TimeEdit henkilökunnan ohje

Transkriptio

1 TimeEdit henkilökunnan ohje TimeEdit on työjärjestys- (lukujärjestys) ja tilanvarausohjelmisto. Sisältö 1 Roolit ja niiden mukaiset oikeudet/velvollisuudet TimeEdit Web Kirjautuminen Navigointi Työjärjestysten haku ja näkymät Varaus Eston ilmoittaminen Infovaraus Omat varaukset TimeEdit-kalenterin tilaaminen muihin kalenterisovelluksiin TimeEdit-kalenterin näkyminen puhelimessa Kalenterin poistaminen ja nimeäminen uudelleen Muut kalenterit -listassa... 16

2 Pääkäyttäjä Henkilökunta Työjärjestyssuunnit- telija Kk-päällikkö Opettaja TImeEdit Sivu 2 / 16 1 Roolit ja niiden mukaiset oikeudet/velvollisuudet Työjärjestysten suunnitteluun liittyen SoleOPSissa ja TimeEditissä on käyttäjien mukaiset oikeudet seuraavasti: Rooli Oikeus/Velvollisuus Selata henkilöiden, ryhmien, tilojen, opintojaksojen, ja kuljetus- yms. välineiden työjärjestyksiä. Varata ryhmiä, henkilöitä, tiloja, välineitä ja kuljetusvälineitä. Ilmoittaa omat estot ja tehdä infovarauksia. Siirtää TimeEdit-kalenteri mujihin kalenterijärjestelmiin Ylläpitää omia varauksia. Käyttää Omat opintojaksot -selausta. Ylläpitää opintojaksojen omien toteutusten viikkokohtaisia tuntimääriä. Vastuuopettaja saa ylläpitää toteutuksen kaikkien opettajien viikkokohtaisia tuntimääriä. Ylläpitää opintojaksojen omien toteutusten työjärjestystietoja. Ylläpitää Omia tietoja ja Ohjetta työjärjestyssuunnittelijalle. Selata Työjärjestystietojen yhteenvetoraporttia. Ylläpitää työjärjestysryhmiä oman koulutusohjelmansa saapumisryhmille. Ylläpitää estoviikkoja oman koulutusohjelmansa saapumisryhmille. Ylläpitää työjärjestystietoja oman koulutusohjelmansa saapumisryhmien toteutuksille. Selata työjärjestystietojen yhteenvetoraporttia. TimeEditin osalta kuten opettaja Siirtää perustiedot TimeEditiin. Siirtää työjärjestystiedot TimeEditiin. Selata TimeEdit-siirtolokia. SoleOPS Suorittaa kaikkia kk-päällikön ja työjärjestyssuunnittelijan toimintoja. Ylläpitää koulutusohjelmien tietoja, esim. lukuvuosi- ja työjärjestyssuunnittelun tasoja. Ylläpitää asiakaskohtaisia koodistoja, esim. Tehtava-koodistoa. Ylläpitää tilojen tietoja. Ylläpitää pienryhmien tietoja. Ylläpitää periodien päivämäärätietoja ja viikkojen lukumäärää. 2 TimeEdit Web Avaa järjestelmän joko Tietojärjestelmät-listassa olevasta TimeEdit Web - linkistä (intrassa) tai osoitteesta Kielen valinnan teet tarvittaessa oikealta ylhäältä. 3 Kirjautuminen Ei vaadi kirjautumista. -kirjautuminen on työjärjestyssuunnittelijoiden vaihtoehto. Kirjaudu -linkistä omia Karelia-amk:n verkon tunnuksia käyttäen. Opiskelijat kirjautuvat. Huom. tätä käyttävät vain tutkinto-opiskelijat.

3 Sivu 3 / 16 Kirjautumisen jälkeen näyttöön avautuu henkilökuntaosion TimeEdit-toiminnot, joiden avulla voit tarkastella työjärjestyksiä ja tehdä varauksia sekä ilmoittaa estot ja muun infon työjärjestyssuunnittelijalle. Henkilökunnan työjärjestykset (myös julkisella puolella) Ryhmien työjärjestykset (myös julkisella puolella) Tilojen työjärjestykset (myös julkisella puolella) Opintojaksojen työjärjestykset (myös julkisella puolella) Välineet Kuljetusvälineet Ruokatuntikooste (myös julkisella puolella) Varaa ryhmä, henkilö tai tila - Varaus tilalle, ihmiselle, ryhmälle Varaa väline - Yksittäisen välineen varaaminen (esim. kamera) Varaa kuljetusväline - Autojen ja muiden kuljetusvälineiden varaaminen Ilmoita esto Opetushenkilöstön estojen ja poissaolojen ilmoittaminen (myös ryhmille) Tee infovaraus Esim. peruutus. Omat varaukset - Omalla tunnuksella TEHDYT varaukset. Eivät siis itselle tehtyjä varauksia (jos joku toinen on tehnyt varauksen). Täällä pääset myös poistamaan tekemiäsi varauksia. 4 Navigointi Oikean yläkulma Tili-valinnat Navigoidut kirjautumisen valintanäytölle Palaa takaisin aloitussivulle -vaihtoehdolla. Kirjaudu ulos -vaihtoehdolla poistut TimeEditistä. Navigoidut TimeEdit-toimintojen näkymään kun painat leivänmuropolun TimeEdit tai Kareliaammattikorkeakoulu -linkkiä ( ).

4 Sivu 4 / 16 5 Työjärjestysten haku ja näkymät Voit hakea työjärjestyksiä (henkilökunta, ryhmät, tilat, opintojaksot, välineet ja kuljetusvälineet) suoraan nimellä tai lyhenteellä. Voit vaihtaa ajanjaksoa päivämäärä-linkistä ja viikon vaihdat vk-kohdasta. Sovita-valinnoilla (Näkymät, Väri, Tyyli jne.) vaikutat siihen mitä ja miten halun tulokset näkyvät sinulle. Näytä-painikkeella näet valitsemasi kohteen kalenterin. Huom. mikäli näyttöön ei tule kalenteria niin tarkista ajankohta, jolta olet kalenteria katsomassa. Älä käytä Tulosta-linkkiä. Tulostetut työjärjestykset eivät ole reaaliajassa. Voit tilata työjärjestyksen kaavion itselleen toiseen kalenteriohjelmaan Tämän kaavion tilaus -linkillä. Vaihdat näkymää ko. linkistä tai. Voit tarkastella työjärjestystä tekstikaaviona tai graafisena kaaviona.

5 Sivu 5 / 16 6 Varaus Ryhmien, henkilöiden ja tilojen, välineiden sekä kuljetusvälineiden varaus tapahtuu samalla tavalla. Tässä esimerkissä käydään läpi tilan varaaminen. Valitse -linkki. Valitse haluttu päivämäärä ja aika. Paina OK. Täsmennä varausta. Vaadittavia tietoja on ryhmä tai henkilö tai tila sekä Tapahtuman aihe on pakollinen. Voit etsiä sopivaa tilaa useiden eri hakuehtojen avulla. Viedessäsi hiiren hakutuloslistalla olevien tilojen päälle saat lisätietoja tiloista. Tilojen työjärjestyksiä voit lisäksi hakea keskus- tai tyyppikohtaisesti. Valittuasi yhden tilan voit lisätä samaan varauksen toisen tilan klikkaamalla Tilalinkkiä uudelleen tai varatun tilan perässä olevaa plusmerkkiä ( ). Vastaavasti tilan poistat miinusmerkillä. Etene Jatka-painikkeella. Jatka-painikkeesta avautuu näyttöön lomake. Täytä tiedot (Info, Lisätiedot, Linkki) tarvittaessa ja paina Varaa-painiketta. Näyttöön tulee ilmoitus varauksen vastaanottamisesta ( ). Huom. saat näyttöön ilmoituksen mikäli varausta ei voida tehdä. Esim. Varausta ei voitu tehdä. Vaaditaan vähintään yksi fyysinen objekti tai kaksi abstraktia objektia. There must be at least one physical object or two abstract objects.

6 Sivu 6 / 16 7 Eston ilmoittaminen Estovarausta käytät silloin, kun haluat ilmaista olevasi poissa syystä tai toisesta. Tämä on hyvä keino saada esim. ryhmän työjärjestykseen tieto opettajan sairastapauksesta tai työmatkasta. Valitse -linkki. Valitse aika (alkamis- ja loppupäivämäärä) ja paina OK. Valitse eston aihe (sairastapaus, työmatka, vapaajakso, vuosiloma tai muu syy). Aihe on pakollinen tieto. Valitse henkilöksi itsesi, jotta estoilmoitus näkyy kalenterissasi. Henkilö on pakollinen tieto. Jatka-painikkeesta pääset antamaan estolle lisätietoja. Perut lisätietoikkunan -painikkeesta. Vahvista varaus Varaa-painikkeella. Näyttöön tulee ilmoitus eston vastaanottamisesta ( ). Poistut ilmoitusikkunasta Sulje-painikkeella.

7 Sivu 7 / 16 Omat varaukset -listauksesta pääset lähettämään sähköpostivahvistuksen henkilöille, jotka ovat kiinni varauksessa sekä muuttamaan/poistamaan ko. varauksen. Sähköpostivahvistuksesta saat tiedon niiden osoitteiden perusteella, jotka kirjoitit sähköpostiosoite-kenttään. Osoitteiden erotinmerkki on puolipiste (;). Vahvistus lähetetty osoitteeseen etunimi.sukunimi@... Huom. omat varaukset eivät näy Ei julkisissa kalentereissa ( ). 8 Infovaraus Infovarausta käytät silloin, kun haluat esim. tiedottaa jostain asiasta tai täsmentää varausta. Tämä on hyvä keino saada esim. ryhmän työjärjestykseen tieto peruuttamisesta. Valitse -linkki. Valitse aika ja paina OK. Tee valinnat. Pakollisia tietoja ovat Henkilö ja Selite. Kirjoita lisätiedot ja paina Varaa. Näyttöön tulee ilmoitus infon vastaanottamisesta ( ). Poistut ilmoitusikkunasta Sulje-painikkeella Huom. mikäli varausta ei voida tehdä saat siitä ilmoituksen. Esim. Varausta ei voit tehdä. Aika on varattu, koska varauksella on identtiset kohteet.

8 Sivu 8 / 16 9 Omat varaukset Omissa varauksissa näet kaikki itse tekemäsi varaukset, olet niissä sitten mukana tai et. Valitse -linkki. Voit tarkastella varauksiasi tekstikaaviona tai graafisena kaaviona. Vaihdat näkymää ko. linkistä. Huom. punaisilla pallukoilla ( ) merkittyjä varauksia on muutettu viimeisten kolmen vuorokauden aikana. Tämä merkintätapa pätee kaikkiin TimeEditin näkymiin. Yliviivattu varaus on peruttu/poistettu. Pääset tekemään sähköpostivarmistuksen tai muuttamaan/poistamaan varauksen kuten edellisellä sivulla on kerrottu. 10 TimeEdit-kalenterin tilaaminen muihin kalenterisovelluksiin TimeEdit Web -käyttöliittymässä muodostettu kalenteri voidaan viedä/tilata, joko staattisessa muodossa tai tilauslinkillä toiseen kalaenterisovellukseen. Molempia vaihtoehtoja tukevat ainakin Applen ical, Microsoftin Outlook sekä Google-kalenteri. 1) Staattisessa muodossa luot TimeEditin kalenterista tiedoston, joka tilataan kohdekalenteriohjelmaan. Näin saat vietyä täsmälleen ne varaukset, jotka TimeEditissä oli voimassa hetkellä, jolloin muodostit kalenterinäkymän. 2) Tilauslinkkimuotoiseen vientiin luot myös ensin näkymän TimeEditissä sen hetkisestä tilanteesta, mutta lisäksi tämän toiminnon avulla voit päivittää TimeEditin sen hetkisen näkymän mukaisia varauksia joko automaattisesti tai käyttäjän pyynnöstä.

9 Sivu 9 / 16 3) Huom 1. Google-kalenteri ei tue tunnistautumiseen perustuvia tilauslinkkejä. Google-kalenteriin ei siis voi viedä sellaisia tilauslinkkejä, jotka on muodostettu käyttäjätunnukset vaatimalta alueelta (esim. henkilökunta). Outlook ja ical tukevat myös tunnistautumista. Huom 2. kalenterit saattavat pyytää tunnistautumista myös linkin lisäyksen jälkeen esim. aina kalenteriohjelmaa käynnistettäessä. Vältyt tunnistautumiselta, kun tilaat kalenterit aina julkiselta puolelta. Huom. kalenterien päivittyminen toisiin järjestelmiin tapahtuu jopa usean tunnin viiveellä. Tilattavat tiedot Voit määritellä työjärjestystyyppikohtaisesti mitä tietoja muihin kalenterisovelluksiin tilaat, kun kirjaudut TimeEditiin omilla tunnuksillasi Henkilökunta Staff -linkistä. Valitse Sovita ja tee eri välilehdillä ( ) haluamasi asetukset. Huom. julkisissa työjärjestyksissä tätä määrittelyä ei siis voi tehdä. Tilauksen valmistelu TimeEditissä Muodosta tilattava kalenteri TimeEditissä ja valitse Sovita Vie ical. Valinta ical muodostaa ics-päätteisen kalenteri tiedoston, joka sisältää kalenterin tiedot ical-muodossa. Tämä tiedosto sijoitetaan kohdekalenteriohjelmaan kyseisen ohjelman välineillä. Käyttöjärjestelmästä ja sen asetuksista riippuen siirtoa kalenteriohjelmaan saatetaan myös ehdottaa automaattisesti. Valinta muodostaa linkin. Kopioi linkki ja sijoita/lisää se kalenteriohjelmaan käyttämäsi ohjelman omilla välineillä ja mahdollisuuksilla. Sijoitus-/lisäystapa voi vaihdella versioista. Seuraavana on esitetty yleisimmät tavat Outlook, Google ja ical-kalenterien osalta.

10 Sivu 10 / 16 Microsoft Outlook kalenteri Vaihtoehto A - Kalenteritiedostona Tallenteena Huom. tallenne on tehty vanhan version aikaan. Toimintatapa voi hyvinkin poiketa nykyisestä käytössä olevasta versiosta. Käytä tallenteen mallia luovasti ;-) Kirjallisena: Tuo/Lisää haluamasi kalenteritiedosto (.ics) valitsemalla TimeEditissä Sovita Vie ical. Valitse halaumasi vaihtoehto mahdollisesti sinulle esitettävästä kysymyksestä Avaa-valinnalla kalenteri avautuu/sijoittuu automaattisesti Outlookissa Muut kalenterit -alueelle. Tallenna-valinnalla tiedosto tallentuu (yleisimmin) Ladatut tiedostot -kansioon. Valitse Outlookissa Tiedosto-välilehti Avaa Tuo. Valitse avautuvasta dialogi-ikkunasta oikea tyyppi ja suorita valitsemasi kalenteritiedoston siirto Seuraava-painikkeella.

11 Sivu 11 / 16 Valitse kalenteritiedosto tallennuspaikasta (useimmiten Ladatut tiedostot -kansio) ja paina OK. Avaa kalenteri uutena tai tuo se nykyiseen kalenteriisi. Avaa uutena -valinnalla kalenteri avautuu/sijoittuu automaattisesti Outlookissa Muut kalenterit -alueelle. Tuo-vaihtoehdolla tuotu TimeEdit-kalenterin sisältö sijoittuu nykyiseen (omaan) kalenteriin staattisena. Huom. näin tuotuun kalenterii ei päivity TimeEditissä tehdyt muutokset. Kalenteri täytyy tuoda aika ajoin uudestaan omaan kalenteriin, mikäli muutoksia tapahtuu TimeEditin puolella. Poistat TimeEditin kalenterimerkinnät Outlookista samalla tavalla kuin poistat Outlookissa tehdyt merkinnät. Huom. voit myös raahata kalenteritiedoston suoraan tiedostojenhallinnasta (tallennuspaikasta) kalenterinäkymään. Näin tuotu kalenteri näkyy Outlookissa muissa kalentereissa.

12 Sivu 12 / 16 Vaihtoehto B Tilauslinkkinä Tallenteen Huom. tallenne on tehty vanhan version aikaan. Toimintatapa voi hyvinkin poiketa nykyisestä käytössä olevasta versiosta. Käytä tallenteen mallia luovasti ;-) Kirjallisena: Valinta Tilauslinkki (Subscription ical) tai muodostaa työjärjestysslinkin. Kopioi linkki leikepöydälle. Käytä näppäinkomentoa Ctrl + C tai hiiren kakkospainiketta (Kopioi). Valitse Outlookissa -välilehti. Valitse Avaa kalenteri. Valitse vaihtoehto Internetistä Liitä leikepöydälle kopioimasi kalenterin osoite tekstikenttään. Käytä näppäinkomentoa CTRL+V tai hiiren kakkospainiketta (Liitä). Paina OK. Määritä tarvittaessa/halutessasi Lisäasetukset Vahvista tilaus Kyllä-painikkeella. Tilauslinkillä tuotu kalenteri näkyy Outlookissa Muissa kalentereissa. Huom. mikäli luot kalenterin käyttäjätunnukset vaatimalta alueelta (esim. henkilökunta), kysytään sinulta käyttäjätunnuksia myös Outlookissa. Vältyt tältä, kun tilaat kalenterit aina julkiselta puolelta ( ).

13 Sivu 13 / 16 Google-kalenteri Muodosta TimeEditissä haluamasi kalenteri (esim. henkilö tai ryhmä). Muodosta tilauslinkki valinnalla. Kopioi linkki. Käytä näppäinkomentoa Ctrl + C tai hiiren kakkospainiketta (Kopioi). Siirry Google-kalenteriohjelmaan. Liitä TimeEdit kalenterilinkki Muut kalenterit -kohdan Lisää URL-osoitteena -vaihtoehdolla. Paina Lisää kalenteri -painiketta ja TimeEdit-kalenteri näkyy Muut kalenterit -listassa.

14 Sivu 14 / 16 ical Muodosta TimeEditissä haluamasi kalenteri (esim. henkilö tai ryhmä). Muodosta tilauslinkki valinnalla. Kopioi linkki. Käytä näppäinkomentoa Ctrl + C tai hiiren kakkospainiketta (Kopioi). Siirry ical-kalenteriohjelmaan. Valitse Calendar-valikosta Subscribe. Tämän kaavion tilaus -linkin lisäyksen yhteydessä avautuvasta dialogista voit säätää muun muassa TimeEditistä haettavien päivitysten välin. Yksinkertaisimmillaan voit viedä kalenteritiedoston ical-ohjelmaan raahamalla ja tiputtamalla tiedoston siihen.

15 Sivu 15 / TimeEdit-kalenterin näkyminen puhelimessa Saat TimeEdit kalenteri näkyviin puhelimessa, kun teet tilauksen Outlookin selainversiolla (Outlook Web App -sovelluksella. Tätä kautta lisätty kalenteri näkyy automaattisesti ainakin niissä Nokian puhelimissa, joissa on käytössä Karelian sähköposti ja kalenteri. Huom. tietojen näyvyys voi estyä, jos puhelimen kalenterin asetuksissa ei ole sallittu TimeEdit-kalenterin näkyvyys. Mobiililaitteen päivittyminen tapahtuu jopa usean tunnin vieveellä. Muodosta TimeEditissä haluamasi kalenteri. Muodosta tilauslinkki valinnalla. Kopioi linkki. Käytä näppäinkomentoa Ctrl + C tai hiiren kakkospainiketta (Kopioi). Siirry Outlook Web App -kalenteriohjelmaan. Valitse. Valitse. Valitse Kalenteri Internetistä ja liitä kalenterin osoite URL-kenttään. Käytä näppäinkomentoa Ctrl + V tai hiiren kakkospainiketta (Liitä). OK-painikkeen painamisen jälkeen liitetty kalenteri näkyy muissa kalentereissa.

16 Sivu 16 / 16 Näin haettu kalenteri näkyy Muut kalenterit -listassa Etsi uusi kalenterisi vasemmalta kalenterien listalta (nimi on usein pitkä kirjain- ja numerosarja) ja anna sille haluamasi uusi nimi (klikkaa kalenterin kohdalla hiiren oikealla painikkeella ja valitse Nimeä uudelleen). 12 Kalenterin poistaminen ja nimeäminen uudelleen Muut kalenterit -listassa Poistat kalenterin hiiren kakkospainikkeesta avautuvasta listasta esim. valinnalla Poista kalenteri (Outlook) tai Poista (Outlook Web App). Teksti riippuu siitä mitä kalenteriohjelmaa käytät. Muutat kalenterin nimen hiiren kakkospainikkeesta avautuvasta listasta esim. valinnalla Nimeä kalenteri uudestaan tai Nimeä uudelleen (Outlook Web App). Teksti riippuu siitä mitä kalenteriohjelmaa käytät. Huom. saatat joutua joissakin tapauksissa myös poistamaan koko ryhmän (Muut kalenterit) ennen kuin kalenterit poistuvat käytöstä.