Toteutuksen arviointia KiTi-hankkeessa pilotoiduista prosesseista, asiakirjoista ja luokituksista

Transkriptio

1 Toteutuksen arviointia KiTi-hankkeessa pilotoiduista prosesseista, asiakirjoista ja luokituksista Matti Karvonen

2 Sisällys Taustaa... 2 Hankesuunnitelmassa luetellut prosessit, asiakirjat ja luokitukset (Liite 1)... 3 Muut hankkeessa toteutetut asiakirjat ja luokitukset... 4 Prosessien hyödyntäminen... 5 Asiakirjat... 6 Lastensuojeluilmoitus... 6 Lastensuojeluhakemus... 6 Muulla tavoin esille tullut lastensuojelun tarve... 7 Pyyntö lastensuojelutarpeen arvioimiseksi... 7 Vireille tulleen lastensuojeluasian arvio... 7 Lastensuojelutarpeen selvitys... 7 Yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi... 8 Hakemus sosiaalihuollon palveluihin... 9 Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta... 9 Muulla tavoin tietoon tullut sosiaalihuollon tarve Ensiarvio sosiaalihuollon tarpeesta Sosiaalihuollon palvelutarvearvio Sosiaalihuollon sosiaalityön lausunto Sosiaalihuollon asiakassuunnitelma Sosiaalihuollon asiakassuunnitelman arvio Tieto hakemuksen vastaanottamisesta, ilmoituksen vastaanottamisesta, yhteydenotosta sosiaalihuoltoon ja Kirje Luokitukset Huoltajuuslaji Huoltajuussuhteen muoto Lapsen asuminen Lapsi-vanhempisuhteen laatu Lapsi-vanhempisuhteen peruste Lastensuojeluilmoitusta seuranneet toimenpiteet Nimilaji Parisuhteen laji Parisuhteen purkutapa Siviilisääty Sukupuoli Arvioitava elämänalue (koodistoehdotus tietokomponenttiluettelossa) Perhetyyppi

3 Taustaa KiTi-hankkeen alueella on käytössä kaksi eri sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmää. Hämeenlinnassa on käytössä Effican Yksilö- ja perhehuolto ohjelma ja Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymässä (FSHKY), Hattulassa sekä Janakkalassa käytössä on Pro Consonan aikuis- ja perhetyön, lastensuojelun sekä toimeentuloturvan ohjelmistot. Effican asiakkuusprosessi etenee pääpirteissään niin, että asia kirjataan vireille tulleeksi, siitä edetään asian selvittämiseen, jolloin syntyy akti ja selvityksen päätteeksi tehdään päätös. Päätöksen toimeenpanossa asiakkaalle muodostuu jokin palvelu. Usein prosessi on rakennettu niin, että asiakkuuden alkamisesta tehdään päätös ja sen toimeenpanossa muodostuu asiakkuus-palvelu, jonka jälkeen myönnetään uusia palveluita. Esimerkiksi lastensuojelun asiakkuus voi olla oma yläkäsitteinen palvelunsa, jonka alla myönnetään muita palveluita kuten perhetyön, taloudellisen tuen tai tukiperheen palveluita. Vireille tulon tavat, selvitystyypit, aktityypit, päätökset ja palvelut määritellään organisaatiokohtaisesti, joten niissä on kuntakohtaisia eroja. Aktityypit voidaan ajatella erilaisiksi asiakkuuksiksi tietojärjestelmässä. Hämeenlinnassa niitä on käytössä noin 35 erilaista, esimerkiksi lastensuojelu, perheneuvola, ennaltaehkäisevä perhetyö tai sosiaalinen luototus. Asiakaskertomuksen toteutustapana Hämeenlinnassa on käytössä jo vanhentunut ja käytöstä poistuva tekniikka. Asiakaskertomus sidotaan aktiin ja se on käytettävissä, kun akti muodostetaan selvityksen alkamisvaiheessa. Organisaatiossa asiakaskertomukseen voidaan määritellä aktikohtaisesti alaotsikoita. Erilaisia asiakirjoja on perinteisesti tehty asiakaskertomukseen erottelemalla ne omilla otsikoillaan. Hämeenlinnassa on kuitenkin siirrytty tekemään asiakirjoja uudemmalla tekniikalla, jolloin niitä ei enää kirjata asiakaskertomukseen, vaan liitetään lomakkeina asiakasprosessin eri vaiheisiin (vireille tulo, akti, selvitys tai palvelu). Tällä tekniikalla tehtyjen asiakirjojen määrät saadaan myös laskettua tilastointitarkoituksiin. Lomakkeet voivat olla valmiina määrämuotoisina, järjestelmätoimittajalta hankittuja tai itse tehtyjä tyhjiä asiakirjoja, joihin voidaan määritellä käytettäväksi fraasiotsikoita ja erillisiä täsmentäviä ohjeita. Hämeenlinnassa lastensuojeluilmoitus kirjataan valmiille lomakkeelle ja muut hankkeessa käyttöön otetut asiakirjat toteutettiin fraasiotsikoiden avulla. KiTi hankkeesta avustettiin Hämeenlinnan osalta hankehakemusta kaupungin strategisen kehittämisen tiimille dokumentoinnin uudistamiseksi ja rahoitus tälle myönnettiin. Dokumentoinnin uudistaminen toteutetaan kuitenkin hankkeen päättymisen jälkeen vuonna Pro Consonassa asian vireille tulo kirjataan asian vireille tulon näytölle, KiTi-hankkeen asiakirjojen osalta joko lastensuojelu-ohjelmiston tai aikuis- ja perhetyön ohjelmiston vireille tuloksi. Vireille tulon tyypit ovat ohjelmistotoimittajan määrittelemät eikä niitä voida paikallisesti muokata. Aikuis- ja perhetyön ohjelmistossa vireille tulo kytketään kuuluvaksi johonkin tukilajiin. Tukilajit ovat asiakkuuksia aikuis- ja perhetyössä, KiTi-hankekuntien osalta esimerkiksi lapsiperheiden kotipalvelu, ennaltaehkäisevä perhetyö tai sosiaalinen kuntoutus. Tukilajit ovat määriteltävissä paikallisesti ja tukilajeissa voi olla myös erilaisia asiakkaalle tarjottavia palveluita määriteltyinä. Vireille tulon tallentamisen jälkeen voidaan kirjata tapahtumia asiakaskertomukseen, joka on tukilajikohtainen ja siihen voidaan rakentaa otsikointeja. Vireille tulon jälkeen voidaan myös käyttää lomakkeita asiakirjamuotoisten tietojen tallentamiseen. Lomakkeita voidaan tehdä paikallisesti otsikoinnein ja valikkorakentein ja niiden määriä saadaan laskettua tilastointitarkoituksiin. Vireille tulon jälkeen asiakkuusprosessi etenee päätösten valmistelemiseen ja vahvistamiseen. 2

4 Hankesuunnitelmassa luetellut prosessit, asiakirjat ja luokitukset (Liite 1) PROSESSIT LS ilmoituksen käsittely Hyödynnetään LS tarpeen selvittäminen Hyödynnetään LS hallintoasian käsittely Hyödynnetään * LS tuottaminen Hyödynnetään * Sosiaalipalvelujen tarpeesta tehdyn ilmoituksen käsittely Sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen järjestäminen asiakkaalle Sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen hallintoasian käsittely ASIAKIRJAT/LASTENSUOJELU Hyödynnetään ** Hyödynnetään *** Hyödynnetään *** Lastensuojeluilmoitus aiotaan ottaa käyttöön Toteutunut Toteutunut osittain Pyyntö lastensuojelutarpeen arvioimiseksi aiotaan ottaa käyttöön Vireilletulleen lastensuojeluasian arvio aiotaan ottaa käyttöön Lastensuojelutarpeen selvitys aiotaan ottaa käyttöön ASIAKIRJAT/AIKUISSOSIAALITYÖ Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta aiotaan ottaa käyttöön Ensiarvio sosiaalihuollon tarpeesta aiotaan ottaa käyttöön Sosiaalihuollon palvelutarvearvio aiotaan ottaa käyttöön Sosiaalihuollon sosiaalityön lausunto aiotaan ottaa käyttöön Sosiaalihuollon asiakassuunnitelma aiotaan ottaa käyttöön Sosiaalihuollon asiakassuunnitelman arvio aiotaan ottaa käyttöön LUOKITUKSET Huoltajuuslaji aiotaan ottaa käyttöön Huoltajuussuhteen muoto aiotaan ottaa käyttöön Lapsen asuminen aiotaan ottaa käyttöön Lapsi-vanhempisuhteen laatu hyödynnetään tai pilotoidaan Lapsi-vanhempisuhteen peruste hyödynnetään tai pilotoidaan Lastensuojeluilmoitusta seuranneet toimenpiteet aiotaan ottaa käyttöön Nimilaji aiotaan ottaa käyttöön Parisuhteen laji aiotaan ottaa käyttöön Parisuhteen purkutapa aiotaan ottaa käyttöön Siviilisääty aiotaan ottaa käyttöön Sukupuoli aiotaan ottaa käyttöön Ei toteutunut * Hyödynnetään niiltä osin kun koskee lastensuojelun alkuvaihetta ** Hyödynnetään niiltä osin, kun koskee lastensuojelun ja aikuissosiaalityön palvelutehtäviä *** Hyödynnetään niiltä osin, kun koskee aikuissosiaalityön palvelutehtävää/tarkistetaan hankkeen edetessä 3

5 Muut hankkeessa toteutetut asiakirjat ja luokitukset Hankesuunnitelman liitteessä 1 mainittujen asiakirjojen ja luokitusten lisäksi hankkeessa otettiin käyttöön seuraavia asiakirjoja ja luokituksia. Tämä tehtiin siksi, että asiakkuusprosessin etenemisen kannalta nämä oli tarkoituksenmukaista ottaa käyttöön. Näistä vain lastensuojeluhakemukseen ja hakemukseen sosiaalihuollon palveluun löytyy kansallisesti määritelty asiakirjaluonnos. ASIAKIRJAT/LASTENSUOJELU Lastensuojeluhakemus Muulla tavoin esille tullut lastensuojelun tarve ASIAKIRJAT/SOSIAALIHUOLTOLAIN MUKAISET PALVELUT Yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi Hakemus sosiaalihuollon palveluihin Muulla tavoin tietoon tullut sosiaalihuollon tarve ASIAKIRJAT/YHTEISET Tieto hakemuksen vastaanottamisesta Kirje Tieto ilmoituksen vastaanottamisesta Tieto yhteydenotosta sosiaalihuoltoon LUOKITUKSET Arvioitava elämänalue (koodistoehdotus tietokomponenttiluettelossa) Perhetyyppi Toteutunut Toteutunut osittain Prosesseihin, asiakirjoihin ja luokituksiin löytyy materiaalia internetistä ja niihin viitataan myös teksteissä. Prosessikuvauksia hankkeen aihepiiristä löytyy internetistä nämä ovat vuodelta 2013 eikä niitä ole päivitetty SOKKA-hankkeen jälkeen. Prosessikuvaukset löytyvät verkko-osoitteesta: Kuvauksia pääsee katselemaan ilman tunnuksia ja hankkeen aihealueen prosessikuvauksia löytyy seuraamalla polkua: Terveys ja hyvinvointi Sosiaali- ja terveydenhuolto Sosiaalihuollon kansallinen kokonaisarkkitehtuuri Prosessien kuvaus (Toimintaprosessit) Asiakirjarakenteiden luonnoksia, joihin tekstissä viitataan, löytyy verkko-osoitteesta: Luokituksia ja koodistoja löytyy myös internetistä. THL julkaisee Kela:n ylläpitämällä koodistopalvelimella sosiaali- ja terveydenhuollon koodistoja: Tekstissä viitataan myös tietokomponenttiluettelosta löytyviin koodistoihin, joita ei välttämättä ole vielä julkaistu koodistopalvelimella, mutta ehdotuksia koodistoksi löytyy tietokomponenttiluettelosta: 4

6 Prosessien hyödyntäminen Prosesseja hyödynnettiin hankkeessa siten, että asiakkuuden alkuvaiheesta piirrettiin prosessikaavioiden muodossa ohjeistusta työntekijöille. Prosessien piirtäminen syntyi tietojärjestelmän muutosten suunnittelun ohessa ja KiTi-hanke kantoi vastuun niiden kuvaamisesta ja päivittämisestä hankkeen kuluessa. Geneerisiä sosiaalihuollon prosesseja esiteltiin hankkeen koulutustilaisuuksissa ja hankkeessa tehtyjä prosessikaavioita esiteltiin myös palvelutarpeen arvioinnin kirjaamisen työpajoissa Hämeenlinnassa ja FSHKY:ssä. Liitteenä olevat prosessikaaviot ovat siinä muodossa kuin hankkeen aikana niitä ehdittiin kuvata. Toivottavasti niissä havaitaan paljon kehittämisen ja keskustelun tarvetta. Niiden tarkoitus on pääasiassa kuvata toimintamallia ja herättää keskustelua sekä kehittämistarpeita. Ne ovat nykyisen kehitystilan kuvauksia ja muuttunevat ratkaisevasti, kun palvelutehtäväluokitus julkaistaan ja järjestelmissä tehdään siihen liittyviä muutoksia. KiTihankkkeen sivuilta voi ladata alkuvaiheen prosessit Hämeenlinnan Efficassa ja alkuvaiheen prosessit KiTi-alueen Pro Consonoissa. Prosessikuvausten ja työn sisällöllisen kehittämisen kannalta keskeistä on ollut myös lastensuojeluasiana vireille tulleen asian käsittely ja eteneminen. Lastensuojelulain uudistumisen myötä lastensuojeluasian vireille tulon jälkeen on arvioitava välittömästi kiireellisen tuen tarve. Sen lisäksi on tehtävä sosiaalihuoltolain 36 :n mukainen palvelutarpeen arviointi jonka yhteydessä selvitetään mahdollinen lastensuojelun tarve. Tämä prosessi on aiheuttanut hämmennystä hankkeen suunnittelutyössä. Esimerkiksi sosiaalihuoltolain toimeenpanokoulutuksissa esiteltiin prosessikuvausta, jonka mukaan lapsiperheen asiakkuus lastensuojelussa etenee vaiheittain: Asian vireille tulo kiireellinen apu tarvittaessa Lastensuojelutarpeen selvittäminen Ratkaisu lastensuojelun asiakkuuden jatkumisesta. Kaavio 1. Lapsiperheen asiakkuus lastensuojelussa (STM ). Koulutusmateriaalissa ei ollut mitään mainintaa palvelutarpeen arvioinnista Mitä asiakirjoja siis pitäisi tehdä vireille tulon jälkeen eri vaiheissa? KiTi-hankkeessa lähdettiin rakentamaan järjestelmiä ja prosessikuvauksia niin, että riippumatta vireille tulon tavasta asia johtaa palvelutarpeen arviointiin ja mahdollisesti sen lisäksi 5

7 lastensuojelutarpeen selvittämiseen. Asiakirjojen syntymiseen näissä palvelutarpeen arvioimisen ja lastensuojelutarpeen selvittämisen prosesseissa liittyi kylläkin ongelmatiikkaa sekä asiakirjojen sijainnin suhteen tietojärjestelmissä ja varsinkin niiden sisällön suhteen. Hankkeessa tehdyt prosessikuvaukset ovat toivottavasti jatkotyöstön kohteena. Kuvaukset löytyvät tämän raportin liitteenä mutta ne ovat saatavilla myös Pikassoksen internet-sivuilta Power Point -esityksinä jotta niiden jatkotyöstäminen olisi mahdollista. Prosesseihin liittyi myös pohdintaa ja keskusteluja. Esimerkki lastensuojeluhakemuksen suhde prosesseihin oli pohdintaa herättävä. Yleensähän hakemus käsitellään hallintoasian käsittelyn prosessina ja tehdään hakemuksen käsittelyn jälkeen hallinnollinen päätös hakemuksessa haetuista etuuksista. Onko lastensuojeluhakemus tällaisena asiana käsiteltävä hakemus vai paremminkin lastensuojeluilmoituksen rinnastettava asia, joka tulee vireille vain eri reittiä? Ehkä lastensuojeluasiakkaiden kohdalla voidaan ajatella hallintoasian käsittelyä, mutta uusien hakemusten kohdalla ei? Mielenkiintoista pohdintaa, jolla kuitenkin on keskeinen rooli tietojärjestelmän muuttamisessa. Asiakirjat Asiakirjojen tietosisällöt tallennetaan järjestelmiin suurelta osin lomake-tyyppisinä ratkaisuina. Efficassa prosessin vaiheet kirjataan omille näytöilleen ja niihin voi liittää lomakkeita asiasisällön laajempaan kirjaamiseen. Rakenteisia lomakkeita voi hankkia valmiina järjestelmätoimittajalta tai niitä voi paikallisesti tehdä niin, että tyhjään asiakirjaan voi käyttäjä valita fraasiteksteinä otsikoinnin. Järjestelmään voi myös tehdä asiakirjakohtaisia ohjeistuksia esimerkiksi otsikoinnin sisällön tarkemmaksi ohjaamiseksi. Järjestelmätoimittajalta hankittuja valmiita lomakkeita on Hämeenlinnassa käytössä lastensuojeluilmoitus ja sen ensiarvio/käsittelyosa. Muut hankkeen aikana käyttöön otetut asiakirjat toteutettiin fraasiotsikkoratkaisuin, koska lomakkeiden hankintoihin ei ollut rahoitusta varattuna. Asiakirjojen kirjaamisen tapa oli myös isolle osalle työntekijöitä uusi tekniikka ja vaati opastusta. Pro Consonan osalta vireille tulon asiakirjojen sisältö on kuitenkin toteutettu kirjattavaksi omilla näytöillään. Näiden näyttöjen tyypin ja sisällön muokkaaminen paikallisesti on hyvin rajattua. Lomake-ratkaisuihin Pro Consonassa voidaan rakentaa otsikointeja sekä joitakin valikoita. Käyttäjät eivät voi kuitenkaan poistaa lomakkeen otsikointeja, jotka tulostuvat asiakastulosteisiin, vaikkei niiden alle olisi kirjattu mitään, joten niiden tekemisessä on käytettävä harkintaa. Järjestelmään voi myös tehdä asiakirjakohtaisia ohjeistuksia. Lastensuojeluilmoitus Lastensuojeluilmoitus on sekä Pro Consonassa että Efficassa sisällöltään THL:n asiakasasiakirjarakenneluonnosten mukainen ja saman sisältöinen kuin Lastensuojelun käsikirjassa. Hämeenlinnassa tämä otettiin käyttöön hankeaikana, muissa kunnissa se oli ollut jo aiemmin käytössä. Samaan asiakirjaan on yhdistetty lastensuojeluilmoitus sekä vireille tulleen lastensuojeluasian arvio (Lastensuojelun yhteiset asiakirjat). Lastensuojeluhakemus Lastensuojeluhakemus-asiakirjaa ei hankkeen käyttöön otettavissa tai pilotoitavissa asiakirjoissa ole mainittu, mutta tämä otettiin kuitenkin käyttöön. Hämeenlinnan Efficaan se on toteutettu jo aiemmin vireillepanon tyyppinä, mutta sen sisältöä ei fraasiotsikoin ole avustettu, joten se kirjataan vapaana tekstinä. Tämä vaatii jatkotyöstöä. Pro Consonaan lastensuojeluhakemus tuli lokakuun 2015 lopun päivityksen myötä ja saatiin hankekunnissa käyttöön marras-joulukuussa Sisällöltään se on ilmoituksen kaltainen. Pro Consonassa tähän asiakirjaan on yhdistetty myös vireille tulleen lastensuojeluasian arvio. 6

8 Muulla tavoin esille tullut lastensuojelun tarve Asiakirjaa ei hankkeen käyttöön otettavissa tai pilotoitavissa asiakirjoissa ole mainittu eikä muulla tavoin esille tulleesta lastensuojelun tarpeesta THL:n määrityksissä ole asiakirjaa, mutta lastensuojelulaissa se mainitaan vireille tulon tapana. Myös koodistopalvelimen luokituksissa se on vireille tulon tapana ja Hämeenlinnassa se on ollut jo aiemmin käytössä. Kovin paljon tämän tyyppisiä vireillepanoja ei kirjata ja usein ne ovat muiden kuntien ilmoituksia kunnan alueelle muuttaneesta lastensuojelulapsesta (jos ilmoitus ei aiheuta välitöntä tilanteen tarkistamista, jolloin ne kirjataan ilmoituksiksi). Pro Consonassa tämän tyyppistä vireille tulon tapaa ei ole. Tämän tarpeellisuus vaatinee jatkossa harkintaa Hämeenlinnassa. Pro Consonassa tämän tyyppistä vireille tulon tapaa ei ole ja Hämeenlinnassakin kannattaa harkita, onko jotain syytä esimerkiksi tilastointimielessä pitää tämän tyyppistä vireille tuloa erillisenä. Pyyntö lastensuojelutarpeen arvioimiseksi Tämä asiakirja poistui käytöstä sosiaalihuoltolain ja lain lastensuojelulain muuttamisesta myötä Tämän sisältöjä hyödynnettiin Yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi -asiakirjassa. Vireille tulleen lastensuojeluasian arvio Vireille tulleen lastensuojeluasian arvio on käytössä molemmissa järjestelmissä. Hämeenlinnan Efficassa se tosin on käytössä vain lastensuojeluilmoituksen osalta. Pro Consonassa se on käytössä myös lastensuojeluhakemuksen osalta. Arvio kirjataan samaan asiakirjaan kuin ilmoitus tai hakemus ns. ilmoituksen käsittely- ja toimenpideosaan. Myös lastensuojelun käsikirjassa on asiakirja, jossa on yhdistetty ilmoitus ja sen ensiarvio samaan lomakkeeseen. Hankkeen kuluessa tehtiin huomiona seuraavaa: - Vireille tulleen lastensuojeluasian arvio -asiakirjassa (luonnosversiossa) on ilmoituksen perustelut -kohdassa täsmennyksenä koodistoehdotus ilmoituksen syistä (Excel-taulukon solu N138). Tämä syyluokitus on käytössä sekä molempien järjestelmien että Lastensuojelun käsikirjan ilmoitus-asiakirjan toimenpideosiossa. Koodistopalvelimella on kuitenkin nykyään eri koodisto lastensuojeluasian vireille tulon syistä. - Hankkeen työpajassa kiinnitettiin huomiota myös siihen, että sekä lastensuojeluilmoitus-asiakirjassa että koodistopalvelimella lastensuojeluilmoitusta seuranneiden toimenpiteiden koodistossa on vaihtoehtona Lastensuojelutarpeen selvityksen käynnistäminen vaikka lastensuojelulain mukaan nykyään lastensuojeluasian vireille tulo johtaa sosiaalihuoltolain mukaisen palvelutarpeen arvioinnin tekemiseen ja sen yhteydessä tehtävään lastensuojelun tarpeen selvittämiseen. Lastensuojelutarpeen selvitys Lastensuojelutarpeen selvitys toteutettiin molemmissa järjestelmissä lomakeratkaisuna fraasiotsikoin. Sisällöltään se on THL:n määritysluonnoksen mukainen, mutta tehty ennen lastensuojelulain muutosta. Hankkeen aikana lastensuojelutarpeen selvittäminen -asiakirja koettiin joltain osin ongelmalliseksi: - Lastensuojelulain mukaan lastensuojeluasian vireille tulon jälkeen tehdään sosiaalihuoltolain 36 :n mukainen palvelutarpeen arviointi, jonka yhteydessä selvitetään lastensuojelun tarve - Onko tarvetta siihen, että palvelutarpeen arviointi ja lastensuojelutarpeen selvittäminen ovat kaksi erillistä asiakirjaa vai voisiko lastensuojelutarpeen selvittäminen olla eräänlainen laajennusosa palvelutarpeen arviointiin? Hämeenlinnassa lastensuojelutarpeen selvittämisen ja palvelutarpeen arviointi toteutettiin kahtena erillisenä asiakirjana, joita voidaan täyttää palvelutarpeen arvioinnin prosessissa. Tämä johtui osaltaan halusta seurata lapsille tehtyjen palvelutarpeen arviointien ja lastensuojelutarpeen selvittämisten määriä erillisinä, mikä ei onnistuisi, jos ne ovat samassa asiakirjassa. Myös THL kysyy lastensuojelun avohuollon tilastoihin 7

9 niiden lasten lukumäärää, joille on palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä selvitetty lastensuojelun tarve. Ongelmalliseksi kirjaamisen tekee se, että nämä asiakirjat ovat käytännössä hyvin samoja asioita kartoittavia. Käytännössä kirjaamisessa toimitaankin seuraavasti: - Jos lastensuojelun tarpeen selvittämisen tarve on ilmeistä jo heti asian vireille tuloa käsiteltäessä, niin palvelutarpeen arvioinnin asiakirjaan kirjataan vain maininta siitä, että siirrytään tekemään lastensuojelutarpeen selvittämistä - Jos lastensuojelun tarpeen selvittämisen tarve tulee ilmi myöhemmin palvelutarpeen arvioinnin aikana, kirjataan palvelutarpeen arvioinnin asiakirjaan, että asia jatkuu lastensuojelutarpeen selvittämisenä. Tämän jälkeen lastensuojelutarpeen arvioinnin asiakirjaan kopioidaan ja liitetään tarpeellisia tekstejä palvelutarpeen arvioinnista. Tai vaihtoehtoisesti kirjataan uudelleen keskeiset asiat. Pro Consonassa asia on toteutettu niin, että palvelutarpeen arvioinnin asiakirjassa rastitetaan kohta siitä, jos käsittelyn aikana on ilmennyt lastensuojelun tarvetta. Tämän jälkeen siirrytään tekemään lastensuojelutarpeen selvittämistä lastensuojelu-ohjelmistoon. Käytännössä kirjataan myös asia uudelleen vireille tulleeksi, mikä myöskin järjestelmässä sekoittaa vireille tulleen asian käsittelyn mahdollista määräajan laskemista. Monessa mielessä lastensuojelutarpeen selvittämisen ja sosiaalihuoltolain mukaisen palvelutarpeen arvioinnin suhde on asiakirjatasolla tarkennusta vaativa aihe. Ne ovat sisällöltään hyvin samanlaisia kartoittamisen asiakirjoja. On toisaalta tarvetta saada eriteltyä lastensuojelutarpeen selvittämisten ja palvelutarpeen arviointien lukumäärät toisistaan, mutta toisaalta työn tekemisen näkökulmasta ne ovat samankaltaisia sisällöiltään. Asiakirjoina ne on varmaankin tarpeellisia olla erillisinä, mutta sisältöjen osalta tulisi arvioida, mitä tarkoitusta varten niitä käytetään eli minkälaisia erilaisia tiedollisia tarpeita näihin kahteen asiakirjaan sisältyy. Intressejä näiden erilliseen seuraamiseen ja tilastointiin tulevaisuudessa varmasti on. Yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi Yhteydenottoa sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi -nimistä asiakirjaa ei hankkeessa käyttöön otettavissa tai pilotoitavissa asiakirjoissa ole mainittu. Tällainen oli kuitenkin tarpeen ottaa käyttöön yhtenä vireille tulon muotona. Myös THL pyytää lastensuojelun tilastoihin niiden lasten lukumäärää, joita koskien on tehty yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi. Hämeenlinnassa tämän asiakirjan sisältö sovellettiin suoraan asiakirjasta Pyyntö lastensuojelutarpeen selvittämiseksi. Tietojärjestelmän sisäisessä ohjeistuksessa korostettiin sitä, että SHL 35 :n mukaan ilmoitusvelvollisten viranomaisten on ensisijaisesti ohjattava henkilö hakemaan sosiaalipalveluja ja toissijaisesti henkilön antaessa suostumuksensa tehtävä tällainen yhteydenotto tuen tarpeen arvioimiseksi. Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta on vasta viimesijainen keino. Lasten osalta ilmoitusvelvollisuus voidaan LsL 25 a :n mukaan tehdä tällaisena yhteydenottona, jos seuraavat kriteerit täyttyvät: - yhteydenotto tehdään yhdessä lapsen tai vanhemman kanssa - yhteydenotto tehdään viipymättä - yhteydenottoon johtaneet syyt ilmoitetaan. Hämeenlinnassa laitettiin myös vireille tulon syykoodeihin lista vaihtoehdoista, jolloin palvelutarpeen arviointi on aloitettava 7 arkipäivän kuluessa (yli 75-vuotias, ylintä vammaisetuuksien hoitotukea saava tai erityistä tukea tarvitseva lapsi). Tämä ei kuitenkaan osoittautunut luotettavaksi tavaksi erotella näitä vireille tuloja, sillä syykoodeissa oli muitakin syyn sisältöä kuvailevia vaihtoehtoja ja työntekijät näyttivät mieluummin valitsevan jonkin niistä. Pro Consonassa yhteydenoton asiakirja toteutettiin huhtikuussa 2015 lastensuojelu-ohjelmistoon saman sisältöisenä kuin lastensuojeluilmoitus. Lokakuun lopun päivityksessä se siirrettiin aikuis- ja perhetyön ohjelmistoon ja sisällöltään se on sama kuin ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta. Mutta ei ole kuitenkaan täsmälleen 8

10 sen sisältöinen kuin THL:n määritysluonnoksissa oleva ilmoituksen sisältö. Pro Consonassa yhteydenoton asiakirjaan merkitään myös se, kuuluuko asiakas johonkin niistä ryhmistä, joiden osalta palvelutarpeen arviointi on aloitettava 7 arkipäivän kuluessa. Huomioitavana kehitystarpeena tämän asiakirjan suhteen voisi olla edellä mainittujen yhteydenoton kriteerien täyttymisen merkitseminen asiakirjaan. KiTi-hankkeen aikana kuultiin, että ainakin lasten kohdalla hieman epätietoisuutta oli sen suhteen, milloin kyseessä on yhteydenotto ja milloin lastensuojeluilmoitus. Asiakirjassa olisi myös hyvä olla koodistona ja erottelevana valikkona ne yhteydenotot, joita koskee 7 arkipäivän määräaika. Määräaikojen toteutumista ei ainakaan vielä seurata valtakunnallisesti, mutta niiden seuranta pitäisi järjestelmissä olla mahdollista. Hakemus sosiaalihuollon palveluihin Hakemus sosiaalihuollon palveluihin -nimistä asiakirjaa ei hankkeessa käyttöön otettavissa tai pilotoitavissa asiakirjoissa ole mainittu, mutta se oli kuitenkin tarpeen ottaa käyttöön yhtenä vireille tulon muotona. Hämeenlinnassa hakemukset ovat olleet eriteltyjä haettavan asian mukaan (vammaispalveluhakemus, kuljetuspalveluhakemus, omaishoidon tuen hakemus jne.). Niiden lisäksi otettiin käyttöön yleisluontoisempi hakemus sosiaalihuollon palveluihin. Sisältö toteutettiin THL:n määritysluonnosten mukaisesti, mutta fraasiotsikoin. Hakemuksen osaltakin laitettiin syykoodeihin lista vaihtoehdoista, jolloin palvelutarpeen arviointi on aloitettava 7 arkipäivän kuluessa. Tämä valintavaihtoehto ei näyttänyt toimivan, koska muitakin syykoodeja oli tarjolla ja niitä mieluummin valittiin. Hakemuksen osalta on myös tulkittava, johtaako se palvelutarpeen arviointiin vai hoidetaanko se hallintoasian ratkaisemisen prosessina. Pro Consonassa aikuis- ja perhetyön hakemus on ollut jo ennen hankettakin olemassa sisältäen hakemuksen sisällön lisäksi sen käsittelyyn liittyviä tietoja. Sisällöltään se ei vastaa THL:n määritysluonnoksessa olevaa hakemusta. Tätä ei kuitenkaan voitu KiTi-hankeessa muokata. Sekä Effican että Pro Consonan hakemuksessa on myös käsittelyyn liittyvää tietoa. Ainakin tieto siitä, onko hakemuksen käsittelyssä pyydetty lisäselvityksiä ja mitä selvityksiä on pyydetty. THL:n määritysluonnoksen hakemuksessa sosiaalihuollon palveluun ei ole lisäselvitysten pyytämisen tietoja. Lisäselvitysten pyytäminen ei tule ilmi myöskään päätösasiakirjassa tai asiakirjojen perustiedoissa. Myöskään omaa asiakirjaa lisäselvityspyynnölle ei sosiaalihuoltolain mukaisten palveluiden tai sosiaalihuollon yhteisissä asiakirjoissa ole. Käytännössä järjestelmiin tällaisia asiakirjapohjia kuitenkin on varmaan monissa organisaatioissa tehty. Hakemuksen asiakirjassa saattaisi olla hyödyksi ainakin merkintä siitä, että lisäselvityksiä on pyydetty, mikä voi vaikuttaa hakemuksen käsittelyaikaan. Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta toteutettiin Hämeenlinnan Effica-ympäristössä erillisenä vireille tulon tyyppinä ja omana asiakirjanaan fraasiotsikoinnin avulla. Sisällöltään se noudatti THL:n määritysluonnoksen versiota. Pro Consonassa ilmoitus on toteutettu saman sisältöisenä kuin yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi. Asiakirjassa valitaan, onko kyseessä ilmoitus vai yhteydenotto. Ilmoitus ja yhteydenotto voisivat toimia saman sisältöisenä asiakirjana, johon on rakennettu valinta siitä, onko kyseessä ilmoitus vai yhteydenotto. Asiakirjassa olisi hyvä olla myös SHL 35 :n mukainen ohjaava kontrollivalikko siitä, täyttyvätkö ilmoituksen tekemisen tai yhteydenoton kriteerit. Ilmoituksen osalta: - henkilön suostumusta yhteydenottoon ei voida saada - henkilö on ilmeisen kykenemätön vastaamaan omasta huolenpidostaan, terveydestään tai turvallisuudestaan 9

11 - lapsen etu välttämättä vaatii ilmoituksen tekemistä. Yhteydenoton osalta: - henkilö on antanut suostumuksensa yhteydenottoon Lapsen kohdalla yhteydenoton osalta kolmen kriteerin täyttyminen: - yhteydenotto on tehty yhdessä lapsen tai vanhemman kanssa - yhteydenotto on tehty viipymättä - yhteydenottoon johtaneet syyt on ilmoitettu. Asiakirjassa olisi myös hyvä olla koodistona ja erottelevana valikkona ne yhteydenotot, joita koskee 7 arkipäivän määräaika. Määräaikojen toteutumista ei ainakaan vielä seurata valtakunnallisesti, mutta niiden seuranta pitäisi järjestelmissä olla mahdollista. Muulla tavoin tietoon tullut sosiaalihuollon tarve Asiakirjaa ei hankkeen käyttöön otettavissa tai pilotoitavissa asiakirjoissa ole mainittu eikä muulla tavoin esille tulleesta sosiaalihuollon tarpeesta THL:n määrityksissä ole asiakirjaa, mutta sosiaalihuoltolaissa se mainitaan vireille tulon tapana. Hämeenlinnassa tämän tyyppinen asiakirja otettiin käyttöön lähinnä sen vuoksi, että logiikka noudattelisi lastensuojeluun rakennettuja vireille tulon tyyppejä. Ajatuksena oli myös mitata sitä, tuleeko asioita vireille niin, ettei niitä voida kirjata hakemuksiksi, yhteydenotoksi tai ilmoitukseksi. Sisällöltään tämä asiakirja tehtiin samanlaiseksi kuin ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta. Tämän tarpeellisuus vaatinee jatkossa harkintaa Hämeenlinnassa eli onko jotain syytä esimerkiksi tilastointimielessä pitää tämän tyyppistä vireille tuloa erillisenä. Pro Consonassa tämän tyyppistä vireille tulon tapaa ei ole. Ensiarvio sosiaalihuollon tarpeesta Ensiarviota sosiaalihuollon tarpeesta -asiakirjaa ei hankeaikana otettu käyttöön. Tämän käyttöönotto olisi vaatinut vielä lisätyöstöä työntekijöiden kanssa. Molemmissa tietojärjestelmissä vireille tulon kirjaamisessa on jo olemassa vireille tulon käsittelyyn liittyvää tietojen kirjaamista ja Efficassa voidaan vireille tulo merkitä kiireellisesti käsiteltäväksi vireille tulon yhteydessä. Tämä asiakirja olisi täytynyt rakentaa omaksi lomakkeeksi ja se olisi ollut irrallinen vireille tulon prosessissa. Sosiaalihuollon vireille tulot vastaanottaa/kirjaa ja käsittelee sama työntekijä. On kankealta tuntuva prosessi, että asia kirjattaisiin vireille tulleeksi, täytettäisiin sen jälkeen erillinen asiakirja ensiarviosta ja palattaisiin vireille tulon asiakirjaan täyttämään tiedot asian käsittelystä ja sen sisällöstä. Tämä ensiarvio palvelisi varmaankin sellaisessa organisaatiossa, jossa vireille tulot vastaanotetaan erikseen ja siirretään asian käsittely sen jälkeen toiselle työntekijälle tai eri toimipisteeseen. Tämä ensiarvion asiakirja voisi olla myös yhdistetty vireille tulon asiakirjaan, kuten lastensuojeluilmoituksen osalta on tehty lisäämällä ilmoitukseen toimenpide- ja käsittelyosa. Sosiaalihuollon palvelutarvearvio Hankkeen aloittaessa THL:n määritysluonnoksissa sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen asiakirjoissa oli palvelutarpeen arvioinnin asiakirja, joka oli varsin kattava elämäntilanteen kartoitus sisältäen 218 täytettävää kenttää asiakirjan perustietojen, asiakkaan tietojen ja laatijan tietojen lisäksi. Tätä asiakirjaa ei kumpaankaan tietojärjestelmään ollut toteutettu eikä sitä ollut tarjolla hankittavavaksikaan. Vaikka asiakirjan kentät eivät olleetkaan pakollisia, olisi asiakirjan toteuttaminen ollut haasteellista. Efficassa valmiina hankittavia rakenteisia asiakirjalomakkeita ei voi paikallisesti muokata, vaan ne avautuvat aina jokaisen asiakkaan kohdalla kokonaisina kaikkine kenttineen eli esimerkiksi palvelutarpeen arvioinnin osalta yli 200 kenttää. Tarpeettomia kenttiä voi piilottaa kun asiakirjaa on ensin täytetty ja tallennettu. Pro Consonan osalta lomakeratkaisuna toteutetusta asiakirjasta ei puolestaan voi asiakaskohtaisesti pyyhkiä tarpeettomia otsikoita pois, vaan ne tulostuvat asiakastulosteisiin, vaikkei niiden alle olisikaan kirjattu mitään. 10

12 Kapsa-hankkeessa toteutettiin Efficaan palvelutarpeen arvioinnin lomake, mutta se oli suunniteltu pitkälti toimeentulotuen näkökulmasta. Koska lomake sisälsi monia kysymyksiä asiakkaan ja hänen puolisonsa opiskelusta, työstä, yrittäjyydestä, tuloista ja varallisuudesta, ei sen hankintaa lastensuojelun tai aikuissosiaalityön alkuvaiheen työskentelyyn harkittu. Palvelutarpeen arvioinnin sisällön työstämistä tehtiin isoissa koko hankealueen työpajoissa sekä vuoden 2015 aikana organisaatiokohtaisissa työpajoissa. Lähtökohtana olivat sosiaalihuoltolain sekä asiakasasiakirjalain määrittelemät arvioinnin sisällöt. Enimmäkseen työstöä tehtiin Hämeenlinnassa ja Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymässä. Työskentely vei aikaa ja resursseja, koska prosessissa kehitettiin myös arvioinnin organisointia ja resursointia organisaatioissa. Arvioinnin sisältöä testattiin myös analysoimalla tehtyjä anonymisoituja palvelutarpeen arviointeja. Case-esimerkeistä keskusteltiin ja pisteytettiin se, miten hyvin kirjaamisessa toteutuu lakien määrittelemät sisällöt palvelutarpeen arvioinnista. Keskustelun tuloksena päätettiin vielä täsmentää palvelutarpeen arvioinnin otsikointia ja ohjeistusta. Alla on kaavio tuloksista. Palvelutarpeen arvioinnin sisällön toteutuminen Case 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 Perustiedot asiakkaasta, läheisistä ja nykyisistä palveluista 4 Arviointiin osallistuneet (SHL 36 ) 1,6 Asiakkaan mielipide ja näkemys palvelutarpeestaan (SHL 37 ) 4 Sosiaalihuollon ammattihenkilön johtopäätökset asiakkuuden edellytyksistä (SHL 37 ) Asiakkaan ja sosiaalihuollon ammattihenkilön arvio 42 :n mukaisen omatyöntekijän tarpeesta (SHL 37 ) Asiakkaan ja työntekijän arvio asiakkaan vahvuuksista ja voimavaroista (ShAkL 15, SHL 39 ) 2,6 3,8 3,4 Läheisverkoston kartoittaminen (SHL 43 ) 3,2 Lapsen mielipiteen selvittämisen tapa ja pääasiallinen sisältö (SHL 32 ) Oma- tai vastuutyöntekijän arvio välttämättömistä sosiaalipalveluista, alkamisajankohdasta ja kestosta (ShAkL 15, Yhteenveto asiakkaan tilanteesta sekä sosiaalipalvelujen ja erityisen tuen tarpeesta (SHL 37 ) Tarvittaessa asiakkaan laillisen edustajan, omaisen, läheisen tai muun henkilön käsitys asiakkaan tuen tarpeesta (ShAkL 15 ) 2,6 3,6 4 4 Kaavio 2. Palvelutarpeen arvioinnin kirjaamisen sisällön toteutuminen: 1 = ei toteudu 2 = toteutuu puutteellisesti 3 = toteutuu kohtalaisesti 4 = toteutuu hyvin Pro Consonaan järjestelmätoimittaja tuotti palvelutarpeen arvioinnin lomakkeen, jonka sisältö oli sosiaalihuoltolain mukainen. Siitä puuttui kuitenkin asiakasasiakirjalain määrittelemä sisältö. Tätä muokattiin FSHKYssä ja kokeiltua versiota tarjottiin muillekin Pro Consona -kunnille käyttöön. Myös Hämeenlinnassa otettiin käyttöön sisällöltään tämän mukainen versio. Työskentelyn tuloksena palvelutarpeen arvioinnin otsikot muotoutuivat seuraavanlaisiksi: Perustiedot Nykytilanne asiakkaan kuvaamana Perheen rakenne ja läheisverkosto Asiakkaan vahvuudet ja voimavarat Viranomaisverkosto 11

13 Suostumukset Asiakkaan mielipide ja näkemys palvelutarpeestaan Yhteenveto asiakkaan tilanteesta sekä sosiaalipalvelujen ja erityisen tuen tarpeesta Sosiaalihuollon ammattihenkilön johtopäätökset asiakkuuden edellytyksistä Asiakkaan ja sosiaalihuollon ammattihenkilön arvio SHL 42 :n mukaisen omatyöntekijän tarpeesta Työstämisen tuloksena otsikoinnin järjestystä muokattiin työntekijöiden kokemusten pohjalta. Koska järjestelmissä ei ollut paikkaa, jonne tallentaa kaikki asiakasasiakirjalain mukaiset perustiedot, jouduttiin ne kirjaamaan erikseen jokaiseen asiakirjaan. Tämä aiheutti hieman hämmennystä sen suhteen, että perustiedoissa kirjataan jo aika kattavasti läheisverkoston tiedot ja otsikon Perheen rakenne ja läheisverkosto -otsikon yhteydessä kirjataan verkoston käsitys tuen tarpeesta, vaikka se tuntuisi tarkoituksenmukaisemmalta kirjata jo perustietojen keräämisen yhteydessä. Tämä poistunee, mikäli perustietojen yhteystiedot tallennetaan järjestelmään erikseen ja ne saadaan asiakirjalle automaattisesti, jonka jälkeen voidaan keskustellen kirjata käsitykset tuen tarpeesta. Sosiaalihuollon sosiaalityön lausunto Sosiaalihuollon sosiaalityön lausunto - asiakirja tarjottiin lomakemuodossa käyttöön. Tästä asiakirjasta ei kuitenkaan ole kokemusta, koska hankkeen tietoon ei tullut, että sellaista olisi hankeaikana käytetty. Sosiaalihuollon asiakassuunnitelma Sosiaalihuollon asiakassuunnitelmalle THL:n määritysluonnoksissa oli versio, jonka tiedettiin muuttuvan lakiuudistusten myötä. Valmista asiakirjasisältöä ei ollut käytössä ja muuttuvaa asiakirjaa ei kannattanut ottaa käyttöön. Toisaalta aika pitkälti THL:n tietomääritysluonnosten mukaisia asiakassuunnitelmia oli jo vanhoissa asiakasprosesseissa käytössä. Sosiaalihuollon asiakassuunnitelma toteutettiin Pro Consonassa sosiaalihuoltolain 39 :n mukaisella sisällöllä lomakkeeksi. Asiakassuunnitelman otsikoinnin rakentaminen koettiin hankkeessa kuitenkin vaikeaksi, koska asiakastietolaki siirtää osan sosiaalihuoltolain mukaisen asiakassuunnitelman sisällöstä palvelutarpeen arviointiin. On vaikea mieltää, kuuluisiko esimerkiksi SHL 39 :n 2 momentin kohdan 5 mukainen arvio asiakkaan vahvuuksista ja voimavaroista kirjata asiakassuunnitelmaan vai ainoastaan palvelutarpeen arviointiin. Uusien lakien mukaisen asiakassuunnitelman kirjaamisesta ei hankeaikana kertynyt kerättyjä kokemuksia. Palvelutarpeen arviointi ja sosiaalihuoltolain mukaisten palveluiden asiakkuusprosessi otettiin käytännössä pääsääntöisesti käyttöön uusien asiakkaiden osalta, joten näiden asiakkaiden osalta palvelutarpeen arvioinnin sisällön mukaisilla suunnitelmilla edettiin aika pitkälle, koska palvelutarpeen arviointeja alettiin tehdä organisoidummin vasta syksyllä Palvelutehtäväluokitukseen tulossa olevan muutoksen vuoksi ei tässä tilanteessa ryhdytty siirtämään olemassa olevia asiakkuuksia hankkeen aikana tiedossa olevaan palvelutehtäväluokitukseen, joka oli oleellisesti muuttumassa. Asiakassuunnitelmia oli siis olemassa nykyisissä tietojärjestelmän prosesseissa esimerkiksi aikuissosialityön suunnitelma omassa prosessissaan. Nämä asiakassuunnitelmat jätettiin edelleen käyttöön ja päivitettäviksi niin kuin ne on aiemminkin tehty. Palvelutehtäväluokituksen uudistus johtaa tulevaisuudessa siihen, että on tehtävä suunnitelma nykyisten asiakkaitten kirjaamiseksi uudistuneisiin asiakastietojärjestelmän prosesseihin luokituksen mukaisesti. Asiakassuunnitelmien kirjaaminen ja niiden sijoittuminen tietojärjestelmissä tulee muuttumaan tulevaisuudessa ja varsinkin palvelutehtävittäin tämä tarkoittaa ainakin joiltain osin asiakkuuksien ja suunnitelmien siirtämistä uuteen luokitukseen. Palvelutehtäväluokitukseen tulossa olevan muutoksen vuoksi vanhoja asiakkuuksia ei siirretty sosiaalihuollon asiakkuuteen ja vanhan muotoisissa asiakkuuksissa oli omanlaisia suunnitelmiaan. Esimerkiksi Hämeenlinnassa käytössä olleet aikuissosiaalityön suunnitelma ja perhetyön suunnitelma kattoivat jo aika ison osan sosiaalihuoltolain mukaisista palveluista. 12

14 Sosiaalihuollon asiakassuunnitelman arvio Sosiaalihuollon asiakassuunnitelman arvion asiakirjaa ei hankkeessa ehditty ottaa käyttöön. Tämä johtui osaltaan siitäkin, että asiakassuunnitelmat olivat vanhoissa prosesseissa ja niihin liittyvät asiakassuunnitelman arviotkin olivat näissä prosesseissa. Käytännössä asiakassuunnitelman arvioita kirjattiin myös samalla rakenteella kuin asiakassuunnitelmiakin. Tieto hakemuksen vastaanottamisesta, ilmoituksen vastaanottamisesta, yhteydenotosta sosiaalihuoltoon ja Kirje Hankkeessa tehtiin järjestelmiin myös asiakirjoja, joita ei ole kansallisissa määritysluonnoksissa. Vaikka lait eivät edellytäkään asian vireille tulon ilmoittamisesta asiakkaalle, on se kuitenkin ollut hyvänä tapana. Tämän tyyppisiä ilmoituksia on ollut erilaisina kirjepohjina työntekijöiden tietokoneilla ja organisaatioiden verkkolevyillä. Näitä haluttiin siirtää asiakirjoiksi tietojärjestelmään, jotta ne tallentuisivat asiakastietoihin ja poistuisi myös riski, että niitä tallentuisi epähuomiossa työntekijöiden omille tietokoneille. KiTi-hankkeessa tehtiin kolme kirjepohjaa, joissa ilmoitettiin asian vireille tulosta ja kutsuttiin asiakas tapaamiseen tarpeen vaatiessa. Myös aivan tyhjä kirjepohja asiakkaalle lähetettävälle kirjeelle on järkevää olla tietojärjestelmässä käytettävissä. Luokitukset Hankkeen edetessä huomattiin, ettei kaikkia luokituksia ollut tarkoituskaan käyttää hankkeessa käyttöön otettavissa asiakirjoissa. Esimerkiksi Nimilaji -luokitus ei liity hankkeen prosesseihin tai asiakirjoihin tarvittavana elementtinä. Hankkeen valmisteluvaiheessa on ollut epätietoisuutta siitä, mitkä luokitukset koskevat hankkeen aihepiiriä. Nämä olisi pitänyt myöskin huomioida silloin kun hankkeen suunnitelmaa muutettiin. Osa luokituksista jäi käyttöönottamatta asiakirjoissa tai järjestelmässä koska ne eivät kuuluneet hankkeen asiakirjoihin tai niille ei ollut järjestelmissä tallennuspaikkaa. Näitä otettiin kuitenkin osittain käyttöön ohjeistamalla työntekijöitä kirjaamaan niitä asiakirjoihin ja toisaalta tutkittiin, onko järjestelmissä olemassa paikkaa näiden tietojen tallentamiselle. Huoltajuuslaji Huoltajuuslajin koodisto on määritelty seuraavasti: Vanhempi huoltajana, Vanhempi määräyksenvaraisena huoltajana tai Muu huoltaja Efficassa tätä luokitusta hyödynnetään osana niin sanottua viitehenkilötietovalikkoa. Viitehenkilötiedot eivät Hämeenlinnassa kuitenkaan ole käytössä kuin pääsääntöisesti lastensuojelussa ja perheneuvolan tiedoissa. Asiakirjojen perustietoihin näitä tietoja ei siis suoraan saa, mutta hankkeessa käyttöön otettujen asiakirjojen ohjeistuksessa neuvottiin työntekijöitä kirjaamaan tässä muodossa huoltajuuslaji perustietoihin. Pro Consonasta ei löydetty paikkaa, jonne nämä tiedot voisi rakenteisesti tallentaa ja asiakirjoihin niitä ei siis suoraan saada. Lasta koskevissa asiakirjoissa kuitenkin vanhempien osalta pääsee merkitsemään, onko vanhempi huoltaja vai ei. Huoltajuussuhteen muoto Huoltajuussuhteen muodon koodisto on määritelty seuraavasti: Yhteishuoltajuus, Yksinhuoltajuus, Rajoitettu yhteishuoltajuus tai Oheishuoltajuus. Huoltajuussuhteen muodolle ei järjestelmistä löytynyt paikkaa, mihin sen olisi rakenteisesti voinut tallentaa. Näin ollen tieto ei tule myöskään asiakirjoihin automaattisesti. Asiakirjojen ohjeistuksessa kuitenkin neuvottiin työntekijöitä kirjaamaan tässä muodossa huoltajuussuhteen muoto. Tämän luokituksen osalta on hyvä huomioida myös se, että THL:n tilastoihin kodin ulkopuolelle sijoitetuista lapsista pyydetään tietoja huoltajuudesta muodossa: Ei huoltajaa (täysi-ikäinen), Isä yksinään, Vanhemmat, Vanhempien/vanhemman ohella 13

15 yksi tai useampi muu henkilö, Vanhempien/vanhemman sijasta yksi tai useampi muu henkilö tai Äiti yksinään. Tällä koodistolla joudutaan joka tapauksessa kirjaamaan tieto huoltajuudesta sijoitetun lapsen osalta Lapsen asuminen Lapsen asumisen koodisto on määritelty seuraavasti: Vanhempien kanssa yhdessä; Äidin kanssa; Isän kanssa; Vuoroasuminen, lähivanhempana äiti; Vuoroasuminen, lähivanhempana isä, Perhehoidossa; Laitoksessa; Itsenäisesti; Yksityisesti sijoitettuna; Muu; Ei tietoa. Tälle koodistolle ei järjestelmissä löytynyt paikkaa, jonne sen tiedot olisi voinut rakenteisesti tallentaa. Tieto voisi kuitenkin olla hyödyksi lasta koskevissa tiedoissa. Lapsi-vanhempisuhteen laatu Lapsi-vanhempisuhteen laadun koodisto on määritelty seuraavasti: Avioliiton ulkopuolella syntynyt lapsi; Avioliiton ulkopuolella syntynyt lapsi, jonka isyys vahvistettu; Aviolapsi; Annettu ottolapseksi; Saatu ottolapseksi; Ottolapsisuhde purettu. Tälle koodistolle ei järjestelmissä löytynyt paikkaa, jonne tiedot voisi rakenteisesti tallentaa. Hankkeen kohteena olleen aihepiirin eli lastensuojelun ja aikuissosiaalityön asiakkuuden alkuvaiheen osalta tieto ei välttämättä ole tärkeä asiakirjoissa. Lapsi-vanhempisuhde ohjeistettiin kirjaamaan tällä koodistolla niihin asiakirjoihin, joiden rakenteissa se esiintyy. Lapsi-vanhempisuhteen peruste Lapsi-vanhempisuhteen perusteen koodisto on määritelty seuraavasti: Lapsi-Isä, Lapsi-Äiti, Ottolapsi-Ottoisä, Ottolapsi-Ottoäiti. Tälle koodistolle ei järjestelmissä löytynyt paikkaa, jonne tiedot olisi voinut rakenteisesti tallentaa. Järjestelmistä löytyy kuitenkin paikka perheenjäsenen tai viitehenkilön suhteelle lapseen, joka kuvaa samantyyppistä asiaa, mutta sille ei löydy koodistoa. Tietokomponentti Rooli olisi ehkä lähinnä, mutta liian yleiseksi määritelty. Perheenjäsenen/viitehenkilön suhdetta lapseen käytetään ikään kuin asianosaiseksi merkitsemiseen ja esimerkiksi huostaanottoasiassa kuultavaksi henkilöksi. Tällaista suhdetta on kuvattu hankealueen järjestelmissä valikolla: Huoltaja, Isovanhempi, Isä, Isäpuoli, Muu henkilö, Muu huoltaja, Muu lapsesta huolta pitänyt henkilö, Sijaisvanhempi, Sisar, Syntymättömän lapsen äiti, Vanhempi määräyksenvaraisena huoltajana, Äiti tai Äitipuoli. Tälle valikolle ei löydy koodistoa koodistopalvelimelta tai tietokomponenttien julkaisusta versiosta. Lastensuojeluilmoitusta seuranneet toimenpiteet Lastensuojeluilmoitusta seuranneiden toimenpiteiden koodisto on määritelty seuraavasti: Ei toimenpiteitä, Sijaishuoltopaikan valvontatoimenpide, Ilmoitus poliisille, Yhteydenotto lapsen sijoittaneen kunnan viranomaisiin, Muu toimenpide, Kiireellinen lastensuojelutoimenpide, Lastensuojelutarpeen selvityksen käynnistäminen, Lapsen asiakassuunnitelman tarkistaminen, Lapsen hoito- ja kasvatussuunnitelman tarkistaminen, LsL:n 11 luvun mukainen rajoituspäätös, Lapsen vanhemman asiakassuunnitelman tarkastaminen, Neuvottelu lapsen asiassa, Lapsen henkilökohtainen tapaaminen. Tämä koodisto on käytössä lastensuojeluilmoituksen käsittely- ja toimeenpano-osassa (vireille tulleen lastensuojeluasian arvio). Ennen lastensuojelulain uudistusta tämä oli käytössä myös Pyyntö lastensuojelutarpeen selvittämiseksi -tyyppisen vireille tulon osalta. Olisiko tämä syytä ottaa mukaan myös nykyisen lain mukaiseen Yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi - asiakirjaan lasten osalta? Tähän koodistoon liittyy myös korjaustarvetta. Nykyisen lastensuojelulain mukaan lastensuojeluilmoitus ei voi suoraan käynnistää lastensuojelutarpeen selvittämistä, vaan se voi käynnistää SHL 36 :n mukaisen palvelutarpeen arvioinnin. 14

16 Nimilaji Nimilajin koodisto on määritelty seuraavasti: Nykyinen sukunimi, Korjattu sukunimi, Korjatut etunimet, Korjattu välinimi, Korjattu kutsumanimi, Patronyymi, Juridisen henkilön nimi, Nykyiset etunimet, Nykyinen välinimi, Kutsumanimi, Entinen sukunimi, Entiset etunimet, Viimeksi naimattomana ollessa ollut sukunimi, Entinen välinimi, Entinen kutsumanimi. Tällekään koodistolle ei järjestelmissä löytynyt paikkaa, jonne sen tiedot olisi voinut rakenteisesti tallentaa. Työpajakeskustelussa koettiin, että tällä laajuudella koodistolla ei ole käyttöä kuin aivan erityisissä tapauksissa tai muissa palvelutehtävissä. Kuitenkin koettiin, että hyödyllistä voisi olla kirjattuna Entinen sukunimi, Entiset etunimet sekä Viimeksi naimattomana ollessa ollut sukunimi. Parisuhteen laji Parisuhteen lajin koodisto on määritelty seuraavasti: Avioliitto, Rekisteröity parisuhde, Avoliitto. Tätä koodistoa ei tällaisenaan ole järjestelmissä otettu käyttöön. Sama tieto kirjataan vähän laajemmalla valikolla koodiston Siviilisääty yhteydessä. Hankkeen aihepiirin sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen asiakirjoissa on käytetty tietokomponenttia Yksityishenkilö, jonka sisältämä tietokomponentti Parisuhde sisältää koodiston parisuhteen laji. Ehkä tämä tieto olisi poimittavissa siviilisäädyn koodeista. Parisuhteen purkutapa Parisuhteen purkutavan koodisto on määritelty seuraavasti: Avioliitto päättynyt avioeroon, Avioliitto päättynyt puolison kuolemaan, Avioliitto päättynyt peruutumiseen, Avioliitto parisuhteeksi, Avioliitto päättynyt kun vihkiminen on julistettu mitättömäksi, Rekisteröity parisuhde päättynyt eroon, Rekisteröity parisuhde päättynyt osapuolen kuolemaan, Rekisteröity parisuhde päättynyt rekisteröinnin mitätöintiin, Rekisteröity parisuhde avioliitoksi. Tälle koodistolle ei järjestelmissä löytynyt paikkaa, jonne sen tiedot olisi voinut rakenteisesti tallentaa. Hankkeen kohteena olleen aihepiirin eli lastensuojelun ja aikuissosiaalityön asiakkuuden alkuvaiheen osalta tieto ei välttämättä ole tärkeä käytettävissä asiakirjoissa. Siviilisääty Siviilisäädyn koodisto on määritelty seuraavasti: Naimaton, Avioliitossa, Avoliitossa, Asumuserossa, Leski, Eronnut, Rekisteröity parisuhde. Tieto siviilisäädystä tallennetaan molemmissa järjestelmissä henkilön perustietoihin. Siviilisääty on osa tietokomponenttia Yksityishenkilö ja hankkeen käyttöön ottamissa asiakirjoissa se esiintyy vain palvelutarpeen arvioinnin asiakirjassa. Järjestelmissä siviilisäädyn koodisto poikkeaa hieman tästä koodistosta ja toisessa järjestelmässä valittavana ovat lisäksi vaihtoehdot: Eronnut rekisteröidystä parisuhteesta sekä Leski rekisteröidyn parisuhteen jälkeen. Sukupuoli Sukupuolen koodisto on määritelty seuraavasti: Tuntematon, Mies, Nainen, Ei tiedossa/määriteltävissä, Määrittelemättä. Tieto sukupuolesta talletetaan järjestelmissä puutteellisesti Mies, Nainen -valikolla. Tietoa on määrittelyluonnoksissa käytetty lastensuojelutarpeen selvityksen, palvelutarpeen arvioinnin ja sosiaalityön lausunnon asiakirjoissa. Tämä voisi olla laajemminkin käytössä. Henkilön sukupuolta voi olla vaikea päätellä nimestä ja henkilötunnuksesta tulkitseminen ei työntekijöille ole aina selvää. Tilapäisestä yksilöintitunnuksesta ei voi olla myöskään varma sukupuolesta, koska tilapäisiä tunnuksia luovat työntekijät eivät välttämättä ole tarkkaavaisia sen suhteen, mikä tilapäisessä tai oikeassa henkilötunnuksessa kertoo henkilön sukupuolen. 15

17 Arvioitava elämänalue (koodistoehdotus tietokomponenttiluettelossa) Arvioitavalle elämänalueelle on tietokomponenttiluettelossa 2014 ehdotettu koodistoksi: Asuminen, Koulutus, Työ, Talous, Terveys, Päihteidenkäyttö, Perhe ja ihmissuhteet, Arkielämä ja vapaa-aika, Muu. Koodistoa elämänalueista ei ole eivätkä nämä löydy ainakaan tässä muodossaan koodistopalvelimelta sosiaalityön kohdeluokituksen koodistosta. Tämä ehdotus otettiin ohjeistetuiksi elämänalueen arvioinnin osaalueiksi palvelutarpeen arvioinnin asiakirjassa. Työntekijöiltä ei kuulunut sellaisia viestejä, että koodisto ei olisi toimiva. Hämeenlinnan osalta hankalaksi koettiin kylläkin se, että sosiaalityössä on otettu käyttöön TE-keskuksien kehittämä Kompassi-menetelmä, jolla kartoitetaan asiakkaan elämäntilannetta. Menetelmään on kehitetty ja on kehitteillä sähköinen arviointityökalu ja arvioitavia osa-alueita verrataan myös kunnan palveluihin. Vaikeutena koettiin se, että Kompassi-menetelmän elämän osa-alueet ovat erilaiset kuin koodistoehdotuksen. Kompassilla kartoitettujen tietojen kirjaaminen toiseen koodistoon on hankalaa. Kompassi-menetelmässä kartoitettavat osa-alueet ovat: Terveys, Arjen hallinta, Työelämä, Psyykkinen hyvinvointi ja toimintakyky, Talous, Osallisuus ja sosiaalinen tilanne. Kompassi-menetelmästä löytyy lyhyt kuvaus: Perhetyyppi Perheen ja asiakkaan tietojen luokituksien ja niiden tallentamista järjestelmiin tutkittaessa huomattiin myös, että kasvatus- ja perheneuvonnan valtakunnallisiin tilastoihin kerätään joka neljäs vuosi tietoa asiakasperheistä alla olevalla luokituksella. Ainakin kasvatus- ja perheneuvonnassa asioivista perheistä tallennetaan tieto tällä koodistolla. Tietokomponenteista tai koodistosta ei löytynyt tällaista perhetyypin koodistoa. Ydinperhe (perhe, joka koostuu kahdesta keskenään parisuhteessa olevasta vanhemmasta ja tähän parisuhteeseen saaduista yhteisistä lapsista. Luokkaan kuuluminen ei riipu vanhempien sukupuolesta tai parisuhteen lajista.) Uusperhe (perhe, johon kuuluu lapsia jommankumman tai molempien nykyisten puolisoiden edellisistä suhteista Uusperheiden vanhemmilla voi olla myös yhteisiä lapsia.) Yksinhuoltaja tai lähihuoltaja ja lapsia (perhe, jossa vain lapsen toinen vanhempi on lapsen huoltajana tai jossa huoltajana on se henkilö, jonka luona lapsi asuu ja on virallisesti kirjoilla) Kodin ulkopuolelle sijoitettu lapsi tai nuori (lapsi tai nuori, jonka hoito ja kasvatus on järjestetty muualla kuin lapsen kotona esimerkiksi lastensuojelulaitoksessa) Muu (muu kuin yllä mainittu perhetyyppi kuten lapsettomat avio- ja avoparit ja itsenäiset 18 v. täyttäneet nuoret) Pari, jolla ei yhteisiä lapsia Ei tietoa 16