Kehittämistehtävä: Volter Kilpi Kustavissa -kirjallisuusviikon tuotantokäsikirja ja kehittämissuunnitelma

Transkriptio

1 Kehittämistehtävä: Volter Kilpi Kustavissa -kirjallisuusviikon tuotantokäsikirja ja kehittämissuunnitelma Humanistinen Ammattikorkeakoulu Jyväskylän/Kauniaisten kampus Kulttuurituotannon koulutusohjelma AIK (240 op) Eriytyvät opinnot: tapahtumatuotannon johtaminen 20 op Pia Puustelli

2 1 SISÄLLYS 1 JOHDANTO Volter Kilpi Kustavissa -kirjallisuusviikko Kirjallisuustapahtuman kehittäminen: tapahtumatuotannon prosessit ja prosessityökalut 2 2 TUOTANTOPROSESSI JA SEN OSAPROSESSIT Tapahtuman toimihenkilöt ja työnjako Luennot ja taiteellinen sisältö: ohjelman suunnittelu Toimihenkilöt vastaavat ohjelman suunnittelusta Yhdistyksen hallitus ideoi, hyväksyy ja tukee Asiantuntijaryhmä ideoi luentoja ja esiintyjiä Taiteilijaryhmien edustajien ohjelmatyöryhmä Ohjelmatuotanto ja yhteistyökumppanit Luennot Teatteri Kirjalliset konsertit Retket, Parkkipidot ja Kirjakahvila Tekninen tuotanto ja käytännön järjestelyt Tuotantosopimukset ja tarvittavat luvat Talous ja rahoitus Apurahat ja avustukset Yritysyhteistyö ja sponsorointi Lipunmyynti Muut tulot Talouden budjetointi, seuranta ja raportointi Viestintä ja markkinointi Viestintä ja mediayhteistyö Markkinointi Yhdistyksen toiminta ja muu sidosryhmäyhteistyö 23 3 TULEVAISUUDEN KEHITTÄMISTARPEET 24 LIITE 1: VOLTER KILPI KUSTAVISSA -KIRJALLISUUSVIIKON TUOTANTOPROSESSI VUODEN KIERTONA AIKAJANALLA 26

3 2 1 JOHDANTO 1.1 Volter Kilpi Kustavissa -kirjallisuusviikko Kirjailija Volter Kilvelle omistettu kirjallisuusviikko järjestettiin Kustavissa ensimmäistä kertaa vuonna Kustavin kirjallisuusyhdistys ry on perustettu vuonna 2000 huolehtimaan kirjallisuusviikon järjestelyistä. Kustavin kirjallisuusyhdistys ry:n vision mukaan Kustavi on valtakunnallisesti tunnettu kirjallisuuskunta. Kirjallisuus, erityisesti Volter Kilpi tuotantoineen, on osa kustavilaisuutta ja samalla kunnan taloudellinen menestystekijä, jonka kehittämiseen kustavilaiset yhteisöt ja yritykset samoin kuin monet kunnan ulkopuolella toimivat yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet. Yhdistys järjestää vuosittain kirjallisuustapahtuman, joka kokoaa kirjallisuuden ystäviä kesäiseen Kustaviin, on tunnettu korkeatasoisesta ohjelmasta ja ainutlaatuisesta tunnelmasta, on ankkuroitunut alueelle ja vahvistaa paikallista ja alueellista kulttuuri-identiteettiä, toimii paikallisena ja alueellisena kehitystekijänä erityisesti matkailuelinkeinoa vahvistaen. Kirjallisuustapahtuman järjestäminen on yhdistyksen päätoimintamuoto. Tapahtuma järjestetään kesällä 2012 jo neljännentoista kerran. 1.2 Kirjallisuustapahtuman kehittäminen: tapahtumatuotannon prosessit ja prosessityökalut Volter Kilpi Kustavissa -kirjallisuusviikon tapahtumatuotannon prosessit ovat muotoutuneet vuosien varrella käytäntölähtöisesti. Toiminnasta on arkistoitu monenlaisia dokumentteja, kuten esimerkiksi apurahoihin liittyviä hakemuksia, päätöksiä ja raportteja, toimintasuunnitelmia ja -kertomuksia, talousarvioita, tilinpäätöksiä sekä esiintyjien kanssa tehtyjä sopimuksia. Tuotantokäytäntöjä ei kuitenkaan ole dokumentoitu prosessin näkökulmasta eikä taloutta, lipunmyyntiä tms. asioita ole systemaattisesti seurattu vertailukelpoisin tilastoinnein.

4 3 Tässä kehittämistyössä korjataan tätä puutetta. Tämä dokumentti kuvaa tuotantoprosessin eri osa-alueet ja havainnollistaa ne vuoden kiertona aikajanalla. Dokumentti toimii tapahtuman toimihenkilöiden käsikirjana ja työjärjestyksenä sekä henkilöstön vaihtuessa uusien työntekijöiden perehdyttämisen välineenä. Prosessikuvauksen lisäksi kehitetään siihen linkitettyjä käytännön työkaluja eri tuotannon osa-alueiden tarpeisiin. Näitä ovat esimerkiksi talouden seuranta, lipunmyynnin tilastointi sekä sidosryhmärekisteri. 2 TUOTANTOPROSESSI JA SEN OSAPROSESSIT 2.1 Tapahtuman toimihenkilöt ja työnjako Tapahtumatuotantoa johtaa yhdistyksen toiminnanjohtaja ja hänellä on kiireisimpään aikaan kesällä apunaan käytännön työssä koordinaattori. Tapahtuman ajaksi palkataan yleensä kaksi lipunmyyjää. Toiminnanjohtajan lisäksi tapahtuman taiteellisen ohjelman suunnittelusta vastaa tällä hetkellä taiteellinen koordinaattori, joka toimii myös konserttisarjan taiteellisena johtajana. Toimihenkilöiden määrä voi kuitenkin vaihdella, joten henkilöstövaihdosten yhteydessä myös roolit ja vastuut mietitään aina uudelleen. Kirjallisuusviikon taiteellinen ohjelma koostuu pääosin eri teatteriryhmien esityksistä sekä kirjallisesta konserttisarjasta, jotka toimivat itsenäisinä kokonaisuuksinaan kuitenkin osana ohjelmaa. Teatteriryhmien taiteellisesta sisällöstä vastaavat teatteriryhmien omat taiteelliset johtajat ja kirjallisen konserttisarjan taiteellisesta sisällöstä, kuten edellä todettiin, niiden taiteellinen johtaja. Kirjallisuusviikon ohjelmaa on viime vuosina kehitetty yhä enemmän sellaiseksi, että se on myös kokonaisuudessaan yhtenäinen taiteellinen kokonaisuus, joka kiertyy vuosittain vaihtuvan teeman ympärille. Koko festivaalin yhtenäisestä taiteellisesta kokonaisuudesta vastaa siis tällä hetkellä kirjallisuusviikon toiminnanjohtaja yhteistyössä kirjallisuusviikon taiteellisen koordinaattorin kanssa. Kirjallisuusviikon toimihenkilöistä toiminnanjohtajalle maksetaan asiantuntijatason palkkaa kokopäiväisesti noin kuudelta kuukaudelta

5 4 vuodessa. Käytännössä palkkasummaa jaetaan maksettavaksi pitkin vuotta. Taiteelliselle koordinaattorille maksetaan samantasoista palkkaa yhdeltä kuukaudelta vuodessa, käytännössä palkasta osa maksetaan keväällä ja osa tapahtuman jälkeen. Koordinaattori saa yleensä kahdelta kuukaudelta kesä-heinäkuulta suorittavan tason palkan ja lipunmyyjille maksetaan suorittavan tason palkkaa tapahtuman ajalta. Palkkojen maksu tietenkin riippuu tuloista eli myönnetyistä apurahoista, avustuksista ja lipunmyynnin tuloksesta. 2.2 Luennot ja taiteellinen sisältö: ohjelman suunnittelu Volter Kilpi Kustavissa -kirjallisuusviikon ohjelma perustuu pitkälti nelikantaan, jonka muodostavat: luennot teatteriesitykset kirjalliset konsertit retket Volter Kilven maisemiin Kirjallisuusviikon ohjelma on kuitenkin myös avoin eri taiteenlajien suuntaan ja on kiinnostunut myös taiteiden välisestä yhteistyöstä. Ohjelmaan valittavat esitykset voivatkin muodoltaan ja sisällöltään vaihdella tilanne-, teema- ja tekijäkohtaisesti. Ohjelmalle määritellään vuosittain teema, jonka ympärille esitykset rakennetaan. Vuonna 2011 teemana olivat kirjeet ja vuonna 2012 teemana on kirjasto lainat. Vuosittaisen teeman taustalla vaikuttaa myös useampaa vuotta koskeva laajempi teema, joka tällä hetkellä on taide ja yhteiskunta. Teema pyritään valitsemaan niin, että se voidaan kiinnostavalla tavalla yhdistää Volter Kilven elämän ja tuotannon teemoihin ja/tai niin, että se nostaa esille jonkun ajankohtaisen kirjallisuuskeskusteluun liittyvän ilmiön. Kulloisenkin teeman lisäksi ohjelman punaisena lankana kulkee aina tietenkin Volter Kilpi ja hänen tuotantonsa. Kirjallisuusviikon ohjelmaa suunnitellaan useamman vuoden jänteellä. Syksyisin siis suunnitellaan seuraavan kesän ohjelman lisäksi sitä seuraavien vuosien teemoja ja mahdollisia esiintyjiä. Nämä pidemmän tähtäimen suunnitelmat tarkentuvat pikkuhiljaa samalla kun seuraavan kesän ohjelmarunko tarkentuu ja konkretisoituu.

6 5 Ohjelman suunnitteluun osallistuvat eri rooleissa: toimihenkilöt (toiminnanjohtaja, taiteellinen koordinaattori) yhdistyksen hallitus asiantuntijaryhmä taiteilijaryhmien edustajat Toimihenkilöt vastaavat ohjelman suunnittelusta Kirjallisuusviikon ohjelmakokonaisuuden suunnittelusta vastaa tällä hetkellä yhdistyksen toiminnanjohtaja yhteistyössä taiteellisen koordinaattorin kanssa. Toiminnanjohtaja kokoaa ohjelmakokonaisuuden omaa harkintaansa käyttäen yhdistyksen hallituksen, taiteellisen koordinaattorin ja asiantuntijaryhmän esitysten pohjalta. Ohjelman toteuttamiseen liittyvistä käytännön järjestelyistä vastaavat pääasiassa toimihenkilöt yhteistyössä esiintyjien kanssa. Toiminnanjohtaja on tiimin vetäjä, kokousten sihteeri ja koollekutsuja. Toimihenkilöt esittelevät suunnitelmansa ja ehdotuksensa hallitukselle. Toiminnanjohtaja myös kutsuu asiantuntijaryhmän kokoon luento-ohjelman ideointia varten. Lisäksi hän voi tarpeen mukaan kutsua kokoon taiteilijaryhmien edustajista koottavan ohjelmatyöryhmän, jonka kanssa taiteellisia esityksiä suunnitellaan ja työstetään eteenpäin. Ohjelman suunnittelua rajaa tietysti myös yhdistyksen taloudellinen tilanne ja odotettavissa oleva rahoitus. Näistä tarkastellaan alaluvussa 2.4. Talous ja rahoitus Yhdistyksen hallitus ideoi, hyväksyy ja tukee Yhdistyksen hallituksen rooli on hyväksyä ja kommentoida toimihenkilöiden esittämiä ohjelmaa koskevia suunnitelmia ja ehdotuksia sekä ideoida ja tukea toimihenkilöitä niin ohjelman suunnittelussa kuin toteuttamisessakin. Hallituksen kokouksia järjestetään aina tarpeen mukaan, yleensä vähintään joka toinen kuukausi. => Yhdistyksen hallituksen kokoonpano ja kokousasiakirjat: Kilpi > Yhdistys

7 Asiantuntijaryhmä ideoi luentoja ja esiintyjiä Kirjallisuusviikko on alun perin saanut alkunsa hankkeen yhteydessä. Hankkeen ohjausryhmästä on sen päättymisen jälkeen muodostunut toimihenkilöitä konsultoiva asiantuntijaryhmä. Nykyisin ryhmä koostuu Helsingin ja Turun yliopistojen ja Volter Kilven Seuran aiheeseen liittyvistä asiantuntijoista, muista tapahtuman kannalta tärkeistä henkilöistä (kuten tapahtuman alulle pannut Hanna Nurminen), Kilpi-viikon toimihenkilöistä ja Kustavin kirjallisuusyhdistyksen puheenjohtajasta sekä muiden yhteistyötahojen kuten Turun kansainvälisten kirjamessujen ja Kirjan talo ry:n edustajista. Asiantuntijaryhmä kokoontuu yleensä kaksi tai kolme kertaa vuodessa, ensimmäisen kerran alkusyksystä. Sen rooli on ideoida erityisesti luentojen aiheita ja sopivia luennoitsijoita valitun teeman pohjalta. Ryhmässä keskustellaan ohjelmasta ja sen teemoista myös laajemmin. => Asiantuntijaryhmän kokoonpano ja kokousmuistiot: Kilpi > Ohjelma -> Työryhmät Taiteilijaryhmien edustajien ohjelmatyöryhmä Toimihenkilöt siis työstävät tapahtuman taiteellista ohjelmaa aina seuraavalle vuodelle esityksiä tuottavien taiteilijaryhmien edustajista tarpeen mukaan koottavan ohjelmatyöryhmän kanssa. Toiminnanjohtaja kutsuu ryhmän kokoon tarvittaessa. Ohjelma suunnitellaan niin, että se on valmis alkuvuodesta ja voidaan julkistaa maaliskuussa medioille järjestettävässä tiedotustilaisuudessa. => Ohjelmatyöryhmän kokoonpano ja kokousmuistiot: Kilpi > Ohjelma -> Työryhmät 2.3 Ohjelmatuotanto ja yhteistyökumppanit Luennot Luento-ohjelma kootaan asiantuntijaryhmässä syntyneiden ideoiden pohjalta kunkin vuoden teemaan sopivaksi. Toiminnanjohtaja huolehtii luento-ohjelman tuottamisesta ja käytännön järjestelyistä. Hän ottaa yhteyttä haluttuihin esiintyjiin ja sopii heidän kanssaan

8 7 kunkin luennon aiheesta, aikataulusta, luentopalkkioista, matkakorvauksista, majoituksesta ym. käytännön asioista Teatteri Teatteriesitykset ostetaan teatteriryhmiltä niin, että ryhmät itse tuottavat esitykset ja toiminnanjohtaja hoitaa ohjelman koordinoinnin, lipunmyynnin organisoinnin sekä sopimuksesta riippuen sopii myös matka- ja majoitusjärjestelyistä. Toiminnanjohtaja tekee esiintymissopimukset teatteriryhmien kanssa. Teatteriryhmistä tapahtuman vakituisiksi esiintyjiksi ovat viime vuosina tulleet Yövieraat (tunnetaan myös nimellä Nälkäteatteri) ja Quo Vadis. Yksittäisten taiteilijoiden esiintymissopimukset tehdään tapauskohtaisesti perustuen joko esiintymispalkkioon tai osuuteen lipunmyyntituloista Kirjalliset konsertit Tällä hetkellä konserttiohjelman suunnittelee konserttisarjan taiteellinen johtaja. Konsertit suunnitellaan niin, että ne sopivat kirjallisuustapahtumaan ja kunkin vuoden teemaan. Konserttisarjassa pyritään luomaan uutta muun muassa kantaesitysten kautta. Lisäksi konserteissa korostuu taiteiden välinen vuorovaikutus (erityisesti musiikin ja kirjallisuuden) ja ne voivatkin olla myös monitaiteisia esityksiä. Konserttiohjelma myös mahdollistaa kirjallisuusviikon kansainvälistymisen, musiikista nauttiminen kun ei vaadi kielitaitoa. Konserttien tuotannosta ja käytännön järjestelyistä vastaa kirjallisuusviikon toiminnanjohtaja yhteistyössä konserttisarjan taiteellisen johtajan kanssa. He hoitavat yhdessä tarvittavat sopimukset aikatauluista, palkkioista sekä matka- ja majoitusjärjestelyistä. Lisäksi he hoitavat erillisten musiikkiohjelmaan suunnattujen apurahojen hakemisen. Toiminnanjohtaja huolehtii myös tarvittavista esitysluvista ja - korvauksista musiikintekijöiden tekijänoikeusjärjestön Teosto ry:n kanssa.

9 Retket, Parkkipidot ja Kirjakahvila Parkkipidot ja retket toteutetaan yhteistyössä paikallisten yritysten kanssa siten, että niistä ei koidu yhdistykselle kustannuksia. Parkkipitojen järjestelyistä sovitaan vuosittain. Viime vuosina on toimittu niin, että tilaisuus järjestetään paikallisessa ravintolassa, joka vastaa ruokatarjoilusta ja saa suurimman osan lipputuloista. Yhdistys tuottaa Parkkipitojen ohjelman, markkinoi tapahtumaa osana Kilpi-viikkoa ja myy siihen lippuja. Myös Ravintola itse markkinoi tapahtumaa ja myy lippuja. Yhdistys saa pienen osan kaikkien myytyjen lippujen hinnasta. Vuonna 2011 yhdistys sai kolme euroa jokaisesta 25 euron hintaisesta lipusta. Tarkemmat järjestelyt ja tulonjaot sovitaan kullekin vuodelle erikseen. Retkien lippujen hinnat ja vähimmäisosallistujamäärät lasketaan niin, että ne kattavat retkien kuljetus- ja tarjoilukustannukset. Mikäli lippuja ei myydä vähimmäismäärää, retki peruutetaan. Retkien opastukset hoidetaan yleensä yhdistyksen oman väen voimin talkootyönä. Poikkeuksen muodostaa Alastalon retki, joka on kokonaisuudessaan Nermec Oy:n järjestämä. Yritys on myös saanut retken lipputulot kokonaisuudessaan. Vuonna 2012 harkitaan Alastalon retken kohdalla pientä hinnan nostamista, jolloin hinnan nousun osuus jäisi yhdistykselle provisioksi. Merelle ja saariin suuntautuvien retkien kuljetuksissa yhteistyökumppaneita ovat Laivayrittäjä Aarno Stenman (aluksena MS Eufrosyne, lähdöt Parattulan rannasta) ja Nermec Oy (aluksena Manta). Maitse kuljettaessa yhteistyökumppani on taksiautoilija Jukka Lahti, jolla on käytössään 15 henkilöä kuljettava minibussi. Retkieväät on hankittu Kustavin talouskaupasta. Oppaana retkillä on yleensä toiminut yhdistyksen hallituksen jäsen Marja Santalahti, joka on auktorisoitu Kustavi-opas. Tapahtuman aikana pääohjelmapaikalla toimii myös yleisön kohtaamis- ja taukopaikka Kirjakahvila. Kahvilatuotteiden myynnistä huolehtii ulkopuolinen taho, vuodesta 2012 alkaen paikallinen ravintola Restaurant Grill. Kahvilatuotteiden lisäksi myynnissä on Volter Kilven Seuran ja Kustavin kotiseutuyhdistyksen julkaisuja sekä Olen lukenut Alastalon salissa -paitoja ja muita Merineule Oy:n Kilpi-tuotteita. Merineule Oy:n tuotteista saadaan

10 9 sovittava myyntiprovisio. Myytävänä on lisäksi ollut vuosittain vaihtuvia muita tuotteita sekä viikon teemoihin liittyvää kirjallisuutta. Myynnistä vastaa kustavilainen Volter Kilven Seuraa ja Kustavin kotiseutuyhdistystä edustava Pirkko Jokela. Myytävät tuotteet pyritään hankkimaan palautusperiaatteella, jolloin myymättä jääneet tuotteet voidaan palauttaa maksutta niiden tekijöille tai kustantajille. Ne tuotteet, joita ei voi palauttaa jäävät Kustavin kirjallisuusyhdistyksen lahjatuotteiksi tai myytäviksi joko myöhemmin Kirjakahvilassa tai eteenpäin esimerkiksi Kustavin kunnalle tai Keltaiselle Puodille. Osasta kirjamyyntiä Kustavin kirjallisuusyhdistys saa myyntiprovision. Kirjakahvilan tuotteita (kahvilatuotteita lukuun ottamatta) myydään myös Turun kansainvälisillä kirjamessuilla yhdistyksen Kilpi-viikkoa markkinoivalla osastolla. Messuilla myynnistä huolehtivat yhdistyksen osastolla päivystävät henkilöt. (Katso kirjamessuista tarkemmin alaluvusta Markkinointi.) Tekninen tuotanto ja käytännön järjestelyt Volter Kilpi Kustavissa -kirjallisuusviikon päätapahtumapaikkana sekä tapahtumatoimistona ja lipunmyyntipisteenä toimii Kustavin keskustassa sijaitseva vanha seuraintalo Tuulentupa. Tilat vuokrataan Tuulentuvan Säätiöltä. Tapahtuman aikana toimihenkilöiden avuksi palkataan kaksi lipunmyyjää. Lisäksi yhdistyksen jäsenet, erityisesti hallituksen jäsenet, ovat mukana käytännön järjestelyissä talkootyöntekijöinä. He esimerkiksi päivystävät yhdistetyssä info-lipunmyyntipisteessä lipunmyyjän apuna asiakaspalvelussa. Luento-ohjelman juontajana toimii yleensä joko toiminnanjohtaja tai koordinaattori. Tuulentuvassa on käytettävissä äänentoiston perustekniikka. Esityksissä tarvittava lisäkalusto vuokrataan äänimiehenä toimivalta Risto Oinaalalta. Luentoesityksissä tarvittava videotykki lainataan Kustavin kunnalta ja esityksissä sekä tapahtumatoimistossa tarvittavat tietokoneet ja tulostimet lainataan toimihenkilöiltä (toiminnanjohtajalta ja koordinaattorilta).

11 10 Esiintyjiä majoitetaan Kustavissa ja sen ympäristössä. Myös toimihenkilöt ja lipunmyyjät asuvat Kustavissa tapahtuman ajan. Majoituspaikkoina voi käyttää esimerkiksi seuraavia paikkoja: Restaurant Grillin pihapiirin aittarakennukset (luennoitsijoita, muita yksittäisiä henkilöitä) Ketarsalmen kievari Taivassalossa (hotellimainen, laadukkaampi) Kustavin seurakunnan leirimaja (teatteriryhmät) Itätalo (teatteriryhmät) Laupuksen kartano Lomavalkama Esiintyjille maksetaan sopimuksen mukaan matkakorvauksia, yleensä julkisten kulkuneuvojen lipunhintojen mukaan. Niille esiintyjille, jotka eivät ole mukana ryhmien itse tuottamissa esityksissä, maksetaan sopimuksen mukaan esiintymispalkkioita, joissain tapauksissa osuus lipputuloista. Palkkioiden suuruuden määrittelyssä lähdetään yleensä liikkeelle Suomen Kirjailijaliiton suosittelemista Lukukeskuksen palkkioista (katso tarkemmin: Kesäisin Kustavissa asuvat henkilöt (erityisesti luennoitsijat) saattavat tulla esiintymään ilman rahallisia korvauksiakin. Kaikki esiintyjät ja työntekijät saavat vapaan pääsyn Kilpi-viikon ohjelmaan kuuluviin esityksiin (retkiä ja Parkkipitoja lukuun ottamatta). Lisäksi yhdistys ostaa vuosittain sopivaksi katsottavan määrän lounaslippuja ravintola Villa Volterista sekä kahvilippuja (sisältäen kahvin ja voileivän/makean leivonnaisen) Kirjakahvilan ravintolayrittäjältä. Näitä jaetaan esiintyjille ja työntekijöille Tuotantosopimukset ja tarvittavat luvat Toiminnanjohtaja vastaa kaikista tapahtumaan liittyvistä sopimuksista ja luvista. Käytännössä tapahtuman järjestämiseen ei kuitenkaan tarvita juurikaan lupia, koska tapahtumapaikoilla on voimassa olevat omat luvat ja ne ovat myös hoitaneet omasta

12 11 puolestaan pysäköintialueet, jätehuollon ja muut tarvittavat järjestelyt. Kirjakahvilan kahvilamyynnin luvista vastaa myyntiä hoitava ravintolayrittäjä. Kyseessä ei myöskään ole niin suuri tapahtuma, että tarvittaisiin ympäristölupia tai erityisiä liikennejärjestelyjä. Musiikin esittämisluvat ja niihin liittyvät korvaukset toiminnanjohtaja hoitaa musiikintekijöiden tekijänoikeusjärjestön Teosto ry:n kanssa. Tapahtumaan liittyvät esiintyjä- ja yhteistyösopimukset tehdään alkuvuodesta, niin että kaikki on sovittuna ohjelman julkistamiseen mennessä. Ohjelma julkaistaan yleensä maaliskuussa. Sponsorisopimukset tehdään yleensä kirjallisesti (katso tarkemmin alaluvusta Yritysyhteistyö ja sponsorointi). Tapahtuman, kuten retkien ja Parkkipitojen, käytännönjärjestelyihin liittyvästä yritysyhteistyöstä on yleensä sovittu suullisesti. Esiintyjäsopimukset tehdään myös aluksi suullisesti, jolloin sovitaan esitysten aikatauluista, sisällöistä ja palkkioista sekä matka- ja majoitusjärjestelyistä. Luennoitsijoiden kanssa ei kirjallisia sopimuksia yleensä tehdä ollenkaan, mutta heille, kuten muillekin yksittäisille esiintyjille, lähetetään sähköpostitse maalis-huhtikuussa esiintyjäkirje, jossa käytännön asiat käydään läpi. Kirje lähetetään sähköpostin liitteenä ja varsinaisessa viestissä kerrataan mitä kunkin esiintyjän kanssa on sovittu palkkioista ja muista asioista. Muusikoiden kanssa tehdään suullisen sopimuksen lisäksi kirjalliset sopimukset kevään aikana. Teatteriryhmien kanssa tehdään yleensä kirjalliset esiintymissopimukset, poikkeuksena tapahtumassa alusta asti esiintynyt Yövieraat -ryhmä (tunnetaan myös nimellä Nälkäteatteri), jonka kanssa järjestelyt ovat vakiintuneet ja niistä sovitaan suullisesti. => Esiintyjäsopimukset ja -kirjeet: Kilpi > Sopimukset -> Esiintyjät => Teosto-ilmoitukset: Kilpi > Sopimukset -> Esiintyjät => Yritysyhteistyö- ja sponsorointisopimukset: Kilpi > Talous -> Sponsorointi => Yhteistyökumppanit yhteyshenkilöineen sisältävä sidosryhmärekisteri: Kilpi > Sidosryhmät

13 Talous ja rahoitus Volter Kilpi Kustavissa -kirjallisuusviikkoa siis järjestää yleishyödyllinen Kustavin kirjallisuusyhdistys ry, jonka päätoimintamuoto tapahtuman järjestäminen on. Tapahtuman ei ole tarkoitus tuottaa voittoa. Kirjallisuusviikon erityisyys on sen kotoisassa ja rennossa tunnelmassa, Kustavin historiallisissa tiloissa ja maisemissa sekä taiteellisesti korkeatasoisessa ohjelmassa. Tapahtuman henkeen liittyy myös tietty itsetekemisen leima. Tämä ei tarkoita harrastelijamaisuutta, mutta esimerkiksi infrastruktuurin ja tuotantovälineiden yksikertaisuutta. Esiintymistilat ja -paikat sekä Kustavin kunnan alueen majoituskapasiteetti rajoittavat yleisömääriä, joten lipunmyynnin volyymiä ei voida lisätä massamittoihin. Massayleisö ei myöskään sopisi tapahtuman brändiin. Lippujen hinnat on siksi pyritty pitämään kohtuullisen alhaisina, niin että ne sopivat tapahtuman henkeen. Ideana on myös houkutella yleisöä ostamaan lippuja useampaan esitykseen tapahtuman aikana. Lisäksi olennainen osa tapahtumaa ovat ilmaiset yleisöluennot. Näistä syistä lipunmyynnin osuutta tapahtuman rahoituksessa ei voida suhteellisesti ottaen merkittävästi lisätä. Riittävän laadukkaan aiheeseen liittyvän ohjelmiston tuottaminen ei puolestaan olisi mahdollista pelkästään lipputuloilla. Kirjallisuusviikon vuosibudjetti liikkuu noin euron suuruusluokassa. Vuoden 2012 alustavassa talousarviossa tulot ja menot jakautuvat seuraavasti: TULOT Jäsenmaksu Lipputulot Muut myyntitulot Apurahat ja avustukset Yritysyhteistyö ja sponsorointi Muut tulot TULOT YHTEENSÄ MENOT Varsinaiset palkat Työntekijöiden palkat Työntekijöiden palkkojen sivukulut Yhteensä Tuotantokulut 700, , , , , , , , ,00

14 13 Luennot Musiikki Teatteri Retket Vuokrat Muut kulut Yhteensä Markkinointikulut Painotuotteiden suunnittelu Painotuotteiden painatus Mediatiedotus Messut Yhteensä Hallintokulut Toimistotarvikkeet- ja kokouskulut Tilitoimisto Pankkikulut Internet- sivuston palvelinmaksut Muut kulut Yhteensä MENOT YHTEENSÄ 5 120, , , , ,00 550, , , ,00 100,00 500, , , ,00 100,00 100,00 500, , ,00 => Yhdistyksen talouden seuranta: katso alaluvusta Seuraavissa alaluvuissa käydään läpi rahoituksen lähteet ja hankinta Apurahat ja avustukset Kustavin kirjallisuusyhdistyksen ja näin ollen Volter Kilpi Kustavissa -kirjallisuusviikon merkittävin tulonlähde ovat apurahat ja avustukset. Niiden hakuaikojen ja uusien mahdollisten rahoituslähteiden seuraaminen onkin tuotantoprosessissa erityisen tärkeä osa; ilman apurahoja ja avustuksia ei koko tapahtumaa voida järjestää. Apurahoja ja avustuksia haettaessa on tärkeää tarkasti tutkia kunkin hakukriteerit ja räätälöidä hakemus kullekin organisaatiolle niiden mukaisesti. Joka vuosi olisi hakemukseen myös saatava jotakin uutta rahoituksen perusteluksi. Apurahojen ja avustusten käytöstä tulee myös raportoida jälkeenpäin, joten hakemusten ja niiden liitteiden tulee olla realistisia. Talousarvion tulee näyttää siltä, että tapahtuma ei ole riippuvainen pelkästään kyseisestä rahasummasta, mutta että se on tärkeä hakemuksessa esitettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Jokaisen apurahan tai avustuksen kohdalla tulee

15 14 joka vuosi tarkistaa hakuajat, hakukriteerit, tarvittavat hakemusasiakirjat sekä vaadittava raportointi ja noudattaa niitä. Yleisiä hakemukseen vaadittavia liitteitä ovat esimerkiksi työsuunnitelma ja talousarvio. Raportoinnissa vaaditaan varsinaisen rahan käytön selvittämisen lisäksi usein myös esimerkiksi yhdistyksen toimintakertomusta ja tasekirjaa. Koska kaikilta rahoittajilta ei saada myönteisiä päätöksiä joka vuosi, kannattaa apurahoja ja avustuksia hakea mahdollisimman monesta lähteestä. Lisäksi joka vuosi tulee miettiä voiko teemaan tai ohjelmaan liittyen toteuttaa jonkin projektin tai hankkeen, johon voi hakea erillisrahoitusta. Myös taiteilijoiden ja taiteilijaryhmien kanssa kannattaa tehdä yhteistyötä, he voivat hakea työskentely- tms. apurahoja ohjelmaa varten toteuttamiinsa esityksiin. Apurahoja ja avustuksia haettu viime vuosina seuraavilta organisaatioilta: Opetusministeriö (kulttuuri/ taiteen aloittain jakamattomat/taiteen ja kulttuurin yleiset projektit, -> Avustukset -> Kulttuuri) Taiteen keskustoimikunta (Monitaiteellisten hankkeiden erityisavustukset yhteisöille, Säveltaiteen erityisavustukset yhteisöille, -> apurahat ja lomakkeet) Varsinais-Suomen taidetoimikunta (Yhteisöjen valtionavustus, -> Apurahat) Suomen kulttuurirahasto ( -> Apurahat -> Haettavat apurahat -> Keskusrahasto) Suomen kulttuurirahaston Varsinais-Suomen rahasto ( -> Apurahat -> Haettavat apurahat -> Maakuntarahastot -> Varsinais-Suomen rahasto) Alfred Kordelinin säätiö ( -> Apurahat) Jenny ja Antti Wihurin rahasto ( -> Apurahat) Koneen säätiö (Taiteen ja kulttuurin apuraha, -> Apurahat) Kansan Sivistysrahasto (Pääjako, -> Apurahojen hakeminen) Uudenkaupungin Suomalaisen Seuran Säätiö (ei verkkosivua, yhteystiedot löytyvät apurahojen ja avustusten koontitaulukosta)

16 15 Otavan kirjasäätiö ( -> Yritys -> Otavan kirjasäätiö) WSOY:n kirjallisuussäätiö ( -> Apurahat) Suomen säveltäjäin Sibelius-rahasto (haettu tilausteoksen säveltäjälle, -> Sibelius-rahasto) Kustavin kunta (hakemisesta sovitaan tarkemmin kunnanjohtajan kanssa) => Apurahojen ja avustusten koontitaulukko, apurahahakemusten liitteet, sähköisessä muodossa olevat hakemukset, saadut apurahat ja avustukset vuosina : Kilpi > Talous -> Apurahat ja avustukset => Hakemusasiakirjat ja päätökset: asiakirjakansio. => Apurahalinkkejä: Tietoa eri rahastoista ja säätiöistä: Yleistä tietoa kulttuurista: Linkkejä eri apurahasivustoille: => Yhdistyksen talouden seuranta: katso alaluvusta Yritysyhteistyö ja sponsorointi Käsitteinä sponsorointi ja yritysyhteistyö ovat arkikielessä rinnakkaisia, vaikka yritysyhteystyö voidaankin käsittää laajemmin. Koska vastikkeetonta sponsorirahaa ei kuitenkaan ole olemassa, käytetään tässä alaluvussa sanaa yritysyhteistyö kuvaamaan yrityksiin kohdistuvaa varainhankintaa Volter Kilpi Kustavissa -kirjallisuusviikon toteuttamiseen. Yritysyhteistyön tulisi olla molempia osapuolia aidosti hyödyttävää, vuorovaikutteista, suunniteltua ja kullekin yhteistyökumppanille räätälöityä. Sen tulisi pohjautua tapahtuman tuotteistamiselle ja siitä johdetuille strategisille tavoitteille. 1 Kustavin kirjallisuusyhdistyksellä ei vielä ole yritysyhteistyön strategiaa eikä tapahtumaa ole tuotteistettu yritysyhteistyön näkökulmasta. Myöskään yhteistyömuotoja ei ole erityisesti 1 Annakaisa Anttila on käsitellyt aihetta vuonna 2010 tekemässään Humanistisen ammattikorkeakoulun Kulttuurituotannon koulutusohjelman lopputyössään Sponsoroinnilla saa rahaa Elokuvafestivaalin yritysyhteistyö.

17 16 pohdittu. Yhteistyökumppaneita on lähestytty kutakin erikseen ja sovittu rahallisesta tuesta sekä sen vastikkeista tapauskohtaisesti. Yleensä rahallista tukea antaneet yritykset ovat saaneet näkyvyyttä tapahtuman markkinoinnin yhteydessä (verkkosivuilla ja käsiohjelmassa) sekä ilmaisia lippupaketteja haluamiinsa esityksiin henkilöstölleen ja/tai yhteystyökumppaneilleen jaettaviksi. Kustavin kirjallisuusyhdistyksen toiminnassa onkin selkeästi kehittämistarvetta juuri yritysyhteistyön (kuten muunkin sidosryhmäyhteistyön) suunnittelussa ja sitä edeltävässä strategiatyössä. Vuoden 2011 kirjallisuusviikkoa tukeneet yrityskumppanit olivat: Vakka-Suomen Osuuspankki TS-Group Vakka-Suomen Puhelin Turun Osuuskauppa => Yritysyhteistyö- ja sponsorointisopimukset: Kilpi > Talous -> Sponsorointi => Yhdistyksen talouden seuranta: katso alaluvusta Lipunmyynti Volter Kilpi Kustavissa -kirjallisuusviikko kestää yleensä viisi päivää ja sen ohjelmaan sisältyy sekä ilmaista että maksullista ohjelmaa. Kuten jo edellä on todettu, ohjelma perustuu pääosin nelikantaan, jonka muodostavat luennot, teatteriesitykset, kirjalliset konsertit ja retket Volter Kilven maisemiin. Lisäksi tapahtuman aikana on usein ollut tapahtumaan kiinteästi liittyvää muiden tahojen järjestämää oheisohjelmaa, jota on keskinäisten sopimusten mukaan voitu markkinoida tapahtuman osana (esim. talonpoikaispurjehdus). Luennot ovat kirjallisuusyhdistyksen itsensä tuottamia ja ne ovat yleisölle ilmaisia. Tästä syystä niiden kustannukset tulee pitää mahdollisimman alhaisina. Kirjallisuusviikon taiteellisesta ohjelmasta teatteriesitykset ovat yleensä taiteilijaryhmien itsensä tuottamia. Tämä tarkoittaa sitä, että yhdistys maksaa taiteilijaryhmille tietyn ennalta

18 17 sovitun hinnan ja saa itse lyhentämättömänä esitysten lipputulot. Käytännössä tämä kuitenkin usein tarkoittaa sitä, että yhdistys maksaa esityksistä enemmän kuin saa takaisin lipputuloina. Joidenkin esiintyjien kanssa on myös sovittu osuudesta lipunmyyntituloista (esim. 70 %). Musiikkiohjelman yhdistys tuottaa itse. Käytännössä tuotannosta vastaavat tällä hetkellä toiminnanjohtaja ja konserttisarjan taiteellinen johtaja. Myös konserttien lipputulot tulevat yhdistykselle ja esiintyjille maksetaan ennalta sovitut palkkiot ja mahdolliset majoitus- ja matkakulut. Musiikkiohjelmankin kohdalla tuotantokulut ovat ylittäneet siitä saadut lippututlot. Retket ja Parkkipidot ovat lipunmyyntitulojen kannalta erikoistapauksia. Nämä toteutetaan yhdessä yhteistyöyritysten kanssa niin, että niistä ei koidun kustannuksia yhdistykselle. Retkien hinnat ovat vaihdelleet euron välillä. Retkien osalta lipputulot ovat menneet kokonaan yrittäjille tai yhdistyksen osuus on ollut hyvin pieni. Retkien hinnoittelua ja lipputulojen jakautumista sekä niiden mahdollista uudistamista yhdistyksen osuuden kasvattamiseksi pohditaan kesän 2012 järjestelyistä sovittaessa. Retkien järjestämisestä katso tarkemmin alaluvusta Retket, Parkkipidot ja Kirjakahvila. Parkkipidot järjestetään yleensä paikallisessa ravintolassa, joka vastaa ruokatarjoilusta ja saa suurimman osan lipputuloista. Järjestelyistä ja käytännöistä sovitaan vuosittain. Vuonna 2011 yhdistys sai kolme euroa jokaisesta 25 euron hintaisesta lipusta. Parkkipitojen järjestämisestä katso tarkemmin alaluvusta Retket, Parkkipidot ja Kirjakahvila. Lippujen hinnat on pyritty pitämään mahdollisimman alhaisina. Tavoitteena on, että tapahtumaan tulevat vieraat ostaisivat lippuja useampaan esitykseen. Erityisryhmät (lapset, opiskelijat, työttömät ja eläkeläiset) saavat liput alennettuun hintaan. Suuri osa myydyistä lipuista onkin alennushintaisia, koska merkittävä osa yleisöstä on eläkeläisiä. Käytännössä lippujen ennakkomyynti alkaa keväällä, kun ohjelma julkaistaan. Lippuja on voinut tilata puhelimitse ja sähköpostilla. Tilaajille on lähetetty lasku ja maksusuorituksen jälkeen tilauksen on katsottu vahvistuneen. Liput on tämän jälkeen ostajan valinnan mukaan joko lähetetty hänelle postitse tai laitettu hänen nimellään kirjekuoreen, jonka hän

19 18 on voinut noutaa kirjallisuusviikon aikana tapahtuman lipunmyyntipisteestä. Postituksesta on veloitettu pieni maksu. Lippujen ennakkomyynti on työllistänyt siitä vastaavaa henkilöä melko paljon. Vuoden 2012 osalta käytäntöjä mietitään hieman uudelleen ja lisäksi mahdollisen verkkosivuuudistuksen yhteydessä tullaan tekemään tapahtuman sivuille lippujen ennakkotilauksen sähköinen lomake, joka korvaa sähköpostimyynnin. Ennakkolipunmyyntiä seurataan tilastoimalla kaikki tilaukset ja niiden maksut Exceltaulukkoon. Kokonaismyyntiä seurataan myös esityskohtaisesti. Lippuja myydään tapahtuman aikana Tuulentuvalla tapahtumatoimiston yhteydessä toimivassa lipunmyyntipisteessä sekä esityspaikoilla puolta tuntia ennen esitystä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että muualla kuin Tuulentuvalla esitettävien esitysten lipunmyynti päättyy lipunmyyntipisteessä kahta tuntia ennen esitystä ja jatkuu esityspaikalla puolta tuntia ennen esitystä, mikäli lippuja on vielä jäljellä. Tapahtuman jälkeen sen aikana tapahtuneen lipunmyynnin tilastot yhdistetään ennakkolipunmyynnin tilastoihin kokonaislipunmyynnin tilastoksi. Vuonna 2011 lippuja myytiin yhteensä kuuteentoista eri esitykseen tai tilaisuuteen ja lipunmyynnin kokonaismäärä oli noin kpl ja euroa. Tapahtuman kokonaiskävijämääräksi arvioitiin noin henkeä. Kokonaiskävijämäärä saadaan laskemalla yhteen arviot jokaisen erillisen esityksen yleisömääristä. (Luku ei siis tarkoita tapahtumassa vierailleiden henkilöiden määrää.) Pääsyliput suunnitellaan ja painatetaan itse. Jokaiseen esitykseen tehdään oma toisista erottuva lippu. => Lipunmyynnin ohjeistus ja tilastot, pääsylipputiedostot: Kilpi > Lipunmyynti => Yhdistyksen talouden seuranta: katso alaluvusta

20 Muut tulot Kustavin kirjallisuusyhdistys saa pieniä tuloja myös yhdistyksen jäsenmaksuista sekä Kirjakahvilan ja kirjamessujen oheismyynnistä (katso tarkemmin alaluvuista Retket, Parkkipidot ja Kirjakahvila ja Markkinointi). Lisäksi satunnaisia tuloja on saatu lahjoituksina, kuten Volter Kilven pojanpojalta Matti Kilveltä. Nämä tulot ovat kuitenkin tapahtuman järjestämisen kannalta pieniä. Jäsenmaksuista katso tarkemmin alaluvusta 2.6. Yhdistyksen toiminta ja muu sidosryhmäyhteistyö. => Yhdistyksen talouden seuranta: katso seuraavasta alaluvusta Talouden budjetointi, seuranta ja raportointi Kustavin kirjallisuusyhdistyksen ulkoinen laskentatoimi eli kirjanpito on ulkoistettu Annan tilitoimistolle (yksityinen elinkeinonharjoittaja), joka huolehtii kaikesta lakisääteisestä kirjanpidosta ja siihen liittyvästä raportoinnista. Kirjanpitäjältä saatavia tilinpäätösasiakirjoja käytetään mm. yhdistyksen talouden seurannassa ja raportoitaessa apurahojen käytöstä rahoittajille. Koska Kustavin kirjallisuusyhdistys on voittoa tavoittelematon yleishyödyllinen yhteisö, sen ei tule tuottaa voittoa, vaan mahdollinen vuosittainen ylijäämä varataan seuraavien vuosien kuluihin tai tarvittaviin investointeihin/hankintoihin. Yhdistyksen sisäisestä laskentatoimesta eli budjetoinnista ja menojen seurannasta vastaa toiminnanjohtaja yhdessä rahastonhoitajan kanssa. Laskutuksen ja laskujen maksun hoitaa rahastonhoitaja, palkanlaskennan puolestaan tilitoimisto. Toimihenkilöt myös raportoivat yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta vuoden kierron eri vaiheissa yhdistyksen hallituksen kokouksissa. Hallitus hyväksyy toiminnanjohtajan esityksestä taloudelliseen tilanteeseen vaikuttavat eli joko tuloja tuottavat tai menoja aiheuttavat päätökset ja toimenpiteet. Vuosien aikana talouden seurannan tilastointia kehitetään. Budjetti siirretään Excel-taulukkoon ja siihen liitetään säännöllisesti päivitettävä kuluseuranta. Laskuliikennettä ryhdytään seuraamaan kirjanpito-ohjelman avulla.