Outokumpu. Outokumpu

Transkriptio

1 versio päivitetty KOTITYÖPALVELUYHDISTYKSEN OMAVALVONTASUUNNITELMA Asiakaskoteihin tuotettavat tukipalvelut PALVELUJEN TUOTTAJAA KOSKEVAT TIEDOT Yhdistyksen nimi Y tunnus Outokummun A-kilta ry Toimintayksikön nimi (jos yrityksessä useita Yrityksen sijaintikunta toimintayksiköitä) Yrityksen postiosoite Mikonkatu 5 B 16 Postinumero Toiminnasta vastaavan henkilön nimi Outokumpu Postitoimipaikka Outokumpu Puhelin Heikki Laukkanen Sähköpostiosoite hessu944@gmail.com 2. YHDISTYKSEN TOIMINTAPERIAATTEET Toiminta ajatus Yhdistyksen toiminnan tavoitteena on kehittää sitä paikalliset tarpeet, käytettävissä olevat resurssit ja yhteistyömahdollisuudet huomioon ottaen. Päiväkeskus- ja työtoimintaa jatketaan ja edelleen kehitetään nykyisissä toimistotiloissa osoitteessa Mikonkatu 5 B 16 ja ateriapalvelun osalta osoitteessa 5 B 17. Toimintaa jatketaan yhdistyksen sääntöjen ja arvojen mukaan sitä jatkuvasti edelleen kehittäen. Kaikessa toiminnassamme tulee olla kuntouttava työote. Yhdistyksen työtoiminta on ollut arvonlisäverollista vuoden 2014 alusta lähtien. Arvot ja toimintaperiaatteet Palkataan yhteistyössä kaupungin työpajan kanssa yhdistykselle palkkatuella työntekijöitä, joille myös avustajia. Jatketaan työtoimintaa sovituin kumppanuuskäytännöin kaupungin eri yksiköiden kanssa. Tarjotaan oppisopimuskoulutus-, työkokeilu- ja kuntouttavan työtoiminnan mahdollisuuksia yhteistyössä KOY Outokummun Vuokratalojen, kaupungin teknisen toimen ja työpajan sekä työhallinnon kanssa. Hakeudutaan Joensuun kaupungin tukipalvelurekisteriin ja palvelusetelituottajaksi tarjoamiemme monipuolisten palvelujen osalta. Näin voimme jatkossa tarjota myös arvonlisäverottomia palveluja niihin oikeutetuille. Toiminnassamme on tällä hetkellä mukana noin 60 henkilöä, joista 10 palkkatuella. 1

2 3. OMAVALVONNAN ORGANISOINTI, VASTUUT JA VASTUUHENKILÖT Omavalvonnasta vastaavan yhdistyksen johdon edustaja ja tehtävät: Heikki Laukkanen Yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja Kokonaisvastuu kaikesta toiminnasta Omavalvonnasta vastaavan henkilön yhteystiedot ja tehtävät (jos eri henkilö kuin edellä) Omavalvonnan suunnittelu ja toimeenpanotyöryhmän jäsenet (nimi ja ammattinimike) Heikki Laukkanen, toiminnanjohtaja Maarit Koistinen, siivoustyönohjaaja Henrik Koistinen, ICT-tukihenkilö Petri Koponen, Rakennusmestari Harri Kontkanen, Insinööri, sähköasentaja Paula Vänskä, ateriapalveluvastaava Jari Karttunen, kone- ja metallityövastaava, putkityöt Kuvaus henkilöstön ja opiskelijoiden perehdyttämisestä ja kouluttamisesta omavalvonnan suunnitteluun ja toteuttamiseen (Voi olla osana perehdyttämissuunnitelmaa) Perehdytyksestä vastaavat oman aihealueensa vastuuhenkilöt yhteistyössä kumppanien ja AIKO:n oppisopimutoimiston kanssa ajanmukaista aineistoa käyttäen. 4. ASIAKKAAN JA OMAISEN OSALLISTUMINEN JA ASIAKASPALAUTE Kuvaus asiakaspalautteen hankinnasta (millä keinoin ja kuinka usein asiakkailta ja omaisilta hankitaan palautetta?) Asiakaspalaute otetaan palvelusopimuksen mukaan 2 kertaa vuodessa. Mikäli asiakkaalla tai omaisella on palvelusta huomauttamista, pyydetään häntä ottamaan välittömästi yhteyttä yritykseen ja sopia korjaavista toimenpiteistä. Tarvittaessa asiakas voi ottaa yhteyttä kuluttajaneuvojaan tai kuntaan. Kuvaus asiakaspalautteiden käsittelystä (miten asiakaspalautteet käsitellään yhdistyksessä / toimintayksikössä?) Asiakaspalautteet käsitellään viikkopalaverien yhteydessä tai asian vaatiessa välittömästi omavalvontatyöryhmän kesken. Kuvaus asiakaspalautteen käytöstä toiminnan kehittämisessä (miten saatua palautetta hyödynnetään?) Korjaavat toimenpiteet toteutetaan mahdollisimman nopeasti. 2

3 Kuvaus asiakaspalautejärjestelmän kehittämiseksi (miten yrityksessä aiotaan kehittää asiakaspalautteen hankintaa, käsittelyä ja/tai hyödyntämistä?) Saatujen kokemusten perusteella palautejärjestelmää kehitetään jatkuvasti. 5. RISKIEN JA EPÄKOHTIEN TUNNISTAMINEN JA KORJAAVAT TOIMENPITEET Tästä kokonaisuudesta laaditaan yrityksen sisäiseen käyttöön eri osa alueita koskevat asiakirjat, joissa sovitaan suunnitelmat ja aikataulut todettujen puutteiden ja haittatapahtumien korjaavista toimenpiteistä. Kuvaus menettelystä, jolla toiminnan riskit, kriittiset työvaiheet ja vaaratilanteet tunnistetaan ennakoivasti (miten yhdistyksessä tehdään ennakkokartoitus riskeistä, kriittisistä työvaiheista ja vaaratilanteista?) Jokainen vastuuhenkilö huolehtii vastuualueidensa riskien tunnistamisesta. Kuvaus menettelystä, jolla läheltä piti tilanteet ja havaitut epäkohdat käsitellään Läheltä piti - tilanteet ja havaitut epäkohdat käsitellään viikkopalavereissa. Kuvaus menettelystä, jolla havaitut epäkohdat korjataan Epäkohdat korjataan mahdollisimman nopeasti. Kuvaus siitä, miten korjaavista toimenpiteistä tiedotetaan henkilöstölle ja tarvittaessa yhteistyötahoille Korjaavat toimenpiteet tiedotetaan henkilöstölle viikkopalavereissa. 6. HENKILÖSTÖ Kuvaus henkilöstön määrästä ja rakenteesta Kuvaus henkilöstön rekrytoinnin periaatteista (rekrytointitavat, kelpoisuuden ja taustojen tarkistaminen, rikosrekisterin tarkistaminen, sijaisten hankintamenettely) Palkataan yhteistyössä kaupungin työpajan kanssa yhdistykselle palkkatuella työntekijöitä, joille myös avustajia. Katso kohta 2 Yhdistyksen toimintaperiaatteet ja erillinen palvelutuotekuvaus. Kuvaus henkilöstön perehdyttämisestä (voi olla osana perehdyttämissuunnitelmaa) Perehdytyksestä huolehtivat vastuuhenkilöt alaistensa osalta ja vastuuhenkilöt perehdyttää johto. 3

4 Kuvaus henkilökunnan /yrittäjän ammattitaidon ja työhyvinvoinnin ylläpitämisestä ja osaamisen johtamisesta (osaamisen, ammattitaidon ja sen kehittymisen seuranta, täydennyskoulutussuunnittelu ja seuranta menettelyt, sairauspoissaolojen seuranta, kehityskeskustelut liitteenä voi olla henkilöstön täydennyskoulutussuunnitelma) Tehdään jatkuvaa yhteistyötä AIKO:n ja oppisopimustoimiston kanssa hyödyntäen eri koulutusmuotoja kulloinkin vallitsevan tarpeen mukaan. Yhdistyksen koulutusvastaavana toimii insinööriopettaja, NTM Heikki Laukkanen. Kuvaus henkilöstöasioiden kehittämisestä (liitteenä, voi viitata voimassa olevaan laatukäsikirjaan) Katso kohta 2 Yhdistyksen toimintaperiaatteet ja palvelutuotekuvaus. 7. YHDISTYKSEN TOIMITILAT, LAITTEET JA TARVIKKEET Kuvaus yhdistyksen toimitiloista (esim. huolto ja varastotilat) Mikonkadulla kaksi noin 70 m 2 komiota, tarkemmin liitteenä olevista terveystarkastajan lausunnoissa ja ympäristöterveydenhuollon laitoskeittiötoiminnan rekisteröinnistä. Kuvaus niistä laitteista ja tarvikkeista, joita käytetään asiakaskodeissa Asiakaskodeissa käytetään joko asiakkaan välineitä tai hygieniamääräyksiä noudattaen ohjeiden ja siivouskäsikirjan ja -korttien mukaisia välineitä. Kuvaus välineiden huoltomenetelmistä Hygieniamääräyksiä noudattaen siivouskäsikirjan ja -korttien mukaisia ohjeita ja välineitä käyttäen. Kuvaus siitä, miten ja kuinka usein yritys uusii käyttämiään laitteita ja tarvikkeita Välineitä uusitaan tarpeen mukaan. 8. ASIAKASTURVALLISUUS Yhdistyksen turvallisuussuunnittelusta ja turvallisuustoiminnasta vastaavan henkilön yhteystiedot Heikki Laukkanen,

5 Kuvaus asiakasturvallisuuden varmistamisesta versio päivitetty Vastuuhenkilö ratkaisee asian tapauskohtaisesti. Kuvaus asiakkaiden käytössä olevien turvalaitteiden ja hälytysjärjestelmien toimivuuden varmistamisesta, joista yritys vastaa Vastuuhenkilö ratkaisee asian tapauskohtaisesti. Kuvaus asiakasturvallisuuden kehittämisestä Vastuuhenkilö ratkaisee asian tapauskohtaisesti. 9. ASIAKKAAN ASEMA JA OIKEUDET Kuvaus asiakkaan ohjauksesta ja neuvonnasta sekä palvelutarpeen arvioinnista, palvelusopimuksen ja palvelusuunnitelman laatimisesta ja päivittämisestä sekä asiakkaan osallistumisesta päätöksentekoon Kuvaus siitä, miten asiakasta informoidaan palvelusopimuksen sisällöstä, palvelun kustannuksista ja sopimusmuutoksista Kuvaus kuluttajansuojaa koskevasta informaatiosta Kuvaus asiakkaan itsemääräämisoikeuden ja osallistumisen toteutumisesta (yksityisyys, intimiteettisuoja, henkilökohtainen vapaus, koskemattomuus; perustuslaki 7 ja 10 sekä asiakaslaki 8 10 ) 5

6 Kuvaus menettelystä, miten huolehditaan ja kuka vastaa asiakkaan luovuttamista rahavaroista, avaimista ja muista tavaroista Kuvaus menettelytavasta, jos todetaan, että asiakasta on kohdeltu epäasiallisesti tai loukkaavasti Kuvaus asiakassuhteen päättymiseen liittyvien asioiden valmistelusta ja toteuttamisesta Jos asiakas on tyytymätön saamaansa palveluun, hänellä on oikeus tehdä reklamaatio yritykselle. Henkilö ja yhteystiedot, jolle reklamaatio osoitetaan Kuvaus menettelytavasta, miten yrityksessä käsitellään sen toimintaa koskevat reklamaatiot Reklamaatiot käsitellään kohdassa 4 esitetyllä tavalla ja saatetaan johdolle tiedoksi. Kuvaus kunnan ja palveluntuottajan välisestä yhteistyöstä asiakkaan palvelun suunnittelussa ja toteutumisen seurannassa Palvelun tarve kartoitetaan yhteistyössä. Kuvaus asiakkaan asemaan ja oikeuksiin liittyvästä seurannasta ja kehittämisestä Päivitetään niitä käytännössä havaitun tarpeen mukaan. 6

7 10. YHDISTYKSEN TOIMINNAN LAADUN VARMISTAMINEN Kuvaus asiakkaiden suoriutumista, toimintakykyä, elämänhallintaa ja hyvinvointia ylläpitävästä ja edistävästä toiminnasta Kaikessa toiminnassamme on kuntouttava työote. Tarkastellaan asiakkaiden tilannetta neljännesvuosittain näitten asioitten edistymisessä. Siivouspalveluja tuottavat yhdistykset: Kuvaus asiakkaan kodin siisteyden, pyykkihuollon ja jätehuollon järjestämiseen liittyvistä käytänteistä. Hygieniamääräyksiä noudattaen siivouskäsikirjan ja -korttien mukaisia ohjeita ja välineitä käyttäen. Ateriapalveluja tuottavat yhdistykset: Kuvaus asiakkaan ravitsemuksen ja ruokailun järjestämiseen liittyvistä käytänteistä. Erillinen ateriapalvelua koskeva aineisto. Päivittäisen toiminnan palveluja tuottavat yhdistykset: Kuvaus päivittäisen toiminnan järjestämisestä (toimintakykyä tukevan toiminnan, ulkoilun, liikuntamahdollisuuksien, harrastus ja viriketoiminnan järjestäminen, lumityöt, puiden pilkonta, vedenkanto sekä lasten koulunkäynnin tukeminen) Ks. erillinen henkilöstö- ja palvelutuoteluettelo. Kuvaus hygieniakäytänteistä ja infektiotartuntojen ehkäisemisestä (sekä epidemiatilanteessa toimiminen) Tiedotetaan tapahtuneesta välittömästi ja ryhdytään korjaaviin toimenpiteisiin yhteistyössä ympäristöterveydenhuollon ja muiden viranomaisten kanssa. Kuvaus asiakastyön ja päivittäisen toiminnan kehittämisestä Kuuluu jatkuvan laaduntarkkailun ja -kehittämisen piiriin. 7

8 11. ASIAKASTIETOJEN KÄSITTELY versio päivitetty Kuvaus asiakastietojen kirjaamisesta, käsittelystä sekä salassapitosäädösten noudattamisesta Palvelusopimuksessa: Asiakastiedot ovat yrityksen kokoamassa asiakasrekisterissä. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja tiedot ovat yrityksen omassa käytössä. Yritystä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietosuojavastaavan yhteystiedot Heikki laukkanen, Kuvaus, miten asiakasta informoidaan henkilötietojen käsittelystä Palvelusuunnitelman ja -sopimuksen teon yhteydessä.asiakasta tiedotetaan vaitiolovelvollisuudesta palvelusopimusta tehtäessä ja tiedot pysyvät yrityksen sisällä. Kuvaus henkilöstön perehdyttämisestä ja osaamisen varmistamisesta liittyen tietosuoja asioihin ja asiakirjahallintoon Henkilöstö on tietoinen tietosuoja-asioista ja vaitiolovelvollisuudesta. On osa omavalvontaa. Kuvaus henkilötietolain 10 mukaisen rekisteriselosteen ylläpitämisestä Henkilöstöstä ja asiakkaista on olemassa rekisteri sähköisessä muodossa, joka on vain henkilöstön käytössä. Kuvaus asiakirjojen arkistoinnista ja päättyneiden asiakassuhteiden asiakirjojen käsittelystä Sovitun käytännön mukaan. Kuvaus, miten tiedonkulku järjestetään muiden asiakkaan palvelukokonaisuuteen kuuluvien toimijoiden kanssa Jatkuvaa yhteistyötä tehden ja kehittäen. Kuvaus asiakastietojen käsittelyn kehittämisestä Osana toiminnan jatkuvaa kehittämistä. 8

9 12. ALIHANKINTANA TUOTETTUJEN PALVELUJEN OMAVALVONTA Kuvaus siitä, miten yritys valvoo alihankkijoilta ostettujen palvelujen laatua Sähkötöiden valvonnan ja hyväksynnän tekee Valdes Oy, jolla on tarvittavat urakointiluvat. Luettelo alihankkijoista Valdes Oy Kuvaus alihankintana tuotettujen palvelujen kehittämisestä Tarpeen mukaan. 13. OMAVALVONNAN TOTEUTTAMISEN SEURANTA JA ARVIOINTI Kuvaus yhdistyksen omavalvonnan toteuttamisen seurannasta Jatkuva seuranta. Kuvaus omavalvontasuunnitelman päivittämisestä Vuosittain. Omavalvontasuunnitelma päivitetään tarvittaessa. Toimintaohjeisiin tulleet muutokset kirjataan viiveettä omavalvontasuunnitelmaan. Omavalvontasuunnitelma vahvistetaan vuosittain, vaikka muutoksia ei vuoden aikana olisi tehtykään. Omavalvontasuunnitelman hyväksyy ja vahvistaa yrityksen johtaja/yrittäjä Paikka ja päiväys Allekirjoitus Outokumpu Heikki Laukkanen Nimen selvennys 9