OHJEISTUS TAITEEN ÄÄRELLÄ -TYÖPAJOJEN TAITEILIJALLE

Transkriptio

1 Liite 1 Tuottaja Annakatriina Jylhä / Porin taidemuseo, versio OHJEISTUS TAITEEN ÄÄRELLÄ -TYÖPAJOJEN TAITEILIJALLE Tervetuloa ideoimaan Taiteen äärellä -työpajoja Porin taidemuseolle! Luethan tämän ohjeistuksen, jotta tiedät, kuinka toimia työpajojen tuottajana. Taiteen äärellä -työpajat ovat aikuisryhmille kehitettyjä, taidelähtöisiin menetelmiin perustuvia työpajoja, joita ohjaavat itsenäiset ammattitaiteilijat. Kyseessä on Porin taidemuseon uusi toimintamalli 1, johon voi uusia taiteilijoita voi hakeutua tuottajiksi milloin tahansa. Tältä prosessi näyttää: Tuottaja = taiteilija Tilaaja = Porin taidemuseo Asiakas = palvelun loppukäyttäjä: yritys/yhdistys/ryhmä Porin taidemuseo hankkii yhteistyökumppaneikseen työpajoja tuottavat taiteilijat Taiteilijat suunnittelevat tarkat työpajakonseptit ja koostavat pajoistaan pienet infopaketit markkinointia varten. Taidemuseo ja taiteilija markkinoivat työpajoja. Asiakas (palvelun loppukäyttäjä, eli esim. yritys) tilaa työpajan taidemuseolta. Taidemuseo tilaa työpajan tuottajalta/taiteilijalta. Taiteilija ottaa yhteyttä asiakkaaseen ja sopii tarkemmin käytännöistä ja sisällöistä. Taiteilija pitää työpajan ryhmälle taidemuseon tiloissa. Taidemuseo laskuttaa työpajan asiakkaalta. Taiteilija laskuttaa palkkion ja materiaalikulut taidemuseolta. Maksutavasta voidaan tarpeen mukaan tapauskohtaisesti neuvotella. 1 Toimintamalli kehitettiin syksyllä 2015 toimineessa projektissa, jossa työskenteli tuottajana Annakatriina Jylhä sekä taiteilijat Reetta Partanen ja Marika Räty, jotka suunnittelivat ja toteuttivat ensimmäiset työpajakonseptit.

2 TAIDEMUSEON ROOLI Taidemuseo saattaa tilaajat ja tuottajat yhteen: - Museo ottaa vastaan työpajojen tilaukset, minkä jälkeen museon yhteyshenkilö ottaa yhteyttä työpajaa tuottavaan taiteilijaan, sinuun tai johonkin kollegoistasi. Asiakkaan ehdottamista aikatauluvaihtoehdoista etsitään ajankohta, jolloin sinä olet vapaa ja museon tilat varattavissa. Taidemuseo auttaa markkinoinnissa: - Taidemuseolla on yleiskuvaus työpajatoiminnasta, jota se markkinoi nettisivuillaan ja somekanavillaan, sisäisesti Porin kaupungin verkostoissa ja Porin seudun matkailu Oy Maisan kautta sekä suoraan asiakkaillensa. - Markkinointikanavista keskeisin on museon sivuston alla toimiva Taiteen äärellä -blogi: osallistu.poriartmuseum.fi, johon taiteilijat tuottavat itse sisällön - Omaa työpajaasi koskevat markkinointimateriaalit tuotat itse, mutta tarvittaessa voit pyytää apua taidemuseolta tai kokeneemmilta työpajataiteilijoilta. Kaikki hyvä näkyvyys on yhteinen etu! Taidemuseo tarjoaa tilat: Taidemuseo tarjoaa työpajatoiminnalle tilat ja vastaa niiden varauksista. - Työpaja voi sisältää näyttelytiloissa tapahtuvaa toimintaa museon aukioloaikojen puitteissa. - Voit varata luentosalin käyttöönne, mikäli työpajassa tarvitaan paikkaa esimerkiksi rauhoittumiseen tai keskusteluun. - Taiteelliseen työskentelyyn soveltuu työpajatila. Työpajatila on kuitenkin valtaosan ajasta varattu lastenkulttuurikeskuksen käyttöön, mikä on hyvä huomioida työpajoja suunniteltaessa ja aikataulutettaessa. Tilavarausten tekemiseksi työpajasi kuvauksesta tulee käydä ilmi, mitä tiloja työpajassa käytetään! Taidemuseon eli myös Taiteen äärellä -pajojen käyttöön työpajatila on varattu pääsääntöisesti - ma klo 12 alkaen - ti klo alkaen - ke klo 18 alkaen

3 Taidemuseon näyttelytilat ovat avoinna klo 18 asti, keskiviikkoisin klo 20 asti. Työpajatilan käyttöä voi jatkaa museon aukioloajan jälkeen. Huom: muutokset ovat mahdollisia ja ajat täytetään varausjärjestyksessä. Tarkista siis ajat aina taidemuseon kanssa, äläkä esimerkiksi sovi työpajan siirtämisestä suoraan asiakkaan kanssa kysymättä ensin taidemuseolta. TEHTÄVÄSI TOIMINTAKETJUN AIKANA 1. Ideoi työpaja ja laadi siitä kuvaus Työpajat liittyvät taidemuseon sisältöihin: näyttelyihin, kokoelmiin tai arkistoihin ja ne toteutetaan pääsääntöisesti taidemuseon tiloissa. Tutustu Porin taidemuseon nykyiseen työpajatarjontaan ja mieti onko sinulla työpajaidea, joka täydentäisi sitä. - Ota yhteyttä taidemuseoon ja kerro ideastasi. - Kirjoita konseptistasi tarkennettu kuvaus, jossa käy ilmi, mitä työpajassa käytännössä tehdään. Konseptin kuvaus on tarkoitettu taidemuseon sisäiseen käyttöön, ei julkaistavaksi vielä tässä vaiheessa. Lähetä kuvaus taidemuseolle. - Mikäli idea todetaan mahdolliseksi toteuttaa, tee konseptistasi mainosteksti: lyhyt kuvaus työpajan tavoitteista ja menetelmistä. Materiaali julkaistaan Taiteen äärellä -blogissa ja pääset sitä itse muokkaamaan. 2. Hinnoittele työpaja Taidemuseolla myytävien palvelujen hinnoista päättää kaupungin kulttuurilautakunta, minkä vuoksi pajoille on ollut tarpeen määritellä valmiit kokonaishinnat. On tärkeää, että pajojen kustannukset eivät nouse liian korkeiksi, jotta sinulle jää tarpeeksi palkkaa laskutettavasta summasta. Laske siis arviot materiaalikuluista, matkakuluista sekä omasta työstäsi. Mikäli esimerkiksi materiaalikustannukset nousevat liian korkeiksi, muokkaa suunnitelmaasi.

4 Erityistapauksissa paja voidaan hinnoitella myös toisin, mutta päätöksen saamiseen voi vierähtää aikaa. Taidemuseo ja kokeneemmat työpajaohjaajat auttavat kustannusten laskemisessa. Hinnasto (vahvistettu helmikuussa 2016) 2 tunnin paja: 35 /osallistuja. Osallistujia vähintään 10. (Esim. 10 hlön ryhmä = 350 ) 3 tunnin paja: 50 /osallistuja. Osallistujia vähintään tunnin paja: 80 /osallistuja. Osallistujia vähintään Ota yhteyttä asiakkaaseen ja räätälöi työpajasi asiakkaan tarpeiden mukaan Kun työpajan ajankohdasta on sovittu, taidemuseo antaa sinulle asiakkaan yhteystiedot. On tärkeää, että otat tässä vaiheessa itse yhteyttä asiakkaaseen, jotta saat työpajan toteutukseen tarvitsemasi tiedot. Tiedota asiakasta työpajan järjestelyihin liittyvistä seikoista, kuten mahdollisesta vaatteiden sotkeutumisvaarasta tai ulkovarusteiden tarpeesta. Ota samalla selvää ainakin näistä asiakasta koskevista asioista: ryhmän koko, ikähaitari, tyyppi (onko kyseessä työyhteisö, kaveriporukka jne.) kuinka hyvin ryhmän jäsenet tuntevat toisensa onko ryhmän jäsenillä erityisiä haasteita, jotka pitää huomioida työpajan suunnittelussa (esim. liikuntarajoitteet) millaisia toiveita ja odotuksia ryhmällä on työpajan suhteen Taustatietojen hankkimiseksi voit käyttää apunasi kysymyspatteristoa, joka on tämän ohjeistuksen liitteenä (liite 5). Kun työpajan toteutuminen ja ajankohta on sovittu ja perustiedot kerätty, voit aloittaa pajan esivalmistelut. Mieti, mitä haasteita kyseinen ryhmä tarjoaa ja ota ryhmän toiveet ja tarpeet huomioon soveltuvin osin. Tee aina myös varasuunnitelma sään varalle, jos työpajaasi sisältyy ulkoilua. Mieti etukäteen pienet käytännön asiat: miten tehdä olo mukavaksi, miten työpajasi runko joustaa, jos aikaa kuluu enemmän tai vähemmän kuin luulit? On hyvä suunnitella muutama ylimääräinen tehtävä, jos ryhmä on nopea. 4. Varmista, että sinulla on työpajan vaatimat resurssit Tilojen järjestämistä lukuun ottamatta kaikki työpajan edellyttämät käytännön järjestelyt ovat vastuullasi. Hanki materiaalit, suunnittele aikataulu, järjestä mahdolliset kuljetukset ja hoida

5 tarvittavat käytännön asiat. Pääsääntöisesti huolehdit myös työpajamateriaalien säilytyksestä. Pohdi materiaalien osalta näitä kysymyksiä: Mistä hankit materiaalit ja mihin hintaan? Saatko samasta paikasta tarpeeksi työpajamateriaalia, jos konseptistasi tulee hitti? Voitko hankkia materiaalit pienissä määrissä, paja kerrallaan? Mihin varastoit materiaalin? Perusmateriaaleja on käytettävissäsi työpajatilassa ja ne on lueteltu työpajan käyttöön tarkoitetussa ohjeistuksessa (liite 2). Varmista materiaalien saatavuus museon henkilökunnalta. Joissakin tapauksissa on järkevää tehdä materiaalihankinnat museon kautta. Tällöin niiden hinta vähennetään lopullisesta palkkiosta, jonka museo sinulle maksaa. Älä epäröi kysyä neuvoa museolta ja kokeneemmilta työpajatuottajilta! 5. Ohjaa työpaja 1. Sovi hyvissä ajoin tarkka kellonaika ja tapaamispaikka asiakkaan kanssa. 2. Valmistele työpajatilat ennen pajan alkua niin, että työpaja-aikaa ei kulu tilojen, materiaalien tai ohjeiden järjestelyyn. 3. Ole ottamassa ryhmää vastaan sovittuna aikana, tai jo hieman etukäteen. 4. Jos jokin menee vikaan: Älä panikoi! Anna osallistujille esimerkiksi jokin välitehtävä tai laita heidät kiertämään näyttelyä ja selvitä yhdessä taidemuseon henkilökunnan kanssa ongelma. HUOM! Tapaturman sattuessa ota heti yhteyttä hätäkeskukseen ja taidemuseon henkilökuntaan. Tutustu turvallisuusohjeistukseen (liitteet 3 4)! 5. Nauti työpajan ohjauksesta ja eläydy mukana! 6. Kerää palautetta ja jatkokehittele työpajakonseptia Porin taidemuseolla on valmis palautekyselypohja, jonka asiakkaat voivat täyttää työpajaan osallistumisen jälkeen. Vastaukset tulevat sekä taiteilijalle että taidemuseolle anonyymisti. Mahdollisista kehittämistarpeista keskustellaan museon ja tuottajan kesken. Kysy myös suullista palautetta ryhmäläisiltä työpajasi lopussa. Siitä on hyötyä ja iloa sinulle itsellesi jatkossa.

6 7. Laskuta taidemuseota Tuottajana laskutat palvelusta Porin taidemuseota ja taidemuseo laskuttaa asiakasta. Laskutus tapahtuu kaksiportaisesti, jotta asiakkaalla on mahdollisuus hankkia työpajan oheen myös kahvi- ja ruokatarjoilua, jotka järjestää taidemuseon yhteydessä toimiva itsenäinen kahvilayrittäjä. Taidemuseolle aiheutuu toiminnasta jonkin verran tila- ja työvoimakustannuksia, jotka on pyritty huomioimaan työpajan lopullisessa hinnassa. Taidemuseo ei saa toiminnasta voittoa. Mikäli sinulla ei ole toiminimeä, voit käyttää laskutusosuuskuntaa, joka hoitaa laskutuksen puolestasi. Tarvittaessa taidemuseo antaa opastusta laskuttamiseen liittyvissä käytännön kysymyksissä. SOPIMUS Tuottajana sinulla on sopimus taidemuseon kanssa siitä, että sitoudut toteuttamaan työpajoja tilaajien toiveiden ja oman konseptisi mukaisesti mahdollisuuksien mukaan. Taidemuseon ja tuottajan sopimus tehdään konseptista ja puitteista, varsinaiset ajankohdat ja pajojen määrä riippuvat täysin kysynnästä. Pääsääntöisesti tilaukset pyritään lyömään lukkoon hyvissä ajoin, jotta osaat varautua tulevaan työpajaan. Yksittäistä työpajaa koskeva sopimus on sitova vasta sen jälkeen, kun olet vahvistanut työpajan asiakkaan kanssa ja museo on antanut vahvistuksen tilauksesta. Lisäksi taidemuseo tekee sopimuksen asiakkaan kanssa siinä vaiheessa, kun työpajan toteutuminen on varmistettu kanssasi. Asiakas hyväksyy varausehdot tilauksen yhteydessä ja museo vahvistaa tilauksen asiakkaalle. Mikäli asiakkaalle tulee este, hänen on peruttava työpaja 7 päivää ennen sovittua ajankohtaa. Peruutus tehdään museolle, joka välittää tiedon sinulle. Tätä myöhemmin perutuista ja peruuttamatta jätetyistä opastusvarauksista museo perii asiakkaalta normaalin hinnan ja maksaa myös sinulle osuutesi. Mikäli itse sairastut, asiakkaalle pyritään etsimään korvaava työpaja.

7 Toimintamallin hyödyt: Taiteilijalle Taidemuseolle Asiakkaalle Taiteilija saa mahdollisuuden kokeilla aineettomien palveluiden tuottamista: ei vain fyysisiä objekteja, vaan myös taidekokemuksia ja merkityssisältöjä. Porin taidemuseo on hyvä toiminta-alusta yleisöä osallistavien taidelähtöisten menetelmien kehittämiseen. Osallistavat taidelähtöiset menetelmät tekevät taidemuseon sisältöjä saavutettavammaksi ja mahdollistavat perinteistä museokäyntiä henkilökohtaisemman tavan kokea nykytaidetta. Asiakkaalle taidemuseon työpajat merkitsevät mahdollisuutta edistää luovuutta, terveyttä ja hyvinvointia aivan uudenlaisessa ympäristössä, keskellä kansainvälistä huipputaidetta!