Tervetuloa JYYn hallintokoulutukseen järjestöille. Anna, Lasse, Sanni ja Oona Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta

Transkriptio

1 Tervetuloa JYYn hallintokoulutukseen järjestöille Anna, Lasse, Sanni ja Oona Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunta

2 Koulutuksen tavoitteet Perehdyttää osallistujat yhdistyshallinnon perusteisiin Tarjota osallistujille perustiedot toimia yhdistyksen hallituksessa ja antaa neuvoja uuden hallituksen perehdytykseen Kannustaa koulutuksen kautta omaehtoisuuteen, oman hyvinvoinnin ylläpitämiseen ja motivoida yhdistystoimintaan

3 Koulutus koostuu kolmesta osiosta 17:00 Byrokratia hallitustoiminnassa & vuosikello 17:45 snäcksi-tauko 18:00 Hallituksen pelisäännöt & perehdyttäminen 19:00 Oma jaksaminen & oman osaamisen tunnistaminen. Järjestötoiminnan merkitys

4 Osa 1: Byrokratia hallitustoiminnassa Yleistä tietoa yhdistystoiminnasta Miksi yhdistys perustetaan? Mitä tarkoittaa käytännössä se, että yhdistys on rekisteröitynyt? Vuodenvaihdebyrokratia Mitä yhdistyksen pitää tehdä vuosittain? Yleinen kokoustekniikka Mikä/kuka sen määrittää? Mitä merkitystä sillä on?

5 Jokaisella yhdistyksellä on tarkoitus Yhdistys on joukko ihmisiä, joilla on halu tehdä asioita ja toimia jonkun asian puolesta yhdessä Jokainen yhdistys on perustettu jotakin tiettyä tarkoitusta varten Tarkoitus ja toimintamuodot löytyvät jokaisen yhdistyksen säännöistä Yhdistystoiminta ei tavoittele voittoa Mikä on sinun yhdistyksesi tarkoitus ja toimintamuodot?

6 Yhdistystoiminnan perustana yhdistymisvapaus ja vapaaehtoisuus Kaikki voivat vapaasti perustaa yhdistyksiä. Ihmisillä on oikeus pyrkiä jäseneksi yhdistykseen, olla kuulumatta yhdistykseen ja erota yhdistyksestä.

7 Yhdistys on jäseniään varten Yhdistyksen perustana ovat sen jäsenet, jotka voivat olla joko luonnollisia tai oikeushenkilöitä Yhdistyksen säännöissä sanotaan, kuka voi liittyä yhdistyksen jäseneksi Jäsenillä on oikeuksia & velvollisuuksia

8 Yhdistyksen jäsenyys Jäseneksi haluavan on ilmoitettava aikomuksestaan yhdistykselle Jäsenet pitää hyväksyä Jäseneksi hyväksymisestä päättää hallitus, jollei säännöissä ole toisin määrätty Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle Jäsenistä on pidettävä luetteloa Täydellinen nimi, kotipaikka (osoite) Jäsenluetteloa koskee henkilötietolaki Jäsenillä on tietojen tarkastusoikeus Kuka voi liittyä yhdistyksenne jäseneksi? Onhan jäsenluettelonne ajan tasalla?

9 Mikä ero on rekisteröidyllä ja rekisteröimättömällä yhdistyksellä?

10 Rekisteröity yhdistys on oikeushenkilö Rekisteröidyn yhdistyksen jäsenet eivät vastaa henkilökohtaisesti yhdistyksen velvoitteista Toiminnan tulee olla järjestäytynyttä Yhdistyksen tulee toimia sääntöjensä mukaisesti noudattaen yhdistyslakia ja muuta lainsäädäntöä, joka mahdollisesti koskee yhdistyksen toimintaa Kun yhdistys on merkitty rekisteriin, lisätään sen nimeen lyhennys ry

11 Rekisteröimätön yhdistys ei ole oikeuskelpoinen Rekisteröimättömän yhdistyksen toimintaan osallistuvat tai toiminnasta päättävät henkilöt vastaavat henkilökohtaisesti ja yhteisvastuullisesti. Yhdistys voi toimia rekisteröimättömänä, jos toiminta on tarkoitettu vapaamuotoiseksi yhdessäoloksi eikä rahaliikennettä juurikaan ole.

12 Yhdistyksen vuosikello Pidättekö yhden vuosikokouksen vuodessa vai sekä kevät- että syyskokouksen? Milloin yhdistyksenne kokous on päätösvaltainen?

13 Yhdistyksen toimintaa sitovat säädökset 1. Yhdistyslaki 2. Kirjanpitolaki ja -asetus 3. Yhdistyksen säännöt 4. Yhdistyksen päätökset 5. Yleiset yhdistystoiminnan käytännöt Tunnetko yhdistyksesi säännöt?

14 Mistä asioista yhdistyksen kokous päättää? Jäsenmaksun suuruudesta Sääntömuutoksista Talousarviosta Myöntääkö se vastuuvapauden hallitukselle edellisen vuoden osalta vastuuvapautta hallitukselle ei pidä myöntää, jos toiminnassa ja taloudessa on tullut esiin jotain epäselvää Muista hallituksen tärkeiksi katsomista asioista (esim. periaatekysymykset)

15 Yhdistyksen kokous päättää Tärkeimmät päätökset tehdään yhdistyksen sääntömääräisessä kokouksessa, jonne jäsenistö kokoontuu päättämään yhdistyksen asioista: valitsee yhdistykselle hallituksen ja toiminnantarkastajat hyväksyy toiminnan linjat (seuraavan vuoden toimintasuunnitelman ja talousarvion) myöntää vastuuvapauden hallitukselle käsittelee muut lain ja yhdistyksen sääntöjen määräämät asiat

16 Mitä vuosikokouksen yhteydessä käytännössä tapahtuu? Jokainen yhdistyksen jäsen on oikeutettu osallistumaan ja päätösvaltainen. Kutsu kokoukseen on lähetettävä yhdistyksen sääntöjen edellyttämällä tavalla. Kokoukselle valitaan sihteeri ja puheenjohtaja (ei kyseisen vuoden hallituksen puheenjohtaja), joka vetää kokouksen siihen asti kunnes hallitukselle on myönnetty vastuuvapautus ja yhdistykselle on valittu uusi hallitus ja puheenjohtaja.

17 Tilinpäätös kertoo, miten vuosi meni Yhdistyksen täytyy tehdä jokaiselta tilikaudelta tilinpäätös. Tilinpäätöksessä ilmoitetaan yhdistyksen tulot ja menot Tilinpäätös täytyy tehdä neljän kuukauden kuluessa siitä, kun tilikausi loppuu Yhdistyksen hallitus on vastuussa siitä, että tilinpäätös ja toimintakertomus pitävät paikkansa. Yhdistyksen tilikaudesta täytyy tehdä Tilintarkastuskertomus TAI toiminnantarkastuskertomus ja kertomus täytyy liittää tilinpäätökseen Tarkastuksessa selvitetään hallinnollisesta ja taloudellisesta näkökulmasta, miten yhdistyksessä on toimittu ja hallinto järjestetty ja vastaako tilinpäätös olennaisilta osin yhdistyksen toimintaa ja taloudellista asemaa.

18 Kuka allekirjoittaa tilinpäätöksen? Tilinpäätös käsitellään hallituksen kokouksessa ja sen allekirjoittavat ainakin ne toimessa olevan hallituksen jäsenet, jotka ovat saapuvilla tässä kokouksessa riittää, että tilinpäätöksen allekirjoittaa päätösvaltainen hallitus hallituksen jäsenen vastuun kannalta ei ole merkitystä sillä, onko hän itse allekirjoittanut tilinpäätöksen vai ei. Kukin hallitus vastaa oman toimikautensa aikaisesta hallinnosta ja toiminnasta.

19 Toimintakertomus Hallituksen raportti yhdistykselle toimikaudesta Miten hallitus toteutti yhdistyksen toimintasuunnitelmaa Historiallinen dokumentti, yhteenveto yhdistyksen toiminnasta ja yhdistykselle merkittävistä asioista. Muoto ja tyyli on periaatteessa vapaa Tärkeää: Kertoa uudesta toiminnasta Kertoa toteutumatta jääneestä toiminnasta tai budjetin alijäämäisyys Myös arvioida ja kommentoida tapahtunutta Tiedon siirtäminen tuleville toimijoille!

20 Kun uusi hallitus on valittu Uudesta hallituksesta on ilmoitettava Yhdistysrekisteriin netissä (yhdistysilmoitus.prh.fi) tai paperisella lomakkeella Nimenkirjoittajien, osoitteen tai sääntöjen muuttaminen (15 ) Tilinkäyttöoikeudet on siirrettävä hallituksen jäsenille Pöytäkirjan ote liitteeksi omaan pankkiin Hyviä asioita tehdä uuden hallituksen perehdyttämisen yhteydessä. Hyvä ottaa mallia edellisvuoden pöytäkirjoista

21 Nimenkirjoittajat Edustavat yhdistystä virallisissa asiakirjoissa allekirjoittavat esim. sopimukset ja avustushakemukset hallituksen päätöksestä Puheenjohtaja on aina yksi nimenkirjoittaja muita voivat olla esim. sihteeri, taloudenhoitaja tai joku muu hallituksen jäsen Nimenkirjoittajien muutos on aina ilmoitettava Yhdistysrekisteriin Sieltä voi tarkistaa, kenellä on oikeus edustaa yhdistystä.

22 Yhdistyksen hallituksen roolista

23 Hallituksen tehtävät 1) Valmistella kokoukset 2) Panna täytäntöön kokousten päätökset 3) Hoitaa juoksevat asiat 4) Rahavarojen ja muun omaisuuden hoito 5) Edustaa yhdistystä

24 Hallituksen valtuudet Toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä muut yhdistyksen kokouksen päätökset antavat hallitukselle valtuudet ja rajat toimia. Tarvittaessa uusi yhdistyksen kokous koolle. Lakia ja yhdistyksen sääntöjä vastaan ei voi toimia.

25 Hallituksen vastuu POLIITTINEN / PARLAMENTAARINEN - nautittava jäsenistön luottamusta OIKEUDELLINEN - mikäli hallitus päättää yhdistyksen nimissä tehdä jotain laitonta, hallituksen jäsenet vastaavat siitä itse - vastuusta vapauttaa ainoastaan pöytäkirjaan kirjattu eriävä mielipide TALOUDELLINEN - hallituksen jäsen on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimiessaan tietoisesti tai huolimattomuudellaan aiheuttanut yhdistykselle Vastuuvapauden toiminnastaan hallitus saa (vasta) vuosikokouksessa toimikautensa tilinpäätöksen hyväksymisen yhteydessä.

26 Hallituksen jäsenen oikeussuoja Eriävä mielipide Mikäli päätös on hallituksen jäsenen mielestä laiton, tai rikkoo yhdistyksen sääntöjä ja periaatteita, on tehty väärässä järjestyksessä tai johon hallituksella ei ole valtuuksia, voi jäsen jättää eriävän mielipiteen. vapautuu vastuusta Varmista, että eriävä mielipide kirjataan pöytäkirjaan! Jääviys Hallituksen jäsenen on syytä jäävätä itsensä itseään tai läheistä koskevissa päätöksissä

27 Mistä asioista hallitus voi päättää? tilien avaaminen ja lopettaminen sekä tilien käyttöä koskevat valtuudet mahdolliset palkkaus- ja laina-asiat saadut avustukset mahdolliset muutokset talousarvioon poikkeamat talousohjesäännön määräyksistä

28 Yhdistyksen taloushallinnon ja kirjanpidon perussäännöt Mitä jokaisen hallituksen jäsenen tulisi tietää käytännön raha-asioista?

29 Hallituksella vastuu yhdistyksen taloushallinnosta ja kirjanpidosta Yhdistyslaissa on tarkennettu hallituksen vastuuta taloudenhoidon osalta: Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallituksen on huolehdittava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty.

30 Pitäkää talous kunnossa Rahat ovat yhdistyksen varoja Vastuu hallituksella! Kaikki tulot ja menot merkittävä kirjanpitoon Yhdistys on aina kirjanpitovelvollinen Pankkitilin avaamiseen tarvitaan perustamispöytäkirja, rekisteritodistus ja pöytäkirjan ote päätöksestä, jossa kerrotaan tilinkäyttöoikeudesta Tilikausi on yksi vuosi Hallitus tekee ehdotuksen talousarviosta yhdistyksen kokous käsittelee ja hyväksyy Hallitus ja taloudenhoitaja huolehtivat raha-asioista tilikauden aikana

31 Pidä kuitit tallessa Tositteesta käytävä ilmi mihin tarkoitukseen rahaa on käytetty paljonko rahaa on käytetty kenelle on maksettu milloin on maksettu (päiväys) Tositteessa on oltava myös merkintä sen hyväksymisestä.

32 Menoista AINA hallituksen päätös Jokaisesta menosta ja hankinnasta tulee löytyä hallituksen päätös, joko etu- tai viimeistään jälkikäteen Vakiinnuttakaa hallituksenne esityslistalle kohta talousasiat Maininta käytettävästä rahamäärästä Tarkka summa tai enimmäissumma Jos jostain menosta on jo olemassa päätös esim. edelliseltä vuodelta, ei siitä tarvitse päättää uudestaan Pitääkö kaikista pienistäkin menoista olla hallituksen päätös?

33 Kirjanpitoaineiston säilyttäminen Säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä: kirjanpitokirjat ja tililuettelo. Säilytettävä vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä: tositteet, taloushallintoa koskeva kirjeenvaihto ja täsmäysselvitykset.

34 Yleinen kokoustekniikka

35 Hallituksen kokoukset Hallitus toimeenpanee yhdistyksen kokouksen päätökset Myös puhelin- tai sähköpostikokouksena

36 Noudatetaan hyviä käytäntöjä Yhdistystoiminnassa noudatettavien lakien, säädösten ja sääntöjen lisäksi on joukko vakiintuneita ja hyväksi havaittuja toimintatapoja, jotka ovat osa suomalaisten yhdistysten yhteistä toimintakulttuuria yleinen yhdistyskäytäntö tai hyvä yhdistystapa Kokouskäytännöt Hallituksen toimintaa koskevat muodolliset vaatimukset Pöytäkirjan vakiintuneet sisältö- ja muotokriteerit Käytäntöjä noudatetaan, jos ei yhdistys erikseen ole toisin päättänyt

37 Kokousten koolle kutsuminen Kokouksen koolle kutsuminen Hallituksen kokouksen kutsumisesta ei yleensä ole määrätty säännöissä, vaan hallitus päättää siitä itse. Kaikkien asianomaisten tulee saada tieto etukäteen Kokouskutsusta käytävä ilmi: Mitä, missä ja koska? (Vain poikkeuksista ilmoitettava) Jos on yhdistyksen kokous! Yhdistyksen kokouksen kutsussa on aina erikseen mainittava, jos on kyse sääntöjen muuttamisesta, huomattavan omaisuuden luovuttamisesta, hallituksen (jäsenen), tilintarkastajan erottaminen/valitseminen, tilinpäätöksen vahvistaminen & vastuuvapauden myöntäminen, yhdistyksen purkaminen

38 Kokouksen koolle kutsuminen 2 Kokouskutsussa on oltava yhdistyksen nimi maininta, mistä kokouksessa on kyse: hallituksen kokous (esim. yhdistyksen syys-, kevät-, vuosi- tai ylimääräinen kokous) kokouspaikka kokousaika maininta, jos tarkoitus käsitellä yhdityksen sääntöjen muuttamista, hallituksen erottamista tai muuta erikseen laissa määriteltyä asiaa maininta kokouksen koollekutsujasta (hallituksen kokoukset pj, yhdistyksen kokoukset hallitus)

39 Esityslista: kokouksen työkalu Kokouksen työskentelyn etenemisjärjestys Yhdistyksen sääntömääräisten kokousten esityslista on yleensä suoraan yhdistyksen säännöissä määrätty (myös mahdollisesti muita isoja päätöksiä tai jäsenten aloitteita) Hallituksen kokouksiin esityslista on suositeltavaa puheenjohtajan tehdä etukäteen Puuttuvien asioiden huomaaminen Hallituksen jäsenillä aikaa valmistautua

40 Esityslistaa laatiessa hyvä muistaa Ei liikaa asioita (kokous max. 2 h) Käsitellään asiat tärkeysjärjestyksessä Keskittymistä vaativat asiat ensin Toisiinsa liittyvät asiat peräkkäin Vakioasiat kannattaa ottaa heti ilmoitusasioiden jälkeen Iso asiakokonaisuus kannattaa pilkkoa alakohdiksi Esityslistojen asiakohtien numerointi voi joko alkaa ykkösestä tai jatkua katkeamatta kokouksesta toiseen

41 Pöytäkirja on hallituksen oikeusturva Laatimisesta ja sisällöstä VASTAA puheenjohtaja. Kirjataan päätökset, käydyt äänestykset ja eriävät mielipiteet. Pöytäkirjaan tulee kirjata kaikki päätökset ja tarkasti rahaliikenteeseen liittyvät asiat. Ei ole tarkkaan säännösteltyä muotoa Päätöspöytäkirja on minimalistinen tapa Selostuspöytäkirjassa on myös olennainen puhutusta Keskustelupöytäkirjaan kirjataan kaikki puheenvuorot Pöytäkirja tulee hyväksyä, joko valitun pöytäkirjantarkastajan toimesta tai seuraavassa kokouksessa porukalla Käytännöt tulee tarkistaa yhdistyksen säännöistä

42 Pöytäkirjan muodosta Pöytäkirjat kannattaa numeroida (1/2015) Pöytäkirjan sivut on hyvä numeroida Pöytäkirjan liitteeksi tulee laittaa kaikki paperit, jotka on kokouksessa hyväksytty Kirjeet, kannanotot, julkilausumat, Mikäli jokin asiakirja on tullut kokouksen päätökseksi, tulee sen (kopion) olla pöytäkirjan ohessa

43 Pöytäkirjassa on vähintään oltava yhdistyksen nimi maininta siitä, mistä kokouksessa on kyse (hallituksen vai yhdistyksen kokous) kokouksen aika ja paikka kokouksen osallistujat alkamis- ja päättymisaika, maininta laillisuudesta ja päätösvaltaisuudesta, kokouksen toimihenkilöt tehdyt päätökset mahdolliset eriävät mielipiteet kokouksen puheenjohtajan allekirjoitus (tapana yleensä myös sihteerin allekirjoitus) pöytäkirjantarkastajien allekirjoitus ja päiväys (jos on)

44 Pöytäkirjan tarkastaminen on tärkeää Pöytäkirja ei ole virallinen dokumentti ennen kuin se on tarkastettu! Pöytäkirjan tarkastajan käyttäminen Hyväksyminen seuraavassa kokouksessa Hyväksytään osa tai koko pöytäkirjaa jo kokouksen aikana (kiireellisissä tapauksissa) Kirjataan esim: Luettiin ääneen ja tarkastettiin pöytäkirja kohdan 6 osalta kokouksessa. )

45 Kokoustekniikka Yhdistys voi itse päättää, kuinka toimitaan Kaaos vs. muotokikkailu Kokouskäytännöt on tarkoitettu takaamaan osallistujien oikeudet (esim. puheenvuorot) Mitä enemmän osallistujia, sitä muodollisempaa Usein puheenjohtaja summaa kohdan lopussa yhteisymmärryksessä tehdyn päätöksen Nuijan käyttö perustuu selkeyteen kumautetaan nuijaa aina kun yksi vaihe kokouksessa on päättynyt

46 Kokoustekniikkaa 2 Kokoustauko on parempi kuin tehdä epävarma päätös Puheenjohtaja jakaa puheenvuorot (on erilaisia puheenvuoroja ) Päätösasiat tulee käsitellä selkeästi Eriävän mielipiteen jättäminen on yhdistyksen kokouksessa lähinnä symbolinen. Hallituksen kokouksessa sillä on vastuukysymysten vuoksi oikeasti sisältöä. Vapauttaa vastuusta Edellyttää, että jättäjä on vastustanut päätöstä kokouksessa Ilmoitetaan heti, kun päätös on tehty

47 Lähteet: Välke, Miettinen (2013): Yhdistystoimijan opas. Vihreä Sivistysliitto ry. Loimu, Kari (2000): Yhdistystoiminnan käsikirja. WSOY.

48 JYY tarjoaa tukea yhdistystoiminnan kiemuroihin yhdistyslainsäädäntö sääntömuutokset yhdistyksen hallinto ja talous kokoustekniikka, kokousasiakirjojen laadinta toiminnan suunnittelu ja toteutus yhdistyksen kehittäminen vapaaehtoisten innostaminen, motivointi uuden yhdistyksen perustaminen ja rekisteröinti JYY ainejärjestöjen edunvalvontaroolin vahvistaminen

49 Patentti- ja rekisterihallitus PRH Yhdistysrekisterin neuvonta ja tietopalvelu ohjeita yhdistysrekisteri-ilmoituksien tekoon ohjeita sähköisten palveluiden käyttämiseen Ma-pe klo 9:00 16:15

50 Materiaalia yhdistystoiminnan tueksi

51 Kiitos & antoisia hetkiä järjestötoiminnan parissa!