Myyrpartio ry. Tehtäväkuvaukset _v7

Transkriptio

1 Myyrpartio ry Tehtäväkuvaukset _v7

2 Sisällysluettelo Hallinnon tehtävät 2 Lippukunnanjohtaja (lpkj) 2 Lippukunnanjohtajan apulainen (lpkja) 3 Sihteeri 3 Taloudenhoitaja 4 Kirjanpitäjä 5 Ikäkausitoiminnan tehtävät 6 Akela 6 Laumanjohtaja (lj) 7 Sampo 8 Vartionjohtaja (vj) 9 Valtermanni 10 Tukitoiminnan tehtävät 11 Varastopäällikkö 11 Varastomies 11 Kolon isäntä 12 Kolon isännistön jäsen 12 C Rutiluksen päätoimittaja 13 C Rutiluksen toimittaja 13 Koulutusvastaava 14 Jäsenrekisterinhoitaja 14 Kotisivujen ylläpitäjä 15 Sähköpostilistojen ylläpitäjä 15 1

3 Hallinnon tehtävät Lippukunnanjohtaja (lpkj) Lippukunnanjohtaja vastaa koko lippukunnan toiminnasta yhdessä hallituksen kanssa. Yleiset tehtävät ja vastuualue: kantaa vastuun koko lippukunnasta huolehtii ajoissa että jokaiselle tehtävälle on tekijä pyrkii aktiivisesti löytämään parannettavaa ja kehittämään toimintaa tukee ja kannustaa johtajistoa, erityisesti hallituksen jäseniä tehtävissään hoitaa lippukunnan ulkoisia suhteita ja edustaa lippukuntaa ulkopuolisille tukee oman johtamiskautensa jälkeen seuraavaa lippukunnanjohtajaa Toimintaperiaatteita: pyrkii näkemään ja hallitsemaan kokonaisuuden hyvä käsitys koko lippukunnasta keskittyy johtamiseen: karttaa yksityiskohtia ja delegoi ne muille käyttää energiansa isoihin asioihin ja uudistuksiin palvelee lippukuntaa päätökset tehdään yhdessä hallituksen kanssa lpkj ja lpkja tiimi Käytännön tehtäviä: toimii hallituksen puheenjohtajana valmistelee ja johtaa sekä johtajiston kokoukset että seminaarin huolehtii ansiomerkkien hakemisesta ansiomerkkitoimikunnan kanssa vastaa Vantaan kaupungin ja seurakunnan toiminta avustusten hakemisesta valvoo lpk:n budjetin toteutumista ja rahankäyttöä yhdessä hallituksen kanssa toimii lippukunnan nimenkirjoittajana (nimenkirjoittajia ovat lpkj tai lpkja yhdessä sihteerin tai taloudenhoitajan kanssa) on virallisen lippukunnalle tulevan postin vastaanottaja mm. Vantaan kaupunki, Vantaankosken srk sekä Partiokannuksen, PäPa:n, SP:n lpk posti "pestaajana lippukunta" pestin kesto: jatkuvuuden kannalta mielellään ainakin 2 vuotta aikavaatimukset: riippuu tavoitteista vähintään hallituksen kokoukset valmisteluineen sekä lippukunnan edustaminen: mm. aluetapaamiset ja srk:n kokoukset edellinen lippukunnanjohtaja muu hallitus lippukunnanjohtamiskurssi, LPK2010 seminaari 2

4 Lippukunnanjohtajan apulainen (lpkja) Lippukunnanjohtajan apulainen toimii lpkj:n apuna ja on valmiina tarvittaessa hoitamaan hänen tehtäviään. Yleiset tehtävät ja vastuualue: lpkj:n sijainen hoitaa erikoistehtäviä, joista on sovittu lpkj:n kanssa kasvaa mahdollisesti uudeksi lpkj:ksi Toimintaperiaatteita: palvelee lippukuntaa lpkj ja lpkja tiimi Käytännön tehtäviä: toimii lippukunnan nimenkirjoittajana (nimenkirjoittajia ovat lpkj tai lpkja yhdessä sihteerin tai taloudenhoitajan kanssa) pestin kesto: jatkuvuuden kannalta mielellään ainakin 2 vuotta aikavaatimuksena: hallituksen kokoukset lippukunnanjohtaja Sihteeri Sihteeri vastaa lippukunnan sisäisestä ja ulkoisesta tiedotuksesta ja yleisistä paperiasioista. vastaa lippukunnan sisäisestä ja ulkoisesta tiedotuksesta yhdessä lpkj:n ja hallituksen kanssa hallituksen ja lippukunnan kokousten kokoonkutsuja kirjoittaa hallituksen kokouspöytäkirjat ja hyväksyttää ne seuraavassa hallituksen kokouksessa tiedottaa tarpeen mukaan hallituksen päätöksistä kirjoittaa toimintakertomuksen ja toimintasuunnitelman hallituksen kanssa hoitaa Vantaan kaupungin ja Vantaankosken seurakunnan toiminta avustusten hakemisen hoitaa kohdeavustusten hakemisen yhdessä kotisivujen ylläpitäjän kanssa huolehtii että kotisivut ovat ajan tasalla ja edustavat huolehtii lippukunnan pysyvien dokumenttien saatavuudesta, mm. hallituksen pöytäkirjat huolehtii arkistosta täyttää SP:n vuosiselostelomakkeen yhdessä lippukunnanjohtajan kanssa ilmoittaa uuden lpkj:n ja sihteerin tiedot tammikuussa seurakuntaan ja kaupungille 3

5 ilmoittaa uuden lpkj:n ja taloudenhoitajan tiedot vakuutusyhtiölle päivittää nimenkirjoittajat ja muut lippukunnan tiedot Patentti ja rekisterihallitukseen, kun ne muuttuvat pestin kesto: jatkuvuuden kannalta mielellään ainakin 2 vuotta hallituksen jäsen aikavaatimukset: hallituksen kokoukset sekä juoksevien asioiden hoitaminen Resurssit: kopiokoneet tiedotuskanavina ilmoitustaulu, sähköposti & netti Taloudenhoitaja Taloudenhoitaja hoitaa lippukunnan käytännön raha asioita. tilien valvonta laskujen maksamisen huolehtii koulutusvastaavan kanssa kurssimaksujen laskuttamisen hyväksyttää laskut lpkj:lla (sähköpostitse, ei toistuvia) myöntää tarvittaessa ennakkoa hankintoihin taloudenhoitaja toimittaa tilitykset kirjanpitäjälle kerran kuussa (tai kirjapitäjän kanssa sovitusti) antaa seuraajalleen perehdytyskoulutuksen toimii lippukunnan nimenkirjoittajana (nimenkirjoittajia ovat lpkj tai lpkja yhdessä sihteerin tai taloudenhoitajan kanssa) pestin kesto: jatkuvuuden kannalta mielellään ainakin 2 vuotta PäPa tarjoaa koulutusta ja tukimateriaalia lippukunnan taloudenpitoon edellinen taloudenhoitaja antaa perehdytyskoulutuksen tilinkäyttöoikeus 4

6 Kirjanpitäjä Kirjanpitäjä hoitaa lippukunnan kirjanpidon. pitää kirjanpidon ajan tasalla tiedottaa hallitusta säännöllisesti taloudellisesta tilanteesta raportti vähintään kaksi kertaa vuodessa tekee tilinpäätöksen ja toimittaa sen ajoissa alkukeväällä tilintarkastajille vuosikokousta varten antaa perehdytyskoulutuksen seuraajalle pestin kesto: jatkuvuuden kannalta mielellään ainakin 2 vuotta eduksi kirjanpidon koulutus PäPa tarjoaa koulutusta ja tukimateriaalia lippukunnan kirjanpitoon edellinen kirjanpitäjä antaa perehdytyskoulutuksen 5

7 Ikäkausitoiminnan tehtävät Akela Akela johtaa sudenpentuosastoa ja vastaa sen toiminnasta. Sudenpentuosaston johtaminen: seuraa laumojen toimintaa ja huolehtii siitä että se on sudenpentuohjelman mukaista, ja että sudenpennuilla on hyvä olla puuttuu ongelmakohtiin laumanjohtajien kanssa huolehtii lopettavien laumojen jäsenten siirtymisestä vartiolaisiksi yhdessä sammon kanssa kehittää sudenpentuosaston toimintaa Laumanjohtajien tuki: tarjoaa tarvittaessa laumanjohtajille apua ja neuvoja kaikissa lauman johtamiseen liittyvissä asioissa laumanjohtajien tuki ja turva, tukee laumanjohtajia lauman kokousten ja retkien suunnittelussa valmistaa laumanjohtajia ongelmatilanteisiin ja auttaa näissä tilanteissa, sekä "ongelmatapauksissa" pitää sudenpentuhuoneen kunnossa yhdessä laumanjohtajien kanssa kouluttaa, opastaa ja tarjoaa toimintavinkkejä järjestää laumanjohtajille omaa virkistävää ja ideoita tarjoavaa ohjelmaa ohjaa lj:t kursseille, vihjareille Kokoukset ja retket: järjestää laumanjohtajien kanssa sudenpentuosaston retken sekä syksyllä että keväällä järjestää laumanjohtajien kanssa sudenpentuosaston perinteeksi muodostuneita tapahtumia ja vierailuita järjestää vanhempainillan syksyllä järjestää laumanjohtajille LJN:n kokouksia tarpeen mukaan pestin kesto: mielellään ainakin 2 vuotta hallituksen jäsen aikavaatimukset: vähintään ljn:n kokoukset ja retket, hallituksen kokoukset etsii seuraajakseen laumanjohtajana toimineen, yhdessä lpkj:n kanssa tukea hallitukselta, apua laumanjohtajilta laumanjohtaja peruskurssi, myös pj kurssi toivottava akela opas, muu materiaali akela kurssi, akela klubi 6

8 Laumanjohtaja (lj) Laumanjohtajan haasteellisena tehtävänä on järjestää laumalleen laadukasta sudenpentuohjelman mukaista toimintaa. tekee toimintasuunnitelman ja järjestää sen pohjalta laumalleen tasokasta ja mielekästä partiotoimintaa, jossa sudenpentujen taidot ja asenteet jatkuvasti kehittyvät pitää joka viikko lauman kokouksen on mukana suunnittelemassa ja toteuttamassa sudenpentuosaston retkiä osallistuu LJN:n toimintaan osallistuu sudenpentujensa kanssa retkille, leireille, kisoihin kouluttaa ja kehittää itseään muistaa velvollisuutensa: on vastuussa laumastaan ja sudenpennuistaan sekä lippukunnalle että lasten vanhemmille muistaa velvollisuutensa: pitää käyttämänsä kolon, kaluston, kirjallisuuden yms. siistinä ja kunnossa pitää yhteyttä myös sudenpentujen vanhempiin ja osallistuu vanhempainiltojen järjestämiseen pestaajana Akela pesti otetaan mieluiten vähintään kolmeksi (3) vuodeksi, mutta tarvittaessa lyhyemmäksi ajaksi aikavaatimukset: lauman kokous joka viikko sekä yhteiset retket, leirit ja tapahtumat sekä niiden suunnittelu Tuki: laumanjohtajan käsikirja ja muu materiaali akela ja LJN Koulutus: laumanjohtaja peruskurssi ja ensiapukurssi laumanjohtaja vihjepäivät eli lj vihjarit muita PäPa:n järjestämiä kursseja, esimerkiksi leikki ja erätaitokurssit Resurssit: oikeus käyttää lippukunnan koloa (oma vuoro ja oma avainkoodi) oikeus käyttää lippukunnan kalustoa (lainataan varastomieheltä) 7

9 Sampo Sampo johtaa vartio osastoa ja vastaa sen toiminnasta. Vartio osaston johtaminen: seuraa vartioiden toimintaa ja huolehtii siitä, että se on vartio ohjelman mukaista, ja että vartiolaisilla on hyvä olla puuttuu ongelmakohtiin vartionjohtajien kanssa huolehtii siitä, että aloittaville vartioille löytyy vartiolaiset ja koulutetut vj:t huolehtii lopettavien vartioiden jäsenten siirtymisestä vaeltajiksi ja vartionjohtajiksi käynnistää joka syksy vartioiden toimintakilpailun ja hoitaa palkitsemisen keväällä Vartionjohtajien tuki: tarjoaa vartionjohtajille apua ja neuvoja kaikissa vartion johtamiseen liittyvissä asioissa auttaa ja kannustaa vartionjohtajia kokousten ja retkien suunnittelussa tarkistaa vartioiden toimintasuunnitelmat ja seuraa niiden toteutumista kouluttaa, opastaa ja tarjoaa toimintavinkkejä järjestää vartionjohtajille omaa virkistävää ja ideoita tarjoavaa ohjelmaa kannustaa vartionjohtajia viemään vartionsa kisoihin, metsäretkille, kämpälle, lpk:n tapahtumiin ohjaa vj:t kursseille, vihjareille, piirin toimintaan Kokoukset ja retket: järjestää vjn:n kokoukset säännöllisesti kerran kuussa, josta tekee vapaamuotoisen muistion etsii vartio osaston retkille (kevät ja syksy) johtajan sekä on mukana retkien suunnittelussa ja toteutuksessa järjestää vanhempainillan syksyllä Lisäksi: pitää hallituksen ajan tasalla vartio osaston asioista, hallituksen jäsen huolehtii että vj:n käsikirjat ja vartiolaisen kirjat ovat käytössä tekee vartionjohtajien partiopestit (pestaajana) hallituksen jäsen aikavaatimukset: vjn:n kokoukset ja retket (aikaa menee vjn:n kokousten ja toiminnan suunnitteluun), vartio osaston retket, hallituksen kokoukset lpkj sampo kurssi lippukunnanjohtamiskurssi Sammon opas 8

10 Vartionjohtaja (vj) Vartionjohtajuus on luonnollinen jatko vartiolaisena toimimisen jälkeen. Kokeneet kertovat: VJ aika on partiouran parasta aikaa! Vartionjohtajan tehtävänä on järjestää vartiolleen vartio ohjelman mukaista toimintaa. tekee toimintasuunnitelman ja järjestää sen pohjalta vartiolleen tasokasta ja mielekästä partiotoimintaa, jossa vartiolaisten taidot ja asenteet jatkuvasti kehittyvät pitää vartion kokoukset suunnittelee ja järjestää vartion retket Lisäksi: osallistuu aktiivisesti VJN:n toimintaan osallistuu vartiolaistensa kanssa kaikille lippukunnan järjestämille retkille ja leireille osallistuu vartiolaistensa kanssa ulkopuolistenkin järjestämille retkille, leireille, kisoihin yms. kouluttaa ja kehittää itseään muistaa velvollisuutensa: on vastuussa vartiostaan ja vartiolaisistaan sekä lippukunnalle että lasten vanhemmille muistaa velvollisuutensa: pitää käyttämänsä kolon, kaluston, kirjallisuuden yms. siistinä ja kunnossa pitää yhteyttä myös vartiolaisten vanhempiin ja osallistuu vanhempainillan järjestämiseen pestaajana Sampo vj:n on tärkeä pysyä samana, joten pesti otetaan neljäksi (4) vuodeksi (ehdottomasti vähintään 2 vuodeksi) aikavaatimukset: vartion kokous joka viikko, vähintään kaksi omaa retkeä vuodessa, muut yhteiset retket, leirit ja tapahtumat vartionjohtajuus on lippukunnan tärkein tehtävä, ja oman vartion pitää olla vj:lle tärkein asia partiossa Tuki: vartionjohtajan käsikirja ja muu materiaali vjn tarjoaa vj:lle tietoa, taitoja ja apua sampo toimii tukijana Koulutus: vartionjohtaja peruskurssi (Partiokannus) ensiapukurssi tarvittaessa lippukunnan oma koulutus vartionjohtaja vihjepäivät eli vj vihjarit muita PäPa:n järjestämiä kursseja, esimerkiksi ensiapu, erätaito ja leikkikurssit Resurssit: vartionjohtajan käsikirja toiminnan tukena oikeus käyttää lippukunnan koloa (oma vuoro ja oma avainkoodi) oikeus käyttää lippukunnan kalustoa (lainataan varastomieheltä) 9

11 Valtermanni Valtermanni johtaa vaeltajaosastoa ja on vastuussa sen toiminnasta. innostaa vaeltajia järjestämään kanssaan mielekästä ja partion tavoitteiden mukaista toimintaa antaa ideoita sopivista projekteista ja opastaa niissä, yhdessä vaeltajaryhmien johtajien kanssa vastaa siirtymisvaiheesta vartiolaisesta vaeltajaksi, tavoitteena että kukaan ei lopeta partiota ohjaa toimintaa sen verran kuin on tarpeen riittävästi mutta ei liiaksi järjestää Pojuilijoiden jouluretken hallituksen jäsen aikavaatimukset: Pojuilija kokous kerran kuukaudessa, projektien tuomat kokoukset sekä projektien toteuttaminen, hallituksen kokoukset tukea edelliseltä valtermannilta valtermanni kurssi koulutukseksi käyvät kaikki kurssit (jakaa osaamistaan sopivasti koulutuksena edelleen vaeltajille) 10

12 Tukitoiminnan tehtävät Varastopäällikkö Varastopäällikkö huolehtii lippukunnan kaluston kunnosta ja lainauksesta sekä varaston järjestyksestä. pitää kaluston ja varaston kunnossa ja tavarat saatavilla pitää kirjanpitoa: tietää varusesineiden lukumäärän, sijainnin ja kunnon (tieto kaikille saataville) katsoo että kaikki lainatut tavarat palautetaan hankkii tarvittaessa uusia tavaroita (esim. työkaluja) siivoaa / järjestää varaston siivouksen tarvittaessa opettaa vartioille ja koko lippukunnalle kaluston huoltoa, esim. järjestää kokouksen jossa vartsa korjaa laavuja tiedottaa vj:lle ja lj:lle ja muillekin varaston tarjoamista resursseista ja sen käytöstä hallituksen jäsen aikavaatimuksena: kalustonhuoltoa ja tavaroiden lainausta, hallituksen kokoukset rahaa käytettävissä kalustobudjetista, suuremmista hankinnoista hyväksyntä hallitukselta Varastomies Varastomies huolehtii lippukunnan kaluston kunnosta ja lainauksesta sekä varaston järjestyksestä yhdessä varastopäällikön ja muiden varastomiesten kanssa. pitää kaluston ja varaston kunnossa ja tavarat saatavilla pitää kirjanpitoa: tietää varusesineiden lukumäärän ja sijainnin (tieto kaikille saataville) katsoo että kaikki lainatut tavarat palautetaan hankkii tarvittaessa uusia tavaroita (esim. työkaluja) siivoaa / järjestää varaston siivouksen tarvittaessa opettaa vartioille ja koko lippukunnalle kaluston huoltoa, esim. järjestää kokouksen jossa vartsa korjaa laavuja tiedottaa vj:lle ja lj:lle ja muillekin varaston tarjoamista resursseista ja sen käytöstä pestaajana varastopäällikkö aikavaatimuksena: kalustonhuoltoa ja tavaroiden lainausta 11

13 varastopäällikkö Kolon isäntä Kolon isäntä huolehtii kolon kunnossapidosta. Kolon pitää olla jatkuvasti siisti, käytännöllinen ja partiomainen. Kolon varustus: ylläpitää luetteloa kolon varustuksesta ja valvoo, että tavarat ja paikat ovat kunnossa ylläpitää kolon seinällä puutelistaa, johon voi merkitä kololta puuttuvat tarvikkeet hankkii viipymättä puutelistalle merkityt ja muut tarvittavat tavarat kehittää koloa tarpeiden mukaisesti, yhdessä käyttäjien kanssa Siisteys: huolehtii, että selkeät siivousohjeet löytyvät kolon seinältä laatii siivousvuorolistat, antaa siivouskoulutuksen ja valvoo siivouksen toteutumista seuraa jatkuvasti (viikoittain, vaihtuvaan aikaan) kolon siisteyttä ja ojentaa tarvittaessa jos tarve vaatii, järjestää siivoustalkoita hallituksen jäsen aikavaatimuksena: hallituksen kokoukset edellinen isäntä perehdyttää tehtävään hyvät siivoustarvikkeet rahaa käytettävissä kolobudjetista, suuremmista hankinnoista hyväksyntä hallitukselta Kolon isännistön jäsen Kolon isännistön jäsen huolehtii kolon kunnossapidosta Kolon isännän kanssa. Kolon pitää olla jatkuvasti siisti, käytännöllinen ja partiomainen. Kolon varustus: ylläpitää luetteloa kolon varustuksesta ja valvoo, että tavarat ja paikat ovat kunnossa ylläpitää kolon seinällä puutelistaa, johon voi merkitä kololta puuttuvat tarvikkeet hankkii viipymättä puutelistalle merkityt ja muut tarvittavat tavarat kehittää koloa tarpeiden mukaisesti, yhdessä käyttäjien kanssa Siisteys: huolehtii, että selkeät siivousohjeet löytyvät kolon seinältä 12

14 laatii siivousvuorolistat, antaa siivouskoulutuksen ja valvoo siivouksen toteutumista seuraa jatkuvasti (viikoittain, vaihtuvaan aikaan) kolon siisteyttä ja ojentaa tarvittaessa jos tarve vaatii, järjestää siivoustalkoita pestaajana kolon isäntä Kolon isäntä hyvät siivoustarvikkeet C Rutiluksen päätoimittaja C Rutiluksen päätoimittaja vastaa siitä, että laadukas C Rutilus ilmestyy säännöllisesti. vastaa siitä että 2 laadukasta C Rutilusta ilmestyy vuodessa (1 syksyllä ja 1 keväällä) pestaa ja kutsuu koolle toimituksen, järjestää toimituksen kokoukset nakittaa reilusti juttuaiheita toimitukselle ja muulle lpk:lle ja potkii toimittajia tekemään jutut ajoissa pestin kesto ainakin 2 vuotta aikavaatimukset: toimituksen kokoukset, lisäksi kunkin lehden kokoaminen vie aikaa lippukuntalehtikurssi toimitus, freelancerit C Rutiluksen toimittaja C Rutiluksen toimittaja vastaa osaltaan siitä että C Rutiluksessa on juttuja. toimittaa vähintään yhden jutun jokaiseen lehteen osallistuu toimituksen kokouksiin pestaajana C Rutiluksen päätoimittaja pestin kesto 1 3 vuotta lippukuntalehtikurssi 13

15 Koulutusvastaava Koulutusvastaava huolehtii lippukunnan johtajien kouluttamisesta. tiedottaa kurssi tarjonnasta lippukunnan johtajille kerää ja toimittaa kurssi ilmoittautumiset piiriin kahdesti vuodessa ilmoittaa kursseille päässeille heidän pääsemisestään ilmoittaa kurssilaisille kurssimaksun ja huolehtii, että kaikki maksavat kurssimaksun lippukunnalle lippukunnanjohtaja PäPan koulutusvastaava illat perehtyminen PäPan ja Kannuksen kurssitarjontaan Jäsenrekisterinhoitaja Jäsenrekisterinhoitaja huolehtii lippukunnan jäsenrekisteristä. ylläpitää jäsenrekisteriä ja lippukunnan jonorekisteriä patistaa kaikki maksamaan jäsenmaksun pitää huolen siitä että saa välittömästi tiedon uusista ja poistuneista jäsenistä ilmoittaa uudet jäsenet SP:lle/ polkuun opastaa ja koordinoi vj:t ja lj:t hoitamaan uusien jäsenten liittymismaksun maksamista (kirje vanhemmille) tekee yhteistyötä akelan, sammon, valtermannin ja lpkj:n kanssa: tarjoaa listauksia ja näkemystä uusien ryhmien perustamiseen, sekä hankkii tietoonsa lopettaneet jne. perehdyttää seuraavan jäsenrekisterinhoitajan tehtäväänsä saa edelliseltä jäsenrekisterinhoitajalta perehdytyskoulutuksen mm. Polku ohjelmistoon Tietokone, tulostin ja verkkoyhteys 14

16 Kotisivujen ylläpitäjä Kotisivujen ylläpitäjänä vastaa lippukunnan verkkosivujen ylläpidosta ja kehityksestä. vastaa lippukunnan www sivujen ylläpidosta ja ajantasaisuudesta kehittää sivustoa omatoimisesti tarjoaa tukea ja järjestää opastusta lippukunnan muille, esim. vartioiden omille nettisivuille verkkosivujen ylläpidossa tarvittavat taidot saa edelliseltä kotisivujen ylläpitäjältä perehdytyskoulutuksen Tietokone, tulostin ja verkkoyhteys Sähköpostilistojen ylläpitäjä vastaa lippukunnan sähköpostilistojen ylläpidosta saa edelliseltä sähköpostilistojen ylläpitäjältä perehdytyskoulutuksen Tietokone ja verkkoyhteys 15