TARJOUSPYYNTÖ ATERIA- JA LÄHETTIKULJETUSTEN HOITAMISESTA

Transkriptio

1 1 (7) TARJOUSPYYNTÖ ATERIA- JA LÄHETTIKULJETUSTEN HOITAMISESTA Janakkalan kunta järjestää tarjouskilpailun liitteessä 1 tarkemmin esiteltyjen kuljetuskokonaisuuksien hoitamisesta. Sopimuskausi alkaa aikaisintaan tai hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja on voimassa asti. Hankintaan sisältyy mahdollisuus jatkaa sopimusta optiokaudelle Kilpailukohde Tarjouskilpailu koskee Janakkalan kunnan ateria- ja lähettikuljetusten hoitamista sopimuskauden ajan. Optiovuoden käytöstä päätetään kirjallisesti viimeistään Kuljetukset tapahtuvat arkipäivisin. Koulujen osalta kuljetustarve on sidottu kouluille vahvistettavaan työjärjestykseen. Lukuvuotena on keskimäärin 188 työpäivää. Kesäkuukausina ateriakuljetusten tarve vähenee olennaisesti koulujen kesäloman aikaan ja myös osa päiväkodeista suljetaan kuukaudeksi (pääsääntöisesti heinäkuuksi). Tilaajalla on siten oikeus vähentää kuljetuksia kesäkautena tarpeen mukaan ja kuljetuksista maksettava korvaus vähenee samassa suhteessa, mikä on huomioitava laskutuksessa. Ateriakuljetuksissa käytetään kuljetuslaatikoita (kooltaan 60x40x30 cm) sekä kuljetusvaunuja (Tervakosken kouluihin ja päiväkoteihin toimitettavien ruuankuljetusvaunujen koko on 54 x 81 x 144 cm (muutoin vaunujen koko on 52 x 69 x 137 cm). Vanhuksille toimitettavat yksittäisannokset on pakattuna em. kuljetuslaatikoihin ja kuumat ateriat tarjottimilla. Hankinta on jaettu kahteen osakokonaisuuteen: Osakokonaisuus 1: Kohde 1 Osakokonaisuus 2: Kohde 2 Kohde 1 sisältää lähetti- ja ateriakuljetukset kahdella autolla. Toisen auton toiminta-alue on Turenki, Heinäjoki ja Harviala. Reitin pituus on arviolta km/pv ja kesto 3,25-6,25 tuntia vaihdellen eri päivinä, alkaen klo Toisen auton toiminta-alue on Turenki ja Hämeenlinna, arvioitu reitin pituus n. 100 km/pv ja kesto 5,5-6 tuntia vaihdellen eri päivinä, alkaen klo 8:30 tai 8:45. Kohde 2 sisältää sekä lähetti- että ateriakuljetuksia Turengin, Leppäkosken ja Tervakosken alueella (sekä torstaisin Hattulaan). Kuljetusreitin arvioitu pituus on km/pv ja arvioitu kesto 4,75-8,25 tuntia vaihdellen eri päivinä, alkaen klo 9 (ti ja to alkaen klo 6:30). Reiteistä on tarkempi kuvaus liitteessä 1 sisältäen reittisuunnitelmat sekä koulujen lukuvuoden aikana että koulujen lomien aikana. Tarjouksen voi tehdä joko kohteesta 1 tai kohteesta 2 tai kummastakin kohteesta. Osatarjouksia kohteen 1 tai kohteen 2 sisällä ei hyväksytä. Janakkalan kunta Kunnanvirasto Puh. (03) tai (019) Juttilantie 1 Fax (03) tai (019) Turenki janakkalan.kunta@janakkala.fi

2 2 (7) 2. Hankintamenettely 3. Tarjouksen antaminen 3.1. Hinnoittelu ja hinnantarkistukset 3.2. Kalusto- ja henkilöstövaatimukset Kyseessä on EU:n kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus julkisten hankintojen ilmoituskanavalla sekä Janakkalan kunnan kotisivuilla. Tarjous tulee tehdä oheisella tarjouslomakkeella (liite 2) suomen kielellä sisältäen lisäksi tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot ja selvitykset. Sitä ei saa sitoa minkään muun samanaikaisesti tai myöhemmin mahdollisesti vireillä olevan tarjouskilpailun ratkaisemiseen. Tarjoaja sitoutuu järjestämään tarjoamansa kohteen kuljetukset näiden tarjouskilpailuasiakirjojen mukaisesti. Arvonlisäveroton tarjoushinta annetaan tarjouslomakkeella (liite 2). Tarjoushinta tulee antaa kohteittain muodossa /tunti (alv 0%). Muussa muodossa annetut tarjoukset hylätään. Liitteessä 1 mainitut reittien kilometrimäärät ja tuntimäärät ovat ohjeellisia noin arvoja. Halutessaan tarjoaja voi koeajaa itsenäisesti reitit tarjoushinnan muodostamiseksi. Tarjottu hinta sisältää kaikki palvelun tuottamisesta tarjoajalle aiheutuvat kulut. Mitään muita maksuja ja veloituksia ei hyväksytä. Hinnat ovat kiinteät saakka. Optiokausina palveluntuottajan on mahdollista esittää palveluntuottamiseen kohdistuvien todellisten kustannusten nousuun perustuvaa enintään 2 % hinnanmuutosta. Reitteihin saattaa tulla sellaisia muutoksia ja lisäkuljetuksia, jotka eivät kuitenkaan pidennä päivittäistä tuntimäärää. Mikäli ajoreitteihin on tarve tehdä kesken sopimuskauden sellaisia muutoksia, jotka vaikuttavat ajotuntien pidentymiseen tai vähenemiseen, hinnantarkistus tapahtuu tarjotun tuntihinnan perusteella 15 minuutin tarkkuudella. Mahdollisista satunnaisista lisätöistä maksetaan vastaavasti tarjotun tuntihinnan perusteella 15 min tarkkuudella. Tarjoaja vastaa siitä, että käytettävä autokalusto (varsinainen ja vara-kalusto) on Suomen tieliikenteeseen hyväksyttyä ja katsastus on voimassa. Elintarvikkeiden kuljetustoiminta on Suomessa elintarvikelain nojalla ilmoitettavaa elintarvikehuoneistotoimintaa. Käytettävän kaluston on täytettävä lainsäädännön ja terveysviranomaisten vaatimukset ruokakuljetukseen käytettävästä kuljetuskalustosta (MMM:n asetus ilmoitettujen elintarvikehuoneistojen elintarvikehygieniasta 1367/2011 sekä Elintarvikelaki 23/2006, ote laista liitteessä 4). Kuljetus on järjestettävä siten, ettei elintarvikkeiden hygieeninen laatu vaarannu kuljetuksen aikana. Tarjoajalla on oltava myös asetuksen mukainen omavalvontasuunnitelma, joka kuljetushenkilöstön tulee tuntea. Valitun tarjoajan on esitettävä omavalvontasuunnitelma ja terveysviranomaisen todistus auton soveltuvuudesta elintarvikkeiden kuljetukseen ennen sopimuksen tekoa.

3 3 (7) Kohteen 1 mukaisissa kuljetuksissa edellytetään vähintään kahta N1- luokan pakettiautoa, joissa kuormatilan korkeus on vähintään 1,8 metriä ja tilavuus vähintään 10 m 3. Kohteen 2 mukaisissa kuljetuksissa edellytetään takalaitanostimella varustettua N1-luokan pakettiautoa tai N2-luokan kevytkuorma-autoa, jonka kuormatilan korkeus on vähintään 2 metriä ja tilavuus vähintään 20 m 3 (nykyinen kalusto 25 m 3 ). Kaluston tavaratilan on kuitenkin molemmissa kohteissa oltava riittävän suuri siten, että kaikki reittisuunnitelmassa (liite 1) ilmoitetut laatikot, vaunut ja rullakot mahtuvat autoon. Tarjoajalla on oltava käytössään kalustovaatimukset täyttävää varakalustoa kuljetusten varmistamiseksi mahdollisissa ongelmatilanteissa. Varakaluston tiedot on niin ikään ilmoitettava tarjouksen liitteenä. Tarjoajalta vaaditaan voimassa oleva tavaraliikennelupa mikäli kaluston massa on yli 2000 kg (tavaroineen). Elintarvikkeiden kuljetuksessa käytettävät ajoneuvot ja kuljetustilat on pidettävä puhtaina. Kuljetustilat, joissa kuljetetaan muuta kuin elintarvikkeita, on tarkastettava ja tarvittaessa puhdistettava ennen kuin tiloja käytetään elintarvikkeiden kuljetukseen. Käytettävissä autoissa elintarvikkeiden kuljetustila on umpitila tai muuten ohjaamosta eristetty kuljetustila. Kuljetustilan tulee olla: - päällystetty helposti puhtaana pidettävällä materiaalilla - ovissa tulee olla hyvät tiivisteet - kuljetuksen aikana kuljetustilassa ei säilytetä työkaluja, vararenkaita tms. asiaankuulumattomia tarvikkeita - tilassa on oltava mahdollisuus sitoa kuljetusvaunut kuljetuksen ajaksi tarvittaessa Lisäksi ajoneuvojen tulee tieliikenteen moottoriajoneuvojen energiatehokkuuden ja ympäristövaikutusten osalta (Laki ajoneuvojen energia- ja ympäristövaikutusten huomioimisesta julkisissa hankinnoissa 1509/2011) olla seuraavien vähimmäisvaatimusten mukaisia: - Pakettiautot, tavaratila 1-10 m3: hiilidioksidipäästöt alle 220 g/km - Suuret pakettiautot (kokonaismassa 3500 kg), tavaratila 7-15 m3: hiilidioksidipäästöt alle 240 g/km - päästöluokitukseltaan kaikkien ajoneuvojen tulee olla vähintään EURO 3- luokkaa. Valitun tarjoajan tulee todistaa kaluston täyttävän vähimmäisvaatimukset (esim. rekisteritodistuksen Euro-luokka, Trafin energiamerkintä tai muu vastaava hyväksyttävä todistus) ennen sopimuksen allekirjoittamista. Kuljetushenkilöstöltä edellytetään asiakaspalvelutaitoja ja siistejä, tunnistettavia työasuja. Kuljettajalla tulee olla voimassa oleva ajokortti, joka oikeuttaa ajamaan ko. ajoneuvoa. Kuljettajien tulee pystyä puhumaan sujuvaa suomenkieltä. Tupakointi elintarvikekuljetusautossa tai ruuankuljetusprosessin aikana on kielletty. Henkilöstöä koskee myös ehdoton salassapitovelvollisuus kaikkeen siihen salassa pidettävään tietoon, jota hän tehtävien yhteydessä saa tietoonsa. Kuljetuksen toteuttavalla henkilöstöllä (pää- ja varakuljettajat) on lisäksi oltava voimassa olevat hygieniapassit ennen sopimuksen mukaisten kuljetusten alkamista (kopio passeista toimitettava tilaajalle ennen sopimuskauden alkamista).

4 4 (7) 3.3. Muut vaadittavat tiedot ja selvitykset 3.4. Alihankkijan käyttäminen Tarjouslomakkeessa vaadittujen tietojen lisäksi tarjouksen tulee sisältää seuraavat tiedot ja selvitykset: 1) Kaupparekisteriote ja Y-tunnus 2) Veroviranomaisten todistus maksetuista veroista tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma on tehty (todistus ei saa olla 3 kk vanhempi tarjouksen jättöpäivästä laskettuna) 3) Työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty (todistus ei saa olla 3 kk vanhempi tarjouksen jättöpäivästä laskettuna) 4) Selvitys siitä, että yritys on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin 5) Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista (esim. työntekijän pääasialliset työtehtävät, palkanmaksukausi, säännöllinen työaika, vuosiloman määräytyminen, irtisanomisaika, palkan määräytymisperuste). 6) Selvitys työntekijöiden työterveyshuollon järjestämisestä (esim. jäljennös työterveyshuoltosopimuksesta tai kirjallinen selvitys lakisääteisen työterveyshuollon järjestämisestä). Mikäli tarjoajalla ei tarjouksentekovaiheessa ole vielä velvollisuutta järjestää työterveyshuoltoa, tarvitaan selvitys siitä miten työterveyshuolto aiotaan järjestää 7) Kopio voimassaolevasta liikenneluvasta (mikäli kaluston massa tavaroineen on yli 2000 kg) 8) Selvitys käytettävästä autokalustosta ja varakalustosta (merkki ja vuosimalli, kuormatilan mitat, tilavuus, EURO-luokka sekä muut tarjoajan tarpeelliseksi katsomat tiedot). Mikäli sopimuksen toteuttamiseen tarvittava kuljetuskalusto ei ole tarjousta tehtäessä tarjoajan hallinnassa tai käytettävissä, on annettava vastaavat tiedot siitä millaista kalustoa ja varakalustoa aiotaan hankkia (erillinen selvitys tarjouksen liitteeksi) 9) Selvitys tehtävään ajatellusta kuljettajasta ja varahenkilöstä (koulutus ja aiempi kokemus kilpailutuksen mukaisissa kuljetuksissa) (annetaan tarjouslomakkeella) 10) Tarjoushinnat (annetaan tarjouslomakkeella) Todistukset voi korvata Tilaajavastuu.fi yritysraportilla. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoaja, joka on osallistunut Janakkalan kunnan keskeytettyyn ateria- ja lähettikuljetuspalvelujen hankintaan ja toimittanut selvityksen työehtosopimuksesta (kohta 5), työterveyshuollon järjestämisestä (kohta 6) sekä kopiot liikenneluvista (kohta 7) ei tarvitse toimittaa em. selvityksiä uudelleen. Kohdissa 1-4 sekä 8-10 mainitut todistukset ja selvitykset on sen sijaan toimitettava uudelleen yllä mainittujen määrittelyjen mukaisesti. Tarjoajalla on oikeus käyttää jokaisella reitillä (kohteessa 1 kahdella reitillä ja kohteessa 2 yhdellä reitillä) alihankkijaa. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan

5 5 (7) 3.5. Tarjousten voimassaolo työstä kuten omastaan. Alihankinnasta vastaavilta yrityksiltä vaaditaan samat kohdassa 3.3. mainitut selvitykset ja todistukset kuin tarjoajalta. Tarjoajan tulee tarjouksessaan selvittää miltä osin tulee käyttämään alihankkijaa. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltää palveluntuottajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Tarjousten tulee olla voimassa asti. 4. Tarjousten käsittely Valinta suoritetaan niiden tarjousten kesken, jotka ovat tulleet määräajassa ja jotka vastaavat tarjouspyyntöä ja täyttävät siinä asetetut ehdot. Myöhästyneitä tai muutoin tarjouspyynnön vastaisia tarjouksia ei oteta lainkaan huomioon. Tarjousten käsittely tapahtuu kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Kilpailusta voidaan sulkea pois ne tarjoajat, joiden ei juridisesti, taloudellisesti, teknisesti tai toiminnallisesti katsota selviytyvän tarjouspyynnön velvoitteista tai jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten eläke- ja sosiaaliturvamaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 53 :n tai 54 :n mukainen poissulkemisperuste tai jotka eivät täytä hankintalain 56 : mukaisesti vaadittuja tarjoajan soveltuvuutta koskevia vaatimuksia tai tarjouspyynnössä asetettuja kelpoisuusvaatimuksia. Tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkastellaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita hankittavalta palvelulta edellytetään. Mikäli tarjoaja ei täytä kaikkia ehdottomia vaatimuksia tai ilmoittaa tiedot virheellisinä tai selvitys puuttuu, johtaa se tarjouksen hylkäämiseen. Tarjouksen on vastattava tarjouspyynnön ehtoja ja muotovaatimuksia. Tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena jos siinä on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa. Tarjous tulee tehdä tarjouspyyntöä vastaavassa muodossa ja tarjouspyynnön liitteenä olevaa tarjouslomaketta käyttäen. Tarjousvertailu Tarjouksia vertaillaan hinnan (75 %) ja laatutekijöiden (25 %) perusteella. Hinta- ja laatutekijöiden pisteytys on esitelty tarkemmin liitteessä 3. Vertailu tehdään kohteittain (kohde 1 ja kohde 2) siten, että kustakin kohteesta laaditaan oma tarjousvertailunsa. Tarjoaja ei siis voi tehdä ehdolli-

6 6 (7) sia tarjouksia siten, että tarjoajan tarjous on voimassa esimerkiksi vain jos tarjoaja tulee valituksi myös toiseen kohteeseen. Tilaaja voi hylätä kaikki tarjoukset, jos tarjousten hintataso on liian korkea tai jos olosuhteet ovat muuttuneet niin, ettei suunniteltua liikennettä ole tarkoituksenmukaista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. 5. Hankintapäätös Tilaaja tekee hankintapäätöksen ateria- ja lähettikuljetusten tarjouskilpailun toukokuussa 2016 pidettävässä kunnanhallituksen kokouksessa. Päätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille. Tarjouskilpailun julkisuus Hankinta-asiakirjat ja tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia hankintoja sekä asiakirjoja koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksenteon jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tilaaja julkistaa tarjouksista voittaneen yrityksen tai yrittäjän nimen ja tarjoushinnan. Muiden tarjousten osalta julkistetaan vain tehtyjen tarjousten lukumäärä. Liikesalaisuudet Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, ne on esitettävä erillisellä liitteellä, jonka jokainen sivu sisältää maininnan LUOTTAMUKSELLINEN. 6. Muutosten tekeminen Yksityiskohtainen reitti- ja aikataulusuunnittelu tehdään loppuun yhdessä valitun tarjoajan kanssa. Tilaaja pidättää sen lisäksi itsellään oikeuden muutosten tekemiseen muutoinkin ennen sopimuksen tekoa ja myös sen jälkeen. Kaikkien muutosten vaikutuksista liikennöintikorvauksiin neuvotellaan valitun tarjoajan kanssa erikseen. 7. Ostosopimus Liitteenä 5 on luonnos tehtävästä sopimuksesta. Sopimusmalli saattaa vielä täsmentyä, mutta se perustuu tarjouspyyntöasiakirjoissa ja voittaneessa tarjouksessa esitettyihin seikkoihin. Tässä vaiheessa tarjous tulee tehdä täysin sopimusmallin mukaisilla ehdoilla, eikä tarjoaja saa tarjouksessaan esittää sopimusmallin ehtoihin muutoksia tai lisäyksiä. Mikäli tarjoajan tarjouksessa on esitetty ehtoja, jotka ovat ristiriidassa tässä tarjouspyynnössä liitteineen olevien sopimusehtojen kanssa, ovat ne automaattisesti epäpäteviä. Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat.

7 7 (7) 8. Tiedustelut Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tilaaja ei vastaa puhelimitse esitettyihin tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin. Tarjouskilpailuun liittyvät lisäkysymykset tulee jättää suomen kielellä sähköpostitse mennessä os. Vastaukset kootaan yhteen ja esitetään Janakkalan kunnan sivuilla viimeistään Myös tarjouspyynnön mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan edellä mainitussa Internet-osoitteessa viimeistään , jolloin niiden katsotaan tulleen tarjoajien tietoon. 9. Asiakirjojen täydentäminen 10. Tarjousten jättäminen Tilaaja voi tulkinnanvaraisissa tilanteissa pyytää tarjoajaa täydentämään tarjousasiakirjoja. Muutoin puutteelliset tai tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset suljetaan pois kilpailusta. Tarjous tulee toimittaa maanantaihin klo mennessä suljetussa kirjekuoressa osoitteella Janakkalan kunta/rea Koivula, Juttilantie 1, Turenki. Kirjekuoreen tulee näkyvästi merkitä TARJOUS ATERIA- JA LÄHETTIKULJETUKSET. Tarjouksen voi lähettää myös sähköpostilla osoitteisiin sekä Aihekenttään on merkittävä Tarjous, ateria- ja lähettikuljetukset. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Lisätietoja antaa kuljetussuunnittelija Rea Koivula, p , Janakkalassa JANAKKALAN KUNNANHALLITUS Tanja Matikainen Kunnanjohtaja LIITTEET Liite 1 Reittisuunnitelmat Liite 2 Tarjouslomake Liite 3 Ateria- ja lähettikuljetusten tarjousvertailu Liite 4 Ote elintarvikelaista Liite 5 Sopimusluonnos