Mervi Lavonen-Bohm ver 4.0

Transkriptio

1 Ohje 1 (9) VG-62 Tiliotteen tietojen vienti Tuloslaskelmaan Tiliotteen käsittelyä varten tehty automaatio toimii Excel2003/2007-versiossa. Automaatio on toteutettu VBA-ohjelmointina. Kaikki koodi/automaatio on tallennettu VG-62.xlanimiseen tiedostoon. Automaatio vaatii toimiakseen seuraavat referenssit (nämä kaikki ovat MS Officen vakioita) eli pitäisi löytyä kaikkien koneelta oletuksena: 1 Tiedostot Yhteenvedon teossa tarvitaan seuraavat tiedostot: - VG-62.xla - Tuloslaskelma.xls Näiden kaikkien tiedostojen pitää olla samassa kansiossa esim. C:\VG-62\ (Tätä polkua käytetään ohjeessa, sinä käytät sitä, johon nämä kaksi tiedostoa olet kopioinut.) 2 Automaation käyttöönotto Käyttäjä määrittää VG-62.xla tiedoston Apuohjelmat/AddIns-tiedostoksi, jolloin se latautuu käyttöön aina, kun Excel käynnistetään. 2.1 Excel versiossa 1 Office-painike - Excelin asetukset/excel Options - Apuohjelmat/Add-Ins. 2 Valitse Hallinta/Manage-kenttään vaihtoehto Excel-apuohjelmat ja Siirry/Gopainike. 3 Selaa/Browse-painikkeella hae C:\VG-62-kansiosta VG-62.xla (pääte xla ei välttämättä näy, riippuu koneesi Explore-määrityksistä) ja hyväksy OK-painikkeella. Tämän jälkeen viimeisenä välilehtenä/ribbonina pitäisi olla Apuohjelmat/Add-Ins ja sen alla työkalurivi (kuvassa vain painikkeet Valmiste tiliote, Valmistele koonti,toteuta koonti ja Muut toiminnot):

2 Ohje 2 (9) 2.2 Excel versiossa 1 Valitse Työkalut/Tools - Apuohjelmat/Add-Ins. 2 Selaa/Browse-painikkeella hae listalle C:\VG-62 -kansiosta VG-62.xla-niminen tiedosto. 3 Hyväksy OK-painikkeella. Tämän jälkeen pitäisi olla VG-62 (tämä nimi ei välttämättä näy) työkalurivi (kuvassa vain painikkeet Valmiste tiliote, Valmistele koonti, Toteuta koonti ja Muut toiminnot): 3 Tuloslaskelman "koodit" Tuloslaskelmaan pitää päivittää Tuotot/Menot "nimikkeitä". ver3 Tuloslaskelmaan lisätty Talkoot-vaihtoehdolle alavalintakohdat. 1 Avaa Tuloslaskelma.xls

3 Ohje 3 (9) 2 B-sarakkeessa on "koodit", C-sarakkeessa on "nimikkeet". 3 Muuta/Korjaa oikeat tiedot soluihin, joissa on vihertävä tausta. Esim. Joukkue A:n tilalle Edustus, Tila/Sali A:n tilalle Raision jäähalli jne. Älä poista rivejä! 4 Syötä Budjetoitu-sarakkeeseen arvot 5 Syötä Ennuste-sarakkeeseen arvot tai tee kaavaviittauksilla haut JK_Tulot ja JK_Menot sivuilta. Nämä kaksi sivua ovat tyhjiä ja vapaasti muokattavissa. 6 Tallenna. 4 Valmistele tiliote -toiminto Ennen toiminnon suorittamista pitää aktiivisena työkirjana olla OP:n sivuilta Lataa pelkät tilitapahtumat tiedostona -komennolla tuotu kuukausikohtainen tiliote.

4 Ohje 4 (9) Huom. Jos Tap.pv-sarakkeen ensimmäinen arvo on edellisen kuukauden viimeinen päivä, niin muuta se, tämän kuukauden ensimmäiseksi päiväksi. Esim niin muuta se 1.6.) Älä tee tiliotteelle itse mitään, vaan paina Valmistele tiliote -painike. Valmistele tiliote tekee seuraavat toiminnot: - tarkistaa, että aktiivisena on käypä tiliote, jos ei ole, niin ilmoittaa ja toiminto lopetetaan - lisää Sisäinen tieto ja Tulo- tai menolaji -sarakkeet - piilottaa Arkistointitunnus-sarakkeen - muuttaa sarakeleveyksiä - lisää suojauksen koko taulukkoon, paitsi Sisäinen tieto ja Tulo- tai menolaji - sarakkeisiin - luo uuden sivun ja nimeää sen tiliotteen kuukausi- ja vuositiedolla (Tap.pv sarakkeen eka solusta ottaa päivämäärän ja "pilkkoo" siitä kuukausi_vuosi-tiedon. Ver4 Jos Excel ei pysty kopioimaan OP:n sivulta saatua csv-tiedoston ensimmäistä taulua/sheetiä, niin tehdään väliaikainen tallennus (ei näy käyttäjälle) sekä nimetään taulu/sheet nimellä Alkuperäinen (tämä näkyy käyttäjälle). Komentoa ei voi suorittaa uudestaan samassa tiliotteessa. Ilmoittaa tässä tilanteessa:

5 Ohje 5 (9) 5 Tulo- tai menolaji -sarakkeeseen tiedon syöttö Tulo- tai menolaji -sarakkeen solujen arvoksi syötetään ennalta vakioidut "koodit" vrt. Tuloslaskelman "koodit". ver3 Tulo- tai menolaji -sarakkeeseen Alavaihtoehdot voidaan syöttää myös pilkulla esim. Joukkue A:lta saatu lisenssimaksuriville koodiksi joko 3104,1 tai Saadut lisenssi- ja kausimaksut Joukkue A 6 Valmistele koonti -toiminto Valmistele koonti tekee seuraavat toiminnot: - tarkistaa, että aktiivisena on Valmistele tiliote -komennolla muokattu työkirja, jos ei ole, niin ilmoittaa ja toiminto lopetetaan - tarkistaa, että Tulo- tai menolaji -sarakkeessa on ennalta vakioitu koodi, jos ei ole, niin merkitsee virheellisen punaisella taustavärillä ja ilmoittaa OK-painikkeella toimintoa jatketaan, virheellistä riviä ei huomioida jatkossa Peruuta/Cancel-painikkeella toiminto lopetetaan. Käyttäjä voi korjata virheellisen koodin ja painaa uudestaan Valmistele koonti -

6 Ohje 6 (9) painiketta. - kirjoittaa "koodit" ja "nimikkeet" aktiivisena olevaan työkirjaan (riveille 3 ja 4) - lisää edellä mainittujen tietojen alapuolelle sarakekohtaisen summa kaavan - siirtää tiliotteen Määrä-sarakkeen tiedon oikeaan tulo- tai menolajiin - piilottaa kaikki ne sarakkeet, joiden summa on 0 - suojaa tiliotteen siten, että vain Sisäinen tieto -sarakkeen arvoja pääsee muuttamaan - luo uuden sivun ja nimeää sen tiliotteen kuukausi_vuosi_final-nimiseksi - tallentaa tiliotteen \Tiliotteet-kansioon kuukausi_vuosi-nimellä. Automaatio tekee tarvittaessa \Tiliotteet-alikansion samaan paikkaan, jonne kopioit aputiedostot. 6.1 Jos Tulo- tai menolaji -sarakkeessa virheellinen arvo Koska sivu on suojattu, et pääse muuttamaan _final-sivulle tuota arvoa enää. 1 Valitse Muut toiminnot - ja sieltä Poista tiliotteesta_final-taulu. 2 Korjaa kuukausi_vuosi-sivulle Tulo- tai menolaji -sarakkeen arvot. 3 Paina Valmistele koonti Ohjelma ilmoittaa, että tämän niminen tiedosto on jo olemassa, tallenna päälle.

7 Ohje 7 (9) 7 Tiliotteen tietojen vienti Tuloslaskelmaan - Toteuta koonti Toteuta koonti tekee seuraavat toiminnot: - avaa Tuloslaskelma.xls-tiedoston jos on jo auki, niin valitsee sen - luo sinne kuukausi_vuosi-nimisen sivun ja kopioi sinne tiliotteesta menot ja tulot - lisää Tuloslaskelma-tauluun kuukausikohtaisen tulo-/menotapahtuman koodin perusteella - lisää/muokkaa Toteutunut-sarakkeeseen kaavat. - tarkistaa, ettei Tuloslaskelmassa ole jo kyseisen kuukauden tietoja (aktiivisena pitää olla kuukausikohtainen tiliote). Jos on niin varoittaa:

8 Ohje 8 (9) - Huom. ei suojaa Tuloslaskelma-taulua, sen sijaan suojaa työkirjan, ettei käyttäjä pääse lisäämään tai poistamaan sivuja. 7.1 Tuloslaskelmassa virheellinen kuukausi Älä poista Tuloslaskelma-taulusta itse rivejä - Toteutunut-sarakkeen kaavoihin tulee virheitä. 1 Valitse Muut toiminnot - ja sieltä Poista tuloslaskelmasta kk 8 Tallennusmuoto Valintaikkunassa näkyy kaikki kuukaudet. 2 Valitse listasta poistettava kuukausi. 3 Paina Poista Tiedostojen tallennusmuotona on Excel2002/2003-formaatti, jotta tiedostot ovat käytettävissä molemmissa Excel2007 ja Excel 2003-versioissa. Tästä syystä Excel 2007 puolella tulee ilmoituksia ominaisuuksien menettämisestä tallennuksen yhteydessä.

9 Ohje 9 (9) Tallennetaan "vanhassa muodossa" eli hyväksytään valintaikkuna Jatka-painikkeella. 9 VG-62 Tuloslaskelman poisto Excelistä Käyttäjä poistaa VG-62.xla tiedoston Apuohjelmat/AddIns-tiedostolistasta, ks. 2 Automaation käyttöönotto eli ota tässä kohdassa lisäämäsi rasti pois. 9.1 Poista välilehti/työkalurivi Excel Paina jonkin painikkeen päällä hiiren kakkospainiketta ja valitse komento Poista mukautettu työkalurivi. Excel Paina jonkin painikkeen päällä hiiren kakkospainiketta ja valitse komento Mukauta. 2 Valitse Työkalurivit-listasta VG-62 ja Poista/Remove-painike.