Pöytäkirja. Paikka ja aika: Riihikosken virastotalo kello 13 14:30.

Transkriptio

1 1 Pöytyän omakotimessut 2014, messutoimikunnan kokous 1/2013 Paikka ja aika: Riihikosken virastotalo kello 13 14:30. Läsnä: Jäsenet Asiantuntijajäsenet Suikkanen Sami (pj, Pöytyän kunta) Helenius Hanna (Auranmaan NKK) Rantanen Tarmo (Pöytyän kunta) Hannu Olli-Pekka (Pöytyän kunta) Lindgren Hilkka (Pöytyän kunta) Toivonen Aarno (Pöytyän kunta) Muut Heikkilä Jyrki (SSP Yhtiöt) Jokela Kari (kunnanjohtaja) Mäki Hilkka (Pöytyän OP) Linnossuo Timo (Turun AMK) Savikangas Arto (Tiliaura) Poissa: Yläneen Yrittäjät (asiantuntijajäsenyys) Pöytyän Yrittäjät (asiantuntijajäsenyys) Asiat: 1. Kokouksen avaus ja pöytäkirjanpito Messutoimikunnan perustamispäätöksessä puheenjohtajaksi nimetty Sami Suikkanen avaa kokouksen ja toteaa sen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Puheenjohtaja pitää myös pöytäkirjaa. Puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Päätettiin, että puheenjohtaja pitää myös pöytäkirjaa. 2. ntarkastuksesta ja pöytäkirjojen tiedottamisesta päättäminen Kunnan hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. n allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. ntarkastajat voivat ilmoittaa myös sähköisesti pöytäkirjan hyväksymisestä, jolloin pöytäkirja varmennetaan pöytäkirjantarkastajien allekirjoituksella myöhemmin. Noudatetaan käytäntöä, jossa tarkastajat ilmoittavat sähköisesti pöytäkirjan hyväksymisestä ja pöytäkirja varmennetaan tarkastajien allekirjoituksilla myöhemmin. Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi Hilkka Lindgren ja Aarno Toivonen. 3. Valmistelun yleistilanne, messutoimikunnan tehtävät ja muut messutoimikunnan toimintakäytännöt Pöytyän omakotimessujen rakentajahaku toteutettiin aikavälillä Sen aikana tehtiin 8 tonttivarausta. Lisäksi on neuvoteltu markkinointisuunnitelman rahoitussuunnitelman mukaisiksi yhteistyö-

2 2 kumppaneiksi Pöytyän Osuuspankki, SSP Yhtiöt ja Tiliaura, jotka kattavat hankkeen markkinointikustannuksista. Tapahtuman järjestämiskumppanina toimii yhteistyösopimuksen pohjalta Turun AMK siten, että se vastaa varsinaisen yleisötapahtuman/- tapahtumien järjestämisestä ja saa vastineeksi tapahtuman pääsylipputulot järjestelykustannusten kattamiseksi. Lisäksi kunta luovuttaa veloituksetta AMK:n käyttöön tapahtumajärjestelyihin tarvittavat yleiset alueet mukaan lukien urheiluhalli Kisariihen, sitoutuu aiemmin suunnitellusti panostamaan tapahtuman yleismarkkinointiin ja varaamaan vuodelle 2013 AMK:n oman projektiryhmän kustannuksiin (laskutus toteutuneiden kulujen mukaan). Kunnan vastuulla ovat aiemmin linjatun mukaisesti yleisiin alueisiin liittyvä perusinfrastruktuuri, kuten katujen päällystys, katuvalaistus, parkkialueen nurmetus sekä alueen yleinen vihersuunnittelu ja toteutus. Myös paikalliset elinkeinoelämän järjestöt (Pöytyän Yrittäjät, Yläneen Yrittäjät ja Auranmaan Nuorkauppakamari) ovat suhtautuneet myönteisesti mahdollisuuksiin osallistua messujen järjestelyihin. Roolit voidaan tarkentaa vasta Turun AMK:n tehtävänä olevan kokonaissuunnitelman pohjalta kevään 2013 aikana. Messuajankohdan osalta on neuvotteluissa sovittu, että se voi jatkojärjestelyistä riippuen olla aiemmin esitettyihin viikonvaihdeajankohtiin nähden olla myös yhtenäisesti , mikäli tämä osoittautuu perustelluksi ratkaisuksi esim. kiinteiden tapahtumakustannuksien (näyttelyrakenteet yms.) näkökulmasta. Messutoimikunnan tehtävänä on hyväksyä rakennuspaikkahakemukset ja koordinoida messujen kokonaistoteutusta eri osapuolien (rakentajat, kunta, Turun AMK) välillä. Messutoimikunnan ja teemojen laajuudesta johtuen eri pääosioiden valmistelua on tarkoituksenmukaista toteuttaa alatyöryhmissä ja tarpeellisin väliajoin koota tilanne yhteen messutoimikunnan kokouksissa. Messutoimikunta päätti todeta, että työskentelytapana on eri osioihin kuuluvien asiakokonaisuuksien valmistelu työryhmissä seuraavan perusjaottelun ja kokoonkutsujavastuiden mukaisesti: Rakennettavat messutalot; Arto Savikangas Infrastruktuuri/ympäristö; kunnan tekninen toimiala/tarmo Rantanen Markkinointi; Pöytyän kunnan osalta kuntakehitys ja markkinointi tehtäväalue/sami Suikkanen, tapahtuman kokonaismarkkinoinnin osalta Turun AMK/Timo Linnossuo tai myöhemmin muu vahvistettava henkilö Messutapahtuma (tapahtumatorin ja oheispalvelujen suunnittelu ja toteutus); Turun AMK/Timo Linnossuo.

3 3 Vastuuhenkilöt kokoavat valmisteluun kulloinkin tarpeelliset tahot pitäen messutoimikunnan puheenjohtajaa ajan tasalla valmistelun kulusta. Messutoimikunta kokoontuu koordinoimaan kokonaistilannetta tarpeen mukaan. Messutoimikunnan pöytäkirjat toimitetaan kunnanhallitukselle. Suunnittelun etenemisestä tiedotetaan kunnan www-sivujen omakotimessuosiossa. 4. Rakennuspaikkahakemukset Messutoimikunnan tehtävänä on rakennuspaikkavarausten hyväksyminen. Rakentajahaku toteutettiin aikavälillä (Hakumateriaali liitteenä.) ja sen aikana saatiin 8 varausta: Rakennuspalvelu Markku Laaksovirta Oy: Viherrakentaminen ja pihasuunnittelu Rakennusliike Petri Vainio Oy: uudet energiaratkaisut AMK energiaan vaikuttava rakennussysteemi PSK Building Oy, 5 tonttia; teemoittelu vielä keskeneräinen. Arto Savikangas toimittaa kokoukseen lisämateriaalia ja selvittää tilannetta tarkemmin. Lisää rakentajia on edelleen haettu ja myös suoraan kuntaan on oltu rakentamismahdollisuuksista yhteydessä. * Rakennuspaikkojen hakumateriaali * Varaustilanne karttapohjalla (jaettu kokouksessa) Merkittiin tiedoksi Arto Savikankaan esittämä suunnittelutilanne, jonka mukaisesti kahden kohteen suunnitelmat alkavat olla kunnossa ja muissa on vielä tarkennettavaa. Päätettiin, että kaikki suunnitelmat hyväksytään yhdellä kertaa seuraavassa messutoimikunnan kokouksessa. Korostettiin aikataulujen pitävyyden tärkeyttä. 5. Messualueen infrastruktuuriin liittyvät asiat Kunnan vastuulla ovat yleisiin alueisiin liittyvä perusinfrastruktuuri, kuten katujen päällystys, katuvalaistus, parkkialueen nurmetus sekä alueen yleinen vihersuunnittelu ja toteutus. Toteutuksen aikataulusuunnitelma on seuraava: Parkkialueen nurmetus kesällä 2013 Katuvalaistus 2013 Katujen päällystys toukokuu 2014 Yleisten alueiden vihersuunnittelu; ehdotus saatu Puutarhan Kultaiselta Leikkaukselta, tekninen toimiala suunnittelee toteutusmallia. * Suunnitelmamateriaali/Puutarhan Kultainen Leikkaus

4 4 Merkittiin asiaselostuksessa esitetty tilanne tiedoksi ja todettiin lisäksi, että SSP:n ja kunnan teknisen toimen kesken tarkennetaan tietoliikenneyhteyksien asennustilanne ja tarvittavat toimenpiteet. 6. Messutapahtuman suunnitteluun ja markkinointiin liittyvät asiat Osa-alueesta vastaa yhteistyösopimuksen perusteella Turun AMK. AMK tekee aikataulutetun hankesuunnitelman mennessä. Suunnitelma hyväksytetään messutoimikunnassa. AMK nimittää projektille oman vastuullisen työryhmän, johon kuuluu ohjaavan opettajan lisäksi projektia vetävä projektipäällikkö sekä 4-5 vastuuopiskelijaa. Omakotimessut ovat yleisölle auki Sopimuksessa AMK:n vastuualueeksi on määritelty mm seuraavat asiat: tapahtumalupa/-ilmoitus, pelastussuunnitelma, tiedotustilaisuudet yhdessä kunnan kanssa tapahtuman aikainen jätehuolto (wc, roskikset) tapahtuman aikainen siivous järjestyksenvalvonta vartiointi ensiapu (SPR:ltä) pysäköinti-/liikenteenohjaus tapahtumatori/oheistapahtumat (ideointi, tapahtuman tuottaminen, näyttelyrakenteiden hankinta, näytteilleasettajien hankinta, ravintolapalvelut) markkinointi (graafisen ilmeen suunnittelu, olemassa olevan markkinointisuunnitelman tarkennus, markkinointimateriaalin tuotanto, ilmoitustilat/kanavat) tapahtuman projektikansio kunnalle hankkeen päättyessä. Pöytyän kunnan toimesta on jo ennen yhteistyösopimusta teetetty/tehty markkinointisuunnitema, joka toimii pohjana myös AMK:ssa tehtävälle markkinoinnin suunnittelulle ja toteutukselle. Lehtori Timo Linnossuo kertoo asiakokonaisuuden valmistelutilanteesta AMK:ssa. * Markkinointisuunnitelma (asialistan liitteenä) * Turun AMK:n projektipajan 22 raportti ( , jaettu kokouksessa) Merkittiin tiedoksi Timo Linnossuon antama selvitys, jonka mukaan mm. AMK:ssa on muodostettu tehtäväjako ja monialainen opetushenkilöstöstä koostuva projektiryhmä, jossa Timo Linnossuon (hyvinvointipalvelut) lisäksi ovat Tommi Räsänen (bioalat ja liiketalous), Petri Vähäkangas (hyvinvointipalvelut) ja Essi Himberg (kestävä kehitys). Huomioitiin, että kaikkia tarvittavia suunnittelun aikana tarkentuvia palveluja ei tuotettane AMK:n itsensä toimesta, vaan AMK:n henkilökunnan, opiskelijoiden ja osuuskuntien ohella tarvitaan ulkopuolisia toimijoita.

5 5 merkintä: Todettiin lisäksi, että Pöytyän kunnan taholta on oltu yhteydessä Osuuskunta Suomen Asuntomessuihin, jonka toimitusjohtajan kanssa on sovittu, että Pöytyän omakotimessuille suunniteltava graafinen ilme ja kuluttajille suunnattava markkinointisanoma tuodaan ennen käyttöönottoa tiedoksi Suomen Asuntomessuille mahdollisten eturistiriitojen välttämiseksi ennakkoon. (ssa tunnuksena käytetty epävirallinen logo on peräisin AMK:n syksyn 2012 projektipajasta.) Merkittiin, että Hanna Helenius ja Kari Jokela poistuivat kokouksesta asiakohdan käsittelyn jälkeen. 7. Muut asiat Käytiin yleistä keskustelua mm. seuraavista aiheista: Asuntojen sisustaminen (mm. älytalo edellyttää sisustusta) Pintamateriaalit rakentajilta rakentajat vastaavat niiden kunnosta luovutettaessa. Mahdollisuus kytkeä AMK:n Kunnon koti esittely näyttelykohteisiin. Julkisuuden hyödyntäminen valmistelussa. Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 14:30. Allekirjoitukset Pöytyällä Sami Suikkanen puheenjohtaja Tarkastus: Hilkka Lindgren pöytäkirjantarkastaja Aarno Toivonen pöytäkirjantarkastaja