Tarkastuslautakunnan arvio toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta v. 2013

Transkriptio

1 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta Yhtymäkokous Hallitus Yhtymäkokous Tarkastuslautakunnan arvio toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta v TARKLK 7 TARKLK 11 TARKLK 14 Lautakunta keskusteli edellisessä kokouksessaan arviointikertomuksen laa ti mi sen toimintatavoista. Sovittiin, että sihteeri toimittaa jäsenille 2013 tilin pää tök sen tiedot, joiden perusteella jäsenet laativat kommentteja. Ky seiset kommentit jäsenet lähettävät Sirpa Karejoelle, joka puolestaan muokkaa/yh dis te lee saamansa kommentit lautakunnan yhdessä käsiteltäväksi. Tarkastuslautakunta keskustelee arviointikertomuksen sisällöstä ja antaa nä ke myk siä arviointikertomuksen luonnoksen valmistelua varten. Arviointikertomuksen laadintaa jatketaan seuraavassa kokouksessa. Tarkastuslautakunnan jäsenet ovat lähettäneet arviointikertomusta varten nä ke myk si ään kuntayhtymän tilivuodesta 2013 Sirpa Karejoelle, joka muokkaa/yhdistelee saamansa kommentit lautakunnan yhdessä kä si tel täväk si. Luonnos esitellään kokouksessa. Jatketaan arviointikertomuksen valmistelua. Tilintarkastaja tekee luonnoksen tarkastuslautakunnan jäsenten esittämien kommenttien ja aikaisemmin käsitellyn luonnoksen pohjalta ja käsittelyä jatketaan seuraavassa kokouksessa. Tarkastuslautakunta jatkaa vuoden 2013 arviointikertomuksen käsittelyä. Lau ta kun nan sihteeri ja tilintarkastajat ovat laatineet luonnoksen ar vioin tiker to muk ses ta, joka on esityslistan liitteenä. Arviointikertomuksen sisällöstä ja rakenteesta on annettu suositus. Ti lin tarkas ta ja ja sihteeri ovat laatineet luonnoksen arviointikertomuksesta keskus te lua varten. Tarkastuslautakunta käsittelee ja hyväksyy vuoden 2013 ar vioin ti ker to muksen yhtymäkokoukselle esittämistä varten. Tarkastuslautakunta esit tää yhtymäkokoukselle, että se edellyttää kun ta yhty män hallitusta käsittelemään ar vioin ti ker to muksen ja antamaan lau sunnon johtopäätöksistä sekä toi men pi teis tä. Tarkastuslautakunta laati ja hyväksyi vuoden 2013 ar vioin ti ker to muk sen yhtymäkokoukselle esittämistä varten.

2 Liite Arviointikertomus 2013 KYKOK 16 Tarkastuslautakunta esit tää yhtymäkokoukselle, että se edellyttää kun ta yhty män hallitusta käsittelemään ar vioin ti ker to muksen ja antamaan lau sunnon johtopäätöksistä sekä toi men pi teis tä. Tarkastuslautakunta esit tää yhtymäkokoukselle, että yhtymäkokous 1. käsittelee arviointikertomuksen 2013 sekä 2. edellyttää kuntayhtymän hallituksen käsittelemään ar vioin ti ker to muksen ja antamaan lausunnon johtopäätöksistä sekä toimenpiteistä. Yhtymäkokous päätti esityksen mukaisesti. Liite Arviointikertomus 2013 KYH 62 Asian valmistelijat: vt kuntayhtymän johtaja Eero Hillman ja talousjohtaja Heikki Saloniemi. Kuntayhtymän hallinto ja johtaminen Lautakunnan arvion mukaan kuntayhtymän hallintoa hoidetaan hyvin ja hal lin nos ta vastaavat henkilöt ovat päteviä. Kuntayhtymässä on toteutettu or ga ni saa tio muu tos Lautakunnan näkemyksen mukaan or ga ni saatio muu tok ses ta olisi ollut aiheellista selostaa toimintakertomuksessa nykyis tä mainintaa laajemmin. Lisäksi kuntayhtymässä on toteutettu vuoden 2013 aikana YT-neuvottelut, joiden syyt ja seuraukset olisi myös tullut selvit tää toimintakertomuksessa. Luksian henkilöstökertomuksessa 2013 selostettiin näistä asioista laajemmin. Tuloksen muodostuminen Tarkastuslautakunta toteaa, että talousarvio ylitettiin niin toimintatulojen kuin toimintamenojenkin osalta. Merkittävä tekijä tilikauden tuloksessa oli jou lu kuus sa saatu valtionosuuden lisärahoitusosuus 0,9 milj. euroa. Toimintamenojen ylitystä tapahtui kaikilla tulosalueilla. Suurimmat ylitykset ta pah tui vat yhteisten palvelujen ja aikuisopiston tulosalueella. Ulkoisen tuloslaskelman mukaan toimintamenojen talousarvion ylitys oli 1,2 % ja toimintatulojen osalta 7,3 %, mikä johti siihen, että kuntayhtymän ti likau den tulos ennen poistoeron ja varausten muutoksen vaikutuksia oli 3,5 milj. euroa, kun talousarvion 2013 mukainen tulostavoite oli 1,4 milj. eu roa. Yhteisten palveluiden toimintamenojen talousarvion 2013 ylitys oli 6,9 %,

3 kun toimintatulojen ylitys oli 14,0 %. Aikuisopiston osalta toimintatulojen talous ar vion ylitys oli 16,8 % ja toimintamenojen 3,6 %. Aikuisopiston ti li kauden tulos oli 1,4 milj.euroa, kun talousarvion 2013 mukainen tulostavoite oli euroa. Tästä syystä toimintamenojen ylitys johtui toiminnnan volyymin kasvusta talousarvioon nähden. Tuloskortissa asetetut tavoitteet Tarkastuslautakunta pitää myönteisenä kehityksenä kehityskeskusteluiden to teu tu mis ta koko henkilöstön osalta. Kuntayhtymän tasolla keskeyttäneiden tavoite on lähes saavutettu. Tar kastel taes sa asiaa tulosalueittain, käy ilmi, että keskeyttäneiden määrä vaih telee suuresti tulosalueittain. Aikuiskoulutuksen saavuttama 4 %, las kee koko kuntayhtymän toteumaa lähelle mittarin tavoitetta. Tulosalueiden keskeyt tä nei den tavoitteen ja toteuman suurta eroa on perusteltu mm. ta voitteen ja toteuman erilaisilla laskutavoilla, toteuman määrät sisältävät myös ns. positiiviset keskeytykset. Johtopäätöksen tekoa ja arvioinnin on nis tumis ta parantaisi se, että keskeyttäneet esitettäisiin siten, että em. po si tii viset ja negatiiviset keskeyttämiset olisi eroteltu. Käytössä olevat keskeyttämisen seurannan mittarit noudattavat valtakunnallista kriteeristöä. Investointien toteutuminen Tarkastuslautakunta toteaa, että investointeihin varatun määrärahan käyt tö on ollut useana vuonna merkittävästi tavoitetta alhaisempi. Saadun selvityksen mukaan investointeja ei ole toteutettu 2013 ta lous arvion mukaisesti kuntayhtymässä käynnissä olevan toimitilasuunnittelun takia. Tarkastuslautakunta odottaa suunnitelman valmistuvan siten, että toimi ti lo jen investointeja päästään toteuttamaan vuoden 2014 aikana. Lau takun nan näkemyksen mukaan ajanmukainen ja toimiva oppimisympäristö vai kut taa niin oppilaitokseen hakeutumiseen kuin siellä viihtymiseenkin. Vuoden 2013 talousarviossa varattiin Toivonkadun toimitilastrategian mukai siin peruskorjausmenoihin 2 milj. euroa, mikä jäi toteutumatta johtuen Num me las sa ja Ojakkalantiellä syntyneistä tilantarpeista Aikon jouduttua luo pu maan Palman tiloista kosteusvaurioiden vuoksi. Kiinteistöjen ovien lukituksen uusimista ei Luksiassa toteutettu vuoden 2013 ai ka na, vaikka siihen talousarviossa 2013 oli varattu euroa. Kunkin vuoden investointibudjetti laaditaan aina edellisen vuoden syyskuus sa, jolloin investointitarpeet saattavat muuttua toimintavuoden ai ka na. Kone- ja laiteinvestointien osalta on noudatettu tarkoituksenmukaista ja sääs te liäs tä linjaa huomioiden taustalla oleva toimitilojen suunnittelutyö. Opintoalojen kone- ja laitekanta on py sy nyt hyvällä tasolla. Toimitilastrategien osalta suunnitelmat ovat muutosvaiheessa johtuen amma til li sessa koulutuksessa tapahtuvista muutoksista kuten val tion osuuksien leikkauksista, rahoitusperusteiden muutoksista ja opiskelijamäärien

4 ke hi tyk ses tä (yhteishaun muutokset opiskelijavalintoihin liittyen) sekä kuntamaailman huonosta tilanteesta ja yleisestä ta lou den tilasta. Tämä on johtanut siihen, että toimitilastrategian mukaisia in ves toin teja ei ole toteutettu, vaikka niihin on ta lo us ar vi os sa määräraha varattu. Luksia, Länsi-Uudenmaan ammattiopisto Vihti Ojakkalantie Tulosalueen opiskelijamäärä ei ole toteutunut tavoitteen mukaisesti. Niin toimintakulut kuin toimintamenotkin ovat olleet tavoitetta suuremmat. Toi min ta tu lo jen ylittyminen selittyy OKM:n joulukuussa myöntämällä li sä rahoi tuk sel la. Taloudellisten tavoitteiden toteutumista arvioitaessa on huomioi ta va myös toiminnan suunnittelun perustana oleva opis ke li ja mää rä tavoi te. Tulosalueella toimintamenot ovat ylittyneet ja saman-aikaisesti opiske li ja mää rä ta voit teet ovat alittuneet. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan tulosalueella tulisi kiinnittää eri tyis tä huomiota asiakasnäkökulman tavoitteiden toteutumiseen jat kos sa. Logistiikka-alan opiskelijoiden lukumäärä on lisääntynyt sekä 2012 et tä 2013, onko kyseessä kehityssuunta, joka tulisi huomioida eri tutkintojen opis ke li ja mää rien suunnittelussa? Henkilöstöön liittyvistä tavoitteista tarkastuslautakunta pitää hyvänä saa vutuk se na opettajien toteutuneiden työelämäjaksojen toteutumista yli ta voitteen. Sen sijaan opettajien muodollisen kelpoisuuden ja henkilöstön ke hittä mi seen käytettävien resurssien saavutettuja tasoja ei voi pitää hyvänä. Kuntayhtymän toisen asteen ammatillisten perustutkintojen aloituspaikkoja suunniteltaessa otetaan huomioon käytettävissä oleva ennakointitieto työvoiman ja koulutuksen tarpeista. Lisäksi seurataan peruskoulujen päättöluokkalaisten oppilasmäärien kehitystä tilastokeskuksen tilastojen ja aiempien vuosien vetovoimalukujen valossa. Toiminta- ja taloussuunnitelman tekemisen jälkeen ammatillisen koulutuksen aloituspaikkojen määriä muutetaan valtakunnallisen yhteishaun ennakkotietojen saamisen jälkeen. Tavoitteena on tarjota koulutuspaikka kaikille kuntayhtymän alueen peruskoulujen päättöluokkalaisille ja siksi aloituspaikkamääriä tarkennetaan vetovoimalukujen mukaisiksi. Tällä menettelyllä tarkennetaan kaikkien perustutkintojen opiskelijamääriä valtakunnallisen yhteishaun aikana. Logistiikan perustutkinnon työvoiman tarve on kasvava, ja Luksiassa vastataan tähän kysyntään ja koulutustarjonnan suunnittelussa otetaan huomioon kaikkien perustutkintojen kokonaisuus. Ammattiopistojen opiskelijamäärän muutos vaikuttaa eniten henkilöstökuluihin ja harjoitus- ja asiakastöiden materiaalikuluihin. Ojakkalantien tuloslueen toteutuneet henkilöstökulut ovat pienemmät ja materiaaliostot pienemmät verrattuna talousarvioon. Muiden palveluiden ostot ylittävät talousarviosuunnitelman n eurolla, sisäiset vyörytetyt palveluiden ostot eurolla ja sisäiset vuokrakulut reilulla eurolla. Ne menokohdat, joihin tulosalueen toiminnalla voidaan vaikuttaa, on varsin hyvin sopeutettu poikkeavaan opiskelijamäärään, yhteisten palveluiden menojen sopeuttaminen muuttuviin tilanteisiin on vaikempaa.

5 Asiakasnäkökulman, ja muidenkin tuloskortin tietojen analyysin jälkeen sovitut toimenpiteet kirjataan tulosalueiden ja tulosyksiköiden tuloskortteihin toimenpiteinä ja otetaan huomioon toiminta- ja taloussuunnitelmaa laadittaessa. Asiakasnäkökulman tunnuslukujen parantamiseksi on sovittu toimenpiteistä ja saatu mm. hankerahoitusta tehtäviä toimenpiteitä varten. Henkilöstöä kannustetaan muodollisen kelpoisuuden hankkimiseen ja kelpoisuusehdot täyttävää henkilöstöä haetaan rekrytointiprosessin mukaisesti. Ojakkalantien tulosalueen tunnuslukutietoihin vaikuttaa se, että kelpoisia rakennusalan, turvallisuusalan ja logistiikan perustutkinnon opettajia ei ole työmarkkinoilla. Osaamista täydentävään koulutukseen osallistutaan siten kuin kehityskeskusteluissa on sovittu, mutta on ilmennyt, että kaikki osallistumiset ja kustannukset eivät ole tallentuneet järjestelmiin. Selkeytämme toimintatapaa. Luksia, Länsi-Uudenmaan aikuisopisto Tulosalueen opiskelija- ja koulutusmäärätavoitteet ylittyivät kaikkien mit tarei den osalta Niin toimintakulut kuin toimintamenotkin ovat olleet tavoitetta suuremmat. Toi min ta tu lo jen ylittyminen selittyy OKM:n joulukuussa myöntämällä li sä rahoi tuk sel la. Taloudellisten tavoitteiden toteutumista arvioitaessa on huomioi ta va myös toiminnan suunnittelun perustana oleva opis ke li ja mää rä tavoi te. Aikuisopistossa keskeyttäneiden määrä on selvästi tavoitetta pienempi. Aikuis opis tos sa on ollut vähän keskeyttäneitä ja tämä on parantanut koko kun ta yh ty män tilastoa. Tarkastuslautakunta haluaa kiinnittää erityisesti huomiota investointien, opet ta jien muodollisen kelpoisuuden ja opettajien toteutuneiden työ elä mäjak so jen huonoon toteutumiseen. Lautakunta pitää hyvänä, että opettajien muo dol lis ta kelpoisuutta on jo pyritty lisäämään, tuloskortin saavutusten pe rus teel la kaikissa edellä mainituissa osa-alueissa on edelleen ke hi tet tävää. Tilikauden aikana on tulosalueella käyty yt-neuvotteluja, joiden syyt ja seurauk set olisi lautakunnan näkemyksen mukaan pitänyt selostaa toi min taker to muk ses sa. Kone- ja laitehankintoja ei toteutettu käynnissä olevien toimitilojen muutosten vuoksi. Investoinnit on tarkoituksenmukaista tehdä toimitilamuutosten yhteydessä. Opettajien muodollisen kelpoisuuden tavoite (67 %) vuonna 2013 saavutettiin. Suunnitellut työelämäjaksot eivät toteutuneet toimialoilla tapahtuneista muutoksista johtuen. Luksia, Länsi-Uudenmaan oppisopimuskeskus Niin toimintakulut kuin toimintamenotkin ovat olleet tavoitetta suuremmat. Toi min ta tu lo jen ylittyminen selittyy OKM:n joulukuussa myöntämällä li sä ra-

6 hoi tuk sel la. Taloudellisten tavoitteiden toteutumista arvioitaessa on huomioi ta va myös toiminnan suunnittelun perustana oleva opis ke li ja mää rä tavoi te. Tarkastuslautakunta haluaa kiinnittää huomiota erityisesti pro ses si nä kö kulman tavoitteisiin nykyisessä taloudellisessa tilanteessa. Onko ta voit tei den määrittelyssä huomioitu talouden hidas elpyminen? Oppisopimuskoulutusten haasteena on siis pitkään jatkunut talouden taantuma, koska oppisopimuksia solmittaessa opiskelijalla tulee olla alan työpaikka (määräaikainen tai toistaiseksi voimassa oleva työsuhde tai virka). Tämä on näkynyt etenkin prosessinäkökulman mittareissa (yrityksissä oppisopimuksin rekrytoitavien määrät laskussa ja sekä pitkäaikaiset lomautukset että tuotannollisin ja taloudellisin syin purut kasvussa). Uusien rekrytointiin on vastattu panostamalla oppisopimuskoulutusten markkinointiin (esim. lisääntyneet yrityskäynnit, näkyvyys sosiaalisessa mediassa, tuntuva panostus lehtimainonnassa sekä oppilaitosyhteistyö). Näin on saatu vuotuisten aloittaneiden määrät pysymään kohtuullisen hyvällä tasolla (Aloittaneet). Purkujen määrään taloudellisella tilanteella on suora negatiivinen vaikutus ja sekin vaikea ennakoida, toki edellisten vuosien toteumat ovat tiedossa. Nämä tuotannollisista ja taloudellisista syistä johtuvat purut ja myös pitkäaikaiset lomautukset näkyvät suoraan negatiivisesti myös valmistuneiden määrässä ja keskeyttämisprosentissa. Kuten tarkastuslautakunta toteaa, tavoitteisiin ei näiltä osin päästy vuonna Tavoitteita emme ole silti lähteneet paljoakaan pudottamaan alaspäin vuodeksi 2014 ja 2015, mutta asiaa on analysoitu ja siihen on kiinnitetty huomiota. Keskeytyneitä oppisopimuksia on pyritty hoitamaan opiskelijan mahdollisen uuden työnantajan kanssa aina tutkintoon. Luksia, Länsi-Uudenmaan koulutuskuntayhtymän yhteiset palvelut Tarkastuslautakunta pitää hyvänä, että tulosalueen kaikki tuloskortin ta voitteet on saavutettu. Joskin investoinnit eivät ole toteutuneet talousarvion mu kai ses ti, vaikka investointien tavoitemittari onkin saavutettu. Tarkastuslautakunta haluaa kiinnittää huomiota yhteisten palvelujen kiinteis tö pal ve lu jen kustannuksiin, jotka ylittivät talousarvion euroa, noin 12 %. Sekä toimintatuotot että toimintamenot ovat ylittyneet merkittävästi. Kiinteistöpalveluiden talousarvion 2013 ylitykseen vai kut ti vat ensisijaisesti Ojakkalantiellä toteutettu tomitilastrategian 1. vaiheen toteutus, mi kä aiheutti rakenteiden ja tilojen purkukustannuksia yhteensä noin euroa, jotka kirjattiin vuosimenoiksi, joita ei ollut budjetoitu ta lous ar vi oon 2013.

7 Puu-Anttilassa epäiltiin kesällä 2013 sisäilmaongelmia, jotka osoittautuivat niin merkittäviksi, että syksyllä 2013 oli tarpeen tehdä sisäilmatutkimus. Se johti rakenteiden avaamiseen rakennusurakoitsijan toimesta. Syntyneitä kus tan nuk sia (noin euroa) ei oltu budjetoitu talousarvioon Tut ki mus tu lok set johtivat lopulta päätökseen Puu-Anttilasta luopumiseen. Vt. kyj Hallitus toteaa käsitelleensä arviointikertomuksessa esitetyt havainnot ja tar vit ta vat toimenpiteet sekä päättää toimittaa edellä mainitun käsittelyn yhty mä ko kouk sel le tiedoksi. Hallitus päätti esityksen mukaisesti. Liite Arviointikertomus 2013 KYKOK Hallitus on toimittanut yhtymäkokoukselle tiedoksi käsittelemänsä arviointikertomuksen 2013 havainnot ja niiden perusteella tarvittavat toimenpiteet. Yhtymäkokous päättää merkitä asian tiedoksi. Yhtymäkokous päätti esityksen mukaisesti. Liite Arviointikertomus 2013