IT JA PAREMPI BISNES M\jX K``i`bX`e\e

Transkriptio

1 IT JA PAREMPI BISNES

2 Talentum Media Oy ja Vesa Tiirikainen ISBN Kansi ja taitto: Lapine Oy Kariston Kirjapaino Oy

3 Esipuhe Bisnesmuutoksen toimeenpano siten, että tulokset vastaavat tavoitteita on erittäin haasteellista. Esimerkiksi konsulttiyhtiö McKinsey kysyi vuonna 2006 noin 1500 yritysjohtajalta, miten hyvin heidän yrityksessään bisnesmuutokset olivat onnistuneet. Vain kuusi prosenttia vastaajista arvioi bisnesmuutosten onnistuneen parantamaan suorituskykyä täysin odotetusti lyhyellä tähtäimellä, ja pitkällä aikavälillä vain kolme prosenttia vastaajista arvioi suorituskyvyn parantuneen täysin odotutetusti. Yritykset ovat hankkineet viime vuosikymmeninä runsaasti tietotekniikkaa parantaakseen bisnestä ja tätä vartenhan myytävät IT-ratkaisut on aina kehitettykin. Uusia tietojärjestelmiä perustellaan niiden kyvyllä ratkaisevasti muuttaa jokaisen bisneksen kilpailuetuja tai niiden mahdollistamilla uusilla bisnesmalleilla. Tietotekniikkaa myydään tänä päivänä ratkaisuksi lähes kaikkiin bisnesten haasteisiin ja lähes kaikkien toimintojen parantamiseen. Bisnesmuutos ilman tietotekniikkaa näyttää olevan harvinaisuus. Mutta vahvasti tietotekniikkaan perustuvat bisnesmuutokset epäonnistuvat vielä useammin kuin sellaiset, joissa IT-ratkaisuilla ei ole merkittävää roolia. Kulunut vanha väittämä näyttää pitävän edelleen paikkansa: ITprojektit maksavat tuplasti enemmän ja kestävät tuplasti kauemmin kuin niiden budjeteissa on perusteltu, ja lisäksi ne tuottavat puolet vähemmän kuin tavoitteeksi on asetettu. Syitä tällaisiin epämieluisiin tuloksiin on useita, ja minusta on jo pitkään tuntunut, että monet epäonnistumisen syyt ovat samoja täysin riippumatta siitä, mihin yrityksen toimintaan IT-ratkaisuja on pyritty soveltamaan. Ja toisaalta eräiden keskeisimpien seikkojen huomiointi näyttää johtavan hyviin tuloksiin. 9

4 Vuonna 1992 kirjoitimme Antti Hannulan ja Matti Karvisen kanssa kirjan Atk-hankinnat tavoitteena antaa erilaisten IT-ratkaisujen ostajille eväitä onnistuneisiin hankintoihin. Kirjan ainoa painos myytiin loppuun melkein hetkessä, joten onnistumisen ohjeita ilmeisesti kaivattiin. Vuonna 1994 kirjoitin silloisen kollegani Kalle Laineen kanssa kirjan Re-engineering: ydinketjut uusiksi, jossa pyrimme kuvaamaan lähestymistapaamme bisnesprosessien radikaaliksi uudistamiseksi lähtökohtana strategia ja oivaltava uuden tietotekniikan käyttö. Tuoreimmassa kirjassani Johtaja: ole IT-strategi pyrin puolestaan hahmottelemaan, miten yritysjohtaja voisi toimia bisneslähtöisenä IT-strategina. Näiden kirjojenkin jälkeen koen, että yritys- ja tietohallintojohdolle ei ole oikein löytynyt riittävän konkreettisia työkaluja tietotekniikan tukemien bisnesmuutosten läpivientiin. Monet lähestymistavat ovat minusta keskittyneet liikaa teknispainotteisten IT-projektien johtamiseen tai bisnesprosessien loogisiin muutoksiin. Tai sitten muutosten johtamista on käsitelty vain ihmisiin liittyvänä haasteena. Pelkät omat tuntemukseni tietotekniikkaa sisältävien bisnesmuutosten onnistuneessa läpiviennissä eivät tietysti riitä perusteluiksi menettelyille, joilla yhä useamman muutoksen voi saada onnistumaan. Siksi tein tätä kirjaa varten yhteenvedon lukuisista erilaisia IT-ratkaisuja koskevista tutkimuksista, joita olen joko itse ollut tekemässä tai joita on muiden tekeminä julkisesti saatavilla. Otin tarkasteluun mukaan tutkimukset, joissa on tarkasteltu ratkaisujen läpiviennin onnistumisia suhteessa tavoitteisiin. Yhteenvetoni on työkaluja esittelevän Liitteet -jakson alussa ja osoittaa kiistatta, mitä yhteistä tai erilaista on erityyppisten IT-ratkaisujen onnistumisissa tai epäonnistumisissa. Myös kirjan alussa esitetty tietojärjestelmien ryhmittely on tulosta tästä yhteenvedosta. Useat lähestymistavat unohtavat todellisen bisnesmuutoksen ytimen: miten saadaan todella bisnestä parantavia uusia johtamis- ja toimintatapoja aikaan siten, että kaikki bisneksen edellyttämät osa-alueet: johtaminen, taloudenpito, organisointi, bisnesprosessit, IT-ratkaisut ja ihmisten toiminta ovat mukana tasapainoisesti. Tietotekniikan onnistunut hyödyntäminen

5 edellyttää myös erittäin hyvää otetta järjestelmillä kerättävän ja hyödynnettävän tiedon yhtenäistämiseen ja tehokkaaseen jakamiseen. Paras tulos saavutetaan, jos näiden kaikkien osa-alueiden tavoitetila on määritelty etukäteen ja muutosta viedään käytäntöön yhtä aikaa kaikissa osissa. Tutkimusten eräs johtopäätös on, että monista yhteisistä onnistumisen tekijöistä huolimatta esimerkiksi laajan toiminnanohjausjärjestelmän tukema muutos on monessa suhteessa erilainen kuin vaikkapa nykyaikaisen liiketoimintatiedon hallintajärjestelmän mahdollistama muutos. Nämä erot on tunnistettava ja erilaisiin IT-ratkaisuihin liittyviä muutoksia on joissakin suhteissa myös johdettava eri tavoilla. Eri kirjan kohtiin olen laittanut esimerkkejä todellisista onnistuneista tai epäonnistuneista tilanteista korostaakseni kulloinkin käsiteltävän aiheen keskeisimpiä asioita. Esimerkit perustuvat joko julkisesti esitettyihin aineistoihin tai omiin kokemuksiini, jolloin olen maininnut organisaation nimen vain sellaisissa tapauksissa, joista olen sopinut kyseessä olevan organisaa tion kanssa tai tapaus on niin vanha, että sillä ei ole enää mitään merkitystä kyseisen organisaation toimintaan tai strategioihin. Päädyin kirjassa rakenteeseen, jossa edetään erilaisiin tarkoituksiin ostettavista IT-ratkaisuista ja niiden käyttöönoton haasteista tietotekniikan hyödyntämisessä yhteisten ja yleisten ongelmien kautta menetelmiin ja työkaluihin, joita käyttäen bisnes todella paranee tietotekniikan avulla, olipa mukana millainen IT-ratkaisu tahansa. Kirjan viimeinen luku yhdistää koko menetelmäpakin muutosten läpiviennille sopiviin vaiheisiin käytettäväksi eräänlaisena muistilistana. Liitteissä on erilaisia malleja kuvausten, laskelmien ja suunnitelmien tekemiselle tavallisia toimisto-ohjelmia käyttäen. Kun aloitin kustantajan kanssa keskustelut tämän kirjan kirjoittamisesta vuoden 2008 lopulla, oli tapahtumassa suuri globaali talouskriisi, ja sen seurauksena voimakas taloudellinen taantuma oli tosiasia Yhdysvalloissa ja EU-alueella. Suomessakin monien bisnesten myynti alkoi hyytyä, ja yritykset ilmoittivat päivittäin uusista lomautuksista tai irtisanomisista, joilla haetaan nopeita kustannussäästöjä. Me suomalaiset emme pysty alempiin työn yksikkökustannuksiin kuin nopeasti kehittyvät maat, eivätkä luonnonvarammekaan meitä talouskrii- 11

6 sistä nosta. Siksi juuri nyt on tarpeellista tunnistaa sellaisia kustannusten säästön tai uuden kannattavan kaupan mahdollisuuksia, joilla estämme kansainvälisestikin arvioiden koulutukseltaan huipputasoisen työvoimamme irtisanomiset. Pidemmällä tähtäimellä selviämme Suomessa parhaiten erinomaisella osaamisella ja uusien toiminnallisten innovaatioiden avulla. Uskon, että uusissa toimintamalleissa tietotekniikan merkitys on suuri ja tietotekniikkaan liittyvien bisnesmuutosten onnistunut johtaminen on siten yhä tärkeämpää. Tätä kirjaa ei olisi syntynyt ilman menneitä ja nykyisiä hyviä työtovereita ja asiakkaita, siitä kiitos heille kaikille. Erityisesti haluan kiittää johtajia, joiden luvalla olen voinut esittää kirjassa esimerkkejä, joita ei missään ole aikaisemmin yritysten nimi mainiten esitetty. Nämä henkilöt ovat Gasumissa nykyisin uusista liiketoiminnoista vastaava johtaja Björn Ahlnäs, Itellan henkilöstöjohtaja Heikki Junnila, UPM:n Tekniset materiaalit -ryhmän IT- ja logistiikkajohtaja Heikki Käenniemi, Finnairin apulaisjohtaja Ari Kuutschin, VR Osakeyhtiön suunnittelujohtaja Raimo Siivonen, Outokummun tutkimus- ja kehitysjohtaja Niilo Suutala sekä nykyisin Havatorin toimitusjohtajana toimiva Jussi Yli-Niemi. Kiitän tämänkin kirjan yhteydessä myös rakasta vaimoani Tarjaa. Ilman hänen kannustustaan ja kärsivällisyyttään en olisi pystynyt tätä kirjaa kirjoittamaan. Toivon, että annat palautetta ja kehitysideoitasi tämän kirjan työkalujen toimivuudesta. Pyrin vaikuttamaan siihen, että näin uudistuvat työkalut tulevat tietotekniikan avulla kaikkien niitä tarvitsevien käyttöön. Helsingissä helmikuussa 2010 Vesa Tiirikainen 12