SEPA: Projektin edistymisen seuranta ja hallinta

Transkriptio

1 T Ryhmä ExtraTerrestriaLs SEPA-päiväkirja Sivu 1 (16) SEPA: Projektin edistymisen seuranta ja hallinta Mikko Ruokojoki, 45959V Versio Päiväys Kuvaus Ensimmäinen versio Lisätty päiväkirjaan viikko 44 ja täydennetty tehtävien kuvauksia Korjattu ja päivitetty Korjauksia ja päivitetty tekstiä Päivitetty viikkopäiväkirjaa Päivitetty viikkopäiväkirjaa Päivitetty dokumenttia ja lisätty työmäärien kaaviot Päivitetty viikkopäiväkirjaa ja dokumenttia. Otsikoinnin rakennetta muokattu Lisätty hallintamuotoja Päivitetty viikkopäiväkirjaa Päivitetty viikkopäiväkirjaa Erinäisiä päivityksiä Päivityksiä ja valmistelua julkaisuun Päivitetty viikkopäiväkirjaa Päivitetty viikkopäiväkirjaa Päivitetty viikkopäiväkirjaa Viimeistelty dokumentaatio, kirjoitettu yhteenveto

2 T Ryhmä ExtraTerrestriaLs SEPA-päiväkirja Sivu 2 (16) Sisällysluettelo 1 Esittely Tehtävän toteuttaminen Tapaamiset Kommunikointi Tehtävien jako Tehtävien etenemisen seuranta Hallinnan työkalut MS Project Viikkotehtävät Excel & JIRA Työajan seuranta Trapoli ja viikkoraportit Tehtävien tilanne Uutisryhmä Muutoksien hallinta JIRA Muut työkalut Poikkeustilanteet Kokemukset ja muutokset Vaihe PP projektin suunnittelu Työmäärät PP-vaiheessa Viikko Viikko Vaihe I1 Implementaatio Työmäärät I1-vaiheessa Viikko Viikko Viikko Viikko Vaihe I2 Implementaatio Työmäärät I2-vaiheessa Viikko Viikot (joululoma) Viikko Viikko Viikko Viikko Viikko Viikko Vaihe FD Toimitus & Viimeistely Työmäärät FD-vaiheessa Viikko Viikko Viikko Viikko Viikko Yhteenveto Työmäärät projektissa Kokemuksia projektin seurannasta I1-vaiheen loppu ( ) I2-vaiheen keskikohta ( ) I2-vaiheen loppu ( ) FD-vaiheen loppu ( )...16

3 T Ryhmä ExtraTerrestriaLs SEPA-päiväkirja Sivu 3 (16) 5 Viitteet Yhteystiedot...16

4 T Ryhmä ExtraTerrestriaLs SEPA-päiväkirja Sivu 4 (16) 1 Esittely Valitsin projektipäällikölle valituista aiheista projektin seurannan ja hallinnan. Koen, että asian tutkiminen ja analysoiminen on itselleni eniten hyödyllisintä ja haastavinta. Projektipäällikön rooli vaatii jatkuvaa mietintää mihin ollaan menossa ja mitä on seuraavaksi. Pitää pysyä askeleen edellä ryhmää ja tehdä tarvittavia painotuksia eri osa-alueisiin. Työryhmäkoon ja projektin ollessa suuria tarvitaan työkaluja, joilla hallitaan ja seurataan edistymistä. Projektinhallintaa pitää opiskella ja tutustua hyviksi todettuihin tapoihin ja tilannetta kuvaaviin kaavioihin [1-3]. Työhön liittyvistä tehtävistä ja muusta toiminnasta pitää luoda selkeät ja yksikäsitteiset säännöt. Projektiin kuuluu paljon prosesseja ja ryhmän pitää osata toimia yhtenäisesti niiden toteuttamisessa. Säännöt antavat selkeyttä kaikille ryhmän jäsenille ja lisäarvoa myös asiakkaalle. Projektiryhmä koostuu henkilöistä, jotka eivät ole aikaisemmin tunteneet toisiaan saati tehneet töitä yhdessä. Projektin onnistumisen kannalta on erittäin tärkeää saada ryhmä puhaltamaan yhteen hiileen. Tavoitteet ja ideat pitää olla selkeitä kaikille. 2 Tehtävän toteuttaminen Olen alla erittelyt eri tapoja millä projektin seurantaa toteutetaan. Mukana on myös niitä tehtäviä, jotka kuuluvat erityisesti projektipäällikön tehtäväkuvaan. 2.1 Tapaamiset Olemme sopineet tapaamisille kokouskäytännön. Koko ryhmälle tarkoitetuille kokouksille luodaan esityslista, jota seurataan kokouksessa. Asiakastapaamisia varten kerätään agenda ja tapaamisille on sovittu usein erityinen aihealue, johon on tarkoitus keskittyä. Omaan työhöni tapaamisissa liittyy seuraavat tehtävät: Kokouksien puheenjohtajana toimiminen Esityslistan luonti Tapaamisen ajankohdan ehdottaminen ja sopiminen Asiakastapaamisten sopiminen Tapaamiset vievät paljon aikaa, mutta ovat erityisen tärkeitä varsinkin projektin alkuvaiheessa. Meidän on saatava varmuus, että olemme ymmärtäneet mitä asiakas haluaa. On tärkeää tutustua myös ryhmän kesken. Tapaamisien avulla asioista sopiminen sujuu nopeasti, olettaen että tapaamiset ovat hyvin suunniteltuja. 2.2 Kommunikointi Ryhmän kesken tärkein kommunikoinnin väline on uutisryhmä. Jokainen ryhmän jäsen lähettää sinne tehdyt työt ja uusimmat versiot dokumenteista. Muita kommunikoinnin välineitä ovat sähköposti, puhelin, tapaamiset ja IM-ohjelmat.

5 T Ryhmä ExtraTerrestriaLs SEPA-päiväkirja Sivu 5 (16) Projektipäällikkönä yritän ilmoittaa tulevista asioista etukäteen uutisryhmässä ja luoda keskustelua tulevista tehtävistä. 2.3 Tehtävien jako Viikoittain kerään tulevan viikon tapahtumista listan ja mietin miten tehtäviä voi pilkkoa, niin että tehtävän voi tehdä yksi tai kaksi henkilöä. Tehtäviä määritellään ja jaetaan myös ryhmän kokouksissa, aina kun mahdollista. Tehtävien jako vaatii monen asian selvittämistä. Tehtäviä jakaessani mietin kyseisen jäsenen aikaisempia tehtäviä, hänen osaamis/kiinnostusalueitaan, nimettyjä vastuita ryhmässä ja nykyisiä tehtäviään. Olemme sopineet ryhmän kanssa, että eri aihealueiden työryhmiä yritetään kierrättää aina kun mahdollista ja näin saada mahdollisimman monen henkilön mielipide asiaan ja samalla myös kaikille selväksi eri osa-alueet projektissa. Usein tehtävien jako menee seuraavassa prosessissa: 1. Arvioin tulevan aikataulun ja määrittelen määräajat kokonaisuuksille 2. Määrittelen tehtävät, niin että ne ovat sopivia: a. Työmäärä ei enempää kuin yksi viikko b. Henkilökohtaisesti ja parin kanssa tehtäviä 3. Tutkin aikaisempia tehtävälistoja ja arvioin eri jäsenten työmääriä 4. Tutkin kiinnostusalueita ja vastuualueita eri jäsenille 5. Määrittelen tehtäville tekijät 6. Ryhmittelen tehtävät ja tarkistan, että tehtävät menevät oikeudenmukaisesti jokaiselle 7. Käyn vielä kerran läpi koko prosessin varmistaakseni kaiken tulleen mukaan 2.4 Tehtävien etenemisen seuranta Seuraan tehtävien toteutumista tehtäväluettelon avulla ja valvon tilanteen kehitystä. Tarpeen tullen pyydän varmistusta tilanteesta ko. ryhmän jäseneltä. Suurempien toimintakokonaisuuksien etenemistä varten pidetään parin hengen tapaamisia, jossa keskustellaan mikä on tilanne. Näiden kohdalta tiedustelen tarpeen vaatiessa missä vaiheessa ollaan ja näyttääkö, että aikataulussa pysytään. Olemme ryhmän kesken sopineet, että jos näyttää, ettei joku ehdi määräaikaan mennessä valmiiksi, on muille ilmoitettava. 2.5 Hallinnan työkalut MS Project Projektin hallintaan on kehitetty useita työkaluja ja metodeja. Kurssin tehtävänhallintaan olen käyttänyt Microsoft Project työkalua. Sen avulla olen tehnyt seuraavia: Tehtävien määrittelyä, aikataulutusta ja riippuvaisuuksien määrittelyä Gantt-kaavioita suunnitellusta etenemisestä. Tracking Gantt -seurantaa tehtävien etenemisestä

6 T Ryhmä ExtraTerrestriaLs SEPA-päiväkirja Sivu 6 (16) Kuva 1 - MS Project -työkalulla määriteltyjä tehtäviä ja niiden aikatauluja Kuva 2 - Tracking Gantt -kaaviosta esimerkki, jossa nähdään kuvaajissa tehtävien eteneminen Viikkotehtävät Excel & JIRA Viikottaisten tehtävien jako muuttui vuoden 2005 alussa kun ryhmä siirtyi käyttämään JIRAtyökalua tehtävien jakamiseen. Viikkotehtäviä Excel-taulukoissa ei enää käytetty. Uusi järjestelmä antaa paremmat työkalut tehtävien seurantaan ja niiden määrittelyyn. Kuva 3 - JIRA-järjestelmästä tehtäviä Viikkotehtävät Excel-taulukoissa (PP & I1) Viikoittaisten tehtävien määrittelyyn olen käyttänyt myös Microsoftin Excel-taulukkoa. Perusteena käyttöön oli taulukon joustavuus myös epävirallisten tehtävien merkinnässä. Taulukkoa käytetään seuraavasti: 1. Määritellään tehtävän otsikko, arvioitu kesto, vastuuhenkilö ja määräaika 2. Tehtävien tullessa tehdyksi ko. teksti muutetaan harmaaksi Kuva 4 - Excel-taulukon tehtäviä vastuuhenkilöittäin Työajan seuranta Trapoli ja viikkoraportit Trapoli on pääasiallisena työajan seurantaan tarkoitettuna työkaluna. Asiakkaan kanssa on sovittu viikkoraporttien luonnista. Jokaisen viikon alussa olen tehnyt raportin, jossa on lyhyesti käyty läpi mitä viime viikolla tehtiin ja paljon aikaa asian tiimoilta kului ja mihin.

7 T Ryhmä ExtraTerrestriaLs SEPA-päiväkirja Sivu 7 (16) Kyseinen viikkoraportin teko on myös ollut projektin hallintaan liittyvä työkalu, sillä silloin on seurattu ryhmän jäsenten tuntimääriä ja tehtäviä Tehtävien tilanne Uutisryhmä Uutisryhmään on sovittu laitettavan kaikkien tehtävien mahdolliset tulokset tai ainakin merkintä toteutetusta tehtävästä. Uutisryhmä on ollut aktiivisessa käytössä ja toiminut elintärkeänä kanavan ryhmän jäsenten kesken Muutoksien hallinta JIRA Muutoksien, virheiden ja tehtävien määrittelyyn käytetään asiakkaan puolelta saatua JIRA-palvelua Muut työkalut CVS on ollut käytössä ohjelmakoodin käsittelyssä. Tämän lisäksi olen tutustunut alustavasti Burn-down metodiin [2] ja Scrummiin [1]. Molempien käyttö on jäänyt alustavalle kaavion tasolle ja varsinaista hyötyä en vielä ole niistä löytänyt. 2.6 Poikkeustilanteet Poikkeustilanteiksi voidaan kutsua tilanteita, joissa sovitut tehtävät ja niiden suoritus eivät onnistu halutulla tavalla. Tällaisia poikkeustilanteita varten olemme sopineet, että asiasta ilmoitetaan muille jäsenille mahdollisimman nopeasti ja tehtäviä jaetaan uudestaan. 3 Kokemukset ja muutokset 3.1 Vaihe PP projektin suunnittelu Ryhmän tutustuminen toisiinsa ja asiakkaaseen oli tärkeä osa vaihetta. Kokemuksia saatiin runsaasti ison ryhmän työskentelystä yhteen ja asioiden sopimisesta. Yhteisten sääntöjen määrittely on pakollista tämän koon ryhmissä. Opittuja asioita tässä vaiheessa olivat muun muassa: Yhteisten pelisääntöjen laadinta Uusien, tuntemattomien työkavereiden kanssa tutuksi tuleminen Ryhmätyön aloittaminen tyhjästä ja vastuiden jakaminen Yhteistyö asiakkaan, kurssin henkilökunnan ja ryhmän kesken Iso oppi ETL-työkalun aiheen tiimoilta tietovarastoinnista ja siihen liittyvistä asioista Henkilökohtaisesti projektipäällikkönä PP-vaiheen kokemuksiin kuuluu: Ison ryhmän johtamisen alkeita Delegoinnin, tehtävien määrittelyn ja niiden vastuuttamisen suunnittelu ja toteutus

8 T Ryhmä ExtraTerrestriaLs SEPA-päiväkirja Sivu 8 (16) Työmäärät PP-vaiheessa vko 44 vko 43 Viikko vko 42 vko h 10 h 20 h 30 h 40 h 50 h 60 h 70 h 80 h 90 h 100 h tuntimäärä Viikko 43 Viikko sisälsi projektin kannalta tärkeitä toimenpiteitä, sillä se oli käytännössä ensimmäinen viikko, jolloin kokouksissa ja tapaamisissa sovitut työkäytännöt laitettiin testiin. Projektiryhmässä jännitystä lisäsi se, miten toisilleen uudet ihmiset onnistuisivat toimimaan yhteisen tavoitteen eteen. Jaoin viikonloppuna tehtävät. Aikataulu oli varsin tiukka. Käytännössä aikaisempien viikkojen puhumiset piti pistää paperille ja nopeasti. Tavoitteena oli saada perjantaiksi asiakkaalle projektisuunnitelman, vaatimusmäärittelyn ja riskienhallinnan ensimmäiset versiot. Projektipäällikkönä ensimmäinen viikko oli työläin. Asioiden järjestäminen vaati kovasti ajatustyötä ja mietintää, jotta kaikki toimii myös myöhemmin. Rutiinit piti aloittaa ja saada ns. iso ratas liikkumaan Ongelmatilanne: yhteisen kommunikoinnin järjestäminen Kun on monta ryhmän jäsentä, on paljon sanottavaa ja asiaa. Sähköpostin kautta viestejä tulee aivan liikaa, että kaikki ehtisivät niihin perehtymään. Miten asia saadaan hallintaa? Ratkaisu Ryhmälle perustettiin tunnuksien takana oleva uutisryhmä. Näin ryhmän jäsenet voivat vapaasti keskustella tehtävistä ja lukea viestit hyvin organisoidusta listasta Viikko 44 Viikon sisältönä oli luoda seuraavat versiot dokumenteista ja saada ne lopulliseen muotoon. Työhöni kuului tehtävien jako, tehtyjen töiden tarkistamista ja niiden kommentointia ja aikataulujen arviointia. Asiakkaan suuntaan käytiin keskusteluja siitä, ollaanko menossa oikeaan suuntaan ja alkavatko dokumentit olla toteutukseltaan riittävän yksityiskohtaisia. Viikkoon kuului myös ensimmäinen pieni poikkeustilanne, jossa yksi ryhmän jäsen ilmoitti, ettei ehdi tekemään töitään valmiiksi katselmointiin ja koko ryhmän kokoukseen. Tilanne kuitenkin selvisi sujuvasti muiden ryhmäläisten tullessa apuun ja tehtävät jaettiin uudelleen.

9 T Ryhmä ExtraTerrestriaLs SEPA-päiväkirja Sivu 9 (16) 3.2 Vaihe I1 Implementaatio 1 Lyhyt toteutusvaihe antoi kovat aikarajoitukset tehtäville asioille. Iso työmäärä ei sinällään ollut uutta, sillä siihen oli opeteltu jo PP-vaiheessa. Tärkeimpinä asioina olivat tehokkaammat tehtävien jakamiset, niiden seuranta ja niiden merkintä. Aihealue oli enemmän tuttu ja sen kautta tehtävien määrittely tarkemmin onnistui paremmin Työmäärät I1-vaiheessa vko 48 vko 47 Viikko vko 46 vko 45 0 h 20 h 40 h 60 h 80 h 100 h 120 h tuntimäärä Viikko 45 Viikko sisälsi PP-vaiheen palautustilaisuuden ja I1-vaiheen iterointisuunnitelman määrittelyn. Hektinen viikko sisälsi tiukkoja määräaikoja ja paljon työtä. Palautetilaisuuteen valmisteltiin edistymisraportti ja työn tilanne arvioitiin. I1-vaiheen iterointisuunnitelmaa mietittiin ja keskusteltiin siitä, mitä asioita voisi tehdä paremmin ja tehokkaammin Viikko 46 Viikko alkoi edellisellä viikolla tärkeäksi asiaksi todetulla käyttöskenaarioiden valmistelulla. Sen jälkeen siirryttiin varsinaiseen I1-vaiheen asiaan, eli toteutuksen alustamiseen ja kehitysympäristöjen pystyttämiseen. CVS luotiin aluksi toimimaan ryhmän jäsenen koneella, kunnes saadaan asiakkaan kautta CVS käyttöön Viikko Ongelmatilanne: tilanteen seuranta Työtehtävien määrän lisääntyessä ja niiden ymmärtämiseen liittyvien erityisosaamisen lisääntyminen ovat aiheuttaneet sen, että projektipäällikön on vaikeata pysyä selvyydessä siitä, missä vaiheessa kukin tehtävä on menossa ja kukin henkilö.

10 T Ryhmä ExtraTerrestriaLs SEPA-päiväkirja Sivu 10 (16) Ratkaisu Sovittiin, että kun tehtävä on tehty, siitä laitetaan uutisryhmään ilmoitus, jossa kerrotaan tehtävään kulunut aika, arvioitu aika ja muita mahdollisia kommentteja. Näin projektipäällikkö pystyy uutisryhmän avulla kirjaamaan ylös tehtävien valmistumiset Viikko Ongelmatilanne: Tehtävien koordinointi pieneen toteutusaikaan Torstain ryhmätapaamisen ja perjantain asiakastapaamisen jälkeen meillä on runsaasti töitä määritellä edistymisraportti ja hyvä demo. Tehtäviä on pakko määritellä viikonlopuksi ja myös teknisen spesifikaation katselmointikokous. Miten onnistua koordinoimaan työt niin, että työt tulevat tehdyksi ja myös tarkistettua ennen määräaikaa, maanantai-iltapäivää? Ratkaisu Tehtävät sovittiin ryhmäkokouksissa alustavasti henkilöille, PM tekee tehtävälistat ja lisää niihin myös lisätehtävät, joissa toisen tekemä työ tarkistetaan toisella henkilöllä. Tarkistuksesta laitetaan viesti ryhmän oman uutisryhmään. Näin toisen tekemän työn on ainakin yksi toinen ryhmän jäsen lukenut ja hyväksynyt. Tärkeimmälle kokonaisuudelle, eli tekniselle spesifikaatiolle pidetään erillinen katselmointikokous. Töiden kokoamiselle ja niiden palauttamiselle on määritelty vastuuhenkilö, joka viimeiseksi tarkastaa kaikki tehdyt työt. 3.3 Vaihe I2 Implementaatio Työmäärät I2-vaiheessa vko 5 vko 4 vko 3 vko 2 Viikko vko 1 vko 53 vko 52 vko 51 vko 50 vko 49 0 h 10 h 20 h 30 h 40 h 50 h 60 h tuntimäärä Tuntien jakauma on osittain epätarkka, sillä tunneista joululomalla ja vuoden 2005 ensimmäisistä viikoista ei ole täyttä viikottaista tietoa.

11 T Ryhmä ExtraTerrestriaLs SEPA-päiväkirja Sivu 11 (16) Viikko 49 Viikko sisältää I1-vaiheen palautuksen ja palautetilaisuuden. Työn sisällön määrää edistymisraportin, demon, I2-vaiheen iterointisuunnitelman luonti. Ryhmämme on tarkoitus, poiketen annetuista aikatauluista, tehdä töitä projektin eteen myös joululomalla Ongelmatilanne: Salassapitosopimuksen pulmat Salassapitosopimuksen hoitaminen pois päiväjärjestyksestä on ollut esillä jo usean viikon ajan. Ongelmana ovat kovat ehdot, joiden takia ryhmäläiset eivät vielä ko. sopimus ole allekirjoittaneet. Miten toimia? Mahdollisia toimenpiteitä Asiasta keskusteleminen ja äänestäminen ryhmän kesken Neuvon pyytäminen mentorilta ja kurssin henkilökunnalta Keskusteleminen asiakkaan kanssa Kommenttien pyytämistä lakimieheltä Ratkaisu Tilanne on vielä auki. Asiasta on keskusteltu asiakkaan kanssa useaan otteeseen ja tilanteesta on puhuttu myös kurssin henkilökunnan ja ryhmän kesken Viikot (joululoma) Joululoman ajalta ei ole viikkokohtaista kirjanpitoa. Sovimme, että teemme työtä vähemmällä seurannalla ja itsenäisemmin. Joululoman töitä painoi raskaasti sopimuksien allekirjoittamisen ongelmat Ongelmatilanne: Sopimuksien allekirjoittaminen Joululoman aikana tehtiin useita sovitteluehdotuksia ja esityksiä sopimuksien sisällöstä. Tarkoitus oli, että olisi saatu kaikki ryhmän jäsenet hyväksymään sopimukset. Asian käsittely muuttui ryhmän jäsenille epämieluisaksi usean eri neuvottelun jälkeen Ratkaisu Ongelmaa ei saatu ratkaistua vielä ja asian hoitamisessa avustaa jatkossa pääassistentti Viikko 1 Joululoman jälkeen töiden aloitus vaati kovasti ponnistuksia. Isot rattaat piti saada taas pyörimään. Se vaati hieman erityistä työtä, sillä sopimuksien kanssa taistelu oli vienyt ryhmän hengen alas Ongelmatilanne: Ryhmähengen lasku Ryhmähenki oli laskenut sopimuksien kanssa kiistelyn takia. Ryhmän jäsenet olivat hiljaisia ja into asian tekemiselle oli laskenut Ratkaisu Asioista keskusteltiin yhteisissä kokouksissa ja yritettiin saada asia hoidettua ja päästyä eteenpäin. Varsinainen ratkaisu on se, että asia saadaan vihdoin kuntoon ja sitä ei ihan vielä ole saavutettu Viikko 2 Ensimmäinen asiakastapaaminen ja tilannekatsaus oli puristus, jolla rattaat lähtivät taas käyntiin. Töitä tehtiin urakalla ja onnistumisen tunteita jaettiin, kun nähtiin ohjelmaa toiminnassa asiakkaan kanssa.

12 T Ryhmä ExtraTerrestriaLs SEPA-päiväkirja Sivu 12 (16) Ongelmatilanne: Sopimuksien allekirjoittamisen ongelma jatkuu Sopimuksien allekirjoittamisen ongelma on kuin piikki perseessä koko ryhmälle. Asia pitää saada hoidettua ja nopeasti Ratkaisu Pääasistentin, asiakkaan ja yhden ryhmän jäsenen kanssa käydyt neuvottelut saatiin vihdoin sovittua. Tuloksena se, että kuusi ryhmän jäsentä allekirjoittaa asiakkaan sopimukset ja yksi jäsen allekirjoittaa itse laatimansa tekijänoikeuksien antosopimuksen asiakkaalle. Nyt voi hurrata! Viikko 3 Ei mitään erityisiä tapahtumia. Töiden selvittelyä ja aktiivista keskustelua ongelmista ja tilanteesta Viikko 4 Asiakkaan kanssa pidetyn kokouksen jälkeen vaatimusmäärittelyihin tehtiin muutoksia useaan kohtaan. Projektin edetessä sisältö on hieman muuttunut ja osa vaatimuksista oli tarpeettomia Viikko 5 Viikon sisältö oli alkuviikosta hoitaa viimeisten toteutukseen liittyvät asiat kuntoon. Tämän vaatii tehtävien tarkastelua ja arviointia mihin meillä on aikaa ja milloin pitää aloittaa I2-iteraation palautukseen liittyvät työt Ongelmatilanne: Miten lopetetaan toteutusvaihe Yksinkertainen asia, mutta toteuttamiseen päästyämme huomaamme jatkuvasti asioita, jotka työllistävät lisää. Tässä näkyy juuri aiheemme ongelma: teemme ohjelmaa, jota ei ole tarkoitus saada valmiiksi vaan jatkokehityskelpoiseksi Ratkaisu Rajasimme niin, että osaa tehtävistä ei aloiteta, vaan nyt aloitetut työt lopetetaan ja tehdään kunnolla. Tämäkin vaatii paljon työtä, jota on luultavasti vielä jatkettava viimeisessä vaiheessa Viikko 6 Viikon tärkein tapahtuma oli I2-vaiheen palautus, joka oli tiistaina. Työt keskittyivät pakollisten asioiden varmistamiseen ja palautuksen toteuttamiseen. Töitä on asiassa aina paljon, kun pitää huolehtia lähes kymmenen eri dokumentin palautuksesta. Asia saatiin kuitenkin kunnialla hoidettua, vaikka tiukoille palautus meni: 12:54 lähti palautus, määräaika oli 13:00. Loppuviikon ohjelmaan kuului review-tilaisuus torstaina, johon ryhmä keräsi demon ainekset ja tarkisti tilannetta esitystä varten. Myös FD-vaihetta ja sen iteraatiosuunnitelma aloitettiin. Työt jaettiin viikonlopuksi, jotta ensi tiistaiksi saadaan iteraatiosuunnitelma valmiiksi Ongelmatilanne: Ryhmäkuri määräaikojen huolehtimisesta lipsuu Aikaisemmin olen katsonut joitain myöhästymisiä ohi sormien ja vain huomauttanut asiasta. Tällä viikolla mentiin kuitenkin niin lähellä rajaa, että asiaan pitää kiinnittää enemmän huomiota ja tehdä parannuksia Ratkaisu Nostetaan kissa pöydälle. Otin asian esille kyseisten ryhmän jäsenten kanssa ja ryhmän uutisryhmässä. Tarkoitus on asiallisesti esittää tilanne: kaikki kärsivät, jos joku myöhästyy. Pahimmillaan kaikkien arvosanat laskevat. Tasoa asiassa on siis nostettava. Omat toimenpiteeni on se, että kiinnitän asiaan enemmän huomiota ja seuraan asiaa tarkemmin. Keskustelen kahden kesken asioista ja toivon, että jäsenet kiinnittävät asiaan enemmän huomiota.

13 T Ryhmä ExtraTerrestriaLs SEPA-päiväkirja Sivu 13 (16) 3.4 Vaihe FD Toimitus & Viimeistely Työmäärät FD-vaiheessa vko 11 vko 10 Viikko vko 9 vko 8 vko 7 vko 6 0 h 10 h 20 h 30 h 40 h 50 h 60 h 70 h tuntimäärä Viikko 7 FD-vaihe käynnistyi nykyisen koodin dokumentoinnilla ja viimeistellyllä. Viikko ei sisältänyt ryhmätapaamista, vaan kukin teki pois kasautuneita tehtäviään Viikko 8 Viikon sisältöön kuului dokumentoinnin jatkaminen ja töiden organisointi. Viikon alussa pidettiin kokous, jossa ryhmä keskusteli puutteellisista osista ja tehtävistä. Viikko jatkui järjestelmän viimeistelyn merkeissä Ongelmatilanne: Osa ryhmäläisistä ei kirjaa tuntejaan ajoissa Trapoliin Aika-ajoin osalla ryhmäläisistä tuntuu olevan kovin vaikeata saada kirjattua tunnit ajoissa Trapoliin tilanneraporttia varten. Tämä on aiheuttanut sen, että tilanneraportissa näkyvä tuntimäärä päivittyy vielä viikon perästä Ratkaisu Kyseisille ryhmän jäsenille on asiasta puhuttu. Toivotaan, että suora keskustelu auttaa seuraavilla viikoilla Viikko 9 Viikon piti alustavasti alkaa vertaistestauksella. Sitä varten koodia tarkistettiin ja varmistettiin, että järjestelmä toimii kun sitä testataan.viikkotapaamista ei pidetty tällä viikolla Viikko 10 Pakollisten palautusaineiston kerääminen aloitettiin ja sen tarkastus. Osana oli käydä läpi tilannetta ja arvioioda mihin meidän pitää panostaa. Suurin osa työstä tehdään viikonloppuna, jotta vertaistestaus on hoidettu ennen sitä alta. Moni haluaa vielä hioia tehtäviään ja niiden lopetus pitää tehdä nyt, jotta päästään aloittamaan paketointi.

14 T Ryhmä ExtraTerrestriaLs SEPA-päiväkirja Sivu 14 (16) Ongelmatilanne: Miten varmistetaan kaikkien dokumenttien laadukkuus? Projektin sisäisiä dokumentteja on useita ja ei ole aikaa käydä katselmoimaan niitä. Miten selvitämme niiden puutteet, niin että voimme varmistua, että kaikki on tarkistettu? Ratkaisu Jokaiselle lopulliselle dokumentille määriteltiin kaksi vastuulukijaa. Heidän tehtävä on antaa kirjallinen kommentointi kyseisestä dokumentista uutisryhmään Viikko 11 Tiistaina on pakollisten aineiston palautus. Projekti on loppuvaiheessa ja tässä vaiheessa tärkein työ on huolehtia kaikkien dokumenttien laadukkuus kuntoon. Sitä on tehty koko viime viikonloppu. 3.5 Yhteenveto Projektin seuranta ja hallinta vaati paljon työtä. Ero aikaisempiin kokemuksiin kahden hengen ryhmistä on aivan eri kuin seitsemän hengen ryhmä. Ensimmäisenä huomasi seurannan työkalujen tärkeyden. Jotta kokonaiskuva tilanteesta voidaaan saada viikkokohtaisesti tai päiväkohtaisesti, pitää olla mahdollisuus käyttää asiaan suunniteltuja työkaluja, kuten tuntiseurantaa ja tehtäväseurantaa. Lisäksi tarvitaan aina välillä puheyhteyttä tai ainakin viestintäyhteyttä. Myös uutisryhmä oli hyvä indikaattori siitä, että etenemistä tapahtuu. Uutisryhmään syntyi noin 1500 viestiä projektin aikana. Seurannan teoria auttoi opettelemaan toimintaa ja rytmiä. Hallinta vaati työtä ja keskittymistä. Varsinkin projektin alkupuolella voi sanoa, projektin eteneminen oli mielessä joka päivä ja useita kertoja nukkumaan mennessä tuli mieleen asioita, joista pitää ryhmälle ilmoittaa. Tämä hieman helpottui kun rytmi löytyi ja alkuponnistelut sai projektin käyntiin. Ennakointi oli yksi tekijä, joka vaati paljon ajatustyötä ja arviointeja. Ennakointi oli tärkeä osa, jotta projektin laivaa pystyi ohjaamaan oikeaan suuntaan. Ison ryhmän kanssa huomasi sen, että suunnan muutos vaatii helposti aikaa ja siihen pitää varautua. Tarkoitus oli alun perin kokeilla Scrum-tekniikkaa tulevien tuntien arviointiin. Työmäärän kasvaessa yli arvioidun, en kokenut riittävän tärkeäksi tutkia analysointikeinoja käytännössä. Projekti eteni kurssin puolelta annettujen tarkkojen rajojen kautta tiettyä rytmiä. Tämä tietysti helpotti työn tekemistä, mutta aiheutti myös paineita, koska aiheemme ei ollut tavallinen ohjelmistokehitys. Aiheemme sisälsi uuden tekniikan kokeilua ja tavoitteena oli alun perin kehityskelpoinen prototyyppi. Tämä aiheutti ongelmia muun muassa testaukselle, koska ns. valmista tuotetta ei ollut edes tarkoitus luoda. Haasteita riitti runsaasti. Opin paljon kurssin aikana ja uskon, että kaikista opeista on hyötyä tulevaisuudessa.

15 T Ryhmä ExtraTerrestriaLs SEPA-päiväkirja Sivu 15 (16) Työmäärät projektissa Viikko vko 11 vko 10 vko 9 vko 8 vko 7 vko 6 vko 5 vko 4 vko 3 vko 2 vko 1 vko 53 vko 52 vko 51 vko 50 vko 49 vko 48 vko 47 vko 46 vko 45 vko 44 vko 43 vko 42 vko h 20 h 40 h 60 h 80 h 100 h 120 h tuntimäärä Työmääristä voidaan nähdä, että projektin alkuvaihe vaati runsain mitoin ponnisteluja. Joululoman aikana ryhmä teki hieman vähemmän töitä ja palasi taas arkeen vuoden alussa. FD-vaiheen alkaessa 6 viikolla aloi hieman seesteisempi kausi. Suurin osa ryhmän jäsenistä oli kuluttanut tuntinsa vähiin. Silloin viimeisteltiin järjestelmää ja dokumentaatiota. 4 Kokemuksia projektin seurannasta 4.1 I1-vaiheen loppu ( ) I1-vaiheen loputtua helpottaa kurssin aikataulu hieman I2-vaiheen aikana. Kurssin jäsenet ovat päättäneet tehdä töitä myös joululomalla. Näin saamme tasattua tekemättä jääneitä töitä.

16 T Ryhmä ExtraTerrestriaLs SEPA-päiväkirja Sivu 16 (16) 4.2 I2-vaiheen keskikohta ( ) Iteraatio oli jaettu kahteen osaan, jossa kummallakin on omat tavoitteet. Joululoman jälkeen tapamisimme yhdessä asiakkaan ja mentorin kanssa ja katsoimme tilannetta. Korjasimme hieman suunnitelmia sovimme ja jatkotoimenpiteistä I2-vaiheessa. Sovimme, että siirrymme käyttämään JIRA -työkalua tehtävien jaossa niiden hallinnoinnissa. Tehtävälistoja viikottain ei enää toteuteta. 4.3 I2-vaiheen loppu ( ) I2-vaiheen lopussa vaatimusmäärittelyjen kautta on arvioitu tilannetta ja saavutuksia. Mitään isompia muutoksia työlle ei tehdä. Seuraavassa vaiheessa keskitytään siistimään toteutettu ohjelma ja dokumentoimaan työn tulokset. Huolenaiheena ovat vähentyvät tunnit. Osalla ryhmän jäsenistä tulee 190h tunnin raja väistämättä ylittymään. 4.4 FD-vaiheen loppu ( ) Näistä kokemuksista on tarkemmin puhuttu kappaleessa Viitteet [1] Scrum (in management) from Wikipedia [2] About Scrum Work Burn-Down [3] Scrum FAQ 6 Yhteystiedot Mikko Ruokojoki Puhelin mikko#ruokojoki.fi