YKSITYISYYDEN SUOJASTA TYÖELÄMÄSSÄ Susanne Homén Asianajotoimisto Borenius & Kemppinen Oy

Transkriptio

1 YKSITYISYYDEN SUOJASTA TYÖELÄMÄSSÄ Susanne Homén Asianajotoimisto Borenius & Kemppinen Oy Nykytilan arviointi Sähköpostin yleistyminen työelämässä on merkinnyt suurta muutosta työpaikkojen perinteiseen viestintäkulttuuriin. Samalla on alkanut esiintyä uudentyyppisiä ongelmia, joita aiheutuu yhtäältä työntekijän oikeudesta yksityisyyteen ja toisaalta työnantajan tarpeesta saada tietoa sekä valvoa työnteon sujuvuutta. Myös huumausaineiden käyttöä koskevien tietojen käsittelyyn työpaikalla liittyy kysymyksiä, jotka pakottavat ottamaan kantaa työnantajan edun, huumausaineiden haittavaikutusten ja työntekijän yksityisyyden välisen rajan määrittelyyn. Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (jäljempänä työelämän tietosuojalaki) tuli voimaan 1. lokakuuta 2001, ja nyt kyseistä lakia ollaan uudistamassa kokonaisuudessaan. Tasavallan presidentti antoi eduskunnalle hallituksen esityksen (HE 162/2003 vp) laiksi yksityisyyden suojasta työelämässä sekä eräiden siihen liittyvien lakien muuttamisesta. Työelämän tietosuojalakiin on ehdotettu lisättäväksi työntekijän huumausaineiden käyttöä koskevien tietojen käsittelyä, kameravalvontaa työpaikalla sekä työntekijän sähköpostin hakemista ja avaamista koskevat säännökset. Työnhakijoiden ja työntekijöiden oikeusturvan toteuttamiseksi lakiehdotukseen sisältyy myös rangaistussäännös. Tällä hetkellä lakiehdotus on valiokuntakäsittelyssä. Eduskunnan työelämä- ja tasa-arvovaliokunta antaa asiasta mietinnön kuultuaan ensin perustuslakivaliokuntaa sekä hallintovaliokuntaa. Täysistunnon käsittelyyn ehdotus ehtinee vasta vuoden 2004 syksyllä, ja uusien säännösten voimaantulo on ajankohtainen aikaisintaan loppuvuodesta Työelämän tietosuojalain tarkoituksena on toteuttaa yksityiselämän suojaa sekä muita yksityisyyden suojaa turvaavia perusoikeuksia työpaikoilla. Lisäksi sen kautta pyritään edistämään hyvän tietojenkäsittelytavan kehittämistä ja noudattamista käsiteltäessä henkilötietoja työelämässä. Laissa on nykyisinkin säännöksiä, joita sovelletaan muun muassa huumetestejä koskevien tietojen käsittelyyn. Testien perusteista ei kuitenkaan ole tällä hetkellä lainsäädäntöä. 1 Laista puuttuvat nykyisellään myös säännökset teknisellä välineellä tapahtuvan työntekijän kuvaamisen ja katselun tarkemmista perusteista rikoslain salakatselua ja salakuuntelua koskevia säännöksiä lukuun ottamatta. Salakatselun soveltamisala on kuitenkin varsin rajoitettu: erityisesti työntekijän kuvaamiseen ja nauhoitusten käyttöön oikeuttavien säännösten puuttuminen on aiheuttanut käytännössä ristiriitoja, joissa toisaalta työntekijöiden yksityisyyden on koettu vaarantuneen ja toisaalta työnantajat ovat kokeneet epävarmuutta asentaessaan valvontakameroita työtiloihin. 2 1 HE 162/2003 vp, s HE 162/2003 vp, s. 31.

2 2 Huumeeton työpaikka Sähköpostiviestinnän yleistyessä työpaikoilla työnantajan ja työntekijän suhteeseen ja intresseihin on todettu liittyvän käytännön ongelmia. Pääasiassa työntekijöiden sähköpostiosoitteet ovat muotoa ja viestit luetetaan sekä lähetetään työntekijälle annetun käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Työpaikan sähköpostia käytetään kuitenkin yleisesti myös työnantajan toimintaan liittymättömään henkilökohtaiseen yhteydenpitoon, minkä työnantajat ovat useimmiten hyväksyneet tai sallineet. Työntekijän yksityisluonteiset sähköpostiviestit ovat luottamuksellisen viestinnän piirissä samalla tavalla kuin esimerkiksi kirjeet ja puhelut, mutta selvästi työnantajan toimintaan liittyvä viestintä ei sen sijaan nauti yksityisyyden suojaa. Tämän vuoksi on katsottu välttämättömäksi tarkentaa lainsäädäntöä siten, että työntekijän yksityisten viestien luottamuksellisuus toteutuu ja toisaalta työnantajan toiminta ei häiriinny viestintätavasta riippumatta erityisesti tilanteissa, jolloin työntekijä on poissa työstään. 3 Hallituksen esityksessä uudeksi työelämän tietosuojalaiksi on otettu tavoitteeksi huumeeton työpaikka. Lisäksi ehdotetun lain avulla pyritään ehkäisemään ennakolta huumeiden käytöstä ja riippuvaisuudesta aiheutuvia haitallisia seurauksia työelämässä. Ehdotuksen lähtökohtana on, että työnhakijan tai työntekijän tulisi itse toimittaa työnantajalle huumausainetestiä koskeva todistus. Työnantaja saisi käsitellä vain sellaisia työntekijän huumausaineiden käyttöä koskevia testitietoja, jotka sisältyvät mainittuun todistukseen. Laissa säädettäisiin todistuksen toimittamisesta työhön otettaessa, velvollisuudesta toimittaa todistus työsuhteen aikana, työnantajan ilmoitusvelvollisuudesta todistusta koskien sekä todistuksen hankkimisesta aiheutuvista kustannuksista. 4 Ehdotetut säännökset eivät velvoita työnantajaa pyytämään todistusta eikä työnhakijalla olisi velvollisuutta todistuksen toimittamiseen. Työnantaja voisi kuitenkin jättää työhönottoharkinnassa ottamatta huomioon työnhakijan, joka ei ole halukas toimittamaan todistusta. Työnantajalla olisi oikeus käsitellä huumausainetestiä koskevaan todistukseen merkittyjä tietoja kohdistuisi vain tehtävään valittuun henkilöön. Tähän todistukseen merkittyjen tietojen käsittely perustuisi laissa säädettäviin käsittelyoikeuden edellytyksiin, jotka riippuvat työntekijän työtehtävien luonteesta. Käsittelyoikeus edellyttäisi yhtäältä tiettyjä työtehtävälle asetettavia vaatimuksia ja toisaalta niiden vaikutusten arviointia, joita työtehtävän hoitaminen huumausaineiden vaikutuksen alaisena tai niistä riippuvaisena aiheuttaisi. Työnantaja voisi pyytää huumausainetestiä koskevaa todistusta, jos valitun työnhakijan olisi tarkoitus toimia sellaisissa työtehtävissä, jotka edellyttävät tarkkuutta, luotettavuutta, itsenäistä harkintakykyä tai hyvää reagointikykyä. Toisena edellytyksenä tietojen käsittelyyn ovat tietyt intressit, joiden suojaamistarkoituksessa työnantaja saisi pyytää todistuksen tehtävään valitulta. Tällaisina suojattavina intresseinä uudessa laissa mainitaan henki, terveys, työ-, liikenne-, tieto-, ja valtion turvallisuus, ympäristö sekä liikenneja ammattisalaisuudet ja työnantajan omaisuus. 5 3 He 162/2003 vp, s HE 162/2003 vp, ss. 1, 32, He 162/2003 vp, s

3 3 Sähköpostin säännöt Työ- tai virkasuhteen aikana työnantaja voisi kuitenkin velvoittaa työntekijän esittämään huumausainetestiä koskevan todistuksen hakuvaihetta koskevia kriteerejä ankarammin edellytyksin. Työntekijä voitaisiin velvoittaa esittämään todistus huumausainetestistä, mikäli työnantajalla on perusteltua aihetta epäillä työntekijän olevan huumausaineiden vaikutuksen alaisena työssä. Velvollisuus todistuksen esittämiseen voi aktualisoitua myös sellaisissa tilanteissa, joissa työntekijän voidaan perustellusti epäillä olevan huumeista riippuvainen ja riippuvaisuus puolestaan saattaisi vaarantaa edellä mainittuja suojattavia intressejä (henki, terveys, työ-, liikenne-, tieto-, ja valtion turvallisuus, ympäristö sekä liikenneja ammattisalaisuudet ja työnantajan omaisuus). Tässä tapauksessa edellytettäisiin lisäksi, että työntekijä toimii sellaisissa työtehtävissä, jotka edellyttävät tarkkuutta, luotettavuutta, itsenäistä harkintakykyä tai hyvää reagointikykyä. Todistuksen esittämisvelvollisuus työsuhteen aikana olisi lähinnä työsuhteeseen liittyvä velvoiteoikeudellinen normi, jonka rikkomisesta työntekijälle mahdollisesti aiheutuvat seuraamukset määräytyisivät työoikeudellisin perustein kokonaisharkinnan pohjalta. 6 Työnantajan tiedonantovelvollisuudella tarkoitetaan lakiehdotuksessa sitä, että työntekijälle on jo hakumenettelyn yhteydessä ennen sopimuksen tekemistä ilmoitettava, mikäli kyse on työstä, jonka perusteella työntekijä voidaan velvoittaa esittämään todistus huumetestistä. Ehdotuksen mukaan todistuksen hankkimisesta aiheutuvista kustannuksista vastaa työnantaja. Lakiuudistuksen jälkeen tulee lisäksi voimaan työnantajan työterveyshuoltolakiin perustuva velvollisuus laatia yhteistyössä henkilöstön kanssa huumeiden vastainen ohjelma. Työtehtävät, joissa huumausainetestiä koskevaa todistusta pyydetään tai edellytetään, olisi käsiteltävä työpaikalla yhteistoimintamenettelyssä. 7 Lakiehdotus sisältää säännökset edellytyksistä, joiden vallitessa työnantaja voi hakea työntekijän sähköpostista esille viestejä ja avata ne. Ehdotettujen säännösten tavoitteena on, että työnantajalle kuuluvat, tämän toiminnan kannalta välttämättömät viestit voitaisiin työntekijän estyneenä ollessa saada työnantajan käyttöön. Sääntelyn kautta pyritään tulevaisuudessa ohjaamaan työpaikoille muodostuvia käytäntöjä. Uudessa laissa pyritään siihen, että työntekijälle lähetettyjen tai tämän lähettämien työnantajaorganisaatiolle kuuluvien viestien sekä selville saaminen että niiden avaaminen perustuisivat ensisijaisesti työntekijän suostumukseen. 8 Laissa annettaisiin kuitenkin työnantajalle mahdollisuus saada selville sen toimintaan kuuluvat viestit sellaisissa tilanteissa, joissa suostumukseen perustuvat menettelyt eivät ole käytettävissä ja joissa tiedonsaanti on välttämätöntä työnantajan toiminnan kannalta. Laissa säädettäisiin erityisestä työnantajan huolehtimisvelvollisuudesta, joka olisi täytettävä työnantajalle kuuluvien työntekijän viestien esille hakemisessa sekä avaamisessa. Huolehtimisvelvollisuuden mukaan 6 HE 162/2003 vp, ss. 1, 32-33, He 162/2003 vp ss , He 162/2003 vp, s. 54.

4 4 työnantajalla on oikeus hakea esille tai avata työntekijöiden sähköpostiviestejä ainoastaan siinä tapauksessa, että hän on toteuttanut lain edellyttämät suunnittelutoimenpiteet työntekijän yksityisyyden suojaamiseksi. Työnantajan on huolehdittava, että työntekijä voi joko (i) asentaa sähköpostiinsa automaattisen vastaustoiminnon, joka ilmoittaa työntekijän poissaolosta; (ii) ohjata viestit toiselle työntekijälle tai (iii) antaa suostumuksensa siihen, että työntekijän poissa ollessa tämän valitsema toinen työntekijä ottaa vastaan hänelle saapuvat viestit. 9 Mikäli työnantaja on täyttänyt edellä selvitetyn huolehtimisvelvollisuutensa, sillä on uuden lain mukaan oikeus tietojärjestelmän pääkäyttäjän avulla ottaa viestin tunnistetietojen kautta selvää, onko työntekijälle lähetetty tai työntekijän lähettämä viesti työnantajalle kuuluva. Lisäedellytyksenä mainitaan, että työnantajan on välttämätöntä saada tieto kyseisestä viestistä toimintaansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi, toimintojensa suorittamiseksi tai muun vastaavan seikan johdosta. Jos viestin esille hakemisessa saadun tiedon perusteella on ilmeistä, että viesti on selvästi työnantajalle kuuluva, sen voisi avata laissa säädettyä menettelyä noudattaen. Viestin avaamisesta olisi laadittava kirjallinen selvitys. Mikäli viestiä ei kuitenkaan sen esille hakemisen jälkeen tarvitse avata, tulisi vastaavanlainen selvitys laatia viestin esille hakemisesta. Lakiehdotuksen mukaan selvityksestä tulisi ilmetä miksi viesti on haettu esille tai mahdollisesti avattu, avaamisen suorittajat sekä kenelle avatun viestin sisällöstä on annettu tieto. Avattu viesti puolestaan olisi säilytettävä eikä sen sisältöä saisi käsitellä laajemmin kuin on tarpeen viestin avaamisen tarkoituksen kannalta. 10 Kameravalvonta työpaikalla Lakiehdotus sisältää myös säännökset työpaikalla toteutettavasta kameravalvonnasta. Uudessa laissa säädettäisiin yleisesti työnantajan oikeudesta toteuttaa kameravalvontaa käytössään olevissa tiloissa. Erityisesti uudet säännökset puuttuvat tilanteisiin, joissa kameravalvonta aiotaan kohdentaa tiettyjen työntekijöiden käyttämään tiettyyn työpisteeseen. Kameravalvontaa käytettäessä uusi laki ottaa lähtökohdaksi sen, että valvonnan tulisi rajoittua välttämättömään. Välttämättömyysharkinta on eräänlaista suhteellisuuspunnintaa, jossa on yhtäältä otettava huomioon tiettyjen työnantajan etuisuuksien suojelemisen tarve sekä toisaalta mahdollisimman suuri avoimuus valvontaa toteutettaessa. Työnantaja saisi uuden lain mukaan toteuttaa kameravalvontaa, jos tarkkailun tarkoituksena olisi työntekijöiden turvallisuuden varmistaminen, omaisuuden suojeleminen tai tuotantoprosessin asianmukainen valvonta. Lisäksi laissa säädettäisiin välttämättömistä lisäedellytyksistä, joiden vallitessa valvonta olisi mahdollista kohdentaa tiettyjen työntekijöiden määrättyyn työpisteeseen. 11 Susanne Homén Asianajotoimisto Borenius & Kemppinen Oy Yrjönkatu 13 A, Helsinki 9 HE 162/2003 vp. s HE 162/2003 vp s HE 162/2003 vp, ss.1, 33.

5 puh. (09)