-2, SIV-KJ :00

Transkriptio

1 -2, SIV-KJ :00 Kokouskutsu Torstai klo 17.00, Kaupunginkirjasto Päättäjät Varsinaiset jäsenet Henkilökohtaiset varajäsenet Brita Brännbacka-Brunell, puheenjohtaja Harald Wester Sauli Isokoski, varapuheenjohtaja Sture Liljeqvist Gunni-Maj Granholm Christel Sandell Aykut Saka Mona Vikström Kristina Saari Nils Karlström Esko Försti Monica Wenman Marita Salmu Ellen Strömberg Muut läsnäolijat Peter Boström, kaupunginhallituksen puheenjohtaja Kristina Stenman, kaupunginjohtaja Annica Haldin, sivistyslautakunnan puheenjohtaja Jan Levander, sivistysjohtaja Leif Storbjörk, kirjastonjohtaja Carola Sundqvist, museonjohtaja Marja-Leena Pitkäaho, kulttuurisihteeri Samuel Skrifvars, nuorisovaltuuston edustaja Asiat Oheisen esityslistan mukaan. Toimeksi saanut: Brita Brännbacka-Brunell puheenjohtaja

2 45, SIV-KJ :00 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS

3 46, SIV-KJ :00 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN VALINTA Pöytäkirjan tarkastajat valitaan kokouksessa läsnä olevien joukosta.

4 47, SIV-KJ :00 ILMOITUSASIAT Museotoiminta: Pietarsaaren kaupunginmuseo otti käyttöön Museokortin Pietarsaaren kaupunginmuseon 100-vuotisnäyttely KAUPUNKI KERTOO avataan Tupakkamakasiinissa Kaupunginkirjasto: Pietarsaaren kaupunginkirjasto tulee yhdessä muiden Fredrikakirjastojen kanssa siirtymään yhteisen portaalin tiimoilta CSLibraryn uuteen versioon, nimeltä SAGA. Portaali avataan uudelleen, suunnitelmien mukaan, keskiviikkona Uuden version voidaan sanoa olevan huomattavasti yhteensopivampi älypuhelimien kanssa. Muihin huomattaviin parannuksiin voidaan laskea se, että käyttäjätilejä ei tarvitse enää luoda, sisäänkirjautumiseen tarvitaan ainoastaan lainauskortti + pin. Aiemmin käyttäjänimen ja salasanan luoneet voivat edelleen käyttää niitä. Toinen uusi toiminto on, että käyttäjät voivat itse vaihtaa pin-koodinsa. Portaali on käyty kokonaisuudessaan läpi, päämääränä tehdä siitä yhä käyttäjäystävällisempi. Fredrika-kirjastot ovat ensimmäiset käyttäjät Suomessa, jotka ottavat käyttöön uuden CSLibraryn versio SAGAn. Esittelevä virkamies, kirjastonjohtaja: Merkitään tiedoksi.

5 48, SIV-KJ :00 VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET Museonjohtaja on tehnyt viranhaltijapäätöksiä marras - joulukuussa 2016 oheisen liitteen mukaisesti: Liite 48 A Kirjastonjohtaja on tehnyt viranhaltijapäätöksiä marras - joulukuussa 2016 oheisen liitteen mukaisesti: Liite 48 B Esittelevä viranhaltija, kirjastonjohtaja: Merkitään tiedoksi.

6 49, SIV-KJ :00 UBV: 963/2016 NUORISOVALTUUSTO KIRJASTO- JA KULTTUURITALOSSA Kaupunginkirjasto ja kulttuuritoimisto ovat yhteistyössä nuorisotoimiston/nuorisovaltuuston kanssa aloittaneet yhteistyön, jonka tavoitteena on antaa nuorisovaltuuston edustajille enemmän näkyvyyttä kaupungissa. Sijoittamalla nuorisovaltuuston uuden ilmoitustaulun yleiselle paikalle, jossa päivittäin käy paljon ihmisiä, ts. kirjaston aulaan pääovien läheisyyteen, nuorisovaltuuston työ saa enemmän näkyvyyttä. Ilmoitustaulu on pyörillä ja siirrettävissä, siinä on myös ehdotuslaatikko. Keväästä 2016 asti virkamiehet ko. yksiköissä ovat yhteistyössä nuorisovaltuuston kanssa pitäneet yhteisiä suunnittelupalavereita. Lauantaina kirjaston lehtilukusali oli avoinna klo ja nuorisovaltuusto oli paikalla. Kutsuimme sitä ideointi-illaksi. Nuorisovaltuuston työ ja aloite huomioitiin myös lehdistössä, joka oli paikalla lauantaina iltatapahtumassa. Ideointi-illan ehdotuksia käydään parhaillaan läpi. Jo aikaisempien yhteisten palavereidemme aikana on saatu ideoita siitä miten Kirjasto- ja kulttuuritalo paremmin voisi vastata nuorison tarpeeseen yhteisestä kokoontumispaikasta. Yhteistyölle kaupungin yksiköiden kesken, nuorten viihtyvyyden lisäämiseksi ja parempien edellytysten aikaansaamiseksi, on kysyntää kaupungin omassa strategiasuunnitelmassa sekä laajemmissa alueellisissa että kansallisissa suunnitelmissa. Nuorisovaltuustolla on tässä tärkeä avainasema yhdistävänä tekijänä, kehitystä eteenpäin vievänä edesauttajana sekä olemalla itse aktiivisessa osassa tässä kehittämistyössä. Asia on nyt pantu alulle ja odotamme innolla jatkoa. Esittelevä viranhaltija, kirjastotoimenjohtaja: Kulttuurijaosto merkitsee tässä vaiheessa asian tiedoksi.

7 50, SIV-KJ :00 UBV: 352/2016 TOIMISTOASSISTENTIN VALINTA Sivl-kj Kulttuuritoimisto muutti vuodenvaihteessa 2015/2016 kirjaston kiinteistöön. Kirjaston kiinteistössä on tällä hetkellä useita toimijoita. Kaupunginhallitus vastaa omista tiloistaan ja sivistyslautakunnan kulttuurijaosto hoitaa kirjasto- ja kulttuuritoiminnan kiinteistössä. Kirjastotoimen yksikönpäällikkönä toimii kirjastonjohtaja ja kulttuuritoimiston yksikönpäällikkönä toimii kulttuurisihteeri. Kaupunginkirjasto on vuodesta 1999 vuodenvaihteeseen 2015/2016 harjoittanut kirjastotoimintaa 2367 m 2 :n tiloissa Runeberginkatu 12:ssa. Vuodenvaihteen jälkeen 43 m 2 tiloista on siirtynyt Kulttuuritoimiston toiminnalle. Sisäiset vuokrat korjataan vasta vuonna 2017 vuoden 2017 talousarvion myötä, mikä on vuokranantajallamme tapana. Kaupunginkirjastolla on ollut vahtimestari, mutta tämän jäätyä eläkkeelle virka on jätetty täyttämättä. Vahtimestari palkattiin taannoin (v. 1985) ensisijaisesti järjestyksen ylläpitämis- ja valvontatehtäviin, sekä joihinkin muihin tehtäviin. Työpaikkailmoituksessa mainittiin seuraavaa: On toivottavaa, että vahtimestari voi käyttää omaa autoaan työssään. (Tänä päivänä lähinnä mm. kirjapakettien kuljettamiseen kouluihin). Tilanne 2016: Valvonnan tarve ei ole pienentynyt, ja aktiivisesti järjestystä valvovasta henkilöstä on tarvetta päivittäin. Tämä on tärkeää kirjaston käyttäjien ja kulttuuritoimistossa kävijöiden viihtyvyyden kannalta, ja että he voivat tuntea olonsa turvalliseksi käyttäessään tarjoamiamme palveluita. Kirjastotalossa on kolme sisäänkäyntiä katutasossa. Kirjastossa on kolme palvelutiskiä, joissa on aina henkilöstöä, sekä yksi lähes aina miehitetty palvelutiski lukusalissa. Yleisölle avoimet tilat ovat kahdessa kerroksessa. Kulttuuritoimiston kulttuurisihteerillä on huone toisessa kerroksessa. Kirjasto- ja kulttuuritalon aukioloajat ovat väljät ja pääsääntöisesti seuraavat: (talviaika) Kirjasto: ma-to 10 20, pe 10 17, la Lehtilukusali: ma-to 10 20, pe 10 17, la 10 14, su (kesäaika) Kirjasto: ma 10 19, ti-pe Lehtilukusali: ma 10 19, ti-pe 10 17, la 10 14, su Kirjaston henkilöstö on vähentynyt 20,22 henkilötyövuodesta (v. 2008) 16,5 henkilötyövuoteen (v. 2015) ja väheni alkaen yhdellä henkilöllä (0,84 henkilötyövuotta). Henkilöstö-

8 50, SIV-KJ :00 UBV: 352/2016 määrä vähenee alkaen vielä yhdellä henkilöllä (1 henkilötyövuosi, muu henkilöstö), joten henkilöstömäärä on 14,7. Tämän lisäksi meidän tulisi saada jonkinlaista vähennystä kulttuuritoimiston hyödyntäessä yhteisiä kansliatoimintojamme. Tilanne on aivan kestämätön pitemmän päälle. Useampi henkilö päättää lisäksi työuransa eläkkeelle jäämisen johdosta, kaksi henkilöä jo vuodenvaihteessa 2016/2017. Kirjastotoiminta tarvitsee vahvistusta sekä kirjastoammatillisella puolella että muun henkilöstön osalta. Muu henkilöstö: Kirjasto tarvitsee henkilön, joka voi valvoa järjestystä päivittäin, olla osittain paikalla lehtilukusalissa, auttaa kuljetusten kanssa, sekä järjestää kirjaston tiloja kuntoon tapahtumien yhteydessä. Kirjastolla on jatkuva tarve kirjalähetysten kuljettamisesta erilaisiin pienempiin palvelupisteisiin, sekä kirjapakettien viemisestä kaupungin kouluihin. Kaupungin kouluihin vietiin vuonna 2015 yhteensä 273 kirjapakettia, jotka sisälsivät yhteensä kirjaa. Kulttuuritoimistossa on kahden työntekijän sijasta nykyään yksi työntekijä. Kansliatehtävät on nykyään yhdistetty kirjaston kansliatehtäviin. Kulttuuritoimiston tilojen vuokraaminen, kuten Palokunnantalo, VPK ja Koulupuiston ulkonäyttämö, hallinnoidaan maaliskuusta 2016 alkaen Kirjasto- ja kulttuuritalon toisen kerroksen infotiskiltä. Tilanne, jossa kulttuuritoimistossa on ainoastaan yksi kokoaikainen työntekijä, vaikuttaa kestämättömältä pitemmän päälle. Tällä hetkellä kulttuuritoimisto ei voi järjestää osaa toiminnasta, johon asiakkaat ovat tottuneet, esim. teatteri- ja/tai kulttuurimatkoja, sillä meillä ei ole henkilöstöä ilmoitusten vastaanottamiseen tai matkanjohtajana toimimiseen. Toisena käytännön esimerkkinä voidaan mainita, että kulttuuritoimisto ei henkilöstötilanteen vuoksi voi osallistua lasten kesätaidekurssien järjestämiseen vuonna Kulttuuritoimisto tarvitsee apua erilaisiin työtehtäviin, kuten ylimääräistä apua tapahtumien yhteydessä, erilaisten ilmoittautumisten vastaanottamisessa, matkanjohtajatehtävissä esim. teatteri- ja/tai kulttuurimatkoilla. Oma suuri lukunsa on Runeberginviikon järjestäminen, johon liittyy monia panostuksia ja vaadittavia henkilöstöresursseja. Anomme sen vuoksi yhdessä toimistovahtimestaria Runeberginkatu 12:een. Henkilön työpanos jakautuisi kirjaston ja kulttuuritoimiston välillä suhteessa 80/20. Kirjastonjohtaja ja kulttuurisihteeri: Anomme henkilöstöjaostolta lupaa saada julistaa haettavaksi kokoaikainen toimistovahtimestarin toimi, sijoituspaikkana Kirjasto- ja kulttuuritalo, Runeberginkatu 12. Valmisteleva viranhaltija, kirjastonjohtaja:

9 50, SIV-KJ :00 UBV: 352/2016 Hyväksyttäneen. Päätös Sivistyslautakunnan kulttuurijaosto: hyväksyttiin. Hj Hj liite A Henkilöstöjohtaja: Henkilöstöjaosto hyväksyy toimistovahtimestarin sisäisen rekrytoimisen. Päätös palautettiin. Hj Henkilöstöjohtaja: Järjestyksen ylläpitäminen on tärkeää sekä kirjaston että kulttuuritoimiston asiakkaiden, sekä toiminnan toimivuuden kannalta. Lisäksi tarvitaan henkilö, joka voi hoitaa kuljetukset. Kulttuuritoimisto tarvitsee lisämäärärahan, sillä kulttuuritoimihenkilön määräraha poistettiin kokonaan muutama vuosi sitten. Kirjasto ja kulttuuritoimisto jakaisivat kokoaikaisen resurssin suhteessa 60/40. Toimistovahtimestarin nimike muutettaisiin toimistoassistentiksi, joka kuvaa paremmin työnkuvaa. Päätös Henkilöstöjaosto hyväksyy toimistoassistentin ulkoisen rekrytoinnin. hyväksyttiin. Sivl-kj Henkilöstötoimisto on myöntänyt kaupunginkirjastolle ja kulttuuritoimistolle ( ) luvan julistaa ulkoisesti

10 50, SIV-KJ :00 UBV: 352/2016 haettavaksi toimistoassistentin toimen. Kulttuurijaostolle esitellään ehdotus ilmoituksen tekstiksi. Liite 35 Päätös Esittelevä virkamies, kirjastotoimenjohtaja: Hyväksyttäneen. Sivistyslautakunnan kulttuurijaosto: hyväksyttiin pienen kelpoisuusvaatimuksiin tehdyn korjauksen jälkeen. Sivl-kj Toimistoassistentin toimesta on ilmoitettu Pietarsaaren Sanomissa ja Österbottens Tidningissä, kaupungin ilmoitustaululla sekä kaupungin kotisivulla. Myös työ- ja elinkeinotoimiston sivuilla on ollut ilmoitus toimistoassistentin toimesta. Hakuaika päättyi Ilmoitus: Liite 50 Haussa ollutta tointa haki 60 hakijaa, joista 7 kutsuttiin haastatteluun. Haastatteluun kutsuttiin Johan Sandås, Sauli Isokoski, Johanna Reitti, Cay Käldström, Anna Hagen, Martina Lampero ja Jaakko Rouhiainen. Haastatteluissa olivat läsnä yksikönpäälliköt sekä kulttuurijaoston puheenjohtaja. Haastattelut pidettiin ja Kirjastotoimenjohtaja ja kulttuurisihteeri: Suuri kiinnostus toimistoassistentin toimea kohtaan on ilahduttavaa. Toimistoassistentin valintaprosessissa oli haasteellista punnita kummankin yksikön nykyiset ja tulevat tarpeet. Ilmoitus pisti riman korkealle henkilön joustavuuden ja moniosaamisen kannalta. Näin ollen haastattelut olivat tärkeä tekijä valintaprosessissa. Yhteenveto kaikista hakijoista jaetaan kokouksessa. Hakemukset liitteineen ovat nähtävissä Kaupunginkirjaston kansliassa sekä kulttuurijaoston kokouksessa. Ehdotuksemme, joka myös on haastatteluryhmän ehdotus sopivimmaksi valinnaksi toimistoassistentin toimeen, annetaan kokouksessa. Esittelevä virkamies, kirjastotoimenjohtaja:

11 50, SIV-KJ :00 UBV: 352/2016 Kulttuurijaosto valitsee toimistoassistentin kuultuaan yksikönpäälliköiden ja haastatteluryhmän ehdotuksen. Toimi tulee, sopimuksen mukaan, täyttää mahdollisimman pian vuodenvaihteen jälkeen. Toimeen sisältyy neljän kuukauden koeaika. Valitun tulee hyvissä ajoin ennen toimen vastaanottamista näyttää hyväksyttävä lääkärintodistus terveydentilastaan.

12 50, SIV-KJ :00 / :s bilaga: Liite 50/Sivl-kj

13 51, SIV-KJ :00 UBV: 975/2016 SIIVOOJAN TOIMI PIETARSAAREN MUSEOSSA Pietarsaaren museossa on 1970-luvulta lähtien ollut oma siivooja, joka hoitaa museon tilojen siivoamisen. Tiloihin kuuluvat tänä päivänä museo Isokatu 2:ssa, kansliarakennus Isokatu 4:ssä, Tupakkamakasiinin näyttelyhalli ja museon varastotilat, suuruudeltaan 2700 m2. Nykyisen museoiden valtionosuusjärjestelmän mukaan kaikki museon työntekijät lasketaan museon henkilötyövuosiin, joiden perusteella valtionosuudet lasketaan. Siitä syystä on tärkeää, että siivoojan toimi on museon alaisuudessa. Siivoojamme Saara Ketoja jää eläkkeelle Hän jää lomalle ennen sitä, jolloin hänen viimeinen työpäivänsä on Kyseisestä eläköitymisestä johtuen, sekä Tupakkamakasiinin näyttelyassistentin lopetettua työssään museo suunnittelee joitakin muutoksia työtehtäviin. Anomme lupaa saada palkata siivoojan 100 %:sti hoitamaan tilojemme siivoamisen sekä Tupakkamakasiinin näyttelytilasta huolehtimisen aukioloaikoina ti-pe klo Suuremmat, 1-2 kertaa vuodessa hoidettavat siivoustyöt, hoidetaan ostopalveluna. Museonjohtaja: Anomme henkilöstöjaostolta lupaa saada julistaa haettavaksi siivoojan kokoaikaisen toimen Pietarsaaren museolla. Esittelevä viranhaltija, kirjastotoimenjohtaja: Hyväksyttäneen.

14 52, SIV-KJ :00 UBV: 974/2016 HENKILÖSTÖN REKRYTOINTI KAUPUNGINKIRJASTOON Asia koskee kaupunginkirjaston lasten- ja nuortenosaston henkilöstön rekrytoimista, sillä lasten- ja nuortenosaston osastopäällikön virka vapautuu nykyisen viranhaltijan jäädessä eläkkeelle. Työ on vaativaa ja kaupunginkirjaston tulisi saada rekrytoida uutta henkilöstöä. Toivottavaa on, että kirjastotoimenhoitaja voi aloittaa valmistelun lasten- ja nuortenosaston kirjastovirkailijatoimen avoimeksi julistamiseksi. Kyseessä olisi osastopäällikkö tai muu vastaava lasten- ja nuortenosastosta vastuussa oleva henkilö. Uusi kirjastolaki tullee voimaan , minkä jälkeen asia voidaan viedä eteenpäin henkilöstöjaostoon. Esittelevä viranhaltija, kirjastotoimenjohtaja: Kulttuurilautakunta päättää omalta osaltaan hyväksyä, että kaupunginkirjasto saa rekrytoida uutta henkilöstöä ja kirjastotoimenjohtaja saa aloittaa valmistelun toimen avoimeksi julistamiseksi. Uuden kirjastolain määräykset on huomioitava jos ja kun laki tulee voimaan. Henkilöstöjaostoa on kuultava ja jaoston on voitava ottaa asia käsiteltäväkseen.