DIREKTIV FÖR VASA STADS PERSONALS INITIATIVVERKSAMHET. Vaasan kaupungin henkilökunnan ALOITETOIMINNAN TOIMINTAOHJE

Transkriptio

1 2001 DIREKTIV FÖR VASA STADS PERSONALS INITIATIVVERKSAMHET Vaasan kaupungin henkilökunnan ALOITETOIMINNAN TOIMINTAOHJE

2 Kannen kuvissa palkittuja aloitteita vuosien varrelta: Ylärivissä vasemmalla: - Traktorin puskulevyyn kiinnitettävä kumiterä luistelukenttien hoitoon. (Tiemestaritoimisto) Ylärivissä oikealla: - Tuoli Brototyyppi. Tuolin jalkoihin asennettu pyörät, jolloin liikuntarajoitteisen asukkaan auttaminen ruokailemaan pöydän ääreen helpottuu. (Kotipalvelu, vanhushuolto) Keskellä: - Teknisen työn purunpoistojärjestelmä. Vas. kuva työskentelytilasta ja oik. ulkoa. (Opetusvirasto) Alhaalla vasemmalla: - Putkijalkainen näyttöpäätepöytä käännetty ja näyttö sijoitettu entiselle näppäintasolle. Työpisteestä tulee ergonomisesti oikea pienin kustannuksin. (Terveysvirasto) Alhaalla oikealla: - Pintalietteen käsittelyssä käytetty kuivauslaite. (Påttin puhdistamo) På pärmen finns bilder av tidigare belönade initiativ Uppe till vänster: - Schaktblad med gummibett på traktorn för underhåll av skridskobanorna. (Vägmästarbyrån) Uppe till höger: - Brototyyppi-stolen. Stolsbenen har försetts med hjul för att det skall vara lättare att hjälpa en rörelsehindrad invånare till matbordet. (Hemservicen, åldringsvården) I mitten: - Sågspånsuppsugningssystem för slöjdundervisningen. Den vänstra bilden är från arbetsutrymmet och den högra utifrån. (Utbildningsverket) Nere till vänster: - Ett terminalbord har svängts och bildskärmen har placerats på den tidigare tangentbordsdelen. Arbetsstället blir med små kostnader ergonomiskt riktigt. (Hälsovårdsverket) Nere till höger: - Torkningsanordning för behandling av ytslam. (Påttska reningsverket)

3 Sisällysluettelo - Innehållsförteckning MIKÄ ON HENKILÖSTÖALOITE? VAD ÄR ETT PERSONALINITIATIV?...4 MITEN ALOITE TEHDÄÄN? HUR GÖRS INITIATIVET?...4 ALOITTEEN VASTAANOTTAJA INITIATIVETS MOTTAGARE...5 ALOITTEEN KÄSITTELY BEHANDLING AV INITIATIVEN...5 PALKITSEMINEN BELÖNANDE AV INITIATIVEN...6 ALOITEPALKKIOIDEN RAHOITUS FINANSIERING AV INITIATIVPREMIERNA...8 ALOITTEEN KÄYTTÖOIKEUS RÄTT ATT UTNYTTJA INITIATIVET...9 TIEDOTTAMINEN JA SEURANTA INFORMATION OCH UPPFÖLJNING...9 ALOITTEEN PISTEPALKKION LASKEMINEN / UTRÄKNING AV POÄNGPREMIEN FÖR INITIATIV Kaupunginhallituksen yleisjaosto/stadsstyrelsens allmänna sektion

4 MIKÄ ON HENKILÖSTÖALOITE? Aloite on uusi idea, mitä ei ole aiemmin esitetty tai toteutettu Vaasan kaupungilla. Se koskee työn parempaa toimivuutta; työskentelytapoja, työturvallisuutta, työviihtyvyyttä, työmenetelmiä tai työvälineitä. Uusilla ideoilla pyritään kaupungin palvelun/palvelutuotannon tuloksellisuuden parantamiseen. Aloitetta, jota ei voida katsoa henkilöstöaloitteeksi, mutta jolla on merkitystä kaupungin hyvän palvelun kannalta, toimitetaan käsiteltäväksi tehtävästä vastaavalle tulosalueelle. Myös nämä aloitteentekijät ovat oikeutettuja tunnustuspalkintoon. MITEN ALOITE TEHDÄÄN? Aloite tehdään kirjallisesti aloitelomakkeella, joita löytyy jokaisen työpaikan ilmoitustaululta. Aloitteen voi myös tehdä kaupungin intranet-sivulla tai henkilöstöpalveluiden kotisivulla olevalle aloitelomakkeelle. Aloitetta koskien halutaan tietää: uudistusehdotus tai ilmennyt ongelma mitä erilaisia etuja aloitteen toteutuminen toisi nyt tai myöhemmin ne hallintokunnat, tulosalueet tai tulosyksiköt, joille aloitteen toteutumisesta olisi etua. VAD ÄR ETT PERSONALINITIATIV? Ett initiativ är en ny idé som inte tidigare har framlagts eller förverkligats inom Vasa stad. Det gäller idéer som förbättrar arbetets utförande: arbetsförhållandena, arbetssäkerheten, arbetstrivseln, arbetsmetoderna eller arbetsredskapen. Med nya idéer strävar man efter att förbättra resultaten för stadens serviceproduktion. Ett initiativ som inte kan anses som personalinitiativ, men som har betydelse och förbättrar stadens service, sänds för behandling till det resultatområde som ansvarar för uppgiften. Också dessa initiativtagare är berättigade till erkännandepremie. HUR GÖRS INITIATIVET? Initiativet görs skriftligt på initiativblanketten, som finns på anslagstavlan vid varje arbetsplats. Initiativet kan också göras på stadens intranetsida eller på initiativblanketten på personalservicens hemsida. Angående initiativet vill vi veta: förslaget till förnyelse eller problem som uppstått vilka olika förmåner skulle förverkligandet av initiativet medföra nu eller senare de förvaltningar, resultatområden eller enheter, som skulle ha nytta av initiativets förverkligande. 4

5 Tarvittaessa lomakkeeseen voidaan liittää piirroksia, valokuvia, näytteitä tai muuta aloitetta havainnollistuvaa aineistoa. Jos aloitteiden tekijät haluavat, niin kutakin aloitetta käsitellään nimimerkillä aina palkitsemiseen saakka. Myös julkisuus esim. henkilöstölehdessä toteutetaan aloitteiden tekijöiden omien toivomusten mukaan. Vid behov kan till blanketten fogas skisser, fotografier, prover eller annat material som åskådliggör initiativet. Om initiativtagarna så önskar behandlas varje initiativ under signatur ända till belönandet. Även publicitet t.ex. i personaltidningen förverkligas enligt initiativtagarnas egna önskemål. ALOITTEEN VASTAANOTTAJA Jokaisessa virastossa on aloitesihteeri, joka on viraston kehittämisryhmässä tai vastaavassa ryhmässä toimiva henkilöstöä edustava henkilö. Aloitesihteeri vastaanottaa aloitteen. Mikäli aloite on lähetetty sisäisessä postissa tai sähköpostitse aloitesihteeri ilmoittaa aloitteen tekijälle/tekijöille aloitteen vastaanottamisesta. Henkilöstöpalvelut vastaanottaa kotisivujen kautta tehdyt aloitteet ja toimittaa ne ao. aloitesihteerille. Koko kaupunkiorganisaatiota koskevat aloitteet vastaanottaa henkilöstöpalvelut. ALOITTEEN KÄSITTELY Aloitesihteeri pyytää aina lausunnon aloitteen tekijän/tekijöiden esimieheltä. Tarvittaessa lausuntoja voidaan pyytää myös muulta taholta. Lausunnot on annettava kirjallisesti mahdol- INITIATIVETS MOTTAGARE Vid varje ämbetsverk finns en initiativsekreterare som är den person som representerar personalen i ämbetsverkets utvecklingsgrupp eller motsvarande grupp. Initiativsekreteraren tar emot initiativet. Om initiativet har sänts med den interna posten eller e-post meddelar initiativsekreteraren initiativtagaren/initiativtagarna om att initiativet mottagits. Personalservicen tar emot de initiativ som gjorts via hemsidorna och sänder dem till vederbörande initiativsekreterare. Initiativ som gäller hela stadens organisation tar personalservicen emot. BEHANDLING AV INITIATIVEN Initiativsekreteraren inbegär alltid utlåtande av initiativtagarens/-tagarnas förman. Vid behov kan utlåtanden även inbegäras från annat håll. Utlåtandena skall ges skriftligen så fort som 5

6 lisimman nopeasti, kuitenkin viimeistään neljän (4) viikon kuluessa. Aloitesihteeri pitää aloitteen tekijää/tekijöitä ajantasalla aloitteen käsittelyvaiheista. möjligt, men dock inom fyra (4) veckor. Initiativsekreteraren håller initiativtagaren/ -tagarna à jour om initiativets behandlingsskeden. PALKITSEMINEN Jos aloitteiden kehittäminen tai toteuttaminen voidaan katsoa kuuluvan henkilön tai useamman henkilön tavanomaisiin työtehtäviin, on aloitepalkkion maksamista harkittava kulloinkin tapauskohtaisesti. Kehittämisryhmät arvioivat aloitteet lausunnon antajan lisäksi. Kehittämisryhmät päättävät aloitepalkkioista. Koko kaupunkiorganisaatiota koskevat aloitteet valmistellaan henkilöstöpalveluissa ja käsitellään yhteistyöryhmässä. Mikäli aloitteesta ei myönnetä rahapalkkiota (palkitsemiskeinot 2 ja 3) on kielteinen päätös perusteltava ja ilmoitettava siitä kirjallisesti aloitteiden tekijöille. Jos aloitteen tekijänä on ryhmä, jakautuvat rahapalkkiot (palkitsemiskeinot 2 ja 3) ryhmän jäsenten kesken siten, että jokaiselle tulee yhtä suuri osuus. Palkitsemiskeinot ovat seuraavat: 1) Tunnustuspalkinto Tunnustuspalkinto myönnetään henkilöstöaloitteesta aina, vaikka aloitteen tuoma etu tai hyöty olisikin vähäinen. Kukin kehittämisryhmä tai vastaava päättää tunnustuspalkkion valikoimasta. BELÖNANDE AV INITIATIVEN Om utvecklandet och förverkligandet av initiativen kan anses höra till en eller flera arbetstagares sedvanliga arbetsuppgifter bör betalningen av initiativarvode bedömas från fall till fall. Förutom av utlåtandegivaren bedöms initiativen av utvecklingsgrupperna. Utvecklingsgrupperna beslutar om initiativarvoden. Initiativ som gäller hela stadens organisation bereds vid personalservicen och behandlas i samarbetsgruppen. Om penningarvode inte beviljas för initiativet (belöningssätt 2 och 3) skall ett negativt beslut motiveras och detta skall skriftligen meddelas initiativtagarna. Om det är en grupp som lämnat in initiativet fördelas penningbelöningen (belöningssätten 2 och 3) mellan gruppens medlemmar på så sätt att alla får en lika stor andel. Belöningssätten är följande: 1) Erkännandepremie Erkännandepremie beviljas alltid för personalinitiativ, fastän initiativet skulle medföra liten nytta eller fördel. Varje utvecklingsgrupp eller motsvarande fattar beslut om erkännandepremieurvalet. 6

7 Aloitesihteeri luovuttaa pikimmiten tunnustuspalkkion. 2) Pistepalkkio Pistepalkkio myönnetään kaikille sellaisille aloitteille, jotka arvioidaan selviksi ja tuntuviksi uudistuksiksi entisiin työskentelyoloihin, työturvallisuuteen, työviihtyvyyteen, työmenetelmiin tai työvälineisiin. Pistepalkkion laskentataulukon löydät tämän ohjeistuksen lopusta. Eri laatutekijöille annetut vaikutuspisteet (0-2) lasketaan yhteen ja kerrotaan pisteen arvolla, jolloin saadaan pistepalkkion suuruus. Aloitteen laatutekijöille antaa pisteet ensin lausunnon antaja ja senjälkeen kehittämisryhmä. Kehittämisryhmä päättää palkitsemisesta. Jos päätöstilanteessa ei olla yksimielisiä, käsittely siirtyy yhteistyöryhmälle. Kehittämisryhmän puheenjohtaja luovuttaa rahallisen pistepalkkion. Koko kaupunkiorganisaatiota koskevan aloitteen palkitsemisesta päättää yhteistyöryhmä. Rahallisen pistepalkkion luovuttaa henkilöstöpalvelut. 3) Nettohyötypalkkio Nettohyötypalkkio myönnetään aloitteesta, josta on toteutettuna laskettavissa merkittävä säästö, etu tai tuotto. Nettohyötypalkkio on kertapalkkio ja sen suuruus on % ensimmäisen vuoden nettosäästöistä laskettuna. Netto-hyötypalkkiosta on vähennettävä aloitteesta jo aiemmin myönnetty pistepalkkio. Initiativsekreteraren överlåter så snabbt som möjligt erkännandepremien. 2) Poängpremie Poängpremie beviljas för alla sådana initiativ som bedöms som klara och kännbara förnyelser jämfört med tidigare arbetsförhållanden, arbetssäkerhet, arbetstrivsel, arbetsmetoder eller arbetsredskap. Tabellen för uträkning av poängpremierna finns i slutet av detta direktiv. Poängen (0-2) för olika kvalitetsfaktorer räknas ihop och multipliceras med poängtalet, varvid man får poängpremiebeloppets storlek. Initiativets kvalitetsfaktorer poängsätts först av den som ger utlåtandet och därefter av utvecklingsgruppen. Utvecklingsgruppen beslutar om belöning. Om man vid beslutsfattandet inte är enig, överförs behandlingen till samarbetsgruppen. Utvecklingsgruppens ordförande överlåter poängpremiepengarna. Om belöningen av initiativ som gäller hela stadens organisation beslutar samarbetsgruppen. Poängpremiepengarna överlåter personalservicen. 3) Premie som grundar sig på nettovinning Nettovinningspremie beviljas för initiativ som vid förverkligandet medför betydande inbesparingar, förmåner eller vinst. Nettovinningspremien är en engångsbelöning som utgör % av nettoinbesparingarna under det första året. Från nettovinningspremien minskas poängpremie som redan tidigare har beviljats för initiativet. 7

8 Kehittämisryhmä päättää palkitsemisesta. Jos päätöstilanteessa ei olla yksimielisiä, käsittely siirtyy yhteistyöryhmälle. Kehittämisryhmän puheenjohtaja luovuttaa rahallisen nettohyötypalkkion. Koko kaupunkiorganisaatiota koskevan aloitteen palkitsemisesta päättää yhteistyöryhmä. Rahallisen nettohyötypalkkion luovuttaa henkilöstöpalvelut. 4) Vuosittainen arvonta Henkilöstöpalvelut järjestää joka vuoden alussa kaikkien edellisen vuoden aikana aloitteita tehneiden kesken arvonnan. Arvonnan voittaja saa arvokkaan esinelahjan. ALOITEPALKKIOIDEN RAHOITUS Tunnustuspalkkiot ja pistepalkkiot mak setaan sen tulosalueen varoista, jota aloite koskee. Nettohyötypalkkiot maksetaan sen tulosalueen säästöistä, johon aloitteen hyöty kohdistuu. Koko kaupunkiorganisaatiota koskevien aloitteiden palkitseminen maksetaan henkilöstöpalveluiden talousarvioon varatusta määrärahasta samoinkuin vuosittaisen arvonnan palkinto. Utvecklingsgruppen beslutar om belöning. Om man vid beslutsfattandet inte är enig, överförs behandlingen till samarbetsgruppen. Utvecklingsgruppens ordförande överlåter nettovinningspremiepengarna. Om belöningen av initiativ som gäller hela stadens organisation beslutar samarbetsgruppen. Nettovinningspremiepengarna överlåter personalservicen. 4) Årlig utlottning Personalservicen ordnar i början av varje år utlottning mellan alla som under det föregående året har inlämnat initiativ. Den som vinner får en värdefull gåva. FINANSIERING AV INITIATIVPREMIERNA Erkännandepremierna och poängpremierna utbetalas från anslagen för det resultatområde som initiativet gäller. Nettovinningspremierna betalas från inbesparingarna för det resultatområde till vilket nyttan av initiativet riktas. Belöningen av initiativ som gäller hela stadens organisation betalas från de anslag som personalservicen reserverat i budgeten liksom också priset för den årliga utlottningen. 8

9 ALOITTEEN KÄYTTÖOIKEUS Palkitun aloitteen käyttöoikeus siirtyy kaupungille. Aloitteiden tekijöillä on kuitenkin oikeus hakea keksinnölleen patentti, jolloin noudatetaan niitä ehtoja, mitä laissa oikeudesta työntekijöiden tekemiin keksintöihin on säädetty. RÄTT ATT UTNYTTJA INITIATIVET Det belönade initiativets användingsrätt övergår till staden. Initiativtagarna har emellertid rätt att ansöka om patent för sin uppfinning, varvid de villkor följs som lagen om arbetstagarnas rätt till sina uppfinningar stadgar. TIEDOTTAMINEN JA SEURANTA Virastojen aloitesihteerit rekisteröivät kaikki tehdyt aloitteet ja niiden päätösten perustelut. Kehittämisryhmät huolehtivat aloitetoimintaan liittyvästä tiedottamisesta omalla toimialallaan. Henkilöstöpalvelut toimittaa yhteistyöryhmälle tiedoksi yhteenvedon vuoden aikana tehdyistä aloitteista. INFORMATION OCH UPPFÖLJNING Ämbetsverkens initiativsekreterare registrerar alla initiativ och motiveringarna för de beslut som fattats om dessa. Utvecklingsgrupperna sköter om informationen angående initiativverksamheten inom det egna verksamhetsområdet. Personalservicen tillställer samarbetsgruppen för kännedom ett sammandrag över de initiativ som gjorts under året. 9

10 ALOITTEEN PISTEPALKKION LASKEMINEN Eri laatutekijöille annetut vaikutuspisteet (0-2) lasketaan yhteen ja kerrotaan pisteen arvolla, jolloin saadaan pistepalkkion suuruus. Aloitteen laatutekijöille antaa pisteet ensin lausunnon antaja ja sen jälkeen kehittämisryhmä. Kaupunginhallituksen yleisjaosto päättää yhden (1) pisteen arvosta vuodeksi kerrallaan. Tämä lomake löytyy myös Henkilöstöpalveluiden kotisivuilta.

11 UTRÄKNING AV POÄNGPREMIEN FÖR INITIATIV Poängen (0-2) för olika kvalitetsfaktorer räknas ihop och multipliceras med poängtalet, varvid man får poängpremiebeloppets storlek. Initiativets kvalitetsfaktorer poängsätts först av den som ger utlåtandet och därefter av utvecklingsgruppen. Stadsstyrelsens allmänna sektion beslutar om värdet på en (1) poäng för ett år åt gången. Den här blanketten finns också på personalservicens hemsida.

12 Henkilöstöpalveluiden julkaisuja Personalservicens publikationer 3/2002 Ulkoasu - Layout: Salli Hietikko Paino: Fram 2002