Realcon isännöinnin, kiinteistönvälityksen ja manageerauksen asiakaslehti 1/2015

Transkriptio

1 Realcon isännöinnin, kiinteistönvälityksen ja manageerauksen asiakaslehti 1/2015

2 2 Todellinen Kumppani Asunto-osakeyhtiöiden tärkein päättävä elin on yhtiökokous, jossa päätetään taloyhtiötä ja osakkaita koskevista asioista. Kokoukseen saavat osallistua isännöitsijä, hallituksen jäsenet ja kaikki osakkaat. Vuokralainen voi osallistua yhtiökokoukseen, jos siellä käsitellään asioita, jotka vaikuttavat hänen kotiinsa tai yhteisiin tiloihin. Isännöitsijä ja hallitus valmistelevat yhtiökokouksessa käsiteltävät ja päätettävät asiat. Yhtiökokouksessa päätetään ainoastaan esityslistalla olevista asioista. Jos osakas haluaa asiansa yhtiökokouksen päätettäväksi, pitää hänen kertoa asiansa hallitukselle ennen esityslistan laadintaa. Esityslista ja yhtiökokouskutsu lähdetetään osakkaille vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta. On tärkeätä, että tiedät etukäteen mistä asioista tehdään päätöksiä, koska yhtiökokouksessa käsitellään paljon asioita lyhyessä ajassa. Yh- tiökokouskutsussa on liitteenä hallituksen päätösehdotukset, viimeinen tilinpäätös, talousarvio, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus, toiminnantarkastuskertomus ja kunnossapitotarveselvitys. Jos joku asiakirja ei ole liitteenä, löytyy yhtiökokouskutsusta tieto, missä asiakirjaa pääsee tarkastelemaan. Mitä mieltä olet yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista? Onko joku asia sinulle tärkeä? Haluatko esittää kysymyksiä kokouksessa? Muista, että yhtiökokoukseen osallistuu paljon ihmisiä. Mitä valmistautuneempi olet kokoukseen, sitä tehokkaampi kokous on ja sitä enemmän pystyt vaikuttamaan. Mahdolliset kysymykset voit myös lähettää etukäteen hallitukselle. Osakas voi valtuuttaa toisen henkilön ystävän tai naapurin toimimaan puolestaan yhtiökokouksessa. Valtuutuksen suositeltavin muoto on kirjallinen valtakirja. Kirjallisen valtakirjan pohja lähetetään yhtiökokouskutsun ohessa. Yhtiökokous järjestetään yleisessä tilassa ja se etenee esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Kokouksessa käsitellään muun muassa talousarvio, vastikkeiden suuruus, tilinpäätöksen vahvistaminen, hallituksen kunnossapitotarveselvitys, selvitys yhtiössä suoritetuista kunnossapito- ja muutostöistä, ja hallituksen jäsenten valinta. Kokouksen puheenjohtaja kertoo hallituksen esityksen, avaa keskustelun, jakaa puheenvuorot, päättää keskustelun ja toteaa tehdyt päätökset. Osakkaan kannattaa rohkeasti osallistua keskusteluun hänelle tärkeistä asioista. Jos osakas on eri mieltä hallituksen ehdotuksista, voi hän vastustaa niitä. Hyvät käytöstavat on kuitenkin muistettava myös yhtiökokouksessa. Isännöintitoimisto lähettää osakkaille yhtiökokoustiedotteen, jossa kerrataan lyhyesti kaikki päätetyt asiat. Uusi, yhtiökokouksessa valittu hallitus, aloittaa hallitustyöskentelyn ja toteuttaa yhtiökokouksessa ratkaistut asiat. Lisätietoa yhtiökokouksesta löytyy esimerkiksi Isännöintiliiton yhtiökokous-oppaasta.

3 Todellinen Kumppani 3 Haluan Realcon puolesta toivottaa teille kaikille aurinkoista ja mukavaa alkukevättä. Meillä aloitettiin kevään aikataulujen suunnittelu jo lokakuussa. Taloyhtiönne hallitus on osallistunut kevään ja loppuvuoden aikataulujen laatimiseen kirjaamalla talokohtaiseen vuosisuunnitelmaan kokouspäivät sekä niiden pääteemat. Etenemme asiakkaidemme tilinpäätösten, tilintarkastusten ja talousarvioiden laadinnassa aikataulun mukaisesti. Nyt valmistellaan kuluvan vuoden yhtiökokousasioita ja mahdollisia kesäajan remontteja. Hallituksilla ja isännöitsijöillä riittää töitä. Taloyhtiön asukkaiden tarpeiden huomioiminen ja tiedon jakaminen on haastavaa, mutta mahdollista. Pyrimme parantamaan asiaa uudella taloviestintä-lisäpalvelulla. Tämän palvelun tarkoitus on parantaa asukkaan, hallituksen ja isännöintitoimiston välistä viestintää, jonka avulla asukkaiden tarpeet, hallituksen tehdyt päätökset ja aikataulut ovat kaikkien tiedossa. Tarjolla on muun muassa tiedotteita kokouksista asukkaille, tilannetiedotteita tehdyistä töistä hallitukselle, ja uudistuvien talokohtaisten nettisivujen kautta isännöintiliiton oppaita luettavaksi asukkaille ja osakkaille. Asukkaan on hyvä olla tietoinen asioista, jotta voi nostaa tärkeitä asioita esille hallituksen jäsenille tai isännöitsijälle. tulevaisuuskyselyn voimin hallitus, isännöitsijä ja osakkaat määrittävät taloyhtiön kehityssuunnat ja niihin käytettävät investoinnit. Tätä yhdessä laadittua suunnitelmaa toteutetaan viiden vuoden jaksoissa, jonka jälkeen tulevaisuuskysely suoritetaan uudestaan. Meistä tämä on paras tapa toteuttaa teidän haluamaanne tulevaisuutta. Isännöitsijät kertovat hallituksille, miten Tulevaisuussuunnitelma-hankkeeseen pääsee mukaan. Vaikka tarjoamme mahdollisuuden lisätä tiedottamisen määrää, ei se koskaan korvaa osallistumista. Jokaisen asukkaan on hyvä osallistua yhtiökokouksiin ja tuoda esityksiä hallitukselle ja isännöitsijälle, jotta toiveet saadaan tietoon. Aina kaikki ei ole mahdollista, mutta esille tuodut asiat voidaan käsitellä. Ilman osallistumista emme saa mielipidettänne selville. Kannustakaa myös hallitustyöskentelyyn osallistuvia, sillä he vievät teidän ja meidän asioita eteenpäin. Se ei ole aina helppoa ja joskus tulee virheitäkin, mutta onneksi opimme niistä. Kiitos ja hyvää kevättä! Juha Herno Toimitusjohtaja Pidemmän tähtäimen suunnittelua edustaa Tulevaisuussuunnitelma-hanke, jossa asukkaille kohdistetun Julkaisija Realco Oy Kauppakaarre Helsinki Päätoimittaja Juha Herno Taitto Michéle Fenech Toimitus Michéle Fenech Painopaikka S-paino Oy

4 4 Todellinen Kumppani timukset suunnitelmallisesta ja tavoitteellisesta kiinteistön Realcon tulevaisuussuunnitelma on ylläpidosta. Sillä otetaan huomioon osakkaiden ja asukkaiden toiveet ja palvelu, jossa luodaan taloyhtiölle parannetaan taloyhtiön johtamista. pitkän tähtäimen suunnitelma ja Tulevaisuussuunnitelmalla mahmääritellään strategiset tavoitteet. dollistetaan suunnitelmallinen toikäytännössä taloyhtiön asukkaille minta ja tuetaan päätöksentekoa lähetetään tulevaisuuskysely taloa koskevista asioista. Kyselyssä selvi- kaikissa taloa koskevissa toiminnoissa. Sillä tuodaan läpinäkyvyyttä tetään osakkaiden ja asukkaiden taloyhtiön toimintaan suunnitelkokemus yhtiön taloudellisesta man vuosittaisella käsittelyllä yhkunnosta, yhtiön teknisestä kuntiökokouksessa ja sitoutetaan nosta, asumisen viihtyvyydestä, turvallisuudesta ja palveluiden toi- asukkaat ja osakkaat yhdessä asetettuihin tavoitteisiin. mivuudesta. Tulevaisuuskyselyn avulla etsitään taloyhtiön vahvuudet ja kehityskohteet. Näiden ja talon tietojen perusteella isännöitsijä esittelee hallitukselle talon nykytitulevaisuussuunnitelmalla täytelanteen, toimintaympäristön muutään uuden asunto-osakeyhtiölakietokset, imagon ja arvot sekä kaksi sityksen vaatimukset suunnitelmaltai kolme kehittämisen päälinjaa lisesta ja tavoitteellisesta kiinteistön (esimerkit oheisessa taulukossa). ylläpidosta. Lakiesityksen mukaan Hallituksen ja yhtiökokouksen hyasunto-osakeyhtiölle pitää luoda väksyttyä suunnitelman sitä lähdestrategia ja selvittää kiinteistön viitään toteuttamaan. den vuoden kunnossapitotarpeet. On todennäköistä, että jo lähitulevaisuudessa korjausavustuksia haettaessa pitää olla strategia selviltulevaisuussuunnitelmasta on pal- lä. jon hyötyä. Sillä täytetään uuden asunto-osakeyhtiölakiesityksen vaa- Asumiskokemus Yhteisöllisyys Viihtyisyys Turvallisuus Ympäristöasiat Energiatehokkuus Tekninen kunto Talous Johtaminen Toimivat järjestelmät Viestintä Palvelut Tulevaisuussuunnitelman lähtökohta, taloyhtiön tulevaisuuskysely, maksaa 500 alv. 0 % ja sen toteuttaa Good House Oy. Tulevaisuuskyselyn pohjalta isännöitsijä laatii veloituksetta tulevaisuussuunnitelman ja sen budjetin hallituksen kanssa. Tulevaisuussuunnitelmassa päätetyt työt, esim. turvallisuuden ja yhteisöllisyyden parantaminen, toteutetaan taloyhtiön budjetin mukaan. 1. Isännöitsijä valmistelee esityksen hallituksen kokoukseen Tulevaisuussuunnitelmasta ja sen laadinnasta. 2. Hallitus päättää käynnistää Tulevaisuussuunnitelman laadinnan 3. Taloyhtiön tulevaisuuskysely 4. Isännöitsijä selvittää taloyhtiön talouden ja ylläpidon nykytilanteen, valmistelee ja esittelee tulevaisuuskyselyn tulokset sekä kyselyn ja selvitysten pohjalta laaditun Tulevaisuussuunnitelman luonnoksen hallitukselle 5. Hallitus päättää Tulevaisuussuunnitelman jatkovalmisteluista 6. Hallitukselta tulleiden esitysten pohjalta isännöitsijä valmistelee Tulevaisuussuunnitelman ehdotuksen hallituksen kokoukseen 7. Hallitus hyväksyy Tulevaisuussuunnitelman vietäväksi yhtiökokouksen käsittelyyn 8. Yhtiökokous hyväksyy Tulevaisuussuunnitelman ja budjetin

5 Todellinen Kumppani 5 Mitä tapahtuu? Kuka on vastuussa? Mistä saa lisätietoa? Tieto perille Realcon taloviestintäpalvelulla! Isännöintiliitto ja Taloustutkimus toteuttivat Isännöintialan mielikuvatutkimuksen vuonna Tutkimuksessa nousi esille, että asukkaille tarkoitettua viestintää piti onnistuneena kaksi viidestä vastaajasta, ja reilu viidesosa puolestaan epäonnistuneena. Syksyllä 2014 Realco osallistui Isännöintiliiton ja Good Housen järjestämään isännöinnin asiakaskyselyyn, jossa taloyhtiöiden hallitusten jäsenet arvioivat isännöintiä. Realcon isännöimien kohteiden hallituksista keskimäärin 58 % arvioi, että isännöintitoimistoilla on parantamisen varaa viestinnässään hallitusten kanssa. Me olemme nyt pyrkineet vastaamaan teidän toiveisiinne uudella palvelulla. Toiveidenne pohjalta olemme kehittäneet taloviestintäpalvelun, jonka tavoitteena on tehostaa isännöintitiimin, hallituksen ja asukkaan välistä viestintää. Taloviestintäpalveluun kuuluu isännöintisopimuksessa mainitun perusviestinnän lisäksi enemmän yleistä ja taloyhtiökohtaista viestintää. Tähän sisältyy esimerkiksi isännöintitiimin laatima sähköinen tilannetiedote kokouksessa päätettyjen asioiden tilanteesta hallitukselle kokouksen jälkeen. Toinen esimerkki on isännöintitiimin laatima hallituksen tiedote kokouksessa käsiteltävistä asioista asukkaille ilmoitustaululle ja taloyhtiökohtaisille nettisivuille Porttiin. Taloviestintäpalvelun koko sisältö on esillä sivun lopussa. Tarjoamme taloviestintäpalvelun hieman alle isännöinnin puolen tunnin työn hinnalla. Palvelun hinta on siis 48 euroa kuukaudessa. Palvelu alkaa alkuvuodesta. Isännöintitiimin tilannetiedote hallitukselle sähköpostitse Hallituksen tiedote asukkaille ilmoitustaululle ja Porttiin Kevään aikana uudistetut taloyhtiökohtaiset nettisivut = uusi päivitetty Portti Tilinpäätös + toukokuu ja lokakuu talousraportit hallitukselle Porttiin Hallituksen sähköinen hallintomappi Talokeskuksen kulutustiedot Asiakaskohtaiset tiedotteet 3kpl/vuosi Yhtiökokoustiedote Asukasinfo Porttiin 12 kertaa/vuosi Isännöintiliiton sähköiset asukasoppaat Portissa Hallitusinfo sähköpostitse 6 kertaa/vuosi Asiakaslehti 2 kertaa/vuosi

6 6 Todellinen Kumppani Nimi: Martin Bruun Ikä: 33-vuotias Siviilisääty: Naimisissa Kaksi lasta: 4- ja 2-vuotias Ammatti: Isännöitsijä Toimisto: Realco Tikkurila ja tien päällä - Työllisyystilanne on hyvä. Isännöinti on mielenkiintoinen ja kasvava ala, joka ei ole niin vakiintunut kuin monet muut alat. Siinä pystyy vaikuttamaan omaan työhönsä. Pääsin alalle Amiedun koulun kautta. Tutkintoon kuului harjoittelu, jonka suoritin Realcossa. Juuri harjoitteluni aikoihin Realco sai lisää asiakkaita, jolloin tarve uudelle isännöitsijälle ilmeni. - Minulla on aika paljon vuokrataloja ja muutama asunto-osakeyhtiö. Minulla oli jo aika tarkka kuva isännöinnistä ennen kuin aloitin, mutta minut yllätti se, miten paljon säännöksiä ja sisältöä oikeasti pitää hallita. Isännöinti on vaihtelevaa hommaa, jossa tapahtumia riittää. Aina tulee uusia yllätyksiä, uutta tekniikkaa, ja uusia projekteja. Kevät on tietenkin oma puristuksensa yhtiökokouksista johtuen. Syksyllä on asukasdemokratia-kokouksia. Kuukausittaiseen rumbaan sisältyy muun muassa asuntotarkistukset, huoneistoremontit ja kulutusseurannat. Isännöinti vaatii itsenäistä ja ratkaisukeskeistä työotetta. - Tyypillisenä työpäivänä isännöitsijä tulee aamulla toimistolle ja siirtyy iltapäivällä kokouksiin. Työhön kuuluu jatkuvien sopimuksellisten asioiden hoitaminen ja projektien vetäminen. Näiden lisäksi pääsee ratkaisemaan yllättäviä tilanteita esimerkiksi asunnossa on vesivahinko, josta johtuen pitää järjestää sijaisasunnot ja korjaustyöt. Normaalista työpäivästä osa on siis juoksevien asioiden ja projektien hoitoa ja osa tulipalojen sammuttelua. Vuoden aikana tulevat eteen esim. yhtiökokous, talouden seuranta ja korjausurakat. Vuosisuunnitelma on alan paras käytäntö se on hyvä työkalu, joka edistää tehokasta työskentelyä. - Isännöinti on aika itsenäistä työtä. Toisaalta alalla ei myöskään pärjää ilman tiimiä kuten kiinteistösihteeriä, kirjanpitäjää ja teknistä isännöitsijää. Joskus aikoinaan se on saattanut onnistua, kun vaatimukset olivat erilaiset ja koko isännöinnin työnkuva erilainen. Tänä päivänä tiimityö on tarpeen, sillä isännöintiala vaatii asiantuntijaosaamista tuskin kukaan pärjää yksin. - Mahtavaa on se, että saa olla mukana monipuolisessa työnkuvassa, jossa näkee koko ajan uutta. Tässä työssä tapaa myös mukavia ihmisiä ja näkee erilaisia rakennuksia ja maisemia. Haastavaa on se, että ala elää muutosaikaa. - Kyllä. Isännöinti on oikein mielenkiintoinen ala, en kuitenkaan suosittele sitä heti koulunpenkiltä tulleelle. Isännöinnin työ vaatii monipuolisuutta, sillä isännöitsijän pitää toimia sekä johtajana että hoitaa juoksevia asioita säntillisesti. Jos toimitaan hyvällä isännöintitavalla, lisätään alan arvostusta ja autetaan työssäjaksamista.

7 Todellinen Kumppani 7 is t ö K iin t e n y llä p t am i sraken u a j r o it o ja k ne n a4 t onk u j P ih la jis e ls in k i H skus.fi loke Teknin e L äm s i-, ilm pö-, ve anvaih t o- -h öt s e k ä y t ö k h ja s ä n jä t e h u o lt o Vanha yh dystie 5 Jär ve npää a p a s it y.fi u o llo t t ie 3 5 L aak s o t aa Van ne n. f i i- la k a Sähkö asennu sliike T ik k u r ila n t ie 1 2 Va nt aa damax.fi

8