Labqualityn Internet-palvelut piireille

Transkriptio

1 LABQUALITYN INTERNET-PALVELUT PIIREILLE 1. Yleistä 2. Palvelun käytön aloittaminen 3. Yhteystietojen päivittäminen 4. Toimipisteiden listaaminen 5. Toimipisteiden tilausten listaaminen 6. Piiritilauksen tekeminen 7. Piiriraporttien tarkastelu 8. Piirin e-kierrosten hallinnointi 9. Asiakaspalautteen lähettäminen 10. Toimipistekohtaiset palvelut 11. Asiakaspalvelu ja tuki JW (18)

2 1. Yleistä Labquality Internet-palvelut jakaantuvat kahteen osaan, julkisiin sivuihin ja asiakaskanavan palveluihin. Asiakaskanavan sivut on tarkoitettu vain Labqualityn asiakkaille. Julkisilla sivuilla osoitteessa on yleistietoa Labqualitystä ja sen tarjoamista palveluista. Etusivulta löytyvä yrityksen yhteystiedot, tiedotteita asiakkaille, ohjeita, julkaisuja ja paljon muuta. Asiakaskanavalla (extranet) ovat kaikki vain Labqualityn asiakkaille suunnatut palvelut, jotka esitellään tarkemmin tässä ohjeessa. 2. Palvelun käytön aloittaminen 2.1 Piiri Ulkoisen laadunarvioinnin palvelujen alueellista seurantaa varten Labquality tarjoaa mahdollisuuden muodostaa alueen laboratorioista tai POC-yksiköistä piirin, jonka yhteystietoja, tilauksia ja laadunarviointituloksia voidaan hallinnoida ja seurata Labqualityn Internet-palvelun avulla. Piirin perustamisen yhteydessä piirin vastuuhenkilölle luodaan käyttäjätili asiakaskanavalle. Perustaaksesi piirin, ota yhteyttä Labqualityn asiakaspalveluun 2.2 Internet-palvelun käytön aloittaminen Internet palvelun käytön aloittamista varten käyttäjällä tulee olla piirikäyttäjätunnukset (käyttäjätunnus ja salasana). Jokaiselle Labqualityn rekisterissä olevalle piirin yhteyshenkilölle lähetetään salasanat kerran vuodessa piiritilauksen tilausmateriaalin yhteydessä. Kadonneita käyttäjätunnuksia voi tiedustella Labquality asiakaspalvelusta sähköpostitse Sisäänkirjautuminen asiakaskanavalle Avaa Internet-selaimella sivu: Valitse Asiakaskanava Kirjaudu sisään (oik. yläkulma) Kirjoita piirikäyttäjätunnus ja salasana (piirinumero ja salasana) Valitse: Jatka Huom! Salasanassa mahdollisesti olevat kirjaimet tulee kirjoittaa ISOILLA KIRJAIMILLA. 2.3 Palvelun rajoitukset Palvelu toimii yleisimpien Internet-selainten (IE, Netscape, Firefox, Opera) uusimmilla versioilla. Asiakaskanavan palveluiden käyttöä varten tulee selaimessa olla Java-laajennus käytössä. Jos Java ei ole käytössä, ei asiakaskanavan sisäänkirjautumisruutu ole näkyvissä. Asiakaskanavan palveluissa on 30 minuutin aikakatkaisu palvelun ruuhkautumisen välttämiseksi. Mikäli asiakaskanavalla ei tehdä mitään toimenpidettä 30 minuuttiin, katkeaa yhteys palveluun ja työskentelyn jatkaminen edellyttää sisäänkirjautumista uudelleen. JW (18)

3 3. Yhteystietojen päivittäminen Piirin nimen ja piirin yhteyshenkilön yhteystiedot voidaan tarkistaa ja päivittää valitsemalla päävalikosta osoitteenmuutos. Osoitteenmuutossivulla yhteystietojen päivitys tapahtuu valitsemalla muokkaa yhteystietoja Yhteystietojen muutokset päivitetään Labqualityn asiakasrekisteriin muutaman vuorokauden kuluessa. JW (18)

4 4. Toimipisteiden listaaminen Labqualityn Internet-palvelut piireille 1 Piirin toimipisteet voidaan listata näytölle ja tallentaa työasemalle valitsemalla päävalikosta yhteystiedot tiedostoon. Tiedosto tallentuu työasemalle txt-tiedostona, joka voidaan avata mihin hyvänsä tietokantaan. Tiedoston voi avata myös exceliin, jossa sen voi muokata halutunlaiseksi. 2 4 Avaa excel ja avaa tiedosto (piirinumero.txt) excelillä. 3 id place name1 name2 address1 address2 city Meilahden sairaala, Aija PL HUSLAB Helin (Haartmaninkatu 4) HUS 3 Töölön sairaala, Eeva- 1 HUSLAB Liisa Miettin PL 266 (Topeliuksenkatu 5) HUS 4 1 HUSLAB Kirurginen sairaala PL 263 (Kasarmikatu 11-13) HUS 7 1 HUSLAB Naistenklinikka PL 140 (Haartmaninkatu 2) HYKS 9 Lasten ja nuorten 1 HUSLAB sairaala PL 281 (Stenbäckinkatu 11) HUS JW (18)

5 5. Toimipisteiden tilausten listaaminen Piirivastaavalla on mahdollisuus listata ja tallentaa työasemalle kuluvan vuoden ja aikaisempien vuosien tilaukset, jotka on tehty piirin yksiköille. Listassa näkyvät kaikki tilaukset: Kemian piiritilaukset, mikrobiologian piiritilaukset, yksikön omat tilaukset ja Labqualityn tekemät tilausmuutokset. Tilaukset voidaan listata valitsemalla päävalikosta Tilausyhteenveto Valitse aina tiivis, jos tulostat koko piirin tilaukset. Valitse kaikki, jos haluat tulostaa koko piirin tilaukset. Pudotusvalikosta voit valita myös yksittäisen toimipisteen. 5 JW (18)

6 Toimipisteiden tilausten listaaminen Tilausyhteenvedon voi tallentaa omalle työasemalle valitsemalla painikkeen Save to file. Tilaukset tallentuvat txt-tiedostona, jonka voi avata exceliin muokkausta varten. 7 6 Avaa excel ja avaa tallennettu tiedosto (vuosi_piiri_kaikki.txt) exceliin. year company customer_id district_id group scheme survey amount 2006 LQ BAM LQ BAM LQ BAM LQ BAM LQ BAM LQ BAM LQ BAM LQ BAM LQ BAM LQ BAM LQ BAM LQ BAM LQ BAM Tilausyhteenvedon hyödyntäminen Tilausten suunnittelu. Työasemalle tallennettua tilausyhteenvetoa voi käyttää pohjana seuraavan vuoden tilausten suunnittelussa. Tilausvahvistus. Labqualityn lähettämien tilausvahvistusten lisäksi työasemalle tallennettua listaa voi käyttää tilausvahvistuksena koko piirin tilauksista. JW (18)

7 6. Piiritilauksen tekeminen Labqualityn Internet-palvelut piireille Piirivastaava voi tehdä vuosittaisen tilauksen piirinsä yksiköille. Piiritilauksen voi tehdä valitsemalla ensin toimipisteen pudotusvalikosta ja sen jälkeen tilauslomakkeen päävalikosta. Tilauslomake ei näy ennen kuin toimipiste on valittu JW (18)

8 Piiritilauksen tekeminen Labqualityn Internet-palvelut piireille Kun tilauslomake on valittu, näytöllä näkyvät painikkeet uuden tilauksen tekemistä varten. Tulostetilaukset yrityksille painikkeesta voi tilata pelkkiä raportteja. Kierrostilaukset laboratorioille painikkeesta tilataan varsinaiset kierrokset. Tilauspainikkeen alla näkyy kaikki tilaukset, jotka toimipisteelle on tehty aikaisemmin. Tilauksessa näkyy päivämäärä ja tilauksen tila, joka voi olla: Lähetetty, käsittelyssä, hyväksytty tai hylätty. Aikaisemmat tilaukset ovat linkkejä ja tilausta voi tarkastella valitsemalla linkin. Aikaisemmat tilaukset on hyvä tarkistaa ennen tilausta, jotta ei synny päällekkäisiä tilauksia. JW (18)

9 Piiritilauksen tekeminen Labqualityn Internet-palvelut piireille Uusi kierrostilaus tehdään valitsemalla painike Tee uusi tilaus kohdasta kierrostilaukset laboratorioille. 1 2 Tilauslomakkeen kierrosvalikko ja ohjeet tulevat näytölle. Seuraa ohjeita ja valitse kierrokset haluamallasi tavalla. JW (18)

10 Piiritilauksen tekeminen Labqualityn Internet-palvelut piireille Kierroksen numero, kierrosryhmän tai kierroksen nimen valinnan jälkeen, avautuu varsinainen tilauslomake, josta valitaan halutut kuukaudet ja näytteiden lukumäärä. Valinnan jälkeen valitse seuraava kierros tai kierrosryhmä ja valitse tilattavat kuukaudet. 4 3 Kun olet valinnut kaikki tilattavat kierrokset, valitse lopuksi Tarkista ja lähetä tilaus. 5 JW (18)

11 Piiritilauksen tekeminen Labqualityn Internet-palvelut piireille Tarkista listasta, että kaikki kierrokset on tilattu oikein. Voit palata takaisin tilauslomakkeelle muuttamaan tilaustasi valitsemalla muuta tilausta tai hyväksyä tilauksen valitsemalla Lähetä tilaus. 6 Täytä kohta Tilauksen tekijä, anna mahdollinen tilausviite (ei pakollinen) ja valitse kuka maksaa laskun. 1. Asiakas itse (erillinen lasku lähetetään asiakkaan laskutusosoitteeseen), 2. Piiri (lasku tulee yhteislaskulle piirin laskutusosoitteeseen) tai 3. Muu laskutusosoite (tämän yksittäisen tilauksen maksaa joku muu, esimerkiksi laitevalmistaja). Lopuksi lähetä tilaus valitsemalla Lähetä tilaus JW (18)

12 Piiritilauksen tekeminen Labqualityn Internet-palvelut piireille Tilauksen lähettämisen jälkeen näytölle tulee tilausnumero ja tiedot tilauksesta.! 1 Siirry seuraavaan laboratorioon valitsemalla perustiedot ja valitsemalla seuraava toimipiste pudotusvalikosta. Toimi edellä esitetyllä tavalla ja tee tilaus kaikille piirisi yksiköille. 2 3 Kun olet tehnyt kaikki tilaukset, voit listata ne kohdan 5 ohjeiden mukaisesti. Listauksessa kaikki tilaukset näkyvät punaisina, koska niitä ei ole vielä hyväksytty. Labquality käsittelee tilaukset 2 5 päivän välein. Tilauksen hyväksymisen jälkeen, kaikki tilaukset näkyvät listattaessa mustalla fontilla. Labquality lähettää kaikista tilauksista tilausvahvistuksen postitse joko piirivastaavalle tai sekä piirivastaavalle että toimipisteelle piirivastaavan ohjeiden mukaisesti. HUOMIOITAVAA! Hyväksyttyjä tilauksia ei voi muuttaa tai peruuttaa Internetpalvelun kautta. Kaikki muutokset ja peruutukset tulee tehdä sähköpostitse Labqaulityn asiakaspalveluun info@labquality.fi JW (18)

13 7. Piiriraporttien tarkastelu Labqualityn Internet-palvelut piireille Labquality aloitti kesäkuussa 2006 piiriraporttien julkaisemisen pdf-tiedostoina. Vuoden 2007 aikana tavoitteena on saada julkaistua suurin osa kierrosraporteista ja piiriraporteista pdfmuodossa Internet-palvelun kautta Piirin pdf-raportteja voit tarkastella valitsemalla päävalikosta Raportit. Marraskuussa 2006 linkin nimi oli Raportit Uusi. Piiriraportteja tarkasteltaessa tulee perustiedoissa olla valittuna piiri, ei yksittäistä laboratoriota. Huom! Mikäli piiriin kuuluu alapiirejä, voidaan alapiirien piiriraportteja tarkastella valitsemalla ensin pudotusvalikosta alapiirin asiakasnumero ja sen jälkeen raportit. 1 Piiriraportit näkyvät taulukossa julkaisujärjestyksessä. Taulukossa näkyy kerrallaan kymmenen raporttia. Seuraavalle sivulle pääsee valitsemalla taulukon alapuolelta sivunumeron. Valittu sivu näkyy sivunumerolistassa lihavoituna. Taulukon tulosteita voi järjestellä myös klikkaamalla sarakkeiden otsikoita. Raportit voi tallentaa arkistointia varten omalle työasemalle valitsemalla levyke kuvakkeen. Anna tiedostolle haluamasi nimi ja tallenna se haluamaasi kansioon. Labquality on suunnitellut pitävänsä pdf-tiedostot Internet-palvelussa viisi vuotta, jonka jälkeen ne siirretään toiseen arkistoon. JW (18)

14 7.1 Raporttien tarkastelu kierrosryhmän perusteella Valitsemalla kohdasta Ryhmä haluamansa ryhmän, taulukkoon tulee näkyviin vain valittuun kierrosryhmään kuuluvia kierroksia. Kierrokset ovat taulukossa julkaisujärjestyksessä Raporttien tarkastelu kierroksen perusteella Valitsemalla kohdasta Kierros kierroksen ja laittamalla kaikki muut valinnat tyhjiksi, taulukkoon tulee näkyviin valitun kierroksen raportit kaikilta edeltäviltä vuosilta. Piiriraportteja löytyy kesäkuusta 2006 alkaen. Aikaisemmilta vuosilta järjestelmä löytää vain kierroskirjeitä ja numeerisia yhteenvetoja. 3 JW (18)

15 8. Piirin e-kierrosten hallinnointi Piirin käyttäjätunnuksilla pääsee käyttämään e-kierrosten piiritoimintoja. Piirivastaavan valikkoon pääsyn edellytyksenä on, että perustiedoissa on valittuna piirin asiakasnumero, ei yksittäistä laboratoriota. Piirin e-kierrosvalikkoon pääsee valitsemalla päävalikosta e-kierrokset ja sitten painike avaa e-kierrokset 1 2 Piirin e-kierrosvalikko avautuu. Valitse kierros ja paina log-in kirjautuaksesi sisään. Sivun alalaidassa on kielivalikko, josta voit valita käytettävän kielen Suomi. Käännös on epätäydellinen ja osa termeistä jää englanninkielisiksi kuten kierrosten nimet ja analyyttien nimet sekä jotkin muut termit. 3 JW (18)

16 Piirin e-kierrosten hallinnointi Kierroksen valinnan jälkeen näytölle tulee piirivastaavan valikko e-kierrokselle. Piirin e-kierrosten toiminnosta on olemassa oma ohje. 9. Asiakaspalautteen lähettäminen Piirin yhdyshenkilö voi lähettää palautetta Labquality asiakaspalveluun valitsemalla päävalikosta kohdan Asiakaspalaute. JW (18)

17 ! 10. Toimipistekohtaiset palvelut Piirin vastuuhenkilöllä on mahdollisuus kirjautua piirikäyttäjätunnuksilla järjestelmään jokaisena piiriin kuuluvana toimipisteenä. Piirivastaava voi tehdä piirin toimipisteen valinnan jälkeen kaikkia niitä toimenpiteitä, mitä ko. toimipistekin kirjautuessaan sisään omilla tunnuksillaan. Piirivastaava voi: Päivittää piirin toimipisteiden yhteystietoja Tarkastella näytteiden toimituskalenteria Tehdä piirin toimipisteille tilauksia (kuvattu tämän ohjeen kohdassa kuusi). Listata piirin toimipisteiden tilaukset yhdessä tai erikseen JW (18)

18 Päivittää piirin toimipisteiden yleiskemian menetelmätietoja Tarkastella piirin toimipisteiden raportteja Tarkastella ja päivittää piirin yksiköiden Internet-kierroksia Kirjautua piirin toimipisteiden e-kierroksille määrittämään menetelmätietoja, syöttämään tuloksia ja tarkastelemaan raportteja 11. Asiakaspalvelu ja tuki Piirit Asiakaspalvelun koordinaattori Juha Wahlstedt: Tilaukset ja asiakasrekisteri Asiakaspalvelu, Kerstin Asplund: Laskutus Laskujen käsittely, Sanna Jansson: Internetpalvelut Asiakaspalvelun koordinaattori Juha Wahlstedt: JW (18)