HY Lahti tutkimus- ja opetusverkoston perustaminen sekä tukipalvelujen ja hallintotyön organisointi Lahdessa

Transkriptio

1 HY Lahti tutkimus- ja opetusverkoston perustaminen sekä tukipalvelujen ja hallintotyön organisointi Lahdessa Työryhmä jättää rehtorille ehdotuksensa Professori Timo Kairesalo (Ympäristötieteiden laitos), puheenjohtaja Johtaja Pirjo Hiidenmaa / Johtaja Tapio Kosunen (Avoin yliopisto) Pääsihteeri Senja Jouttimäki (Lahden Yliopistokampus) Suunnittelujohtaja Jussi Karvinen (Rehtorin kanslia) Kamreeri Leena Kaukolahti (Kvestuuri/ Projektihallintoyksikkö Lahti) Johtaja Juha-Pekka Liljander (Palmenia, Lahti) Professori, varadekaani Rauni Strömmer (Bio- ja ympäristötieteellinen tiedekunta / Ympäristötieteiden laitos) Projektikoordinaattori Kaisa Vuorivirta (Avoin yliopisto) Suunnittelija Arto Ristola (Palmenia, Lahti), sihteeri SISÄLLYS 1. Työryhmän ehdotukset 2 2. Työryhmän asettaminen ja tehtävät 3 3. Työryhmän työskentely ja sidosryhmäyhteistyö 4 4. Toiminnan kuvaus ja perustelut 4.1 HY Lahti / UH Lahti tutkimus- ja opetusverkosto Tutkimusteemana kaupunkiympäristö, ekosysteemipalvelut ja kestävä kehitys Yhteinen kandidaattiohjelma ja muu opetusyhteistyö 4.2 Tuki- ja hallintopalvelut Koordinaatioyksikkö Sijoittuminen Niemen kampukselle Johtamis- ja organisaatiomalli sekä yhteistoiminta Rahoitus 13 LIITTEET 1. Helsingin yliopiston toiminta ja toiminnan tunnusluvut Lahdessa ja 3. rehtorin toimeksiannot ja Helsingin yliopisto Lahden kampuksella -työryhmän raportti

2 1. Työryhmän ehdotukset 1) Perustetaan HY Lahti / UH Lahti -niminen tutkimus- ja opetusverkosto, joka kokoaa yliopiston toiminnan Lahdessa yhteisen sateenvarjon alle. Keskeisiä yhteisiä ja yhdistäviä tutkimus- ja opetusavauksia ovat: - tutkimusteemana kaupunkiympäristön ekosysteemipalvelut ja kestävä kehitys - moduulirakenteinen ympäristötieteiden kandidaattiohjelma ympäristöekologian ja Avoimen yliopiston yhteistyönä. 2) Tuki- ja hallintopalvelut kootaan yhdeksi tiimiksi, jolla on yhteinen työnjohto Lahdessa. Tiimi voi nykyisten tehtäviensä lisäksi hoitaa myös muiden Yliopistokampuksella toimivien yliopistojen tukipalveluja. 3) Lahden Yliopistokampuksen koordinaatioyksikön tehtävään sisällytetään HY:n sisäisen yhteistyön ja tukipalvelujen koordinointi Lahdessa. 4) Kaikki HY:n Lahden toiminnot ja henkilöstö sijoitetaan Niemen kampukselle. 5) Asetetaan johtoryhmä, jonka tehtävänä on vastata työryhmän ehdotusten toimeenpanosta. Johtoryhmään kuuluvat Lahdessa toimivien yksiköiden johtajat ja koordinaatioyksikön pääsihteeri. HY Lahti sekä sen johtamis- ja organisaatiomalli rakennetaan vaiheittain vuosien aikana. 6) HY:n Lahden toimintojen rahoitus kootaan selkeäksi kokonaisuudeksi vähintään HY:n osoittaman perusrahoituksen ja Lahden kaupungin rahoituksen osalta. 7) Aikataulu tiivistetysti Vuosi pyydetään kommentit mennessä bio- ja ympäristötieteelliseltä tiedekunnalta, Avoimelta yliopistolta, Palmenialta, keskushallinnolta sekä Lahden Yliopistokampuksen sopimuskumppaneilta (LUT, Aalto, Lahden kaupunki) mennessä tehdään tarvittavat rehtorin päätökset HY Lahden perustamisesta ja johtoryhmän asettamisesta. Johtoryhmä aloittaa työskentelynsä heti asettamisensa jälkeen. Vuosi 2014 Aloitetaan uudet käytännöt alkaen HY:n Lahden toimintojen sisäinen koordinointi alkaen tuki- ja hallintopalvelut yhdeksi tiimiksi Lahden Yliopistokampuksen koordinaatioyksikön koordinoimana - pääprosessien (tutkimus ja opetus) koordinointi aloitetaan - yhteisen toimintasuunnitelman laadinta - yhteiset henkilöstökokoukset - yhteinen sisäinen ja ulkoinen viestintä - keväällä/alkukesällä talouden yhteisen käyttösuunnitelman laadinta ja Lahden kaupungin talousarvioesityksen valmistelu yhtenä kokonaisuutena vuodelle 2015 Vuosi yhteinen kampushallinto ja toimintojen ohjaus - pääprosessien (tutkimus ja opetus) organisointi kestävälle pohjalle, mahdollisesti koordinoinnin vastuuhenkilöiden nimeäminen jne. - muutto Niemen kampukselle 2

3 2. Työryhmän asettaminen ja tehtävät Helsingin yliopiston rehtorin asettama Helsingin yliopisto Lahden kampuksella -työryhmä laati ehdotuksia yliopiston toiminnan tavoitteista, toiminnallisesta kokonaisuudesta ja organisatorisista ratkaisuista Lahdessa; raportti (liite 4) luovutettiin rehtorille Työryhmä teki viisi toisiaan täydentävää ehdotusta, jotka koskivat UH Lahti School of Urban Sustainability -tutkimusverkoston perustamista, Palmenia Lahden tutkimustoimintojen uudelleenorganisoimista Lahti Schoolin osaksi, kandidaattivaiheen opintojen tuottamista Avoimen yliopiston opintoina, yliopiston Lahden toimintojen ja henkilöstön keskittämistä Niemen kampukselle, hallinnon ja tukipalvelujen organisoimista sekä yliopiston Lahdessa toimivien yksikköjen rahoituksen saattamista kestävälle pohjalle. Palmenian, Avoimen yliopiston ja bio- ja ympäristötieteellisen tiedekunnan tavoiteneuvotteluissa syksyllä 2012 sovittiin, että valmistellaan konkreettinen tiekartta "UH Lahti School of Urban Sustainabilityn" toteuttamiseksi ja että Lahden tukipalvelujen ja hallintotyön organisointia varten asetetaan työryhmä. Tehtävien määräajaksi sovittiin , jotta tarvittavat päätökset voidaan tehdä niin, että toiminta uudessa muodossaan voi alkaa vuoden 2014 alussa. Samalla todettiin, että tiekartan ja hallintotyön suunnittelu edellyttää koordinointia sekä monitahoista ja laaja-alaista yhteistyötä yliopiston sisällä ja alueellisessa kumppaniverkostossa. Yliopiston rehtori asetti uuden työryhmän, jonka tehtävänä oli laatia mennessä yhdistetty 1. Lahti School of Urban Sustainability'n (työnimi) toteutuksen konkreettinen tiekartta ja 2. ehdotus tukipalvelujen ja hallintotyön tehokkaasta ja laadukkaasta organisoinnista Lahdessa. Toimeksiannon mukaisesti tiekartan tuli sisältää esitykset seuraavista: - Lahti School -tutkimusverkoston nimi - verkoston johtaminen ja verkoston organisaatio - sopimukset ja muut viralliset asiakirjat - brändi ja viestintäsuunnitelma vuosille verkoston asema suhteessa tiedekunta- ja erillislaitosrakenteeseen sekä yliopiston toiminnanohjausjärjestelmään - verkoston tehtävä ja toiminnan konkreettiset tavoitteet strategiakaudella verkoston toiminnan rahoitus vuosina tilasuunnitelma muuttoaikatauluineen, kustannusvaikutuksineen ja vuokrasopimuksineen. Tukipalvelujen ja hallintotyön organisoinnin osalta tuli laatia esitykset seuraavista: - talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelyt - tietotekniikkapalvelut - projektipalvelut - viestintä- ja markkinointipalvelut - mahdollisuudet tuottaa palveluja muille yksiköille. 3

4 3. Työryhmän työskentely ja sidosryhmäyhteistyö Työryhmä kokoontui seitsemän kertaa (10.1., 11.2., 12.3., 17.4., 15.5., ja ). Erityisesti työryhmän sisäisessä sähköisessä viestinnässä käytettiin sähköpostin ohella Moodleverkkoalustaa, jonne on tallennettu kaikki aihepiiriin liittyvät dokumentit. Helsingin yliopiston Lahdessa toimivaa henkilökuntaa osallistettiin prosessiin erilaisin tilaisuuksin. Henkilöstön kanssa asiaa käsiteltiin kunkin yksikön henkilöstöpalavereissa. Sisältöprofiiliin keskittynyt aivoriihi, joka oli suunnattu erityisesti hallinnollisille ja tieteellisille johtajille sekä esimiesasemassa työskenteleville, järjestettiin Tukipalveluissa työskenteleville järjestettiin työpaja Tavoitteena oli erityisesti kuulla näkemyksiä olemassa olevista hyvistä käytännöistä ja Lahti Schooliin liittyviä odotuksia. Koko henkilöstölle järjestettiin 4.3. ja info- ja keskustelutilaisuudet, joista jälkimmäisessä ryhmätyöskentelyosuuden avulla kerättiin kommentteja ja kehittämisideoita. Tilaisuudessa keskusteltiin erityisesti e-kyselyn, jossa tiedusteltiin henkilöstön Lahti Schooliin liittyviä huolen ja innostuksen aiheita, tuloksista. Tutkimusverkoston nimeä koskeva kilpailu järjestettiin Työryhmän raportin viimeistelyvaiheessa järjestettiin vielä koko henkilöstön info- ja keskustelutilaisuus. Lahden Seudun Kehitys LADEC Oy:n hallinnoiman Lahden innovaatiokeskittymä -hankkeen ohjausryhmä- ja projektiryhmätyöskentelyyn on osallistuttu säännöllisesti. Hankkeen partnereita ovat LAMK, HY ja LUT. Lisäksi hankkeen vetäjien kanssa keskusteltiin erityisesti LAMKin Niemeen tulevien tilojen suunnitteluprosessin toteutuksesta, mahdollisuuksista linkittää tilasuunnitteluprosessit ja tilojen yhteiskäytöstä. Tilaisuuden jälkeen välitettiin tilakysymyksiin liittyvää informaatiota (tilamäärä tällä hetkellä jne.). Lahti Schoolia koskeva tilasuunnittelutyöpaja järjestettiin Tilaisuudessa olivat työryhmän lisäksi mukana toimitilajohtaja Anna-Maija Lukkari ja kiinteistöpäällikkö Mauri Laakso yliopiston Tilaja kiinteistökeskuksesta sekä arkkitehti Hannu Lunkka. Toimenpiteiden edistämiseksi saatiin alueellista rahoitusta. Lahti School of Urban Sustainability ( Lahti School ) on EAKR-osarahoitteiseen Lahden Seudun Kehitys LADEC Oy:n hallinnoimaan ELITE 2 -hankkeeseen (Elinkeino- ja innovaatiopolitiikkaa tukevan tutkimustoiminnan vahvistaminen) sisältyvä osaprojekti, joka toteutetaan Projektin avulla mahdollistetaan HY Lahden valmistelu ja käynnistäminen Lahdessa. Keskeiset tavoitteet ovat HY Lahti tutkimus- ja opetusverkoston organisointi ja toiminnan käynnistys sekä tukipalvelujen ja hallintotyön organisointi sekä toiminnan käynnistys. Hankkeessa tehdään projektisuunnitelman mukaan konkreettinen henkilöstö- ja toimintasuunnitelma sekä varmistetaan palveluiden toimivuus ja työnjako yhdessä muiden kampustoimijoiden kanssa. Vaiheittainen uuden mallin mukainen toiminta käynnistetään vuoden 2014 aikana. Ehdotusten valmistelu on edellyttänyt moniulotteista yhteydenpitoa ja tiedonvaihtoa yliopiston sisällä ja ulkopuolisten tahojen kanssa. Keskeisiä yhteistyökumppaneita ja kuultuja tahoja ovat olleet: - Innovaatiokeskittymä-hanke ja ELITE 2 -hanke (LADEC Oy, LAMK, HY, LUT) - Lahden Yliopistokampuksen johtoryhmä - Lahden kaupunginjohtajan asettama Korkeakouluasioiden valmisteluryhmä - Lahden ammattikorkeakoulu - Osaamiskiinteistöt Oy - Ympäristötieteiden laitoksen johtaja ja hallintopäällikkö - Palmenian johtaja ja hallintopäällikkö, johtoryhmä ja johtokunta 4

5 - Kvestuuri/talouspalvelut - Tietotekniikkakeskus - Tila- ja kiinteistökeskus 4. Toiminnan kuvaus ja perustelut 4.1 HY Lahti / UH Lahti tutkimus- ja opetusverkosto HY Lahti kokoaa Helsingin yliopiston toiminnan Lahdessa yhteisen sateenvarjon alle ja sille luodaan oma selkeä brändi ja profiili. Ytimekkääseen nimeen liitetään tarkentavia luonnehdintoja viestinnän asiantuntijoiden avulla. HY Lahti rakentaa vankkaa pohjaa yliopistojen yhteiselle, HY:n koordinoimalle Lahden Yliopistokampukselle ja innovaatiokeskittymän yliopistolliselle osaamiselle Tutkimusteemana kaupunkiympäristö, ekosysteemipalvelut ja kestävä kehitys Ympäristöekologian oppiaineen keskeistä tutkimus- ja opetussisältöä ovat maa- ja vesiekosysteemien perustoiminnat ja luonnonvarojen kestävän käytön ekologiset perusteet sekä ihmistoimintojen ekosysteemeille aiheuttamat häiriöt ja syntyneiden ympäristöongelmien ratkaiseminen erityisesti kaupunkiympäristössä. Keskeisiä tiedealoja ovat vesistö- ja maaperäekologia, ympäristökemia ja -mikrobiologia, ekotoksikologia, ympäristöbiotekniikka sekä kaupunkiekosysteemitutkimus. Ympäristöekologian pääaineopintojen (kandidaatti-, maisteri- ja tohtoriopinnot) lisäksi osasto vastaa kansainvälisestä kaupunkitutkimuksen maisteriohjelmasta (MURE). Palmenian Lahden alueyksikkö toteuttaa tutkimus- ja koulutustehtäviään kolmen kehittämisohjelman kautta: Hyvinvointitieto ja elämänkulku, Viestintä sosiaalisissa verkostoissa ja Yhteisöjen luova kehittäminen ja monikulttuurisuus. Lahden yksikön yhteydessä toimii myös Kansainvälinen soveltavan estetiikan instituutti (KSEI), joka on osa Helsingin yliopiston estetiikan oppiainetta filosofian, historian, kulttuurin ja taiteiden tutkimuksen laitoksella. Instituutin toiminta painottuu erityisesti ympäristöestetiikkaan sekä muuhun humanistiseen ympäristötutkimukseen. Alueyksikössä toimii myös Lahden Tutkijapraktikum. Osana HY Lahti -tutkimus- ja opetusverkostoa Palmenian Lahden yksikkö suuntaa toimintaansa kestävän kehityksen sosiaalisiin ja kulttuurisiin teemoihin. 5

6 Kuva 1. HY Lahti tutkimusverkostoa ja toimintaympäristöä tukevat ympäristöekologian ja Palmenian tiede-, osaamis- ja toiminta-alat Yhdeksi keskeiseksi HY Lahti tutkimus- ja opetusverkostoon kuuluvia yksiköitä yhdistäväksi tutkimusalustaksi ja -teemaksi on kaavailtu monitieteistä kaupunkiympäristön ekosysteemipalveluiden tutkimusta. Teema osaltaan profiloi ja linjaa luontevasti Helsingin yliopiston Lahdessa tekemää tutkimusta ja lisää tutkimuksen ja sille perustuvan tutkinto- ja täydennyskoulutuksen yhteiskunnallista vaikuttavuutta. Ekosysteemipalveluiden tutkimus ja arvottaminen tarvitsevat tuekseen tieteidenvälistä vuorovaikutusta yhdistäen luonnontieteellistä, sosiaalista, kulttuurista sekä taloudellista tietoa ja osaamista. Ekosysteemipalvelujen arvottaminen antaa mm. mahdollisuuden arvioida ekosysteemipalveluiden merkitystä ihmisten hyvinvoinnille. Lisäksi arvottaminen nostaa erilaiset näkökulmat päätöksentekotilanteessa näkyviksi ja punnittaviksi samalla lisäten päätöksenteon avoimuutta. Ekosysteemipalveluiden arvottaminen edistää myös luonnonvarojen kestävää käyttöä, kun erilaisia vaihtoehtoja voidaan punnita sen mukaan, mitä vaikutuksia niillä on ekosysteemipalveluiden tuotantoon. Kaupunkiympäristön ekosysteemipalvelut tutkimusteemana linkittyy Helsingin yliopiston strategian mukaisesti korkeatasoiseen tutkimukseen ja yhteiskunnalliseen vaikuttavuuteen, ja tuo samalla lisäarvoa yliopiston tavoiteohjelmassaan vuosille määrittämiin painoaloihin Muuttuva ympäristö puhdas vesi sekä Hyvinvointi ja turvallisuus. Lisäksi kaupunkiympäristön ekosysteemipalvelut tutkimusteemana tukee Lahden kaupunkiseudun kuntien ja valtion välisessä kasvusopimuksessa (luonnos) alueen kilpailukyvyn ja elinvoiman vahvistamisen ensimmäiseksi strategiseksi painopisteeksi nostettua Lahden 6

7 kaupunkiseudun kehittäminen ympäristöön, muotoiluun ja käytäntölähtöiseen innovaatiotoimintaan erikoistuneena innovaatiokeskittymänä. Kaupunkien kehittäminen on keskiössä, kun pyritään ratkaisemaan suuria globaaleja haasteita, kuten väestönkasvua, saastumista ja ympäristön kemikalisoitumista, raaka-aine- ja energiapulaa sekä ilmastonmuutosta. Kaupunkien isot haasteet tarjoavat tutkimukselle uusia tieteidenvälisiä lähtökohtia ja tutkimusaiheita sekä käytännön ratkaisuille mahdollisuuksia uusiin innovaatioihin, yrittäjyyteen ja uudenlaiseen kasvuun Yhteinen kandidaattiohjelma ja muu opetusyhteistyö Bio- ja ympäristötieteellisessä tiedekunnassa ja koko Viikin kampuksen tasolla on tavoitteena laaja-alainen ympäristötieteiden kandidaattiohjelma. Tämä luo pohjan opetusyhteistyön laajentamiselle tavoitteellisesti yhdistäen HY:n eri yksiköiden yhteistyötä useamman vuoden perspektiivillä. Lahdessa ympäristöekologian ja Avoimen yliopiston toimivaa yhteistyötä on tavoitteena syventää entisestään. Koska luonnontieteen kandidaatin ja filosofian maisterin tutkinnot suoritetaan yleensä lomittain, pyritään HY Lahden puitteissa kehittämään myös ympäristöekologian ja Palmenian tutkinto-opetusyhteistyötä. Palmenialla on potentiaalia erityisesti räätälöityjen erikoiskurssien ja englanninkielisen ympäristöalan opetuksen toteuttamisessa. Sisällöllisiä, yhdessä toteutettavia erityisteemoja ovat mm. kestävä kehitys ja siihen kiinteästi liittyvät ekosysteemipalvelut. Kandidaattikoulutuksessa HY:n tavoitteena on nykyistä laaja-alaisemmat ohjelmat. Ympäristötieteiden osalta tämä tarkoittaa erityisesti Lahden ja Viikin yliopistoyksiköiden (ml. maatalous-metsätieteellinen tdk) antaman ympäristöopetuksen yhteistyötä ja osittaista yhdistämistä. Tämä monipuolistaa opetustarjontaa ja tuo tutkinnon sisältöön riittävää laajaalaisuutta. Vaikka ympäristötieteiden koulutusohjelman kaksi pääainetta, ympäristöekologia ja ympäristönmuutos ja politiikka, pysyvät seuraavissa tutkintovaatimuksissa vielä erillisinä, opetusta ja osaamistavoitteita suunnitellaan yhdessä ja tavoitteena on näiden kandidaattiohjelmien yhdistäminen seuraavalla kaudella (päätökset tästä tehdään 2016). Kandidaattiohjelmien selkeä osaamistavoitteiden määrittely on osa sekä HY Lahden että ympäristötieteiden laitoksen brändin rakentamista. Erityisesti kiinnitetään huomiota opetustarjonnan ajanmukaisuuteen ja tutkimusperustaisuuteen. Joustavuuden ja muutoshalukkuuden ansiosta erityisesti Lahden Yliopistokampuksen yksiköillä on potentiaalia korkeatasoisen, tutkimuslähtöisen ja kampusrajat ylittävän ympäristöalan opetuksen toteuttamiselle ja kehittämiselle vastaamaan nyky-yhteiskunnan ja työelämän vaatimuksia opetuksen sisältöjen, opetustapojen ja opiskelijalähtöisyyden osalta. Yhteistyötä on mahdollista syventää ja suunnitella aiempaa systemaattisemmin tavoitteena nykyistä valtakunnallisempi ja kansainvälisempi ympäristöalan oppimisalusta. Erityisesti englanninkieliseen opetustarjontaan kiinnitetään jatkossa enenevässä määrin huomiota. Lahden Yliopistokampuksella keskitytään erityisesti MURE-maisteriohjelman kehittämiseen siten, että opetukseen tulevat jatkossa osallistumaan aktiivisesti opetushenkilökunnan rinnalla myös Ympäristötieteiden laitoksen Lahden ja Viikin kaupunkitutkimuksen tutkimusryhmät sekä osa Palmenian ympäristöteemoihin keskittyvistä tutkijoista. Kokonaisuutena yhteistyö selkeyttää opintopolkujen rakentamista, lisää vaihtoehtoja ja lyhentää opiskelijoiden valmistumisaikoja. Ympäristöekologian monipuoliset opinnot tukevat erinomaisesti jatkokoulutustarpeita ja antavat samalla myös hyvät työelämävalmiudet yliopiston ulkopuolisiin tehtäviin. Tavoitteena 7

8 on kouluttaa sopiva määrä ympäristöalan asiantuntijoita työelämän tarpeisiin nähden. Toteutusmalli soveltuu erityisen hyvin Lahteen, koska - paineet LuK-tutkintojen harmonisoinnille ovat suuret - erillisvalinnan kautta hyväksyttyjen suomalaisten ja ulkomaisten opiskelijoiden määrät ovat voimakkaassa kasvussa - yhteistyö on perusedellytys opetuksen volyymin ja tason ylläpitämiseksi - ympäristöekologian oppiaine suuntautuu jatkossa kansainvälisen tason tutkimuksen ja siihen perustuvan opetuksen osalta entistä voimakkaammin kaupunkiympäristöön. Lisäksi Lahden Yliopistokampuksella on tulevaisuussuuntautunut kollektiivinen näkemys asian tärkeydestä. Toteuttaminen ja aikataulu Tavoitteena on moduulirakenteinen ympäristötieteiden kandidaattiohjelma, joka toteutetaan yhteistyössä Avoimen yliopiston kanssa laajalti monimuoto-opetuksena ja verkko-opiskelun mahdollisuuksia tehokkaasti hyödyntäen. Tutkintorakenteiden tarkistus kaudelle tehdään syksyllä 2013 ja yhteistyötä aletaan toteuttaa mahdollisimman laajasti syksyllä Uusi ympäristötieteiden kandidaattiohjelma itsenäisenä tutkintona voidaan kuitenkin hyväksyä tiedekunnassa vasta vuonna Ympäristöekologian ja Palmenian yhteistyötä toteutetaan maisteriopinnoissa ja täydennyskoulutuksessa. Myös englanninkielistä kurssitarjontaa lisätään (yhteistyöalustana MURE). Tämä vaatii opetussuunnitelman yhteistä läpikäyntiä ja ennakointia mm. markkinoinnin suunnittelussa. Suunnittelu tehdään syksyllä 2013 ja kursseja voidaan toteuttaa syksystä 2014 alkaen. Tiedealoja (luonnontieteet, yhteiskunta- ja käyttäytymistieteet) yhdistäviä aihekokonaisuuksia muodostavat esim. ekosysteemipalvelut ja kestävä kehitys kaupungeissa, hyvinvointi ja turvallisuus kaupunkiympäristössä: erityisesti ympäristön (ml. ravinto ja vesi) kemikalisoitumisen riskinarviointi ja hallinta sekä siihen liittyvät hyvinvointi- ja terveyskysymykset ja näihin isompiin kokonaisuuksiin kytkeytyvinä mm. tiedeviestintä, tieteellinen kirjoittaminen ja kriisiviestintä. 4.2 Tuki- ja hallintopalvelut Tuki- ja hallintopalvelujen henkilöstö kootaan tiimiksi, jolla on yhteinen työnjohto Lahdessa. Lahdessa työskentelee kuusi kvestuurin ja kolme tietotekniikkapalveluiden työntekijää. He toimivat Palmenian ja ympäristötieteiden laitoksen yhteydessä. Ympäristöekologian osastolla on yksi ja Palmenian Lahden yksikössä kaksi talous-, henkilöstö- ja yleishallinnon tehtävissä työskentelevää henkilöä. Lisäksi Lahden Yliopistokampuksella on Suunnittelu ja laadunvarmistus toimialaan kuuluva koordinaatioyksikkö. Yhteistyötä lisäämällä ja järkevällä työnjaolla etsitään ratkaisuja, joiden avulla voidaan vähentää tutkimus- ja opetushenkilöstön hallintotehtäviä, tehostaa toimintaa sekä kehittää palvelujen laatua riippumatta siitä, mihin hallinnolliseen yksikköön kukin kuuluu. Yhtenä tavoitteena on myös lisätä valmiuksia tuottaa palveluja muille HY:n yksiköille ja yhteistyökumppaneille. Järjestäytymisen ja yhteistoiminnan suunnittelun yhteydessä ratkaistaan, ketkä kuuluvat yhteiseen tiimiin. 8

9 Ympäristöekologian osasto Taloushallinto Henkilöstöhall. Viestintä ja YVV 50 % osastosihteeri Avoin yliopisto 25 % opintosiht. Palmenia 60 % osastosiht. Kvestuuri 1 kamreeri 1 talouskoord. 4 taloussiht. 35 % osastosihteeri 25 % opintosiht. 1 hlöstökoord. 10 % osastosiht. 30 % koulutussiht. Yleishallinto/muu Tietohallinto Yht. 15 % osastosihteeri 1 suunnittelija 30 % osastosiht. 1 0,5 3,3 6 Tietotekniikkakeskus Yliopistokampuksen koordinaatioyksikkö 1 viestintäsuunn 1 suunnittelija 1 pääsihteeri 1 atksuunnitt. 2 atkneuvojaa YHTEENSÄ 7,35 1,70 1,30 3, ,8 3 3 Taulukko 1. HY:n tuki- ja hallintohenkilöstö Lahdessa, nykytila Tukipalvelujen nykytila tiivistetysti: - Talouspalvelut Helsingin yliopiston kvestuurin Lahden talouspalvelut tuottaa palveluja sekä perusrahoituksen että täydentävän rahoituksen projekteille. Lahdessa hoidetaan Bio- ja ympäristötieteiden tiedekuntaan kuuluvien Ympäristöekologian, Lammin biologisen aseman ja Tvärminnen eläintieteellisen aseman sekä Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenian projekteja. Myös merkittävä osa Avoimen yliopiston taloushallinnosta hoidetaan Lahden talouspalveluissa. Lahden talouspalveluissa hoidetaan myös Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenian Hyvinkään, Kotkan ja Lahden yksiköiden kokonaistalouden seurantaa ja raportointia sekä osallistutaan yksiköiden budjetin valmisteluun ja viemiseen toiminnanohjausjärjestelmään. - Henkilöstöpalvelut Lahden henkilöstöpalveluissa hoidetaan Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenian kaikkien yksiköiden (5 tulosyksikköä, n. 190 henkilöä) henkilöstöasiat. Keskitetty HR-tehtävä käsittää työsuhteen elinkaaren rekrytoinnista työsuhteen päättymiseen. - Tietohallinto Lahdessa on kolme tietotekniikkakeskuksen palkkalistoilla olevaa henkilöä, jotka hoitavat Lahdessa olevien yksiköiden lähitukea sekä jonkin verran keskitettyjä tehtäviä tikelle ja asiakaskohtaisia tehtäviä. 9

10 - Sopimusasiat Palmenian Lahden yksikössä annetaan sopimus-, tarjous- ja hakemusasioihin liittyvää tukea ja neuvontaa Palmenian kaikkien yksikköjen henkilökunnalle. - Toimistopalvelut Toimistopalveluihin sisältyy tehtäviä, jotka keskitetään uudistuksen yhteydessä yliopiston yhteisiksi ja joiden osalta sovitaan yhteistyöstä ja työnjaosta muiden kampustoimijoiden kanssa. Näitä ovat esimerkiksi toimistotarvikkeiden hankinta, lähtevä ja tuleva posti sekä kopiointipalvelut. - Viestintä- ja markkinointipalvelut Lahdessa toimivien yksiköiden (ympäristöekologian osasto, Palmenia, Avoin yliopisto) viestintä on osa laajempaa kokonaisuutta, joka hoidetaan Helsingistä käsin. Toisaalta Lahden Yliopistokampuksella on yliopistojen yhteistä, etupäässä alueellista, viestintää, jonka koordinoinnista ja toimeenpanosta vastaa koordinaatioyksikkö. Alueella toimivien yliopistoyksiköiden edustajista muodostetun viestintäryhmän tehtävä on auttaa yhteisen viestinnän suunnittelussa ja toteuttamisessa. Viestintäryhmässä on edustettuna jokainen Yliopistokampuksen yksikkö. Yliopistokampuksen yhteisen viestinnän lisäksi HY:n alueellinen viestintä Lahdessa suunnitellaan ja toteutetaan jatkossa yhtenä HY Lahti -kokonaisuutena. - Muut palvelut Lisäksi on palveluita, joiden osalta tulee vuoden 2014 aikana sopia työnjaosta ja yhteistoiminnasta muiden Niemen kampuksen toimijoiden kanssa, esimerkiksi - Kiinteistö- ja tilapalvelut (yhteiskäytön tehostaminen) - Aulapalvelut, neuvonta ja opastus - Opiskelijapalvelut - Kirjasto- ja tietopalvelut (korkeakoulujen yhteiskirjasto, jonka toiminta ja johtaminen on jo organisoitu vuodesta 2011 alkaen) - Ravintolapalvelut - Pysäköinti - Siivous - Turvapalvelut, tilojen valvonta, avaimet - Jätehuolto - Lämmitys, vesi, ilmastointi, sähkö 4.3 Koordinaatioyksikkö Lahden Yliopistokampuksen koordinaatioyksikkö kuuluu Suunnittelu- ja laadunvarmistus - toimialaan ja on kaikkien Lahdessa toimivien yliopistojen yhteinen palveluyksikkö. Koordinaatioyksikössä on kolme vakanssia: pääsihteeri, suunnittelija ja viestintäsuunnittelija. Toiminnallisesti yksikkö työskentelee Lahden Yliopistokampuksen johtoryhmän alaisuudessa. Yksikön päätavoitteena on omalta osaltaan edistää yliopistojen ja niiden paikallisten yksiköiden toimintaedellytyksiä ja vuorovaikutusta alueella. Perustehtäviä ovat Yliopistokampuksen johto- 10

11 ja ohjausryhmän asioiden valmistelu yhdessä johtoryhmän ja johtoryhmän puheenjohtajan kanssa. Lisäksi yksikkö vastaa korkeakouluyhteistyön koordinoinnista ja käytännön organisoinnista. Muita perustehtäviä ovat Yliopistokampuksen yhteiset viestintä- ja palvelutehtävät, Yliopistokampuksen toiminnan tilastointi ja raportointi sekä muut johto- ja ohjausryhmän asettamat tehtävät. Uudistuksen myötä koordinaatioyksikön tehtävään sisällytetään myös Helsingin yliopiston tukija hallintopalveluiden koordinointi Lahdessa ja näiltä osin yksikkö työskentelee HY Lahti -johtoryhmän alaisuudessa. 4.4 Sijoittuminen Niemen kampukselle Kokoamalla kaikki toiminnot ja henkilöstö yhteen paikkaan tavoitellaan toiminnallisia synergiaetuja ja kustannussäästöjä. Samalla linkittyminen muihin kampuksen toimijoihin helpottuu ja yhteistyön edellytykset paranevat olennaisesti. Aikuiskoulutusta järjestetään todennäköisesti edelleen myös kaupungin keskustassa, ainakin alkuvuosina. Alustava tilasuunnitelma Siirtyminen Niemenkadulle on helpointa toteuttaa järjestämällä tarvittavat lisätilat mahdollisimman lähelle nykyisiä ympäristöekologian osaston tiloja, jolloin synergiaedut voidaan parhaiten hyödyntää. Ympäristöekologian tiloissa on suuri määrä laboratoriotilaa, jonka siirtäminen muualle on kallista ja hankalaa. Järjestelyt Niemenkadulla ovat kuitenkin sidoksissa alueen kehitykseen ja muiden rakennuksen toimijoiden, erityisesti Lahden ammattikorkeakoulun, Aalto-yliopiston ja ehkä myös Lappeenrannan teknillisen yliopiston tuleviin järjestelyihin ja alueella mahdollisesti tapahtuvaan lisärakentamiseen. Arvio lisätilan tarpeesta Niemenkadulla on noin hum 2 lähinnä työhuonetilaa. Tilantarpeeseen vaikuttaa se, minkälaisia työtilaratkaisuja tehdään ja tehdäänkö ympäristöekologian tiloissa tilankäyttöä tiivistäviä muutoksia. Lisätilan tilakustannus on Niemenkadun nykyisellä vuokratasolla ja tämänhetkisellä kustannustasolla noin /vuosi. Kirkkokadun ja Saimaankadun tiloista luopuminen merkitsee menovähennystä noin Kirkkokatu + Saimaankadun osuus (ml. koordinaatioyksikkö) /vuosi. Kokonaisvaikutus on siis /vuosi syksyn 2013 kustannustasossa. Vuonna 2013 on Palmenia jo luopumassa Saimaankadun tiloistaan, joten tilasäästöä tulee tässä vaiheessa 836 m 2 ja kustannussäästöä /vuosi. Niemenkadulla on joka tapauksessa tehtävä muutostöitä, joista aiheutuu kustannuksia. Niitä ei ole mahdollista arvioida ennen kuin niistä on tarkempaa tietoa. Kirkkokadulla on odotettavissa 5 15 vuoden sisällä peruskorjaus, mikä tulee merkitsemään vuokratason nousua myös siellä. Mikäli Niemenkadun kokonaisuuden järjestelyt edellyttävät siirtymistä mahdolliseen uudisrakennusosaan, määräytyy tuleva vuokra uudisinvestoinnin kustannusten mukaan. Tässä laskelmassa on lähdetty siitä, että Niemenkadulle ei yliopistolle tule uusia opetustiloja. Tavoitteena on opetustilojen laaja yhteiskäyttö yliopiston yksiköiden ja muiden toimijoiden kesken ja sen mahdollistava yhteinen, neutraali opetustilojen varausjärjestelmä. Palmenia ja Avoin yliopisto käyttävät aluksi edelleen Fellmannian (ja mahdollisesti myös Kirkkokadun) 11

12 opetustiloja, jotka myöhemmin voivat korvautua Niemenkadulle rakennettavilla uusilla opetustiloilla LAMK:n keskittäessä toimintojaan Niemenkadulle. Opetustilojen tulee olla muuntojoustavia, uudenlaiseen pedagogiikkaan soveltuvia ja yhteiskäyttöisiä. Tekniikka ei saa hallita tiloja, mutta sen tulee olla luotettavaa sekä uusia opetusmuotoja ja yhteisöllisyyttä tukevaa. Tilat nyt Kirkkokatu m 2 Saimaankatu m 2 Niemenkatu m 2 Yhteensä m 2 Vuokra/v Avoin yliopisto Palmenia Ympäristöekologia Koordinaatioyksikkö Kvestuuri Tietohallinto Yhteensä Arvio uudesta tilanteesta *) jos ei kyse uudisinvestoinnista Taulukko 2. Toimitilojen nykytilanne ja arvio uudesta tilanteesta *) Kirkkokadulla on vuokrattuna tällä hetkellä 2 luokkahuonetta ja Saimaankadulla 4. Ympäristöekologian tiloista luokkahuoneita on 2 ja laboratoriotilaa on yhteensä noin 770 m Johtamis- ja organisaatiomalli sekä yhteistoiminta Vuodesta 2014 alkaen Helsingin yliopiston Lahdessa toimivien yksiköiden toiminnasta sovitaan ja raportoidaan kokonaisuutena. Lahden yksiköt laativat yhteisen toimintasuunnitelman, joka sisältää käyttösuunnitelmista koostuvan talousarvion. Toimintasuunnitelmasta sovitaan YVVvararehtorin ja budjetoivien yksiköiden välisessä neuvottelussa, johon myös Lahden yksiköiden johtajat osallistuvat. Neuvottelu valmistellaan keskushallinnossa Suunnittelu- ja laadunvarmistus -toimialalla. Lahden toiminnoilla on rehtorin asettama johtoryhmä, johon kuuluvat Helsingin yliopiston Lahden yksiköiden johtajat ja Yliopistokampuksen pääsihteeri, ja heillä on henkilökohtaiset varajäsenet. Johtoryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Johtokunta voi kuulla asiantuntijoita tehtäviä hoitaessaan. Johtoryhmän tehtävänä on käsitellä Lahdessa toimivien HY:n yksiköiden toimintaa, taloutta ja henkilöstöä koskevat suunnitelmat sekä tehdä esityksiä toiminnan kehittämiseksi. Organisaatiomuutoksen onnistumisen edellytyksiä ovat muun muassa osallistava ja yhteistä tekemistä organisoiva johtajuus, henkilöstöä askarruttavien kysymysten systemaattinen käsittely, yhteisöllisyys läpinäkyvänä periaatteena, tehokas tiedottaminen ja mahdollisuus dialogiin. Lahti Schoolin / HY Lahden valmisteluun liittyneitä sekä henkilöstön yhteisiä että henkilöstöryhmittäisiä ja toimintokohtaisia info- ja keskustelutilaisuuksia järjestetään jatkossakin suunnitelmallisesti. Tilaisuuksien painopiste on muutoksen avaamien uusien mahdollisuuksien näkyväksi tekemisessä. 12

13 HY:n säännöllisten omien henkilöstötilaisuuksien lisäksi järjestetään yhteisiä tilaisuuksia mm. tilasuunnitteluun liittyen muiden Niemen kampuksella toimivien korkeakoulujen henkilöstön kanssa. 4.6 Rahoitus Helsingin yliopiston Lahden toimintojen rahoitus on yhteensä noin 8,5 miljoonaa euroa vuodessa, ja se koostuu yksiköiden perusrahoituksesta (20 %, noin 1,7 milj. /v) ja täydentävästä rahoituksesta (80 %, noin 6,8 milj. /v). Täydentävä rahoitus sisältää Lahden kaupungin rahoituksen (26 % kokonaisrahoituksesta, noin 2,2 milj. /v). Tiedot perustuvat vuoden 2012 raportointiin eivätkä sisällä paken ja tiken rahoitusta. Lahden toimintojen rahoituksesta sovitaan jatkossa kokonaisuutena, joka koostuu budjetoivien yksiköiden Lahden toimintoihin osoittamasta rahoituksesta. Sen suhteellinen osuus säilytetään vuosina vähintään nykytasolla. Muutoksista rahoitustasoon kaudelle sovitaan yksiköiden tavoiteneuvotteluissa syksyllä Vuonna 2014 aloitetaan seuraavat seuraavia vuosia koskevat menettelyt: tammikuu helmikuu maaliskuu huhtikuu toukokuu kesäkuu Edellisvuoden toiminnan raportointi kaupungille Tiedot Yliopistokampuksen toimintakertomukseen edellisvuodelta, ml. talouden tunnusluvut Lahden kaupunki hyväksyy talousarvioraaminsa Rehtori antaa budjetoiville yksiköille (b&y-tdk, Avoin yliopisto, Palmenia, keskushallinto) alustavan HY:n perusrahoituksen kehyksen. Kunkin yksikön kehykseen korvamerkataan sen Lahden toimintoihin kohdennettava rahoitus. Korvamerkkien perusteella aloitetaan käyttösuunnitelmien laadinta. Käyttösuunnitelmaan kirjataan myös arvio ulkopuolisesta rahoituksesta. Lahden kaupungin ja Helsingin yliopiston välinen, sopimuksen mukainen yhteistyöneuvottelu YVV-vararehtorin ja yksiköiden johtajien välinen neuvottelu, jossa käsitellään Lahden yksiköiden toimintaa ja taloutta heinäkuu elokuu syyskuu lokakuu marraskuu joulukuu Toiminnan puolivuotisraportointi kaupungille HY:n yhteinen (ja koko Yliopistokampuksen yhteinen) esitys kaupungin talousarvioon Lahden kaupungin ja Yliopistokampuksen välinen talousarvioneuvottelu Kaupunginjohtaja esittelee talousarvioluonnoksen kaupunginhallitukselle Kaupunginvaltuusto päättää seuraavan vuoden talousarviosta Johtoryhmä käsittelee yksiköitten käyttösuunnitelmista koostuvan HY Lahden budjetin 13