Sisäinen valvonta ja riskienhallinta

Transkriptio

1 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Johtoryhmä Yt-toimikunta KH xx.xx.xxx Valtuusto xx.xx.xxxx Otsikko/ kirjoitetaan Calibri fontilla pistekoko noin 14 tai 16, lihavoitu

2 1 KOKONAISTURVALLISUUS, SISÄINEN VALVONTA JA RISKIEN HALLINTA LIPERIN KUNNASSA YLEISTÄ... 3 Määritelmät SISÄINEN VALVONTA OSANA HYVÄÄ HALLINTO- JA JOHTAMISTAPAA... 3 Liperin kunnan johtamisjärjestelmä... 4 Johtamisen organisointi... 4 Hyvän hallinnon periaatteet sekä hyvä hallinto- ja johtamistapa... 4 Valvonnan rakenne SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN TOTEUTTAJAT JA HEIDÄN VASTUUNSA... 5 Tilivelvollisuus ja vastuu sisäisestä valvonnasta... 5 Luottamushenkilöiden valvontavastuu... 6 Kunnan johdon valvontavastuu... 6 Esimiehen valvontavastuu KOKONAISVALTAINEN RISKIENHALLINTA... 6 Riskienhallinnan järjestäminen VALVONTATOIMENPITEET TOIMINTAPROSESSEISSA... 7 Säännöllinen valvonta... 7 Kontrollit osana toimintaprosesseja RAPORTOINTI TALOUDEN TURVALLISUUS Kirjanpito ja maksuliikenne Kassojen tarkastus Rahavarojen, arvopapereiden, vakuuksien ja vakuutusten tarkastus Varastojen tarkastus, Vaihto-omaisuus Laskujen hyväksyminen ja ostoreskontra Laskutus ja saatavat... 10

3 2 Palkanlaskennan oikeellisuus Kassan riittävyys ja sijoitukset Pankkitilit Ulkopuolisten varat Omaisuuden hallinnointi Hankinnat Projektitoiminta Atk-ohjelmien käyttöoikeudet Avustukset Sopimukset ja niiden hallinnointi Valtionosuudet ja -avustukset ja muut avustukset TOIMINNAN TURVALLISUUS / HENKILÖSTÖTURVALLISUUS TIETOTURVALLISUUS YMPÄRISTÖ- JA LIIKENNETURVALLISUUS RAKENNUSTURVALLISUUS OHJEEN VOIMAANTULO JA AJAN TASALLA PITÄMINEN... 15

4 3 KOKONAISTURVALLISUUS, SISÄINEN VALVONTA JA RISKIEN HALLINTA LIPERIN KUNNASSA 1 YLEISTÄ Määritelmät Kokonaisturvallisuudella tarkoitetaan sitä, että strateginen lähestymistapa turvallisuuden hallinta ulotetaan ja sisällytetään oleellisena ja luonnollisena osana organisaation normaaliin toimintaan osaksi tavanmukaista toiminnan ja talouden suunnittelua. Liperin kunnan turvallisuussuunnitelma on laadittu Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kunnan ja kuntakonsernin sisäisiä menettely- ja toimintatapoja, joilla varmistetaan toiminnan laillisuus ja tuloksellisuus. Sisäinen valvonta on osa kunnan johtamisjärjestelmää ja työväline, jonka avulla arvioidaan asetettujen tavoitteiden toteumista, toimintaprosesseja ja riskejä. Riskienhallinta on johtamisen osa-alue, jossa suunnitelmallisesti ja jatkuvasti tunnistetaan riskejä, arvioidaan niitä ja tehdään päätöksiä / toimenpiteitä riskien ja niiden vaikutusten poistamiseksi, pienentämiseksi tai siirtämiseksi sekä perustoimintojen jatkuvuuden varmistaminen siinäkin tapauksessa, että jotain tapahtuisi. 2 SISÄINEN VALVONTA OSANA HYVÄÄ HALLINTO- JA JOHTAMISTAPAA Liperin kunnan sisäisen valvonnan ohje koskee kaikkia kunnan toimielimiä, johtoa ja esimiesasemassa olevia. Sisäisen valvonnan yleisohjeen tarkoituksena on varmistaa, että yhteisesti sovittuja ja hyväksyttyjä toimintatapoja ja ohjeita noudatetaan Liperin kunnan hallintokunnissa. Sisäisen valvonnan yleisohje täydentää hallintosäännön ja muiden johtosääntöjen sekä lainsäädännön määräyksiä. Sisäisen valvonnan kannalta kunnan toiminnot on järjestettävä ja johtamistehtävät hoidettava niin, että organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta. Toimielin ja sen alainen johtava viranhaltija vastaa johtamansa toiminnan sisäisestä valvonnasta. Sisäinen valvonta on johtamis- ja hallintojärjestelmän osa, jonka avulla kunnan johto saa organisaation toimimaan haluamallaan tavalla ja joka tuottaa johdolle riittävästi tietoa organisaation tilasta ja aikaansaannoksista. Sisäinen valvonta tapahtuu sääntöjen ja toimintaohjeiden avulla. Säännöt ja ohjeet pidetään ajan tasalla ja huolehditaan siitä, että henkilöstö tuntee niihin liittyvät määräykset. Keskeisiä ohjeita ovat mm. hallintosääntö, tarkastussääntö, hankintaohjeet ja tietoturvaohjeet. Sisäisen valvonnan avulla tulee saada riittävä varmuus siitä, että seuraavat yleiset tavoitteet saavutetaan: noudatetaan lakeja, säännöksiä ja johdon ohjeita varmistetaan toiminnan tuloksellisuus ja jatkuvuus edistetään organisaation toiminnan säännönmukaisuutta, taloudellisuutta, tuottavuutta ja vaikuttavuutta sekä tuotteiden ja palvelujen laatua vältytään resurssien menetyksiltä, jotka aiheutuvat tuhlauksesta, huonosta hoidosta, virheistä, väärinkäytöksistä, petoksista tai muista epäsäännönmukaisuuksista

5 4 pystytään tunnistamaan ja ennalta ehkäisemään virheitä ja hallitsemaan riskejä ylläpidetään ajantasaista tietoa taloudesta ja hallinnosta sekä raportoidaan määräajoin. Liperin kunnan johtamisjärjestelmä Kunnanvaltuusto hyväksyy kuntastrategian valtuustokausittain ja tarkentaa sen toteuttamista vuosittain talousarvion yhteydessä. Kunnanhallitus laatii hallitusohjelman 2-vuosittain. Kuntastrategiassa valtuusto luo toimintalinjan, jolla ohjataan päätöksentekoa. Talousarviossa ja toimintasuunnitelmassa hyväksytään kunnan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Niiden tulee ohjata toimintaa kunnan strategiassa hyväksymää tavoitetilaa kohti. Tavoitteet asetetaan niin, että valtuusto voi niiden avulla ohjata toiminnan kehittämistä, palvelutuotannon laajuutta, määrää ja laatua sekä määrärahojen käyttötarkoitusta. Kunnanhallitus vastaa kunnan hallinnosta ja taloudenhoidosta. Kunnanhallituksen alaisuudessa toimivat lautakunnat ja henkilöstöjaosto. Kunnan varsinainen palvelutuotanto on jaettu osastoihin, tulosalueisiin ja tulosyksiköihin. Johtamisen organisointi Valtuusto, kunnanhallitus ja kunnanjohtaja vastaavat kunnan ja kuntakonsernin yleisjohtamisesta. Kunnanjohtajan nimeämän johtoryhmän tehtävänä on toimia kunnanjohtajan apuna laaditun strategian sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamiseksi yhteistyössä koko kunnan organisaation kanssa. Johtoryhmä koordinoi kuntaorganisaation toimintaa. Hyvän hallinnon periaatteet sekä hyvä hallinto- ja johtamistapa Kunnan toiminnassa tulee noudattaa hyvän hallinnon periaatteita, joita ovat yhdenvertaisuus, tarkoitussidonnaisuus, puolueettomuus, suhteellisuus ja luottamuksensuoja sekä palveluperiaate, neuvontavelvollisuus ja hyvän kielen vaatimus. Laki kunnallisesta viranhaltijasta edellyttää viranhaltijan suorittavan virkasuhteeseen kuuluvat tehtävät asianmukaisesti ja viivytyksettä. Työntekijää koskevat vastaavat säännökset ovat työsopimuslaissa. Hyvään johtamis- ja hallintotapaan kuuluu, että organisaatio ja sen jäsenet sekä keskeiset yhteistyökumppanit ovat tietoisia niistä eettisistä periaatteista, joita kunnan toiminnassa noudatetaan. Valvonnan rakenne Organisaation valvonta jakaantuu sisäiseen ja ulkoiseen valvontaan. Ulkoinen valvonta on kunnanhallituksesta ja kunnan viranhaltijajohdosta riippumatonta toimintaa, jota suoritetaan sekä kunnan järjestämänä tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajan toimesta sekä kunnallisen ohjauksen ulkopuolella. Kunnan sisäisestä valvonnasta vastaavat kaikki, jotka ovat tilivelvollisia tai esimiesasemassa. Seuranta on kunnallishallinnossa luottamushenkilöille kuuluva osa sisäistä valvontaa. Luottamushenkilöt voivat esimerkiksi tehdä seurantaa siitä, miten viranhaltija käyttää hänelle siirrettyä (delegoitua) toimivaltaa. Seurannan keskeisiä tehtäviä on asettaa raportointivelvoitteita valvoa raportoinnin toteuttamista sekä verrata raporteissa kuvattuja toteutuneita tuloksia tavoitteisiin.

6 5 Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa toimintaa, jolla varmistetaan tehtävien asianmukainen hoitaminen hyväksytyllä tavalla ja tehtävään osoitettujen voimavarojen puitteissa. Sen toimivuudesta vastaavat organisaatiossa esimiesasemassa olevat. Sisäinen tarkastus on sisäisen valvonnan näkyvä osa. Se on aktiivista, systemaattista ja julkista toimintaa. Se on tarkastustarkoituksessa tehtyä valvontaa. Tarkastuksen kohde tietää suorituksensa olevan arvioinnin kohteena. Sisäistä tarkastusta suoritetaan toimivan johdon johdolla ja alaisuudessa. Sisäisellä tarkastuksella on oikeus saada tarkastustehtäväänsä varten tarpeelliset tiedot ja asiakirjat. Lisäksi se on oikeutettu saamaan toimintayksiköiltä tehtäviensä hoitamisen kannalta tarpeellista apua. Sisäisen tarkastuksen tulee noudattaa tietojen salassapidosta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Kukin toimiala laatii vuosittain sisäisen tarkastuksen suunnitelman. Osastopäällikkö vastaa suunnitelman toteuttamisesta omalla toimialallaan. Kunnanjohtajalla ja kunnankamreerilla on oikeus toimialan suunnitelmasta poiketen tarvittaessa järjestää sisäinen tarkastus jollakin osa-alueella. Osastopäällikkö hyväksyy vuosittain toimialakohtaisen sisäisen tarkastuksen suunnitelman ja valvoo sen toteuttamista. Selonteko kunnan sisäisen valvonnan järjestämisestä julkaistaan tilinpäätöksessä. 3 SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN TOTEUTTAJAT JA HEIDÄN VASTUUNSA Tilivelvollisuus ja vastuu sisäisestä valvonnasta Kuntalain 75 :n tarkoittamia tilivelvollisia ovat: kunnanhallituksen, lautakuntien ja johtokuntien, niiden jaostojen sekä toimikuntien jäsenet kunnanjohtaja ja osastopäälliköt sekä tulosalueiden esimiehet Tilivelvollisella on henkilökohtainen vastuu johtamastaan toiminnasta ja sen valvonnasta. Tilivelvollisuus ei tuo viranhaltijalle mitään sellaista vastuuta, joka ei kuuluisi hänelle aseman perusteella muutoinkin esimiehenä, laskujen hyväksyjänä tai määrärahojen käytöstä päättävänä viranhaltijana. Tilivelvollisuus merkitsee sitä, että viranhaltijan toiminta tulee valtuuston arvioitavaksi viranhaltijaan voidaan kohdistaa tilintarkastuskertomuksessa muistutus viranhaltijalle voidaan myöntää vastuuvapaus. Tilivelvollisuusaseman puuttuminen ei vapauta esimiestä alaistensa toiminnan valvontavastuusta eikä estä kohdistamasta vahingonkorvausvaatimusta tai rikosseuraamusta myös muuhun henkilöön kuin tilivelvolliseen (=tosiasiallinen vastuu). Viime kädessä harkintavallan siitä, ketkä ovat tilivelvollisia, voidaan katsoa olevan tilintarkastuskertomuksen antavalla tilintarkastajalla.

7 6 Luottamushenkilöiden valvontavastuu Kunnanhallitus vastaa (KL 23 ) kunnan hallinnosta ja taloudenhoidosta sekä valtuuston päätösten valmistelusta, täytäntöönpanosta ja laillisuuden valvonnasta. Hallintosäännön 46 mukaan kunnanhallitus vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisesta ja asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta sekä raportoi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja toteutumisesta valtuustolle. Lautakunnalla on velvollisuus valvoa, että sen alainen toimialue toimii vahvistetun talousarvion sekä kunnanvaltuuston ja kunnanhallituksen hyväksymien tavoitteiden mukaisesti sekä asettaa omalta osaltaan toimialueelle tavoitteet ja seuraa niiden toteutumista. Hallintosäännön 48 mukaan lautakunta vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta toimialallaan ja raportoi sisäisen valvonnan järjestämisestä ja toteutumisesta kunnanhallitukselle. Toimielinten jäsenten tilivelvollisuus korostaa heidän valvontavastuutaan päätöksenteossa ja toiminnan seurannassa. Seuranta on kunnallishallinnossa luottamushenkilöille kuuluva osa sisäistä valvontaa, esim. sen suhteen, miten viranhaltija käyttää hänelle delegoitua toimivaltaa. Seurannan keskeisiä tehtäviä ovat raportointivelvoitteiden asettaminen, raportoinnin toteutuksen valvonta ja tehtyjen päätösten ja raporteissa kuvattujen tulosten vertailu. Kunnan johdon valvontavastuu Kunnanjohtajan velvollisuutena on huolehtia riittävän ja toimivan sisäisen valvonnan toteuttamisesta ja ylläpitämisestä sekä toimivuuden varmistamisesta osana kunnan hallinnon ja taloudenhoidon johtamista. Hallintosäännön 47 mukaan kunnanjohtaja vastaa kunnan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta vastuualueellaan ja raportoi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja valvonnasta kunnanhallitukselle. Kunnan ylin johto on tilivelvollisina ja esimiehinä vastuussa sisäisen valvonnan järjestämisestä ja ylläpitämisestä sekä riskienhallinnasta tehtävänmäärittelyjen mukaisesti. He vastaavat siitä, että organisaation kullekin toiminnolle on määritelty vastuutaho. Heidän tehtävänään on luoda toimiva ja kattava ohjaus- ja seurantajärjestelmä. Esimiehen valvontavastuu Esimies vastaa siitä, että yksikön henkilöstön tehtävät ja vastuut on määritelty selkeästi ja henkilöstö on tietoinen tehtävistään. Esimiehen tehtävänä on luoda henkilöstölle edellytykset tehtävistä suoriutumiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen osana säännöllistä valvontaa. Esimies vastaa siitä, että hänen yksikkönsä tavoitteet tukevat ylemmän tason tavoitteita. Esimies vastaa myös tiedonkulusta ja raportoinnista. Esimiehet ohjaavat ja valvovat henkilöstönsä toimintaa. Esimiehen on ryhdyttävä toimenpiteisiin, jos havaitaan toimintaa, joka on tehotonta tai epätarkoituksenmukaista tai lain, muiden sääntöjen, ohjeiden ja päätösten vastaista. 4 KOKONAISVALTAINEN RISKIENHALLINTA Kokonaisvaltainen riskienhallinta on osa sisäistä valvontaa, jonka tavoitteena on varmistaa asetettujen tavoitteiden saavuttaminen. Riski on mahdollinen tapahtuma tai tapahtumaketju, joka voi vaarantaa taloudellisten tai toiminnallisten tavoitteiden saavuttamisen lyhyellä tai pitkällä aikavälillä tai uhata organisaation mainetta.

8 7 Liperin kunnassa on laadittu Turvallisuussuunnitelma 2013, jossa riskit jaotellaan: Talouden turvallisuus Toiminnan turvallisuus/henkilöstöturvallisuus Tietoturvallisuus Ympäristö- ja liikenneturvallisuus Rakennusturvallisuus Riskienhallinnan järjestäminen Liperin kunnan hallintosäännön 45 :n mukaan kunnanhallitus vastaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistamisesta ja asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta. Kunnanhallitus päättää kunnan omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Kunnanhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Riskienhallintaan kuuluvat myös takausvastuiden, vastuuvakuuksien ja muiden vastuiden valvonta. Vastuiden valvonta hoidetaan siinä hallintokunnassa, jonka tekemiin sopimuksiin vastuut liittyvät. Jokaisen hallintokunnan on tiedostettava ja kartoitettava omaan toimintaansa liittyvät riskit sekä ryhdyttävä toimenpiteisiin niiden ehkäisemiseksi. 5 VALVONTATOIMENPITEET TOIMINTAPROSESSEISSA Säännöllinen valvonta Tehokas sisäinen valvonta ja riskienhallinta perustuu siihen, että kunnalla on asianmukainen valvontarakenne ja valvontatoimenpiteet on järjestetty. Paras sisäinen valvonta syntyy organisaation ja sen johdon omista tarpeista. Parhaimmillaan sisäinen valvonta ja riskienhallinta on luonnollinen ja saumaton osa johtamista, ohjausta ja yksikön perustoimintaa. Säännölliseen valvontaan kuuluvat mm.: johdolle laadittavat raportit (johdon katselmukset) toiminnan ja toimintapoikkeamien seuranta (osastopalaverit) talousarvion toteutumisen seuranta (osastopalaverit) toimintaperiaatteiden sekä ohjeiden noudattamisen valvonta hyväksymis- ja valtuutusjärjestelmä (delegointipäätökset) erilaiset säännölliset varmistus- ja täsmäytystoimenpiteet sovittujen riskirajojen seuranta ja siitä raportointi fyysiset valvontatoimenpiteet esim. kiinteistöjen kameravalvonta Osa valvontajärjestelyistä, esimerkiksi turvallisuuteen ja omaisuuden turvaamiseen liittyvät järjestelyt, voivat olla luonteeltaan sellaisia, että niistä annetaan tietoa vain avainhenkilöille.

9 8 Käydään läpi vuosittain vakuutusyhtiön kanssa sekä tarvittaessa useammin esim. uusien kohteiden valmistumisen yhteydessä. Kontrollit osana toimintaprosesseja Toimintaan (prosessiin) rakennetut kontrollit havaitsevat ja estävät tai korjaavat tapahtumien käsittelyssä tai tiedoissa ilmeneviä virheitä. Toimintaan sisäänrakennettuun valvontaan kuuluu mm. kontrolleja, jotka: varmistavat tapahtumien ja tietojen oikeellisuutta tukevat toiminnan/prosessin oikeaa kulkua ja tietojärjestelmän käytön oikeellisuutta tukevat päätösten ja lakien noudattamista suojaavat tietoja valvovat valtuuksissa pysymistä estävät virheitä ja väärinkäytöksiä varmistavat tehtävien riittävää eriyttämistä turvaavat toiminnan jatkuvuutta Tehtävien eriyttämisellä tavoitellaan virheiden ja väärinkäytösten estämistä jakamalla tehtävät useampaan vaiheeseen eri henkilöille, niin että ei synny vaarallisia työyhdistelmiä. Mikäli tehtäviä ei voida eriyttää, esimerkiksi henkilökunnan vähäisyydestä johtuen, on toiminnosta vastuussa olevan esimiehen tehostettava valvontaa. Seuraavassa on lueteltu sisäisen valvonnan kannalta keskeiset toiminnot ja niihin liittyvät riskit sekä sisäisen valvonnan menettelyt. Toimivalta ja vastuut on määritelty kunnan hallintosäännössä ja jatkodelegointipäätöksissä. Sisäisen valvonnan keinoja ovat esimerkiksi selkeät toimivallan ja vastuiden määrittelyt ja kuvaukset sekä toiminnan ja delegoitujen valtuuksien käytön valvonta. Päätöksentekoprosessiin sisältyy päätöksen vireille tulo, päätöksen valmistelu, päätöksenteko, päätöksestä tiedottaminen, päätöksen toimeenpano sekä päätöksen toimeenpanon valvonta. Päätöksenteon tulee perustua oikeisiin ja riittäviin tietoihin. Itseoikaisumenettelyä käytetään osana päätöksentekoprosessia. Päätöstekstin on oltava yksiselitteinen ja täsmällinen. Päätökset on perusteltava. Tiedon on säilyttävä muuttumattomana asian kaikissa käsittelyvaiheissa. Päätöksenteossa ja valmistelussa sekä täytäntöönpanossa on noudatettava lainsäädäntöä ja sääntöjä sekä ohjeita. Kuntalaki 63 :ssä määritellään valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirjan nähtävänä pitäminen siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen. Otto-oikeus on ylemmän viranomaisen oikeus valvoa päätöksenteon laillisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta. Kuntalain 51 :ssä määritellään asian ottaminen ylemmän toimielimen käsiteltäväksi. Lisäksi hallintosäännön 24 ja 25 :ssä määritellään asian ottamisesta kunnanhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi. Viranhaltijoiden päätökset pidetään nähtävillä ao. toimielimen (lautakunta/kunnanhallitus) päättämällä tavalla. Samalla päätetään tavasta, jolla viranhaltijapäätökset ovat toimielimen tai muun otto-oikeuden omaavan viranhaltijan saatavilla mahdollista otto-oikeuden käyttämistä varten. Kaikki viranhaltijapäätökset tehdään Dynasty-asianhallintajärjestelmään.

10 9 Viranhaltijapäätösten osalta tulee sisäisessä valvonnassa kiinnittää huomio seuraaviin asioihin: mitä asioita on delegoitu ja subdelegoitu onko päätökset tehty toimivallan puitteissa onko päätökset annettu tiedoksi asianosaisille Tilivelvolliset viranhaltijat huolehtivat alaistensa viranhaltijoiden päätösten ja päätöspöytäkirjojen valvonnasta toimialan sisäisen tarkastuksen suunnitelman mukaisesti. Henkilöstöstrategia luo perustan kunnan henkilöstöpolitiikalle. Kuntastrategia, jonka valtuusto on hyväksynyt, osoittaa toiminnan tavoitteet. Kunnanhallitus hyväksyy vuosittain talousarvion suunnitteluohjeet. Talousarviossa ja -suunnitelmassa on esitetty kunnan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä resurssit. Talousarvion toteuttamista ohjaavat talousarvion täytäntöönpano ohjeet. Hallintokunnat määrittelevät vuosittain talousarviossaan, miten ne toteuttavat kuntastrategiaa ja omaa perustehtäväänsä tavoitteellisesti. Kunnanvaltuuston asettamien tavoitteiden pohjalta toimielimet hyväksyvät tehtäväalueensa toiminnalliset, taloudelliset ja palvelun laadulliset tavoitteet sekä meno- ja tuloerien käyttösuunnitelmat. Valtuusto hyväksyy talousarviossa investointisuunnitelman viisivuotiselle suunnitelmakaudelle. Investointien suunnittelun yhteydessä on selvitettävä investointien vaikutukset toiminnan volyymiin, kokonaiskustannuksiin ja käyttötalouteen. Ennen investointiesityksen tekemistä on selvitettävä myös vaihtoehtoisten tuottamistapojen ja ulkopuolisen rahoituksen mahdollisuudet. 6 RAPORTOINTI Valvonnalla organisaation johto ja esimiehet huolehtivat siitä, että heidän tulosalueellaan ja yksikössään tuotetaan ja ylläpidetään luotettavia tietoja toiminnasta, taloudesta ja hallinnosta. Tiedot tulee raportoida oikein ja ajantasaisesti. Hyvä toimintatapa johdolle on myös pitää oma henkilöstö ajan tasalla (esim. johdon katselmukset). Valtuustolle ja kunnanhallitukselle esitetään kaksi kertaa vuodessa koko kuntaa koskeva talous- ja toimintasuunnitelman raportti. Samalla esitetään tarvittavat toiminnalliset ja määrärahamuutokset. Muusta raportointijärjestelmästä toimiala päättää itse. Kunkin toimialan oma raportointijärjestelmä tulee suunnitella niin, että se palvelee koko kunnan raportointijärjestelmää. Hallintosäännön mukaan kukin toimielin raportoi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja toteutumisesta ylemmälle toimielimelle. Kunnanhallitus raportoi vuosittain valtuustolle toimintakertomuksessaan sisäisen valvonnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä (Talousraportti, Tilinpäätös). Kunnanjohtaja seuraa kuntaenemmistöisten tai kunnan määräysvallassa toimivien yhteisöjen (mm. Lipertek Oy, Liperin Vuokratalot Oy, Liperin Aluelämpö Oy, Viinijärven Linja-autoasema Oy) toimintaa ja tarvittaessa raportoi yhteisöjen toiminnasta kunnanhallitukselle.

11 10 7 TALOUDEN TURVALLISUUS Kirjanpito ja maksuliikenne Kirjanpidon ja maksuliikenteen järjestämisessä noudatetaan kuntalakia, kirjanpitolakia, hyvää kirjanpitotapaa, kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeita sekä Kuntaliiton suosituksia soveltuvin osin. Lisäksi kirjanpidossa noudatetaan pääkirjanpitäjän tai kunnankamreerin antamia ohjeita. Kirjanpito täsmätään kerran kuukaudessa. Kassojen tarkastus Kassat tarkastetaan vähintään kerran vuodessa (10 kpl). Kunkin toimialan osastopäällikkö valitsee kassojen tarkastajat ja huolehtii siitä, että kassat tarkastetaan suunnitelman mukaisesti ja niistä laaditaan muistiot. Rahatilit täsmätään kirjanpitoon kerran kuukaudessa. Rahavarojen, arvopapereiden, vakuuksien ja vakuutusten tarkastus Rahavarat, arvopaperit, vakuudet ja vakuutukset tarkastetaan vähintään kerran vuodessa. Kunkin toimialan osastopäällikkö valitsee tarkastajat ja huolehtii siitä, että em. asiat tarkastetaan suunnitelman mukaisesti ja niistä laaditaan muistiot. Varastojen tarkastus, Vaihto-omaisuus Toimivat varastot on inventoitava vähintään kerran vuodessa. Inventoinnista on laadittava muistio. Laskujen hyväksyminen ja ostoreskontra Laskujen hyväksymisestä kunnanhallitus antaa ohjeen vuosittain talousarvion täytäntöönpanopäätöksen yhteydessä. Laskujen hyväksymismenettelyä tarkastetaan toimialan sisäisen tarkastuksen suunnitelman mukaisesti. Ostoreskontra täsmätään kirjanpitoon kerran kuukaudessa. Laskutus ja saatavat Laskutuksessa ja perinnässä noudatetaan kunnanhallituksen hyväksymiä laskutus- ja perintäohjeita. Ohjeiden noudattamista tarkastetaan toimialan sisäisen tarkastuksen suunnitelman mukaisesti. Tarvittaessa kunnankamreerin valitsema viranhaltija tarkastaa pistokokein ohjeiden noudattamista. Myyntireskontra täsmätään kirjanpitoon kerran kuukaudessa. Palkanlaskennan oikeellisuus Palkan ja muiden korvausten maksamisessa noudatetaan sopimuksia ja kunnan viranomaisen päätöksiä. Palkanlaskijalla ja palkka-asiamiehellä on oikeus palauttaa toimialalta tullut palkkaperuste uudelleen valmisteluun, mikäli palkkaperusteessa havaitaan virheellisyyksiä. Toimiala tarkastaa palkkaperusteiden oikeellisuutta sisäisen tarkastuksen suunnitelman mukaisesti. Henkilöstökustannukset täsmätään kirjanpitoon kerran kuukaudessa. Kassan riittävyys ja sijoitukset Kunnankamreeri ja hänen estyneenä ollessa muut tilinkäyttöoikeuden omaavat viranhaltijat vastaavat siitä, että kunnan kassa pidetään sillä tasolla, että viivästyskoroista ja muista vastaavista maksuista vältytään. Kassan riittävyydestä ja kunnan sijoituksista raportoidaan

12 11 kunnanhallitukselle vähintään kaksi kertaa vuodessa. Kunnanjohtajan ja kunnankamreerin lainanottovaltuudesta päättää valtuusto. Pankkitilit Kaikki rahaliikenne hoidetaan kunnan pankkitilien kautta. Hallintosäännön 50 mukaan kunnankamreeri päättää pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta. Kunnanhallitus päättää pankkitilien käyttöoikeuksista. Ulkopuolisten varat Kunnalla on hoidettavana myös muille kuuluvia varoja. Esimiesten vastuulla on järjestää ulkopuolisen varojen hoito sekä riittävä ja luotettava seuranta. Kunnan nimissä voidaan käsitellä vain kunnalle kuuluvia varoja, jotka kirjataan kunnan kirjanpitoon, poikkeuksena toimeksiantojen pääomat. Yksityiset varat pidetään erillään kunnan kirjanpidosta. Omaisuuden hallinnointi Kunnan tehtävänä on tuottaa ja järjestää kuntalaisille lainsäädännössä tai kunnan omin päätöksin määritellyt palvelut tehokkaasti ja taloudellisesti. Hallintokunnat ovat velvollisia huolehtimaan siitä, että kunnan omistama ja kunnan hoidossa oleva omaisuus pidetään kunnossa ja, että sitä käytetään taloudellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Kiinteistöomaisuuden hallinnoinnista vastaa tekninen lautakunta. Omaisuuden hallinnoinnissa noudatetaan konserniohjetta ja hallintosääntöä, jossa on määräykset mm. omaisuuden myynnistä ja poistamisesta sekä irtaimiston luetteloinnista. Käyttöomaisuus rekisteröidään. Rekisterit tarkastetaan toimialan sisäisen tarkastuksen suunnitelman mukaisesti Hankinnat Hankinnoissa noudatetaan hankintalakia, hankintasääntöä ja sitä täydentäviä ohjeita sekä muita ohjeita. Hankinnoissa käytetään mahdollisuuksien mukaan seudullisen hankintatoimen palveluita. Riskejä ovat mm., että hankintoja tehdään ilman valtuuksia, hankintalainsäädännön tai ohjeiden vastaisesti, omaisuutta häviää tai turmeltuu. Sisäisen valvonnan keinoja ovat esimerkiksi hankintavaltuuksien määrittely, valtuuksien käytön sekä ohjeiden noudattamisen seuranta, hankintaan liittyvien tehtävien jako sekä hankintaprosessin toimivuuden arviointi. Projektitoiminta Liperin kunta voi itse hallinnoida projekteja tai olla mukana muiden hallinnoimissa projekteissa. Hankkeesta vastaava toimielin tai viranhaltija tekee päätöksen projektin perustamisesta tai projektiin osallistumisesta. Mikäli projekti edellyttää määrärahoja, on se ennen käynnistämistä vietävä toimielimen käsittelyyn määrärahojen osoittamiseksi projektin käyttöön. Projektin asettamispäätöksessä nimetään projektin ohjausryhmä ja tarvittaessa projektipäällikkö. Asettamispäätöksen tulee pohjautua projektisuunnitelmaan, josta on ilmettävä projektin tavoitteet, toteutus, organisointi, resursointi ja aikataulu. Projektin ohjausryhmä vastaa projektin toteutumisesta. Projektin kirjanpito tulee järjestää siten, että projektin menoja ja tuloja voidaan seurata omana kokonaisuutenaan. Projektin kirjanpidon järjestämisvastuu on projektista vastaavalla

13 12 viranhaltijalla. Projektista vastaavan viranhaltijan tehtävänä on valvoa projektin toteutumista sekä huolehtia projektia koskevien tilitysten ja raporttien toimittamisesta projektin rahoituspäätöksen edellyttämällä tavalla. Projektin päätyttyä projektista vastaavan viranhaltijan on huolehdittava projektiasiakirjojen asianmukaisesta arkistoinnista. Kunnanhallitus, lautakunta tai viranhaltija päättää osallistumisesta ja kuntaosuuden maksamisesta muiden hallinnoimiin projekteihin. Osallistumisen edellytyksenä on ao. tarkoitukseen varattu määräraha. Päätöksestä on käytävä ilmi projektin hallinnoija, tarkoitus ja tavoitteet, projektin kesto, vastuuhenkilöt ja kustannusarvio. Atk-ohjelmien käyttöoikeudet Kunkin ohjelman pääkäyttäjä pitää luetteloa käyttäjäoikeuksista. Luettelo tarkastetaan toimialan sisäisen tarkastuksen suunnitelman mukaisesti. Avustukset Avustuksia voivat myöntää vain siihen hallintosäännöissä oikeutetut tahot. Toimielimet määrittelevät jakamiensa avustusten myöntämisperiaatteet, jotta päätöksenteossa tasapuolisuus ja oikeellisuus toteutuvat. Kunnalle tulee varata mahdollisuus tarkastaa avustusten saajien toimintaa. Mikäli avustusta ei ole käytetty avustuspäätöksen mukaisesti, voidaan avustus periä takaisin. Myönnettyjen avustusten määrä pitää pysyä niille talousarviossa varatuissa määrärahoissa. Sopimukset ja niiden hallinnointi Sopimuksen laatiminen edellyttää aina joko viranhaltija- tai toimielinpäätöksen tekemistä. Sopimukset on laadittava kunnan edun mukaisina ja niiden pitää noudattaa ko. alan yleisiä sopimusehtoja silloin, kun sopimustyyppi sen sallii. Sopimuksen rakenteen ja tekstin on oltava sellainen, että sopimuksen tulkinta voidaan tehdä mahdollisimman yksiselitteisesti. Sopimusten valvontavastuu on joko sopimuksen hyväksyjällä tai hänen määräämällään. Toimielinten hyväksymien sopimusten osalta valvontavastuu on osastopäälliköllä tai hänen määräämällään. Kullekin sopimukselle tai sopimusryhmälle tulee nimetä valvontavastuussa oleva henkilö. Liperin kunnan sopimukset on luetteloitu (skannattu) Dynasty -sopimushallinta järjestelmään. Dynastyn avulla seurataan sopimusten määräaikoja esim. irtisanomisaikoja tms. Sopimuksenhallinnan tavoitteena on varmistua siitä, että sopimuksista on ajantasainen sopimusluettelo ja ne arkistoidaan asianmukaisesti sopimusten teolle on selkeä prosessi ja valtuudet sopimuksia allekirjoittavat henkilöt, joilla on siihen valtuudet sopimuksissa on kuntaa suojaavat kohtuulliset pykälät sopimuksilla on omistaja, joka seuraa sopimustensa irtisanomista, voimassaoloa, maksujen aiheellisuutta ja oikeellisuutta (apuna Dynasty järjestelmä) sopimukset sanotaan irti, kun ne eivät ole tarpeen. Kunta hankkii enenevässä määrin myös palveluita ulkopuolisilta palveluntuottajilta. Useimmiten palveluiden laadun varmistaminen on kunnan vastuulla.

14 13 Valtionosuudet ja -avustukset ja muut avustukset Toimialat vastaavat valtionosuuksien ja -avustusten hakemisesta sekä mahdollisen tilitysten tekemisestä asianmukaisesti ja ajallaan. Tarvittaessa valtionosuus- ja -avustuspäätöksiin muutoksen hakee kunnanhallitus. 8 TOIMINNAN TURVALLISUUS / HENKILÖSTÖTURVALLISUUS Toiminnan turvallisuudella tarkoitetaan jokaisen työpaikan toiminnasta mahdollisesti aiheutuvien riskien ennakoimista ja huomioimista työtehtävissä ja riskien minimoimista. Toiminnan turvallisuudessa huomioidaan mm.: työntekijän perustehtävä on selkeä. Työntekijä tunnistaa oman roolinsa osana palveluketjua sekä varajärjestelmät toimintansa osalta tuoteturvallisuus (laitteet ja välineet ovat kunnossa, välineet ovat oikeat, ohjeet on saatavilla) yhteisön turvallisuus (yhteiset asiat sovitaan, miten toimitaan kriisitilanteissa) palveluihin liittyvä turvallisuus (arvioidaan myös mitä palveluketjun riskejä sisältyy palvelutuotantoon) irtaimiston varkaudet / tuhoutuminen asiariskit (esim. vakuuksien valvominen, päätösten virheellinen jatkotoimi) Toiminnan turvallisuus huomioidaan strategisissa painopistealueissa eri viranomaisyhteistyössä. Henkilöstöturvallisuuteen sisältyvät henkilöturvallisuus ja henkilösuoja. Henkilöturvallisuudella tarkoitetaan henkilön luotettavuutta toimissaan ja tehtävissään ja niihin liittyviä selvityksiä (taustat kunnossa). Henkilösuojalla tarkoitetaan henkilön suojaamista olinpaikassaan, työssään, yksin työskentelyssä ja työmatkoilla. Henkilösuoja sisältää myös henkilön koskemattomuuden, fyysisen ja psyykkisen yksityisyyden suojan. Henkilöstöturvallisuuden tavoite on ennaltaehkäistä ja pienentää henkilöstöön kohdistuvia mahdollisia riskejä. Henkilöstöturvallisuutta parantavat mm: työturvallisuus toimenpiteet (RiskiArvi) hyvä työkyky (tth tarkastukset, varhaisen tuen malli) osaaminen, perehdytys, koulutus (Pelisäännöt) tuloskeskustelut kerran vuodessa ammattitaitoinen henkilöstö (Kuntarekry) salassapito ja tietoturva asiat kunnossa (Käyttäjän tietoturvaopas, Tietoturvasitoumus)

15 14 9 TIETOTURVALLISUUS Tietoturvalla tarkoitetaan tietojen, tietojärjestelmien ja tietoliikenteen luottamuksellisuuteen, eheyteen ja käytettävyyteen kohdistuvien riskien minimointia. Liperin kunnan tietohallinto ja tietotekniset palvelut ovat siirtyneet vuoden 2009 alusta Pohjois-Karjalan tietotekniikkakeskukselle. Pohjois-Karjalan tietotekniikkakeskus vastaa kuntien tietoturvaohjelmasta. Pohjois-Karjalan tietotekniikkakeskus on laatinut Liperin kunnalle tieturvapolitiikkaohjelman sekä Liperin kunnan tietoturvasuunnitelman. Kunnanhallitus hyväksyy tietoturvapolitiikan ja vastaa viime kädessä tietoturvan toteutumisesta ja tarvittavien edellytyksien luomisesta tietoturvavaatimusten ja -tavoitteiden saavuttamiseksi. Tulosaluejohtajat ja kuntayhtiöiden toimitusjohtajat vastaavat tietoturvapolitiikan toteutuksesta omalla toimialueellaan sekä tietoturvan integroimisesta kokonaistoimintastrategiaan ja vastaavat tietoturvan ja siihen liittyvien kehittämishankkeiden toteutuksesta omilla vastuualueillaan. Lisäksi he ovat mukana tietoturvan saavuttamiseksi tehtävien toimenpiteiden suunnittelussa ja varmistavat osaltaan toimintaan kuuluvien tietojen turvaamisen menetelmät, välineet ja toimenpiteet, työhön osoitetut resurssit sekä välineistön tietoturvaominaisuudet Tietoturvallisuusryhmän (TT-ryhmä) tehtäviin lukeutuvat vakaviin tietoturvaongelmiin liittyvien ja nopeaa reagointia vaativien toimenpiteiden käynnistäminen. Tietoturvallisuusryhmän muihin tehtäviin kuuluu tietoturvallisuuteen liittyvien suunnitelmien ja ohjeistuksien katselmointi ja käytäntöön vienti. TT-ryhmä koostuu kunnan ICT-työryhmästä ja PTTK Oy:n edustajista. Kunnanjohtaja vastaa kunnan tietoturvasta ja koordinoi tietoturvan seurantaa, raportointia ja kehittämishankkeita. Kunnankamreeri huolehtii mm. tietoturvaan liittyvien suunnitelmien ylläpidosta ja niiden perustana olevien lakien, säädöksien ja standardien seurannasta sekä selkeiden ohjeiden ja koulutusmateriaalin laadinnasta käyttäjille yhteistyössä PTTK Oy:n kanssa. Tietosuojan valvonta on osa Liperin kunnan normaalia riskienhallintaa. Kuntaan on nimetty tietosuojavastaavat, joiden tehtävänä erityisasiantuntijoina on antaa asiantuntija-apua sekä koko organisaation henkilöstölle että ennen kaikkea kunnan johdolle tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä. Tietosuojavastaavat harjoittavat tietosuojavalvontaa yhteistyössä tietojärjestelmien pääkäyttäjien kanssa ja raportoivat tietosuojanvalvonnasta vuosittain ylimmälle johdolle. Jokainen viran/-toimenhaltija, joka käsittelee tietoja (sekä automaattisen tietojenkäsittelyn piiriin sisältyvät että paperimuotoiset tiedot), on vastuussa tietoturvan toteuttamisesta omalta osaltaan. Jokaisen työntekijän tulee erityisesti huolehtia siitä, että henkilötietoja käsiteltäessä noudatetaan tietosuojalakia (523/1999) ja muita erityislaeissa annettuja tietosuojaa koskevia säännöksiä (mm. potilaslaki, sosiaalihuollon asiakaslaki, perusopetuslaki). Työntekijöille selvitetään perehdytyksen yhteydessä tietoturvapolitiikan sisältö ja he sitoutuvat lakien, asetusten ja määräysten lisäksi noudattamaan hyväksytyn tietoturvapolitiikan toteuttamiseen liittyviä määräyksiä, ohjeita ja toimintatapoja.

16 15 Käyttäjän tietoturvaopas sisältää yksityiskohtaiset ohjeet, mitä jokaisen kunnan työntekijän tulee huomioida tietoturvallisuuteen liittyen (esim. sähköpostin, internetin, etätyön tietoturva). Jokaisen kunnan palvelukseen tulevan työntekijän kanssa allekirjoitetaan tietoturvasitoumus. Lisäksi on laadittu Viestintäohje ja verkkoviestintäohje YMPÄRISTÖ- JA LIIKENNETURVALLISUUS Ympäristö- ja liikenneturvallisuudella tarkoitetaan kunnan alueella liikkumiseen liittyvää liikenneturvallisuutta. Liikenneturvallisuussuunnitelma tehtiin yhteistyönä Ely-keskuksen, Liperin kunnan, Outokummun kaupungin ja Tuusniemen kunnan toimeksiannosta. 11 RAKENNUSTURVALLISUUS Rakennusten paloturvallisuuden tason määrittävät paloviranomaiset viranomaistarkastuksissaan. Rakennusten osalta turvallisuusriskejä kartoitetaan kahden vuoden välein tehtävillä käyttäjäkohtaisilla kartoituksilla näiden kartoitusten analysoinneilla ja jatkotoimenpiteillä. Sisäilmaongelmaepäilyjen osalta toimitaan erillisen toimintaohjeen mukaan. 12 OHJEEN VOIMAANTULO JA AJAN TASALLA PITÄMINEN Tämä ohje tulee voimaan alkaen. Tällä ohjeella kumotaan aikaisemmin voimassa ollut sisäisen valvonnan ohje. Ohje tuodaan kunnanhallituksen käsittelyyn, kun kunnan toiminnassa tapahtuu sellaisia muutoksia, jotka edellyttävät ohjeen päivittämistä. Kunnanhallitus valtuuttaa kunnanjohtajan hyväksymään tähän ohjeeseen sellaiset vähäiset korjaukset, jotka ovat tarpeellisia sen ajan tasalla pitämiseksi. LIPERIN KUNNAN TURVALLISUUSSUUNNITTELUA TUKEVAT STRATEGIAT JA ASIAKIRJAT: Kuntastrategia ja hallitusohjelma Talouden tasapainottamisen toimenpideohjelma Henkilöstöstrategia Liperin kunnan tietoturvasuunnitelma Liperin kunnan tietoturvapolitiikka Käyttäjän tietoturvaopas Sosiaali- ja terveyspalvelujenpalvelustrategia Lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelma (seudullinen suunnitelma valmis, paikallinen suunnitelma osaksi hyvinvointistrategiaa) Sivistysstrategia Kouluterveystutkimus Päihde- ja mielenterveysstrategia Vanhuspoliittinen strategia, vanhuspalvelujen kehittämisohjelma Potilasturvallisuussuunnitelma Soten riskienhallintapolitiikka

17 16 Sosiaali- ja terveyspalveluiden tietoturvasuunnitelma Soten turvallisuusjohtamisen kriteeristö Lapsi- ja nuorisopoliittinen ohjelma Nuorisostrategia Oppilashuoltostrategia Valmiussuunnitelmat Liikenneturvallisuussuunnitelma Elinkeino-ohjelma kiinteistöjen pelastus- ja turvallisuussuunnitelmat Vapaa-ajan asumisen tavoiteohjelma RiskiArvi