SUKUSEURA MARTTUNEN R.Y. Pöytäkirja 02/2011

Transkriptio

1 Sukuneuvoston kokous AIKA klo 13 PAIKKA Pekka Marttusen toimitiloissa, Vinssikatu 1, Lahti. Osanottajat: Sukuneuvoston jäsenet: Lea Pulkkinen (pj) Mika Marttunen Keijo Parikka Armi Pusa Sinikka Aho Miika Marttunen Pekka Marttunen Ahti Peltonen Olli Hämäläinen Maila Laine Annikki Kivioja Anssi Hatakka (sihteeri) Varajäsenet: Marja-Leena Mertanen Poissa: Julia Farshid Jyrki Marttunen Tuomas Mertanen Asialista 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Lea Pulkkinen avasi kokouksen klo Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Pöytäkirjan tarkastajien valinta Valittiin Miika Marttunen ja Marja-Leena Mertanen. 4. Sukuseura Marttunen ry:n sääntöjen muutoksen eteneminen Puheenjohtaja esitteli: PJ on käynyt Jyväskylän maistraatissa ja on toimittanut sinne kirjeen jossa hän esittää sääntömuutoksen kiirehtimistä. Kopio kirjeestä on pöytäkirjan liitteenä. 1

2 5. Kalenterivuosittain tehtävän tilintarkastuksen toteuttaminen ja tilintarkastajien lausunto Taloudenhoitaja Sinikka Aho esitteli: Sukuseuran tilillä oli ,28 EUR Tilintarkastajat Unto Nokelainen ja Anna Parikka ovat tarkastaneet toimintavuoden tilikirjan Muistutukseksi seuraavalle sukuneuvostolle Armi Pusa toi tietoon, että uuden lain mukaan sukuneuvoston kolmivuotiskaudelle tehdään tilintarkastuksen sijaan toiminnan tarkastus. Armi Pusa lupasi avustaa taloudenhoitaja Sinikka Ahoa kirjanpidon muodollisessa esittämisessä tilikaudelta sukukokouksessa. 6. Sukupäivien ohjelma Ohjelmaryhmän puheenjohtaja Miika Marttunen esitteli: Ohjelmatyöryhmä on kokoontunut yhden kerran. Ohjelmaa on suunniteltu edellisessä sukuneuvoston kokouksessa käydyn ja pöytäkirjaan kirjatun ohjeistuksen mukaisesti Keskusteltiin tarkennuksista ja annettiin lisäevästystä: o Ohjelman rytmityksestä o Todettiin, että on hyvä käytäntö antaa sukukokouksessa sukuseuran jäsenille erillinen äänioikeuden osoittava merkki, esim. sininen lappu. o Sihteeri selvittää Tuula Hatakalta voisiko hän juontaa vanhat sanonnat ohjelmanumeron ja mahdollisesti esitellä kokoamansa esitelmän vanhoista sukupäivistä. o Mika Marttunen toimittaa paikalle edellisessä sukutapaamisessa käytetyn onnenpyörän o Maila Laine kokoaa sukuhaaroilta arpajaispalkinnot sihteeri toimittaa arpajaislipukkeet valitaan nuorison edustajia arpojen myyntiin ei vielä valittu 7. Sukupäivistä ilmoittaminen Sihteeri Anssi Hatakka esitteli: Ilmoittamismenettelyt o Kutsu lähetetään toukokuun aikana postitse osoitteen ilmoittaneille sukuseuran jäsenille sekä lisäksi sähköisesti suvun yhteyshenkilöille. o Maksu sukuseuran tilille mennessä. Ilmoittautuminen ennakolta ja osallistumismaksujen maksaminen tilaus tehtävä pitopalvelun järjestäjälle o Maksun yhteydessä viestikenttään on kirjoitettava osallistujan nimi ja alle 25- vuotiaiden osalta ikä, jotta saadaan tietoa sukuseuran subventoimista nuorten ja lasten osallistumisista sukupäiville. o Malli viestikentän täytöstä tehdään kutsun yhteyteen. 8. Sukuseuran jäsenyyden ja sukupäiville ilmoittautuneiden ja maksaneiden henkilöiden tarkistaminen sukukouksen yhteydessä: 2

3 Tehtävään valitaan sihteerin ja Maila Laineen lisäksi henkilöitä, jotka eivät osallistu sukukokoukseen. o Valintaa ei ole vielä tehty Sukuneuvoston jäseniä pyydetään tuomaan rintaan tai kaulaan kiinnitettäviä nimilappukoteloita jo seuraavaan kokoukseen 9. Sukuluettelon laatiminen Luetteloa valmisteleva Armi Pusa esitteli: Sukuhaarojen edustajille on lähetetty kysely jossa sukuhaaroilta pyydetään tietojen päivitystä. 10. Sukuseura Marttunen ry:n arkisto Arkistonhoitaja Maila Laina esitteli arkiston tilanteen Todettiin, että arkiston taltiointi tulee nykyaikaistaa o DVD:t ja videot ajankohtaiseen sähköiseen taltiomuotoon o Arvokkaimmat asiakirjat on skannattava o Valokuvakokoelmat tulee kartoittaa Arkiston esittelyä sukutapaamisessa harkitaan Arkiston sisältö on tämän pöytäkirjan liitteenä 11. Standaarien hankintamenettely ja kustannukset Taloudenhoitaja Sinikka Aho esitteli: Uudet viirit hankitaan taloudenhoitajalta Puheenjohtaja on sopinut Tiina-Mari Ruuttulan kanssa seuraavista kustannuksista: o Viirin hinta on tilaajalle 50 EUR lähetyskuluineen, olkoon viiri kaiverrettu tai ei. Tiina-Mari ei ota kaiverruksesta korvausta. o 50 EUR kattaa viirin hankintakulut ja Tiina-Mari saa postituksen ja pakkauksen kulut takaisin. 12. Kotisivut Varapuheenjohtaja Mika Marttunen esitteli: Kotisivutyöryhmä on kokoontunut Tutustuttiin sukuseuran uudistettuun kotisivumalliin Todettiin sen olevan merkittävästi edeltäjäänsä helppokäyttöisempi, koska kotisivuille informaatiota vievien henkilöiden määrää voidaan lisätä. Päätettiin ottaa uusi sukuseuran sivustomalli palvelun tarjoajalta START - sopimuspaketilla, jonka kustannus on 15 EUR/kk. o Tämä hinta sisältää julkiset sivut. Jos halutaan sivujen osittaista suojaamista vain suvun jäsenten käyttöön, kuukausikulut kaksinkertaistuvat. Tähän voi tulla tarvetta tietosuojakysymysten takia, jos sukuhaarat haluavat viedä sivustoille valokuvia ja henkilökohtaisempaa tietoa. 13. Täysi-ikäisten muistaminen kortilla; edellisen vuosikokouksen päättämän valmistelun eteneminen Varapuheenjohtaja Mika Marttunen esitteli: 3

4 Päätettiin jatkaa selvitystyötä. Toivottiin, että kortin suunnittelu voisi suvun jäsenen osalta tapahtua talkootyönä, kuten muukin osallistuminen sukuseuran toimintaan. 14. Muut asiat Keskusteltiin seuraavan sukuneuvoston kokoonpanosta. 15. Seuraavan kokouksen ajankohta, asiana erityisesti sukukokouksen valmistelu Sunnuntaina 5.6. klo 1700 Villähteen nuorisoseuran talolla 16. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja kiitti Pekka ja Raija Marttusta kokousjärjestelyistä sekä kaikkia sukuneuvoston jäseniä aktiivisuudesta toiminnassa sukuseuran hyväksi. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Lea Pulkkinen Puheenjohtaja Anssi Hatakka Sihteeri Marja-Leena Mertanen Pöytäkirjan tarkastaja Miika Marttunen Pöytäkirjan tarkastaja 4

5 Patentti- ja rekisterihallitus Yhdistysrekisteri Sukuseura Marttunen r.y. jätti Keski-Suomen Maistraattiin sääntöjenmuutosilmoituksen Sukuseuran sääntömääräiset varsinaiset sukukokoukset ovat joka kolmas vuosi. Seuraava varsinainen sukukokous on Tiedustelen kunnioittavasti, olisiko mahdollista saada sääntöjemme muutos käsittelyyn niin, että voisimme seuraavassa varsinaisessa sukukokouksessa ( ) toimia uusien sääntöjen mukaisesti? Huomattavin sisällöllinen ero vanhoihin sääntöihin koskee puheenjohtajan valintatapaa. Uusien sääntöjen mukaan varsinainen sukukokous valitsee puheenjohtajan. Voimassa olevien sääntöjen mukaan sen valitsee hallitus keskuudestaan. Tästä on aiheutunut ongelmia, koska sukukokouksen jälkeen hallituksella ei ole ollut kokoonkutsujaa. Vuonna 2008 pidetyn sukukokouksen jälkeen tämä seikka lamautti hallituksen toiminnan lähes vuoden ajaksi. Sääntöjen muutoksen on valmistellut eduskunnan esittelijäneuvos Raino Marttunen. Säännöt on uudistettu vastaamaan Sukuseurojen Keskusliiton mallisääntöjä. Uudistetut säännöt on hyväksytty sukuseuran ylimääräisessä kokouksessa Jyväskylässä 7. helmikuuta 2011 Lea Pulkkinen Professori Sukuseura Marttunen ry:n puheenjohtaja Osoite: Tiedepolku 4 C 14, Jyväskylä Puh tai

6 6