toinen vuosi TVS joka vuosi selvityslomake Hengähdä ja lomaile 8

9 1.2 Toiminnanohjaustaulukko Alla oleva taulukko on edellä esitetyn prosessisyklin tarkempi kuvaus. Seuraavissa luvuissa toiminnanohjaustaulukko avataan vieläkin tarkemmin auki ja annetaan ohjeita kunkin vaiheen toteuttamiseen. VALTAKUNNALLISEN MUISTILUOTSIVERKOSTON PÄÄMÄÄRÄ = LAATULUPAUS Muistiluotsikeskusten alueilla muistisairaat ja heidän perheensä saavat riittävästi tietoa muistisairauksista, ohjausta ja neuvontaa näihin liittyvistä palvelu- ja tukimuodoista, mahdollisuuden osallistua heille tarkoitettuihin, arkea helpottaviin toimintoihin sekä vaikuttaa ja osallistua täysivaltaisena jäsenenä omassa toimintaympäristössään. TOIMINNAN OSA-ALUE: TARPEET Etelä-Karjalan Muistiluotsi Etelä-Pohjanmaan Muistiluotsi Etelä-Savon Muistiluotsi Kainuun Muistiluotsi Kanta-Hämeen Muistiluotsi Keski-Pohjanmaan Muistiluotsi Keski-Suomen Muistiluotsi Kymenlaakson Muistiluotsi Lapin Muistiluotsi Pirkanmaan Muistiluotsi Pohjanmaan Muistiluotsi Pohjois-Karjalan Muistiluotsi Pohjois-Pohjanmaan Muistiluotsi Pohjois-Savon Muistiluotsi Päijät-Hämeen Muistiluotsi Uudenmaan Muistiluotsi Varsinais-Suomen ja Satakunnan Muistiluotsi TYÖKALUT JA ARVIOINTI- AINEISTON KERUU Kokoa seuraavat maakunnan tiedot Surveypalin tarvekartoituslomakkeeseen joka kolmas vuosi: Maakunnan pinta-ala (km2) Väestötiheys (asukasta/km2) Keskivaikeasti ja vaikeasti muistisairaiden osuus Työikäisten muistisairaiden osuus Lievästi muistisairaiden osuus Muistisairaiden kokonaismäärä Bruttokansantuote Väestöllinen & taloudellinen huoltosuhde Keskimääräinen odotusaika muistipoliklinikalle (päivissä) Muistihoitajien määrä Muistikoordinaattorien määrä Muistibarometri Järjestöbarometri Muistiohjelmat tai - strategiat ARVIOINTI- AINEISTON HYÖDYNTÄMINEN Analysoi ja luo kokonaiskuva alueen tarpeista. 9

10 TOIMINNAN OSA-ALUE: TOIMENPITEET Asiakastyön toimenpiteet ja prosessit Työntekijän ohjaama vertaistuki -ryhmä Opiskelijan ohjaama vertaistuki ryhmä Henkilökohtainen ohjaus ja neuvonta Puhelin- ja sähköposti kontakti Virkistysja vertaiskurssi Muisti- tietoilta/- muistiluento sairastuneille ja läheisille Muistikahvila Tuettu loma Virkistystapaaamin en (retket, juhlat) Joki muu Vapaaehtoistoiminnan toimenpiteet ja prosessit Vapaaehtoise n henk.koht. neuvonta Info/luento vapaaehtoisille (omille tai muille) Koulutus vapaaehtoisill e Vapaaehtoisten rekrytointitilai suus Virkistystilaisu us vapaaehtoisill e Vapaaehtoise n ohjaama ryhmä Kaveri- tai muu auttamistyö Alueosaston ohjaus Muu vapaaehtoistyö (mm. kahvila, myyjäiset, retki, messut, tuettu loma) Muut Vaikuttamistyön ja verkottumisen toimenpiteet ja prosessit Muistiyhdistysyhteistyö Paikallisen yhteistyöverkoston kokous tms. Maakunnallisen yhteistyöverkoston kokous tms. Info/luento suurelle yleisölle Tapahtuma tai muu yleisötilaisuus (messut, avoimet ovet) Yhteistyössä järjestetty tilaisuus Opiskelijan ohjaus Medianäkyvy ys (artikkeli lehdessä jne.) Mediatilaisuus Kannanotto, mielipidekirjoi tus tai lausunto Aloite kunnalle tai muulle taholle Päättäjätapaa minen tai - kirjelmä Jokin muu, mikä TYÖKALUT JA ARVIOINTIAINEIST ON KERUU Jatkuva arviointi koko vuoden ajan: Toimintojen tilastointi Surveypaltoimintatilastolomaketta ja mahd. omia tilastointitapoja hyödyntäen (pakollista) Palautteiden keruu Surveypallomakkeita tai kevyitä menetelmiä hyödyntäen Laaturuletti arjen pika-arviointeihin (vapaaehtoista) SEURANTAKUUKAUSI- NA maaliskuussa ja lokakuussa: Yhteydenottojen kirjaamislokin täyttö huom. Vapaaehtoisten tukemiseen liittyvät kontaktit kirjataan läpi vuoden. ARVIOINTI- AINEISTON HYÖDYNTÄMINEN Tarkastele kerättyä aineistoa tuoreeltaan: Mitä aineisto kertoo? - Pohdi onnistumista. Hyödynnä palautteet heti työssä kehitä ja kehity. 10

11 TOIMINNAN OSA-ALUE: TULOKSET JA VAIKUTUKSET Asiakastyön tulokset ja koetut vaikutukset Vapaaehtoistoiminnan koetut vaikutukset Vaikuttamisen ja verkottumisen tulokset HUOM! Vaikuttamistyön ja verkottumisen koettuja vaikutuksia ei tarvitse eritellä samaan tapaan kuin asiakastyön ja vapaaehtoistoiminnan. Tulosten erittely riittää. Huomioi kuitenkin, että yhteistyökumppaneiden näkemykset toiminnan tuloksista ja vaikutuksista tulee raportoida esim. RAY:lle. Ko. näkemykset kerätään kyselyllä vuoden lopuksi. TYÖKALUT JA ARVIOINTIAINEIST ON KERUU Loppuvuoden Arviointitalkoot Tulosten ja koettujen vaikutusten arvioimiseksi tarvitaan: a. Vuoden toimintatilastot ja palautekoonnit b. Vuosikyselyt (Surveypal) yhteistyökumppaneille, vapaaehtoisille & työntekijöille c. Tukevat dokumentit (esim. kokousmuistiot) Laadun tarkistuslistat vertaiskehittämistä verkostotapaamisessa ARVIOINTI- AINEISTON HYÖDYNTÄMINEN Analysoi koko vuoden aineisto ja pohdi esim.: - Mitä olemme saaneet aikaan? Muista erottaa toteutuneet toimenpiteet varsinaisista tuloksista. Tuloksia tarkastellaan suhteessa tavoitteisiin. Tulosten erittelyssä auttaa osallistujilta kerätty palaute toiminnasta. - Saavutimmeko asettamamme vuosittaiset tavoitetasot? - Millaisia hyötyjä toiminnassamme mukana olevat osallistujat kokivat? Miten ne tulivat ilmi? Analyysin yhteenvedossa voi hyödyntää apuna: Kokonaisarvio- ja Kehittämisen suunta - nelikenttiä. Raportointi: RAY:lle TVSpohjaan joka toinen vuosi (pakollista) Omaan raporttipohjaan joka vuosi 11

12 TOIMINNAN OSA-ALUE: LAADUN VERTAISKEHITTÄMINEN Asiakastyön laadun kehittämine n Vapaaehtoistoiminnan laadun kehittäminen Vaikuttamistyö n ja verkottumisen laadun kehittäminen TYÖKALUT JA ARVIOINTIAINEIST ON KERUU Vertaiskehittäminen valtakunnallisessa verkostotapaamisessa viikolla 5 vaatii keskuksen täyttämät toimintokohtaiset tarkistuslistat, jotka keskuksen henkilöstö täyttää kerran vuodessa yhdessä keskustellen ja jakaa tuloksensa koordinaatiolle. ARVIOINTI- AINEISTON HYÖDYNTÄMINEN Vertaiskehittäminen valtakunnallisessa verkostotapaamisessa viikolla 5. Vertaiskehittäminen keskittyy laadun parantamiseen: 1. Koordinaatio tekee yhteenvedon keskusten täyttämistä tarkistuslistoista laadun tila. 2. Käydään läpi keskusten hyviä käytäntöjä ja haasteita, etsitään ratkaisuja yhdessä. 3. Valitaan seuraavan vuoden kehittämispainopiste. HUOM! Koordinaatio päivittää tarkistuslistoja kehittymisen mukaan. 12

13 1.3 Toimintasuunnitelma Toimintasuunnitelman runko rakentuu toiminnanohjaustaulukon pohjalta. Toiminnanohjausjärjestelmään liittyen, toiminnan suunnittelua helpottamaan Muistiluotseille on tehty yhteinen toimintasuunnitelman pohja, jota voi halutessaan käyttää. Toimintasuunnitelman yleisrunko on seuraava: 1. Johdanto - sis. keskuksen yleistiedot ja toiminnan kuvauksen lyhyesti 2. Maakunnalliset tarpeet ja toimintaympäristöanalyysi 3. Päämäärä, tavoitteet ja vuosittaiset tavoitetasot 4. Toimenpiteet, aikataulu ja vastuuhenkilöt 5. Kuvaus toiminnan arvioinnista ja pohdinta odotetuista tuloksista toimintakaudella Tarpeet ja toimintaympäristön analyysi Toimintaa tulisi aina lähteä suunnittelemaan havaitusta tarpeesta. Tarve on myös hyvä johtaja: kun ei tiedä, mitä pitäisi tehdä, kannattaa aina ensin kääntää katse kohti tarpeita ja suunnata toiminta niiden mukaan. Kun tarpeista ja toimintaympäristöstä on riittävästi tietoa, osataan valita niihin vastaamiseen soveltuvat toimintamuodot. Tarpeiden kuvaaminen on ensiarvoisen tärkeää myös silloin, kun perustellaan toiminnan merkitystä ihmisille ja yhteiskunnalle laajemmin. Mikäli tarpeita ei kartoiteta, voi riskinä olla se, että toimintaa lähdetään ohjaamaan väärään suuntaan tai että sitä toteutetaan vain tottumuksesta samalla tavalla vuodesta toiseen. Pahimmassa tapauksessa voi käydä niin, että asiakkaiden tarpeet jäävät taka-alalle ja toimintaa ohjaakin yksittäisen henkilön tai jonkin ulkopuolisen tahon intressit. Mitä vähemmän keskuksella on tietoa toiminnan tarpeista, sitä hapuilevampaa toiminnan suunnittelu ja toteuttaminen on. 13

14 Muistiluotsien ydinkohderyhmä ovat maakunnan muistisairaat ihmiset ja heidän läheisensä. Heistä osa on jo mukana toiminnassa, mutta kaikki eivät. Tarpeiden kartoittamisessa huomioidaan niin mukana olevat kuin potentiaalisetkin avun tarvitsijat. Koko maakunnan muistisairailta ja läheisiltä ei tarvitse kerätä tietoa tarpeita, riittää, että huomioi esim. toiminnassa mukana olevien kommentit, yhteistyökumppanien kautta saadun tiedon tuen tarpeista ja matkan varrella kertyneen mutu-tuntuman. Jokaisella työntekijällä tulisi olla selvä kuva kohderyhmän tarpeista, sillä niiden kautta oma työ saa merkityksen. Muistiluotsikeskusten työntekijöiden henkilökohtaisista laatulupauksista 5 nousi erinomaisesti esiin se, että keskusten työtä ohjaa asiakkaan tarve. Suurin osa laatulupauksen tehneistä koki, että asiakas yksilöllisine tarpeineen on laadukasta työtä ohjaava ja samalla sitä arvioiva peili. Käytännön asiakastyötä tekevät muistiluotsit näkevät asiakkaan tarpeen usein arjen kohtaamisissa sekä tuntevat hyvin muistisairaan ja tämän läheisen arjen. Käytännön kokemustiedon lisäksi toimintaympäristön tarpeista on hyvä laatia kokonaiskuva, johon arjen kokemustietoa voi peilata. Muistiluotsikeskukset keräävät toimintaympäristöstä seuraavalla sivulla olevassa taulukossa mainitut tiedot joka kolmas vuosi alkaen vuodesta Tarvekartoitus tehdään rahoitushakemuksen yhteydessä ja sillä perustellaan osaltaan rahoitustarvetta. Jo tarve- ja toimintaympäristökartoitukset kertovat, että jokainen Muistiluotsi on oman alueensa näköinen toimija. Toiminnanohjauksen tarkoituksena ei ole tasapäistää luotsien toimintaa tai vertailla keskuksia keskenään, vaan tuoda yhtenäisellä tavalla näkyväksi se, millaisia tarpeita ja toimintoja kussakin maakunnassa esiintyy ja millainen kokonaisuus keskusten tekemästä työstä muodostuu valtakunnallisesti. 5 Muistiluotsityöntekijät antoivat Laatuaamu-työpajoissa henkilökohtaisen laatulupauksen, jossa he kuvailivat muutamalla lauseella itselleen tärkeitä työtä ohjaavia periaatteita sekä muotoilivat itselleen omaa ammattityötä jatkossa ohjaavan lupaukset. 14

15 Tarvekartoitustaulukko Osa-alue Mittarit Tietolähde Maantieteellinen toimintaympäristö, demografiset tiedot ja sairastavuus indikoi haja-asutusta ja palvelujen tarvetta Pinta-ala (etäisyydet) Väestötiheys Kuntaliitto Väestön ikärakenne Tilastokeskus Muistisairastavuus o Keskivaikeiden ja vaikeiden osuus o Työikäisten osuus Suomen Muistiasiantuntijoiden esiintyvyyslaskuri (Tilastokeskus ja Duodecim) (HUOM! laskurissa ei ole huomioitu lieviä muistisairauksia.) o Lievien osuus 0,053 x yli 60-vuotiaiden määrä (Laskuohje Vaikuttamistyön dioista/tilastokeskus & Duodecim & Sulkava) o Muistisairaiden kokonaismäärä Edellä mainitut yhteenlaskettuna Palvelut indikoi tarvetta kolmannen sektorin täydentäville palveluille Muu taustatieto indikoi muita alueellisia tekijöitä Maakunnan Bruttokansantuote (BKT) Huoltosuhde (taloudellinen ja väestöllinen) Odotusaika muistipoliklinikalle Muistihoitajien/ muistikoordinaattorien määrä suhteessa sairastuneisiin HUOM! Jos alueella ei ole keskitettyä poliklinikkaa tai muistihoitajia, etsitään vastaava tieto tai mainitaan, ettei ole. Muistibarometri (ilm. joka 5. vuosi) Järjestöselvitys (ilm. joka 5. vuosi) Kuntaliitto Kuntaliitto Muistiluotsi selvittää tai arvioi kunnittain (esim. kuntien internetsivut) Muistiluotsi selvittää kunnittain ja verrataan Käypä hoito - suositukseen: (yksi muistitiimi eli lääkäri, hoitaja ja koordinaattori per asukasta) Muistiliiton selvitykset (seuraavat 2015) Maakunnalliset tai kunnalliset muistiohjelmat tai -strategiat Maakuntaliitto, kunnat 15

16 Tarvekartoituksen tekeminen - toimi näin: 1. Kerää tarve- ja toimintaympäristötiedot luotettavasti yhteen vähintään joka kolmas vuosi alkaen Koordinaatio toimittaa erikseen ajantasaiset tilastolähteet (toukokuun loppuun mennessä). Hyödynnä tietojen kokoamisessa Surveypal-lomaketta, johon syötetään tiedot. Kun olet syöttänyt lomakkeeseen tiedot, jaa lomake myös koordinaatiolle, joka voi tuoda valtakunnallisella tasolla Muistiluotsitoiminnan maakunnallisia tarpeita esiin. 2. Kun olet koonnut tilastotiedot, peilaa niitä vapaaehtoisten, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden esiin tuomiin tarpeisiin ja toiveisiin, joita on saatu muun muassa palautteiden ja kyselyvastausten muodossa. 3. Kuvaa sen jälkeen tarve ytimekkäästi toimintasuunnitelmaan esimerkiksi alla olevia kysymyksiä apuna käyttäen: o Millaisia tarpeita alueella esiintyy? o Millaisia erityispiirteitä toiminta-alueella on? o Miten muistisairaat ja heidän läheisensä pärjäävät alueella? Mitä asioita esimerkiksi viime vuosien neuvontayhteydenotot ovat koskeneet? o Onko tilanne muuttunut viimeisen kahden vuoden aikana ja jos on, niin miten yhdistyksen tulisi siihen reagoida? o Ovatko esiin nousseet tarpeet sellaisia, että Muistiluotsin kuuluu ja on mahdollista vastata niihin? Millaista osaamista ja resursseja tarpeisiin vastaamisessa vaaditaan? o Onko alueella toimijoita, jotka pyrkivät jo vastaamaan esiin nousseisiin tarpeisiin? Voisiko heidän kanssaan tehdä yhteistyötä? Tarve kannattaa kirjata ylös konkreettisesti ja elämänmakuisesti. Mitä havainnollisemmin tarve on määritelty, sitä selkeämmin se ymmärretään. Näin sitä voi hyödyntää myös osana yhdistyksen sisäistä ja ulkoista viestintää. Esimerkiksi Muistiluotsiverkoston valtakunnallinen tarve voitaisiin määritellä seuraavasti: STM:n 6 mukaan Suomessa on sairastuu muistisairauksiin ihmistä vuodessa, ja määrä on nopeassa kasvussa. Muistisairaus heikentää vähitellen ihmisen toimintakykyä, muuttaa ihmissuhteita ja vaatii lopulta kattavia hoitotoimenpiteitä. Samaan aikaan kunnissa kamppaillaan säästöpaineiden kanssa. Yhä useampi muistisairas ja omainen uhkaa 6 Sosiaali- ja terveysministeriön Tiedote 77/2012. Kansallisella muistiohjelmalla varaudutaan muistisairaiden määrän kasvuun. 16

17 jäädä vaille tarvitsemaansa tietoa ja tukea. Muistisairaat ja heidän läheisensä tarvitsevat ajankohtaista ja yksilöllistä tietoa, tukea sekä mahdollisuuksia osallistumiseen ja vaikuttamiseen. 4. Hyödynnä tarvekartoituksen tietoja, kun suunnittelet vuositason tavoitteita ja toimintaa. Toiminta tulee pystyä perustelemaan tyhjentävästi toimintaympäristön ja alueen ihmisten tarpeilla Pitkän tähtäimen päämäärä, tavoitteet ja vuosittaiset tavoitetasot Muistiluotseille on määritelty yhteisessä laatulupauksessa selkeä päämäärä, joka ohjaa toimintaa maakunnasta riippumatta: Muistiluotsikeskusten alueilla muistisairaat ja heidän perheensä saavat riittävästi tietoa muistisairauksista, ohjausta ja neuvontaa näihin liittyvistä palvelu- ja tukimuodoista, mahdollisuuden osallistua heille tarkoitettuihin, arkea helpottaviin toimintoihin sekä vaikuttaa ja osallistua täysivaltaisena jäsenenä omassa toimintaympäristössään. On hyvä huomioida, että päämäärä on usein visiomainen strateginen suuntaviitta, jossa ei välttämättä oteta vielä kantaa käytännön toimenpiteisiin. Tavoitteet johdetaan ja pilkotaan päämäärästä ja rakennetaan hallittaviksi kokonaisuuksiksi. Niissä tulisi ottaa kantaa jo hieman käytännön toteutukseen ja varoa turhan abstrakteja ilmaisuja. Muistiluotseilla on kahdentasoisia pitkän tähtäimen tavoitteita: Valtakunnallisen verkoston yhteiset pitkän tähtäimen tavoitteet 1. Taataan kattava ja laadukas tieto, tuki ja toiminta lähellä muistisairasta ja hänen läheisiään. 2. Edistetään muistisairaiden ja heidän läheistensä osallisuutta mahdollistamalla aktiivinen vapaaehtois- ja vertaistoiminta. 3. Vahvistetaan muistisairaiden ja läheisten äänen ja tarpeiden kuulumista muistisairaiden hyvinvointia edistävissä verkostoissa. 17

18 Maakunnallisten keskusten toimintokohtaiset pitkän tähtäimen tavoitteet 1. Asiakastyö: Tukee muistisairasta ihmistä ja hänen läheisiään asiakaslähtöisesti ja maakunnasta nousevien tarpeiden mukaisesti kehittämällä ja ylläpitämällä matalan kynnyksen asiantuntija- ja tukikeskustoimintaa sekä tarjoamalla vertaistukea ja tietoa muistista ja muistisairauksista. 2. Vapaaehtoistoiminta: Vahvistaa muistisairaiden ja heidän läheistensä osallisuutta ja vertaisuuden kokemusta vapaaehtoistoiminnan avulla. 3. Vaikuttamisen ja verkottumisen tavoite: Edistää muistisairaan ihmisen ja hänen läheistensä hyvinvointia, oikeuksien toteutumista ja tarpeiden huomioimista maakunnassa verkostoitumalla muiden alan toimijoiden kanssa, vaikuttamalla maakunnan muisti- ja hoitotyön kehittämiseen sekä levittämällä ajankohtaista tietoa muistisairauksista, tukimahdollisuuksista sekä aivoterveydestä. Jatkossa kun tavoitteita päivitetään, kannattaa pohtia realistisesti sitä, millainen on toteutunut tilanne silloin, kun tavoite on saavutettu. Tämä auttaa hahmottamaan sitä, ovatko tavoitteet ollenkaan realistisia toteuttaa ja toisaalta sitä, onko tavoitteissa enää mitään sellaista, jota voi tavoitella. Samalla voidaan pohtia myös sitä, millaisia muutoksia ja keinoja tarvitaan tavoitteiden toteutumiseksi. Pitkän tähtäimen tavoitteet voivat olla kunnianhimoisia, mutta vuosittaisten tavoitetasojen tulee olla jo hyvin konkreettisia ja realistisia. Vuoden päästä niiden asettamisesta tulee pystyä sanomaan, onko tavoitetasoon ylletty vai ei, ja mikä siihen on vaikuttanut. Vuositavoitteet ovatkin siis eräänlaisia toiminnan arviointikriteerejä. Vuosittaisten tavoitetasojen määrittely - toimi näin: 1. Jatka tarvekartoituspohdinnoista vuosittaisten tavoitetasojen muotoiluun. 18

19 2. Pohdi pitkän tähtäimen toimintokohtaisia tavoitteita ja mieti, miten yhdistys voi edetä niitä kohti seuraavana toimintavuonna ottaen huomioon alueen tarpeet, resurssit, kehittämistarpeet ja muut toimintaa ohjaavat tärkeät dokumentit Muotoile selkeät, konkreettiset ja mahdollisimman todennettavissa olevat vuositavoitetasot kullekin toiminnan osa-alueelle. Vuositavoitteessa kuvataan onnistumisen vähimmäistaso kunakin vuonna. Vuositavoitteissa kuvataan sekä määrälliset (esim. kuinka paljon erilaisia toimenpiteitä pitää vähintään olla toteutunut) ja laadulliset (positiivisten palautteiden suhde negatiivisiin, toiminnan tuottaman todennettavan hyödyn ja lisäarvon kuvaus tms.) tiedot, jotka kuvaavat onnistunutta toimintavuotta kunkin pääosa-alueen kohdalla. 4. Vältä abstraktia, maailmaa syleilevää passiivimuotoista kieltä ja kuun tavoittelua taivaalta. Muista, että nyt määrittelemäsi tavoitetaso on se arviointikriteeri, mihin toiminnan toteutumista verrataan, kun sitä arvioidaan vuoden päätteeksi. 7 Toimintaa ohjaavat muut säännökset: - Yhdistyslaki - Muistiyhdistys ry:n säännöt - Laki raha-automaattiavustuksista - Työaikalaki - Työsopimuslaki- ja asetus - Kirjanpitolaki - Ministeriön päätökset - Hallituksen antamat määräykset, ohjeet ja suositukset 19

20 Esimerkkejä vuositavoitetasoista: a) Asiakastyö: Alueen muistisairaita ja heidän läheisiään on neuvottu, ohjattu ja tuettu järjestämällä puhelinneuvontaa kaksi kertaa viikossa, organisoimalla kolme ammattihenkilön vetämää sairastuneiden ja kaksi läheisten vertaisryhmää sekä organisoimalla yksi perhekurssi ja -retki. Suurimmasta osasta asiakaspalautteista käy ilmi, että asiakas on saanut tarvitsemansa avun tai muuten hyötynyt toiminnasta. b) Vapaaehtoistoiminta: Vapaaehtoistoimintaa kolmella eri paikkakunnalla. Rekrytoitu viisi uutta vapaaehtoista, organisoitu yksi vapaaehtoistoiminnan peruskoulutus, yksi työnohjauspäivä sekä kaksi vapaaehtoisen ohjaamaa vertaisryhmää läheisille. Kurssipalaute on pääosin myönteistä ja suurin osa vapaaehtoisista koki, että toiminta hyödytti sekä häntä itseään että avunsaajia. c) Vaikuttamis- ja verkottumistyö: Kullakin toiminta-alueen paikkakunnalla on ainakin yksi päättäjäkontakti. Osallistuttu messuille, kaksi julkaistua lehtiartikkelia ja pidetty yleisöluentoja 2/3 maakunnan paikkakunnista. Yhteistyö on toimivaa kaikkien alueen muistiyhdistysten kanssa. Lisäksi on järjestetty yhteisiä toimintoja eri kumppaneiden kanssa. Kumppanit ovat mukana toiminnan suunnittelussa ja toteutuksessa alusta loppuun. Kumppaneiden palaute on pääosin myönteistä. 5. Jatkossa Muistiluotsikeskukset ottavat käyttöön vuosittaiset kehittämispainopisteet toiminnan laadun parantamista varten. Ne koskevat kaikkia keskuksia. Kehittämispainopisteet ovat verkoston sisäisiä ja kohdistuvat laadukkaiden työprosessien kehittämiseen, ei niinkään sisällöllisiin toimintoihin. Laadun kehittäminen onkin siis ennen kaikkea hyväksi havaittujen käytäntöjen ja toimintatapojen yhteistä jakamista sekä yhdessä oppimista ja kehittämistä. Laadun kehittämispainopisteet on kuitenkin hyvä huomioida myös toimintasuunnitelmassa eräänlaisina kehittämistavoitteina varsinaisten sisällöllisten vuositavoitteiden rinnalla. 20

21 VINKKI! Tarpeiden ja tavoitteiden muotoilussa auttaa esimerkiksi SUUNTAtyökalu, jonka käyttöohjeet löytyvät osoitteesta TIETONURKKAUS Entä riskit? Riskien arviointi ei ole pakollista eikä rahoittaja sitä vaadi Ak-avusteisilta toiminnoilta, mutta kun vuosittaisia tavoitteita ja niiden toteuttamista pohditaan, voi olla hyvä kartoittaa edes ajatuksen tasolla mahdollisia riskejä, jotka saattavat häiritä työtä tai jopa estää koko keskuksen toiminnan. Vaikka varsinaista riskien hallintasuunnitelmaa ei tekisikään, riskien ennalta pohtiminen ja tunnistaminen auttaa sopeutumaan mahdollisiin riskitilanteisiin nopeammin ja sujuvammin. Riskien arvioinnissa ja hallinnassa auttaa Sosiaali- ja terveysministeriön Riskien arviointi työpaikalla -käsikirjan (2003) pohjalta kootut materiaalit: Sähköinen työkalu riskien arviointiin: Laajempi katsaus: df 21

22 1.3.3 Laadukkaat toimenpiteet ja prosessit Kun vuosittaiset tavoitetasot on asetettu, on hyvä pohtia, miten ja millaisella toiminnalla ne saavutetaan. Tässä vaiheessa suunnitellaan siis käytännön toimenpiteitä ja prosesseja. Toimenpiteiden ja prosessien suunnittelussa tulee pohtia ainakin kolmea seikkaa: 1. Kuinka hyvin toimenpiteet vastaavat asiakkaiden tai muiden sidosryhmien tarpeisiin? 2. Onko toimenpiteiden avulla mahdollista saavuttaa vuosittaiset tavoitetasot ja edetä kohti pitkän tähtäimen tavoitteita? 3. Miten toimenpiteet ja prosessit toteutetaan mahdollisimman laadukkaasti? Kahteen ensimmäiseen kysymykseen voidaan vastata, kun tarkastellaan tarvekartoitusta sekä asetettuja vuositavoitetasoja ja pidetään mielessä pitkän tähtäimen tavoitteet. Laadukkaan työn tueksi Muistiluotseille on puolestaan määritelty laatulupaus ja sitä tukevat laatukriteerit, jotka on kuvattu alla. Laatulupauksen ja - kriteerien tulisi läpäistä koko toiminta aina asiakastyöstä vaikuttamis- ja verkottumistyöhön. YLEINEN LAATULUPAUS: Muistiluotsin tehtävänä on varmistaa maakunnassaan, että muistisairaat ja heidän perheensä saavat riittävästi tietoa muistisairauksista, ohjausta ja neuvontaa näihin liittyvistä palvelu- ja tukimuodoista ja mahdollisuuden osallistua heille tarkoitettuihin, arkea helpottaviin toimintoihin. Muistiluotsit toimivat maakunnassaan sen puolesta, että muistisairaalla ja hänen perheellään olisi mahdollisuus vaikuttaa ja osallistua täysivaltaisena jäsenenä omassa toimintaympäristössään. LAADUKAS MUISTILUOTSIKESKUS... toimii asiakaslähtöisesti sekä osallisuutta ja vertaisuutta tukien. toimii tasapuolisesti toimintaalueellaan. sitoutuu verkoston toimintaan. panostaa henkilöstöön. arvioi aktiivisesti. 22

23 TIETONURKKAUS Laatu mitä se on? Laadun historia kulkee käsi kädessä teollisuustuotannon kanssa, mutta laatu ja sen tavoittelu on tullut osaksi muidenkin alojen arkea. Laatukäsitettä on avattu eri aloilla monelta eri kantilta, mutta järjestötoiminnassa perusperiaate laadun käsitteen takana on yksinkertainen: laadun tavoittelun taustalla on ajatus tuottaa mahdollisimman toimivia ratkaisuja asiakkaiden tarpeisiin. Yksinkertaistaen voidaan sanoa, että mitä paremmin toiminta vastaa tarpeisiin ja odotuksiin, sitä laadukkaampi palvelu on ja sitä tyytyväisempi on myös asiakas. Laadun vaatimukset syntyvätkin usein asiakkaiden ja muiden sidosryhmien esiin nostamista tarpeista. Nämä tarpeet eivät tule välttämättä esiin suoraan, vaan niiden hahmottamiseen vaaditaan osaamista ja tietoa. Esimerkkinä tästä toimii muistisairaan henkilön hoivatilanne, jossa asiakas ei välttämättä itse kykene asettamaan tai ilmaisemaan tarpeitaan ja vaatimuksiaan hoivalle hetkessä. Tällöin hoiva toteutetaan niin, että se täyttää yleiset laadukkaan hoivan vaatimukset, jotka on tuotettu hyödyntämällä sekä ammattilaisten ja asiakkaiden kokemustietoa että tietoa eri tutkimuslähteistä. Koska tilanteet ja asiakkaat ovat moninaisia, yleiset laadun vaatimukset ja - kriteerit laaditaan organisaatioissa helpottamaan työntekijöiden työtä. Näin laadun varmistaminen ei jää yksittäisten työntekijöiden harkinnan tai minusta tuntuu -tuntuman varaan, vaan pyritään siihen, että mahdollisimman monella työntekijällä on yhtenäinen näkemys asiakkaiden tarpeista ja laadukkaasta toiminnasta. Näin toteutetaan siis organisaation yleinen laatulupaus. Mitä suurempi organisaatio, sitä tärkeämpää on se, että laatukriteerit luodaan ja suunnitellaan yhdessä asiakkaat osallistaen ja työntekijöiden asiantuntemusta kunnioittaen. Mitä enemmän tietoa asiakkaiden ja sidosryhmien tarpeista sekä työntekijöiden tietotaidosta ja toimintatavoista on, sitä kattavammiksi saadaan rakennettua organisaation laatuvaatimukset ja -kriteerit. Laadunhallinnan buumissa 1990-luvulla laadunhallinta eriytettiin usein omaksi osa-alueekseen organisaatioiden sisällä, jolloin se sai osakseen myös kritiikkiä muun muassa ylimääräisestä byrokratiasta. Tilanteesta on opittu ja nykyään joustavissa organisaatioissa laadunhallinta on sujuva osa toiminnanohjausta ja työntekijöiden arkea, ei niinkään erillinen laadunhallintakoneistonsa. Laadukasta toimintaa kehitetään niin, että sitä tuotetaan kestävällä pohjalla, toteutetaan tarpeiden mukaan, arvioidaan aktiivisesti palautteiden avulla ja tehdään mahdollisia kehittämistoimenpiteitä. Laadunhallinnan sykli on jatkuva ja arkinen: niin asiakkaiden tarpeet ja odotukset kuin työntekijöiden tuottama laadukas toiminta syntyvät, muokkautuvat ja kehittyvät toisiinsa linkittyvissä arjen tilanteissa. Näitä asiakkaan ja palveluntarjoajan välisiä vuorovaikutustilanteita Grönroos (2010) nimittää totuuden hetkiksi. Niissä palveluntarjoajalla on tässä ja nyt mahdollisuus osoittaa asiakkaalle palvelujensa laatu, sillä seuraavassa hetkessä mahdollisuus on jo menetetty. 23

24 1.3.4 Toimintokohtaiset laatutekijät Seuraavassa on kuvattu Muistiluotsitoiminnan kolme eri osa-aluetta toimintoineen ja laatutekijöineen. Laatutekijät on koottu hyödyntäen Muistiluotsikeskusten työntekijöiden laatutyöpajoissa 8 ja etätehtävinä tekemiä prosessikuvauksia, totuuden hetkiä ja toimintaa ohjaavia ajatuksia. Työpajojen ja etätehtävien tarkoituksena oli konkretisoida jo aiemmin hankekaudella määriteltyjä laatukriteereitä ja yhdistää ne tiiviimmin keskusten arjen työkäytäntöihin. Työpajojen tuotokset on tiivistetty alle toimintokohtaisiksi laatutekijäkuvioiksi. Kuvioita tarkasteltaessa on hyvä huomioida, että mitä lähempänä verkon ulkoreunaa sininen väri on, sitä useammin työntekijät olivat maininneet ko. teeman toimintaansa ohjaavana laatutekijänä. Ideaalitilanteessa kuvion kaikki teemat ovat läsnä laadukkaassa työssä. Voidaan siis sanoa, että Muistiluotsien laatutavoitteena on, että toiminnassa huomioidaan kaikki esitetyt laatutekijät. Muistiluotsien vuosittain täyttämät laadun tarkistuslistat paneutuvat erityisesti viiden päälaatukriteerin ja niistä johdettujen alla esitettävien tarkempien laatutekijöiden toteutumisen tarkkailuun. 8 Muistiluotsikeskusten työntekijät kokoontuivat laatutyöpajoihin syys-lokakuussa Työpajoista estyneet toimittivat omat tuotoksensa etätehtävinä. Työpajojen ja etätehtävien aineisto eriteltiin ja luokiteltiin, jotta saatiin koottua toiminnan laatutekijöitä kullekin toiminnan pääosa-alueelle. 24

25 Kuvio 4. Muistiluotsikeskusten asiakastyön laatutekijöitä Kuvio 5. Muistiluotsikeskusten vapaaehtois- ja vertaistoiminnan laatutekijöitä 25

26 Kuvio 6. Vaikuttamis- ja verkottumistyön laatutekijöitä Laaturuletti kokoaa laatutekijät Seuraavalla sivulla oleva laaturuletti on tehty kaikkien toimintalohkojen laatutekijöistä. Toisiaan hyvin lähellä olevia teemoja on kokonaisruletissa yhdistelty, joten kuvio ei ole täysin vertailukelpoinen edellisten kanssa. Eri värit kuvaavat Muistiluotsikeskusten päätoimintoja ja ne liikkuvat ruletin keskustasta ulkoreunaan sen mukaan, kuinka usein värin kohdalla oleva laatutekijä mainittiin ko. pääosaalueen toimintaa ohjaavana tekijänä. Alla esitetystä laaturuletista on tehty Muistiluotseille Excel-pohjainen vapaaehtoinen työkalu laadun pika-arviointeihin (lähetetty Toiminnanohjauspaketissa, löytyy Extranetistä). Työkalulla voi arvioida laatutekijöiden esiintymistä eri toiminnoissa joko yksin tai yhdessä. Arviointiin osallistuvat arvioivat jotain keskuksen toiminnan osaaluetta tai kokonaisuutta antaen kunkin laatutekijän toteutumisesta arvosanan samalla pohtien, miten kyseinen laatuteema käytännössä toteutuu tai on toteutunut toiminnassa ja miten sen toteutuminen varmistetaan jatkossa. Lopuksi arvosanoista lasketaan keskiarvot ja niistä voidaan esimerkinomainen havainnollistava sädekuvio Excelissä/Wordissa. Esimerkiksi toimintasuunnitelma voidaan käydä sen avulla läpi 26

27 tarkistaen, että suunnitelman tavoitteet, toimintamuodot, prosessit ja tehtävät ovat linjassa ruletin teemojen kanssa. Kuvio 7. Laaturuletti 27

28 1.4 Jatkuva toimenpiteiden ja prosessien arviointi Toimenpiteiden ja prosessien arviointi tapahtuu keräämällä toimintatilastoja ja säännöllistä tai jatkuvaa palautetta toiminnoista sekä hyödyntämällä laadukkaiden toimintojen tarkistuslistoja itsearvioinnissa vuoden lopuksi. Oleellista toimenpiteiden ja prosessien arvioinnissa on se, että niistä saadut palautteet hyödynnetään heti ja toimintaa kehitetään arjessa niiden pohjalta. Palautetta ei siis kerätä vain esimerkiksi rahoittajaa varten, vaan ennen kaikkea oman toiminnan kehittämistä varten. Toimintatilastoja ja palautteita arjessa laatiessa ja tutkaillessa voi pohtia esimerkiksi seuraavia kysymyksiä: - Miten toimenpideprosessi, esim. koulutuksen järjestäminen tai asiakasneuvontatilanne, eteni? Mitkä asiat toimivat hyvin ja mitkä taas eivät? Mikä siihen vaikutti? - Millaista palautetta osallistujat antavat? Miten toiminta vastaa heidän tarpeisiinsa? - Mistä asiakkaat antavat erityistä kiitosta? Mistä puolestaan saadaan huonompaa palautetta? - Mitä ja miten saaduista palautteista voisi oppia? Mitä voimme seuraavalla kerralla tehdä paremmin? - Miten varmistetaan se, että asiat sujuvat seuraavalla kerralla paremmin? - Kirjatkaa ylös tai sopikaa, miten toteutatte ensi kerralla asiat paremmin. Lisäksi tilastoista ja palautteista Surveypal.fi -järjestelmään kumuloituva tieto hyödynnetään vuoden lopuksi tulosten ja koettujen vaikutusten arvioinnissa. On tärkeää, että keskus hyödyntää Surveypal-lomakkeita, jotta tieto kumuloituu ja keskuksista saadaan valtakunnallisesti kattavaa tietoa. Kun tulokset jaetaan myös koordinaatiolle, se voi toimia Muistiluotsikeskusten edunvalvojana, vahvistaa valtakunnallisesti Muistiluotsien brändiä ja tuoda esiin onnistumisia. 28

29 Jatkuva toimenpiteiden ja prosessien arviointi - toimi näin: Toiminnanohjausjärjestelmässä on käytössä useita lomakkeita, joilla kerätään vuoden aikana arvioinnin ja kehittämisen kannalta tärkeitä tietoja. Huomaa kuitenkin, että vain osaa lomakkeista käytetään arjessa jatkuvasti, ja osaa puolestaan vain seurantakuukausina tai kerran vuodessa. 1. Tilastot Yhteydenottojen kirjaamisloki LOKI: Tilastoidaan kaikki puhelut, sähköpostit ja henkilökohtaiset tapaamiset maaliskuun ja lokakuun ajan. Toimintatilasto TOTI: Tilastoidaan kaikki tapahtumat ja osallistujat läpi vuoden. Huom. vapaaehtoisten neuvonta läpi vuoden tähän lomakkeeseen. 2. Palautteet Palaute ryhmistä RYHPA: kerätään palaute kaikista ryhmistä kauden lopussa Palaute ryhmistä_taustatiedot RYHPA2:vaihtoehtoinen lomake, jossa taustatiedot syöttää työntekijä eikä niitä kerätä osallistujilta Palaute asiakasvirkistystapahtumista ASPA: kerätään palaute esim. vertais- ja virkistyskursseista, tuetuista lomista ym. Palaute vapaaehtoisten koulutuksesta VAPA Yleinen palautelomake YPA: käytetään jos muut eivät sovellu. Palauteboxi PABO: kirjaa muistiin saamaasi palautetta ja kehittämisehdotuksia Muistathan myös kevyet palautemenetelmät 3. Kyselyt Kysely kumppaneille KUKY: kerran vuodessa Kysely vapaaehtoisille VAKY: kerran vuodessa Kysely työntekijöille TYKY: kerran vuodessa (valinnainen) 4. Tarkistuslistat Asiakastyön tarkistuslista ASTA: kerran vuodessa Vapaaehtoistoiminnan tarkistuslista VATA: kerran vuodessa Vaikuttamisen ja verkottumisen tarkistuslista VETA: kerran vuodessa 5. Muut Tarvekartoitus TAKA: joka kolmas vuosi RAY-taustakoonti RAKO: Tulostettava RAY-tietojen koontilomake erilaisiin tapahtumiin osallistujien taustatietojen koostajalle, esim. tapahtuman ilmoittautumisen yhteyteen. RAY-tietojen keräyslomake RAJA: Tulostettava RAY-tietojen keräyslomake erilaisiin tapahtumiin osallistujille jaettavaksi, mikäli haluaa tarkkaa tietoa osallistujien taustatiedoista. Taustatiedot voi arvioida myös ilman lomaketta. RAY-tietojen kiertävä keräyslomake RAKI: Tulostettava RAY-tietojen keräyslomake erilaisiin kierrätettäväksi esim. luennolla, mikäli haluaa tarkkaa tietoa osallistujien taustatiedoista. 29

30 Toimi näin: 1. TOIMENPITEIDEN TILASTOINTI: Täytä mahdollisuuksien mukaan kaikista oleellisista keskuksen toimenpiteistä toimintatilasto-lomake. Toimintatilaston (TOTI) täyttö on tärkeää, sillä sen avulla kootaan tietoa esimerkiksi RAY:lle osallistujien taustatiedoista ja määristä. Koska kaikki toiminnot tilastoidaan yhdellä lomakkeella, on tärkeää huomioida muutamia seikkoja toimintatilaston käytössä: a. Toimintatilastossa kysytään pakollisena kysymyksenä osa-aluetta, johon toimenpide kuuluu. Tämä siksi, että tästä kysymyksestä saadaan suoraan vuoden lopussa tilasto, joka kertoo toimenpiteiden jakautumisen osa-alueiden kesken. Kysymyksestä saadaan esim. piirakkakuvio kuvaamaan prosentuaalisia osuuksia. Kuvio kertoo toimenpiteen, ei niihin käytettyä aikaa, joka ei ole rahoittajallekaan olennainen tieto. b. Toimintatilastossa yleisimmät toimenpiteet on listattu kunkin ydintoiminnon alle (ks. seuraava taulukko). Yksi toimenpide tilastoidaan vain yhden ydintoiminnon alle ja vain kerran. Toisin sanoen samaa toimenpidettä ei tilastoida esimerkiksi asiakastyön ja vaikuttamis- ja verkostotyön alaisuuteen, vaan tulee päättää, kumpaan se ensisijaisesti kuuluu. Lisäksi on hyvä huomioida, että mikäli toimenpide on esimerkiksi monipäiväinen koulutus tai tapahtuma, tilastoidaan se vain kerran eikä jokaista koulutus- tai tapahtumapäivää erikseen. Sama pätee ryhmien tilastointiin eli jokaista ryhmäkokoontumista ei tilastoida erikseen, vaan ryhmä kokonaisuutena (ks. myös kohta 1. c.). Mikäli et löydä toimintatilaston valmiista listauksista juuri sitä toimenpidettä, jonka haluaisit tilastoida, kirjaa se oikean ydintoiminnon alle kohtaan: Jokin muu, mikä? Huom. vapaaehtoisten neuvonta läpi vuoden tähän lomakkeeseen. Asiakastyön toimenpiteet Vapaaehtoistoiminnan toimenpiteet Työntekijän ohjaama vertaistukiryhmä Opiskelijan ohjaama vertaistukiryhmä Vapaaehtoisen henkilökohtainen neuvonta Info/luento Vaikuttamis- ja verkottumistyön toimenpiteet Ammattilaisen yhteydenotto Muistiyhdistysyhteistyö Muistiyhdyshenkilötapaa 30

31 Henkilökohtainen tapaaminen/neuvonta (kasvokkain) Puhelin- tai sähköpostikontakti Virkistys- ja vertaiskurssi Muistitietoilta/muistilue nto sairastuneille ja läheisille Muistikahvila Tuettu loma Virkistystapaaminen Jokin muu, mikä vapaaehtoisille (omille tai muille) Koulutus vapaaehtoisille Vapaaehtoisten rekrytointitilaisuus Virkistystilaisuus vapaaehtoisille Vapaaehtoisen ohjaama ryhmä Alaosaston ohjaus Jokin muu, mikä minen tms. Paikallisen yhteistyöverkoston kokous tms. Maakunnallisen yhteistyöverkoston kokous tms. Info/luento suurelle yleisölle Tapahtuma tai muu yleisötilaisuus (messut, avoimet ovet) Yhteistyössä järjestetty tilaisuus Opiskelijan ohjaus Mediatilaisuus Kannanotto, mielipidekirjoitus tai lausunto Aloite kunnalle tai muulle taholle Päättäjätapaaminen tai -kirjelmä Vanhusneuvostotyö Jokin muu, mikä c. Kaikista tapahtumista, koulutuksista ja ryhmistä tuotetaan sivistynyt arvio osallistujien taustatiedoista (ikä ja sukupuoli) tai kerätään taustatiedot osallistujilta suoraan. Lomakkeistosta löytyy kolme eri vaihtoehtoa RAY-tietojen koontiin. Voitte käyttää niistä parhaiten tarpeitanne vastaavaa tai kehittää oman systeemin. RAY-taustakoonti RAKO on tulostettava koontilomake esim. tapahtuman ilmoittautumisen yhteyteen, johon työntekijä voi arvion perusteella kirjata osallistujien tiedot. RAY-tietojen keräyslomake RAJA on tulostettava osallistujille jaettavaksi ja RAY-tietojen kiertävä keräyslomake RAKI on tarkoitettu tulostettavaksi ja esim. luennolla kierrätettäväksi. Neljäs vaihtoehto on kirjata esim. ilmoittautumisen yhteydessä tieto tai arvio osallistujalistaan nimen perään. Eri tavoilla kootut tai arvioidut RAY-taustatiedot kirjataan kootusti tapahtuman toimintatilaston (TOTI) kohtaan RAY-tiedot. d. Myös ryhmät tilastoidaan toimintatilastolla (TOTI) ryhmän toiminnan päätteeksi (määräaikaiset ryhmät päättyessään, jatkuvat ryhmät kerran 31

32 vuodessa). Yksi ryhmä tilastoidaan toimintatilastolla siis vain kerran eikä jokaista ryhmäkokoontumista erikseen. Sekä ammattilaiset että vapaaehtoiset ryhmänohjaajat laskevat ryhmiensä osallistujat käyttämällä osallistujalistaa, johon osallistujat voivat kirjata ensimmäisellä osallistumiskerralla RAY-taustatiedot ja jatkossa paikallaolonsa kunakin kertana. Keskukset voivat käyttää omia Exceltms. listoja tai toiminnanohjausjärjestelmän mallilistaa Excelissä. Lisäksi ryhmänohjaajat keräävät ryhmiltään palautetta joko Surveypallomakkein tai kevyin palautemenetelmin ja toimittavat täytetyt lomakkeet tai palautekoonnin keskuksen työntekijälle, joka kirjaa palautteet Surveypal-järjestelmään samalla, kun tekee ryhmästä toimintatilastokirjauksen. Ammattilaisryhmänohjaajat ja opiskelijat tekevät kirjauksen järjestelmään itse, mutta vapaaehtoisilta ohjaajilta ei pidä vaatia kirjauksen tekemistä. e. Puhelut, kohtaamiset ja sähköpostit kirjataan Yhteydenottojen kirjaamislokiin (LOKI) seurantakuukausien loka- ja maaliskuun ajan. Muistakaa kirjata esim. puheluiden sisällöt tarkasti, jotta saatte laadullista tietoa muun muassa asiakkaiden kokemista hyödyistä sekä alueen muistisairaiden ja heidän läheistensä tarpeistaan. Tietojen pohjalta voi arvioida toiminnan tuloksia ja koettuja vaikutuksia ja niitä voi hyödyntää sekä raportoitaessa RAY:lle ja muille sidosryhmille että tehtäessä vaikuttamistyötä ja kehitettäessä muuten toimintaa Koko vuoden arvio lasketaan ottamalla ensin keskiarvo seurantakuukausista ja kertomalla se kymmenellä (10 kk). Arvio perustuu siihen, että vuodessa on kymmenen aktiivisen toiminnan kuukautta. Jos tilastoitte kaikki kontaktit vuonna 2014, voitte verrata arviota ja tilastoa keskenään. Lokia voi halutessaan käyttää myös läpi vuoden, joko niin, että kirjaa kaikki puhelut ym. tai vain merkittävimmät. Halutessanne voitte kirjata Palauteboxiin (PABO) läpi vuoden puheluissa tulleet palautteet ja kehittämisideat. Näin saatte seurantakuukausia kattavampaa tietoa kehittämisen tueksi. 32

33 2. PALAUTTEIDEN KERUU: Kerää säännöllisesti ja mahdollisuuksien mukaan palautetta eri toiminnoista Surveypal-palautelomakkeilla tai kevyitä palautemenetelmiä hyödyntäen. Erilaisia Surveypal-palautelomakkeita on yhteensä neljä kappaletta: a. Palautelomake ryhmätoimintoihin osallistuville (RYHPA) (sekä muistisairaille että heidän läheisilleen). Lisäksi vaihtoehtoinen lomake RYHPA2, jossa taustatiedot kirjaa Surveypaliin työntekijä eikä niitä kysytä lainkaan osallistujilta. b. Palautelomake asiakasvirkistystilaisuuksiin osallistuneille (ASPA) (virkistys- ja vertaiskurssit, tuetut lomat jne.) c. Palautelomake vapaaehtoistoiminnan koulutukseen ja virkistykseen osallistuneille (VAPA) d. Yleinen palautelomake (YPA) vapaavalintaiseen käyttöön ja jos muut eivät sovellu Kun käytät Surveypal-palautelomakkeita, voit lähettää linkin palautelomakkeeseen osallistujille suoraan sähköpostitse, jolloin osallistujien palautteet tallentuvat suoraan Surveypal-järjestelmään. Mikäli linkin lähettäminen osallistujille ei ole mahdollista, voit tulostaa tarvittavat lomakkeet ja tallettaa osallistujien täyttämät vastaukset tilaisuuden jälkeen Surveypaliin. Huomioi, että kun tallennat käsin täytettyjä palautelomakkeita järjestelmään jälkeenpäin, tulee jokaisen osallistujan lomakkeen tiedot syöttää erikseen omalle lomakkeelleen. Käsin täytettyjen palautteiden tallettaminen käy kuitenkin yllättävän nopeasti, koska lomakkeet ovat lyhyitä ja koostuvat pääosin yksinkertaisista valintakysymyksistä. Surveypalissa on myös mahdollisuus käyttää toimintoa: Kerää vastauksia paperilomakkein, jolloin ohjelmaan voi syöttää nopeasti paperilomakkeiden vastauksia. Suurten osallistujamäärien kohdalla kannattaa pohtia, miten palautteen kerääminen on järkevää toteuttaa. Satojen käsin täytettyjen palautelomakkeiden jälkeenpäin tallettaminen Surveypal-järjestelmään ei ole kannattavaa. Tällöin lomakkeet voi selata läpi ja luoda niistä pikaisen kokonaisarvion, jonka voi tallentaa esim. Yleiseen palautelomakkeeseen, jotta palautteen muistaa huomioida loppuvuoden arviointitalkoissa. Vaihtoehtoisesti voit hyödyntää kevyitä palautemenetelmiä palautteen keräämisessä ja kirjoittaa palautekoonnin toimintatilaston palautekoonti-laatikkoon samalla, kun 33

34 kirjaat toimenpiteen muut tiedot ylös. Muista kertoa palautekoonnissa myös aina se, miten ja kuinka monelta henkilöltä palaute on kerätty sekä millaisia kehittämisehdotuksia nousi esiin. Esimerkin palautekoonnista näet alla: Palautetta kerätty hymynaamakortein kymmeneltä ryhmään osallistuneelta muistisairaalta. Seitsemän ryhmäläistä antoi hymynaaman ryhmässä käsitellyille teemoille. Yli puolet koki, että ryhmä on virkistänyt heitä. Mahdolliset lisätiedot ja esitetyt kehittämisehdotukset kirjataan myös ylös. 3. VUOSIKYSELYT KUMPPANEILLE, VAPAAEHTOISILLE JA TYÖNTEKIJÖILLE: Vuoden lopuksi ennen Arviointitalkoita tehdään vielä kyselyt vapaaehtoisille, yhteistyökumppaneille ja työntekijöille. Valmiit kyselypohjat löytyvät Surveypallomakkeistosta. a. Vapaaehtoisten kyselyn (VAKY) avulla saadaan koottua toiminnassa aktiivisesti mukana olevien vapaaehtoisten RAY-taustatiedot, heidän tekemänsä työn määrät ja muodot sekä kokemukset toiminnan hyödyistä ja saadusta tuesta. Huomaathan, että vapaaehtoisten kysely ei kata vapaaehtoisten ohjaamia ryhmiä, sillä ne tilastoidaan toimintatilastolla. b. Yhteistyökumppaneiden kyselyn (KUKY) avulla saadaan koottua tiedot kumppaneista sekä heidän kokemistaan yhteistyön hyödyistä niin omalle toiminnalleen kuin muistisairaille ja heidän läheisilleen. c. Työntekijöiden kyselyllä (TYKY) voidaan koota tietoja henkilöstön näkemyksistä toiminnan hyödyistä sekä onnistumisista, kehittämishaasteista ja työtyytyväisyydestä. Huomaathan, että työntekijäkysely on valinnainen ja tiedot voidaan koota myös esimerkiksi vain yhdessä keskustellen, mikäli tilanne sen sallii. 34

35 4. LAADUN TARKISTUSLISTAT: Muistiluotsien laatukriteerit ja toimintokohtaiset laatutekijät ovat sisäänrakennettuna tarkistuslistoihin, jotka täytetään niin ikään vuoden lopuksi. Listojen väittämät käydään henkilöstön kanssa yhdessä keskustellen läpi ja tuotetaan yhteistuumin arvio, miten kukin väite on toteutunut sinä vuonna keskuksen toiminnassa. Tarkistuslistat voivat ensisilmäyksellä tuntua pitkiltä. Väittämät on kuitenkin rakennettu niin, että niihin tulisi vastata suhteellisen nopeasti intuitiivisesti sen kokemuksen pohjalta, joka vuoden työstä on jäänyt pinnalle. Väittämien kirvoittamien kokemusten läpi käyminen antaa oivan mahdollisuuden keskustella keskuksen toimivista ja toimimattomista työkäytännöistä koko henkilöstön kesken. Huomioikaa täyttämisessä myös työntekijöiden tehtäväjaot. Jos esim. yksi työntekijä vastaa yksin vapaaehtoistoiminnasta, hän on tässä asiassa henkilöstö, jonka esim. osaamista arvioidaan. Keskusten täyttämien tarkistuslistojen avulla koordinaatio kokoaa koko valtakunnallisen verkoston laatukoonnin, joka toimii pohjana keskusten vertaiskehittämisessä valtakunnallisessa verkostotapaamisessa ja vuosittaisten kehittämispainopisteiden valinnassa. On tärkeää ymmärtää, etteivät tarkistuslistat ole absoluuttisia laadun mittareita eikä niitä ole suunniteltu keskusten välistä vertailua tai kilpailua varten, vaan ennen kaikkea kehittämiskohteiden etsintää varten. Niiden avulla saadaan kokemustietoa laatutekijöiden toteutumisesta keskusten arjessa, lasketaan koko Muistiluotsiverkoston laadun keskiarvo ja keskukset voivat esittää koordinaatiolle toiveita (ks. esim. tarkistuslistojen kohta tätä haluamme kehittää ensi vuonna ) siitä, mihin keskus toivoisi lisäinspiraatiota tai kenties ulkopuolista koulutusta seuraavana vuonna. Näin koordinaatio voi tukea keskuksia parhaalla mahdollisella tavalla niiden työssä. 5. MAHDOLLISET OMAT TILASTOT: Mikäli jonkin toiminnan tilastoja ei saada kerättyä edellä mainituin lomakkein ja työkaluin, voi siitä pitää halutessaan omaa tilastoa. Hyvistä arviointi- ja tilastointikäytännöistä kannattaa kertoa myös muille keskuksille. 35

36 1.5 Arviointiaineiston säilytys ja kokoaminen Tilastojen ja palautteiden kerääminen itsessään ei ole vielä arviointia, vaan ne pitää myös analysoida. Arkista analysointia tehdään toki jatkuvasti vuoden kuluessa, kun tarkastellaan esimerkiksi palautteita suhteessa jonkin tapahtuman onnistumiseen. Kun koko vuoden onnistumista ja työtä tarkastellaan kokonaisuutena, analyysissä hyödynnetään soveltuvin osin koko vuoden aikana koottuja aineistoja. Jotta aineistomassan käsittely ja sen analysointi olisi helpompaa, keskuksen on hyvä pohtia valmiiksi arviointiaineiston keruu- ja säilytyskäytännöt, joissa on sovittu muun muassa siitä, kuka kirjaa tapahtumien tai tehtyjen toimenpiteiden jälkeen toimintatilaston sekä kokoaa ja tallettaa mahdollisesti kerätyn palautteen osaksi toimintatilastoa tai erilliseksi tiedostokseen. On myös hyvä tehdä selväksi käytännöt siitä, että mikäli keskus järjestää yhteistyössä jonkin toisen tahon kanssa jonkin toimenpiteen tai tapahtuman, mikä taho on päävastuussa ja kenen tilastoihin esimerkiksi osallistujat lasketaan. Tämän vuoksi toimintatilastolomakkeessa kysytään yhteistyössä järjestetyistä tilaisuuksista päävastuutaho. Osallistujien taustatiedot kerää vain päävastuussa oleva taho. Jos esimerkiksi keskus on vain pienellä panoksella mukana jonkin tapahtuman järjestämisessä, on selvää, ettei osallistujia lasketa sekä Muistiluotsikeskuksen että jonkin toisen järjestön osallistujiksi. Muuten RAY:lle menee monistuneita tilastoja osallistujamääristä. Tämä vääristää järjestötoimintaan osallistuneiden henkilöiden kokonaismäärää valtakunnallisesti. Jokainen keskus kokoaa arviointiaineistot itselleen sopivalla tavalla, mutta suositeltavaa on, että jonkinlainen yhteinen, kaikkien keskuksen työntekijöiden käytössä oleva selkeä arviointikansio on hyvä luoda. Tähän yhteiseen kansioon voidaan koota ne aineistot, jotka on koottu muuten kuin Surveypalilla, esimerkiksi osallistujalistat ja kirjalliset palautekoonnit. Kaikki Surveypaliin koottu tieto kannattaa säilyttää ohjelmassa ja tehdä sieltä vain raportointia varten ajoja ja valmiita kaavioita Exceliin tai Powerpointtiin. Jotta aineistot pysyvät selkeässä järjestyksessä ja oikeat tiedot löytyvät tarvittaessa, tulee tiedostojen nimeämiseen tehdä selkeä nyrkkisääntö sekä eri ydintoimintojen 36

37 arviointiaineistoille esimerkiksi omat kansiot yhteisen arviointikansion sisään. Surveypalissa toimintatilastolomakkeeseen ja palautteisiin tulee muistaa kirjata tärkeät yksilöivät tunnistetiedot, kuten esimerkiksi tapahtuman/toimenpiteen nimi tai päivämäärä. Nämä yksilöivät tiedot on merkitty lomakkeisiin tähdillä ja ne ovat pakollisia. Yksilöivien tietojen avulla yksittäisten tapahtumien tai toimenpiteiden tulokset voidaan halutessa suodattaa esiin suuresta tulosmassasta. On myös hyvä huomata, että koska käytössä on vain yksi toimintatilastointilomake, tulee sen kysymyksiin vastata joka kerta huolella, sillä raportit tuotetaan erilaisten suodattimien 9 avulla. Maakunnalliset keskukset saavat tukea suodatin-toiminnon käyttöön koordinaatiolta. TIETONURKKAUS Arviointi ja yksityisyyden suoja Ihmisen yksityisyyden suojasta on säädetty muun muassa Suomen perustuslaissa ja henkilötietolaissa. Muistiluotsikeskukset ovat velvollisia toimimaan henkilötietolain puitteissa ja Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeiden mukaisesti sekä huolehtimaan keräämiensä tietojen lainmukaisesta säilytyksestä. Jokaisen keskuksen työntekijän on hyvä perehtyä yksityisyyden suojaan liittyviin lakeihin ja dokumentteihin. Tietosuojavaltuutetun toimisto on koonnut kotisivuilleen kattavasti tietoa ja neuvoja asiaan liittyen. Myös koordinaatio tukee keskuksia tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä. Henkilötietosuoja on huomioitu keskuksille tehdyissä lomakkeissa. Lisätietoa: Suomen perustuslaki: Henkilötietolaki: Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeet: Kootun aineiston analysointi Pelkkien tilastojen ja palautteiden kerääminen ja säilöminen ei ole vielä arviointia ja kehittämistä. Arviointia toki tehdään arjessa jatkuvasti yksittäisten toimenpiteiden arvioinnin kautta, mutta vuoden lopuksi kaikkea koottua aineistoa tulisi tarkastella 9 Suodattimien avulla suuresta tietomassasta voidaan nostaa esiin esimerkiksi vain jotkin tietyt toimenpiteet, kuten vaikkapa vain jollekin tietylle kohderyhmälle suunnatut toimenpiteet. 37

38 suhteessa arjessa koettuun sekä asetettuihin tavoitteisiin ja luoda yhteenveto vuodesta kokonaisuutena sekä pohtia kehittämisen suuntaa. Seuraavassa kuviossa on kuvattu yleisesti aineiston analysointiprosessia, jossa koottu tietomassa toimii kehittämistyön sytykkeenä. 38

39 Kuvio 8. Datatiedosta kehittämiseen. Sovellus Manka, Kaikkonen & Sanna Nuutisen (2007, 27) alkuperäisestä kuviosta. Riski: kehittämistyölle ei aseteta selkeää aikataulua ja vastuutahoa/-henkilöä, ja asia jää ilmaan. Riski: Ei olla asetettu selkeitä tavoitetasoja, joihin asioita voisi peilata. Riski: Aineiston yhteiseen tulkintaan ei jää aikaa. Kehittämistyö Ymmärrys Informaatio Muutokseen johtavaa toimintaa syntyy, kun asioita ryhdytään kehittämään ymmärryksen pohjalta: "Lisätään neuvontapuheluaikoja ja tuotetaan tietoa kotisivuille ensi vuonna, koska resurssit eivät salli infotilaisuuksien järjestämistä usealla paikkakunnalla." Ymmärrys puolestaan syntyy, kun informaatiota analysoidaan tarkemmin suhteessa olemassa olevaan tietoon: "Keskuksen toiminta-alue on laaja ja harvaan asuttu. Infotilaisuuksia on pidetty vain kaupungeissa, vaikka tavoitteena on toimia kattavasti. Emme ole toimineet tavoitteen mukaisesti." Käsittelemätön arviointiaineisto Informaatiota syntyy aineiston tarkastelun ja tulkinnan kautta, kun numerot ja palautteet yhdistyvät arjen kokemukseen: "Keskus otti vastaan vuoden aikana ennätysmäärän neuvontapuheluja, mutta infotilaisuuksissa oli tosi hiljaista." 39

40 1.6.1 Arviointitalkoot Arviointitalkoot ovat Muistiluotsikeskuksen oma kehittämispäivä, jossa arvioidaan koko henkilöstön voimin kulunutta vuotta hyödyntäen olemassa olevaa arviointiaineistoa sekä toiminnassa syntyneitä dokumentteja ja kokemuksia. Arviointitalkoiden tarkoituksena on varmistaa arviointitiedon hyödyntäminen kehittämisessä ja oppia menneestä vuodesta. Talkoopäivä on hyvä organisoida miellyttäväksi henkilöstön kehittämishetkeksi. Tärkeintä on, että jokaisella on mahdollisuus kertoa kokemuksiaan, sillä yhteinen arviointihetki nostaa henkilöstön hiljaisen tiedon esiin. Yksi päivän tärkeimmistä anneista onkin yhteinen keskustelu ja yhteisen näkemyksen muodostaminen tehdystä työstä ja kehittämistarpeista. Samalla käydään läpi henkilöstön jaksamista, osaamisen kehittämistarpeita ja varmistetaan asiantuntijuuden jatkuva kehittäminen. Henkilöstön näkemykset toiminnasta tulee raportoida myös joka toinen vuosi RAY:lle. TIETONURKKAUS Työhyvinvointi tukee laatua Henkilöstön rooli laadukkaan toiminnan tuottamisessa on tärkeä ja se korostuu entisestään, kun toimitaan muistisairaiden ja heidän läheistensä kanssa. Väsynyt, kyyninen ja työhönsä lopen kyllästynyt työntekijä ei pysty tukemaan asiakkaita parhaalla mahdollisella tavalla, vaikka olisikin asiantunteva. Siksi on tärkeää, että työntekijöiden tuntemuksia kuunnellaan, heidän työssä jaksamiseen panostetaan ja asiantuntijuutta kehitetään. Vaikka toiminnanohjausjärjestelmä tai RAY eivät edellytä henkilöstön työhyvinvoinnin kartoittamista, on keskuksen hyvä käsitellä edes nopeasti työhyvinvoinnin teemoja esimerkiksi Arviointitalkoiden aikaan. Työhyvinvoinnin selvittämiseen ja kehittämiseen on rakennettu selkeitä ja nopeita kyselytyökaluja ja oppaita, joita voi hyödyntää tarvittaessa. Lisätietoa: Sähköinen työhyvinvointikysely: 40

41 Arviointitalkoiden järjestäminen - toimi näin: Talkoopäivä tulisi pitää vuoden loppuun mennessä tai ihan alkuvuodesta, niin että talkoissa täytettävät laadun tarkistuslistat ovat koordinaation käytössä viikon kaksi lopussa. Koordinaation tekemää yhteenvetoa tuloksista käydään läpi verkostotapaamisessa viikolla 5. Talkoissa kaikki kerätyt tiedot kootaan ja niitä tarkastellaan yhdessä keskustellen, analysoiden ja seuraavan vuoden kehittämistarpeita etsien. Analysoinnin tarkoituksena on, että pystytään vastaamaan ainakin RAY:n tuloksellisuus- ja vaikutusselvitykseen (TVS) sekä tuottamaan toiminnan onnistumisesta ja kehittämissuunnasta selkeä kuva itselle, hallinnolle sekä sidosryhmille. Talkoiden toteutustapa on vapaa, mutta on hyvä varmistaa, että talkoissa käydään läpi seuraavassa taulukossa esitetyt asiat ja dokumentit sekä kirjataan ylös keskustelun ja analyysin päähuomiot. Kirjaamisen pohjana voi käyttää esim. RAY:n TVS-lomaketta tai Muistiluotsien omaa vuosiraporttipohjaa, joka löytyy toiminnanohjauspaketista ja extranetistä. 41

42 Arviointitalkoissa käsiteltäviä asioita Mitä tehdään? 1. Kerätään henkilöstön näkemykset yhteen ja keskustellaan kunkin kehittymistarpeista asiantuntijana. 2. Täytetään laadun tarkistuslistat yhdessä vertaiskehittämistä varten 3. Analysoidaan tulokset ja koetut vaikutukset 10 toimintokohtaisesti. HUOM! Koettujen vaikutusten kohdalla pääosassa ovat asiakastyö ja vapaaehtoistoiminta. Muiden osa-alueiden koettuja vaikutuksia ei ole tarpeen eritellä syvällisesti. 4. Kootaan kokonaisarvio toiminnasta. Mitä dokumentteja ja työkaluja tarvitaan? Työntekijöiden Surveypallomake tai vaihtoehtoisesti jokin muu henkilöstölle sopiva tapa Toimintokohtaiset tarkistuslistat Surveypal.fi - palvelussa Koko vuoden toimintatilastoja, neuvonnan lokikirjoja ja palautteita sekä vapaaehtoisten, henkilöstön ja yhteistyökumppaneiden kyselytuloksia tarkastellaan nyt kokonaisuutena suhteessa vuosittaisiin tavoitetasoihin ja pitkän tähtäimen tavoitteisiin. Apukysymykset ja vinkit pohdintaan - Miten henkilöstö on kokenut vuoden? - Mitkä prosessit ovat sujuneet ja mitkä eivät? Mikä niihin on vaikuttanut? - Entä millaisia vaikutuksia henkilöstön mielestä toiminta on saanut aikaan? - Listoilla etsitään nimenomaan keskusten yhteisiä kehittämiskohteita, heikkoja kohtia ei pidä peitellä, vaan rehellisyys on valttia mikä toimii oikeasti, mikä taas ei? Mihin haluamme lisää oppia tai inspiraatiota? - Mitä olemme saaneet aikaan? Muista erottaa toteutuneet toimenpiteet varsinaisista tuloksista 11. Tuloksia tarkastellaan suhteessa tavoitteisiin. Tulosten erittelyssä auttaa osallistujilta kerätty palaute toiminnasta. - Saavutimmeko asettamamme vuosittaiset tavoitetasot? - Millaisia hyötyjä toiminnassamme mukana olevat osallistujat kokivat? Miten ne tulivat ilmi? Nelikenttä - Mitkä ovat toimintamme vahvuudet? - Heikkoudet? - Mahdollisuudet? - Kehittämisehdotukset? 10 Koetut vaikutukset ovat niitä hyötyjä, muutoksia ja lisäarvon kokemuksia esimerkiksi asiakkaiden elämässä, jotka osallistujat itse nostavat esiin toiminnan aiheuttamina. 11 Toimenpiteillä tarkoitetaan sitä käytännön tekemistä sekä niitä keinoja, joilla tavoitteet pyritään saavuttamaan. Kyse voi olla suoraan kohderyhmille suunnatuista toimenpiteistä (esim. koulutukset tai ryhmätoiminta) tai suunnittelu- ja valmistelutyöstä, joka ei näy kohderyhmille. Pelkkä toteutuneiden toimenpiteiden luettelu ei ole vielä tulosten kuvaamista, vaan toimenpiteitä tulisi tarkastella suhteessa (vuosi)tavoitteisiin, vrt. esim. vuositavoitteisiin sisältyvät määrälliset ja laadulliset kuvaukset onnistuneesta toiminnasta. Tulokset kuvaavat toiminnalla aikaansaatuja välittömiä muutoksia, jotka voivat olla esim. odotettuja tai ei-odotettuja, positiivisia tai negatiivisia. On myös hyvä huomata, että joskus tulosten yhteydessä puhutaan myös tuotoksista, jotka ovat puolestaan yksittäisiä toteutuneita toimenpiteitä. Tuotoksena voi myös pitää esim. tuotettua materiaalipakettia. ( RAYitsearviointiopas.) 42

43 1.6.2 Verkostotapaaminen ja laadun vertaiskehittäminen Valtakunnallisessa verkostotapaamisessa viikolla viisi panostetaan keskusten yhteiseen laadun kehittämistyöhön. Pohjana vertaiskehittämisessä toimii keskusten vuosittain täyttämät tarkistuslistat ja koordinaation niistä tekemä koonti. Verkosto keskustelee yhteisen koonnin pohjalta omasta tilanteestaan ja kehittämistarpeistaan liittyen laadukkaaseen työhön. Keskustelu auttaa keskuksia oppimaan toisilta hyväksi havaittuja toimintatapoja ja sen pohjalta valitaan seuraavalle vuodelle yhteinen laadun parantamiseen liittyvä kehittämispainopiste. Keskukset huomioivat yhteisen kehittämispainopisteen omassa työssään joustavasti. Koordinaatio päivittää tarkistuslistat vuosittain kunkin vuoden kehittämispainopisteen sekä yleisen kehityksen huomioiden. 43

44 1.7 Raportointi Raportoinnin ensimmäinen kysymys on, miksi ja kenelle olemme raportoimassa. Yleisö vaikuttaa oleellisesti siihen, mitä raportissa tulee olla ja miten asia esitellään. Esimerkiksi rahoittajalle raportoiminen edellyttää heidän vaatimustensa huomioimista, kun taas suurta yleisöä voi kiinnostaa eri asiat. Tekipä raporttia kenelle hyvänsä, on avoimuus valttia: raportista tulee käydä selväksi se, miten raportoija on päätynyt johtopäätöksiinsä eli millaiseen aineistoon tulkinnat toiminnasta perustuvat. RAY:lle menevässä TVS-lomakkeessa tulisi olla selkeästi ja ytimekkäästi esitettynä vuoden aikana aikaan saadut tulokset ja toiminnassa mukana olleiden ihmisten kokemat toiminnan vaikutukset sekä se, miten tavoitteita kohden on edetty. RAY korostaa lisäksi sitä, että toiminnan arvioinnin tulee olla teknisesti hyvin toteutettu eikä perustua pelkästään muutamien henkilöiden minusta tuntuu -vaikutelmaan. RAY:lla on selkeät ohjeet lomakkeidensa täyttöön, ja niitä tulee noudattaa. Kuten aiemmin nousi esiin, RAY on velvollinen raportoimaan laajemmin järjestöjen tekemän työn hedelmiä, ja siksi on tärkeää, että järjestöt toimivat RAY:n ohjeiden mukaisesti, jotta järjestötyön merkitys yhteiskunnassa tulee yhä selkeämmin esiin. Se on kaikkien etu. Kuva 1. Dia RAY:n Vaikuttavaa-kiertueelta (Lähde: 44

45 Muistiluotsi raportoi rahoittajan lisäksi myös yhdistyksen hallitukselle ja muille sidosryhmille. Hallitukselle menevässä raportissa on hyvä pitää asiat ytimekkäinä ja selkeinä. Esimerkiksi kokonaistoiminnan nelikenttä ja Arviointitalkoissa koottu TVSraportti voivat olla riittäviä dokumentteja kokonaisuuden hahmottamista varten. Lisäksi vuosittain kootaan yhdistyksen toimintakertomus, jossa raportoidaan yhdistyksen toimintaa ja tuloksellisuutta kokonaisuutena. Muistiluotsitoiminnasta kootaan toimintakertomukseen lyhyt mutta informatiivinen selonteko kauden tuloksista. Pakollisten raporttien lisäksi yhdistyksen on hyvä kertoa aikaansaannoksistaan sekä kehittämistyöstään myös suurelle yleisölle. Tässäkin tärkein muistettava asia on: lyhyt ja selkeä viesti on paras. Raportti voi olla vaikkapa tietoisku kotisivuilla, lyhyt diaesitys tai havainnollistava kuva tai kuvio, jota täydentää informatiivinen teksti tai elävöittävä tarina. Jatkossa valtakunnallinen koordinaatio voi koota keskusten keräämästä tiedosta koonteja, joissa näkyy koko Suomen tilanne ja luotsien työ kokonaisuudessa. Tämä tukee kaikkien luotsien keskinäistä kehittämistä sekä lisää luottamusta, avoimuutta ja vuorovaikutusta sidosryhmien kanssa. Muistiluotseille on koostettu vuosiraporttipohja, jota voi hyödyntää kaikissa edellä mainituissa tilanteissa joko sellaisenaan tai poimimalla siitä osakokonaisuuksia. 45

46 LISÄTIETOA JA LÄHTEITÄ ArkiArvi - Työkalu arjen riskien kartoittamiseen. Sähköinen työkalu riskien arviointiin. Saatavilla www-muodossa: < [ ] Artsi Arviointi ja tiedon tuottaminen systemaattiseksi sosiaali- ja terveysalan järjestöihin Saatavilla www-muodossa: < on_tuottaminen_systemaattiseksi_sosiaali- _ja_terveysalan_jarjestoihin_%28artsi%29/malleja_arviontiin_ja_palautteen_keraami seen>[ ] Craig, E. Logical Models. Usable training. Saatavilla www-muodossa: < [ ] Free PDCA Guidance. Saatavilla www-osoitteessa: < checklist.co.uk/iso-9001-training.htm> [ ] Grönroos, C Palvelujen johtaminen ja markkinointi. Helsinki: SanomaPro. Henkilötietolaki. Saatavilla www-muodossa: < [ ] Itsearviointi toiminnan kehittämisen välineenä. Helsinki: Raha-automaattiyhdistys. Saatavilla www-muodossa: < [ ] Kansallisella muistiohjelmalla varaudutaan muistisairaiden määrän kasvuun. Sosiaalija terveysministeriön Tiedote 77/2012. Saatavilla www-muodossa: < [ ] Kim, W. C. & Mauborgne, R Sinisen meren strategia. Helsinki: Talentum. Logical Framework Approach: handbook for objectives-oriented planning Handbook for objectives-oriented planning (4. ed.). Norad The Norwegian Agency for Development Cooperation. Saatavilla www-muodossa: < [ ] Manka, M-L., Kaikkonen, M-L. & Nuutinen, S Hyvinvointia työyhteisöön. Eväitä kehittämistyön tueksi. Tampere: Tutkimus- ja koulutuskeskus Synergos, Tampereen yliopisto & Euroopan Sosiaalirahasto. Saatavilla www-muodossa: < [ ] Materiaalia kommunikoinnin tukemiseen. Saatavilla www-muodossa: < [ ] Niven, R. P Balanced Scorecard Step-By-Step for Government and Nonprofit Agencies. 2. Painos. New Jersey: John Wiley and Sons Inc. 46

47 Outinen, M., Lempinen, K., Holma, T. & Haverinen, R Seitsema n laatupolkua: Vaihtoehtoja laadunhallintaan sosiaali- ja terveydenhuollossa. Helsinki: Kuntaliitto. Saatavilla www-muodossa: < e=1> [ ] Rauramo, P Työhyvinvoinnin portaat -työkirja. Helsinki: Työturvallisuuskeskus. Saatavilla www-muodossa: < [ ] Riskien arviointi työpaikalla -työkirja Helsinki: Sosiaali- ja terveysministeriö: Työsuojeluosasto & Työturvallisuuskeskus. Saatavilla www-muodossa: < df> [ ] Seppänen-Järvelä, R Prosessiarviointi kehittämisprojektissa. Opas käytäntöihin. FinSoc työpapereita 1. Helsinki: Stakes. Saatavilla www-muodossa: < quence=> [ ] Suomen perustuslaki. Saatavilla www-muodossa: < [ ] Tietoa rekisterinpitäjälle. Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeita. Saatavilla wwwmuodossa: < [ ] Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys, indikaattorit. Raha-automaattiyhdistys. Saatavilla www-muodossa: < Tuloksellisuus- ja vaikutusselvityksen raportointiohje. Raha-automaattiyhdistys. Saatavilla www-muodossa: < [ ] United Nations Volunteers, Evaluation Unit Assessing the contribution of volunteering to development. A participatory Methodology. Handbook for UN Volunteers, Programme Officers and Managers. Saatavilla www-muodossa: < df> [ ] 47

48 TYÖKALUPAKKI LIITE 1. Toimintasuunnitelmapohja Löytyy erillisenä tiedostona toiminnanohjauspaketista ja extranetistä. 48

49 LIITE 2. Surveypal-peruslomakkeisto Muistiluotseille on luotu Surveypal.fi-alustalle sähköinen lomakkeisto, joka auttaa luotseja keräämään arviointia ja kehittämistä varten tarpeellisia tietoja. Muistiluotseille jaetaan muokkausoikeudet peruslomakkeistoon, jonka kukin Muistiluotsi kopioi ja räätälöi itselleen sopivaksi esimerkiksi paikkakuntien ja vuosittaisten toimintojen osalta. Suurin osa lomakkeista on käyttökelpoisia sellaisinaan. Mikäli lomake vaatii muokkaamista, muokkausohjeet on mainittu lomakkeiden kysymysten kohdalla tai lomakkeen alussa. HUOM! Muistathan poistaa ainakin keskuksen ulkopuolelle menevistä lomakkeista ne ohjeet, jotka on tarkoitettu Muistiluotsikeskukselle. Näin ne eivät aiheuta hämmennystä, jos lomaketta täyttää esimerkiksi asiakas. Lomakkeisiin on mahdollista lisätä omia kysymyksiä tai tekstikenttiä lomakkeen loppuun. Lomakkeiden peruskysymyksiä ei tule muuttaa. Jos yksittäinen keskus lähtee muuttamaan peruslomakkeiden kysymyksiä, tiedonkeruu ei ole enää yhtenäistä. Kun keskus on kopioinut peruslomakkeiston, räätälöinyt sen ja tallettanut oman lomakkeistonsa, keskus voi julkaista lomakkeet avoimina linkkeinä. Avoimet linkit kootaan yhteen niin, että kukin työntekijä pääsee kopioimaan linkkejä sekä liittämään niitä esim. tapahtumien yhteyteen nettisivuille tai sähköposteihin, täyttämään lomakkeita, tulostamaan paperiversioita ja tallettamaan paperiversioiden vastaukset. Lomakkeita ei voi muokata enää sen jälkeen, kun ne on julkaistu. Sen jälkeen, kun lomake on julkaistu, se pysyy avoimena linkkinä ja siihen täytetään tapahtuma kerrallaan tiedot. Näin tieto kumuloituu Surveypaliin, ja vuoden lopuksi voidaan koota kaikki tilastot kerralla. Mikäli keskus haluaa tarkastella tulosmassasta jonkin tietyn tapahtuman tai toimenpiteen tuloksia, voidaan ne nostaa esiin suodatin-toiminnolla, esimerkiksi päivämäärän tai nimen mukaan. Tarkistuslistojen tulokset keskus jakaa myös koordinaatiolle. Toimintatilastoja ja palautteita ei ole tarpeen jakaa koordinaatiolle. Koordinaatio pyytää tarvittaessa erikseen muita tietoja. 49

50 Lomakkeet ja niiden käyttötarkoitus on listattu vielä alla: 1. Tilastot Yhteydenottojen kirjaamisloki LOKI Tilastoidaan kaikki puhelut, sähköpostit ja henkilökohtaiset tapaamiset maaliskuun ja lokakuun ajan. Toimintatilasto TOTI: Tilastoidaan kaikki tapahtumat ja osallistujat läpi vuoden. Huom. vapaaehtoisten neuvonta läpi vuoden tähän lomakkeeseen. 2. Palautteet Palaute ryhmistä RYHPA: kerätään palaute kaikista ryhmistä kauden lopussa (vaihtoehtoinen lomake, jossa taustatiedot syöttää työntekijä) Palaute ryhmistä_taustatiedot RYHPA2:vaihtoehtoinen lomake, jossa taustatiedot syöttää työntekijä eikä niitä kerätä osallistujilta Palaute asiakasvirkistystapahtumista ASPA: kerätään palaute esim. vertais- ja virkistyskursseista, tuetuista lomista ym. Palaute vapaaehtoisten koulutuksesta VAPA Yleinen palautelomake YPA: käytetään jos muut eivät sovellu. Palauteboxi PABO: kirjaa muistiin saamaasi palautetta ja kehittämisehdotuksia Muistathan myös kevyet palautemenetelmät 3. Kyselyt Kysely kumppaneille KUKY: kerran vuodessa Kysely vapaaehtoisille VAKY: kerran vuodessa Kysely työntekijöille TYKY: kerran vuodessa (valinnainen) 4. Tarkistuslistat Asiakastyön tarkistuslista ASTA: kerran vuodessa Vapaaehtoistoiminnan tarkistuslista VATA: kerran vuodessa Vaikuttamisen ja verkottumisen tarkistuslista VETA: kerran vuodessa 5. Muut Tarvekartoitus TAKA: joka kolmas vuosi RAY-taustakoonti RAKO: Tulostettava RAY-tietojen koontilomake erilaisiin tapahtumiin osallistujien taustatietojen koostajalle, esim. tapahtuman ilmoittautumisen yhteyteen. RAY-tietojen keräyslomake RAJA: Tulostettava RAY-tietojen keräyslomake erilaisiin tapahtumiin osallistujille jaettavaksi, mikäli haluaa tarkkaa tietoa osallistujien taustatiedoista. Taustatiedot voi arvioida myös ilman lomaketta. RAY-tietojen kiertävä keräyslomake RAKI: Tulostettava RAY-tietojen keräyslomake erilaisiin kierrätettäväksi esim. luennolla, mikäli haluaa tarkkaa tietoa osallistujien taustatiedoista. 50

51 LIITE 3. Laaturuletti laadun pika-arviointeihin Laaturuletti on tehty jatkuvaan ja arkiseen laadun itsearviointiin eri tilanteissa. Sen käyttö on suositeltavaa, muttei pakollista. Laaturuletin toimintaidea on kuvattu tarkemmin luvussa Muistiluotseille on tehty Laaturuletti -työkalu Exceliin, jota kukin luotsi voi täyttää haluamallaan tavalla. Työkalu löytyy Toiminnanohjauskansiosta ja Extranetistä nimellä Laaturuletti. 51

52 LIITE 4. Kevyet palautemenetelmät Kevyitä palautemenetelmiä on useita, ja keveytensä vuoksi niitä on myös helppo soveltaa ja kehittää omiin tarpeisiin sopiviksi. Tärkeää on löytää arvioinnin, tilanteen ja kohderyhmän kannalta sopivin menetelmä. Seuraavassa esitellään lyhyesti muutamia yleisimpiä kevyitä palautemenetelmiä. Ilmekortit Ilmeitä voi hyödyntää arvioinnissa usealla tavalla, sillä ne kertovat selkeästi peruskokemuksista ja ne ymmärretään usein paremmin kuin esimerkiksi kyselylomakkeiden väittämät. Ilmekortteja voi olla yksinkertaisia tai moni-ilmeisiä. Esimerkki yksinkertaisista ilmekorteista: Ilmeisiin perustuvia kortteja voi hyödyntää esimerkiksi seuraavasti: Ryhmätapaamisen jälkeen osallistujille voi jakaa ilmekortit ja kysyä tai kirjoittaa taululle palautekysymyksen. Osallistujat voivat kertoa vastauksen korteilla pudottamalla ne joko palautelaatikkoon tai näyttämällä niitä avoimesti. Ohjaaja laskee positiivisten ja negatiivisten palautteiden määrät ja kirjaa ne esim. ryhmän osallistujalistaan. 52

53 Tunnetiloja ilmaisevat kortit Tunnetiloja ilmaisevat kortit toimivat ilmekorttien tapaan palautteenkeruussa ja toiminnan arvioinnissa. Tunnetiloja ilmaisevia kortteja voi käyttää, kun haluaa ilmekortteja tarkempaa palautetta. Useat tahot ovat tehneet versioitaan tunnetiloja ilmaisevista korteista ja tietoa löytyy internetistä runsaasti (ks. esim. Esimerkki tunnekorttien käytöstä palautteenkeruussa: Vertaisryhmäohjaaja voi jakaa osallistujille ryhmätapaamisten alussa, keskellä ja/tai lopussa tunnekortit, joilla osallistujat voivat kertoa päällimmäisen tuntemuksensa jostain tietystä tapaamiskerrasta/-aiheesta tai koko kaudesta, esimerkiksi Oloni oli aloittaessamme Oloni oli välissä Oloni on nyt VINKKI! Korttia voi kehittää esim. lisäämällä siihen tunnetilaa kuvaavan kuvan tai tyhjän tilan vapaata sanaa varten. 53

54 levollinen vihainen rohkea epätoivoinen rauhallinen pelokas pirteä toiveikas väsynyt levoton turhautunut itkuinen iloinen tyytyväinen innostunut surullinen energinen 54

55 Väripallot Väripalloilla kerätty palaute on helppo toteuttaa esimerkiksi matalan kynnyksen toiminnassa, yleisötilaisuuksissa ja Muistikahviloissa. Väripallopalaute toimii yksinkertaisesti niin, että osallistuja vastaa palautekysymykseen valitsemalla tietynvärisen pallon ja asettamalla sen palautelaatikkoon tai -kulhoon. Tärkeää on, että palautekysymys on sellainen, että siihen voidaan vastata palloilla. Väripallojen ja palautelaatikon on hyvä olla näkyvällä paikalla kulkureitin varrella. Palautelaatikon/-kulhon tulisi olla läpinäkyvä, koska laatikossa olevat pallot herättävät kiinnostuksen, kuvaavat avoimuutta ja motivoivat antamaan palautetta. Väripallopalautteen oheen voi liittää palautevihkon, johon voi halutessaan kertoa kehittämisehdotuksia ja terveisiä järjestävälle taholle. Tapahtuman jälkeen pallot lasketaan ja kirjataan ylös. Esimerkki väripallopalautteesta: Kuva: Oulun Terveystalon Katri Antellin lounasruokalan palautepöytä. 55

56 Suullinen ryhmäpalaute A. Onko toiminta vastannut tarpeisiinne? 1. ei lainkaan 2. kohtalaisesti 3. hyvin 4. erinomaisesti B. Kuinka tyytyväinen olet käsiteltyihin asiasisältöihin? 1. en yhtään 2. vähän 3. kohtalaisen 4. hyvin Mitä olisit kaivannut lisää? C. Onko kokoontumiskertojen määrä ollut riittävä? 1. kyllä 2. ei, ehdotukseni sopivasta kokoontumiskertojen määrästä D. Onko toiminnasta ollut hyötyä arjessa jaksamisen kannalta? 1. ei lainkaan 2. vähän 3. jonkin verran 4. paljon 56

57 Palautekierros Kukin kertoo vuorollaan omat ajatuksensa ja tuntemuksensa. Palautekierrosta voi soveltaa myös kesken ryhmätyöskentelyn siten, että kukin kertoo, mihin asiaan kaipaa vielä selvennystä. Jatko-ohjelmaa voidaan siten ohjata osallistujien tarpeiden mukaan. Palautelaput Osallistujat kirjoittavat muistilapuille ajatuksena liittyen seuraaviin kysymyksiin: Mikä oli hyvää? Mikä oli huonoa? Mikä jäi puuttumaan? Muistilaput palautetaan sellaisenaan tai liimataan suurille kysymyskohtaisille papereille. Lapuissa voi käyttää eri värejä. Perinteinen palautelaatikko Yleisesti käytetty palautteenkeruumenetelmä, joka sopii moneen tilanteeseen, mutta ei kerää useinkaan paljoa palautetta. Toteutukseen tarvitaan laatikko ja valmis lyhyt lomake, joka täytetään ja sujautetaan laatikkoon. Laatikon sijainnin tulee olla kulkureitin varrella, esim. uloskäynnin vieressä tai tilassa, jossa ihmiset viettävät aikaa odotellen, esim. vaatenaulakkojen läheisyys. Laatikko on hyvä tyhjentää kunkin tapahtuman jälkeen tai lomakkeisiin tulee tarkentaa aika ja tapahtuma, jotta tiedetään, mihin palautteet liittyvät. 57

58 Osallistujajana Tämä palautemenetelmä toimii erityisesti ryhmätoiminnassa ja sopii hyvin esimerkiksi loppukevennykseksi tai taukojumpaksi. Menetelmä toimii niin, että ohjaaja kiinnittää lattialle ilmekortteja tai kuvauksia toiminnan onnistumisen asteesta ikään kuin janalle, jonka toinen pää kuvaa negatiivista ja toinen positiivista palautetta. Vaihtoehtoisesti janan päät voivat kuvata tuntemuksia tai niiden eri asteita. Sen jälkeen ohjaaja kysyy palautekysymyksiä ja pyytää osallistujia siirtymään kysymyskohtaisesti janalla kunkin oman kokemuksen mukaan ja kirjaa ylös tulokset. Esimerkki. Ohjaaja kysyy palautekysymyksen: Miten tämän päivän ryhmätapaaminen vastasi tarpeisiisi? ja osallistujat liikkuvat janalla. Erittäin hyvin Hyvin Kohtuullisesti Välttävästi Erittäin huonosti 58