Taloyhtiö palveluja hankkimassa

Transkriptio

1 Taloyhtiö palveluja hankkimassa

2 Luennon sisältö: OSA I Sopimusoikeuden perusteet: Taustaa Sopimuksen syntyminen Sopimuksen muuttaminen Sopimuksen tulkinta Sopimusrikkomukset Sopimuksen päättyminen OSA II Kiinteistöpalvelujen hankinta: Käyttöala Hankintaprosessi Tilaajavastuulain velvoitteet OSA III Kiinteistöpalvelusopimusten erityispiirteitä Isännöintipalvelujen hankinnassa huomioitavaa Kiinteistöhuoltopalvelusopimuksissa huomioitavaa Konsulttipalvelusopimuksissa huomioitavaa Pienissä korjaushankkeissa huomioitavaa 2

3 OSA I: Sopimusoikeuden perusteet 3

4 Taustaa: Sopimusvapaus ja lainsäädäntö Lähtökohtana sopimusvapaus = vapaus valita sopimuskumppani ja sopimuksen sisältö Laki varallisuusoikeudellisista oikeustoimista (OikTL) Soveltuu kun erityislainsäädäntöä ei ole Erityislainsäädäntöä esim. kauppalaki, asuntokauppalaki, maakaari ym. Eivät sovellu kiinteistöpalveluihin OikTL:ssa yleisluontoista sääntelyä mm. sopimuksen syntymisestä, kohtuullistamisesta jne. 4

5 Taustaa: Yleistä sopimuksista Sopimus voi olla: kerta- tai kestosopimus, toistaiseksi voimassaoleva, määräaikainen tai sekamuotoinen palveluhankintasopimus on tyypillisesti toistaiseksi voimassaoleva kestosopimus Sopimuksen sisällön määräytyminen: Pakottava lainsäädäntö Osapuolten sopimat ehdot (sopimus, liitteet, vakioehdot) Kauppatapa, osapuolten aiemmat käytännöt yms. 5

6 Taustaa: Sopimusehdoista Sopimuksessa tyypillisesti yksilöllisiä ehtoja ja vakioehtoja Yksilölliset ehdot = osapuolten nimenomaisesti sopimia ehtoja Vakioehdoilla tarkoitetaan sopimusehtoja, jotka on laadittu ennalta valmiiksi tietylle alalle tai yrityskohtaisesti ja jotka voidaan liittää osaksi yksittäistä sopimusta Vakioehdot tulevat sopimuksen osaksi vain, jos näin on sovittu Sovitaan pääsopimuksessa vakioehtojen noudattamisesta ja liitetään ne osaksi sopimusta Sopimuksessa sovelletaan niitä vakioehtoja, jotka sopimuksessa on mainittu Jos ehdot uusiutuvat, uudet ehdot eivät automaattisesti sovellu 6

7 Taustaa: Yleistä vakioehdoista Kiinteistöpalvelusopimuksissa tyypillisesti sovellettavia vakioehtoja: Isännöintipalvelujen yleiset sopimusehdot ISE 2007 Kiinteistöpalvelualan yleiset sopimusehdot 2007 Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot KSE 2013 (aiemmat vuodelta 1997) Rakennusurakoissa tyypillisesti sovellettavia vakioehtoja: Rakennusurakan yleiset sopimusehdot YSE 1998 (Pienurakkasopimuksen yleiset ehdot) Sopimuksessa voidaan vapaasti myös sopia siitä, miltä osin vakioehtoja noudatetaan 7

8 Sopimuksen syntyminen Tarjous-vastaus mekanismi (OikTL) = sopimus syntyy, kun tarjoukseen annetaan puhdas hyväksyvä vastaus Tarjous ja vastaus voidaan tehdä kirjallisesti tai suullisesti Tarjous sitoo sen antajaa siitä lähtien, kun tarjous on tullut vastaanottajan tietoon Suulliseen tarjoukseen vastattava heti, kirjalliseen kohtuullisessa ajassa Hylkäävä vastaus päättää vastaamiselle annetun määräajan Tarjouksesta poikkeava vastaus / myöhästynyt vastaus = uusi tarjous (jonka vastaanottaja voi hyväksyä tai hylätä) 8

9 Sopimuksen syntyminen Sopimus voi syntyä: 1.) Kirjallisesti (suositeltavin tapa) 2.) Suullisesti 3.) Hiljaisesti hyväksymällä/toimimalla Sopimus sitoo sopimuksen osapuolia = sopimuksen sitovuuden periaate Sopimuksen mukaiset velvoitteet on täytettävä Sopimusrikkomukset vahingonkorvausvastuu ja muut seuraamukset Osapuolet voivat sopia siitä, että sopimus syntyy vain tietyllä tavalla Esim. kun kirjallinen sopimus on molemminpuolisesti allekirjoitettu 9

10 Sopimuksen muuttaminen Sopimusta ei voi yksipuolisesti muuttaa Sopimusta voidaan yhteisymmärryksessä muuttaa Muuttamalla vanhaa ehtoa Täydentämällä sopimusta Poistamalla ehtoja Uudistamalla koko sopimus Muutos voi olla kirjallinen, suullinen tai hiljaisesti hyväksymällä syntynyt Muutokset sopimukseen suositeltavaa tehdä kirjallisesti, kuten varsinainen sopimuskin 10

11 Sopimuksen tulkinta Erimielisyydet sopimuksen sisällöstä Sisältöä pyritään selvittämään tulkinnalla Epäselvyydet voivat aiheutua esim. sopimuksen puutteellisuudesta tai sisäisestä ristiriitaisuudesta Epäselvästi muotoillut sopimusehdot Keskenään ristiriidassa olevat sopimusehdot Kokonaan puuttuvat sopimusehdot Sopimuksen tulkintajärjestys: 1. Osapuolten tarkoitus (mm. sopimuksen valmisteluasiakirjat) 2. Sanamuoto (sopimusasiakirja + sovitut liitteet) 3. Useita muita tulkintasääntöjä mm. epäselvyyssääntö riski epäedullisesta tulkinnasta laatijalla 11

12 Sopimuksen päättyminen 1/2 Sopimus voi päättyä: Sopimusvelvoitteiden tultua täytetyiksi Esim. suunnittelupalvelussa suunnitelman valmistuttua Sopimuksen määräajan päätyttyä automaattisesti Määräaikainen sopimus Sopimuksen irtisanomisen johdosta Toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan irtisanoa milloin vain, ellei sopimuksessa ole rajoitettu irtisanomisoikeutta Irtisanomisen johdosta sopimus päättyy irtisanomisajan jälkeen 12

13 Sopimuksen päättyminen 2/2 Sopimus voi päättyä: Sopimuksen purkamisen johdosta Sopimusrikkomuksella oltava olennainen merkitys Sopimus päättyy heti purkuilmoituksen antamishetkellä, ellei muuta ole sovittu Sopimuksen lakkaamisen johdosta Erittäin poikkeuksellinen sopimuksen päättymistapa Sopimuksen kohteen tuhoutuminen (esim. tulipalo), jonka johdosta sopimuksen täyttäminen tulee pysyvästi mahdottomaksi / liian vaikeaksi Osapuolten sopiessa sopimuksen ennenaikaisesta päättämisestä 13

14 Sopimusrikkomukset: Sopimus velvoittaa Lähtökohtana sopimuksen sitovuuden periaate Osapuolten täytettävä sopimuksen mukaiset velvoitteensa Ellei velvoitteita täytetä, syyllistytään sopimusrikkomukseen seurauksena voi olla: Virheen korjaaminen Teettäminen Hinnanalennus Sopimuksen irtisanominen Sopimuksen purkaminen (jos rikkomuksella olennainen merkitys) Vahingonkorvaus Sopimuskumppanin saattaminen taloudellisesti sopimuksen mukaiseen asemaan Mahdollinen sopimussakko 14

15 OSA II: Kiinteistöpalvelujen hankinta 15

16 Kiinteistöpalvelusopimukset: Käyttöala Tyypillisesti kiinteistöpalvelusopimuksilla hankitaan: Isännöintipalveluja Kiinteistönhuoltopalveluja Konsulttipalveluja Pieniä urakoita 16

17 Kiinteistöpalvelusopimusten volyymi Siivous; 85 Ulkoalueiden hoito; 75 Asunto-osakeyhtiöiden sopimuspohjaisia hankintoja vuonna 2014, milj. /vuosi: Vahinkovakuutukset; 140 Käyttö ja huolto; 440 Jätehuolto; 175 Isännöinti; 400 Käyttö ja huolto Isännöinti Jätehuolto Vahinkovakuutukset Siivous Ulkoalueiden hoito 17

18 Kiinteistöpalvelusopimukset: Hankintaprosessi Sopimuksen tekemistä saattaa edeltää monivaiheinen prosessi: 1. Miksi taloyhtiö on hankkimassa/vaihtamassa palveluntuottajaa? 2. Tavoitteiden määritteleminen palvelulle (mm. strategia) 3. Sopivien palveluntuottajien etsiminen tarjouspyyntöjä varten 4. Tarjouspyyntöjen laatiminen ja lähettäminen 5. Tarjousten analysointi 6. Kiinnostavien palveluntuottajien haastattelu 7. Sopimusneuvottelut kiinnostavimman palveluntuottajan kanssa 8. Sopimuksen allekirjoitus 9. Mahdollisen vanhan sopimuksen päättäminen 10. Yhteistyön aloittaminen ja kehittäminen 18

19 Palvelujen hankinta: Keskiössä strategia 2. Tavoitteiden määrittäminen palveluille Strategiassa asetetaan tavoitteet palveluille: Strategia = tiivis kuvaus yhtiön tilanteesta, kehittämistarpeista ja - periaatteista Selkeät linjaukset taloyhtiön kehittämiselle ja johtamiselle Osakkeenomistajien tahto yhtiön kehittämisen mittakaavasta ja suunnasta Haluttu asumisen taso ja keinot sen saavuttamiseksi Osakkaiden asettamat tavoitteet yhtiön ominaisuuksille ja palveluille Lähivuosien tärkeimpien kehitystarpeiden ja keinojen määrittely Strategia käsitellään ja päätetään yhtiökokouksessa Parantaa asumiskustannusten ennakoitavuutta Toimii hallituksen ja isännöinnin työkaluna 19

20 Palveluntuottajien kartoitus ja tarjouspyyntö 3. Sopivien palveluntuottajien etsiminen Osaaminen, kokemus, mahdolliset suositukset, taustat Tarjouspyyntö sopiville yrityksille (esim. 3-5 yritystä) 4. Tarjouspyyntöön: Tilaajan tiedot, kiinteistön perustiedot, yhtiöjärjestys Toivottu aloittamisajankohta Yhtiön palveluille asettamien tavoitteiden kuvaaminen, tehtäväluettelo laatu- ja sisältötavoitteet Olennaiset lisätiedot (esim. hankkeet, riita-asiat) Valintakriteerit Edellytetään yleisten sopimusehtojen noudattamista (pääsääntö) Edellytetään kuulumista Tilaajavastuu.fi palveluun myös sopimuskauden aikana Tarjousten toimitustapa ja määräpäivä sekä voimassaolo 20

21 Tarjousten käsittely ja haastattelut 5. Tarjousten käsittely ja analysointi Vertaaminen yhtiön ilmoittamiin kriteereihin/tavoitteisiin Arviointiperusteen tulisi olla tarjouspyynnössä esitettyjen valintakriteerien mukainen Hylkääminen? Myöhässä saapuneet tarjoukset Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset Hylkäämiskynnys? Puutteet tilaajavastuuvelvoitteissa 6. Haastattelut Haastatteluun parhaiten yhtiön tarpeisiin vastaavat yritykset Tutustutaan palveluntarjoajiin ja varmistetaan palvelun sopivuus yhtiölle Mm. palveluntarjoajan henkilöstö, kokemus, resurssit ym. 21

22 Sopimusneuvottelut 7. Sopimusneuvottelut kiinnostavimman palveluntuottajan kanssa Tarjouksen ja tarjouspyynnön sekä sopimusluonnoksen läpikäynti yhdessä Tarkennukset ja lisäykset sopimukseen Neuvottelupöytäkirjan laatiminen Sopimuksen allekirjoittaminen / sopimusneuvottelujen keskeyttäminen? 22

23 Sopimuksessa huomioitavaa Osapuolet, yhteyshenkilö, vastuuhenkilö Nimi, osoite, y-tunnus, yhteyshenkilö Esim. isännöintisopimus: taloyhtiön yhteyshenkilönä kulloinenkin hallituksen puheenjohtaja + sovitaan yhteystiedot toimitettavaksi erikseen sopimuskumppanille Sopimuskohde Yhtiön nimi ja osoite / kiinteistön sijainti Kuvaus sopimuksen sisällöstä ja tavoitteista Kuvaus sopimuksen tavoitteista ja siitä, minkälaisia palveluja sopimus koskee Viittaus tarvittaessa niihin sopimuksen kohtiin, mahdolliseen tehtäväluetteloon tai liiteaineistoon, joissa palvelut määritelty tarkemmin HUOM! Sopimuskokonaisuudesta käytävä selvästi ilmi, mitä palveluja hankitaan! 23

24 Sopimuksessa huomioitavaa Alkamisajankohta ja voimassaolo, mahdolliset päättämisehdot Sovittava milloin palvelun tuottaminen alkaa Määräaikainen, toistaiseksi voimassa oleva vai sekamuotoinen sopimus? Toistaiseksi voimassa / sekamuotoinen sopimus minkälaiset irtisanomisehdot halutaan / hyväksytään? Kaikki sopimuksen päättämistavat sopimukseen 24

25 Sopimuksessa huomioitavaa Käytettävät tietojärjestelmät ja tietosuoja Sovittava kuka vastaa tietoturvallisuudesta Suositeltavaa sopia, että palveluntuottaja vastaa Sovittava kenen/mitä tietojärjestelmiä käytetään Sovittava kuka vastaa henkilötietojen suojasta Suositeltavaa sopia, että palveluntuottaja vastaa kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti Kiinteistöstä kerättävät ja jalostettavat tiedot Sovittava kenellä on tietojen omistus-, käyttö- ja hyödyntämisoikeus 25

26 Sopimuksessa huomioitavaa Hinnat, laskutus ja maksuehdot Palvelujen hinta ja laskutus määriteltävä selvästi Jos osa palvelujen hinnoista perustuu erilliseen hinnastoon hinnasto liitteeksi Tehtävät, joiden osalta ei ole yksikköhintaa edellytetäänkö tarjouksen tekemistä? Suositeltava sopia vähintään, että ko. töistä sovitaan kirjallisesti ennen töihin ryhtymistä Ovatko maksuehdot realistiset? 26

27 Sopimuksessa huomioitavaa Hinnantarkistusmenettely Sopimuksessa määriteltävä hinnantarkistusajankohta yksityiskohtaisesti Suositeltavaa sopia hinnantarkistusmenettelystä Voidaan sopia hinnantarkistusperusteesta Voidaan sitoa indeksiin esim. elinkustannusindeksi, kuluttajahintaindeksi, Kiinteistön ylläpidon kustannusindeksi 27

28 Sopimuksessa huomioitavaa Vakuutukset, vahingonkorvausvastuut, vastuunrajaukset Suositeltavaa sopia palveluntarjoajan sitoutumisesta vastuuvakuutuksen ottamiseen ja voimassa pitämiseen Halutaanko sopia vastuuvakuutuksen suuruudesta? Tarkastettava onko vastuunrajoituksia ja ovatko ne hyväksyttäviä Esim. törkeällä huolimattomuudella / tahallisesti aiheutetut vahingot vastuuta ei voida rajata Esim. isännöitsijän lakisääteiset tehtävät vastuuta ei voida rajata Halutaanko sopia välillisten vahinkojen korvausvastuusta? 28

29 Sopimuksessa huomioitavaa Reklamaatioaika Sovitaanko reklamaatioajasta tarkemmin? Sopimuksen päättymiseen liittyvät velvoitteet Velvollisuus luovuttaa esim. tiedot, avaimet ja muu hallussa olevan yhtiön omaisuus esim. yhtiölle/uudelle isännöitsijälle Myötävaikutusvelvollisuus, jotta uuden palveluntuottajan palvelun käynnistäminen sujuu mahdollisimman joustavasti 29

30 Sopimuksissa huomioitavaa Purkuehto - Tilaajavastuuvelvoitteiden laiminlyönti Suositeltavaa sopia, että tilaajalle turvataan sopimusehdoin oikeus purkaa sopimus, ellei palveluntarjoaja täytä tilaajavastuulain mukaisia edellytyksiä/velvoitteita Kokonaan eri asia on, käytetäänkö purkuoikeutta 30

31 Sopimuksissa huomioitavaa Sopimuksen siirtäminen Onko sopimus mahdollista siirtää kolmannelle ilman sopimuskumppanin suostumusta? Tyypillisesti sovitaan, ettei sopimusta saa siirtää ilman sopimuskumppanin kirjallista etukäteistä suostumusta (pl. liikkeenluovutus ja kiinteistön omistuksen siirto) Jos siirto sallittu, kannattaa sopia miten siirrosta ja sitä koskevasta vastustuksesta ilmoitetaan kirjallisesti hyvissä ajoin ennen ajateltua siirtoa vastustuksesta tulee ilmoittaa palveluntuottajalle viimeistään 30 päivän kuluessa siirtoehdotusta koskevan ilmoituksen vastaanottamisesta 31

32 Sopimuksissa huomioitavaa Henkilövaihdoksiin vaikuttaminen ja toimitusvarmuus Mahdollista sopia, että palveluntuottajan henkilövaihdokset hyväksytettävä tilaajalla Kannattaa sopia, että palveluntuottaja huolehtii sillä, että sillä on kulloinkin tarvittavat resurssit (koneet/kalusto, henkilöstö) palvelujen tuottamiseksi Erimielisyyksien ratkaiseminen neuvottelu (ensisijaisesti), sovintomenettely, yleinen siviiliprosessitie/ välimiesmenettely 32

33 Sopimuksissa huomioitavaa Liitteet, asiakirjojen pätevyysjärjestys Liitteet, jotka halutaan sopimuksen osaksi (esim. tehtäväluettelo, hinnasto) Tärkeää sopia asiakirjojen pätevyysjärjestys Voidaan kirjata, että yhdessäkin sopimusasiakirjassa annettu määräys on pätevä, vaikka se puuttuisi muista Allekirjoituksen yhteydessä tarkistetaan, että nimenkirjoitusoikeutetut henkilöt allekirjoittavat sopimuksen! 33

34 Tilaajavastuulain velvoitteet 1/4 Ennen sopimuksen tekemistä tilaajan pyydettävä sopimuspuolelta ja tämän annettava seuraavat enintään 3 kk vanhat tiedot/selvitykset: 1. selvitys siitä, onko yritys merkitty: a) ennakkoperintärekisteriin b) työnantajarekisteriin sekä c) arvonlisäverovelvollisten rekisteriin 2. kaupparekisteriote, 3. selvitys siitä, ettei sopimuspuolella ole verovelkaa tai viranomaisen selvitys verovelan määrästä, 34

35 Tilaajavastuulain velvoitteet 2/4 4. todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty, 5. Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista 6. selvitys työterveyshuollon järjestämisestä Lisäksi rakentamistoimintaan liittyvällä tilaajalla oltava todistus siitä, että sopimuspuoli ottanut tapaturmavakuutuslaissa tarkoitetun vakuutuksen työntekijöille 35

36 Tilaajavastuulain velvoitteet 3/4 Velvoitteiden täyttäminen on varmennettavissa Tilaajavastuu.fi palvelusta, jos palveluntarjoaja on rekisteröitynyt palveluun rekisteröitymistä kannattaa edellyttää tarjouspyynnössä Yli 12 kk kestävien sopimusten osalta tarkastettava vuosittain tiedot em. verojen ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta 36

37 Tilaajavastuulain velvoitteet 4/4 Tilaajalla ei selvitysvelvollisuutta, jos ostopalvelun vastikkeen arvo alle (alv 0 %) Sanktiot tilaajavastuuvelvoitteiden laiminlyönnistä: Laiminlyöntimaksu vähintään ja enintään Korotettu laiminlyöntimaksu vähintään ja enintään Korotettu laiminlyöntimaksu laajentunut koskemaan kaikkia aloja Suositeltavaa täyttää tilaajavastuulain velvoitteet aina kiinteistöpalveluja hankittaessa kun em raja ylittyy. 37

38 OSA III: Kiinteistöpalvelusopimusten erityispiirteitä 38

39 Isännöintipalvelujen hankinnassa huomioitavaa 39

40 Isännöitsijän valinta Isännöitsijää koskevia säännöksiä asunto-osakeyhtiölaissa (AOYL 7 luku ) Milloin yhtiössä on oltava isännöitsijä? Kun yhtiöjärjestys niin määrää Kun yhtiökokous päättää Isännöitsijän nimittäminen ja erottaminen on hallituksen tehtävä Isännöitsijäksi voidaan valita myös isännöintiyritys 40

41 Isännöitsijän tehtävät Isännöitsijän tehtävät perustuvat Asunto-osakeyhtiölakiin (=isännöintipalvelun vähimmäisvaatimus) Isännöintisopimukseen Ei yhtä ainoaa mallia AOYL:n mukaan isännöitsijä: Huolehtii kiinteistön ja rakennusten pidosta Hoitaa yhtiön muuta päivittäistä hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti Vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty Huom! Isännöintisopimuksella ei voida rajoittaa isännöitsijän lakisääteisiä tehtäviä 41

42 Isännöinnin tehtäväluettelot Kiinteistöalan Kustannuksen julkaisema malli isännöintitehtävistä Isännöintitehtäväluettelo Yritysten omat tehtäväluettelot ja tehtäväkuvaukset Huom! Tarjouspyynnössä suositeltavaa edellyttää tilaajan esittämän tehtäväluettelon mukaista palvelua vertailukelpoisemmat tarjoukset Huom! Poikkeaminen tehtäväluettelosta suositeltavaa kirjata selkeästi sopimukseen 42

43 Isännöintitehtäväluettelo Isännöintitehtäväluettelo, Kiinteistöalan Kustannus Valmis jako kiinteään palkkioon kuuluviin ja erillisveloitettaviin tehtäviin Mallista voi vapaasti poiketa sopimalla toisin 43

44 Isännöitsijän osaaminen Ei yleisiä kelpoisuusvaatimuksia Ei vajaavaltainen eikä konkurssissa Ammattitaito? Peruskoulutus Työkokemus Alan tutkinnot Isännöitsijän ammattitutkinto (IAT), ITS, AIT, Auktorisoitu isännöitsijä Isännöintiyrityksen ISA-auktorisointi Referenssit, suositukset Mahdollista valita isännöitsijäksi isännöitsijäyhteisö, tällöin nimettävä päävastuullinen isännöitsijä Päävastuullisesta isännöitsijästä voidaan sopia isännöintisopimuksessa Huom! Pyydä referenssejä Huom! Tilaajalla oikeus vaikuttaa henkilövaihdoksiin sopimusehdoin 44

45 Sopimuksessa huomioitavaa Tärkeää määritellä sopimuksessa: Lain mukaiset isännöintitehtävät Ei voida rajoittaa sopimuksessa Muut palvelut, jotka eivät sisälly lain tarkoittamaan isännöintiin esim. laajoihin hankkeisiin liittyvät tehtävät, osakasmuutostöiden valvonta, osakeannit, yhtiöjärjestysmuutokset, korjaustöiden suunnittelu kun ei kyse normaalista ylläpidosta, jne. AOYL:n mukainen vastuu lakisääteisten isännöintitehtävien osalta Sopimuksen päättymiseen liittyvät ehdot: Tietojen ja asiakirjojen luovutus jne. Tilinpäätös/välitilinpäätös ja talousarviovertailu? Palkkiosta sovittava 45

46 Kiinteistönhuoltopalvelusopimuksissa huomioitavaa 46

47 Kiinteistönhuoltopalvelut: Kiinteistönhuoltosopimuksilla hankitaan esim. seuraavia palveluja: Talvikunnossapito Tekninen kunnossapito Ulkoalueiden hoito Talokirjan pitäminen Ovenavaukset Kulutusseuranta 47

48 Kiinteistönhuoltosopimukset Korostuu palveluntarjoajan riittävä henkilöstö, kalusto ja välineet (= toimitusvarmuus) Tärkeää palvelujen laatutason määrittäminen ja valvonta Kiinteistöpalvelujen laatutasosta ei laissa säännöksiä Ellei laatutasoa ole määritelty, odotuksena taso, jota tilaajalla on oikeus kohtuudella edellyttää mm. palvelun hinta huomioon ottaen Laatutasosta tarve sopia sopimuksessa Esim. KiinteistöRYL 2009 vakioehdot 48

49 Kiinteistönhuoltopalvelut: Talvikunnossapito Yhtiö ensisijassa vastuussa kiinteistön turvallisuudesta Palveluntuottaja kannattaa velvoittaa mm.: Seuraamaan aktiivisesti lumi- ja jäätilannetta Hoitamaan lumen- ja jäänpoisto sekä liukkaudentorjunta Kannattaa lisäksi sopia mm.: Kuinka usein kiinteistöllä käydään tarkastamassa tilanne Kuinka usein aluetta aurataan ja hiekoitetaan Tehtyjen toimenpiteiden dokumentointi (auraus- ja hiekoituspäiväkirjat) Varotoimet mahdollisissa vaaratilanteissa esim. puomien asettamien ja varoituskyltit + yhteydenottovelvoite esim. isännöitsijään 49

50 Kiinteistönhuoltopalvelut: Talvikunnossapito Otettava huomioon kiinteistön erityispiirteet Sopimuksissa tärkeää määritellä palvelun laatutaso ja vastuut Tehtävät voidaan siirtää sopimuksella, mutta taloyhtiön kannattaa huomioida: Yhtiö vastaa edelleen kolmansiin henkilöihin nähden kiinteistön turvallisuudesta Yhtiö voi vaatia korvausta sopimuskumppaniltaan, jos vahinkoa aiheutunut sopimusvelvoitteiden laiminlyönnistä Merkitystä sillä mitä tehtävistä on sovittu! Rikosvastuu lähtökohtaisesti henkilökohtaista Jos euromääräinen vastuu, voidaan palveluntuottaja velvoittaa korvaamaan vastaava määrä 50

51 Kiinteistönhuoltopalvelut: Avainturvallisuus Avainten säilytys, luovutus, ovenavaukset (henkilöllisyyden todentaminen), ovenavausmaksut ja niiden maksaja Sovittava vastuista avainten säilytyksen ja käytön osalta Sovittava, että palveluntarjoaja sitoutuu huolehtimaan avainten säilytyksestä kulloinkin voimassa olevien viranomaisohjeiden mukaisesti Esim. FiVa:n avainturvallisuusohje Sovittava vastuista avainten luovutusten osalta Avaimia luovutetaan vain kirjallista kuittausta vastaan 51

52 Konsulttipalvelusopimuksissa huomioitavaa 52

53 Konsulttipalvelujen hankinta Konsulttipalveluja käytetään mm. Korjaustöiden suunnittelussa ja valvonnassa, Kuntokartoituksissa Asbestikartoituksissa Pelastussuunnitelman laadinnassa Konsultilta vaadittava osaaminen, ammattitaito ja kokemus riippuu tehtävän vaativuudesta 53

54 Konsulttipalvelujen hankinta Yhtiön määriteltävä selkeästi mihin konsulttia tarvitaan Esim. kuntoarvion tai korjaussuunnitelman laadinta Sopimuksessa määriteltävä tarkasti Kohde Minkälaisesta tehtävästä on kyse Tehtävän laajuus Veloitusperuste Kohteen käyttötarkoitus Konsultin asema esim. tilaajan organisaatiossa ja valtuudet mm. konsultin valtuudet antaa ohjeita ja määräyksiä, tehdä tilauksia, edustaa tilaajaa ja saada tietoja 54

55 Konsulttipalvelujen hankinta Konsultin vastuu Perustuu sopimukseen Vastuunrajaukset? Sovittavissa KSE 2013 ehdoissa mm.: Konsultin vahingonkorvauksen yläraja on enintään koko toimeksiannon palkkion suuruinen Mahdollista sopia KSE ehtoja lievemmistä rajoituksista Vaikutukset palvelun hintaan? 55

56 Konsulttipalvelujen hankinta Korvausvaatimusten esittämisaika KSE 2013 ehdot: Vastuuajan kesto 2 v. kohteen valmistumisesta/aineiston luovuttamisesta (kohta 3.2.6) Sovitaanko poikkeavasta vastuuajasta ja reklamointiajasta? Jos sovitaan, muistettava mitä sovittu Viivästyssakkoehdot Merkitystä erityisesti, jos tilaajalle voi aiheutua viivästyksen johdosta vahinkoa Riitojenratkaisuehto KSE ehdot 10.4: Sopimuksesta aiheutuvat riidat ratkaistaan lopullisesti välimiesmenettelyssä 56

57 Pienissä urakoissa huomioitavaa 57

58 Pienissä urakoissa huomioitavaa Pienurakat ovat pieniä ja lyhytaikaisia, yleensä laadultaan korjaus-, kunnossapito- ja purkamistöitä Urakoitsijaa valittaessa kiinnitettävä huomiota erityisesti: urakoitsijan ammattitaitoon, referensseihin palvelujen saatavuuteen, esim. hätätyöt urakoitsijan toimituskykyyn, resursseihin urakoitsijan luottotietojen asianmukaisuuteen 58

59 Pienissä urakoissa huomioitavaa: Tarjouspyyntö ja sopimus Kannattaa sopia: Mitä/kuinka laajaa työtä taloyhtiö on tilaamassa esim. tarvittavat suunnitelmat ja lisätiedot työn laajuudesta tarjouspyyntöön / liitteeksi Sitova sopimus syntyy vasta urakkasopimuksen allekirjoittamisella Työturvallisuusvelvoitteiden täyttäminen Urakoitsijan omat työturvallisuusvelvoitteet urakoitsijan vastuulla Kuka huolehtii taloyhtiön turvallisuusvelvoitteista Rakentamisen tiedonantovelvollisuuden täyttäminen Kuka huolehtii urakkatietojen ja yhteisen työmaan työntekijätietojen raportoinnista verottajalle Tilaajavastuulain velvoitteiden täyttäminen Kannattaa edellyttää jo tarjouspyynnössä 59

60 Pienissä urakoissa huomioitavaa: Rakentamisen tiedonantovelvollisuus Velvollisuus ilmoittaa Verohallinnolle: Urakkatiedot kun sopimuksen vastikkeen arvo enintään yli euroa (alv. 0 %) Taloyhtiöllä tilaajana velvollisuus ilmoittaa Yhteisen työmaan työntekijätiedot kun työmaan arvo yli euroa (alv. 0 %) Taloyhtiöllä velvollisuus ilmoittaa, ellei työmaalla ole päätoteuttajaa / pääasiallista määräysvaltaa käyttävää työnantajaa Suositeltavaa sopia kirjallisesti em. velvoitteiden täyttäminen urakoitsijan / valvojan / isännöitsijän tehtäväksi Samalla sovittava myös vastuista ja hintavaikutuksesta Vastuu velvoitteiden täyttämisestä suhteessa Verohallintoon ei siirry, mutta sopimusrikkomuksesta mahdollista saada korvaus sopimuskumppanilta 60

61 Pienissä urakoissa huomioitavaa: Tarjouspyyntö ja sopimus Jos sopimukseen sovelletaan vakioehtoja, siitä mainittava sopimuksessa tulisi mainita myös tarjouspyynnössä YSE 1998 ehdot Pienurakan sopimusehdot Pienurakan sopimusehdoissa ei ehtoja mm: lisä- ja muutostöistä urakoitsijan laadunvarmistuksesta urakoitsijan velvollisuudesta hyväksyttää tärkeimmät aliurakoitsijat tilaajalla 61

62 Rakennusalan urakkakilpailun periaatteet Harkittava sitoutuuko taloyhtiö noudattamaan rakennusalan urakkakilpailun periaatteita (RT ) urakoissa ja pienurakoissa Huomattava, että em. periaatteiden mukaan: hyväksyttävä edullisin tarjous ja edullisuutta arvosteltaessa urakkahintaa on pääsääntöisesti pidettävä ratkaisevana hyväksymisperusteena Voidaan sopia toisin Ellei yhtiö halua sitoutua ehtoihin, suositeltavaa varata tarjouspyynnössä tilaajalle oikeus valita kokonaistaloudellisesti paras/edullisin tarjous Halvin hinta lähinnä pienten bulkkiurakoiden valintakriteerinä Em. periaatteissa korostetaan reilua kilpailua Esim. jälkilypsy tarjouksen hinnan alentamiseksi kielletty Lisäykset tarjouspyyntöasiakirjoihin tai tarjousajan pidentäminen ilmoitettava kaikille tarjouspyynnön saaneille 62

63 Erityiskysymyksiä 63

64 Sopimusrikkomukseen vetoaminen (reklamointi) Reklamaatiossa ilmoitetaan kirjallisesti: Miltä osin sopimuskumppani on rikkonut sopimusta (peruste) Mitä tilaaja (taloyhtiö) asiassa vaatii Seuraamus ja määrä Reklamaation tiedoksianto todisteellisesti suositeltavaa Esim. sähköpostiviesti lukukuittauksella tai saantitodistus Jos virheitä ei korjata, reklamaatio uudistettava 3 vuoden kuluessa 64

65 Sopimusrikkomukseen vetoaminen Sopimuksen synty Reklamaatio Täsmennetyt vaatimukset Sopimusrikkomus Neuvottelu 65

66 Lakimuutosten vaikutus sopimuksiin Sopimuskauden aikana tapahtuvat lainsäädäntömuutokset Lakimuutokset voivat esim. koskea taloyhtiön velvoitteita lisätä palveluntarjoajan kustannuksia (esim. verolait) Jos muutoksia ei ole voitu huomioida sopimusta tehtäessä Uusien velvoitteiden ottaminen osaksi sopimusta Hinnantarkistus Jos vakioehdot soveltuvat sopimukseen hinnantarkistusehdoissa tyypillisesti on ehto hinnan tarkistamisesta verojen ja julkisoikeudellisten maksujen muutosta vastaavasti esim. ISE 2007 ehdot 12, KSE 2007 ehdot, kohta

67 Sopimusneuvottelut ja korvausvastuu KKO 2009:45 Liikehuoneiston vuokraamista koskevat neuvottelut Kirjallista sopimusta ei koskaan allekirjoitettu Vuokralaisehdokas vetäytyi sittemmin neuvotteluista Vuokranantaja ehti päättää edellisen vuokralaisen vuokrasuhteen ja teettää kohteessa vuokralaisehdokkaan edellyttämiä muutostöitä Vahingonkorvausvastuuta käsiteltiin eri oikeusasteissa seuraavasti: Käräjäoikeus: vuokrasopimus oli syntynyt suullisesti Vuokralainen tuomittiin maksamaan vuokrakauden ajalta saamatta jääneet vuokrat ja tilojen saneeraamisesta aiheutuneet kustannukset 67

68 Sopimusneuvottelut ja korvausvastuu Hovioikeus: ei näyttöä siitä, että vuokrasopimus olisi syntynyt Kyseessä sopimuksentekotuottamus, vuokranantaja oli saatettava siihen asemaan, jossa se olisi ollut ilman vuokrasopimusneuvotteluja Vuokralaiskandidaatin korvattava toisen vuokrasopimuksen menettämisestä aiheutuneet saamatta jääneet vuokrat sekä tilojen saneerauskustannukset. KKO: Vuokralaisehdokas velvoitettiin korvaamaan vahingot, jotka vuokranantajalle aiheutui toisen vuokrasopimuksen menettämisestä sekä tilojen saneeraamisesta Muistettava lojaliteetti: Sopimusneuvotteluissa toista osapuolta ei saa tietoisesti johtaa harhaan Tärkeää sopia siitä, että sopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoituksin 68

69 Kiinteistöliitto verkossa kiinteistoliitto.fi facebook.com/ 69

70 Kiinteistöliitto osakkaana ja mukana 70