Rdigo Whitepaper Strategian toimeenpano

Transkriptio

1 Rdigo Whitepaper Strategian toimeenpano Moni strategia ei toteudu koska systemaattinen toimeenpano jää puolitiehen.

2 Vauhtia strategian toimeenpanoon Strategian toimeenpano on monen johtajan mielestä hyvinkin haastavaa. Systemaattinen lähestymistapa vauhdittaa strategian toteutumista jopa %. Tässä Whitepaperissa kuvaamme käytännöllisen menetelmän, joka nopeuttaa strategian toteuttamista ja tulosten saavuttamista toimeenpanon 6 tarpeen kautta: 1. Yksinkertaista strategia yhdelle sivulle 2. Osallista ihmiset 3. Aseta oikeat tekemistavoitteet 4. Tehosta johtamisjärjestelmää 5. Rajaa strategisten hankkeiden lukumäärä 6. Uudista työtavat

3 1. Yksinkertaista strategia yhdelle sivulle Strategy 1Pageriin Yksinkertaista strategia ja varmista sen avulla, että johdolla ja henkilöstöllä, kaikilla tasoilla, on yhteinen käsitys siitä, miten toiminnan suuntaa halutaan uudistaa. Luo Strategy 1Pager, se on erinomainen työkalu tähän. Kun strategian kiteyttää yhdelle sivulle, on selvittänyt strategian toimeenpanon tärkeimmät asiat. 1Pagerin laatiminen on ollut silmät avaava harjoitus kaikissa asiakasorganisaatioissamme. Kiteytykseen osallistuminen inspiroi ja auttaa löytämään kunkin omalle työlle syvemmän merkityksen. Voittavan strategian määrittely on vaikeaa ja sen toimeenpano on usein vielä haastavampaa. Yksinkertaiseen muotoon pelkistetty strategia on ehdoton edellytys tiiviille ja nopeammalle strategian toteutukselle. Fokusalueet. Strategy 1Pageristä tulee syvempi ja vaikuttavampi, kun siihen kirjaa strategiset fokusalueet. Eri organisaatioissa on käytössä eri termejä asialle: Painopistealueet, Must-Win Battlet, Must-Winit, Tahtovoitot jne. Nimeksi voi valita minkä vaan, tässä puhumme fokusalueesta. Jotta strategia säilyy voimakkaana, selkeänä ja ymmärrettävänä kannattaa valita korkeintaan neljä fokusaluetta. Näin fokusalueille varmistetaan riittävät resurssit ja johdon pysyvä huomio.

4 Läpimurrot. Fokusalueisiin liittyvät läpimurtohankkeet voivat olla joko projekteja, laajempia ohjelmia, tiimien työtapoja tai näiden yhdistelmiä. Yleensä läpimurtojen toteuttaminen vaatii kuitenkin myös tiimien työtapojen johtamista. Tärkeimpien, strategiaa toteuttavien työtapojen muuttaminen on nopein tapa tehdä strategialla rahaa. Projektit ovat korkealla roikkuvia hedelmiä, työtavat ovat nopeasti tulosta tuovia, käden ulottuvilla olevia hedelmiä. Tekemismittarit. Mittaa strategian toimeenpanoa tekemismittareilla. Vasta kun strategian vaatima tekeminen on saatu uudistettua, näkyy tulos yrityksen tulosmittareissa (Lagging Indicators). Siksi toimeenpanon nopeuttamisessa pitää mitata fokusalueiden tekemisen edistymistä liikennevaloin (Leading Indicators). Vain tekemistä voi johtaa ja tekemisestä syntyy tulos. 2. Osallista ihmiset Kysy, kuuntele, keskustele. Jotta ihmiset saadaan mukaan uudelle strategiamatkalle, tulee strategialle synnyttää laaja sisäinen hyväksyntä. Osallista ihmiset, kuuntele mielipiteitä ja lisää ymmärrystä. Laita tiimit lyhyesti kirjoittamaan tarina siitä, miten he tulevat toteuttamaan strategiaa. Näin asiat omaksutaan ja niihin sitoudutaan. Käytä nettikyselyjä näkemysten keräämiseen. Selkeä viesti saadaan aikaan hyvän viestintämateriaalin avulla, mutta vasta jokaisen oma tulkinta strategiasta avaa sen, mitä strategia konkreettisesti tarkoittaa ja mikä on kunkin rooli strategian toteutuksessa.

5 Sisäiset kipinämikot, tulenkantajat, omaksuvat aina uudet asiat ensimmäisinä. Heidän avullaan tuli saadaan palamaan. Omistautuneet henkilöt tekevät ne tarvittavat ekstrat, joilla firma erottuu ja voittaa kilpailijat. 3. Toimeenpano käyntiin tavoiteasetannalla Organisaatiot ovat hyviä numerotavoitteiden asetannassa. Mutta, mikäli strategia halutaan toteuttaa nopeasti, tarvitaan myös tekemistavoitteita. Tekemistavoitteet pitää purkaa ja ketjuttaa läpi organisaation. Tekemistavoitteet eivät ole yksittäisiä (korjaavia) toimenpiteitä (action pointteja), vaan tekeminen on toistuva työtapa, prosessin osa. Vanhentuneet prosessin pätkät pitää uudistaa strategian toteuttamiseen tarvittaviksi uusiksi työtavoiksi. Läpimurrot pitää purkaa pienemmiksi tekemistavoitteiksi. Näin ohjaat resurssien kohdentamista siihen tekemiseen, joka tuottaa paremmat tulokset. Tee tekemistavoitteista läpinäkyviä ja jaa ne pientiimeille asti. Yksiköt ja tiimit selvittävät toimintasuunnitelmissaan, mitä läpimurto tarkoittaa heillä. Tästä tulee heidän tekemistavoitteensa.

6 Mittaa uuden tekemisen toteutumista liikennevaloin. Kun priorisoidaan oikeat asiat, strategian toteutus nopeutuu jopa puolella. Fokusoinnin pitää arjessa olla jatkuvaa, siksi fokusointia on johdettava. 4. Johtamiskäytäntö varmistaa toimeenpanon Seuraamalla kaikissa tiimeissä valittujen tekemistavoitteiden toteuttamista varmistat strategian toimeenpanon. Johtaminen pitää päivittää läpi organisaation. Esimies seuraa esimiesalaisensa tekemistavoitteita. Strategian toteutumisen seurannan on oltava jokaisen johtamiskokouksen agendalla. Usein johto kiertää tilaisuuksissa ympäri organisaation viestimässä strategiaa. Tämä on tärkeää. Mutta jos johto toivoo strategian näin alkavan toteuttaa itseään, syntyy iso pettymys. Toimeenpanoa pitää aktiivisesti johtaa ja seurata. Vanha viisaus on, että myös aikuisten lupausten lunastusta täytyy seurata. Seurantatieto taskuun. Excel- ja powerpoint-esitykset ovat seurannan ensimmäistä tasoa. Läpinäkyvyys ja tehokkuus saadaan aivan toiselle tasolle, kun otetaan käyttöön sähköinen seuranta- ja johtamistyökalu. Kevyt puhelimessa oleva online-järjestelmä on kettinkiä (katso LATO Strategy). Raportoinnin voi tehdä minuutissa ja tieto on aina mukana. Kun seurattavat tekemistavoitteet ovat kaikki yhdessä paikassa, johto saa täyden näkyvyyden kokonaisuuteen ja voi tarpeen mukaan porautua yksikkötasolle. Johdolla pitää olla kyky ja uskallus tehdä korjaavia päätöksiä viipymättä. Heikot signaalit on kuultava ja punaisten lippujen on liehuttava. Ei pidä odottaa seuraavaan kokoukseen. Keskustelun on oltava jatkuvaa. Onnistumisten jakaminen. Uudistamisen energiatason ylläpitäminen on elintärkeää tulosten saavuttamiseksi. Koko organisaation on nähtävä ja kuultava miten strategia toteutuu. Sisäisiä viestintäkanavia

7 ja -tapahtumia kannattaa käyttää säännöllisesti nostamaan esille tiimitason onnistumisia ja tukemaan koko organisaation oppimista. 5. Rajaa strategisten projektien lukumäärä Dirty Dozen. Strategisia hankkeita ei saa olla liikaa, on taito löytää oikea määrä. Yhden johtoryhmän seurantakyky rajoittuu yleensä tusinaan projektiin. Pienen organisaation tulisi pärjätä vähemmälläkin. Näin saadaan aikaan halutut suuret siirrot. Kuitenkin vain alle puolet tarvittavista uudistuksista vaatii projektimaisen organisoinnin. Määrittely. Strategisten projektien määrittely kestää usein tarpeettoman kauan ja tuntuu projektivastuullisista hankalalta. Tärkein syy tähän on johto, joka ei syvenny riittävästi projektin tavoitteiden määrittelyyn. Paras tulos syntyy, kun strategiset hankkeet tunnistetaan, niiden sisältö mittareineen ja välietappeineen määritellään, niitä ohjataan ja niille annetaan tarvittavat resurssit. Näin projektit saadaan nopeasti käyntiin tuottamaan tuloksia. 6. Työtapojen uudistamisella strategian toimeenpano käyntiin tiimeissä Uudista työtapoja. Miltä tuntuisi saada organisaation kaikki tiimit liikkeelle strategian toteuttamiseen 2-4 viikossa ja uudistamaan työtavat strategian mukaisiksi? Koska strategian onnistuminen realisoituu vain tekemisen kautta, tulee ohjeistaa organisaation kaikki tiimit määrittelemään, mitä päivityksiä tekemällä strategia toteutuu kunkin tiimin työtavoissa. Työtapojen uudistaminen on asia, joka usein jää pois kun keskitytään ainoastaan strategisiin projekteihin.

8 Kokemuksemme mukaan 60 % strategian linjaamista uudistuksista ei kuitenkaan vaadi projektiorganisointia. Työtapoja voi uudistaa tekemällä ns. Fast Track lähestyminen. Silloin vyörytetään tekemistavoitteet tiimeille asti ja annetaan heidän itse tunnistaa mitkä työtavat pitää korvata tehokkaammilla. Usein teknologia on tässä avainroolissa. Näin voit aloittaa: Aloita asioista, jotka häiritsevät asiakkaita. Niiden korjaaminen päivittäisjohtamisella tekee strategian toimeenpanosta nopeampaa ja toiminnan suunnittelusta ketterämpää. Kun strategia on kiteytetty ja ylätason tekemistavoitteet tunnistettu, lähetetään sähköinen tehtävänanto kaikille tiiminvetäjille. Tiimien tulee tehdä lista asioista, joita pitää tehostaa ja fokusalueiden pohjalta valita ensin vain yksi uusi työtapa, jonka muuttavat vihreäksi liikennevaloksi parissa viikossa. Näin strategian toimeenpano saadaan kuukaudessa vauhtiin koko organisaatiossa! Tämän jälkeen tiimit jatkavat seuraavaksi tärkeimpien työtapojen uudistamista. Usein vain noin 5 % kaikista työtavoista tulee uudistaa, loppujen ollessa täysin ok. Vasta konkreettinen ja seurattavissa oleva työtapauudistus saa aikaan sen suunnan muutoksen, jonka strategia määrittelee. Ilman tiimien työtapojen uudistamista, ei organisaatio käänny.