Helsingin hiippakunta PIISPANTARKASTUSOHJE Eero Huovinen

Transkriptio

1 Helsingin hiippakunta PIISPANTARKASTUSOHJE Eero Huovinen PIISPANTARKASTUKSEN TARKOITUS Piispantarkastuksen pitäminen perustuu KJ 18: 4-8 annettuihin määräyksiin. Niiden lisäksi Helsingin hiippakunnassa korostetaan seuraavia tavoitteita: Piispantarkastuksen tarkoituksena on seurakunnan elämän ja toiminnan tukeminen. Piispan erityisenä tehtävänä on hengellinen ohjaus. Piispa pyrkii rohkaisemaan ja kannustamaan luottamushenkilöitä, työntekijöitä ja seurakuntalaisia. Piispan vierailulla on tärkeä merkitys yhteyksien luojana ja vahvistajana (alueen kouluihin, yrityksiin, kunnan edustajiin tms.) sekä seurakunnan näkyvyyden tukemisessa seurakunnan alueella (mm. paikallisten tiedotusvälineiden kautta). Piispantarkastus tukee seurakuntaa arvioimaan itse itseään. Seurakunta saa palautetta toiminnastaan. Piispantarkastuksen suunnittelussa otetaan huomioon kunkin seurakunnan omat tarpeet. Hiippakuntasihteerien vierailuja ja niistä tehtäviä raportteja kehitetään tiimien ja työalojen kehittämishakuiseen suuntaan. Piispantarkastuksessa todettujen kehityshaasteiden toteutumista seurataan piispantarkastuksen jälkeen. Tuomiokapitulin puolelta hiippakuntadekaani huolehtii piispantarkastuksen suunnittelusta ja koordinoi tarkastusprosessin kokonaisuutta. Hallinnon ja talouden tarkastuksen osalta yhdyshenkilönä toimii lakimiesasessori. Piispantarkastusohje lähetetään ennen tarkastusta seurakuntaan ja se pyydetään jakamaan seurakunta- tai kirkkoneuvostolle sekä kaikille työntekijöille. PIISPANTARKASTUKSEN VALMISTELU 1. Seurakuntien valinta Tuomiokapitulin johtoryhmä ja pappisasessorit tekevät piispalle ehdotuksen seurakunnista, joissa piispantarkastuksia toimitetaan. Suunnitelma piispantarkastusvuorossa olevista seurakunnista tehdään noin 2-3 vuodeksi kerrallaan. Piispa tekee päätöksen tarkastuksesta noin vuotta ennen sen toimittamista ja ilmoittaa asiasta seurakunnalle. Hiippakuntavaltuustossa hyväksytyn tavoitteen mukaisesti tuomiokapituli tukee seurakuntarakenteen kehittämistä. Mikäli kirkkohallitus tekee päätöksiä seurakuntien yhdistämisestä, piispantarkastuksia toimitaan vuosina näissä seurakunnissa. 1

2 2. Notaarin valinta Johtoryhmä ja pappisasessorit nimeävät seurakuntien valinnan yhteydessä notaarin kutakin piispantarkastusta varten. Notaareiksi valitaan nuoria pappeja, joilla on kiinnostusta ja taitoa hallinnollisissa asioissa ja muistioiden laadinnassa. Notaarit kutsutaan yhteiseen valmennuspäivään, jonka toteutuksesta vastaa lakimiesasessori. 3. Aineisto Piispantarkastuspäätöksen jälkeen hiippakuntadekaani pyytää seurakunnan kirkkoherraa toimittamaan kahden kuukauden kuluessa - edellisen vuoden toimintakertomuksen, - voimassaolevan toiminta- ja taloussuunnitelman, - kirkkoherran oman kertomuksen seurakunnan ajankohtaisista haasteista (noin 3-5 liuskaa; kirkkoherran tulee ennen kertomuksen lähettämistä keskustella siitä työntekijöiden kanssa), - seurakuntaneuvoston kertomuksen seurakunnan haasteista (3-5 liuskaa, kirkkoherra ei osallistu laatimiseen), - luettelon toimitiloista ja niiden käyttötarpeesta sekä käyttöasteesta, - yksittäisten seurakuntien tilintarkastuskertomukset ja kirkkohallituksen keräämät vertailuluvut henkilöstön ja väestön suhteesta sekä - henkilöstötilinpäätöksen ja henkilöstökertomuksen. Dekaani toimittaa aineiston piispalle, pappisasessorille, lääninrovastille, tarkastukseen osallistuville hiippakuntasihteereille ja piispantarkastusta varten nimetylle notaarille. 3. Suunnittelukokous Hiippakuntadekaani kutsuu yhdeksän kuukautta ennen piispan vierailua kirkkoherran, pappisasessorin, lääninrovastin ja notaarin kokoukseen, jossa kartoitetaan ne asiat, joihin piispantarkastuksessa on seurakunnan tarpeiden vuoksi syytä keskittyä. Dekaani laatii keskustelun pohjalta piispantarkastussuunnitelman, joka käydään läpi sekä suunnittelukokoukseen osallistuneiden että piispan kanssa. Piispa vahvistaa valmistelun pohjalta tarkastuksen laajuuden ja ohjelman (KJ 18:4). Dekaani vastaa ohjelman tiedottamisesta kirkkoherralle, pappisasessorille, lääninrovastille ja notaarille sekä tarkastuksessa mukana oleville tuomiokapitulin viranhaltijoille. HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUS KJ 18:5 tarkoittama hallinnon ja talouden tarkastaminen suunnataan erityisesti hyvän hallinnon kehittämiseen. Hallinnon ja talouden tarkastusta koordinoi lakimiesasessori. Helsingin ja Vantaan seurakuntayhtymien kanssa neuvotellaan yhtymien sisäisten tarkastusten ja piispantarkastusten ajankohtien yhteensovittamisesta siten, että nämä tukevat toisiaan. Yhtymäseurakunnista pyydetään sisäisen tarkastuksen lausunto, yksittäisistä seurakunnista tilintarkastajien lausunto. Yksittäisten seurakuntien tarkastuksissa käytetään tarvittaessa hyväksi asiantuntija-apua. 2

3 Tarkastuksessa ovat mukana lakimiesasessori, pappisasessori, lääninrovasti, ja notaari. Tarkastuksessa keskitytään erityisesti seurakunnan hallinnon ja toimitilojen käytön sekä seurakunnan muiden toimintaedellytysten ja -rakenteiden tarkastamiseen. Lakimiesasessorin yleisiin tehtäviin kuuluu seurakuntien neuvonta laki- ja hallintoasioissa. Hän osallistuu tarpeen mukaan seurakunnan hallinnon kehittämiseen ja sen seurantaan. Lakimiesasessorin tehtävänä on ylläpitää luetteloa ajankohtaisista asiakirjoista, jotka seurakunnissa tulee tarkistaa (kuten esim. valmiussuunnitelmat). Helsingin ja Vantaan seurakuntayhtymissä tarkastukseen kutsutaan mukaan kiinteistötoimen ja sisäisen tarkastuksen edustajat, Porvoon rovastikunnan seurakunnissa esim. Porvoon seurakuntayhtymän hallintojohtaja tai muu ulkopuolinen asiantuntija. DEKAANIN JA HIIPPAKUNTASIHTEERIEN VIERAILU Dekaani ja hiippakuntasihteerit vierailevat seurakunnassa noin 2-3 kuukautta ennen piispan vierailua. Vierailun aikana dekaani neuvottelee kirkkoherran kanssa. Dekaani päättää, ketkä hiippakuntasihteereistä osallistuvat vierailuun. Hiippakuntasihteerit keskustelevat oman työalan asioista työntekijäryhmittäin. Tuomiokapitulin notaari osallistuu tarvittaessa hiippakuntasihteerien vierailuun ja keskustelee seurakunnan kansliahenkilökunnan kanssa. Dekaani sopii kirkkoherran kanssa vierailun ajankohdasta, aikataulusta ja ohjelmasta. Seurakunnan puolelta tapaamiseen osallistuvat kaikki työntekijät. Kirkkoherra huolehtii yhdessä dekaanin kanssa siitä, että jokainen työntekijä voi olla mukana jonkin sopivan työalan ryhmäkeskustelussa. Vierailun tarkoituksena on tutustuminen seurakuntaan ja työntekijöihin sekä seurakunnan eri työalojen yhteinen arviointi. Työntekijöitä rohkaistaan ottamaan esille asioita, joihin he toivovat piispantarkastuksen aikana kiinnitettävän huomiota. Vierailuista laaditaan kirjallinen raportti, jotka annetaan piispalle, asessorille ja lääninrovastille tutustuttavaksi ennen tarkastusta. Seurakunta saa raportin ja siihen sisältyvän palautteen piispantarkastuksen pöytäkirjan liitteenä. Hiippakuntasihteerien vierailun toteutuksessa otetaan huomioon mm. paikalliset olosuhteet, seurakunnan koko ja työntekijätilanne. Erityisesti suurten seurakuntien piispantarkastuksissa voi olla tarkoituksenmukaista, että kirkkoherran ja dekaanin välinen keskustelu käydään jo ennen hiippakuntasihteerien vierailua. PIISPAN VIERAILU Piispan vierailu on se osa piispantarkastusta, jonka aikana piispa tapaa luottamushenkilöt ja työntekijät, vierailee yhteistyötahojen luona, pitää piispan kinkerit, toimittaa messun ja antaa loppulausunnon. Piispan vierailu aloitetaan kaikille avoimella, mieluiten kirkossa pidettävällä rukoushetkellä, jonka pitää kirkkoherra tai seurakunnan työntekijä. Tarkastuksen toimittajien puolelta piispan vierailussa ovat koko ajan mukana pappisasessori, lääninrovasti ja notaari, seurakunnan puolelta kirkkoherra ja mahdollisuuksien mukaan 3

4 neuvoston varapuheenjohtaja. Piispan vierailua varten varataan yksi arki-ilta (esim. torstai), kokonainen arkipäivä (esim. perjantai) ja sunnuntaina messu ja kirkkokahvit tai seurakuntalounas. Luottamushenkilöneuvottelu pidetään yleensä arki-iltana ja osiot 2-4 arkipäivänä (johon sisältyy 1,5 tunnin lepotauko). Ohjelma toimitetaan pääsääntöisesti seuraavalla tavalla. 1. Luottamushenkilöneuvottelu Neuvottelua varten varataan arki-ilta (noin klo 18-21) ja siihen kutsutaan neuvoston jäsenet (sopimuksen mukaan myös varajäsenet). Piispan seurueen lisäksi mukana on hiippakuntadekaani. Neuvottelun tarkoituksena on arvioida seurakunnan elämää ja toimintaa. Keskustelun pohjana ovat neuvoston ja kirkkoherran laatimat kertomukset. Pienissä seurakunnissa neuvottelussa on mukana valtuuston puheenjohtaja. Iltarukouksen pitää lääninrovasti. 2. Työntekijäneuvottelu Työntekijäneuvottelua varten varataan 2-4 tuntia ja siihen osallistuvat kaikki työntekijät. Piispan seurueen lisäksi mukana on hiippakuntadekaani. Ohjelmaan kuuluu työtekijöiden esittäytyminen, oman työn tavoitteista kertominen ja keskustelu seurakunnan ja työyhteisön kehittämistarpeista. Työntekijöitä pyydetään etukäteen valmistautumaan puheenvuorojen käyttämiseen. 3. Vierailut yhteistyötahojen luona Seurakunta tekee jo piispantarkastuksen suunnitteluvaiheessa ehdotuksen vierailukohteista. Ne voivat olla kouluja ja työpaikkoja, jotka ovat seurakunnan kannalta tärkeitä yhteistyökumppaneita tai joista toivotaan sellaisia. Kouluvierailujen ohjelmaan kuuluu yleensä oppilaiden kyselytunti piispalle (kysymyksiä ei tarvitse lähettää etukäteen) sekä tapaaminen opettajien kanssa. Työpaikkavierailuissa pyritään tapaamaan sekä yrityksen johtoa että työntekijöitä (mm. luottamushenkilöitä). Piispalle toimitetaan etukäteen informaatiota vierailukohteiden toiminnasta ja mukana olevista henkilöistä. 4. Piispan kinkerit Piispan kinkerit pidetään illalla, alkaen esim. klo ja se on kaikille avoin keskustelutilaisuus. Piispa juontaa tilaisuuden, jossa alkuvirren jälkeen keskustellaan seurakunnan elämää, kirkkoa ja kristinuskoa koskevista kysymyksistä. Jos alustuksia pidetään, on huolehdittava siitä, että keskustelulle jää riittävästi aikaa. Päätöshartauden pitää pappisasessori. Tilaisuus kestää noin 2 tuntia. 5. Piispan messu Piispan vierailu päättyy sunnuntaina messuun, joka toteutetaan piispanmessun kaavan mukaan, ja se suunnitellaan yhdessä piispan teologisen sihteerin kanssa. 4

5 LOPPULAUSUNNOT JA PIISPANTARKASTUKSEN PÖYTÄKIRJA Messun jälkeen piispa, pappisasessori ja lääninrovasti esittävät julkiset loppulausunnot, jotka painottuvat seurakunnan, sen luottamushenkilöiden ja työntekijöiden rohkaisemiseen. Lausunnoissa mainitaan myös ne seurakuntaelämän kehittämisalueet, joihin piispantarkastuksen aikana on kiinnitetty huomiota. Loppulausunnot liitetään piispantarkastuksen pöytäkirjaan. Yksityiskohtaiset kehittämisehdotukset esitetään piispantarkastuspöytäkirjassa. Notaarin tulee kuukauden kuluessa toimittaa pöytäkirja asessorille ja dekaanille tarkastettavaksi. Piispan ja notaarin allekirjoittama pöytäkirja toimitetaan tuomiokapituliin, josta se lähetetään seurakunnalle. Seurakunnassa pöytäkirja jaetaan työntekijöille ja seurakunta- tai kirkkoneuvostolle, jonka tulee ryhtyä niihin toimenpiteisiin, joihin pöytäkirja antaa aihetta (KJ 18:7). JÄLKISEURANTA Asessori, lääninrovasti, hiippakuntadekaani ja kirkkoherra pitävät puolen vuoden sisällä piispan vierailun jälkeen neuvottelun, jossa seurataan kehittämistavoitteiden etenemistä. Neuvottelun sihteerinä toimii piispantarkastuksen notaari. Tarvittaessa järjestetään seurakunta- tai kirkkoneuvoston kanssa neuvottelu, johon osallistuvat asessori, lääninrovasti ja dekaani. 5