Viestinnän apu paikallisyhdistyksille. Jaana Paulanne-Sahrio vs. viestintäkoordinaattori

Transkriptio

1 Viestinnän apu paikallisyhdistyksille Jaana Paulanne-Sahrio vs. viestintäkoordinaattori 1

2 Tiedottaminen Vaikuttaa halutun Lisää luottamusta mielikuvan syntymiseen yhdistyksen y sisällä ja yhdistyksestä ulkopuolella Varmistaa avoimuuden ja läpinäkyvyyden yhdistyksessä Haastaa vuoropuheluun ja saa aikaan vuorovaikutusta Tiedottaminen ei ole yhdistyksen päämäärä sinänsä, vaan sen tehtävänä on tukea yhdistyksen tavoitteiden toteutumista Houkuttelee uusia jäseniä ja luo yhteistyösuhteita Lisää toimintaa ja motivoi jäseniä osallistumaan Varmistaa, että kaikki tietävät, mihin ollaan menossa ja millaista polkua sinne kuljetaan.

3 Miten paikallisyhdistysten tiedottaminen i onnistuu ja mistä saat valmista materiaalia? Tässä esityksessä: Verkkoviestintä Nettisivut SYLVI-Extranet (aineistopankki), mm. Valmiita tiedote- ja kutsupohjia Logot Jäsenten ajantasaiset osoitteet Yhdistyksen oma sähköposti Lisäksi Facebook-ohjeita Painotuotteet Jäsentiedotteet Savon Yrittäjä lehti

4 Paikallisyhdistysten www-sivut Ti Toimivat i www-sivut Päivitä: Tapahtumakalenteri Tiedotteet Yhteystiedot Jokaisen PY:n tulee määrittää nettisivuvastaava, i jolle Jaana antaa koulutuksen sivujen päivittämiseen ( Tukea ja opastusta (ja tunnukset) saa aina Jaanalta!

5 Suomen Yrittäjien SYLVI-Extranet Käyttäjiä ovat Suomen Yrittäjien hallituksen jäsenet, alue- ja toimialajärjestöjen puheenjohtajat ja toimihenkilöt, paikallisyhdistysten puheenjohtajat sekä keskusjärjestön henkilökunta Suosituimpia aineistoja ovat erityisesti markkinointiviestinnän materiaalit ja pohjat Sähköinen jäsentiedotepohja Tapahtumailmoituksen tai kutsun Word-pohja Logot eri muodoissa Kuvapankki Kirjaudu osoitteessa:

6 Yhdistyksen oma sähköpostiosoite Paikallisyhdistyksen puheenjohtajan käytössä on yhdistyksen sähköpostiosoite ja -laatikko. Osoite on muotoa (esim.) Osoitteesta on tehty jatko-ohjaus puheenjohtajan omaan sähköpostiosoitteeseen Yhdistyksen sähköpostiliikenne kannattaa hoitaa vain yhdistyksen postilaatikosta >> yhdistystoimintaan liittyvä viestinvaihto siirtyy kätevästi myöhemmin uudelle puheenjohtajalle Sähköpostiin kirjaudutaan osoitteessa: Käyttäjätunnus on yhdistyksen sähköpostiosoite ja salasana puheenjohtajan Sylvi-Extranetin salasana Käyttöohjeita, sähköpostiviestinnän hyvät tavat jne. SYLVIssä

7 Paikallisyhdistysten painetut jäsentiedotteet Savon Yrittäjät kustantaa paikallisyhdistyksille jäsentiedotteiden tt id taiton vuonna 2013 Kuopion Liikekirjapainossa (4 tiedotetta/vuosi) Miksi jäsentiedote myös painettuna? Painettua lehteä ei ohiteta yhtä helposti kuin sähköpostiviestiä ( yhdellä napin painalluksella ) Painettu jäsentiedote vahvistaa kuulumista yhteisöön, jäsenpysyvyyttä konkreettista vastinetta! Täydentää nopeaa ja nasevaa sähköpostitiedotusta Painettu jäsenlehti antaa mahdollisuuden käsitellä laajemmin ja syventäen aiheita, kuin vaikkapa paikallinen sanomalehti

8 Jäsentiedotteen ennakkosuunnittelu PY laatii tiedottamiselle aikataulun (tähän vaikuttavat mm. vuosikokousten ja tapahtumien aikataulut) Ennakkotieto Liikekirjapainoon ) ja Savon Yrittäjien toimistoon Jaanalle viikkoa ennen aineiston toimittamista: Taittaja osaa varata aikaa työlle, samoin Jaana, jos tarvitaan alueellisia aineistoja Jaana toimittaa ajantasaisen osoitteiston PY:lle, joka tarvittaessa lisää ns. viposoitteet listaan ja osaa näin määritellä tarvittavan painosmäärän

9 Jäsentiedotteen tekeminen PY toimittaa aineiston kerralla painoon Aineiston i mukana lista tiedotteen tt sisällöstä ja mahdolliset ohjeet sisällön sijoittelusta Kirjapaino lähettää PY:lle sähköpostitse vedoksen tarkistettavaksi/hyväksyttäväksi ennen painoa Kirjapaino osoitteistaa tiedotteet ja toimittaa postiin Kirjapaino lähettää laskun taitosta Savon Yrittäjiin ja painotyöstä tä + postikuluista i t PY:een Jäsentiedotteen aikataulu Taitto 1-2 työpäivää Painatus ja postitustyö 2 työpäivää + postin jakeluun menevä aika postitustavasta riippuen Tiedote vastaanottajilla noin viikko aineiston painoon toimittamisesta

10 Mistä tiedotetaan? Puheenjohtajan palsta: ajankohtaisia asioita, edunvalvontaan liittyviä iä asioita it Hallituksen jäsenten yhteystiedot ja vastuualueet (ainakin 1. tiedotteessa) Vuosikokouskutsut PY:n koulutukset, tapahtumat, muu toiminta Aluejärjestön jäsenistöä koskevat tapahtumat, yhteiskuljetukset Uudet jäsenet (voi pyytää Savon Yrittäjien toimistolta tai hakea SliE Sylvi-Extranetistä ti tä itse) Juttuja ja kuvia toiminnasta Yhteistyötahojen yrittäjiä koskevia aineistoja Ilmoitusaineistot

11 Missä muodossa aineistot? Tktit Tekstit: Wordissa tai vst. tekstinkäsittelyohjelmassa (doc, rtf, tai txt) Jokainen juttu voi olla omana tiedostonaan Kuvat Omina tiedostoinaan (esim. jpg, tif) Varmista riittävä kuvien koko. Muutama kilotavu ei yleensä riitä Ilmoitukset Painovalmiina pdf:nä tai muuten tulostusvalmiina tiedostona (ilmoitusten muokkaaminen painokuntoon on laskutettavaa lisätyötä, jonka kustannuksista vastaa paikallisyhdistys) Lisätietoja:

12 Hyödynnä näkyvyys Savon Yrittäjä lehdessä! Lähetetään kaikkiin Pohjois-Savon yrityksiin Ilmestyy 10 krt/vuodessa Painosmäärä n Savolaisen talouselämän ja yrittäjyyden erikoislehti Pitkin poikin -palstalla yhdistyksenne saa maksutonta näkyvyyttä jäsenhankintaa ajatellen!

13 Mitä piti muistaa? Nettisivuvastaavan valinta Koulutusajankohdan K l t j k sopiminen i Jaanan kanssa Pohdittavaksi: painettujen jäsentiedotteiden tekeminen? Kuka yhteistyökumppaniksi kattamaan kustannukset? (Kunta, vakuutusyhtiö, pankki...) Tutustu Sylvi-Extranetin aineistoihin Jos tunnukset ovat hukassa, ota yhteyttä Savon Yrittäjien toimistoon Paikallisyhdistysten viestintäapuna: Jaana Paulanne-Sahrio p jaana.paulanne-sahrio@yrittajat.fi

14 Pitäisikö olla Facebookissa? Pohdittavaksi Kenelle viestitään? Mitä halutaan saada aikaan? Palvellaanko olemassa olevia jäseniä vai onko tavoitteena saada uusia jäseniä. Mitä viestitään? Millaisella sisällöllä voit tuottaa seuraajille hauskaa, hyödyllistä ja ajankohtaista lisäarvoa? Huom! Tutustu myös Facebookin sääntöihin. Seuraavia sudenkuoppia kannattaa välttää Ei-aktiivinen Facebook-sivu on sama kuin ei sivua ollenkaan. Varaudu negatiiviseen palautteeseen >> reagoi asiallisesti. Sensurointi ei ole oikea tapa muokata keskusteluja.

15 Jäsentiedote 1/2013 OHJEITA TIEDOTTEEN TEKOON Paikallisyhdistysten jäsentiedotteiden taitto, paino, osoitteistus ja jakeluun huolinta tehdään Kuopion Liikekirjapainossa Tässä pähkinänkuoressa muistilista tiedotteen tekijälle: Koko ja laajuus: A4 4, 8 tai 12 sivua 1/1 Ilmoituskoot: kokosivu 180 x 262 mm (pysty) TAI pysty-a4 (pienennetään taitossa sopivaksi) 1/2 sivu 180 x 127 mm (vaaka) TAI vaaka-a5 (pienennetään taitossa sopivaksi) takakansi 180 x 240 mm (pysty) eli vähän matalampi (osoitteistus tehdään kaikissa lehdissä takakanteen ja se vaatii oman tilansa) Vinkkejä: Pidä otsikot lyhyinä, käytä pitkissä jutuissa myös väliotsikoita. A4-arkki tekstiä Wordissa on suunnilleen A4-arkki myös taitossa. Varmista riittävä kuvien koko muutama kilotavu ei yleensä riitä. Säästä! Mieti, voisitteko julkaista neljä tiedotetta/vuosi, jolloin lehti olisi arvonlisäverovapaa. Tee jonkinlainen vuosisuunnitelma tiedotteen ilmestymisestä, ja kerro se myös painolle! 1/2 1/2 Näin toimitaan: Aineistot: tekstit: Wordissa tai vastaavassa tekstinkäsittelyohjelmassa (doc, rtf tai txt, jokainen juttu voi olla omassa tiedostossaan) kuvat: omina tiedostoinaan (esim. jpg, tif) ilmoitukset: painovalmiina pdf:nä tai muuten tulostusvalmiina tiedostona (ilmoitusten muokkaaminen painokuntoon on laskutettavaa lisätyötä) Kokoa aineisto ensin itsellesi ja hahmottele, minkälaajuiseen tiedotteeseen materiaali riittää. 4-sivuisessa tiedotteessa kanteen tulee pääkirjoitus, laajemmissa kuva ja pari viittausta sisältöön. Laita ennakkotieto tekeillä olevasta tiedotteesta sekä painoon että Jaana Paulanne-Sahriolle noin viikkoa ennen kuin aineisto on valmis lähetettäväksi painolle. Lähetä aineisto suunnilleen yhdellä kertaa painoon (sähköpostilaatikon koon rajoissa, max 20 Mt/lähetys), kerro selkeästi minkä yhdistyksen tiedotteeseen aineisto kuuluu. Pyydä Jaana Paulanne-Sahriolta ajantasainen osoitetietokanta (+ mahdolliset omat lisäyksenne) ja välitä se painoon. Muista ilmoittaa lopullinen tiedotteen painosmäärä (eli osoitteisto + mahdollisesti haluttu määrä lehtiä yhdistyksellenne). Aineisto pitäisi olla painossa reilu viikko ennen haluttua tiedotteen ilmestymisaikaa (sis. jakelun). Paino lähettää lehdestä sähköpostilla pdf-vedoksen tarkastettavaksi. Muista ilmoittaa yhdistyksenne yhteystiedot vedosliikennettä ja laskutusta varten! Yhteystiedot: Kaikki aineisto toimitetaan osoitteeseen: asiakaspalvelu@kuopionliikekirjapaino.fi Yhteyshenkilöt kirjapainossa: Jari Savolainen (yrittäjä), p. (017) , Marja Hintikka (prepress), p. (017) Savon Yrittäjät: Jaana Paulanne-Sahrio, p , jaana paulanne-sahrio@yrittajat.fi