Kirjaamisen opas. Kirjaamisen ohjeita vireilletulojen käsittelyyn ja asiakkuuden alkuvaiheeseen Pro Consonassa. Matti Karvonen

Transkriptio

1 Kirjaamisen opas Kirjaamisen ohjeita vireilletulojen käsittelyyn ja asiakkuuden alkuvaiheeseen Pro Consonassa Matti Karvonen

2 Johdantoa Tämä kirjaamisen opas on tehty Kirjaamisen ja tilastoinnin kehittäminen Kanta- Hämeen sosiaalipalveluissa -hankkeessa (KiTi-hanke). Hanke oli Hämeenlinnan, Hattulan ja Janakkalan sekä Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän kehittämishanke. Hanke toteutettiin ajalla ja se sai valtionavustusta THL OPERyksiköstä. Ohjeistus kattaa lastensuojelun ja sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen asiakkuuden alkuvaiheen, joka oli hankkeen kehittämisen kohteena. Ohjeistuksessa on lyhyt osuus tietosuojasta ja asiakkaan oikeuksista tietoihinsa. Ohjeistuksessa käsitellään myös kirjaamista asiakastietojärjestelmiin, jotka olivat hankkeen kunnissa käytössä. HUOM! Järjestelmäkohtaiset ohjeet on tehty KiTi-hankkeen organisaatioita varten. Niissä saattaa olla puutteita koska yleispätevää ohjeistusta ei voi tehdä järjestelmien ollessa räätälöityjä organisaatioiden tarpeita vastaaviksi. Niiltä osin ohjeet on tarkoitettu muokattaviksi organisaatioissa ja sitä varten KiTi-hankkeesta on saatavilla myös PowerPoint versiot ohjeista. 2

3 Sisällys Johdantoa Tietosuoja, asiakkaan oikeudet, rekisterit Tietosuojaohje Rekisterit ja rekisteriselosteet Asiakkaan ja asianosaisen oikeudet tietojen saantiin Tietojen korjaaminen ja poistaminen Lokirekisteri ja seuranta Tietojen pyytäminen Vastuut tietojen luovutusten sekä korjauspyyntöjen käsittelyssä ja kieltäytymisestä Käyttöoikeudet Käyttöoikeushakemus, käyttöoikeussitoumus Asiakkuusprosessi asiakastietojärjestelmässä Prosessi Asian vireille tuleminen ja siihen reagoiminen Kiireelliset toimenpiteet Palvelutarpeen arviointi Asiakkuuden alkaminen ja päättyminen Päätökset Asiakassuunnitelma Asiakaskertomus Keskeisiä lakeja Kirjaamisen tueksi 3

4 Tietosuoja, asiakkaan oikeudet, rekisterit Tietosuojaohje Organisaatiossa tulisi olla tätä kattavampi tietoturva- ja tietosuojaohjeistus. Tässä oppaassa keskitytään pääasiallisesti tietojen salassapidon ja luovutuksen perusperiaatteisiin. Asiakastietojen kirjaamisessa tulee kiinnittää huomiota siihen, että kirjaamiset tehdään asiakaskohtaisesti ja niin, että niiden luovuttaminen asiakkaalle on mutkatonta. Useiden perheenjäsenten tietoja ei tule kirjata yhden perheenjäsenen tietoihin. 4

5 Tietosuoja, asiakkaan oikeudet, rekisterit Rekisterit ja rekisteriselosteet Henkilörekisterillä tarkoitetaan käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla taikka joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti tai kohtuuttomitta kustannuksitta (ns. looginen henkilörekisteri). Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan yhtä tai useampaa henkilöä, yhteisöä, laitosta tai säätiötä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty. Sosiaalihuollossa on yleensä monia henkilörekistereitä riippuen organisaatiosta ja työmuodoista. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaki muuttaa tilannetta niin, että tulevaisuudessa on vain yksi sosiaalihuollon asiakasrekisteri ja sosiaalihuollon ilmoitusrekisteri Henkilörekistereistä on laadittava rekisteriseloste. Se on rekisterinpitäjän tehtävä. Rekisteriselosteessa on mainittu rekisterinpitäjän lisäksi rekisteriasioita hoitavat henkilöt, rekisterin nimi, käyttötarkoitus, rekisteriin talletetut tiedot, säännönmukaiset tietolähteet, ja mihin tietoja luovutetaan. Rekisteriselosteen on hyvä sisältää myös asiakkaan informointiosa rekisteröidyn tarkastusoikeudesta ja rekisterin sisältämän tiedon korjaamisesta. Tällaisesta laajennetusta rekisteriselosteesta käytetään myös nimitystä tietosuojaseloste Rekisteriselosteita on päivitettävä tarpeen mukaan ja niiden on oltava nähtävillä työyksiköissä - yleensä myös organisaation internet-sivuilla Kunta voi ostaa järjestämisvastuullaan olevia palveluja muilta tuottajilta. Näissä tapauksissa kunta on edelleen rekisterinpitäjä. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista määrittelee tarkemmin palvelunjärjestäjän ja palveluntoteuttajan väliset vastuut. 5

6 Asiakkaan ja asianosaisen oikeudet tietojen saantiin Sosiaalihuollossa käsiteltävät asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja usein myös arkaluontoisia. Henkilöllä on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on henkilörekisteriin tallennettu. Tietojen saanti voi perustua henkilötietolakiin tai lakiin viranomaisen toiminnan julkisuudesta. Henkilötietolain mukainen omien tietojen tarkastusoikeus: Henkilötietolain nojalla jokaisella on oikeus tarkistaa itseään tai huollossaan olevaa lasta koskevia tietoja sekä vaatia niiden poistoa tai oikaisemista (HetiL 26 ). Esimerkiksi huollossaan olevan lapsen tietojen osalta voi olla kyseessä myös asianosaisena pyydettävät tiedot julkisuuslain mukainen eri toimintatapa silloin. Pyyntö tulee esittää kirjallisesti Tarkastusoikeuden toteuttaminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Useammin kuin kerran vuodessa pyydetyistä tiedoista voidaan periä maksu Tietojen luovuttamisesta tehdään merkintä asiakasrekisteriin Tarkastusoikeudesta/korjausvaatimuksesta kieltäytymisestä tulee antaa kieltäytymistodistus, jonka yleensä antaa asiakasrekisterin vastuuhenkilö. Asiakas voi antaa kieltäytymisasian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 6

7 Asiakkaan ja asianosaisen oikeudet tietojen saantiin Tietojen tarkastusoikeus asianosaisena (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta): Asianosaisella, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee, on oikeus saada tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta jos sen sisältö voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn Asianosaisuus yleensä harkittava tapauskohtaisesti Laissa lueteltu poikkeukset, milloin tiedonsaantioikeutta ei ole (JulkL 11 ) Pyyntö tulee esittää kirjallisesti ja siitä tulee ilmetä esim. tietojen käyttötarkoitus ja miten niiden suojaus on tarkoitus järjestää Luovutettaessa asiakirjat on syytä leimata salaisiksi ja merkitä, ettei muita kuin itseään koskevia tietoja saa ilmaista sivullisille. Tietojen luovuttamisesta tehdään merkintä asiakasrekisteriin Asiakirjojen luovuttamisesta voidaan periä maksu Kieltäytymisestä on tehtävä päätös valitusoikeus hallinto-oikeuteen. 7

8 Tietojen korjaaminen, täydentäminen ja poistaminen Oma-aloitteisesti yleisin (työntekijä huomaa virheen ja oikaisee, poistaa tai täydentää sen). Tähän velvoittaa henkilötietolain 29 Asiakkaan pyynnöstä. Korjauspyyntö on syytä olla sanatarkka ja siihen voidaan suostua kokonaan tai osittain. Pääperiaatteet: Sekä alkuperäinen että korjattu merkintä on oltava myöhemmin luettavissa Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste tulee merkitä Kun asiakkaan asian hoidon kannalta tarpeeton tieto poistetaan, tulee asiakirjoihin tehdä merkintä siitä, sen tekijästä ja poistamisajankohdasta Tietojen täydentämisessä voidaan myös alkuperäinen teksti jättää koskematta ja täydennys kirjataan erillisenä jos kyseessä on esim. näkemyserot Jos korjaamiseen, täydentämiseen tai poistamiseen ei suostuta kokonaan tai osittain, pitää siitä antaa kieltäytymistodistus, jonka antaa asiakasrekisterin vastuuhenkilö Asiakas voi antaa kieltäytymisasian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 8

9 Lokirekisteri ja seuranta Asiakastietojärjestelmiin tallentuu tietoa siitä, kenen tietoja työntekijä käsittelee ja mitä hän niille tekee ( Lähes jokainen hiiren klikkaus tallentuu ). Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (18 ): Asiakkaalla on oikeus saada asiakastietojensa käsittelyyn liittyvien oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten sosiaalihuollon ja terveydenhuollon palvelujen antajalta kirjallisesta pyynnöstä viivytyksettä lokirekisterin perusteella maksutta tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste Yksittäiselle työntekijälle voi kertyä jopa riviä lokitietoa päivässä Koska lokitietoa kertyy paljon, asiakkaita olisi hyvä auttaa rajaamaan lokitietojen pyytämistä: milloin tietoja on mahdollisesti käsitelty? miten epäily syntyi - ilmaiseminen/hyväksikäyttö? minkälaisista tiedoista on kysymys? mihin tietojärjestelmään epäilyt viittaavat? kuka voisi olla käyttäjä/tekijä? Kahta vuotta vanhempia lokitietoja ei ole oikeutta saada, jollei siihen ole erityistä syytä (Asiakastietolaki 18 ). Esim. virkarikos vanhenee vasta viidessä vuodessa. Lokitietojen pyyntö tulisi ymmärtää asiakkaan pyyntönä selvittää yhdessä rekisterinpitäjän kanssa omien tietojen käsittelyn laillisuus Työntekijöiden lokitietoja seurataan organisaatioissa yleensä myös pistokokein. 9

10 Tietojen tarkastamisen ja korjaamisen pyytäminen Asiakkaan on syytä tehdä tietojensa tarkastamisesta, korjaamisesta, täydentämisestä tai poistamisesta kirjallinen pyyntö Henkilötietolakiin pohjautuvat tarkastus- ja korjaamispyyntölomakkeet sekä kieltäytymistodistus löytyvät esimerkiksi osoitteesta Materiaalia Lomakkeet Tarkastuspyyntö ja korjaamisvaatimus Julkisuuslain mukainen asianosaisjulkisuuden toteutumisen valvonta ja ohjeistus ei kuulu tietosuojavaltuutetun tehtäviin, mutta esimerkiksi Materiaalia Oppaat -sivulta löytyy opas henkilörekisteriin tallennetun tiedon tarkastamisesta ja korjaamisesta, jossa aiheesta on lisätietoa. Lokitietojen tarkastuspyyntölomakkeita on tehty monissa organisaatioissa. Internetin hakukoneilla löytyy joitakin malleja pyynnön tekemiseksi. 10

11 Vastuut tietojen luovutusten sekä korjauspyyntöjen käsittelyssä ja kieltäytymisestä Organisaatiossa tulee olla sovittuna ja määriteltynä vastuita ja työnjakoa: Kuka vastaanottaa ja käsittelee asiakkaan pyynnöt tietojensa tarkastamisesta? Kuka vastaanottaa ja käsittelee asiakkaan pyynnöt lokitietojen tarkastamisesta? Kuka tekee korjaukset, täydentämiset ja poistamiset? Kuka tekee mahdollisen kieltäytymistodistuksen henkilötietolain mukaisesta tietojen tarkistamisoikeudesta tai korjaamisesta kieltäytymisestä? Kuka tekee mahdollisen päätöksen julkisuuslain mukaisesta tietojen tarkistamisoikeudesta kieltäytymisestä? 11

12 Käyttöoikeudet, käyttöoikeushakemus Tehdessään käyttäjätunnusta pääkäyttäjä tarvitsee monia tietoja käyttäjästä. Tässä on vähän muistilistaa asioista, joita käyttäjätunnusta luotaessa tarvitaan. Organisaatiossa olisi hyvä olla esimiehille käyttöoikeuksien myöntämiseen ohjeita tai lomake Nimi Henkilötunnus (voi olla tarpeen yksilöivänä tunnistuskeinona) Tehtävänimike Puhelin (asiakkaiden yhteydenottoihin) Sähköposti (asiakkaiden yhteydenottoihin) Toimipiste Käyntiosoite Postiosoite Tukilajit, joihin käyttöoikeus myönnetään Käyttäjärooli Päätösoikeudet Toimiiko työntekijä vastuutyöntekijänä tai päätöksen valmistelijana? Käyttöoikeudet myönnetään ajalle: Alkaen - Saakka (jos tiedossa) Jos käyttäjällä on ollut aikaisemmin käyttäjätunnus tähän järjestelmään, siitä olisi hyvä mainita. 12

13 Käyttöoikeudet, käyttöoikeussitoumus Koska sosiaalihuollon tiedot ovat arkaluontoisia, olisi käyttäjiä hyvä muistuttaa siitä ja sitouttaa heitä esimerkiksi seuraavan laisiin asioihin (malli Hämeenlinnasta): Sitoudun noudattamaan seuraavia ehtoja: Tiedän, että henkilöiden ja perheiden esim. terveyden- ja sairaanhoitoon, vammaispalveluihin, sosiaalihuoltoon, opetukseen, oppilashuoltoon, tuloihin, etuuksiin, varallisuuteen ja perhe-elämään sekä yhteisöjen ja ammattihenkilöiden ammatti- ja liikesalaisuuksiin liittyvät asiat ja asiakirjat ovat salassa pidettäviä (salassapitovelvollisuus). Tiedän, että salassa pidettävää asiakirjaa tai sen kopiota tai tulostetta siitä ei saa näyttää eikä luovuttaa sivulliselle eikä antaa sitä teknisen käyttöyhteyden avulla tai muulla tavalla sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi. Tiedän, että salassa pidettävää asiakirjan sisältöä tai tietoa tai muutakaan tietoon saatua seikkaa ei saa paljastaa (vaitiolovelvollisuus). Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen tai työharjoittelun päätyttyä. Salassa pidettävää tietoa ei saa käyttää omaksi taikka toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi. 13

14 Käyttöoikeudet, käyttöoikeussitoumus Olen oikeutettu katsomaan vain niitä asiakkaiden tietoja, jotka ovat työtehtävieni suorittamisen kannalta tarpeellisia. Salassa pidettävien asioiden katsominen omiin tarkoituksiin tai uteliaisuudesta on kielletty. En luovuta henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia ja salasanoja kenellekään, enkä säilytä niitä ulkopuolisten nähtävillä. Olen vastuussa siitä, etten jätä tunnuksellani aukaistua ohjelmaa muiden käyttöön ja lähtiessäni työpisteeni luota poistun ohjelmasta. Vaihdan salasanan heti, jos epäilen jonkun saaneen sen haltuunsa. Mikäli epäilen/totean tietojen väärinkäyttöä, ilmoitan siitä esimiehelleni. Sitoudun noudattamaan voimassa olevia tietoturva- ja tietosuojaohjeita sekä rekisterinpitäjän ohjeita. Sitoudun olemaan huolellinen asiakastietoja käsitellessäni. Säilytän asiakirjat siten, etteivät ne ole asiattomien saatavissa. Asiakirjoja kuljetettaessa estän niiden joutumisen sivullisen saataville. Hävitän salassa pidettäviä tietoja sisältävät asiakirjat joko silppuamalla tai laittamalla erilliseen lukittuun tietosuojasäiliöön. Pääkäyttäjät seuraavat käytön oikeellisuutta lokitietojen avulla. Tiedän, että tietojen väärinkäyttö tai muu ohjeiden vastainen toiminta voi johtaa kurinpitotoimenpiteisiin tai rikosoikeudellisiin seuraamuksiin. 14

15 Asiakkuusprosessi asiakastietojärjestelmässä Valtakunnallisessa sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurityössä sosiaalihuollon toiminta-arkkitehtuurin prosessit on jaettu 9 eri geneeriseen prosessiin. Tämän ohjeen sisällössä keskitytään geneerisistä prosesseista seuraaviin: Sosiaalipalveluun kuuluva alkukartoitus Ilmoituksen käsittely Hallintoasian käsittely Palvelujen järjestäminen KiTi hankkeessa kuvattiin asiakkuuden alkuvaiheen prosessit lastensuojelun ja aikuissosiaalityön osalta seuraavien kaavioiden mukaisesti Kaaviot ovat KiTi-hankkeen organisaatioissa järjestelmiin toteutettu tapa eivätkä siis päde välttämättä muissa organisaatioissa, mutta ovat suuntaa antavia ja ehkä pohjana muissakin organisaatoissa prosessien kuvaamisen suunnitteluun ja keskusteluihin. 15

16 Sosiaalihuollon geneeriset prosessit Toiminta-arkkitehtuuri Sosiaalipalveluun kuuluva alkukartoitus Palvelutarpeen arvioimisen käynnistämine n Palvelutarpeen selvittäminen Ilmoituksen vastaanottamine n Ilmoituksen käsittely Ilmoituksen käsittely Asian vireilletuleminen Hallintoasian käsittely Asian selvittäminen Asian ratkaiseminen Selvitys Neuvonta Selvityksen käynnistäminen Selvityksen toteuttaminen Selvittämispöytä -kirjan laatiminen Neuvonnan käynnistäminen Neuvonnan toteuttaminen Neuvonnan päättäminen Sopiminen Sovittelu Sopimisen käynnistäminen Sopimuksesta neuvottelemine n Sopimuksen vahvistaminen Sopimuksen toteutuksen seuranta Sovittelun käynnistäminen Sovittelun toteuttaminen Sovittelun päättäminen Palvelujen suunnittelemine n Palvelun järjestäminen Palvelujen seuraaminen ja arvioiminen Palvelujen päättäminen Palvelujen toteutuksen suunnittelemine n Palvelujen toteuttaminen Palvelun tuottaminen Palvelujen arvioiminen Palvelujen toteutuksen päättäminen Lähde:Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut - Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri, tavoitetila 2020 v. 1.0

17 ASIAKKUUDEN ALKUVAIHETTA KiTi ALUEEN PRO CONSONOISSA Lastensuojelu: Lastensuojeluilmoitukset ja tiedonsaannit: Lastensuojeluilmoitus Hakemus Yhteydenotto -näyttö : Yhteydenotto Ilmoitus Hakemukset -näyttö : Aikuis- ja perhetyön hakemus Ilmoituksen / hakemuksen käsittely ja toimenpiteet Aikuis- ja perhetyö: Yhteydenoton / ilmoituksen käsittely Hakemuksen käsittely Päätös (Lastensuojelu): Ratkaisu palvelu-/ lastensuojelutarpeen selvittämisestä Palvelutarpeen arviointi ja mahd. LS-tarve Lastensuojelutarpeen selvittäminen Jos LS-tarvetta, aloita lastensuojeluprosessi Päätöksen valmistelu Päätöksen valmistelu Palvelut: SHL 14 mukaiset palvelut Päätös (Lastensuojelu): Tallenna valmistumispvm ja tee Ratkaisu lastensuojelun asiakkuudesta Päätöksen vahvistaminen Asiakkuus Asiakassuunnitelma Asiakassuunnitelma Ei asiakkuutta Päätös (Lastensuojelu ): Päätös: Ratkaisu asiakkuuden päättymisestä Päätös: Ratkaisu asiakkuuden päättymisestä Lomake: Palvelutarpeen arviointi Päätös/Valmistelu -välilehti (Aikuis- ja perhetyö): Päätös/Palvelut -välilehti (Aikuis- ja perhetyö): Päätös/Vahvistaminen -välilehti (Aikuis- ja perhetyö): Lomake: Asiakassuunnitelma Päätös (Aikuisja perhetyö):

18 ASIAKKUUDEN ALKUVAIHETTA KiTi ALUEEN PRO CONSONOISSA KIIREELLINEN TOIMINTA Päätös (Lastensuojelu): LsL 38 Kiireellinen sijoitus LsL37b Kiireellinen avohuollon tukitoimi Lastensuojelu: Lastensuojeluilmoitus Tiedonsaanti lastensuojelun tarpeesta Yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi Aikuis- ja perhetyön hakemus Ratkaisu palvelutarpeen arvioinnin aloittamisesta Palvelutarpeen arviointi Palvelutarpeen arviointi Kiireellinen sosiaalihuoltolain mukainen toimenpide eteneminen suoraan päätökseen Ratkaisu lastensuojelutarpee n selvittämisestä Päätösten valmistelu Päätös/Valmistelu -välilehti (Aikuisja perhetyö): Lastensuojeluta rpeen selvittäminen Aikuis- ja perhetyö: Palvelut: SHL 14 mukaiset palvelut Päätös/Palvelut -välilehti (Aikuis- ja perhetyö): Ratkaisu lastensuojelun asiakkuudesta Päätösten vahvistaminen Päätös/Valmistelu -välilehti (Aikuisja perhetyö): Asiakkuus Asiakassuunnitelma Lomake: Asiakassuunnitelma Päätös: Ratkaisu asiakkuuden päättymisestä Päätös: Ratkaisu asiakkuuden päättymisestä Päätös (Aikuisja perhetyö):

19 Asian vireille tuleminen ja siihen reagoiminen Vireille tulo Sosiaalihuoltolain ja lastensuojelulain muutokset 2015 muuttivat asiakkuuden alkuvaiheen prosesseja. Tämän vuoksi tässä ohjeessa keskitytään lastensuojelun ja sosiaalihuoltolain mukaisten palvelujen kirjaamiseen. Sosiaalihuoltoasian tai lastensuojeluasian vireille tulon tapoja on tunnistettavissa neljä: Ilmoitus Yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi Hakemus sosiaalihuollon palveluista Sosiaalihuollon työntekijän muuten tehtävissään saama tieto mahdollisesta sosiaalipalvelujen tai lastensuojelun tarpeessa olevasta henkilöstä Sosiaalihuoltoasian vireille tulossa on noudatettava määräaikoja: kiireellisen tuen tarve arvioitava välittömästi palvelutarpeen arviointi on aloitettava viipymättä ja saatettava loppuun ilman aiheetonta viivytystä arvioinnin tekeminen on aloitettava viimeistään 7 arkipäivän kuluessa yhteydenotosta jos: henkilö on yli 75 -vuotias henkilö saa ylintä vammaisetuuslain mukaista hoitotukea henkilö on erityistä tukea tarvitseva lapsi (tässä tapauksessa myös palvelutarpeen arvioinnin on valmistuttava 3 kuukauden kuluessa vireille tulosta) 19

20 Asian vireille tuleminen ja siihen reagoiminen Ilmoitus Ilmoitustyyppejä on tunnistettavissa kolme: Lastensuojeluilmoitus Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta. Huomioitava kuitenkin joitakin ehtoja. Ilmoitusvelvollisen on ensisijaisesti: ohjattava henkilö hakemaan itse sosiaalipalveluja henkilön antaessa suostumuksensa otettava yhteyttä sosiaalihuoltoon (kirjataan yhteydenotoksi) Ilmoituksen sosiaalihuollon tarpeesta voi tehdä vain jos suostumusta yhteydenottoon ei voida saada ja: henkilö on ilmeisen kykenemätön vastaamaan huolenpidostaan, terveydestään tai turvallisuudestaan lapsen etu vaatii ilmoituksen tekemistä Ennakollinen lastensuojeluilmoitus 20

21 Asian vireille tuleminen ja siihen reagoiminen - Ilmoitus Pro Consona -ohje: Lastensuojeluilmoitus - vastaanottaminen: Lastensuojeluilmoitus kirjataan aina lapsen tietoihin Avaa Lastensuojeluilmoitukset ja tiedonsaannit -näyttö (Kirjeet ja lomakkeet Lastensuojeluilmoitus) Kirjaa saapumispäivämäärä. Tämä päiväys aloittaa 7 arkipäivän käsittelyajan kulumisen. Kirjaa tiedot ilmoittajasta. Jos kyseessä on ilmoitusvelvollinen viranomainen, kuuluu hänen ilmoittaa myös nimensä. Ilmoitusvelvolliset viranomaiset ovat lueteltuina ja valittavissa valikosta. Yksityishenkilö voi tehdä ilmoituksen nimettömänä Tarkista tiedot lapsen perhekokoonpanosta ja huoltajuudesta Kirjaa ilmoituksen asian sisältö niin kuin ilmoittaja on sen ilmaissut Valitse ilmoitusperusteet. Valittavissa olevat syyt löytyvät valikosta. Syyt on määritelty valtakunnallisesti Arvioi kiireellisten toimenpiteiden tarve Tallenna ilmoitus. 21

22 Asian vireille tuleminen ja siihen reagoiminen - Ilmoitus Pro Consona -ohje: Lastensuojeluilmoitus - käsitteleminen: Avaa Lastensuojeluilmoitukset ja tiedonsaannit -näyttö ja valitse kyseessä oleva ilmoitus Siirry Käsittely-välilehdelle Valitse käsittelyyn ottamispäivämäärä Täytä tiedot ilmoituksen käsittelijästä, aiemmista lastensuojeluilmoituksista sekä lapsen tilanteesta Mikäli ilmoituksen käsittelemiseksi on hankittu tietoja joltakin henkilöltä tai taholta, täytä tiedot tietojen antajista sekä perusteista niiden hankkimiseksi Siirry toimenpiteet-välilehdelle ja valitse toimenpiteet, joihin ilmoituksen perusteella on ryhdytty. Jos käsittely jatkuu, valitse Vaihe-valikosta vaihtoehto Käsittelyssä Kun ilmoitus on käsitelty, vaihda vaiheeksi Käsitelty ja merkitse käsittelypäivämäärä Huom! Lastensuojelun määräaikojen seurantatilastossa ilmoituksen käsittelypäivämäärä ei katkaise 7 arkipäivän käsittelyaikaa vaan Ratkaisu lastensuojelutarpeen selvittämisestä - päätöksen päivämäärä. 22

23 Asian vireille tuleminen ja siihen reagoiminen - Ilmoitus Pro Consona -ohje: Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta - vastaanottaminen: Tarkista ilmoituksen tekijältä, että ilmoituksen tekemisen kriteerit täyttyvät Avaa Yhteydenotto-näyttö (valikossa Asiakaskertomuksen alapuolella) Kirjaa vastaanottopäivämäärä. Tämä päiväys aloittaa mahdollisen 7 arkipäivän käsittelyajan kulumisen Valitse yhteydenottotyypiksi ilmoitus ja valitse tukilaji, johon yhteydenotto liittyy Kirjaa tiedot ilmoittajasta. Jos kyseessä on ilmoitusvelvollinen viranomainen, kuuluu hänen ilmoittaa myös nimensä. Ilmoitusvelvolliset viranomaiset ovat lueteltuina ja valittavissa valikosta. Yksityishenkilö voi tehdä ilmoituksen nimettömänä Tarkista perhekokoonpanon tiedot. (perhekokoonpano- tai Vanhemmat/huoltajat -välilehti) Kirjaa ilmoituksen asian sisältö niin kuin ilmoittaja on sen ilmaissut. Valitse myös, onko kyseessä jokin kolmesta tapauksesta, joissa käsittelylle on asetettu määräaikoja (jos nämä käyvät ilmi ilmoituksesta) Arvioi kiireellisten toimenpiteiden tarve Tallenna ilmoitus. 23

24 Asian vireille tuleminen ja siihen reagoiminen - Ilmoitus Pro Consona ohje: Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta - käsitteleminen: Avaa Yhteydenotto-näyttö (valikossa Asiakaskertomuksen alapuolella) Siirry Käsittely-välilehdelle Merkitse palvelutarpeen arvioinnin aloituspäivämäärä tai valitse vaihtoehto Palvelutarpeen arviointia ei tehdä ja kirjoita perustelut Täytä tiedot ilmoituksen käsittelijästä Jos asian käsittely jatkuu, valitse Vaihe-valikosta vaihtoehto Käsittelyssä Avaa Siirry toimintoon -valikosta Asiakkuudet ja vastuuhenkilöt -näyttö ja kirjaa vastuutyöntekijöiden tiedot Siirry palvelutarpeen arvioinnin lomakkeelle (Kirjeet ja lomakkeet Lomake). Katso ohjeistuksesta kohta Palvelutarpeen arviointi. 24

25 Asian vireille tuleminen ja siihen reagoiminen - Ilmoitus Pro Consona ohje: Ennakollinen lastensuojeluilmoitus - vastaanottaminen: Ennakollinen lastensuojeluilmoitus kirjataan aina vanhemman tietoihin Avaa Ennakollinen lastensuojeluilmoitus -näyttö (Kirjeet ja lomakkeet Ennakollinen lastensuojeluilmoitus) Kirjaa saapumispäivämäärä Kirjaa tiedot ilmoittajasta. Jos kyseessä on ilmoitusvelvollinen viranomainen, kuuluu hänen ilmoittaa myös nimensä. Ilmoitusvelvolliset viranomaiset ovat lueteltuina ja valittavissa valikosta. Yksityishenkilö voi tehdä ilmoituksen nimettömänä Tarkista tiedot perhekokoonpanosta ja merkitse syntymättömän lapsen laskettu aika Kirjaa ilmoituksen asian sisältö niin kuin ilmoittaja on sen ilmaissut Valitse ilmoitusperusteet. Valittavissa olevat syyt löytyvät valikosta Harkitse myös, onko vanhemmalle tarpeen kirjata yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi tai ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta Tallenna ilmoitus Voit tehdä itsellesi muistutuksen lapsen syntymän lähestymisestä ja mahdollisesta lastensuojeluilmoituksen tekemisestä lapselle syntymän jälkeen. 25

26 Asian vireille tuleminen ja siihen reagoiminen - Ilmoitus Pro Consona ohje: Ennakollinen lastensuojeluilmoitus - käsitteleminen: Avaa Ennakollinen lastensuojeluilmoitus -näyttö (Kirjeet ja lomakkeet Ennakollinen lastensuojeluilmoitus) Siirry Käsittely-välilehdelle Valitse käsittelyyn ottamispäivämäärä Täytä tiedot ilmoituksen käsittelijästä ja aiemmista ennakollisista lastensuojeluilmoituksista Mikäli ilmoituksen käsittelemiseksi on hankittu tietoja joltakin henkilöltä tai taholta, täytä tiedot tietojen antajista sekä perusteista niiden hankkimiseksi Siirry toimenpiteet -välilehdelle ja valitse toimenpiteet, joihin ilmoituksen perusteella on ryhdytty Jos käsittely jatkuu, valitse Vaihe-valikosta vaihtoehto Käsittelyssä Kun ilmoitus on käsitelty, vaihda vaiheeksi Käsitelty ja merkitse käsittelypäivämäärä. 26

27 Yhteydenotto tuen tarpeen arvoimiseksi Sosiaalihuoltolain mukainen yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi Sosiaalihuoltolaissa mainittujen ilmoitusvelvollisten viranomaisten on: ohjattava sosiaalihuollon tarpeessa oleva henkilö hakemaan sosiaalipalveluja (kirjataan hakemukseksi) henkilön antaessa suostumuksensa, otettava yhteys sosiaalihuoltoon (kirjataan yhteydenotoksi) Lastensuojelun ilmoitusvelvollisuus voidaan myös toteuttaa tällaisena yhteydenottona jos seuraavat ehdot täyttyvät: Yhteydenotto on tehty yhdessä lapsen ja vanhemman kanssa Yhteydenotto tehdään viipymättä Ilmoitusvelvollinen henkilö ilmoittaa yhteydenottoon johtaneet syyt THL pyytää tilastoihin lukumäärää niistä yhteydenotoista, jotka on tehty lapsen tuen tarpeen selvittämiseksi 27

28 Yhteydenotto tuen tarpeen arvoimiseksi Pro Consona -ohje: Yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi - vastaanottaminen : Tarkista ilmoituksen tekijältä, että yhteydenoton kriteerit täyttyvät (kyse ei ole esimerkiksi lastensuojeluilmoitukseksi tulkittavasta yhteydenotosta) Avaa Yhteydenotto-näyttö (valikossa Asiakaskertomuksen alapuolella) Kirjaa vastaanottopäivämäärä. Tämä päiväys aloittaa mahdollisen 7 arkipäivän käsittelyajan kulumisen Valitse yhteydenottotyypiksi Yhteydenotto Valitse tukilaji, johon yhteydenotto liittyy Kirjaa tiedot yhteydenottajasta. Jos kyseessä on ilmoitusvelvollinen viranomainen, kuuluu hänen ilmoittaa myös nimensä. Ilmoitusvelvolliset viranomaiset ovat lueteltuina ja valittavissa valikosta. Yksityishenkilö voi tehdä yhteydenoton nimettömänä Tarkista perhekokoonpanon tiedot ja lapsen osalta tiedot huoltajuudesta Kirjaa yhteydenoton sisältö niin kuin yhteydenottaja sen on ilmaissut. Valitse myös, onko kyseessä jokin kolmesta tapauksesta, joissa lasketaan käsittelyn määräaikoja Arvioi kiireellisten toimenpiteiden tarve Tallenna ilmoitus. 28

29 Yhteydenotto tuen tarpeen arvoimiseksi Pro Consona ohje: Yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi - käsitteleminen: Avaa Yhteydenotto-näyttö (valikossa Asiakaskertomuksen alapuolella) Siirry Käsittely-välilehdelle Merkitse palvelutarpeen arvioinnin aloituspäivämäärä tai valitse vaihtoehto Palvelutarpeen arviointia ei tehdä ja kirjoita perustelut Täytä tiedot ilmoituksen käsittelijästä Jos asian käsittely jatkuu, valitse Vaihe-valikosta vaihtoehto Käsittelyssä Avaa Siirry toimintoon -valikosta Asiakkuudet ja vastuuhenkilöt -näyttö ja kirjaa vastuutyöntekijöiden tiedot Siirry palvelutarpeen arvioinnin lomakkeelle (Kirjeet ja lomakkeet Lomake). Katso ohjeistuksesta kohta Palvelutarpeen arviointi. 29

30 Hakemus Hakemus ei välttämättä johda palvelutarpeen arviointiin vaan voi prosessina olla vireille tulleen hallintoasian käsittely, joka johtaa suoraan päätökseen hakemuksesta. Esimerkiksi lastensuojelun asiakkuudessa olevan lapsen kohdalla voi kyseessä olla hakemus jostakin lastensuojelun palvelun hakemisesta. Tässä tapauksessa määräaikaa ei tilastoihin kysytä, koska määräaikoja seurataan vain palvelutarpeen arvioinnin aloittamiseen kuluvasta ajasta. Kuitenkin hakemuksen käsittely olisi syytä lain hengen mukaisesti syytä tehdä 7 arkipäivän kuluessa. Pro Consona-ohje: Lastensuojeluhakemus vastaanottaminen: Lastensuojeluhakemukseksi kirjataan 12 vuotta täyttäneen lapsen tai hänen huoltajansa tekemä yhteydenotto lastensuojeluun. Lastensuojeluhakemus kirjataan aina lapsen tietoihin Arvioi kiireellisten toimenpiteiden tarve Avaa Lastensuojeluilmoitukset ja tiedonsaannit näyttö (Kirjeet ja lomakkeet Lastensuojeluilmoitus) Kirjaa saapumispäivämäärä. Tämä päiväys aloittaa 7 arkipäivän käsittelyajan kulumisen Kirjaa tiedot hakijasta Tarkista tiedot lapsen perhekokoonpanosta ja huoltajuudesta Kirjaa hakemuksen sisältö Valitse perusteet. Valittavissa olevat syyt löytyvät valikosta Tallenna hakemus. 30

31 Hakemus Pro Consona-ohje: Lastensuojeluhakemus käsitteleminen Avaa Lastensuojeluilmoitukset ja tiedonsaannit -näyttö ja valitse kyseessä oleva hakemus. Siirry Käsittely-välilehdelle Valitse käsittelyyn ottamispäivämäärä Täytä tiedot hakemuksen käsittelijästä, aiemmista lastensuojeluilmoituksista sekä lapsen tilanteesta Mikäli hakemuksen käsittelemiseksi on hankittu tietoja joltakin henkilöltä tai taholta, täytä tiedot tietojen antajista sekä perusteista niiden hankkimiseksi Siirry toimenpiteet välilehdelle ja valitse toimenpiteet, joihin hakemuksen perusteella on ryhdytty Jos käsittely jatkuu, valitse Vaihe valikosta vaihtoehto Käsittelyssä Kun hakemus on käsitelty, vaihda vaiheeksi Käsitelty ja merkitse käsittelypäivämäärä. Huom! Lastensuojelun määräaikojen seurantatilastossa Lastensuojeluilmoitukset ja tiedonsaannit-näytön käsittelypäivämäärä ei katkaise 7 arkipäivän käsittelyaikaa, vaan Ratkaisu lastensuojelutarpeen selvittämisestä -päätöksen päivämäärä. 31

32 Hakemus Pro Consona-ohje: Hakemus sosiaalihuoltolain mukaisiin palveluihin - vastaanottaminen Avaa Hakemus-näyttö (Hakemukset Aikuis- ja perhetyö) Jos kyseessä on saman tyyppinen hakemus kuin hakijan jokin aiempi hakemus, voit kopioida vanhan hakemuksen tietoja uudelle hakemukselle Valitse tukilaji, johon hakemus liittyy Täytä hakemuksen tekopvm ja saapumispvm Valitse vastaanottaja ja hakemistapa Kirjoita hakemuksen sisältö niin kuin hakija sen on ilmaissut. 32

33 Hakemus Pro Consona-ohje: Hakemus sosiaalihuoltolain mukaisiin palveluihin - käsitteleminen Avaa Hakemus-näyttö (Hakemukset Aikuis- ja perhetyö) ja valitse käsiteltävä hakemus Siirry Käsittely-välilehdelle Kirjaa mahdolliset lisätiedot, jotka hakemuksen käsittelyyn liittyy Valitse hakemuksen käsittelijä ja merkitse käsittelypäivämäärä Jos käsittely vaatii lisäselvityksiä, täytä lisäselvityspyynnön tiedot Kun hakemus on loppuun käsitelty, rastita kyseinen kohta ja siirry tekemään päätöstä. 33

34 Muulla tavoin saatu tieto tuen tai lastensuojelun tarpeesta Sosiaalihuollon tai lastensuojelun tarve voi tulla tietoon myös muulla tavoin kuin jonkun henkilön yhteydenottona. Huoli lapsen tai jonkun muun henkilön tilanteesta voi tulla ilmi esimerkiksi jossakin yhteisessä neuvottelussa eri viranomaisten kesken. Huolen tultua ilmi on sosiaalihuollon työntekijällä velvollisuus ryhtyä selvittämään asiaa vaikka asiaa ei kukaan laittaisikaan vireille. Pro Consona-ohje: Muulla tavoin saatu tieto tuen tai lastensuojelun tarpeesta kirjataan Pro Consonaan jonain muuna vireilletulotyyppinä. Valinta siitä, kirjataanko se ilmoituksena, yhteydenottona tai hakemuksena on harkittava tapauskohtaisesti. 34

35 Kiireelliset toimenpiteet Sosiaalihuoltolain 36 sekä 45 edellyttävät, että kiireellisen avun tarve arvioidaan välittömästi ja kiireellisiä toimenpiteitä koskeva asia on käsiteltävä ja päätös tehtävä käytettävissä olevien tietojen perusteella viipymättä. Lastensuojelulain 26 :n mukaan on lastensuojeluasian vireille tulon jälkeen arvioitava välittömästi lapsen mahdollinen kiireellinen lastensuojelun tarve. Lastensuojelun asiakkuus alkaa kiireellisistä toimenpiteistä. Kiireellisten toimenpiteiden lisäksi sosiaalihuollon asiakkaalla on oikeus saada myös palvelutarpeen arviointi. Lastensuojeluasiassa palvelutarpeen arviointi ja lastensuojelutarpeen selvittäminen tehdään kiireellisten toimenpiteiden lisäksi, ellei se ole ilmeisen tarpeetonta. 35

36 Kiireelliset toimenpiteet Pro Consona-ohje: Aikuis- ja perhetyön ohjelmistossa: Kirjaa yhteydenotto-näytön (yhteydenotto sosiaalihuoltoon tai ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta) Käsittely-välilehdelle toimenpiteisiin, että on ryhdytty kiireellisiin toimenpiteisiin. Ryhdy tekemään päätöstä (Päätökset Aikuis- ja perhetyö) Täytä ainakin Valmistelu- ja Vahvistaminen-välilehtien tiedot Valmistelu-välilehdellä valitse tukilaji, johon päätös liittyy. Päätösotsikoissa ei välttämättä ole erillisiä päätöksiä kiireellisille toimenpiteille joten valitse sellainen päätös, joka koskee toimenpidettä. 36

37 Kiireelliset toimenpiteet Pro Consona-ohje: Lastensuojelu-ohjelmistossa: Lastensuojelun osalta avaa Lastensuojeluilmoitukset ja tiedonsaannit -näyttö ja valitse Toimenpiteet-välilehdellä vaihtoehto siitä, että ryhdyttiin kiireellisiin lastensuojelutoimenpiteisiin. Ryhdy tekemään päätöstä: Päätökset Lastensuojelu Päätökset ja hakemukset näytön Valmistelu-välilehdellä valitse jompikumpi otsikoista: Kiireellinen avohuollon tukitoimi tai Kiireellinen sijoitus Täytä valmistelijatiedot ja lisää lastensuojeluasian vireille tulotapa ja -ajankohta Siirry toimintoon Asiakkuudet ja vastuuhenkilöt ja tarkista vastuutyöntekijöiden tiedot Vanhemmat/Huoltajat välilehdellä lisää asianosaiset henkilöt ja täytä heistä kaikista myös suhde lapseen Täytä vahvistamisen välilehdellä päätöksen tekstiosuus, vastuusosiaalityöntekijän tiedot sekä muut päätöksen tiedot Liitteet-välilehdellä voit liittää asiaan liittyviä liitteitä, esimerkiksi lastensuojeluhakemuksen tai sosiaalihuoltolain mukaisen yhteydenoton tuen tarpeen arvioimiseksi Ilmoita asiakkuuden alkamisesta lapselle ja lapsen huoltajalle. 37

38 Palvelutarpeen arviointi Palvelutarpeen arvio on aloitettava viimeistään 7. arkipäivänä yhteydenotosta, jos henkilö on yli 75 -vuotias saa vammaisetuuksista annetun lain mukaista ylintä hoitotukea erityistä tukea tarvitsevan lapsen palvelutarpeen arvio on aloitettava 7. arkipäivänä vireille tulosta ja valmistuttava kolmessa kuukaudessa Muussa tapauksessa arviointi on aloitettava viipymättä ja saatettava loppuun ilman aiheetonta viivytystä Kiireellisen avun tarve on selvitettävä välittömästi, kun tieto avuntarpeesta tulee Arviointi tehdään elämäntilanteen edellyttämässä laajuudessa yhteistyössä asiakkaan ja tarvittaessa hänen omaistensa, läheistensä ja muiden toimijoiden kanssa. Kuka tekee palvelutarpeen arvion? Palvelutarpeen arvioinnin tekemisestä vastaavalla henkilöllä on oltava palvelutarpeen arvioimisen kannalta tarkoituksenmukainen sosiaalihuollon ammatillisen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista annetussa laissa tarkoitettu kelpoisuus, ellei muualla laissa toisin säädetä. Erityistä tukea tarvitsevien lasten ja muiden erityistä tukea tarvitsevien henkilöiden palvelutarpeen arvioinnin tekemisestä vastaavalla viranhaltijalla on oltava kelpoisuuslain 3 :n mukainen sosiaalityöntekijän kelpoisuus. 38

39 Palvelutarpeen arviointi Omatyöntekijä: Toimii asiakkaan yhteyshenkilönä ja tukee asiakasta tämän henkilökohtaisten tavoitteiden saavuttamisessa ja voimavarojen vahvistamisessa Nimetään heti asiakkuuden alussa viimeistään palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä Pysyy koko sosiaalihuollon asiakkuuden ajan Omatyöntekijällä on asiakkaan palvelujen kannalta tarkoituksenmukainen sosiaalihuollon ammatillinen kelpoisuus. Erityistä tukea tarvitsevan asiakkaan omatyöntekijällä tai hänen kanssaan asiakastyötä tekevällä tulee olla sosiaalityöntekijän kelpoisuus Jos asiakkaalla on jo vastuutyöntekijä (erityislainsäädännön perusteella) tai omatyöntekijää ei muuten tarvita, erillistä työntekijää ei tarvitse nimetä 39

40 Palvelutarpeen arviointi Palvelutarpeen arvioinnin sisältö: Arvioinnin sisällöstä määrätään sosiaalihuoltolain 37 :ssä. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista tarkentaa lisäksi arvioinnin sisältöä. THL tulee antamaan tarkemmat määräykset sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen rakenteesta ja niihin merkittävistä tiedoista. Kaikissa asiakirjoissa tulee olla kirjattuna perustiedot. Osa perustiedoista tallentuu ja tulostuu automaattisesti järjestelmään tallennetuista tiedoista - jos eivät, niin ne tulee kirjata erikseen. Perustiedot ovat: Asiakirjan nimi, asiakkaan nimi, äidinkieli, asiointikieli, yhteystiedot, kotikunta ja henkilötunnus Alaikäisen asiakkaan kohdalla: huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi, yhteystiedot ja toimivalta huoltajuudesta erotetun vanhemman mahdollinen tiedonsaantioikeus Täysi-ikäisen asiakkaan mahdollinen laillisen edustajan nimi tai asiakkaan valtuuttaman henkilön nimi, yhteystiedot ja toimivalta Tarvittaessa omaisen, läheisen tai muun asiakkaan hoitoon tai huolenpitoon osallistuvan henkilön nimi, yhteystiedot ja rooli asiassa Palvelunjärjestäjän, palveluntuottajan ja tarvittaessa palveluntoteuttajan nimi ja yksilöintitunnus Asiakirjan laatijan tai kirjaajan nimi ja virka-asema tai tehtävä sekä asiakirjan laatimisen ajankohta Mahdollinen tieto asiakkaan tai hänen edustajansa turvakiellosta 40

41 Palvelutarpeen arviointi - sisältö Perustietojen lisäksi palvelutarpeen arviointiin KiTi-hankkeessa koostettiin laeista sisällöksi: Nykytilanne asiakkaan kuvaamana Tätä ei laeissa suoranaisesti edellytetä ja voi tulla kuvatuksi myös asiakkaan mielipiteen ja palvelutarpeensa näkemyksen selvittämisen yhteydessä. Tilanteen kuvaamisessa voi käyttää THL:n koodistoehdotusta elämänalueen kartoittamisen osa-alueista: 1=Asuminen, 2=Koulutus, 3=Työ, 4=Talous, 5=Terveys, 6=Päihteidenkäyttö, 7=Perhe ja ihmissuhteet, 8=Arkielämä ja vapaa-aika, 9=Muu Perheen rakenne ja läheisverkosto Läheisverkoston kartoittamista ei varsinaisesti palvelutarpeen arvioinnin asiakirjan sisältönä mainita mutta SHL 43 :n mukaan se tehdään palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä. Asiakkaan vahvuudet ja voimavarat Asiakasasiakirjalain 15 määrittelee tämän SHL 39 :n 2 mom. kohdan 5 sisällön: Asiakkaan ja työntekijän arvio asiakkaan vahvuuksista ja voimavaroista kuuluvaksi palvelutarpeen arvioinnin sisältöön Asiakkaan mielipide ja näkemys palvelutarpeestaan (SHL 37 ) 41

42 Palvelutarpeen arviointi - sisältö Yhteenveto asiakkaan tilanteesta sekä sosiaalipalvelujen ja erityisen tuen tarpeesta Tuen tarpeesta arvioidaan ainakin se, onko se tilapäistä, toistuvaa vai pitkäaikaista. Lisäksi arvioidaan erityisen tuen tarve. Asiakasasiakirjalain 15 viittaa siiihen, että sosiaalihuoltolain 39 : n 2 mom. 1 ja 2 kohdan mukaisesti että tämä sisältää sekä asiakkaan että ammatillisen arvion. Asiakasasiakirjalain 15 :n mukaisesti tarvittaessa asiakkaan laillisen edustajan, omaisen, läheisen tai muun henkilön käsitys asiakkaan tuen tarpeesta voisi olla tähän kohtaan kuuluva asia. Sosiaalihuollon ammattihenkilön johtopäätökset asiakkuuden edellytyksistä (SHL 37 ) Asiakkaan ja sosiaalihuollon ammattihenkilön arvio SHL 42 :n mukaisen omatyöntekijän tarpeesta (SHL 37 ) Sosiaalihuoltolain 42 edellyttää omatyöntekijän nimeämistä, joten myös omatyöntekijän nimi ja yhteystiedot tulisi kirjata. Asiakasasiakirjalain 15 määrää myös kirjaamaan palvelutarpeen arviointiin SHL 39 :n 2 mom. kohdan 3 mukaisesti oma- tai vastuutyöntekijän arvion välttämättömistä sosiaalipalveluista, alkamisajankohdasta ja kestosta (SHL 39 ). 42

43 Palvelutarpeen arviointi - sisältö Sosiaalihuoltolain 32 määrää myös lapsen mielipiteen selvittämisen tavan ja pääasiallisen sisällön kirjaamista lasta koskeviin asiakirjoihin. Usein lapsen mielipidettä selvitetään juuri palvelutarpeen arvioinnin aikana, joten tämän kirjaamiseen kannattaa kiinnittää huomiota. Kirjaamisen voi tehdä vaikkapa asiakaskertomukseen, ellei siihen ole järjestelmässä omaa lomaketta tai ellei se sujuvasti liity palvelutarpeen arvioinnin asiakirjaan. Lisäksi palvelutarpeen arviointia tehtäessä tulee asiakkaalle selvittää hänen yleis- ja erityislainsäädäntöön perustuvat oikeudet ja velvollisuudet sekä vaihtoehdot palvelujen toteuttamisessa (SHL 36 ). 43

44 Palvelutarpeen arviointi ja lastensuojelutarpeen selvittäminen Lastensuojeluasian vireille tulon jälkeen on arvioitava välittömästi kiireellisen tuen tarve. Lisäksi on tehtävä sosiaalihuoltolain 36 :n mukainen palvelutarpeen arviointi, jollei sen tekeminen ole ilmeisen tarpeetonta. Palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä selvitetään lastensuojelun tarve, ellei asia ole selvästi luonteeltaan sellainen, ettei lastensuojelun tukitoimia tarvita. Lastensuojelutarpeen selvittämisen sisältö ei lastensuojelulaissa ole muuttunut siitä, mikä se oli ennen lakimuutosta lastensuojelutarpeen selvityksen osalta. Käytännössä tietojärjestelmissä on toteutettu palvelutarpeen arviointi ja lastensuojelutarpeen selvittäminen erillisinä asiakirjoina vaikka niissä käydään läpi samankaltaisia aihealueita. Tämä johtuu osittain halusta kerätä organisaatioissa eriteltyinä lukumääriä lapsille tehdyistä palvelutarpeen arvioinneista sekä lastensuojelutarpeen selvittämisistä. Myös lastensuojelun avohuollon tilastoihin THL kerää tietoa niiden lasten lukumäärästä, joille on tilastovuoden aikana valmiiksi tehty palvelutarpeen arviointi ja jonka yhteydessä on selvitetty lastensuojelun tarve. Tätä tilastotietoa saadaan laskettua asiakirjojen (lomakkeiden) määrästä. 44

45 Palvelutarpeen arviointi Pro Consona -ohje: Aikuis- ja perhetyön vireille tulon (yhteydenotto tai ilmoitus) kirjaamisen ja käsittelyyn oton jälkeen: Palvelutarpeen arvioinnin aloittamisesta on korrektia ilmoittaa asiakkaalle ja sitä varten lomakkeissa pitäisi olla myös kirjepohja. Samalla kirjeellä voi ilmoittaa myös ehdotuksen ajanvarauksesta. Siirry toimintoon Asiakkuudet ja vastuuhenkilöt ja tarkista vastuutyöntekijöiden tiedot Siirry Lomake-näytölle (Kirjeet ja lomakkeet Lomake) Valitse asiakkuus ja tukilaji (palvelutarpeen arvioinnin lomake on näkyvissä niille tukilajeille, jotka pääkäyttäjä on määritellyt ohjelman taustatiedoissa) Valitse lomakkeeksi Palvelutarpeen arviointi (SHL 36 ) Merkitse palvelutarpeen arvioinnin aloittamispäivämäärä lomakkeeseen Palvelutarpeen arvioinnin aikana tapaamisten, neuvottelujen, kotikäyntien jne. kirjaaminen tehdään asiakaskertomukseen. Lomakkeelle kirjataan arvioinnin selvitetyt ja havaitut asiat yhteenvetona Kun palvelutarpeen arviointi on valmistunut: Merkitse lomakkeelle palvelutarpeen arvioinnin valmistumispäivämäärä Avaa Yhteydenotto-näyttö ja merkitse Käsittely-välilehdelle palvelutarpeen arvioinnin valmistumispäivämäärä. Tämä päättää mahdollisen 3 kk:n käsittelyajan seurannan. Vaihda myös yhteydenoton tilaksi Käsitelty. 45

46 Palvelutarpeen arviointi ja lastensuojelutarpeen selvittäminen Jos sosiaalihuoltolain mukaisena yhteydenottona tai ilmoituksena vireille tulleen asian käsittelyn (palvelutarpeen arvioinnin) aikana ilmenee lastensuojelun tarvetta: Pro Consona ohje: Merkitse yhteydenotto-näytön Käsittely-välilehdelle, että lastensuojelun tarvetta on ilmennyt Päätä palvelutarpeen arviointi kuten edellä on kuvattu Siirry Lastensuojelu-ohjelmistoon. Tee lastensuojelun vireille tulo ja etene tekemään päätöstä: Ratkaisu lastensuojelutarpeen selvittämisestä Tee lastensuojelutarpeen selvittäminen. 46

47 Lastensuojelutarpeen selvittäminen Pro Consona-ohje: Lastensuojeluilmoituksen tai -hakemuksen kirjaamisen ja käsittelyyn oton jälkeen: Ryhdy tekemään päätöstä: Päätökset Lastensuojelu Päätökset ja hakemukset näytön Valmistelu-välilehdellä valitse otsikko: Ratkaisu palvelutarpeen/lastensuojelutarpeen selvittämisestä ja täytä päätöksen valmistelutiedot Siirry toimintoon Asiakkuudet ja vastuuhenkilöt ja tarkista vastuutyöntekijöiden tiedot Vanhemmat/Huoltajat välilehdellä lisää asianosaiset ja täytä heistä myös suhde lapseen Täytä vahvistamisen välilehdellä päätöksen tiedot sekä rastita kohta Tehdään selvitys lastensuojelun tarpeesta Liitteet-välilehdellä voit liittää asiaan liittyviä litteitä, esimerkiksi lastensuojeluhakemuksen tai sosiaalihuoltolain mukaisen yhteydenoton tuen tarpeen arvioimiseksi Huom. Päätöspäivämäärä päättää vireille tulon 7 arkipäivän määräajan mittaamisen Avaa Lastensuojeluilmoitus/-hakemus-näyttö ja merkitse Toimenpiteet-välilehdelle tilaksi Käsitelty ja merkitse käsitelty päivämäärä. Lastensuojelutarpeen selvittämisen aloittamisesta on korrektia ilmoittaa lapselle/huoltajalle/vanhemmalle ja sitä varten lomakkeissa pitäisi olla myös kirjepohja. Samalla kirjeellä voi ilmoittaa myös ehdotuksen ajanvarauksesta. 47

48 Lastensuojelutarpeen selvittäminen Lastensuojelutarpeen selvittämisen sisällön kirjaaminen: Siirry Lomake-näytölle (Kirjeet ja lomakkeet Lomake) Valitse asiakkuudeksi lastensuojelu ja etsi lomake lastensuojelutarpeen selvittämisestä Merkitse selvittämisen aloittamispäivämäärä lomakkeeseen Lastensuojelutarpeen selvittämisen aikana tapaamisten, neuvottelujen, kotikäyntien jne. kirjaaminen tehdään asiakaskertomukseen. Lomakkeelle kirjataan selvittämisen aikana selvitetyt ja havaitut asiat yhteenvetona 48

49 Lastensuojelutarpeen selvittäminen Kun lastensuojelutarpeen selvittäminen on valmistunut: Määrittele arviointilomakkeen Lisävalinnat -painikkeella tarkempi tulosteeseen tuleva sisältö Merkitse lomakkeelle lastensuojelutarpeen selvittämisen valmistumispäivämäärä Avaa Lastensuojeluilmoitus/-hakemus näyttö ja tarkista Toimenpiteet-välilehdeltä, että tilana on Käsitelty ja sille on merkitty käsitelty-päivämäärä Avaa aiemmin tehty päätös: Ratkaisu palvelutarpeen/lastensuojelutarpeen selvittämisestä ja merkitse Vahvistaminen-välilehdelle selvityksen valmistumispäivämäärä. Tälle päivämäärälle ohjelma ehdottaa asiakkuuden alkamista Tee päätös: Ratkaisu lastensuojeluasiakkuuden alkamisesta tai Ratkaisu lastensuojeluasiakkuudesta/ei aihetta asiakkuuteen Jos lapsesta tulee lastensuojelun asiakas, on sosiaalityöntekijän ilmoitettava siitä välittömästi huoltajalle ja lapselle. Tähän ilmoitukseen voi käyttää myös lomakeratkaisuna tehtyä kirjepohjaa. 49

50 Asiakkuuden alkaminen ja päättyminen Sosiaalihuollon asiakkuus alkaa (ShL 34 ): kun vireille tullutta asiaa ryhdytään käsittelemään tai kun henkilölle annetaan sosiaalipalveluja Lastensuojelun asiakkuus alkaa (LsL 27 ): kun sosiaalityöntekijä toteaa palvelutarpeen arvioinnin perusteella, että: lapsen kasvuolosuhteet vaarantavat tai eivät turvaa lapsen terveyttä tai kehitystä; taikka lapsi käyttäytymisellään vaarantaa terveyttään ja kehitystään; ja lapsi tarvitsee lastensuojelulain mukaisia palveluja ja tukitoimia. kun lastensuojeluasian vireille tulon johdosta ryhdytään kiireellisiin toimiin tai kun lapselle tai hänen perheelleen annetaan lastensuojelun palveluja tai muuta tukea ennen palvelutarpeen arvioinnin valmistumista. Sosiaalihuollon asiakkuuden alkamisen merkitsemistä asiakasasiakirjoihin ei suoranaisesti laki edellytä. Mutta Asiakasasiakirjalain 4 :n mukaan velvollisuus kirjata asiakastiedot alkaa, kun palvelunantaja on saanut tiedon henkilön palveluntarpeesta tai ryhtynyt toteuttamaan sosiaalipalvelua. Lastensuojelussa sosiaalityöntekijän on tehtävä asiakkuuden alkamisesta merkintä lasta koskeviin lastensuojeluasiakirjoihin sekä ilmoitettava siitä välittömästi huoltajalle ja lapselle. Asiakkuuden päättymisestä on kirjattava tieto asiakasasiakirjaan. 50

51 Asiakkuuden alkaminen ja päättyminen Pro Consona ohje: Sosiaalihuollon asiakkuuden alkamisesta ei tehdä erillistä ratkaisua Päätös-näytöllä Sosiaalihuollon asiakkuuden alkamisesta on korrekti käytäntö ilmoittaa asiakkaalle eli ilmoittaa hakemuksen, yhteydenoton tai ilmoituksen käsittelyyn ottamisesta ja asiakkuuden alkamisesta. Tästä ilmoittamisesta on hyvä tehdä ainakin merkintä asiakaskertomukseen Lastensuojeluasiakkuuden alkamisesta tehdään päätös: Ratkaisu lastensuojeluasiakkuuden alkamisesta ja alkamisesta on ilmoitettava välittömästi huoltajalle ja lapselle. Ilmoittamiseen voi käyttää lomakkeena mahdollisesti löytyvää kirjepohjaa. 51

52 Asiakkuuden alkaminen ja päättyminen Pro Consona ohje: Asiakkuuden päättymisen kirjaaminen: Asiakkuuden päättymisestä saattaa järjestelmissä olla mahdollista tehdä päätös. Päätöksen tekeminen asiakkuuden päättymisestä ei kuitenkaan ole velvoite vaan toimintatapa on tehty lähinnä asiakkuuden päättymisen jämäköittämiseksi. Ja toisaalta näin on toimittu myös päättyvien asiakkuuksien tilastollisen seurannan mahdollistamiseksi Asiakkuuden päättymisestä on kuitenkin tehtävä kirjaus esimerkiksi asiakaskertomukseen. Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista määrää 17 :ssä asiakkuuden päättymisen ja päättymisen perusteiden kirjaamisesta asiakaskertomukseen Asiakkuuden päättyessä on muistettava kiinnittää huomiota myös siihen, että teknisesti päätetään asiakastietojärjestelmästä kaikki asiakkuuteen liittyvät palvelut, sijoitukset jne. 52

53 Päätökset Sosiaalihuoltolain 45 :n mukaan asiakkaalla on oikeus saada kirjallinen päätös sosiaalipalvelujen järjestämisestä. Päätös on tehtävä ja se on myös toimeenpantava: Kiireellisten toimenpiteiden osalta viipymättä Muissa kuin kiireellisissä tapauksissa ilman aiheetonta viivytystä Päätös on kuitenkin toimeenpantava viimeistään kolmessa kuukaudessa asian vireille tulosta, ellei toimeenpanon viivästymiselle ole jotain erityistä perustetta. Päätökseen kirjattavista tiedoista säädetään hallintolain 44 ja 45 :ssä ja toimeenpanoon liittyvistä kirjauksista lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 19 :ssä. Lisäksi erityislaeissa on monia määräyksiä päätöksiin liittyen. 53

54 Päätökset Asiakastietojärjestelmässä päätökseen tulee monet päätöksen sisältöasiat pakotettujen tietokenttien avulla tai automaattisesti järjestelmän taustatiedoista, esimerkiksi päätöksen tekijä ja muutoksenhakuun liittyviä asioita. On kuitenkin asioita, joihin päätöstä tehdessä ja kirjatessa kannattaa kiinnittää huomiota. Esimerkiksi: Päätöksen on oltava asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä Päätös on aina perusteltava. Perusteluille ei välttämättä ole erityistä paikkaa tietojärjestelmässä vaan ne ovat osa päätöstekstiä. Perusteluihin on siis kiinnitettävä erityistä huomiota kirjatessa. Hallintolain mukaan päätöksen perusteluissa on ilmoitettava, mitkä seikat ja selvitykset ovat vaikuttaneet ratkaisuun sekä mainittava sovelletut säännökset. Asianosaisten ja edustajien oikeudet tiedonsaantiin on huomioitava ja tarkistettava ennen päätöksen jakelua. Päätöksissä olisi hyvä olla fraasitekstein perusasioita ja esimerkiksi lainkohtia valittavissa. Näitä järjestelmän pääkäyttäjä pystyy lisäämään järjestelmään. Päätöksen sisällön kopioiminen toiselta asiakkaalta pohjaksi uudelle päätökselle ei ole hyväksyttyä toimintaa. Tästä esimerkiksi jää tieto lokiseurantaan ja ikävää selvitettävää siitä miksi on käyty jonkun asiakkaan tiedoissa. Asiakirjalaissa säädetään päätöksen toimeenpanosta kirjattavaksi myös tieto päätöksen lainvoimaiseksi tulosta sekä tiedot päätöksen täytäntöönpanosta. Joissakin tapauksissa päätös pannaan täytäntöön muutoksenhausta huolimatta ja se on myös hyvä kirjata päätöstekstiin. 54