1 Ohjelman tunnettuuden varmistaminen ja lisääminen sekä kansallisesti että kansainvälisesti erityisesti EU:ssa.

Transkriptio

1 ForestEnergy2020-tutkimus- ja innovaatio-ohjelman viestintäsuunnitelma Vuoden 2013 viestinnän päätavoitteet ja painopisteet 1 Ohjelman tunnettuuden varmistaminen ja lisääminen sekä kansallisesti että kansainvälisesti erityisesti EU:ssa. Tärkeimpinä toimenpiteinä Suomessa ovat: Ulostulot mediassa ohjelman esittelemiseksi Valtakunnalliset/alueelliset päivälehdet: Helsingin Sanomat, alueelliset/maakunnalliset lehdet: Väli-Suomen Sanomalehdet (Ilkka, Karjalainen, Keskisuomalainen, Pohjalainen, Savon Sanomat), Aamulehti, Turun Sanomat, Etelä-Suomen Sanomat Aarre, BioEnergia-lehti, Maaseudun Tulevaisuus Tutkijat tehokkaasti mukaan ohjelman esittelyyn Tutkijoille yksi kalvo ohjelmasta eri tilaisuuksissa esitettäväksi Toimenpiteet EU-tasolla: Konferenssinäkyvyys, näyttelyt EU BC&E st EUROPEAN BIOMASS CONFERENCE AND EXHIBITION, , Kööpenhamina AEBIOM Bioenergy Conference 2013, , Bryssel Muut: Aktiivinen IEA-toiminta, COST Action FP0902 (loppuseminaari elokuussa) 2 Ohjelman keskeisten tutkimustulosten tehokas viestintä ja nopea reagointi politiikkaohjelmien ja strategioiden valmisteluun Keskeisten tulosten viestintä: uutiskirjeet, Bioenergy Conference Jyväskylä, ohjelman vuosiseminaari Joensuussa Kestävyyskriteereiden valmistelu: päättäjille suunnattu seminaari (maaliskuu), jossa esitellään yhdessä muiden tutkimusorganisaatioiden kanssa kestävyysteeman eri ulottuvuuksia suhteessa kriteerien valmisteluun.

2 ForestEnergy2020-tutkimus- ja innovaatio-ohjelman viestintäsuunnitelma 2013 ULKOINEN VIESTINTÄ (KANSALLINEN JA KANSAINVÄLINEN) TOIMENPIDE SISÄLTÖ/TAVOITE KOHDERYHMÄ AIKATAULU TEKIJÄT RAHOITUS JA MUUT RESURSSIT Ohjelman ohjausryhmän kokoukset: kokousmuistiot, esitykset, keskustelu Ohjelman vaikuttajaryhmä Ohjelman wwwsivut, esitteet, diasarjat, roll-up (suomi+ englanti) Ohjausryhmän jäsenet edustavat keskeisiä sidosryhmiä. Ohjausryhmä 1. seuraa ja edistää tutkimusohjelmien toimintaa, osallistuu toiminnan suunnitteluun sekä tekee ehdotuksia tutkimusten kohdistamisesta alueellisesti, valtakunnallisesti ja kansainvälisesti tärkeisiin kysymyksiin; 2. edistää tutkimusyhteistyötä yliopistojen ja muiden tutkimusorganisaatioiden kanssa; sekä 3. toimii tutkimuksen ja käytännön toimijoiden yhdyssiteenä. Tiedonvälitys ohjelman vaikuttavuudesta ja strategisista päämääristä. Tehdä tunnetuksi ohjelman tavoitteet, teema-alueet, tutkimus ja tutkimustulokset Suomessa ja kansainvälisesti. Ajankohtaisia asioita: tapahtumat, tiedotteet, lehtijutut, ym. Ohjausryhmän jäsenet ja heidän taustaorganisaatiot, ohjelman johto ja tutkijat Metlan ja VTT:n johto Vaikuttajaryhmän jäsenet ja heidän taustaorganisaatiot Kattaa ohjelman kaikki kohderyhmät Kaksi kertaa vuodessa: 1. kokous kokous syksy/13 Kerran vuodessa/ syksy 2013 Jatkuva prosessi Kokousjärjestelyt: Sisältö: Ohjausryhmän jäsenet, tutkijat (tutkimustulosten esittely) Viestintäryhmä (sisältö, päivitys ja ylläpito), Innoventum (ylläpito, hallinnointi), ohjelmajohtajat ja tutkijat (sisältö) Kustannukset: www-sivuston käyttölisenssi ja ylläpitopalvelut 300e/v. Sivuston rakenteen muutokset/kehittäminen LOPPUTULOK- SEN ARVIOINTI JA JATKOTOI- MET

3 Metla ja VTT:n wwwsivut Uutiskirjeet Tehdä tunnetuksi ohjelman tavoitteet, teema-alueet, tutkimus ja tutkimustulokset Suomessa ja kansainvälisesti Ohjelman tutkimuksen, tutkimustulosten ja muiden ajankohtaisten asioiden uutisointi. Uutiskirjejutut ovat lyhyitä ja selkeitä tekstejä ja niitä voi media käyttää lehtijuttujen pohjana ja tarvittaessa haastatella ja pyytää lisätietoja tutkijoilta. Kattaa ohjelman kaikki kohderyhmät Uutiskirjeen tilanneet hlöt (noin 1300) ja media. wwwsivujen kautta kirje saatavilla kaikille sivujen käyttäjille. Jatkuva prosessi 3-5 krt vuodessa (helmikuu, toukokuu, syyskuu, joulukuu) Viestintäryhmä välittää tiedot Metlan ja VTT:n viestintään/ verkkopalveluun Toimitustyö ja jakelu: viestintäryhmä Sisältö: tutkijat ja ohjelmajohtajat ja muun esittelymateriaalin päivittäminen 700e/v. Lehdistötiedotteet Seminaarit, konferenssit, messut ja näyttelyt Uutiskirjeet talletetaan ohjelman sivuille ja kirjeisiin on linkki Metla ja VTT:n sivuilta. Keskeisimmistä tutkimustuloksista tiedottaminen Seminaarit, konferenssit: tutkimustulosten esittely, ohjelman muu esittely (tavoitteet, toiminta, tutkimusteemat). Suulliset esitykset, posterinäyttelyt, roll-up, esitteet, ym. esittelymateriaali. Laajasti ohjelman kohderyhmät, media Tarpeen mukaan. Messu- ja näyttelyosastot: posterit, esitteitä, raportteja, PC (www-sivut ja muu sähköinen materiaali), demot, toiminnallisuutta. Sisällön pääpaino tutkimustulosten ohella tuotteistamiseen tähtäävissä sovelluksissa. Yritys-/asiantuntijakontaktit, keskustelut, ajatuksia uusiin t&khankkeisiin, yhteistyön syventäminen/uusia yhteistyökumppaneita Puu ja Bioenergia Esittelypiste (1mx2m), jossa ei Messu- ja bio Järjestelyt ja ohjel- Koordinaatio: infopiste-

4 2013-erikoismessut Jyväskylässä Bioenergy Conferens Jyväskylä Paviljonki jatkuvaa päivystä: ohjelma- ja tutkimusesitteitä, posterit, roll-up, päätelaite (esittelydia) The Conference will focus on the factors affecting the future of the bioenergy and biobased modern technologies and business solutions. This will include logistic systems, management, total procurement chains, the effects of the energy markets, the influence of green marketing, international trade and other trends affecting forestry, agriculture, industry and climate. ForestEnergy2020-ohjelmalle oma side event (2h), jossa ohjelman ja tutkimustulosten esittelyä. Lisätietoja: fault.asp?sivuid=28826 konferenssikävijät: V kävijää/yrittäjiä, johtoa, ylempiä toimihlöitä, proj.slu, tuotekehitys, tutkimus, myynti ja markkinointi Event brings current and future bioenergy and biofuel users and producers and biobased products together with bioenergy business people, developers, financiers, manufactures, technology providers, scientists and teachers, policy makers, authorities and other organisations. Conference: Tours: 3.9.and 5.9. Call for Papers is valid until matason aineistot: koordinaatio/viestintä Aineiston tuottaminen: tutkijat, viestintä Koordinaatio: Suunnittelee ja koordinoi side eventin ohjelman. Tutkijat: Esitelmät ja/tai posterit vuokra, (300 e+440e konferenssisisäänpääsy), posterit ja muu esittelymateriaali Koordinaatio (side event kustannukset) ja hankkeet (matkat/esittäjät) Vuosiseminaari Joensuun Tiedepuisto Louhela-sali/ Temple of Challenge EU BC&E st EUROPEAN BIO- MASS CONFER- ENCE AND EXHIBI- TION Kööpenhamina Esitellä ohjelman hankkeiden keskeisiä tuloksia, ohjelman tunnettuuden lisääminen Technical platform covering all aspects of biomass from research to industry and markets including the industrial exhibition that brings biomass scientist and Laajasti ohjelman kohderyhmät Tutkijat, asiantuntijat, yritykset (kv) Koordinaatio: Ohjelma ja seminaarin tiedotus/markkinointi Hankkeet: Esitykset ja posterit (konferenssi) (näyttely) Standi, ohjelmaesittely (Antti ja Kai), tutkimus (postereita, esitykset) Koordinaatio (tilavuokrat, tarjoilut, ym. yhteiset kustannukset noin 25e/osallistuja) Tutkijat (omat matkakustannukset) Koordinaatio (standi, osallistujien matka- ja muut osallistumiskustannukset)

5 Bella Center engineers together with the biomass industry. AEBIOM Bioenergy Conference 2013 Bryssel The deadine for abstract submission is on 21 January Ohjelman esittely ja tutkimusesitykset Esittelypiste: roll-up, esitteitä, esitykset (yhdyshenkilö Eija Alakangas) Tutkijat, asiantuntijat, yritykset (kv-eu) Koordinaatio/viestintäryhmä: esittelymateriaalin kokoaminen Eija A. yhdyshenkilönä Koordinaatio Teemaseminaarit 1. teemaseminaari: Tutkimuksen näkökulma Ilmasto- ja energiastrategiaan Lehtiartikkelit Ohjelma- ja teemaraportit Rajatulle kohderyhmälle suunnattu ajankohtaiseen aiheeseen pureutuva teemaseminaari, jossa muutama alustus ja seassa vilkasta keskustelua. Ilmasto- ja energiastrategian päivitys: päättäjille suunnattu seminaari (maalis-huhtikuu), jossa esitetään ohjelman tutkimukseen perustuvia näkökulmia, vaihtoehtoja ja ratkaisuja strategian toteutukseen Tutkimustuloksia alan lehtiin sekä valtakunnallisiin ja maakunnallisiin päivälehtiin. Samalla tunnettuutta ohjelmalle: Hesari ja maakuntalehdet BioEnergia, Koneyrittäjä, Metsälehti, Metsäalan Ammattilehti, Maaseudun Tulevaisuus, Aarre, Tekniikka ja Talous, ym. (artikkeleita voidaan tarvittaessa julkaista ohjelman www-sivuilla) Laajempien teema-alueiden ja ohjelmatason synteesiraporttien julkaiseminen Teemakohtaiset kutsut. Kansanedustajat, ministerit, ministeriöiden virkamiehet, yritysmaailman päätöksentekijät Lehtien tilaajat: pääosin metsäja energia-alan yrittäjät, asiantuntijat ja muut ammattilaiset, suuri yleisö 1 3 /vuodessa Koordinaatio: Ohjelman suunnittelu yhdessä teemavastaavien kanssa ja tiedotus Strategiapäivitysluonnoksen julkistamisen jälkeen (maalis-huhtikuu) Tarpeen mukaan Teemaraportit kerran 2 vuodessa Ohjelmataso: väliraportti 2014 lopussa ja loppuraportti 2016 lopussa Koordinaatio: seminaarin suunnittelu yhdessä tutkijoiden kanssa Koordinaatio: avustaminen ja aktivointi julkaisemiseen Tutkijat: Artikkelien kirjoittaminen Koordinaatio: tilavuokrat, matkakustannukset

6 Tutkimusraportit Tutkimustulosten raportointi ja julkaiseminen eri sarjoissa Hankkeen julkaisusuunnitelman mukaisesti Hankkeen tutkijat Hankkeet SISÄINEN VIESTINTÄ TOIMENPIDE SISÄLTÖ/TAVOITE KOHDERYHMÄ AIKATAULU TEKIJÄT RAHOITUS JA MUUT RESURSSIT Ohjelman johtoryhmän kokoukset Viestintäryhmän kokoukset Kuukausitiedote Ohjelman suuntaaminen, arviointi, seuranta ja valvonta ja tukeminen Viestinnän koordinointi ja viestinnän tehtävien toteutus johtoryhmän kokousten pääkohdat+linkki muistioon ohjelman tapahtumat ja tärkeät ulkopuoliset tapahtumat missä ohjelma on ollut esillä? missä tutkijat esiintyneet? matkakertomuksia muut tärkeät ohjelman teemoihin liittyvät tapahtumat, uutiset, EU-kuulumiset jne. teema-/tutkimusesittelyt: 1 per numero Ohjelmaväki Kerran kuukaudessa Kerran kuukaudessa Kerran kuukaudessa johtoryhmän kokouksen jälkeen Viestintäryhmä Ohjelmajohtajat, viestintäryhmä, tutkijat: sisältö Viestintäryhmä: toimitus Metla- ja VTTkoordinaatio. Kokoukset pääsääntöisesti videoneuvotteluina Metla- ja VTTkoordinaatio. Kokoukset pääosin videoneuvotteluina Työaikaa LOPPUTULOK- SEN ARVIOINTI JA JATKOTOI- MET Sähköposti Extranet Nopea viestintä ohjelmaväelle. Päivitetty jakelulista erikseen Metlan väelle ja VTT:n väelle. Metla/Outlook-osoitteisto: Metla_JL_FE2020 ja Metla_JL_FE2020_VTT Koordinaatio (yhteystiedot, kokousmuistiot, muu ohjelmamateriaali) Viestintämateriaalit (sisäiset tiedotteet, suunnitelmat, kalvo- Ohjelmaväki Jatkuva prosessi Viestintäryhmä: jakelulistojen päivitys Ohjelmaväki Jatkuva prosessi Ohjelmajohtajat, viestintäryhmä, tutkijat: sisältö: Viestintäryhmä: toimi- Työaikaa Työaikaa

7 Metlan ja VTT:n intranet Tutkijaseminaari Projektien ja teemaalueiden kokoukset ja työseminaarit/ työpajat pohjat, logot, esittelymateriaalit) Tutkimusteemojen esittelyt Keskustelualue (ajankohtaiset keskustelut eri teemoista) Metlan ja VTT:n henkilöstön pitäminen ajan tasalla ohjelman, tutkimusteemojen ja -hankkeiden päätapahtumista ja - suunnitelmista sekä tutkimustuloksista. Ohjelman toiminta tutuksi ohjelmaväelle: tutkimusten esittelyä, ohjelmatoiminnan kehittäminen/palaute, seminaarin yhteyteen voidaan tarvittaessa suunnitella esim. maastoretkeilyä ja/tai yritys-/laboratoriovierailuja Teema-alueiden, tutkimushankkeiden ja ohjelman koordinaation välinen tiedonkulku, ajankohtaiset tutkimukset, toiminnan suunnittelu, tulosten esittely, raportointi, tutkimuksen painopisteet ja suuntaaminen. Metlan ja VTT:n henkilöstö tus/kehitystyö ja päivittäminen: Jatkuva prosessi Viestintäryhmä Työaikaa Ohjelman väki kesäkuu / viestintäryhmä: Organisointi ja järjestelyt, tutkijat Vähintään kaksi kertaa vuodessa/tarpeen mukaan Tutkijat: tutkimusten/tulosten esittely Hankevastaavat ja teema-alueiden vetäjät, ohjelman koordinaatio/viestintä tukee tarvittaessa Järjestelykustannukset ohjelman koordinaatiosta, osallistuminen / matkakustannukset hankkeilta Hankkeet kustantavat