ELINTARVIKKEET SEKÄ PAKKAUSMATERIAALIT AJALLE MAHDOLLINEN OPTIO 2 VUOTTA

Transkriptio

1 ELINTARVIKKEET SEKÄ PAKKAUSMATERIAALIT AJALLE MAHDOLLINEN OPTIO 2 VUOTTA 1. Hankinnan kohde Axxell Utbildning Ab pyytää tarjousta elintarvikkeiden, kertakäyttötuotteiden ja pakkausmateriaalien toimittamisesta meidän toimipisteisiin Karjaalla, Paraisilla, Kemiöön ja Turkuun. Tarjottavien tuotteiden tule olla ammattikeittiöihin soveltuvia ja täyttää elintarvikkeista sekä niiden valvonnasta Suomessa voimassa olevat lait, asetukset, EU standardit ja muut viranomaismääräykset. Tarjouspyynnössä on tuoteluettelo josta pyydämme nettohinta. Sopimustoimittaja huolehtii siitä että pakkausmerkinnät ovat asiallisia. Kuljetuskaluston ja kuljetuslämpötilojen tulee olla voimassa olevan elintarvikelainsäädännön mukaisia. Tarjottavien tuotteiden päiväysten on oltava riittävän pitkiä, viimeisen käyttöpäivän on riitettävä seuraavan toimituspäivän jälkeiseen päivään. Tarjottavien tuotteiden ja niiden raaka-aineiden pitää olla korkealaatuisia ja alkuperältään jäljitettäviä. 2. Sopimuskausi optio 2 vuotta 3. Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. 4. Hankinnan suuruus n Liitteessä mainitut käyttömäärät ovat vain arvioita vuosikulutusmääriä eivätkä ole ostajaa sitovia. 5. Tuotteiden ja niihin liittyvän palvelun vaatimukset. Tarjottavien tuotteiden tulee olla ammattikäyttöön soveltuvia ja niiden tulee täyttää elintarvikkeista ja niiden valvonnasta Suomessa voimassa olevat lait, asetukset, standardit ja muut viranomaismääräykset. Tuotteiden alkuperä tulee pystyä selvittämään aukottomasti. Tuotteiden raaka aineet eivät saa sisältää GMO tai säteilytettyjä raaka aineita (poisluettuna mausteet). Tarjottavista tuotteista tulee pystyä valmistamaan suomalaisten ravitsemussuositusten mukaisia aterioita. Asiakkaan tai asiakkaan nimeämän tilaajan (jäljempänä tilaaja) pyynnöstä tarjoajan tai toimittajan on todistettavasti pystyttävä esittämään tuotteelle asetettujen vaatimusten täyttyminen. 1

2 Tarjoajan tai toimittajan on myös pyynnöstä lähetettävä virallisen laadunvalvontaelimen todistus tuotteiden mikrobiologisesta laadusta tai koostumuksesta. Tuotteet tulee olla pakattuna mahdollisimman vähän ympäristöä kuormittaviin ja työturvallisiin pakkauksiin. Koska tilaajina ovat erikokoiset keittiöt, tulee tarjottavien myyntierien olla sekä suurille että pienille keittiöille soveltuvia. Näin ollen tuotteen myyntierän koko ei voi olla esim. täysi lava. Kaikilla tarjoajan tuotteilla tulee olla suomenkieliset (tai ruotsinkieliset) yksilöidyt ja tarkat tuoteselosteet ja ravintotiedot tuotteiden sisältämistä aineista. Toissijaisesti tarjoajan tulee pyynnöstä esittää tuoteselosteet ja ravintotiedot asiakkaalle. Mikäli sopimuskauden aikana todetaan, että toimittajan liitteellä 1 tarjoama tuote ei täytä sille tarjouspyynnössä asetettuja laatu tai käyttövaatimuksia, tulee toimittajan välittömästi vaihtaa tämä tuote korvaavaan tuotteeseen, joka täyttää kyseiset vaatimukset. Korvaavan tuotteen tulee olla vähintään kyseiselle tuotteelle alun perin asetetut laatuvaatimukset täyttävä ja korvaavan tuotteen hinta voi olla korkeintaan alkuperäisen tuotteen hinta. Tuotteiden käyttöpäivät tuotteilla tulee olla vähintään seuraava määrä käyttöpäiviä jäljellä tilaajalle tapahtuneen toimituspäivän jälkeen: Kypsä Liha 5 päivää Lihavalmisteet 5 päivää Valmisruoat 5 päivää Kuorittu Raaka peruna 4 päivää Kypsä Peruna 21 päivää Esikäsitellyt Vihannekset 3 päivää Tuoreet Vihannekset 4 päivää Pakasteet 30 päivää Maito, 5 päivää -Kananmunat, 14 päivää Jogurtit ja viilit, 7 päivää Juustot, 21 päivää Rae Ja tuorejuusto, 7päivää 6. Hinnat Tarjoukset ilmoitetaan arvonlisäverottomin nettohinnoin euroin. Tarjouksessa hinta ilmoitetaan aina pyydetyn yksiön mukaisena kuten euro/kg, euro/kpl tai euro/litra. Hinnan tulee kattaa kaikki kulut mukaan lukien toimitus-, vakuutus-, laskutus- ja käsittelykulut. Tuotteista, jotka eivät esiinny tarjouspyyntölomakkeella, pyydetään tarjouksen liitteeksi tukkuhinnasto ja siihen liittyvät alennusprosentit koko tuoteryhmästä. Tuotteet on jaettu seuraaviin tuoteryhmiin: a) Lihatuotteet b) Maitotuotteet c) Viljatuotteet d) Säilykkeet e) Ruokapakaste ja valmisruoka f) Juomat g) Erikoistuotteet h) Makeutumisaineet ja maustaminen 2

3 i) Kertakäyttötavara j) Makeiset k) Hedelmä ja vihannes l) Kala m) Keittiön puhtaanpito 7. Hinnanmuutokset Ensimmäinen hinnanmuutos voidaan hyväksyä aikaisinta alkaen. Hinnanmuutokset ilmoitetaan kirjallisesti tai sähköisesti hankintavastaavalle Cecilia Skaagille. Uusi ilmoitettu ja hyväksytty hinta voi astua voimaan aikaisinta kahden viikon kuluttua ostajan hyväksynnästä. Muulla tavoin ilmoitettua hintamuutosta ei oteta huomioon. Syyt hinnankorotuksiin on aina perusteltava. 8. Tilaukset ja toimitukset Tuotteet toimitetaan tilausten mukaisesti, osatoimituksina, perille sisätiloihin asti seuraaviin toimipaikoihin: Axxell Aboa Mare Ma; Juhana herttuan puistokatu 21, krs 2 To; TURKU Axxell Karis Ma; Ratakatu 75 To; Raasepori Axxell Kimito Ma; Brusabyntie 2 To; Kemiö Axxell Pargas Ma; Vapparintie 4 Ke; Parainen Pe; Tomimme kouluna eli toimitukset tarvitaan Turkuun, Raaseporiin ja Paraisille pelkästään elokuusta-toukokuun (noin vko ja 31-52). Poikkeuksia mahdollisia. Kemiölle tilataan tuotteet myös kesäisin. Tilaukset tekee joka toimipaikka itse ja toimipaikat ovat myös jaettu eriin kustannuspaikoihin, mitkä haluamme laskuissa eriteltynä. Kulutusraportit toimitetaan 2x vuodessa. 9. Reklamaatio Mikäli toimitus ei vastaa ostajan tekemää tilausta tai tuotteissa on laadullista virheitä, ostaja antaa mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistän vuorokauden kuluessa, toimittajalle 3

4 reklamaation kyseisestä virheestä. Reklamaatio annetaan puhelimitse tai sähköisesti, riippuen sopimuksesta toimittajan kanssa. 10. Tarjoajaa koskevat vaatimukset Tarjoajan on pyydettäessä toimitettava todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista (verojäämätodistus) sekä työkassa/eläkevakuutusyhtiön todistus maksetuista eläkevakuutusmaksuista. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. 11. Päätöksen perusteet Päätöksen perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen arviointiperusteita ovat: Hinta 50 pistettä Vertailussa halvin kokonaishinta (arvioidulla käyttömäärillä) tuoteryhmittäin (ks. 5) saa 50 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin hinta/ vertailtava hinta x 50) Logistiikka 15 pistettä Toimitukset toivomuksien mukaan (ks. 8). Jos joku mainitusta kohdista ei täyty, vähennetään siitä 3 pistettä / kohta. Purkupakkaukset 15 pistettä Mikäli määritelty tukkupakkaus eli myyntierä on toimipisteelle liian suuri erä, on sillä mahdollisuus tilata tavaraa pienemissä erissä eli ns purkupakkauksia. Sähköinen laskutusjärjestelmä 8 pistettä Mikäli joku muu laskutus, siitä saa 3 pistettä. Pakkauksen kierrätettävyys 12 pistettä Tuotteet on pakattu uudelleen käytettäviin ja /tai kierrätettäviin tai polttamalla hävitettäviin pakkauksiin / materiaaleihin. Tarjouksen tule liittää selvitys tuotteiden pakkauksista. Pääsääntöisesti tulemme tekemään keskitettyjä päätöksiä yhdelle toimittajalle seuraavista ryhmistä (ks 5.) a-i, a ja k-m voidaan harkita myös osa-tarjouksia. 12. Osatarjous Osatarjoukset huomioidaan vihannesten, hedelmän, tuoreen kalan, lihan ja sesongin mukaisten tuotteiden osalta. Osatarjous voi koskea kaikki tai osaa toimipaikoista. Hankinnat kuitenkin pyritään tekemään keskitetysti sen osalta kun se on mahdollista. 13. Tarjouksen muoto Tarjous on tehtävä tarjouslomakkeille (liite) tuoteryhmittäin suomen- tai ruotsinkielisenä. Pidämme oikeuden käsitellä vain pyydetyssä muodossa saapuneet tarjoukset. Mikäli tarjoaja halua tarjota sellaista tuotetta mitä lomakkeen riveillä ei esiinny, tarjoaja voi tehdä lomakkeen loppuun lisärivejä erottamalla ne selkeästi alkuperäisestä tarjouksesta. 14. Maksuehto 4

5 21 tai 30pv netto, kun tuotteet on hyväksytysti vastanotettu ja lasku saapunut. Laskun tulee sisältää laskulle asetetut yleiset edellytykset. 15. Laskutus Tuotteiden laskutus tulee kohdistaa kulloinkin tilauksessa ilmoitettuun kohteeseen. Ensisijaisena laskutusvaihtoehtona pidetään suoralaskutusta, mikäli laskutus halutaan tai se on kauttalaskutuksena, siitä on mainittava tarjouksessa. 16. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään asti. 17. Sopimusmenettely Valittujen toimittajien kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista. Hankintapäätös tulee sitovaksi vasta sopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella: 1. Tarjouspyyntö 2. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinoissa 3. Tarjous 18. Lisätiedot Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tilaaja ei vastaa puhelimitse esitettyihin tarjouspyyntöön liittyvät tiedosteluihin. Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset tulee jättää sähköisesti osoitteeseen: mennessä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto jotka lähetetään kysymyksiä esittäneille Tarjouksen jättö Pyydetyn mukainen tarjous (tuotetaulukko) lähetetään sähköisesti osoitteeseen: Tarjoukset tulee toimittaa klo mennessä. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 20. Sopimuksen purkuehdot Osapuoli on mahdollisuus purkaa sopimus, mikäli toinen osapuoli olennaisesti rikkoo sopimusehtoja. Sopimuksen purkaminen edellyttää kuitenkin, ettei sopimusrikkomuksen syyllistynyt ole korjannut sopimusrikkomusta 30 päivässä tästä kirjallisen huomautuksen saatuaan. Sopimusta koskevat mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti osapuolten neuvotteluiden avulla, joita käydään vähintään kolme. Mikäli yhteisymmärrystä ei saavuteta, riitaisuudet jätetään käräjäoikeuden ratkottavaksi. 21. Asiakirjojen julkisuus Annetut tarjoukset ovat päänsääntöisesti julkisia päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, siitä on tarjouksessa mainittava erillisellä 5

6 liitteellä. Julkisia hankintoja ja asiakirjoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. LIITEET Tarjouspyyntöpohja (excel muodossa) 6