Työntekijän yksityisyyden rajat mitä saa käsitellä, mitä ei?

Transkriptio

1 Työntekijän yksityisyyden rajat mitä saa käsitellä, mitä ei? Aamukahvitilaisuus, Oikotie Artist, Sanoma Digital Asianajaja Eija Warma ja OTM Sofie Nygård Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy

2 Luottotiedot Ulkoistaminen Ilmiantopuhelimet Työsuhde alkaa Rekrytointi ja työhaastattelu Erilaiset testit, kamera- ja muu tekninen valvonta Työntekijän sähköpostit Työsuhde päättyy Henkilötietojen säilyttäminen 2 Sosiaalinen media Tietoverkot Lääkärintodistukset Tietosuojavaltuutettu Tietosuojalautakunta Puheluiden nauhoittaminen Valvonta Työterveyshuolto Arkistointi Huumetestit Turvallisuusselvitys Yhteistoimintamenettely Paikantaminen Aluehallintovirasto Sähköposti Verkkosurffailu Kameravalvonta Terveydentilatiedot Henkilö- ja soveltuvuusarviointitestit Henkilötieto

3 Esityksen sisältö Henkilötietojen kerääminen Työntekijöiden tekninen valvonta Henkilötietojen luovuttaminen 3

4 Henkilötietojen kerääminen Tarpeellisuusvaatimus (YksitL 3 ) Tiedon tarpeellisuus vaihtelee työtehtävien mukaan Sekä rekrytointivaihe että työsuhteen aikana Ei saa kerätä ennakolta ajankohtainen ja perusteltu syy! Virheettömyysvaatimus Tiedot kerättävä lähtökohtaisesti työntekijältä itseltään Tietosuojavaltuutetun ns. googlaamis-tapaus Arkaluonteiset tiedot 4

5 Henkilötietojen kerääminen Tietosuojavaltuutetun (TSV) vastaus (2006) ns. Googletapauksessa; asian pääkohdat: Henkilötietojen kerääminen Internetistä työnantajan toimesta Kantelijan viisi vuotta vanha paneelikeskustelureferaatti (työnantaja käynyt katsomassa Google-haun perusteella) Kantelijan kertoman mukaan hänet leimattiin erittäin kyseenalaisin ja vanhentunein tiedoin mielenterveysongelmaiseksi TSV:n vastauksen mukaan tietoja voidaan työnhakijan suostumuksetta hankkia vain silloin, kun ne ovat välittömästi tarpeellisia työsuhteen kannalta (YksitL 3 :n mukainen tarpeellisuusvaatimus) Toiseksi henkilötietojen hankintaan on oltava selvä peruste, joka liittyy työnhakijan luotettavuuden selvittämiseen 5

6 Henkilötietojen kerääminen TSV:n googlaamista koskeva lausunto Jos työnhakijaa koskevia tietoja on kerätty muualta kuin työnhakijalta itseltään, työnantajan on ilmoitettava työnhakijalle saamistaan tiedoista ennen kuin niitä käytetään työnhakijaa koskevassa päätöksenteossa Hakukoneen avulla hankittuja eli ns. googlaamalla saatuja tietoja on kritisoitava niiden epäluotettavuuden johdosta Googlaamalla tapahtuva henkilötietojen kerääminen ja tallettaminen YksitL 4 :n ja HetiL 5 :n, 6 :n ja 9 :n vastaista Huomioitava myös se, että Internetissä saattaa olla tietoa useista samannimisistä henkilöistä ja että verkossa tieto voi olla yhtä hyvin totta kuin valettakin 6

7 Henkilötietojen kerääminen Työhaastattelu Rekrytoijan osattava perustella kysymykset Rekrytoijan tulee kiinnittää huomio tehtävän kannalta olennaisiin asioihin Kysymyksiä/testaamista verrattava työtehtävään Työtehtävään kuulumattomia asioita ei pidä udella Rekrytoija ei saa kysyä hakijan poliittista suuntausta, ammattiyhdistystoimintaa, asevelvollisuutta, seksuaalisuutta, uskonnollista vakaumusta Työhaastattelu mittaakin myös rekrytoijan ammattitaidon 7

8 Henkilötietojen kerääminen Työhaastattelu Työnhakijan raskautta ja perhesuhteita koskevat henkilötiedot? Raskaus on henkilön yksityisyyden suojan ydintä Myös perhesuhteet ovat osa työnhakijan yksityisyyttä Lisäksi tiedot perhesuhteista koskevat osapuoliin nähden kolmansia osapuolia -> tällainen kysyminen voi loukata heidän yksityisyyttään Työnhakijalla ei oma-aloitteista velvollisuutta kertoa Työnhakijan terveydentilaa koskevat tiedot? Ei yksityiskohtaisia terveyteen liittyviä tietoja Kysymykset rajattava koskemaan työn luonne huomioiden vain tietoja, joilla merkitystä työtehtävien hoitamisen kannalta 8

9 Henkilötietojen kerääminen Työhaastattelu Työnhakijan luottotiedot Turvallisuusselvitys Huumausainetestiä koskeva tulos Rikosrekisteri Henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit TSV 1747/44/2006 ( ): Henkilötietojen käsittely rekrytointimenetelmiä käytettäessä (mm. henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointi kaikkien läsnä olevien kesken) 9

10 Henkilötietojen kerääminen Työhaastattelu Diili tv-ohjelma / kysymykset Mira Kasslinille Äitiys on ihana asia, yhtenä tuomarina toiminut kansanedustaja Leena Harkimo aloitti. Miten olette perheessä ajatelleet yhdistää perheen ja työn? Mitkä eivät ole huonoja kysymyksiä? Milloin voit aloittaa? Voitko joustaa työaikojen suhteen? Oletko valmis matkustamaan? Entä edustamaan iltaisin? Onko tiedossasi asioita, jotka estäisivät sinua toimimasta tässä projektissa loppuun saakka? Tässä tosin huomioitava myös toimitusjohtajan tehtävä 10

11 Henkilötietojen kerääminen Työhaastattelu Esimerkki Marylandista, Yhdysvalloista ( ) Konstaapeli Robert Collins kuvailee erikoista vaadetta, joka esitettiin hakiessa paikkaa Marylandin vankeinhoitolaitoksesta. Konstaapelin taustatiedot tarkistettiin normaaliin tapaan, mutta lisäksi hänen haluttiin luovuttavan henkilökohtaiset Facebook-tilinsä kirjautumistiedot. Collinsin mielestä episodi muistutti enemmänkin vaatimusta kuin pyyntöä. Vaatimuksen taustalla on Marylandin vankeinhoitolaitoksen uusi käytäntö, jossa kaikilta työnhakijoilta ja myös työsopimuksiaan uusivilta työntekijöiltä vaaditaan tieto Facebook-salasanoista. Näin työnantaja pääsi tutkimaan Collinsin Facebook-profiilia sekä siellä olevia valokuvia ja viestejä. Työnantaja pystyi näin myös selvittämään hänen uskonnollisen, poliittisen ja seksuaalisen suuntauksensa. 11

12 Työntekijöiden tekninen valvonta Kaikenlainen viestintä katsotaan Suomessa luottamukselliseksi! Luottamuksellisuus koskee niin viestin sisältöä kuin myös viestinnän osapuolia. Viestintään liittyvät kysymykset työelämässä ovat hyvin ongelmallisia. Erityislainsäädäntö koskee työsuhdetta, jossa pyritään turvaamaan työnantajan intressit ja viestinnän luottamuksellisuus. 12

13 Työntekijöiden tekninen valvonta Sähköposti Sähköpostiviestien esille hakeminen ja avaaminen Työnantajalle kuuluvat sähköpostit Työntekijän henkilökohtaiset sähköpostiviestit eivät koskaan kuulu työnantajalle (edes työntekijän suostumuksella) Työntekijän suostumuksella viestin voi avata ja lukea toinen henkilö työpaikalla sovittujen pelisääntöjen mukaan Jos suostumusta ei saada, työnantajalle kuuluvien sähköpostien esille hakemiseksi tulee seuraavien kriteerien täyttyä Työntekijä hoitaa tehtäviään itsenäisesti Työntekijä on poissa työstä Tehtävien/vireillä olevien asioiden vuoksi ilmeistä, että tt:lle lähetetty po. viestejä Ennen avaamista työntekijälle tarjotaan vielä mahd. antaa suostumus Sähköpostiin liittyvän asian selvittäminen ei kestä viivytystä 13

14 Työntekijöiden tekninen valvonta Sähköposti Sähköpostiviestien avaaminen Viestien esille hakemisen jälkeen viestin saa avata, jos on ilmeistä, että se kuuluu selvästi työnantajalle ja täyttää em. kriteerit Edellytyksenä lisäksi on, että viestin lähettäjään tai vastaanottajaan on yritetty tuloksetta saada yhteys viestin sisällön selvittämiseksi Viestin avaamisesta annettava kirjallinen selvitys työntekijälle Avaamista koskevat samat vaatimukset avaamiseen osallistuvista henkilöistä ja samat salassapitosäännökset kuin viestin esille hakemistakin Lisäksi SähkViestTL:ssa säädetään yleisesti sellaisten viestien hyväksikäyttökiellosta, joita ei ole tarkoitettu vastaanottajalle 14

15 Työntekijöiden tekninen valvonta Sähköposti käytännössä (1) Työnantajan huolehtimisvelvollisuus Poissaoloilmoitus Viestien ohjaaminen toiseen osoitteeseen Suostumus toiselle viestien vastaanottamiseen TA:n on tarjottava yhtä mahdollisuutta TT:lle ennen kuin TA:lla on oikeus hakea esille/avata TT:n sähköposteja poissaolon aikana. 15

16 Työntekijöiden tekninen valvonta Sähköposti käytännössä (2) TA:lle kuuluvien viestien esille hakeminen: TT tilapäisesti estynyt suorittamasta työtehtäviään. TA:lle kuuluvia viestejä ei voida muuten saada käyttöön. Huolellisuusvelvollisuus täytetty. Viestin erityinen tärkeys TA:lle toimintaan liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai muutoin toimintojen turvaamiseksi. 16

17 Työntekijöiden tekninen valvonta Sähköposti käytännössä (3) TT:n hoidettava tehtäviään itsenäisesti = hoitaa työtehtäviään sähköpostilla. Tietoa ei saada muuten selville (esim. diaarista). Ilmeistä, että viestejä lähetetty/vastaanotettu TT:n sähköpostiosoitteesta. TT:n suostumusta ei voida saada kohtuullisessa ajassa. 17

18 Työntekijöiden tekninen valvonta Sähköposti käytännössä (4) TA:lle kuuluvien viestien avaaminen: Ilmeistä, että viesti kuuluu TA:lle. Viestin lähettäjään/vastaanottajaan ei saada yhteyttä. + viestien esille hakemisen edellytykset. 18

19 Työntekijöiden tekninen valvonta Sähköposti käytännössä (5) Viestin saa hakea esille pääkäyttäjä TAI joku muu hänen oikeuksillaan (esille hakeminen) ja toinen henkilö. Avaamisesta laadittava kirjallinen selvitys, joka toimitettava viivytyksettä TT:lle. Salassapitovelvollisuus! 19

20 Työntekijöiden tekninen valvonta Tunnistamistiedot ja tietoverkot Tunnistamistieto esim. sähköpostiviestiin liittyvä osoitetieto. Laissa mainittu nimenomaiset tilanteet milloin työnantaja saa käsitellä tunnistamistietoja esim. tietoturva. Työnantajalla erityinen oikeus käsitellä tunnistamistietoja epäiltäessä väärinkäytöksiä tai yrityssalaisuuksien paljastamista. Yksittäisen työntekijän verkkokäyttäytymistä ei saa seurata 20

21 Työntekijöiden tekninen valvonta Puhelin SähkViestTL 24 TA:n oikeus puhelinlaskun maksajana saada yksityiskohtainen erittely Kolme viimeistä numeroa kuitenkin peitetty! TA:lla on myös oikeus saada erittely muista palveluista kuin yhteyksistä esim. ostetut matkaliput Vain palvelutyypeittäin, ei kuitenkaan tietoa konkreettisesta tuotteesta Paikantaminen (SähkViestTL 18 ) Edellyttää paikannettavan suostumusta! Toisaalta TA päättää työn organisoinnista Tehtävä ero autojen, kuormien, konttien yms. paikantamiseen TT:n käytettävissä oltava tietoa mm. paikkatietojen tarkkuudesta 21

22 Työntekijöiden tekninen valvonta Kameravalvonta Ilmoitettava näkyvästi valvonnan kohteena olevissa tiloissa Yhteistoimintamenettely Kohdentamiskielto Vain työnantajan tiloissa Ei saa tarkkailla yksittäisiä työntekijöitä! Ei saa tarkkailla käymälää, pukeutumistilaa tai työntekijän työhuonetta Poikkeustilanteet 22

23 Henkilötietojen luovuttaminen Konsernin sisäiset siirrot EU:n sisällä/kolmansiin maihin Luovutukset kolmansille osapuolille EU:n sisällä/kolmansiin maihin Henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen Ilmoitusvelvollisuus tietosuojavaltuutetulle TSV 1467/44/2009: Henkilötietojen luovuttaminen yritysjärjestelyn yhteydessä Missä vaiheessa suunnitteilla olevaa yrityskauppaa voidaan luovuttaa työntekijöiden henkilötietoja uudelle tulevalle työnantajayritykselle (mm. nimiluettelo palkka- ja työsuoritusarviointitietoineen) 23

24 Työntekijän oikeudet Tiedonsaantioikeudet Informointi rekisteriseloste! Tarkastusoikeus Kielto-oikeus Tiedon korjaaminen 24

25 Valvonta Tietosuojavaltuutettu Henkilötietojen käsittelyä valvova yleisviranomainen Tarkastusoikeus Ilmoitusvelvollisuus esim. henkilötietojen automaattinen käsittely sekä henkilötietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle. Työsuojeluviranomaiset Tietosuojalautakunta Mahdollista hakea erillistä lupaa henkilötietojen käsittelyyn esim. arkaluontoisten tietojen käsittelyyn. Lupa annetaan määräajaksi tai toistaiseksi TSV:n hakemuksesta voi puuttua lainvastaiseen käsittelyyn ja asettaa uhkasakon muutoksenhakuviranomainen hallinto-oikeus 25

26 Kiitos! Ota yhteyttä: Eija Warma Sofie Nygård 26