Canon Self-Service -portaali. Aloitusopas. Rekisteröinti ja käyttö

Transkriptio

1 Canon Self-Service -portaali Aloitusopas Rekisteröinti ja käyttö

2 Johdanto Tämä opas on tarkoitettu henkilölle, joka vastaa yrityksen Canon-laitteiden ja -palvelujen hallinnasta. Jos et ole kyseinen henkilö ja haluat lisätietoja, katso Canonin asiakaspalvelun yhteystiedot viimeiseltä sivulta ja ole yhteydessä meihin. Sisältö Tervetuloa Canon Self-Service -portaalin käyttäjäksi 3 Kuinka rekisteröidyn? 3 Kuinka perustan oman käyttäjätilin? 4 Miten pääsen alkuun? 5 Miten hallinnoin muita yrityksemme käyttäjiä? 6 Kuinka hallinnoin asiakkuuksia? 7 Kuinka hallinnoin palvelupyyntöjä? 8 Kuinka hallinnoin laitteita? 9 Kuinka ryhmittelen laitteita? 10 Ratkaisutietokanta 11 Keneltä voin pyytää lisäohjeita? 12 Sanasto Asiakkuuspäällikkö Tuotepäällikkö Käyttäjät Laite Portaali Asiakkuuspäällikkö on yrityksenne ensisijainen yhteyshenkilö, joka huolehtii Canon-laitteiden ja palveluiden hallinnasta. Asiakkuuspäällikkö voi delegoida tehtäviä muille käyttäjille, joita voidaan myös määrittää organisaation asiakkuuspäälliköiksi. Tuotepäällikkö on joku yrityksenne edustaja, joka on määritetty tietyn laitteen huoltotoimintojen vastuuhenkilöksi (esimerkiksi luomaan palvelupyyntöjä, antamaan mittarilukemia ja päivittämään tuotesijainteja). Käyttäjiä ovat kaikki asiakkuus- ja tuotepäälliköt, joilla on oikeus käyttää Canon Self-Service -portaalia. Laite on mikä tahansa organisaatiosi Canon-laite, jolla on huoltosopimus. Portaali on Canon Self-Service -portaalin sivusto. Canon Self-Service -portaali lokakuu 2012 Sivu 2

3 Tervetuloa Canon Self-Service -portaalin käyttäjäksi Haluamme parantaa jatkuvasti Canon-asiakkaille tarjoamiamme palveluita ja helpottaa Canon-laitteiden ja palveluiden hallinnointia. Osana tätä kehitystyötä esittelemme Canon Self-Service portaalin, joka on tietoturvallinen ja helppokäyttöinen verkkopalvelu. Palvelussa pääset käyttämään nopeasti kaikkia Canonin tuote-, huolto- ja palvelutietoja ja sen avulla voit hallinnoida asiakkuustietojasi ja lähettää palvelupyyntöjä entistä helpommin. Yksinkertaisen rekisteröitymisprosessin jälkeen voit suorittaa seuraavia toimintoja juuri silloin, kun itsellesi parhaiten sopii: Voit tarkastella yrityksenne asiakastietoja ja Canon-laitteita. Näet kerralla kaikki Canon-laitetiedot yhdestä paikasta, joten sinun ei tarvitse itse ylläpitää tietoja laitteiden sarjanumeroista. Voit määrittää Canon-laitteille vastuuhenkilöitä. Voit jakaa Canon-laitteiden hallintavastuun yhdessä toimipaikassa tai useiden toimipaikkojen kesken tämä helpottaa ja tehostaa omaa työtäsi. Voit lähettää yrityksenne Canon-laitteiden mittarilukemat.* Voit varmistaa laskutustietojen oikeellisuuden lähettämällä Canon-laitteiden mittarilukemat itse. Voit päivittää yrityksenne Canon-laitteiden sijainti- ja osoitetiedot. Käytössäsi on kattava rekisteri Canon-laitteiden sijainneista kaikki tiedot ovat helposti käytettävissä. Voit lähettää palvelupyyntöjä Canonille ja seurata niiden edistymistä. Voit luoda palvelupyyntöjä milloin tahansa voit määrittää niihin kaikki tiedot, joita Canon tarvitsee pyynnön tehokkaaseen hoitamiseen, sekä seurata työn etenemistä verkossa. Kuinka rekisteröidyn? Saat lisätietoja Canonin itsepalveluportaalista osoitteesta Pääset rekisteröitymään portaalin käyttäjäksi osoitteessa Sinua pyydetään antamaan rekisteröinnin yhteydessä muun muassa seuraavat tiedot: yrityksenne nimi nimi sähköpostiosoite ja puhelinnumero Saat tämän jälkeen sähköpostin, joka sisältää henkilökohtaisen linkin rekisteröinnin viimeistelemiseksi (sähköpostivahvistus saapuu normaalisti seuraavan työpäivän aikana). Kun saat viestin, klikkaa sen sisältämää linkkiä ja aktivoi sitten käyttäjätilisi ohjeiden mukaisesti. * Canon tarjoaa myös automaattisia mittarinlukuratkaisuja. Saat lisätietoja omalta Canon - yhteyshenkilöltäsi. Canon Self-Service -portaali lokakuu 2012 Sivu 3

4 Kuinka perustan oman käyttäjätilin? Portaaliin voidaan määrittää kahdenlaisia rooleja, joilla molemmilla on omat käyttöoikeustasonsa. Käyttäjärooleja ovat seuraavat: Asiakkuuspäällikkö Asiakkuuspäälliköllä on täydet oikeudet laitteiden ja palvelupyyntöjen hallintaan, mukaan lukien tuotepäälliköiden määrittäminen ja käyttäjien käyttöoikeuksien hallinta. Tuotepäällikkö Tuotepäälliköt ovat asiakkuuspäällikön määrittämiä tiettyjen laitteiden vastuuhenkilöitä. He voivat tarkastella ja ylläpitää laitteiden tietoja sekä tehdä palvelupyyntöjäpyyntöjä portaalissa. Kullekin laitteelle voidaan määrittää useita tuotepäälliköitä. Ensimmäisenä rekisteröityvän käyttäjän on aina oltava asiakkuuspäällikkö. Kun hän on rekisteröitynyt, hän voi kutsua portaaliin lisää asiakkuuspäälliköitä ja tuotepäälliköitä. Canon Self-Service -portaali lokakuu 2012 Sivu 4

5 Miten pääsen alkuun? Tämä on aloitusnäyttö, jonka näet kirjauduttuasi portaaliin. Sen kautta voit käyttää suurinta osaa Canon Self-Service -portaalin toiminnoista. Tietyt toiminnot edellyttävät ensin jokin laitteen valitsemista (esimerkiksi mittarilukemien antaminen). Suosittelemme, että tarkistat aivan ensiksi, että kaikki laitteesi on lueteltu. Asiakaspalvelu auttaa sinua laiteluettelosi ja asiakastietojesi päivittämisessä (lisätietoja sivulla 9). Päävalikko Tämä valikko sisältää seuraavat kohdat: Pikalinkit Canonin verkkosivuille Aloitussivu: tällä voit palata portaalin aloitussivulle. Asiakastiedot: täältä saat yleiskatsauksen laitteista, sopimuksista ja palvelupyynnöistä. Laitteet: täällä voit tarkastella ja hallita laitteita. Toiminnot: täällä voit luoda ja seurata palvelupyyntöjä. Täällä voit antaa laitteiden mittarilukemia. Täällä voit tehdä laitteiden siirtopyyntöjä. Käyttäjät: täällä voit kutsua ja hallinnoida Canon Self- Service -portaaliin käyttäjiä. Ratkaisutietokanta: täällä voit tehdä vianmäärityksiä itse verkossa ja etsiä nopeasti ratkaisun kysymyksiisi Käyttäjätilisi: täällä voit muokata omia tietojasi, turvakysymystä ja sähköposti-ilmoitusten asetuksia. Pikalinkki, jolla voit kutsua: asiakkuuspäälliköitä tiettyjen laitteiden tuotepäälliköitä. Pikalinkki, jolla voit tarkastella ja hakea kaikkia laitteitasi. Pikalinkki, jolla voit luoda uuden palvelupyynnön. Canon Self-Service -portaali lokakuu 2012 Sivu 5

6 Miten hallinnoin muita yrityksemme käyttäjiä? Tällä sivulla voit etsiä Canon Self-Service -portaalin aktiivisia käyttäjiä ja tarkistaa tietyn käyttäjän statuksen. Voit myös poistaa käyttäjiä ja pidättää heidän käyttöoikeuksiaan väliaikaisesti. VOIT SIIRTYÄ TÄLLE SIVULLE SEURAAVASTI: VALITSE PÄÄVALIKOSTA KÄYTTÄJÄT. Käyttäjähaku: Tällä toiminnolla voit hakea käyttäjiä, joilla on voimassa olevat käyttöoikeudet. Voit hakea käyttäjiä sukunimen perusteella. Kutsu käyttäjiä Tällä toiminnolla voit helposti kutsua uusia käyttäjiä (asiakkuus- tai tuotepäälliköitä). Luetteloi käyttäjät statuksen mukaan: Käyttäjän status voi olla jokin seuraavista: Aktiiviset käyttäjät Avoimet Käyttäjälle on lähetetty kutsu, mutta siihen ei ole vastattu Passiiviset Käyttäjä, jolla ei ole väliaikaisesti käyttöoikeutta portaaliin. Toimenpiteet Tämän kohdan toiminnoilla voit nopeasti poistaa portaalin käyttäjän tai pidättää käyttöoikeuden väliaikaisesti Hylätyt Portaaliin kirjautumiskutsun saanut henkilö, joka on kieltäytynyt kutsusta. Canon Self-Service -portaali lokakuu 2012 Sivu 6

7 Kuinka hallinnoin asiakkuuksia? Asiakkuudet-sivulla voit tarkastella kaikkia organisaatioosi liittyviä Canon-asiakkuuksia. Kun valitset jonkin asiakkuuden, näet sen tarkemmat tiedot, esimerkiksi sopimukset, laitteet ja palvelupyynnöt. Jokaisella asiakkuudella on kaksi tunnistetta: Asiakasnumero on tunniste, joka näkyy Canonin sopimusasiakirjoissa sekä laskuissa. Järjestelmätunnus on tunniste, jonka perusteella Canonin asiakaspalvelu tunnistaa sinut ja asiakastietosi Canon Self-Service -portaaliin liittyvissä asioissa. Canon Self-Service -portaali lokakuu 2012 Sivu 7

8 Kuinka hallinnoin palvelupyyntöjä? Toiminnot-näkymässä on suorat linkit useimmin käytettyihin toimintoihin. Täällä voit luoda uusia palvelupyyntöjä, syöttää mittarilukemia ja tehdä laitteiden siirtopyyntöjä. Lisäksi täältä näet palvelu- ja siirtopyyntöjesi kattavat historiatiedot. VOIT SIIRTYÄ TÄLLE SIVULLE SEURAAVASTI: VALITSE PÄÄVALIKOSTA TOIMINNOT. Luo uusi palvelupyyntö Tällä toiminnolla voit luoda luettelosta valitsemallesi laitteelle uuden palvelupyynnön. Lähetä mittarilukemia Tällä toiminnolla voit antaa laitteiden mittarilukemapäivityksiä. Luo siirtopyyntö Tällä toiminnolla voit pyytää Canonia vaihtamaan laitteen sijaintia. Canon ottaa sinuun tämän jälkeen yhteyttä ja sopii jatkotoimenpiteistä siirtopyynnön suorittamiseksi. Luo tiedustelu Tällä toiminnolla voit kysyä Canonilta kysymyksiä, jotka eivät liity laitteisiin (voit kysyä esimerkiksi laskutuksesta). Palvelupyynnöt Täällä voit tarkastella tämän asiakkuuden aiempia huoltopyyntöjä. Avoimet ja valmiit palvelupyynnöt Täällä voit tarkastella kaikkia valitulle asiakkuudelle luotuja avoimia tai valmiita palvelupyyntöjä. Canon Self-Service -portaali lokakuu 2012 Sivu 8

9 Kuinka hallinnoin omia laitteitani? Laitetietosivu sisältää hyödyllisiä tietoja laitteesta, kuten laitteen yksilöivän sarjanumeron (laitteen tunnistamista varten), laitetta yrityksessänne hallinnoivan henkilön ja mahdolliset palvelupyyntötiedot. Pitämällä nämä tiedot päivitettyinä voimme palvella entistä tehokkaammin ja vastata tiedusteluihin mahdollisimman nopeasti. Tällä sivulla voit myös luoda palvelupyyntöjä, päivittää mittarilukemia, tarkastella sopimusten sisältämiä palveluita ja määrityksiä sekä käyttää ratkaisutietokantaa. VOIT SIIRTYÄ TÄLLE SIVULLE SEURAAVASTI: Valitse päävalikosta Laitteet ja klikkaa sitten haluamasi laitteen sarjanumeroa. Nimi Tästä kohdasta näet laitteen vaihtoehtoisen nimen, jonka voit määrittää itse laitteen tunnistamisen helpottamiseksi. Sijaintiosoite Tämä on Canonin tiedossa oleva osoite. Palveluteknikko lähetetään tähän osoitteeseen. Jos haluat vaihtaa osoitetta, valitse Muuta ja valitse sitten uusi osoite luettelosta. Sijainnin tarkenne Tässä kohdassa määritetään laitteen tarkempi sijainti, esimerkiksi tietty huone tai kerros. Tuotepäällikkö Tässä kohdassa näet laitteen tuotepäällikön. Voit myös vaihtaa sitä tässä. Palvelupyyntöjen tarkastelu tai luominen Täältä löydät valitun laitteen palvelupyynnötpyynnöt. Jos tarvitset Canonilta tukea tälle tuotteelle, täällä voit myös luoda huoltopyynnön. Mittarilukemien tarkastelu tai syöttäminen Täällä voit tarkistaa laitteen viimeisimmät lähetetyt mittarilukemat sekä syöttää uusia mittarilukemia. Jos laitteella on Monitori-sopimus, näet sen täältä eikä mittarilukemia tarvitse toimittaa Canonille erikseen. Palvelusopimus Täällä voit tarkistella laitesopimukseen kuuluvia tai siinä määritettyjä palveluita, esimerkiksi vasteaikoja. Konfigurointi Täällä voit tarkastella laitteeseen liittyviä osia ja resursseja. Täältä näet esimerkiksi, ohjelmistot, ja lisävarusteet (kuten viimeistelijät). Ratkaisutietokanta Tämän kautta voit käyttää portaaliin sisältyvää ratkaisutietokantaa. Voit etsiä ja lukea tietoja tietyistä laitteista (lisätietoja on sivulla 11). Canon Self-Service -portaali lokakuu 2012 Sivu 9

10 Miten voin ryhmitellä laitteita? Ryhmän luominen Asiakkuuspäälliköt ja tuotepäälliköt voivat ryhmitellä laitteita portaalissa niiden hallinnan parantamiseksi. Laitteiden ryhmittely helpottaa suurien laitekantojen hallintaa. 1. Valitse vasemman reunan valikosta Laitteet Siirry Hallinnoi Ryhmiä -välilehteen. Valitse Luo uusi ryhmä. 3. Anna ryhmälle nimi, josta se on helppo tunnistaa (esimerkiksi kakkoskerroksen laitteet) ja valitse sitten Seuraava. 3 Canon Self-Service -portaali lokakuu 2012 Sivu 10

11 4. Valitse ryhmään kuuluvat laitteet ja valitse sitten Lähetä. 4 Hallinnoi ryhmääsi Tässä osiossa voit hallinnoida ryhmää: voit vaihtaa sen nimeä tai poistaa sen, voit lisätä tai poistaa laitteita ja tuotepäälliköitä. Ratkaisutietokanta Portaalissa on ratkaisutietokanta, joka auttaa sinua palvelupyyntöjen hallinnassa. Voit etsiä ja lukea tietoja tietyistä laitteista. Sen avulla voit tehdä vianmäärityksiä itse verkossa ja etsiä nopeasti ratkaisun palvelupyyntöihin Valitse vasemman reunan valikosta Ratkaisutietokanta. 2. Valitse haluamasi laite. 2 Canon Self-Service -portaali lokakuu 2012 Sivu 11

12 Voit lukea artikkeleita seuraavien otsikoiden alla: Usein kysytyt kysymykset ja tietokanta, vikakoodit ja vianmääritys. Voit tarkastella kaikkea tietylle laitteelle julkaistua sisältöä valitsemalla Näytä kaikki. 4. Jos haluat etsiä laitteillesi ohjelmistopäivityksiä, ajureita tai käyttöoppaita, valitse Canon Download Centre. 5. Voit myös hakea tietoja kirjoittamalla vikakoodin tai kuvauksen hakuriville. Voit lisätä kieliä valitsemalla haluamiesi kielten valintaruudut hakupainikkeen vierestä (englanti on ratkaisutietokannan oletuskieli). Hakutuloksissa näytetään hakusanoihisi parhaiten perustuvaa sisältöä. Keneltä voin pyytää lisäohjeita? Jos haluat apua portaalin käytössä tai jos sinulla on yleistä kysyttävää, voit ottaa meihin yhteyttä: CANON OY, ASIAKASPALVELUT: Canon Self-Service -portaali lokakuu 2012 Sivu 12