JULKISEN HALLINNON ASIAKIRJAHALLINNON LAINSÄÄDÄNNÖN JA TOIMINNAN UUDISTAMINEN selvitystyö Mikkelin ammattikorkeakoululle , versio 1.

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "JULKISEN HALLINNON ASIAKIRJAHALLINNON LAINSÄÄDÄNNÖN JA TOIMINNAN UUDISTAMINEN selvitystyö Mikkelin ammattikorkeakoululle. 21.9.2012, versio 1."

Transkriptio

1 JULKISEN HALLINNON ASIAKIRJAHALLINNON LAINSÄÄDÄNNÖN JA TOIMINNAN UUDISTAMINEN selvitystyö Mikkelin ammattikorkeakoululle , versio 1.0

2 SISÄLLYS 1 Saate Tiivistelmä Johdanto Asiakirjahallinnon lainsäädännön nykytilan kuvaus Asiakirjahallinnon tehtävät ja vastuut Asiakirjahallinnon säädöskartta Asiakirjahallinnolle lainsäädännössä asetetut yleiset vaatimukset asiakirjojen käsittelyssä Hallintolaki ja kuntalaki toimintaympäristön sääntelijänä Julkisuuslaki ja sen nojalla annetut säädökset Arkistolaki ja sen nojalla annetut määräykset Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettu laki ja sen nojalla annetut määräykset ja suositukset Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta annetun laki ja sen nojalla annetut säädökset ja ohjeet Rekisterilainsäädäntö Asiakirjahallinnon käsitteistö Asiakirjahallinnon ohjaus ja sen vaikutus toiminnan kehittämiseen Lain mukaisen asiakirjahallinnon järjestämisen vaatimukset ja keinot Arkistonmuodostussuunnitelma Kokonaisarkkitehtuuri Järjestämisvastuut ja niiden organisointi Asiakirjahallinto osana päätöksentekoprosessia ja sähköistä asiointia sekä muutosvaikutusten analyysi Kuntien päätöksentekoprosessin allekirjoitukset Lausuntomenettely SADe-ohjelman oppijan palvelukokonaisuus Tilinumeromuutosilmoitus Verohallinnolle Toimintamallien uudistamisesta ja olemassa olevien palveluiden asiakirjahallinnollisten menettelyjen analyysin tulokset ja johtopäätökset Ehdotukset lainsäädännön ja asiakirjahallinnon ohjeistuksen muuttamiseksi... 44

3 1 Saate Julkisessa hallinnossa on vuosia korostettu asiakaslähtöisyyttä. Tavoitteena on ollut, että kansalainen pääsee itse osallistumaan omaan palveluprosessiinsa. Viime aikoina on korostettu entistä enemmän tiedon ja tiedonhallinnan merkitystä, ja välineeksi on otettu kokonaisarkkitehtuuri. Tavoitteeksi on asetettu toiminnassa tarvittavan tiedonhallinnan tehostaminen, joka samalla merkitsee tietotekniikan tehokkuuden paranemista. Julkisen hallinnon säästö- ja kehittämistavoitteiden myötä vaatimukset ovat koko ajan lisääntyneet. Mikkelin ammattikorkeakoulun Sähköisten palveluiden soveltavan tutkimuksen rakenteet - hankkeen yksi tavoite on erityisesti julkisen sektorin prosessien tehostaminen ja sähköisen asioinnin, sähköisen hallinnon ja pitkäaikaissäilytyksen kehittäminen, kohderyhmänä erityisesti kunnat, sairaanhoitopiirit ja valtion viranomaiset. Hankkeessa aihetta lähdettiin tutkimaan rajatusti ja lähtökohdaksi otettiin julkisen hallinnon asiakirjojen ja tietojen hallinta. Näkökulmaksi valittiin, miten lainsäädäntö tukee tai hidastaa toiminnan ja tiedonhallinnan tehostamista. Käytännössä asiaa pohdittiin neljän erilaisen prosessin avulla. Selvitys esittelee toimenpide-ehdotuksia jotka koskevat julkisen hallinnon toimintatapoja ja periaatteita sekä asiakirjojen ja tiedonhallintaan säätelevää lainsäädäntöä. Kyse on siten yleisistä perusasioista, joita tarkentamalla kehitystä voidaan viedä eteenpäin. Niiden ajantasaistamisen ei pitäisi herättää suuria intohimoja. Perusasioiden tiedonhallinnan kuntoon saattamisella luodaan pohjaa varsinaiselle toiminnan kehittämiselle. Selvityksen tilaaja toivookin, että ehdotuksia lähdetään määrätietoisesti toteuttamaan. Toteuttamiselle on olemassa hyvät mahdollisuudet uusimman lainsäädännön ja mm. kokonaisarkkitehtuurista tehtyjen linjausten pohjalta. Toteuttamisessa voidaan hyödyntää jo tehtyä työtä. Mikkelin ammattikorkeakoulu osallistuu toteutukseen omalla osaamisellaan. Selvitystä tullaan hyödyntämään MAMKin opetuksessa ja tutkimuksessa. Onkin nähtävissä, että selvitys on alkua laajemmalle tutkimukselle, jossa erilaiset verkostot ovat keskeisessä asemassa. Selvitys jakautuu kahteen osaan. Tiivistelmään on koottu selvityksen tuloksena esille nousseet tärkeimmät huomiot ja kehittämisehdotukset. Loppuosa muodostuu selvityksen muistiosta, joka tarkastelee asiakirjahallintoa koskevan lainsäädännön nykytilan ja analysoi neljän valitun prosessin osalta sähköisen toimintaympäristön aiheuttamien muutoksien vaikutuksista asiakirjahallintoa koskevaan lainsäädäntöön. Kiitos selvitystyön tehneelle Itä-Suomen yliopiston oikeustieteiden laitoksen informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori, dosentti, Tomi Voutilaiselle sekä Mikkelin ammattikorkeakoulun tutkijayliopettaja Markku Nenoselle, joka tilaajan kanssa on tarkastanut ja kommentoinut selvityksen tekstejä. Mikkeli Mirja Loponen Sähköisten palveluiden soveltavan tutkimuksen rakenteet -hanke 1

4 2 Tiivistelmä Julkisen hallinnon tiedonhallinta pohjautuu voimassa olevan lainsäädännön mukaan asiakirjojen hallintaan. Tiedonhallinnan ydinsäännökset on annettu 1990-luvun lopulla, joskin niitä on uudistettu jonkin verran, mutta perusperiaatteiltaan lainsäädäntö on pysynyt samana. Tiedonhallinnan laadusta viranomaisissa huolehtii asiakirjahallinto, jonka tehtävien toteuttamista tietohallinto tukee tuottamalla erilaisia tietojenkäsittely- ja tiedonhallintapalveluja. Asiakirjahallinnon ohjaus on hajautunut usealle eri viranomaiselle. Ongelmana on se, että asiakirjahallinnon yleistä ohjausta ei ole nostettu valtioneuvoston ohjesäännössä minkään ministeriön toimialan vastuulle. Se on mielletty kunkin ministeriön ja sen alaisen hallinnon itsensä hoidettavaksi ja jota on ohjattu julkisuuslain yleisillä säännöksillä. Selvitystyön perusteella asiakirjahallinnolle ei ole ollut riittävää ja keskitettyä ohjausta, jolloin kehittämistyö ei ole ollut koko asiakirjahallinnon kannalta linjakasta, jolloin asiakirjahallinnon käytänteet vaihtelevat viranomaisittain. Lisäksi asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen liittyvät lupa-, auditointi- ja sertifiointimenettelyt tulisi arvioida uudelleen muun muassa hallinnollisen taakan vähentämisen näkökulmasta, joka sekin voisi edistää ja nopeuttaa asiakirjojen sähköisen säilyttämisen yleistymistä ja tarvetta paperiasiakirjojen rinnakkaiselle hallinnoinnille. Julkisen hallinnon tiedonhallinta on viranomaislähtöistä ja asiakirjakeskeistä. Syynä tähän on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (julkisuuslaki) ja arkistolaissa omaksuttu logiikka asiakirjojen käsittelystä ja hallinnoinnista viranomais- ja arkistonmuodostajakohtaisesti. Tämä johtaa siilomaiseen julkisen hallinnon tiedonhallintaan ja muodolliseen tietojen jäsentämiseen asiakirjan käsitteen alaan. Asiakirjojen käsittelyssä ja hallinnassa keskiössä on asianhallinta, jolla pyritään saattamaan asiakirjojen käsittely viranomaisten prosesseissa suunnitelmalliseksi ja yhdenmukaiseksi viranomaisorganisaation sisällä. Asiakirjojen käsittelyssä on kiinnitetty huomiota asiankäsittelyprosesseihin, mutta vähemmälle huomiolle on jäänyt tosiasiallisessa hallintotoiminnassa, palveluja tuotettaessa, syntyneiden asiakirjojen käsittely ja hallinta. Arkistointi puolestaan perustuu asiakirjojen hallintaan, joka pohjautuu paperiasiakirjojen käsittelyyn, vaikka arkistointiakin on pyritty viime vuosina sähköistämään. Kokonaisuudessaan siiloutuminen on johtanut päällekkäiseen asiakirjojen hallinnointiin ja arkistointiin. Viranomaisten tiedot ovat yhä enenevässä määrin erilaisissa tiettyä käyttötarkoitusta varten käytössä olevissa rekistereissä, joissa tiedot ovat hajautuneina tietoyksiköihin. Tällaiset tietoyksiköt koostetaan asiankäsittelyvaiheissa asiakirjallisiksi tietokokonaisuuksiksi tietyn vaiheen toimenpidettä varten. Viranomaisten asiakirjallisen tiedon hallinta perustuukin nykyään operatiivisella tasolla viranomaisten rekisterien tietojen käsittelyyn ja hallintaan. Rekistereissä olevan tiedon hallinta kuuluukin asiakirjahallinnon tehtäviin. Nykyiset kehittyvät tiedonhallintamallit tukevat sitä käsitystä, että asiakirjahallinnon menettelyjä ja asianhallintaa pitäisi tarkastella prosessilähtöisesti ja asiakeskeisesti. Prosessilähtöisyydellä tarkoitetaan tässä sitä, että julkisessa hallinnossa tiedonhallinta nähdään jonkin viranomaisen hallinnoimana kokonaisuutena riippumatta siitä, käsitteleekö jossakin osaprosessissa asiaa jokin toinen viranomainen. Asiakeskeisyydellä puolestaan tarkoitetaan sitä, että asianhallinta ja siihen liittyvä tiedonhallinta muodostuvat asiankäsittelyn ympärille, jolloin tiedon muodolla ei ole merkitystä, vaan sillä, mihin joukkoon tieto kuuluu ja millä perusteella viranomainen käsittelee tietoa. Prosessikeskeisyyden ja asialähtöisyyden lähtökohtana on luoda yksilöintitunnus, joka on yksikäsitteinen ja ainutkertainen. Selvitystyön perusteella myös asiakirjahallinnon lainsäädännöllinen käsitteistö on osittain vanhentunut, koska kehittämistä tehdään eri terminologialla kuin lainsäädännössä oleva käsitteistö 2

5 on. Tämä voi johtaa ongelmiin julkisuusperiaatteen toteuttamisessa, jos tosiasiallinen toiminta poikkeaa merkittävästi esimerkiksi terminologian osalta. Julkisen hallinnon tietoarkkitehtuuri edellyttäisikin, että lainsäädännön käsitteistö ja tosiasiallisen toiminnan sanastot ovat yhtenäisiä. Julkisessa hallinnossa kuvataan tietohallintolain velvoittamana julkisen hallinnon organisaatioiden kokonaisarkkitehtuurit. Nämä kuvaukset ovat sidoksissa erityisesti tietoarkkitehtuuriin, joka on asiakirja- ja rekisteritasolla kuvattu arkistonmuodostussuunnitelmissa. Kokonaisarkkitehtuurityöhön ja asiakirjahallinnon kuvausten tuottamiseen pitäisi muodostaa oma toimintamalli, jossa päällekkäisiä kuvauksia vältetään. Kokonaisarkkitehtuurityössä onkin välttämätöntä huomioida asiakirjahallinnossa jo tehty kuvaamistyö sekä osaamisresurssit. Julkisessa hallinnossa tulisi hyväksyä asiakirjahallinnon kehittämisen periaatteiksi seuraavat linjaukset: - Siirrytään asiakirjojen hallinnasta tietojen hallintaan; - Siirrytään asiakirjakeskeisyydestä ja viranomaisuuslähtöisyydestä prosessilähtöisyyteen ja asiakaskeskeisyyteen; - Yhteisille prosesseille määritetään omistajat, jotka toimivat tietojen säilyttäjinä; - Määritellään yhteiset tehtäväluokitukset, joihin asiakirjahallinto pohjautuu; Selvitystyön johtopäätöksenä ehdotetaan seuraavia kehittämistoimenpiteitä: 1. Asiakirjahallinnon ohjausvastuut selkiytetään ja linjataan valtiovarainministeriön, oikeusministeriön sekä opetus- ja kulttuuriministeriön välillä. Tavoitteena tulisi olla, että asiakirjahallinnon ohjaus keskitettäisiin yhteen julkisen hallinnon tiedonhallinnasta vastaavaan ministeriöön. Lisäksi arkistolaitoksen rooli osana julkisen hallinnon sähköistä tiedonhallintaa tulisi täsmentää sekä ohjausmekanismeja tarkentaa; 2. Julkisen hallinnon tiedonhallintakaaren valmistelu käynnistetään, jonka tavoitteena on yhdenmukaistaa lainsäädäntö niin perinteisten asiakirjojen kuin sähköisten asiakirjojenkin käsittelyssä. Keskeiset uudistustyössä muutoksia vaativat säädökset ovat arkistolaki, julkisuuslaki, tietohallintolaki, sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettu laki, julkisuusasetus sekä valtion tietoturva-asetus. Lisäksi arvioidaan tiedonhallinnan ohjauskeinojen tarpeet ja niiden edellytykset; 3. Julkisen hallinnon asiakirjahallinnon käsitteistö uudistetaan tiedonhallintakaaren valmistelun yhteydessä; 4. Julkisen hallinnon asiakirjojen ja rekistereiden säilytysvastuut ja -tarpeet kartoitetaan ja uudistetaan yhdenmukaisten tiedonarvon määritysten ja kriteerien avulla; 5. Tiedon ja asiakirjojen säilytysvastuut määritellään laintasoisin säännöksin. Säilytysvastuu määritellään sille viranomaiselle, jonka vastuulla asiankäsittely on kokonaisuudessaan; 6. Julkisen hallinnon diaari-/asianumerojärjestelmä yhdenmukaistetaan sekä saatetaan JHS-järjestelmän sekä standardoinnin kautta sitovaksi sääntelyksi tietohallintolain mukaisilla menettelyillä; 7. Julkisen hallinnon tehtäväluokitukset yhdenmukaistetaan vastaamaan niin asiakirjahallinnon, kokonaisarkkitehtuurin kuvaamiseen kuin tilastoinninkin tarpeita; 8. Asiakirjahallinnon ja tietohallinnon kuvaamisvastuut ja -ohjeet yhdenmukaistetaan palvelemaan sekä arkistonmuodostuksen että kokonaisarkkitehtuurihallinnan tarpeita; 9. Asianhallintajärjestelmille luodaan julkiseen hallintoon yhdenmukaiset peruskäyttötapaukset, joiden pohjalta asianhallintaa voidaan kehittää yhdenmukaisesti; 3

6 10. Kuntien asiakirjahallintoa yhdenmukaistetaan sitovan sääntelyn avulla. Tällä voidaan tehostaa asiakirjahallinnon prosesseja muun muassa luopumalla tarpeettomista paikan päällä tapahtuvista pöytäkirjan tarkastamisista; Ehdotusten toteuttaminen selkeyttää asiakirjahallinnon ohjausta sekä tehostaa asiakirjahallinnon kehittämistä. Asiakirjahallinnon kehittäminen sekä lainsäädännön ja toimintatapojen uudistaminen mahdollistavat julkisen hallinnon toiminnan tehostamisen sekä tuottavuuden lisääntymisen. Tällöin tiedonhallintaa sekä tietojenkäsittelymenettelyitä voidaan uudistaa vanhoista traditioista uusia tietojenkäsittely- ja tiedonhallintavälineitä tukevaan suuntaan. Toiminnan uudistaminen on mahdollista jo nykyisen lainsäädännönkin pohjalta, mutta lainsäädännön tulkintoja on muutettava sähköistä tiedonhallintaa tukevaksi. Toimintatapoja voidaan uudistaa tulkintoja tarkentamalla ja fokusoimalla uudelleen. Uudistustyö edellyttää kuitenkin julkisen hallinnon toimivaltasuhteiden tarkentamista, jotta kehitystyö voidaan jäsentää tarkoituksenmukaisella ja tehokkaalla tavalla. Sähköisen asianhallinnan kehittäminen edellyttää myös tarkennuksia olemassa olevaan lainsäädäntöön ja käsitteiden tarkentamista vastaamaan sähköisen tiedonhallinnan vaatimuksia. Tehokas ja laadukas asiakirjahallinto sekä sen järjestäminen ja kehittäminen edistävät perusoikeutena turvattujen julkisuusperiaatteen, henkilötietojen suojan ja hyvän hallinnon toteutumista. Viranomaiset ovat puolestaan velvollisia huolehtimaan perusoikeuksien toteutumisesta. Siksi on tärkeää, että asiakirjahallintoa kehitetään suunnitelmallisesti ja linjakkaasti. 4

7 3 Johdanto Mikkelin ammattikorkeakoulu tilasi kesäkuussa 2012 Itä-Suomen yliopiston oikeustieteiden laitokselta selvityksen julkisen hallinnon asiakirjahallinnon lainsäädännön ja toiminnan uudistamisesta. Selvitystyö tilaajana on Euroopan unionin Aluekehitysrahaston (EAKR) osarahoittama Sähköisten palveluiden soveltavan tutkimuksen rakenteet -hanke, jonka toteuttajana Mikkelin ammattikorkeakoulu toimii. Tilauksen mukaan selvitystyön tuli koostua seuraavista osista: - Asiakirjahallintoa koskevan lainsäädännön nykytilan kuvaus siten, että siinä on huomioitu asian ja asiakirjan koko elinkaaren hallinta. - Analyysi, joka perustuu neljään esimerkkitapaukseen sähköisen toimintaympäristön aiheuttamien muutoksien vaikutuksista asiakirjahallintoa koskevaan lainsäädäntöön. Analyysistä tulee ilmetä, miten lainsäädäntöä tai toimintatapoja muuttamalla asiakirjahallintoa saadaan tehostettua hallinnollisia menettelyitä vähentämällä. Selvitystyön tuloksena tuli esittää ehdotukset lainsäädännön ja asiakirjahallinnon ohjeistuksen muuttamiseksi. Selvitystyön lähtökohtana on asiakirjahallinto viranomaisen toimintona ja asiakirjahallinta viranomaisena velvollisuutena, joka käsittää asiakirjan koko elinkaaren sen synnystä hävittämiseen ja pysyvään säilyttämiseen ja edelleen uudelleen käyttämiseen. Asiakirjahallintaa voidaan kuvata myös viranomaisen kokonaisarkkitehtuurina, jossa tietoja (asiakirjoja) käsitellään toimintaprosesseissa, kuten asiankäsittely- ja palveluprosesseissa, joissa tietojenkäsittely tapahtuu tiettyjen käsittelysääntöjen mukaisesti erilaisista rekistereistä ja tietovarannoista. Tietojärjestelmät puolestaan ohjaavat joko kokonaan tai osittain prosesseja sekä ne ovat välineitä, joilla tietoa käsitellään ja hallitaan. Teknologiset ratkaisut ovat tapa käsitellä ja hallita tietoa voimassa olevien säännösten, määräysten ja ohjeiden mukaisesti. Selvitystyön on tehnyt informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori, dosentti, Tomi Voutilainen Itä-Suomen yliopiston oikeustieteiden laitokselta. Selvitystyötä ovat ohjanneet ja kommentoineet kehittämispäällikkö Mirja Loponen ja tutkijayliopettaja Markku Nenonen Mikkelin ammattikorkeakoulusta. 4 Asiakirjahallinnon lainsäädännön nykytilan kuvaus 4.1 Asiakirjahallinnon tehtävät ja vastuut Asiakirjahallinnon tehtävänä on huolehtia viranomaisen tiedonhallinnan sisällöllisestä määrittelystä, sen ohjauksesta ja valvonnasta, tietojen ohjauksesta ja säilyttämisestä sekä tiedonhallinnan käytäntöjen opastuksesta viranomaisorganisaatioissa. Tiedonhallintaan voidaan katsoa kuuluvaksi: Käsiteltävien ja säilytettävien tietojen määrittely sekä tiedon arvon, elinkaaren sekä siihen liittyvien tilojen, säilytysajan, säilytysmuodon, suojaustason ja tiedonsaantioikeuksien (käyttöoikeuksien) määrittely; 5

8 Julkisuuteen, salassapitoon, tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvien vaatimuksien mukaisesta toiminnasta huolehtiminen muun muassa tiedon elinkaaren eri vaiheissa; Asiakirjallisen tiedon tilan hallinta kirjaamis- ja rekisteröintitoimintojen avulla; Tietopalvelun tuottaminen ja hoitaminen; Asiakirjahallinnon tehtävänä on huolehtia hyvän hallinnon toteuttamisesta omalla alallaan asiakirjojen käsittelyssä ja hallinnassa. Erityisesti tämä näkyy hallinnon läpinäkyvyyden turvaamisessa tiedonsaantia edistäviä toimintoja kehittämällä. Asiakirjahallinnolla on tehtävänsä myös oikeusturvan varmistamisessa. Asiakirjojen tietosisällön alkuperäisyyden ja eheyden säilymisen varmistaminen on osa sekä hallinnon asiakkaiden että hallinnossa työskentelevien oikeusturvaa. Asiakirjoista voidaan todentaa viime kädessä kussakin tilanteessa asiaintila, jos asiakirjojen luotettavuus alkuperäisinä voidaan varmistaa. Asiakirjahallinnon tehtävänä on varmistaa hallinnon asiakkaiden yhdenvertainen kohtelu huolehtimalla, että asiakirjoista on mahdollista saada tieto samanlaisissa tilanteissa ja samanlaisilla perusteilla. Asiakirjahallinnon tehtävänä on myös huolehtia, että asiakirjojen käsittelyssä henkilötietojen suoja toteutuu lainmukaisesti. Asiakirjahallinto on yksi viranomaisen julkinen hallintotehtävä sekä toiminto. Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta annetun lain (634/2011) 3.1 :n 1 kohdan mukaan tietohallinnolla tarkoitetaan tukitoimintoa, jolla turvataan julkisten hallintotehtävien hoitaminen tieto- ja viestintäteknisiä menetelmiä ja keinoja hyväksikäyttäen. Tietohallinnon suhde voidaan määritellä asiakirjahallintoon siten, että tietohallinnon tehtävänä on luoda ulkoiset puitteet ja edellytykset organisaation tiedonhallinnalle. Tällä tarkoitetaan tiedonhallinnan välineiden tuottamista ja niistä huolehtimista sekä tiedonhallintaan liittyvien palveluvälineiden kehittämistä. Asiakirjahallinnon tehtävänä on tiedonhallinnan sisällöllinen määrittely ja niiden noudattamisen laadunvalvonta. Viranomaisten tiedot ovat yhä enenevässä määrin erilaisissa tiettyä käyttötarkoitusta varten käytössä olevissa rekistereissä, joissa tiedot on hajautuneina tietoyksiköihin. Tällaiset tietoyksiköt koostetaan asiankäsittelyvaiheissa asiakirjallisiksi tietokokonaisuuksiksi tietyn vaiheen toimenpidettä varten. Viranomaisten asiakirjallisen tiedon hallinta perustuukin nykyään operatiivisella tasolla viranomaisten rekisterien tietojen käsittelyyn ja hallintaan. Rekistereissä olevan tiedon hallinta kuuluukin asiakirjahallinnon tehtäviin. Asiakirjahallinnon suhde arkistotoimeen ei ole eroteltavissa toisistaan. Arkistotoimen hoitaminen voidaan nähdä yhdeksi asiakirjahallinnon tehtäväksi, joten arkistoimi kuuluu osana viranomaisen asiakirjahallintoon. Arkistotoimen hoitamiseen kuuluu varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen. Arkistotoimen on huolehdittava asiakirjoja koskevasta tietopalvelusta ja sen pitää määritellä asiakirjojen säilytysarvo sekä hävittää tarpeeton aineisto. Operatiivisella tasolla asiakirjahallinnon tehtävät voidaan eritellä seuraavasti: 6

9 Tehtävä Tiedonhallinnan suunnittelu Tiedonhallinta Tiedon säilyttäminen (sis. inventointi ja hävittäminen) Tuote/Tuotos Arkistonmuodostussuunnitelma (tiedonohjaussuunnitelma) Asiarekisteri (diaari) Arkisto, rekisteri, tietovarasto 4.2 Asiakirjahallinnon säädöskartta Asiakirjahallinnon lainsäädännöstä tulevat tehtävät voidaan jakaa perustuslain tasolla kolmeen pääluokkaan: Julkisuusperiaatteen ja hallinnon toiminnan avoimuuden toteuttaminen, PeL 12.2 ja 21.2 ; Henkilötietojen suojaaminen, PeL 10.1 ; Tieteellisen tutkimuksen vapauden mahdollistaminen ja turvaaminen, PeL 16.3 ; Viranomaisen on järjestettävä asiakirjahallinto, jotta se voi turvata edellä esitettyjen perusoikeuksien toteutuminen perustuslain 22 :n mukaisesti. Laintasoisia perustuslaista johdettuja toimialariippumattomia tiedonhallintaa koskevia säädöksiä ovat: Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettu laki (julkisuuslaki) 621/1999; Viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta annettu asetus (julkisuusasetus) 1030/1999; Tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa annettu asetus (tietoturva-asetus) 681/2010; Henkilötietolaki 523/1999; Arkistolaki 831/1994; Hallintolaki 434/2003; Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettu laki 13/2003; Säädökset ovat tiedonhallintaa koskevien säännösten suhteen vuorovaikutuksessa keskenään ja luovat asiakirjahallinnolle lakisääteisiä toimintoja ja niiden järjestämisvelvollisuuksia. Säädökset muodostavatkin alla olevassa säädöskartassa esitetyn verkoston (Kuvio 1). 7

10 Kuvio 1. Asiakirjahallinnon säädöskartta Julkisuuslaissa on säädetty yleiset vaatimukset viranomaisten asiakirjahallinnon järjestämiselle. Julkisuuslain 18.3 :ssä on säädetty erikseen, että arkistoimen tehtävistä on säädetty arkistolaissa. Toisaalta arkistolain 7.3 :ssä todetaan, että arkistoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajina toimivien viranomaisten tieto- ja asiakirjahallinnossa. Julkisuusasetuksessa on puolestaan säädetty asioiden rekisteröinnistä ja asiakirjojen kirjaamisesta. Arkistolain 16 :n mukaan arkistolaitos voi antaa määräyksiä asiakirjojen rekisteröinnistä ja luetteloinnista valtion virastoissa, laitoksissa, tuomioistuimissa ja muissa lainkäyttöelimissä sekä muissa valtion viranomaisissa. Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetussa laissa on puolestaan säännökset sähköisten asiakirjojen rekisteröinnistä ja kirjaamisesta sekä arkistolaitoksen toimivallasta antaa ohjeita ja määräyksiä sähköisten asiakirjojen kirjaamisesta ja rekisteröinnistä. Julkisuuslaissa säädetään niistä menettelyistä, joilla viranomaisen henkilörekistereistä voidaan antaa tietoja. Henkilötietolaissa on puolestaan säädetty niistä käyttötarkoituksista, joissa henkilötietoja voidaan käsitellä ja joihin viranomainen voi luovuttaa tietoja henkilörekistereistään. Henkilötietolaissa on myös arkistointia koskevat säännökset ja arkistolaissa puolestaan todetaan, että arkistoinnissa on otettava huomioon henkilötietojen suoja. Hallintolaissa on säädetty asianosaisen oikeudesta saada tietoa asiansa käsittelyn etenemisestä sekä arvio asiankäsittelyajasta. Nämä tiedot on puolestaan mahdollista saada viranomaisen asiakirjahallinnon rekistereistä (asiarekisterit). Hallintolain 24.2 :ssä on viittaussäännös julkisuuslakiin asiakirjojen julkisuudesta ja tiedonsaannista asiankäsittelyssä. Arkistolaissa on säädetty arkistonmuodostajille velvollisuus huolehtia asiakirjojen tietoturvallisuudesta. Julkisuuslain nojalla annetussa valtionhallinnon tietoturva-asetuksessa on 8

11 säädetty viranomaisten asiakirjojen ja muiden tietoaineistojen tietoturvallisen käsittelyn perusteista. Lisäksi eri toimialojen tiedonhallintaa määritteleviä säädöksiä ovat muun muassa: Oikeudenkäynnin julkisuudesta hallintotuomioistuimissa annettu laki 381/2007; Oikeudenkäynnin julkisuudesta yleisissä tuomioistuimissa annettu laki 370/2007; Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annettu laki 159/2007; Potilaan asemasta ja oikeuksista annettu laki 785/1992; Potilasasiakirja-asetus 298/2009; Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annettu laki 812/2000; Verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annettu laki 1346/1999; Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalvelusta annettu laki 661/2009; Henkilötietojen käsittelystä rajavartiolaitoksessa annettu laki 579/2005; Henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annettu laki 761/2003; Henkilötietojen käsittelystä rangaistusten täytäntöönpanossa annettu laki 422/2002; Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004; Sähköisen viestinnän tietosuojalaki 516/2004; Julkisista hankinnoista annettu asetus 614/2007; 4.3 Asiakirjahallinnolle lainsäädännössä asetetut yleiset vaatimukset asiakirjojen käsittelyssä Hallintolaki ja kuntalaki toimintaympäristön sääntelijänä Hallintolaissa on säädetty hyvän hallinnon perusteista ja asiankäsittelyprosesseille asetetuista vaatimuksista. Asiakirjahallinnon järjestäminen on osa hyvän hallinnon toteuttamista, koska sillä palvellaan muun muassa joutuisan asiankäsittelyn toteuttamista ohjaamalla asiakirjat oikeisiin asiankäsittelyprosesseihin sekä huolehtimalla asiankäsittelyn asianhallinnasta. Asiakirjahallinnon järjestämisessä on huomioitava palveluperiaatteen toteuttaminen. Hallintolain 7 :n mukaan asiointi ja asian käsittely viranomaisessa on pyrittävä järjestämään siten, että hallinnossa asioiva saa asianmukaisesti hallinnon palveluita ja viranomainen voi suorittaa tehtävänsä tuloksellisesti. Palveluperiaatteen nojalla viranomaisen asiakirjahallinnon tulee pystyä vastaamaan viranomaisille tulleisiin tietopyyntöihin sekä pyrkiä edistämään viranomaisen tehtävien suorittamista tuloksellisesti huolehtimalla viranomaisten asiakirjojen saatavuudesta ja käyttökelpoisuudesta. Asiakirjahallinto on pyrittävä järjestämään siten, että hallinnon asiakkaalla on mahdollisuus saada tieto viranomaisen asiakirjoista sekä yleiset kuvaukset viranomaisen asiakirjahallinnon määrittelyistä, kuten arkistonmuodostussuunnitelmasta. Hallintolaissa on säädetty siitä, milloin asiakirja katsotaan saapuneeksi viranomaiselle. Hallintolain 18 :n mukaan Asiakirjan katsotaan saapuneen viranomaiseen sinä päivänä, jona asiakirja on annettu viranomaiselle. Postitse lähetetyn asiakirjan saapumispäiväksi katsotaan myös se päivä, jona lähetys on saapunut viranomaisen postilokeroon tai viranomaiselle on toimitettu ilmoitus lähetyksen saapumisesta postiyritykseen. Asiakirjan saapumisajankohta voidaan todentaa asiarekisteristä. Hallintolain 20 :n mukaan hallintoasia tulee vireille, kun asian vireille panemiseksi tarkoitettu asiakirja on saapunut toimivaltaiseen viranomaiseen tai kun asia on sille suullisen vireillepanon yhteydessä esitetty ja käsittelyn aloittamiseksi tarvittavat tiedot on kirjattu. Asian vireilletulo ja sen ajankohta voidaan todentaa asiakirjahallinnon ylläpitämästä asiarekisteristä. 9

12 Hallintolain 23.2 :n mukaan viranomaisen on esitettävä asianosaiselle tämän pyynnöstä arvio päätöksen antamisajankohdasta sekä vastattava käsittelyn etenemistä koskeviin tiedusteluihin. Nämä tiedot on niin ikään saatavissa asiarekisteristä. Hallintolaissa on säännökset myös asiakirjojen muotovaatimuksista sekä kirjaamisvelvollisuuksista silloin, kun asia pannaan vireille suullisesti tai jos asiankäsittelyn yhteydessä esitetään suullisia vaatimuksia tai selvityksiä. Kuntalain (365/1995) 16.1 :n mukaan hallinnon järjestämiseksi valtuusto hyväksyy tarpeelliset johtosäännöt, joissa määrätään kunnan eri viranomaisista sekä niiden toiminnasta, toimivallan jaosta ja tehtävistä. Kunnallisen arkistotoimen vastuista on kuitenkin säädetty arkistolain 9 :ssä, jonka mukaan arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Kunnanhallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Kuntalain 29.1 :n mukaan kunnan on tiedotettava asukkailleen kunnassa vireillä olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Tällaista tiedotustoimintaa ja tiedonsaantioikeuksien edistämistä palvelevat myös kuntien asiarekisterit, joskaan ne eivät yksin riitä kunnille asetetun tiedottamisvelvollisuuden toteuttamiseksi. Kuntalain 50 :n mukaan kunnan hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset muun muassa asiakirjahallintoon liittyvistä asioista, kuten pöytäkirjojen laatimisesta, tarkastamisesta ja nähtävillä pitämisestä ja kunnan asiakirjojen maksuista. Kunnanvaltuuston ja toimielimien kokouksien julkisuudesta on säädetty kuntalain 57 :ssä. Kuntalain 62 :ssä on säädetty pöytäkirjan laatimisvelvollisuudesta. Säännöksen mukaan toimielimen kokouksesta on pidettävä pöytäkirjaa. Luottamushenkilön ja viranhaltijan päätöksistä on pidettävä pöytäkirjaa, jollei se päätöksen luonteen johdosta ole tarpeetonta. Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakuntien pöytäkirjoja on pidettävä yleisesti nähtävillä (KuntaL 62 ). Kuntayhtymien pöytäkirjojen nähtävillä pidosta on säädetty erikseen (KuntaL 85 ). Pöytäkirjat tulee olla ainakin nähtävillä kirjaamoissa. Kuntalain 64 :ssä on säädetty lisäksi kunnan ilmoituksista, jotka saatetaan tiedoksi julkaisemalla ne julkisten kuulutusten ilmoitustaululla Julkisuuslaki ja sen nojalla annetut säädökset Julkisuuslaissa on säädetty viranomaisten asiakirjojen julkisuudesta ja salassapidosta sekä siitä, miten viranomaisen tulee toteuttaa julkisuusperiaatetta omassa toiminnassaan. Asiakirjahallinnon kannalta julkisuuslain keskeisin säännöskokonaisuus on säännökset hyvästä tiedonhallintatavasta, josta on säädetty julkisuuslain 18 :ssä. Julkisuuslain 18.1 :n 4 kohdan mukaan viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Asiakirjahallinnon tehtävänä on huolehtia, että asiakirjojen ja tietojärjestelmissä olevien tietojen laatuun liittyvät tekijät on määritelty ja niitä ylläpidetään. Tietohallinnon tehtävänä on huolehtia, että tietojenkäsittelyyn tarkoitetut välineet mahdollistavat asiakirjojen ja tietojen saatavuuden ja käytettävyyden, sekä ne suojaavat asiakirjoja ja tietoja määritellyllä tavalla. Viranomaisen asianhallinnan järjestämisvelvollisuudesta on säädetty julkisuuslain 18.1 :n 1 kohdassa, jonka mukaan viranomaisen on pidettävä luetteloa käsiteltäviksi annetuista ja otetuista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista (asiarekisteri) tai on muutoin huolehdittava siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. Julkisuuslaki ei edellytä yhtä yhtenäistä asiarekisteriä, vaan asiarekisteri muodostuu loogiseksi kokonaisuudeksi viranomaiskohtaisesti. 10

13 Viranomaisten tulisi toteuttaa asiakirjahallintonsa ja tietojärjestelmänsä sekä tietojenkäsittelyt siten, että asiakirjojen julkisuus voidaan vaivattomasti toteuttaa ja että salassa pidettävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Käytännössä säännös tarkoittaa asianhallinnan järjestämistä viranomaisten toiminnassa sekä tietoturvallisuudesta huolehtimista asiakirjahallinnossa. Asianhallinnalla tarkoitetaan viranomaisessa käsiteltävien asioiden ja asiakirjojen hallintaa suunnitelmallisesti ja yhdenmukaisesti. Asianhallinnan avulla viranomainen toteuttaa asiankäsittelyn julkisuutta ja muita julkisuusperiaatteen vaatimuksia sekä lainmukaisen asiankäsittelyn vaatimuksia. Asianhallinnan järjestämisestä on säädetty tarkemmin julkisuusasetuksessa (1030/1999, julkisuusasetus), joka koskee valtionhallinnon viranomaisia (JulkL 36 ). Kuitenkin julkisuusasetuksen säännökset on saatettava voimaan viranomaisen omilla asiakirjahallinnon määräyksillä myös kunnissa, evankelisluterilaisessa kirkossa ja yliopistoissa, jotta ne voivat toteuttaa julkisuuslain 18.1 :n 1 kohdan asettamia vaatimuksia hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi. Julkisuusasetuksen 4.1 :n 2 kohdan mukaan viranomaisen on annettava riittävät ohjeet asioiden ja asiakirjojen kirjaamisesta. Julkisuusasetuksen 4.1 :n 3 kohdan mukaan keskeneräisiä asioita kuvaavat ja niitä koskevat tiedonantovelvollisuuden toteuttamiseksi laaditut luettelot ja asiakirjat on pidettävä ajan tasalla. Säännöksen tarkoituksena on ohjata viranomaisia kehittämään ja ylläpitämään asianhallinnan toiminnallisuuksia siten, että niistä on saatavissa ajantasaista tietoa viranomaisen toiminnasta sekä siinä käsiteltävistä asioista ja asiakirjoista. Julkisuusasetuksen 5.1 :n mukaan tiedonsaantioikeuksien toteuttamiseksi ja edistämiseksi viranomaisella tulee olla sillä käsiteltävinä olevien asioiden seurantaa varten tiedot siitä, mitä asiarekisterejä, diaareja, luetteloita, hakemistoja ja muita rekistereitä viranomaisella on tai, miten tieto viranomaisen julkisista asiakirjoista voidaan muuten löytää. Viranomaisen on huolehdittava siitä, että asiarekisterien väliset suhteet selvitetään ja että käsiteltävä asia, mikäli mahdollista, kirjataan vain kerran. Julkisuusasetuksen 5.2 :n mukaan asiarekisterien on täytettävä arkistolain nojalla annetut määräykset asiakirjojen rekisteröinnistä ja luetteloinnista. Viranomaisella pitää olla asetuksen nojalla luettelo, josta voidaan todeta asiakirjahallintoon kuuluvat rekisterit, joiden avulla voidaan puolestaan löytää tietty asia tai asiakirja. Julkisuusasetuksen 6 :n mukaan viranomaisen käsiteltäviksi annetuista ja otetuista asioista tulee tehdä merkinnät asiarekisteriin. Merkinnät tulee tehdä ainakin seuraavista seikoista ja toimenpiteistä: Asian vireilletuloon liittyvät merkinnät: asian vireillesaattaja, asiakirjan saapumispäivä ja asian vireilletulopäivä. Jos asia on tullut vireille viranomaisen itsensä aloitteesta, tulee siitä tehdä seuraavat merkinnät: asiakirjan laatimispäivä sekä tätä kautta vireilletulleen asian laatu; Asian käsittelyyn liittyvät merkinnät suoritetuista välitoimenpiteistä, kuten toimituksista sekä selvitys- ja lausuntopyynnöistä ja niitä koskevista asiakirjoista; Asian ratkaisuun ja päättämiseen liittyvät merkinnät asian lopputoimenpiteistä ja niitä koskevista asiakirjoista. Julkisuusasetuksen 6.2 :n mukaan viranomaisen on huolehdittava asiarekisteriä suunniteltaessa ja laadittaessa siitä, että asiarekisteristä voidaan vaivatta antaa tieto siihen tehdyistä julkisista merkinnöistä. Julkisuusasetuksen 7 :n mukaan viranomaisen on pidettävä asiarekistereitä yleisön saatavilla kirjaamossa tai muissa yleisöpalvelupisteissä. Käytössä oleva diaarikaava tai asiaryhmittely ja muut asiakirjojen luokitteluperusteet on liitettävä asiarekisterin yhteyteen. Julkisuuslaissa on säädetty viranomaiselle toimitettujen (7 ) ja viranomaisen laatimien asiakirjojen julkiseksi tulosta (6 ). Eräänä kriteerinä asiakirjan julkisen tulolle tai oikeammin sanottuna 11

14 julkisuuslain soveltamisen piiriin kokonaisuudessaan tulolle on säädetty se, että asiakirja on kirjattu viranomaisen asiarekisteriin. Julkisuuslain 18.1 :n 4 kohdan mukaan viranomaisen on suunniteltava ja toteutettava asiakirja- ja tietohallintonsa siten, että asiakirjojen julkisuus voidaan vaivattomasti toteuttaa. Asiakirjat ja tietojärjestelmät sekä niihin sisältyvät tiedot on arkistoitava tai hävitettävä asianmukaisesti. Lisäksi viranomaisen asiakirja- ja tietohallinnon on huolehdittava asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen suojaamisesta, eheydestä ja laadusta asianmukaisin menettelytavoin ja tietoturvallisuusjärjestelyin. Näitä järjestelyjä tehtäessä voidaan ottaa huomioon tietojen merkitys ja käyttötarkoitus sekä asiakirjoihin ja tietojärjestelmiin kohdistuvat uhkatekijät ja tietoturvallisuustoimenpiteistä aiheutuvat kustannukset. Käytännössä tähän vaikuttaa asiakirjojen salassa pidettävyys sekä asiakirjassa olevien tietojen paljastumisesta aiheutuvat vaikutukset sille, jonka eduksi asiakirjojen salassapidosta on säädetty. Asiakirjahallinto on pidettävä mukana, kun viranomainen tekee hallinnollisia uudistuksia tai käyttöönottaa tietojärjestelmiä. Julkisuuslain 18.1 :n 3 kohdan mukaan viranomaisen on selvitettävä tällaisten uudistusten vaikutus tietoon liittyviin oikeuksiin ja laatuun sekä erityisesti asiakirjojen julkisuuteen, salassapitoon ja suojaan. Asiakirjahallinto pystyy tekemään arvion tällaisten muutosten vaikutuksista tietoon liittyviin oikeuksiin ja laatuun viranomaisen asiakirjoissa. Julkisuuslain 18.1 :n 4 kohta pitää sisällään vaatimuksen viranomaisen asiakirjahallinnossa toteutettavasta hyvästä julkisuus- ja salassapitorakenteesta. Tällä tarkoitetaan sitä, että viranomainen laatii asiakirjansa siten, että viranomaisen asiakirjojen julkisista osista voidaan antaa tieto vaivatta julkisuuslain 10 :n mukaisesti. Asiakirjoissa olevat tiedot tulee mahdollisuuksien ja tarpeen mukaan luokitella salassapitoluokkiin. Julkisuuslain 25 :n mukaan viranomaisen asiakirjaan, jonka viranomainen antaa asianosaiselle ja joka on salassa pidettävä toisen tai yleisen edun vuoksi, on tehtävä merkintä sen salassa pitämisestä. Merkintä voidaan tehdä muihinkin salassa pidettäviin asiakirjoihin. Merkinnästä tulee käydä ilmi, miltä osin asiakirja on salassa pidettävä ja mihin salassapito perustuu (hyvä julkisuus ja salassapitorakenne). Jos salassapito perustuu säännökseen, jossa on vahinkoedellytyslauseke, merkintä voidaan tehdä kuitenkin niin, että siitä ilmenee vain se säännös, johon salassapito perustuu. Salassapitomerkinnöistä valtionhallinnossa on säädetty valtion tietoturva-asetuksen 3 luvussa. Valtion tietoturva-asetuksessa on säädetty valtion asiakirjahallinnolle tietoturvallisuuteen liittyviä vaatimuksia. Tietoturva-asetuksen 6 :n mukaan tietoturvallisuustoimenpiteet on suunniteltava ja toteutettava siten, että ne kattavat asiakirjan kaikki käsittelyvaiheet niiden laatimisesta tai vastaanottamisesta arkistointiin tai hävittämiseen saakka mukaan lukien asiakirjan luovuttamisen ja siirtämisen sekä käsittelyn valvonnan. Suunnittelussa on pidettävä huolta siitä, että tietojenkäsittelyä koskevia velvoitteita noudatetaan myös silloin, kun tietojenkäsittelytehtävää hoidetaan viranomaisen toimeksiannosta. Tietoturva-asetuksen 4 :n mukaan valtionhallinnossa tietoturvasuunnittelun on hyvän tiedonhallintatavan mukaisesti perustuttava viranomaisen selvityksiin ja arvioihin sen hallussa olevista asiakirjoista sekä niihin talletettujen tietojen merkityksestä. Suunnittelussa on otettava huomioon hyvän julkisuus- ja salassapitorakenteen vaatimukset tietojärjestelmissä. Tietoturvallisuustoimenpiteiden mitoituksessa tulee ottaa huomioon suojattavien tietojen merkitys ja käyttötarkoitus sekä asiakirjoihin ja tietojärjestelmiin kohdistuvat uhkatekijät ja tietoturvallisuustoimenpiteistä aiheutuvat kustannukset. Julkisuuslaissa on myös säännökset asiakirjojen antamistavoista ja -menetelmistä sekä tietojen antamisesta henkilörekisteristä. Lisäksi julkisuuslaissa on säännökset salassa pidettävien 12

15 asiakirjojen antamisesta arkistolaitoksen arkistosta. Huomattavaa on, ettei julkisuuslaissa eikä muussakaan laissa ole säädetty siitä, että arkistolaitos voisi avata teknisen käyttöyhteyden sähköisen arkistonsa salassa pidettäviin tietoihin. Julkisuuslain 29.3 :n mukaan viranomainen voi avata toiselle viranomaiselle teknisen käyttöyhteyden henkilörekisterinsä sellaisiin tietoihin, jotka toisen viranomaisen on laissa erikseen säädetyn velvollisuuden mukaan otettava päätöksenteossaan huomioon. Jos henkilötiedot on säädetty salassa pidettäväksi, käyttöyhteyden avulla saa hakea tietoja vain henkilöistä, jotka ovat antaneet siihen suostumuksensa, jollei salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta erikseen nimenomaisesti säädetä toisin. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että arkistolaitos tai muukaan sähköisen arkiston pitäjä ei voi avata teknistä käyttöyhteyttä edes viranomaiselle arkiston tietoihin, jos ne sisältävät salassa pidettäviä tietoja. Tällaisesta menettelystä pitäisi olla säädetty nimenomaisesti erikseen laissa, jos arkisto pitää sisällään salassa pidettäviä tietoja. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että viranomaisen arkistolaitokselle luovuttamiin tietoihin ei olisi oikeutta enää teknisen käyttöyhteyden avulla sillä viranomaisellakaan, joka ne on luovuttanut arkistolaitokselle, ellei asiasta olisi erikseen säädetty laissa tai tietojen luovutus perustuu sen suostumukseen, jonka etujen vuoksi salassapidosta on säädetty. Toisaalta voidaan myös tulkita, että sillä viranomaiselle, joka on luovuttanut arkistolaitoksen sähköiseen arkistoon tietoja, on edelleen kompetenssi määrätä tietojen käytöstä, jolloin sillä on edelleen tietoihin käyttöoikeus. Arkistolaitoksella on tällöin vain tietojen tekninen säilytystehtävä. Tällöin kuitenkin arkistolaitoksella ei olisi oikeuksia antaa tiedonsaantiin liittyviä lupia ilman erillissäännöstä, vaan tietopyyntöihin vastaisi se viranomainen, kuka asiakirjat on toimittanut sähköiseen arkistoon. Julkisuuslaissa todetaan, että viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on. Kun asiakirjat on toimitettu arkistolaitokselle, on ne tällöin sen hallussa ja sillä on julkisuuslain mukainen kompetenssi päättää asiakirjojen tai niissä olevien tietojen antamisesta. Tämä ei kuitenkaan mahdollista teknisten käyttöyhteyksien avaamista salassa pidettäviin sähköisessä arkistossa oleviin tietoihin. Perustuslakivaliokunta (PeVL 12/2002 vp) on katsonut, että henkilötietojen käsittelyä koskeva lailla säätämisen vaatimus koskee myös teknisiä käyttöyhteyksiä. Arkistolaitoksen sähköisten tietoaineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän, VAPAjärjestelmän, siirtosopimuspohjan ( ) mukaan Siirtäjä säilyttää siirron yhteydessä kaikki oikeudet Palveluun siirtämäänsä Aineistoon. Vastaanottaja saa Siirtäjän siirtämään Aineistoon rajoitetun oikeuden käyttää sitä tämän Siirtosopimuksen sekä muun lainsäädännön tai viranomaisohjeiston mukaisten velvoitteidensa täyttämisen edellyttämissä toimenpiteissä. Omistusoikeus ja Aineistoon liittyvät tietopalvelutehtävät Siirtäjän Palveluun siirtämään Aineistoon luovutetaan Vastaanottajalle Osapuolten tekemällä erillisellä kirjallisella sopimuksella ( Luovutussopimus ) joko koko Aineistoa tai siitä erikseen yksilöityä osaa koskien. VAPA-järjestelmää koskevan luovutussopimuspohjan ( ) mukaan Luovuttaja luovuttaa tässä Luovutussopimuksessa sovituin ehdoin viranomaistoiminnassaan muodostuneen ja Palveluun siirtämänsä Aineiston Kaikki oikeudet sekä Tietopalvelua koskevat tehtävät Vastaanottajalle sekä sitoutuu täyttämään muut tämän Luovutussopimuksen mukaiset vastuunsa ja velvoitteensa. Niin ikään sopimuspohjassa todetaan, että Luovuttajalla on mahdollisuus hyödyntää luovuttamaansa Aineistoa Vastaanottajan tarjoaman Tietopalvelun ohjeiden, maksujen ja periaatteiden mukaisesti. Sopimuksien mukainen vastaanottaja on Kansallisarkisto. Siirtosopimuksen jälkeen siirron tekevä viranomainen hankkii Kansallisarkistolta tiedonhallinnan palvelua, mutta toimii vastuuviranomaisena asiakirjojen säilyttämisestä. Asiakirjat ovat edelleen siirron tekevän viranomaisen hallussa, vaikka ne ovat säilytettävänä Kansallisarkiston palvelussa. Luovutussopimuksen jälkeen asiakirjat siirtyvät Kansallisarkistolle, jonka hallussa julkisuuslain mukaisesti asiakirjat ovat ja joka toimii tietopyyntöihin vastaavana viranomaisena. Siirtosopimus ei luo arkistolaitokselle oikeutta vastata julkisuuslain mukaisiin tietopyyntöihin, vaan tietojen antamisesta päättää siirron tekevä viranomainen. 13

16 Luovutussopimuksen jälkeen tietopyyntöihin vastaa julkisuuslain mukaisesti arkistolaitos. Luovutussopimuksen jälkeen myös teknistä käyttöyhteyttä koskeva sääntely tulee myös tarkasteltavaksi arkistolaitoksen osalta sekä edellytykset teknisen käyttöyhteyden käyttöön jopa sille viranomaiselle, joka tiedot on luovuttanut arkistolaitokselle. Edellä esitetyn perusteella joko julkisuuslakiin tai arkistolakiin tulisi säätää, että arkistolaitos voi avata teknisen käyttöyhteyden tietyin rajoituksin sähköiseen arkistopalveluunsa ja tietoja voidaan luovuttaa ainakin sille viranomaiselle teknisen käyttöyhteyden välityksellä, joka on luovuttanut aineiston Kansallisarkistolle. Sääntelyn sisältöä tulee kuitenkin tarkastella yksityiskohtaisesti, koska säännösten tulisi olla täsmällisiä ja tarkkarajaisia. Perustuslakivaliokunta (PeVL 14/2002 vp) on katsonut, että teknistä käyttöyhteyttä koskevien säännösten yleisluonteisuus voi olla omiaan heikentämään henkilötietojen suojan toteutumista Arkistolaki ja sen nojalla annetut määräykset Arkistolaki koskee kaikkia viranomaisia, jotka ovat arkistonmuodostajia. Tällaisia ovat niin valtion kuin kuntien viranomaiset. Arkistolain 6 :n mukaan arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä. Arkistonmuodostus on viranomaisten tiedonhallinnan lakisääteinen tehtävä, jota toteuttaa arkistotoimen toiminnot. Arkistolain 7.1 :n mukaan arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. Arkistotoimi on leimallisesti viranomaisen tukitoiminto, jonka tulee tukea viranomaisen tehtävien suorittamista ja jota toteuttaa viranomaisen asiakirjahallinto. Tästä syystä arkistoidut tiedot tulee olla saatavilla ja käytettävissä silloin, kun viranomainen tarvitsee niitä asiankäsittelyprosesseissaan. Arkistotoimeen kuuluu huolehtia julkisten asiakirjojen saannista, mutta samalla on otettava huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva ja tietosuoja. Arkistotoimeen sisältyy myös perustuslain 21 :n toteuttaminen siten, että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on turvattava arkistotoimessa varmistamalla asiakirjojen alkuperäisyys ja säilyminen ainakin oikeusturvaan liittyvien määräaikojen ajan. Viime kädessä tällaisia aikamääreitä ovat rikosoikeudelliset vanhentumisajat. Arkistotoimeen kuuluu myös tieteellisen tutkimuksen palveleminen määrittämällä asiakirjoille arvo tieteellisen tutkimuksen käyttötarkoituksia varten. Arkistotoimeen kuuluu asiakirjojen tietoturvallisuuden varmistaminen. Arkistolain 12.1 :ssä säädetään, että asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Tämä on varmistettava osaltaan asiakirjahallinnon asettamilla erilaisilla vaatimuksilla teknisiksi ja hallinnollisiksi toimenpiteiksi tietojen suojaamiseksi. Arkistolain 13 :n nojalla viranomaisen tulee huolehtia asiakirjojen hävittämisestä, kun asiakirjojen säilytysaika on päättynyt. Hävittämisessä on huolehdittava tietosuojasta henkilötietolain 32 :n mukaisesti. Henkilötietolain 34 :ssä on säädetty henkilörekisterin hävittämisestä siten, että henkilörekisteri, joka ei ole enää rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellinen, on hävitettävä, jollei siihen talletettuja tietoja ole erikseen säädetty tai määrätty säilytettäviksi tai jollei rekisteriä siirretä arkistolaitoksen säilytettäväksi. Asiakirjojen hävittäminen kuuluu viranomaisen virkavelvollisuuksiin. Arkistolain 8.1 :n mukaan viranomaisen on arkistonmuodostajana määrättävä omassa organisaatiossaan, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Viranomaisen pitää siten antaa arkistotoimeen liittyvien tehtävien hoitamiseksi arkistolain nojalla 14

17 määräykset. Ne eivät ole ohjeita, vaan lain nojalla annettavia viranomaisen sisäistä hallintoa koskevia sitovia määräyksiä siitä, kuinka viranomaisessa toimitaan asiakirjojen käsittelyssä ja arkistoinnissa. Viranomaisen asiakirjojen käsittelyä koskevia määräyksiä annettaessa on otettava huomioon ainakin tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat. Arkistolain 8.2 :n nojalla näistä säilytysajoista ja -tavoista on ylläpidettävä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty lähinnä arkistolaitoksen antamissa määräyksissä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Arkistolaki on osittain fyysistä arkistointia koskeva laki, mutta sinällään asiakirjan käsite arkistolain 6.2 :ssä on välineneutraali. Tallennusalustaan ja fyysiseen arkistointiin viittaa lähinnä arkistolain 11, jonka mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen. Tosin kyseiseen säännökseen arkistolaitos perustaa oikeutensa myöntää lupia yksinomaan sähköisessä muodossa pysyvästi säilytettävien asiakirjojen osalta arkistonmuodostajille. Tältä osin voidaan kuitenkin todeta, että arkistolaitokselle on annettu oikeus antaa määräyksiä asiakirjojen säilyvyyden turvaavista menetelmistä. Arkistotoimen ohjausmuotona on laissa säädetty arkistolaitokselle regulointimahdollisuus asiakirjojen arkistointiin liittyen. Määräykset on tarkoitettu toimialan sitovaan ohjaukseen. Tähän toimivaltaan ei liene suoraan liitettävissä lupakompetenssia, joka perustaisi arkistolaitokselle oikeuden määrittää omalla määräyksellään lupiin liittyviä tehtäviä itselleen. Lupakompetenssiin liittyy myös elementtejä, joilla on heijastusvaikutuksia omaisuuden suojaan, jos lupaehtoihin kuuluu käytännössä markkinoilla olevien tuotteiden ominaisuuksien sitova sääntely ja vaikuttaminen eri tuotteiden kelpoisuuteen markkinoilla. Jos asiakirjojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa on luvanvaraista, tulisi tästä olla nimenomaisesti säädetty laissa, jossa olisi puolestaan delegointisäännös, joka mahdollistaa lakia alemmantasoisen sääntelyn säännöksen sisällön teknisistä yksityiskohdista joko asetuksella taikka arkistolaitoksen määräyksellä. Arkistolaissa säädetään myös, että pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos erikseen määrää, mikä viittaa fyysisten asiakirjojen säilyttämiseen. Lisäksi arkistolain 15 viitataan fyysiseen säilyttämiseen. Säännöksen mukaan asiakirjoja voidaan lainata vain toiselle viranomaiselle taikka arkistolaitokseen tai muuhun laitokseen, jossa niiden käyttö on valvottua ja säilyttäminen turvallista. Arkistolaitokselle on annettu määräyksenantokompetenssi, joka liittyy sille laissa säädettyyn tehtävään. Arkistolain 4 :n mukaan arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata, kehittää ja tutkia arkistotointa. Arkistolaitoksen tehtävistä on säädetty tarkemmin arkistolaitoksesta annetun asetuksen (832/1994) 1 :ssä, jonka mukaan arkistolaitoksen tehtävänä on: 1) ohjata arkistotointa sen mukaan kuin arkistolaissa ja sen nojalla säädetään tai määrätään; 2) huolehtia arkistotoimen yleisestä kehittämisestä ja sen edellyttämästä tutkimuksesta ja koulutuksesta; 3) ottaa vastaan ja säilyttää viranomaisten luovuttamia asiakirjoja; 4) hankkia ja säilyttää muita yhteiskunnan ja tutkimuksen kannalta merkityksellisiä asiakirjoja; 5) huolehtia säilyttämäänsä aineistoon liittyvästä tietopalvelusta; sekä 15

18 6) hoitaa muut tehtävät, jotka säädetään tai määrätään sen tehtäviksi. Arkistolaitoksen määräyksenantovalta rajautuu näiden tehtävien edistämiseen ja toteuttamiseen. Laissa olevat delegointisäännökset on oltava täsmällisiä ja tarkkarajaisia, jolloin määräyksenantoa koskevien delegointisäännöksien käyttömahdollisuuksia ja laajuutta on tulkittava suppeasti. Arkistolaitoksen viranomaisiin kohdistuvat määräyksenantovaltuudet on säädetty seuraavan taulukon mukaisesti arkistolaissa: Delegointisäännös ArkL 16 : Arkistolaitos voi antaa määräyksiä asiakirjojen rekisteröinnistä ja luetteloinnista. ArkL 8.3 : Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. ArkL 12.2 : Arkistolaitos voi määrätä arkistotiloista. ArkL 14.1 : Arkistolaitos määrää pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirrosta kansallisarkistoon, maakunta-arkistoon tai muuhun arkistoon. Sääntelykohde Valtion virastot, laitokset, tuomioistuimet ja muut lainkäyttöelimet sekä muut valtion viranomaiset. Kaikki arkistonmuodostajat. Kaikki arkistonmuodostajat. Valtion virastot, laitokset, tuomioistuimet ja muut lainkäyttöelimet sekä muut valtion viranomaiset. Arkistolaitos on antanut määräyksiä sähköisestä pysyväisarkistoinnista SÄHKE-määräykset, arkistotiloista, materiaaleista ja menetelmistä, mikrofilmin käytöstä sekä valtionhallinnon asiakirjojen seulonnasta ja hävittämisestä. Voimassa olevia seulontapäätöksiä arkistolaitos on tehnyt noin 50 kappaletta. Arkistolaitoksen määräyksissä on jonkin verran kohtia, jotka aiheuttavat epävarmuutta siitä, voidaanko asiasta säännellä arkistolaissa annetuilla toimivaltuuksilla. Esimerkiksi SÄHKE2- vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö -määräys/ohje on annettu arkistolain 16 :n nojalla. Tässä delegointisäännöksessä on annettu valtuus antaa asetuksia eräille valtionhallinnon viranomaisille asiakirjojen kirjaamisesta ja luetteloinnista. Määräys koskee kuitenkin pääosiltaan sähköisen aineiston ja asiakirjojen hävittämistä, josta on säädetty arkistolain 13 :ssä. Tältä osin ei ole lainkaan selvää, että arkistolaitos voisi antaa määräyksiä asiakirjojen hävittämisestä arkistolain 16 :n perusteella, koska ko. säännöksessä pitäisi olla selkeästi ja täsmällisesti säädetty mahdollisuudesta antaa määräyksiä asiakirjojen hävittämisestä. Arkistolaitoksella lienee ainoastaan mahdollisuus ohjeistaa asiakirjojen hävittämistä. Myös jonkinlaista sääntelyyn ja toimivaltaan liittyvää epäselvyyttä on havaittavissa terveydenhuollon potilasasiakirjojen arkistointia koskevassa sääntelyssä. Arkistolaitos on tehnyt päätöksen (AL/14372/ /2008), jossa arkistolaitos ilmoittaa arkistolain 8 :n nojalla vahvistavansa ministeriön asetusluonnoksen ( ) liitetaulukkoon sisältyvien potilasasiakirjojen pysyvän säilytyksen ministeriön esityksen mukaisesti. Menettelyä voidaan pitää poikkeuksellisena sillä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 16

19 annetun lain 4.3 :n mukaan sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella voidaan säätää tarkemmin asiakasasiakirjojen yksilöimisestä sekä niiden jäljennösten säilyttämisestä. Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 12.2 :n mukaan potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja näytteiden ja mallien säilyttämisestä sekä käyttötarkoituksen perusteella määräytyvistä säilytysajoista säädetään tarkemmin sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella. Kuitenkin asiakirjojen pysyvässä säilyttämisessä noudatetaan arkistolain säännöksiä. Sääntelymalli on erikoinen, koska sosiaali- ja terveysministeriölle on myönnetty asetuksenantovaltuudet, joiden käyttö on riippuvaa arkistolaitoksen päätöksestä, joka on normihierarkiassa alemmalla tasolla kuin asetus ja asetuksenantovaltuus Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettu laki ja sen nojalla annetut määräykset ja suositukset Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettu laki on erityislaki suhteessa hallintolakiin, julkisuuslakiin ja arkistolakiin. Siihen on sisällytetty säännöksiä, joita sovelletaan silloin, kun sähköisiä asiakirjoja käsitellään sähköisiä tiedonsiirtomenetelmiä käyttämällä. Muissa tilanteissa tulee sovellettavaksi yleislaintasoiset säännökset. Siten esimerkiksi asiankäsittelyprosessissa syntyvien sähköisten asiakirjojen käsittelyyn ei aina sovelleta sähköisestä asioinnista annetun lain säännöksiä, ellei niitä lähetetä sähköisiä tiedonsiirtomenetelmiä käyttämällä. Sähköisten asiakirjojen kirjaamisesta on säädetty erikseen sähköisestä asioinnista annetussa laissa. Vastaavaa sääntelyä sekä kuntien että valtion viranomaisten toimintaan ei ole paperiasiakirjojen kirjaamiseksi annettu, vaan sitova sääntely koskee vain julkisuusasetuksen nojalla valtion viranomaisia. Sähköisestä asioinnista annetun lain 13 :n mukaan saapuneet sähköiset asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Kirjaus- tai muista vastaavista merkinnöistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta sekä merkinnät asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamisesta. Kirjaamissäännös koskee vain viranomaiselle sähköisten tiedonsiirtomenetelmien kautta saapuvia asiakirjoja. Muut sähköiset asiakirjat kirjataan valtionhallinnossa julkisuusasetuksen tai kunnissa asiakirjahallinnon määräysten mukaisesti. Asiakirjahallintoon liittyviä säännöksiä ovat myös vastaanottokuittausta (12 ) sekä sähköisen asiakirjan saapumisajankohtaa koskevat säännökset. Sähköisten asiakirjojen arkistoinnista on säädetty sähköisen asioinnin lain 21 :ssä, jonka mukaan sähköinen asiakirja on arkistoitava siten, että sen alkuperäisyys ja säilyminen sisällöltään muuttumattomana voidaan myöhemmin osoittaa. Säännöksessä ei yksilöidä tarkemmin, mitä kaikkia sähköisessä muodossa olevia asiakirjoja se koskee, mutta ottaen huomioon lain sähköisen asiakirjan määritelmä, tarkoittanee arkistointia koskeva säännös sähköisiä asiakirjoja, jotka liittyvät asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantoon. Arkistolaitokselle on säädetty sähköisen asioinnin lain 22.1 :ssä oikeus antaa ohjeita ja määräyksiä sähköisen asioinnin kirjaamisesta tai muusta rekisteröinnistä sekä arkistoinnista. Määräyksenantovalta koskee koko julkista hallintoa pois luettuna esitutkinta, poliisitutkinta ja evankelis-luterilainen kirkko. Määräyksenantovaltuutus koskee ainoastaan sähköisen asioinnin lain soveltamisalaan kuuluvien asiakirjojen kirjaamista ja arkistointia. Siten arkistolaitos ei voi antaa sähköisen asioinnin lain 22.1 :n nojalla määräyksiä, jotka koskevat asiankäsittelyprosessissa hallinnon sisällä syntyvien sähköisten asiakirjojen käsittelyä. Säännöksessä on myös havaittavissa epäsuhta arkistolakiin nähden. Arkistolaissa asiakirjojen kirjaamista koskevia määräyksiä voidaan antaa vain osalle valtion viranomaisista. Sähköisen asioinnin lain määräyksenantovaltuutusta ei ole rajattu pelkästään valtionhallintoon. Tältä osin onkin sääntelyteknisesti havaittavissa ongelma, 17

20 koska periaatteellisella tasolla arkistolaitos voisi antaa määräyksiä myös sellaisille toimijoille, kuten eduskunnalle ja sen virastoille, joihin sen määräyksenantovalta ei arkistolain nojalla ulotu. Arkistolaitos on antanut sähköisestä asioinnista annetun lain 22.1 :n nojalla nk. SÄHKEmääräyksiä sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä (AL 9815/ /2008, SÄHKE2-määräys) sekä tätä edeltäneen asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttämisestä yksinomaan sähköisessä muodossa (KA 1486/40/2005, SÄHKE1-määräys). Määräyksien säännösperustana on esitetty myös arkistolain 8, 11, 13, 14 ja 16. SÄHKE2-määräys koskee sitovana säännöksenä vain pysyvästi säilytettäviä sähköisiä asiakirjoja. SÄHKE2-määräyksessä kohderyhmäksi on määritelty valtion ja kuntien organisaatiot. SÄHKE2-määräys ei täytä sitoville oikeusnormeille asetettuja vaatimuksia. Määräys muistuttaa pikemminkin ohjetta tai teknistä eritelmää kuin oikeudellisesti sitovaa normia. Määräykseen on sekoitettu sitovan sääntelyn piirteitä ja samalla tulkintasuosituksia. Määräyksessä ei ole pykälä ja momenttijakoa, vaan määräys pitää sisällään IDnumerointia ja vaatimuksia, jotka ovat vieraita suomalaiseen oikeusjärjestelmään. Lisäksi SÄHKE2-määräyksessä on useita vaatimuksia, joita ei voida antaa arkistolain ja sähköisestä asioinnista annetun lain nojalla. Seuraavassa on esitetty esimerkinomaisesti vaatimuksia, joiden antaminen arkistolaitokselle säädettyjen määräyksenantovaltuuksien nojalla on ongelmallista. Vaatimus Tietojärjestelmän toimintoihin on määritelty käyttöoikeudet, jolloin ainoastaan auktorisoidut henkilöt pääsevät luomaan, lisäämään, muuttamaan tai poistamaan tietojärjestelmään ja eams:an sisältyviä tietoja. Käynnistettävät tietojärjestelmähankkeet, joiden tuloksena käyttöönotettavien tietojärjestelmien tavoitteena on käsitellä ja säilyttää asiakirjallisia tietoja yksinomaan sähköisessä muodossa, noudattavat nyt annettavan määräyksen (SÄHKE2) sisältämiä vaatimuksia. Käsittelyprosessit kuvataan JHS 152 suositukseen sisältyvällä työnkulkukuvaustasolla. Kuvauksessa huomioidaan myös prosessiin liittyvät tiedot ja käyttöoikeudet. Asiakirjat metatietoineen on hävitettävä tietojärjestelmästä luotettavasti niiden säilytysaikojen umpeuduttua. Ongelma Vaatimusta ei voida johtaa suoraan arkistolaitokselle säädetyistä määräyksenantovaltuuksista. Vastaava käyttöoikeuksiin liittyvä sääntely terveydenhuollossa on annettu laintasoisella säännöksellä. ID-numerolla 7.x merkityt kohdat kuuluvat lain tai asetuksen tasoisen sääntelyn piiriin. Arkistolaitoksella ei ole toimivaltaa antaa määräyksiä, jotka koskevat kaikkien sähköisten asiakirjojen tiedonhallintaa. Määräyksiä voidaan antaa sähköisen asioinnin kautta tulevien asiakirjojen kirjaamisesta sekä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja asiakirjallisen tiedon muodosta, joka on edellytyksenä, että arkistolaitos voi vastaanottaa sähköistä tietoaineistoa ja se voi säilyttää aineistoa omassa järjestelmässään pysyvästi. Arkistolaitoksella ei ole toimivaltaa antaa sitovia määräyksiä viranomaisten prosessien kuvaamisesta ja sen muodosta. Määräys on tarpeeton, koska asiasta on säädetty sekä arkistolain 13 :ssä että henkilötietolain 34 :ssä. 18

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä;

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä; Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 12.11.1999/1030 Oikeusministerin esittelystä säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21 päivänä toukokuuta 1999 annetun

Lisätiedot

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista

Lisätiedot

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo

Lisätiedot

Tiemaksut ja maksajan oikeusturva. Mirva Lohiniva-Kerkelä Dosentti, yliopistonlehtori Lapin Yliopisto

Tiemaksut ja maksajan oikeusturva. Mirva Lohiniva-Kerkelä Dosentti, yliopistonlehtori Lapin Yliopisto Tiemaksut ja maksajan oikeusturva Mirva Lohiniva-Kerkelä Dosentti, yliopistonlehtori Lapin Yliopisto Muutamia oikeusturvan kannalta olennaisia kysymyksiä Paikannus ja henkilötietojen käyttö Tietojen kerääminen

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

11.10.2013 Tekijän nimi

11.10.2013 Tekijän nimi 11.10.2013 Tekijän nimi Arkkitehtuuri kehittämisen välineenä Kokonaisarkkitehtuuri hallitun muutoksen avaimena Etelä-Savon maakuntaliitto 10.10.2013 Markku Nenonen Tutkijayliopettaja Mikkelin ammattikorkeakoulu

Lisätiedot

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013 Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005

Lisätiedot

SÄHKÖISET JA LAINSÄÄDÄNTÖ

SÄHKÖISET JA LAINSÄÄDÄNTÖ LIIKEARKISTOPÄIVÄT 12.-13.9.2007 ASIAKIRJAT SÄHKÖISET JA LAINSÄÄDÄNTÖ Jukka Tuomela Tampereen yliopisto Oikeustieteiden laitos Lainsäädännön lähtökohtia Lainsäädännössä pyritään siihen, että sähköisiä

Lisätiedot

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013 Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma Jorma Waldén 6.5.2013 Yleiskuva Säilytysvelvollisuus laitoksen tehtävien ja toiminnan kautta sisältää pitkäaikaissäilytyksen kulttuuri- ja tiedepoliittiset linjaukset,

Lisätiedot

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta

Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011. 634/2011 Laki. julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta SUOMEN SÄÄDÖSKOKOELMA Julkaistu Helsingissä 15 päivänä kesäkuuta 2011 634/2011 Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta Annettu Helsingissä 10 päivänä kesäkuuta 2011 Eduskunnan päätöksen mukaisesti

Lisätiedot

Tietoturvallisuuden arviointilaitokset apuna yritysturvallisuuden ja viranomaisten tietoturvallisuuden kehittämisessä

Tietoturvallisuuden arviointilaitokset apuna yritysturvallisuuden ja viranomaisten tietoturvallisuuden kehittämisessä Tietoturvallisuuden arviointilaitokset apuna yritysturvallisuuden ja viranomaisten tietoturvallisuuden kehittämisessä FINAS-päivä 22.1.2013 Helsingin Messukeskus Laura Kiviharju Viestintävirasto Viestintäviraston

Lisätiedot

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41 Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA Johdanto Tietosuojapolitiikassa kuvataan henkilöön liittyvien henkilötietojen tai muiden luottamuksellisten tietojen käytön periaatteet ja menetelmät

Lisätiedot

Valtionhallinnon lausuntoprosessin kehittäminen ja digitaalinen tietojen hallinta Digitaaliseen tietojen hallintaan Sotu seminaari 29.11.

Valtionhallinnon lausuntoprosessin kehittäminen ja digitaalinen tietojen hallinta Digitaaliseen tietojen hallintaan Sotu seminaari 29.11. Valtionhallinnon lausuntoprosessin kehittäminen ja digitaalinen tietojen hallinta Digitaaliseen tietojen hallintaan Sotu seminaari 29.11.2013 Markku Nenonen Tutkijayliopettaja Mamk Lähtökohdat ja tausta

Lisätiedot

Tutkittavan informointi ja suostumus

Tutkittavan informointi ja suostumus Tutkittavan informointi ja suostumus yhdistettäessä tutkittavilta kerättyjä tietoja rekisteritietoihin Ylitarkastaja Raisa Leivonen Tietosuojavaltuutetun toimisto 9.12.2010 Kysy rekisteritutkimuksen luvista

Lisätiedot

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Uusi kuntalaki: Miten sähköisiä toimintatapoja edistetään? Katariina Huikko, lakimies Kuntalaki uudistuu seminaari Kuntatalo 3.6.

Uusi kuntalaki: Miten sähköisiä toimintatapoja edistetään? Katariina Huikko, lakimies Kuntalaki uudistuu seminaari Kuntatalo 3.6. Uusi kuntalaki: Miten sähköisiä toimintatapoja edistetään? Katariina Huikko, lakimies Kuntalaki uudistuu seminaari Kuntatalo 3.6.2014 Tavoitteena Ajasta ja paikasta riippumattoman päätöksenteon mahdollistaminen

Lisätiedot

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa 23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,

Lisätiedot

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA

SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA Päivitetty 15.09.2010 www.tietosuoja.fi 2 SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA Tämän ohjeen tarkoituksena on antaa suosituksia sähköpostin

Lisätiedot

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 17.12.2012 AL/21220/07.01.01.03.00/2012 1(4) ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 1. Seulontatoiminnan perusta ja yleiset tavoitteet Arkistolaitoksen seulontatoiminnassa lähtökohtana on, että julkishallinnon

Lisätiedot

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos,

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos, HE 66/2007 vp Hallituksen esitys Eduskunnalle laiksi arkistolain 1 ja :n muuttamisesta ESITYKSEN PÄÄASIALLINEN SISÄLTÖ Esityksessä ehdotetaan arkistolakia muutettavaksi siten, että siitä poistettaisiin

Lisätiedot

Tiedonjulkistamisneuvottelukunnan tilaisuus 21.4.2008 Tieteiden talolla Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen Kansallisarkisto anitta.hamalainen@narc.

Tiedonjulkistamisneuvottelukunnan tilaisuus 21.4.2008 Tieteiden talolla Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen Kansallisarkisto anitta.hamalainen@narc. Tutkimus, aineistot ja avoimuuden rajat Tiedonjulkistamisneuvottelukunnan tilaisuus 21.4.2008 Tieteiden talolla Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen Kansallisarkisto anitta.hamalainen@narc.fi HYVÄ AINEISTON

Lisätiedot

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Tampereen yliopisto, työelämäpäivä 24.4.2012 Kehittämispäällikkö Armi Helenius, Kansallisarkisto Alan keskeiset työtehtävät Arkistotoimea ja

Lisätiedot

Lokipolitiikka (v 1.0/2015)

Lokipolitiikka (v 1.0/2015) KYS erityisvastuualue Etelä-Savon sairaanhoitopiiri Lokipolitiikka (v 1.0/2015) Sisällys 1 JOHDANTO... 2 2 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄ LAINSÄÄDÄNTÖ... 2 3 LOKI JA LOKITIETO... 3 4 LOKITIETOJEN

Lisätiedot

Sisällysluettelo. 1 JOHDANTO Irma Pahlman... 11

Sisällysluettelo. 1 JOHDANTO Irma Pahlman... 11 Sisällysluettelo 1 JOHDANTO Irma Pahlman... 11 2 KÄSITEMÄÄRITTELYT JA LÄHTEET Irma Pahlman... 13 2.1 Käsitemäärittelyt... 13 2.2 Oikeuslähteet... 16 2.2.1 Henkilötietodirektiivi (Euroopan parlamentin ja.

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

Suomen kulttuurilaitokset

Suomen kulttuurilaitokset Suomen kulttuurilaitokset Kurssi, kevät 2001 Moskovan yliopisto Leena Kononen Tiedonhaku Suomesta Julkisten viranomaisten, valtion ja kuntien keskeiset palvelut sekä keskeiset julkiset tiedot löytyvät

Lisätiedot

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali

Lisätiedot

Laatua ja tehoa toimintaan

Laatua ja tehoa toimintaan Laatua ja tehoa toimintaan Tietoturvallisuus osana laatua Kuntamarkkinat 12.9.2013 Aapo Immonen, Senior Manager, FCG konsultointi Oy 5.9.2013 Page 1 Sisältö Tavoitteet Tietoturvallisuutta ohjaavat tekijät

Lisätiedot

NASSTOLAN KUNTA HYVÄ HALLINTO Hyvän hallintotavan ohjeistuus Yhteistyöryhmä 24.5.2011 Kunnanhallitus 6.6.2011 Voimaantulo 1.7.2011

NASSTOLAN KUNTA HYVÄ HALLINTO Hyvän hallintotavan ohjeistuus Yhteistyöryhmä 24.5.2011 Kunnanhallitus 6.6.2011 Voimaantulo 1.7.2011 NASTOLAN KUNTA HYVÄ HALLINTO Hyvän hallintotavan ohjeistus Yhteistyöryhmä 24.5.2011 Kunnanhallitus 6.6.2011 Voimaantulo 1.7.20111 Sisällysluettelo Keskeiset periaatteet viranhaltijoille....... 2 Asianomaisasema.

Lisätiedot

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

Tietopyynnön käsittelyssä noudatettava menettely

Tietopyynnön käsittelyssä noudatettava menettely ANONYMISOITU PÄÄTÖS 30.06.2015 Dnro OKV/1873/1/2014 1/5 ASIA Tietopyynnön käsittelyssä noudatettava menettely KANTELU Kirjoituksessaan 1.11.2014 oikeuskanslerille A on kertonut pyytäneensä lapsiasiavaltuutetulle

Lisätiedot

Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu

Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu JHS 147 Salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen turvaluokittelu Julkaistu: 28.11.2000 Voimassaoloaika: Toistaiseksi Sisältö 1 TAUSTAA 1.1 Suosituksen tarkoitus 1.2 Asiakirjojen ja tietojen luokittelu

Lisätiedot

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia

Lisätiedot

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002

Lisätiedot

Hallintolaki. 28.1.2013 Kaupunginlakimies Pekka Lemmetty

Hallintolaki. 28.1.2013 Kaupunginlakimies Pekka Lemmetty Hallintolaki 28.1.2013 Kaupunginlakimies Pekka Lemmetty Hallintolaki Tuli voimaan 1.1.2004 Sovelletaan voimaantulon jälkeen vireille tulleisiin asioihin Samalla kumottiin hallintomenettelylaki (598/1982)

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ SUUNNITELTAESSA HUOMIOON OTETTAVISTA ASIOISTA

TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ SUUNNITELTAESSA HUOMIOON OTETTAVISTA ASIOISTA TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ SUUNNITELTAESSA HUOMIOON OTETTAVISTA ASIOISTA Päivitetty 27.07.2010 www.tietosuoja.fi 2 TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ

Lisätiedot

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden

Lisätiedot

Pilvipalveluiden arvioinnin haasteet

Pilvipalveluiden arvioinnin haasteet Pilvipalveluiden arvioinnin haasteet Tietoturvallisuus- ja jatkuvuuden hallinnan vaatimukset ICT-hankinnoissa, 12.5.2014 Laura Kiviharju Pilvipalvelut Pilvilaskenta (CloudComputing) tarkoittaa internetissä

Lisätiedot

Arkistoala historioitsijan työllist

Arkistoala historioitsijan työllist Arkistoala historioitsijan työllist llistäjänä Projektipää äällikk llikkö Tomi Rasimus Kansallisarkisto Esityksen sisältö Oma opiskelu ja työura Arkistoista historioitsijan työpaikka? Arkistoammattilaisen

Lisätiedot

ASIA. Kaupunginhallituksen, kaupunginjohtajan ja hallintojohtajan menettely KANTELU

ASIA. Kaupunginhallituksen, kaupunginjohtajan ja hallintojohtajan menettely KANTELU ANONYMISOITU PÄÄTÖS 21.09.2015 Dnro OKV/1735/1/2014 1/5 ASIA Kaupunginhallituksen, kaupunginjohtajan ja hallintojohtajan menettely KANTELU Kantelija arvostelee oikeuskanslerille 7.10.2014 osoittamassaan

Lisätiedot

MUISTIO Eljas Orrman 3.7.2009 KUNNALLISESTA ARKISTONMUODOSTAJA-KÄSITTEESTÄ

MUISTIO Eljas Orrman 3.7.2009 KUNNALLISESTA ARKISTONMUODOSTAJA-KÄSITTEESTÄ MUISTIO Eljas Orrman 3.7.2009 KUNNALLISESTA ARKISTONMUODOSTAJA-KÄSITTEESTÄ Normitilanne Tarkasteltaessa kysymystä siitä, voidaanko yhden kunnan kaikkien toimielinten ja muiden organisaatiorakenteiden katsoa

Lisätiedot

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata

Lisätiedot

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 10.3.2014 Johtoryhmä 18.3.2014 Yhtymähallitus 26.3.2014 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

Luottamushenkilöiden tiedonsaantioikeus ja saatujen tietojen edelleen välittäminen

Luottamushenkilöiden tiedonsaantioikeus ja saatujen tietojen edelleen välittäminen 8.11.2010 1(5) DocId: 145064 Luottamushenkilöiden tiedonsaantioikeus ja saatujen tietojen edelleen välittäminen Viimeaikaiseen keskusteluun ja yleisönosaston kirjoitteluun liittyen on syytä kerrata luottamushenkilöinä

Lisätiedot

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 17.1.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT

Lisätiedot

Sähköisten asiointipalvelujen järjestämisvelvollisuus

Sähköisten asiointipalvelujen järjestämisvelvollisuus HAUS 15.9.2011 Sähköinen asiointi viranomaistoiminnassa - käytännön tilanteita Jukka Tuomela Johtamiskorkeakoulu/Julkisoikeus Tampereen yliopisto 15.9.2011 HAUS Jukka Tuomela, TaY 1 Sähköisten asiointipalvelujen

Lisätiedot

Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen

Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen Anne Kauhanen-Simanainen 11.6.2014 Mitä sähköisellä hallinnolla tavoitellaan? tehokkaampia

Lisätiedot

Moniammatillisista työryhmistä ja tietojen vaihdosta lastensuojelun kentässä Jyväskylä 25.1.2013. Maria Haarajoki Lakimies, OTM Pelastakaa Lapset ry

Moniammatillisista työryhmistä ja tietojen vaihdosta lastensuojelun kentässä Jyväskylä 25.1.2013. Maria Haarajoki Lakimies, OTM Pelastakaa Lapset ry Moniammatillisista työryhmistä ja tietojen vaihdosta lastensuojelun kentässä Jyväskylä 25.1.2013 Maria Haarajoki Lakimies, OTM Pelastakaa Lapset ry Päiväys Moniammatillinen yhteistyö Lasten ja perheiden

Lisätiedot

Projektin tilannekatsaus

Projektin tilannekatsaus Kuntasektorin yhteinen KA Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Projektin tilannekatsaus Heini Holopainen Kuntien Tiera Oy heini.holopainen@tiera.fi Sisältö» Taustaa Mitä tarkoitetaan viitearkkitehtuurilla

Lisätiedot

Kuka kantaa virkavastuuta? Tanja Mansikka, VT, OTL Kuntamarkkinat 9.9.2015

Kuka kantaa virkavastuuta? Tanja Mansikka, VT, OTL Kuntamarkkinat 9.9.2015 Kuka kantaa virkavastuuta? Tanja Mansikka, VT, OTL Kuntamarkkinat 9.9.2015 Väärinkäytösten ehkäisy kunnallishallinnossa Vaalikelpoisuusrajoitukset valtuuston ja toimielimiin Esteellisyyssäännökset Kuntalaki

Lisätiedot

Digitaalinen hallinto - mitä puuttuu vai puuttuuko mitään?

Digitaalinen hallinto - mitä puuttuu vai puuttuuko mitään? Digitaalinen hallinto - mitä puuttuu vai puuttuuko mitään? Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen 1 Sähköinen hallinto Sähköiset palvelut ja tietojärjestelmät Palveluiden käyttäjät

Lisätiedot

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11. Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan

Lisätiedot

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16 SIHTEERITYÖN JA ASIAKIRJAHALLINNON TUTKINTOTOIMIKUNNAN INFOTILAISUUS 22.5.2013, Elinkeinoelämän keskusliito TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi,

Lisätiedot

-------- = LV! "17. Seinäjoen kaupungin tietoturvapolitiikka SE I N ÄJ 0 K I. 1. Johdanto. 2. Tietoturvaan liittyvät tavoitteet ja periaatteet

-------- = LV! 17. Seinäjoen kaupungin tietoturvapolitiikka SE I N ÄJ 0 K I. 1. Johdanto. 2. Tietoturvaan liittyvät tavoitteet ja periaatteet -------- Seinäjoen kaupungin tietoturvapolitiikka 1. Johdanto Tietoturva nähdään julkishallinnon organisaatioissa oleellisena osana normaalia toimintaa ja palveluiden laatua, kokonaisturvallisuutta ja

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

Konsernihallinto ja kilpailukyky Hallinnon vastuualue. Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus Minnansali, 21.2.2013

Konsernihallinto ja kilpailukyky Hallinnon vastuualue. Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus Minnansali, 21.2.2013 Konsernihallinto ja kilpailukyky Hallinnon vastuualue Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus Minnansali, 21.2.2013 Heli Leinonkoski kansliapäällikkö 22.2.2013 Jyväskylän kaupunki Konsernihallinto ja

Lisätiedot

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO... 1 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa 1.10.2014 AL/15031/07.01.01.00/2014 Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa Kyseessä on: määräys ohje suositus seulontapäätös Normin nimi Arkistolaitoksen ohje analogisten

Lisätiedot

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa.

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. ARKISTOLAITOS Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. Säännökset, joihin toimivalta ohjeen antamisesta perustuu Arkistolaki (831/94)

Lisätiedot

KAINUUN LIITTO. Kirjaamis- ja rekisteröintiohje

KAINUUN LIITTO. Kirjaamis- ja rekisteröintiohje KAINUUN LIITTO Kirjaamis- ja rekisteröintiohje SISÄLLYS 1 OHJEEN TARKOITUS... 1 2 KIRJAAMINEN 1 2.1 Kirjaamisen tarkoitus ja säädöspohja. 1 2.2 Asianhallintajärjestelmä ja asianhallinta-aineistot 1 2.3

Lisätiedot

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN

Lisätiedot

kokonaisuudistus - Työryhmän esitys Hyvä neuvottelukunta 11.6.2014 Hallitusneuvos Auli Valli-Lintu 17.6.2014

kokonaisuudistus - Työryhmän esitys Hyvä neuvottelukunta 11.6.2014 Hallitusneuvos Auli Valli-Lintu 17.6.2014 Kuntalain kokonaisuudistus - Työryhmän esitys Hyvä neuvottelukunta 11.6.2014 Hallitusneuvos Auli Valli-Lintu Kuntalain valmistelun organisointi Hallinnon ja aluekehityksen ministeriryhmä Parlamentaarinen

Lisätiedot

Valtiontalouden tarkastusviraston toimintakäsikirja Tietoturvapolitiikka 2014-2020

Valtiontalouden tarkastusviraston toimintakäsikirja Tietoturvapolitiikka 2014-2020 Valtiontalouden tarkastusviraston toimintakäsikirja Tietoturvapolitiikka 2014-2020 Sisällys Valtiontalouden tarkastusviraston tietoturvapolitiikka... 2 1 Johdanto... 3 2 Vastuut... 3 2.1 Tarkastusviraston

Lisätiedot

TIETOTILINPÄÄTÖS OSANA ORGANISAATIOIDEN TIETOPÄÄOMAN HALLINTAA

TIETOTILINPÄÄTÖS OSANA ORGANISAATIOIDEN TIETOPÄÄOMAN HALLINTAA TIETOTILINPÄÄTÖSSEMINAARI 31.1.2013 TIETOTILINPÄÄTÖS OSANA ORGANISAATIOIDEN TIETOPÄÄOMAN HALLINTAA Reijo Aarnio tietosuojavaltuutettu Tietosuojavaltuutetun toimisto KEHITYSKULKUJA TIETOYHTEISKUNTA TEKNOLOGIA

Lisätiedot

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO 1(6) Jakelussa mainitut AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO Ammattikorkeakoulut ovat viiden viime vuoden aikana

Lisätiedot

Päiväkotipalvelujen palveluntuottajien hyväksyminen edellyttää seuraavien vaatimusten täyttymistä:

Päiväkotipalvelujen palveluntuottajien hyväksyminen edellyttää seuraavien vaatimusten täyttymistä: Nastolan kunta Varhaiskasvatus Palveluseteli lasten päivähoidossa PALVELUNTUOTTAJIEN HYVÄKSYMISEN EDELLYTYKSET Päiväkotipalvelujen palveluntuottajien hyväksyminen edellyttää seuraavien vaatimusten täyttymistä:

Lisätiedot

TIETOTURVA- JA TIETOSUOJAPOLITIIKKA

TIETOTURVA- JA TIETOSUOJAPOLITIIKKA TIETOTURVA- JA TIETOSUOJAPOLITIIKKA Hyväksytty kunnanhallituksessa 20.01.2014 23 1. YLEISTÄ Tietoturva- ja tietosuojapolitiikka asiakirjana sisältää ne periaatteet, toimintatavat, vastuut, toimivallat,

Lisätiedot

Rekisteri kuntaan yksityisesti sijoitetuista lapsista

Rekisteri kuntaan yksityisesti sijoitetuista lapsista Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

YHTEISTOIMINTA-ASIAMIEHEN OHJE PAIKANTAMISTA JA HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMISEN PERIAATTEITA JA KÄYTÄNTÖJÄ KOSKEVASTA YHTEISTOIMINTA- MENETTELYSTÄ

YHTEISTOIMINTA-ASIAMIEHEN OHJE PAIKANTAMISTA JA HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMISEN PERIAATTEITA JA KÄYTÄNTÖJÄ KOSKEVASTA YHTEISTOIMINTA- MENETTELYSTÄ 1 (8) 5.1.2012 YHTEISTOIMINTA-ASIAMIEHEN OHJE PAIKANTAMISTA JA HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMISEN PERIAATTEITA JA KÄYTÄNTÖJÄ KOSKEVASTA YHTEISTOIMINTA- MENETTELYSTÄ Yhteistoiminta-asiamiehelle tehdyn pyynnön keskeinen

Lisätiedot

Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013

Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Lisätiedot

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö

Hämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö HÄMEENKYRÖN KUNTA REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Perusturva Terveyspalvelut 15.4.2014 1. Terveydenhuollon toimintayksikkö (rekisterinpitäjä) 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö Rekisteriasioiden

Lisätiedot

Sosiaalihuollon asiakkaan oikeuksien toteutuminen

Sosiaalihuollon asiakkaan oikeuksien toteutuminen Sosiaalihuollon asiakkaan oikeuksien toteutuminen Lohjan kaupunginkirjaston Järnefeltinsali 5.5.2011 klo 12.00 16.00 Sosiaaliasiamies Hilkka Kärkkäinen Sosiaalihuollon palvelujen asiakkaalla on: Oikeus

Lisätiedot

24.3.2005 1459/4/04. Ratkaisija: Apulaisoikeusasiamies Petri Jääskeläinen. Esittelijä: Oikeusasiamiehensihteeri Jouni Toivola

24.3.2005 1459/4/04. Ratkaisija: Apulaisoikeusasiamies Petri Jääskeläinen. Esittelijä: Oikeusasiamiehensihteeri Jouni Toivola 24.3.2005 1459/4/04 Ratkaisija: Apulaisoikeusasiamies Petri Jääskeläinen Esittelijä: Oikeusasiamiehensihteeri Jouni Toivola ASIAKIRJAPYYNNÖN VIREILLEPANOTAPA 1 KANTELU Toimittaja A pyysi eduskunnan oikeusasiamie

Lisätiedot

Tietohallinnon selkeät rakenteet ja vastuut. Pääjohtaja, OTT Tuomas Pöysti/VTV 20.5.2014

Tietohallinnon selkeät rakenteet ja vastuut. Pääjohtaja, OTT Tuomas Pöysti/VTV 20.5.2014 Tietohallinnon selkeät rakenteet ja vastuut Pääjohtaja, OTT Tuomas Pöysti/VTV 20.5.2014 Sisältö Tietohallinnon selkeät rakenteet ja tietohallinnon vastuut: Kuka vastaa kokonaisuudesta? Miten ohjausta ja

Lisätiedot

Arkistolaitos ja avoin tieto. Kohti avointa ja kestävää tietoa -seminaari 21.11.2014 Mikkelin ammattikorkeakoulu Tytti Voutilainen

Arkistolaitos ja avoin tieto. Kohti avointa ja kestävää tietoa -seminaari 21.11.2014 Mikkelin ammattikorkeakoulu Tytti Voutilainen Arkistolaitos ja avoin tieto Kohti avointa ja kestävää tietoa -seminaari 21.11.2014 Mikkelin ammattikorkeakoulu Tytti Voutilainen Avoimuus on keskeisin arvo Arkistolaitos edistää hyvän tiedonhallintatavan

Lisätiedot

POTILASASIAKIRJASSA OLEVAN TIEDON ANTAMINEN POTILAALLE

POTILASASIAKIRJASSA OLEVAN TIEDON ANTAMINEN POTILAALLE 17.3.2016 Dnro 1669/2/15 Ratkaisija: Oikeusasiamies Petri Jääskeläinen Esittelijä: Vanhempi oikeusasiamiehensihteeri Håkan Stoor POTILASASIAKIRJASSA OLEVAN TIEDON ANTAMINEN POTILAALLE 1 ASIA Tutkittavani

Lisätiedot

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus Versio: 1.2 5.10.2012 Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1

Lisätiedot

Marja Kuhmonen Sosiaalihuollon ylitarkastaja. Itä-Suomen aluehallintovirasto Peruspalvelut, oikeusturva ja luvat -vastuualue

Marja Kuhmonen Sosiaalihuollon ylitarkastaja. Itä-Suomen aluehallintovirasto Peruspalvelut, oikeusturva ja luvat -vastuualue Marja Kuhmonen Sosiaalihuollon ylitarkastaja Itä-Suomen aluehallintovirasto Peruspalvelut, oikeusturva ja luvat -vastuualue Itä-Suomen aluehallintovirasto 15.2.2012 1 YKSITYINEN SOSIAALIPALVELU: Laki yksityisistä

Lisätiedot

2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri

2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Rekisteriseloste 1 (5) 1. REKISTERIN NIMI Potilasrekisteri 2. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Käyntiosoite Postiosoite Puhelinvaihde (08) 315 2011 3. REKISTERIASIOIDEN VASTUUHENKILÖ

Lisätiedot

Sisällönhallinta, esteettämyys, henkilötiedot,

Sisällönhallinta, esteettämyys, henkilötiedot, CT30A3201 - WWW-sovellukset Sisällönhallinta, esteettämyys, henkilötiedot, Jouni.Ikonen lut.fi 12.11.13 1 Jouni Ikonen Sisällönhallintajärjestelmät content management system (CMS) Mahdollistaa joukon ihmisiä

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä Arkistolaitos Helsinki 2010 Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä 1 ARKISTOLAITOS Määräys AL/13157/07.01.01.00/2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys

Lisätiedot

Varmaa ja vaivatonta

Varmaa ja vaivatonta Varmaa ja vaivatonta viestintää kaikille Suomessa Tekninen valvonta sähköisissä palveluissa Päällikkö Jarkko Saarimäki Tähän joku aloituskuva, esim. ilmapallopoika jarkko.saarimaki@ficora.fi Ennakkokysymys

Lisätiedot