Turvaa tapahtumaan -hanke Loppuraportti

Transkriptio

1 1/11 Turvaa tapahtumaan -hanke Loppuraportti

2 2/11 Sisällysluettelo 1 Hankkeen toteuttajan nimi Hankkeen nimi ja hanketunnus Yhteenveto hankkeesta Loppuaportti Hankkeen tavoitteet Ylemmän tason tavoitteet, joiden osa hanke on Hankkeen tavoitteet Hankkeen toteutus Toimenpiteet Aikataulu Resurssit Toteutuksen organisaatio Kustannukset ja rahoitus Raportointi ja seuranta (kokoukset, ohjausryhmätyöskentely) Toteutusoletukset ja riskit Yhteistyökumppanit Hankkeen tulokset ja vaikutukset Esitykset jatkotoimenpiteiksi Allekirjoitukset ja päiväykset Liitteet... 11

3 3/11 1 Hankkeen toteuttajan nimi Hankkeen toteuttaja on Jyväskylän Asukkaiden Paikallisagenda JAPA ry. Yhdistyksen osoite on Matarankatu 4, 3.krs, Jyväskylä. Yhteyshenkilönä on Anna Sarkkinen ( , anna.sarkkinen@jkl.fi). 2 Hankkeen nimi ja hanketunnus Hankkeen nimi on Turvaa tapahtumaan ja hankkeen numero Yhteenveto hankkeesta Turvaa tapahtumaan -hankkeen tavoitteena on helpottaa tapahtumien järjestämistä kylillä lisäämällä tapahtumien järjestämiseen vaadittavien koulutettujen ihmisten määrää Hankkeen toteutusaika on (jatkoaika hankkeelle myönnetty ) ja se saa Leader-rahoitusta JyväsRiihi ry:ltä ja Keski-Suomen ELY-keskukselta (EU-rahoitus). Hanke käynnistyi hankesuunnitelman mukaisesti Hankkeen ensimmäinen koulutus järjestettiin Kuikan kylätalolla helmikuussa Järjestetyssä koulutuksessa koulutettiin n. 30 järjestyksenvalvojaa. Toinen koulutus, ensiapu 1 järjestettiin lokakuussa kolmas, järjestyksenvalvojan kertauskurssi marraskuussa Maaliskuussa 2012 järjestettiin hankkeen neljäs ja viimeinen koulutus, ensiapu 2-kurssi. 4 Loppuaportti Hankkeen tavoitteet Ylemmän tason tavoitteet, joiden osa hanke on Hankkeen tavoitteena on helpottaa tapahtumien järjestämistä kylillä lisäämällä tapahtumien järjestämiseen vaadittavien koulutettujen ihmisten määrää. Erilaiset asukas- ja kyläyhdistykset sekä muut pienet yhdistykset (mm. nuorisoseurat, liikuntaseurat) kamppailevat tapahtumanjärjestämiseen tarvittavien viranomaisvaatimusten kanssa. Pieniinkin tapahtumiin vaaditaan järjestysmiehiä sekä ensiapukoulutuksen käyneitä henkilöitä. Halukkaita koulutuksen käymiseen yhdistyksissä on, mutta suureksi ongelmaksi nousevat koulutusten korkeat hinnat pienelle toimijalle. Koulutuksen käyneitä ei aina löydy myöskään yhdistysten ulkopuolelta. Hankkeen tarkoitus: 1. Järjestää kaksi koulutuskokonaisuutta 2. Antaa yhdistys- ja asukastoimijoille mahdollisuus osallistua koulutuksiin alhaisemmilla kustannuksilla 3. Tukea paikallista yhdistystoimintaa lisäämällä alueella koulutuksen saaneiden toimijoiden määrää 4. Lisätä yhteisöllisyyttä.

4 4/ Hankkeen tavoitteet Hankkeen tavoitteena on järjestää kaksi koulutuskokonaisuutta, joista toinen keväällä 2011 ja toinen syksyllä Koulutusta järjestetään yhteensä noin 60 tuntia (n. 30 tuntia/kokonaisuus). Yksi kokonaisuus on järjestyksenvalvojakoulutus (32 tuntia). Toinen kokonaisuus koostuu kolmesta lyhyemmästä kokonaisuudesta, joita ovat Ensiapu1 -kurssi, Hygieniapassikoulutus ja järjestyksenvalvojan kertauskurssi. Mikäli kiinnostusta ilmenee, jonkin osakokonaisuuden tilalla voidaan järjestää vaihtoehtoisesti alkoholilainsäädännön tentti, hätäensiapukurssi tai Ensiapu 2-kurssi. Vaihtoehtoisesti toisen koulutuskokonaisuuden tilalla voidaan järjestää toinen järjestyksenvalvojakoulutus, mikäli laajemmassa selvityksessä tälle koulutukselle todetaan suurin tarve. Lisäksi tavoitteena on luoda osaamispankki yhdistystorin sivuille ( alueista, joilla on tarjota koulutuksen käyneitä henkilöitä myös muille alueille. Tällainen koottu tieto helpottaa tapahtumien järjestämistä, jos omasta piiristä tarpeellisen koulutuksen suorittaneita henkilöitä ei löydy riittävästi. Osaamispankin avulla pyritään siihen, että hankkeen koulutuksen käyneistä hyötyvät mahdollisesti myös ne alueet, joissa koulutuksen käyneitä on vähemmän. Hyöty ei rajaudu vain hankkeen ajalle, vaan pidemmälle aikavälille. Järjestyksenvalvojakortti on voimassa viisi vuotta ja esimerkiksi hygieniapassi on tällä hetkellä voimassa jatkuvasti. Hankkeen tuloksia voidaan mitata koulutuksen käyneiden ihmisten määränä, sekä osaamispankkiin kirjattujen henkilöiden määränä. 4.2 Hankkeen toteutus Toimenpiteet Yleiset toimenpiteet vuonna 2010 Hanke käynnistyi hankesuunnitelman mukaisesti lokakuussa Toimenpiteet aloitettiin suoraan ensimmäisen koulutuksen, järjestyksenvalvojan peruskurssin järjestämisen selvittelyillä. Koulutus päätettiin pitää alkuvuodesta Vuoden 2010 puolella suunniteltiin hankkeen verkkosivu, kartoitettiin koulutusjärjestäjiä, lähetettiin tarjouspyynnöt mahdollisille kouluttajatahoille ja sovittiin alustavat koulutusajankohdat valitun järjestäjän kanssa. Tarjouspyyntöjä lähetettiin neljälle alan toimijalle ja takaisin saatiin kolme tarjousta. Kokonaistaloudellisesti halvimmaksi Järjestyksenvalvojan peruskurssin järjestäjäksi valittiin Keski-Suomen Liikunta ry (KesLi). Vuoden 2010 puolella hankkeessa tehtiin myös käytännön toimistotöitä hankehallinnointiin liittyen. Juuri hankeajan alussa yhdistys muutti uusiin toimitiloihin osoitteeseen Matarankatu 4, 3.krs. Muutto liittyi Jyväskylään syntyvän Kansalaistoiminnankeskuksen ensimmäiseen vaiheeseen. Muutoista johtuen myös yhdistyksen vuokrakustannukset hankkeen aikana ovat vaihdelleet. Yleiset toimenpiteet vuonna 2011 Vuoden 2011 alussa järjestettiin hankkeen ensimmäinen koulutus. Järjestyksenvalvojan peruskurssi järjestettiin Kuikan kylätalolla. Koulutuksen toteuttajana toimi Keski-Suomen Liikunta ry ja yhteistyössä kahvituksen järjestämisessä toimi Kuikan Pienviljelijäin yhdistys. Koulutukseen osallistui lain sallima 30 henkilöä, joista 26 läpäisi järjestyksenvalvojakokeen hyväksyttävästi. Osallistujista 8 oli naisia ja 22 miehiä. Koulutuksen osallistujien lista liitteenä (2306Cind soveltuvin osin). Kuvia koulutuksesta liitteessä 2.

5 5/11 Vuoden 2011 alussa tehtiin myös alustavia selvityksiä myös järjestyksenvalvojan kertauskurssin järjestämiseksi kevään aikana. Kurssia ei kuitenkaan järjestetty vielä keväällä 2011 vaan sen toteuttaminen siirtyi aikataulujen vuoksi syksylle Kati Kankainen palasi äitiyslomalta Paula Taimisen jäädessä näin pois hankkeen toisen koordinaattorin paikalta. Koordinaattorit osallistuivat JyväsRiihen hanketreffeille yhdessä yhdistyksen silloisen harjoittelija, Tiina Rossin kanssa. Hankkeen ensimmäinen maksatus haettiin syyskuussa Kesän ja syksyn 2011 aikana tehtiin selvityksiä ensiapukoulutuksen ja hygieniapassikoulutuksen järjestämisestä. Ensiapukoulutuksen ja järjestyksenvalvojan kertauskurssin järjestämisestä laadittiin elokuussa tarjouspyyntö löydetyille koulutusta tarjoaville toimijoille. Ensiapu 1 -koulutus järjestettiin Jyväskylän aikuisopiston kautta Laukaassa ja Järjestyksenvalvojan kertauskurssi Keski-Suomen liikunnan toimesta Vesangassa EA1-koulutus (16h) järjestettiin keskiviikkona klo ja perjantaina klo Laukaan seurakuntakodilla sekä lauantaina klo 9-17 Hotelli Vuolakkeessa. Alkuperäisen suunnitelman mukaan koulutus oli tarkoitus järjestää Laukaan kirjastolla, mutta kirjaston remontin viivästymisen vuoksi koulutus oli siirrettävä viikon varoitusajalla uusiin tiloihin. Tilat olivat kuitenkin tarkoitukseen hyvin sopivat. EA1 -koulutukseen osallistui 7 henkilöä, joista kaikki olivat naisia. Yhdistyksen koordinaattorit hankkivat myös itselleen EA1-pätevyyden osallistuen samalla myös koulutuksen käytännön järjestelyiden hoitamiseen koulutuspäivien aikana. Koulutuksen sallittu osallistujamäärä olisi ollut 15 henkilöä. Pieni osallistujamäärä osoittautui lopulta kurssin kannalta paremmaksi käytännön harjoitusten suuremman määrän vuoksi, osallistujat saivat normaalia enemmän harjoitteluaikaa. Lisäksi koulutuksessa käytiin läpi hieman enemmän asioita kuin perinteisessä EA1- koulutuksessa. Koulutuksen osallistujien lista liitteenä (2306Cind soveltuvin osin). Kuvia koulutuksesta liitteessä 4. Järjestyksenvalvojan kertauskurssi järjestettiin lauantaina klo 9-17 Vesangan kylätalo Rientolassa. Koulutukseen osallistui 19 henkilöä lain sallimasta 20:sta, osallistujista 15 oli miehiä ja 4 naisia. Koulutuksen osallistujien lista liitteenä (2306Cind soveltuvin osin). Kuvia koulutuksesta liitteessä 4. Vuoden 2011 lopussa aloitettiin suunnittelemaan vielä yhtä järjestettävää koulutusta. Alkuperäisenä tarkoituksena hankkeessa oli järjestää hygieniapassikoulutus. Kävi kuitenkin ilmi, että eri tukimuotojen pohjalta vastaavanlaisia koulutuksia hankealueella oli tarjolla jo toisen järjestäjän kautta. Näin muiden koulutusten katsottiin palvelevan paremmin alueen toimijoiden tarpeita. Vuoden lopussa alettiin selvittämään hintoja EA2-kurssin järjestämisestä. Yleiset toimenpiteet vuonna 2012 Vuoden 2012 alussa suunniteltiin järjestettäväksi vielä yksi koulutus. Viimeisenä koulutuksena järjestettiin EA2-koulutus (16h). Kouluttajan aikataulujen vuoksi (koulutus järjestettiin kahtena eri lauantaina maaliskuussa) hankkeelle haettiin jatkoaikaa huhtikuun 2012 loppuun. EA1-koulutus (16h) järjestettiin Tmi SirKopalin puolesta lauantaina 24. ja klo 9-17 Kansalaistoiminnankeskus Matarassa. Koulutus järjestettiin näissä tiloissa kouluttajan toivomuksesta. Tiloissa oli tarjolla hyvin erilaisia harjoituspaikkoja sekä suojaisa sisäpiha ulkoharjoituksia varten. Koulutukseen ilmoittautui 10 henkilöä ja EA2-pätevyyden suoritti 8 osallistujaa. Yksi osallistuja suoritti hätäensiapu (8h) pätevyyden jouduttuaan sairauden vuoksi jäämään pois toiselta koulutuskerralta. Yksi osallistuja perui tulonsa. Yhdistyksen koordinaattorit hankkivat myös itselleen EA2- pätevyyden osallistuen samalla myös koulutuksen käytännön järjestelyiden hoitamiseen koulutuspäivien aikana. Koulutuksen osallistujien lista liitteenä (2306Cind soveltuvin osin). Kuvia koulutuksesta liitteessä 4.

6 6/11 Huhtikuussa 2012 Maaseutuviraston ylitarkastaja Kimmo Hintikka suoritti hankkeen ensimmäisen maksatuksen tarkastuksen. Tarkastuksessa ei havaittu huomautettavaa hankkeen toiminnassa. Tiedotus Hankeen etenemisestä lähetettiin Jyväskylän seudun viestimille hankkeen aikana neljä tiedotetta: Edullinen järjestyksenvalvojakoulutus yhdistystoimijoille helmikuussa, Turvaa tapahtumaan -hanke järjestää Ensiapu 1 -koulutuksen lokakuussa, Päivitä järjestyksenvalvojakorttisi edullisesti - koulutus yhdistystoimijoille ja Turvaa tapahtumaan - hanke järjestää Ensiapu 2-koulutuksen maaliskuussa. Mediaseuranta on esitetty liitteenä 5. Lisäksi koulutuksista julkaistiin yhteensä kuusi lehti-ilmoitusta, Jyväskylän kaupunkilehdessä, Paikallisuutisissa ja Laukaa-Konnevesi-lehdessä. Tiedottamisessa hyödynnettiin paljon sähköisiä viestintäkanavia: yhdistyksen sähköpostilistoilla lähetettiin koulutustietoa muiden tiedotteiden yhteydessä sekä erikseen. Lisäksi koulutuksesta tiedotettiin JyväsRiihi ry:n tiedotteissa sekä JAPA ry:n nettisivuilla ja Yhdistystori.fi -palvelussa Aikataulu Hanke eteni lähes hankesuunnitelmassa esitetyn aikataulun mukaisesti. Ensimmäinen koulutus järjestettiin hankesuunnitelman mukaisesti keväällä Toinen koulutuskokonaisuus järjestettiin suurimmaksi osaksi vuoden 2011 puolella yhden osion (EA2) siirryttyä vuoden 2012 puolelle. Hankkeelle haettiin jatkoaikaa 1 kuukausi johtuen viimeisen koulutuksen sijoittumisesta aivan alkuperäisen päättymisajan päälle. Yhdistystori.fi -palvelun hyötykäyttöä ei vielä hankekauden aikana tapahtunut muun kuin tiedottamisen kannalta Resurssit JAPA ry:ssä hankkeen työntekijöinä toimivat koordinaattorit Kati Kankainen ja Anna Sarkkinen. Kati Kankaisen äitiysloman sijaisena toimi Paula Taiminen ajalla ja Työaikaa hankkeeseen käytettiin hankkeen aikana 3,5 kuukautta (Sarkkinen 2,5 kk, Kankainen 0,75 kk ja Taiminen 0,25 kk). Todellisuudessa hankkeen työntekijöiden todellinen työtuntimäärä on kirjattua suurempi, sillä hankkeen juoksevia työtehtäviä (esimerkiksi hankkeeseen liittyviin sähköposteihin ja puheluihin vastaamista) hoidettiin työpäivän aikana usein muiden työtehtävien ohessa, eikä tällaisia yksittäisiä työtehtäviä ole erikseen kirjattu työaikakirjanpitoon. Lisäksi hankkeeseen käyttivät työaikaansa JAPA ry:n harjoittelijat Johanna Hakkarainen ( ja ), Tiina Rossi ( ), Anna-Kaisa Tupala ( ) ja Anna Maria Saari ( ). Heille ei kuitenkaan maksettu palkkaa hankkeen rahoituksesta Toteutuksen organisaatio Hankkeen toteuttaja JAPA ry (Jyväskylän Asukkaiden Paikallisagenda) on jyväskyläläinen kestävää kehitystä asukaslähtöisesti edistävä yleishyödyllinen yhdistys, joka on perustettu vuonna 2001 jyväskyläläisten asukasyhdistysten aloitteesta. Yhdistyksen toiminnalle on myönnetty Jyväskylän kaupunginhallituksen valtuutus. Toimintaan kuuluu erilaisten käytännönläheisten ja asukaslähtöisten kestävää kehitystä edistävien projektien, tapahtumien ja hankkeiden toteuttaminen. Lisätietoa yhdistyksen toiminnasta ja aiemmin toteutetuista hankkeista löytyy osoitteesta Hankkeen käytännön toteutuksesta ovat vastanneet JAPA ry:n koordinaattorit. Hankehakemuksen yhteydessä keväällä 2010 on toimitettu dokumentit nimenkirjoitusoikeuksista, kummallakin koordinaattorilla on oikeus allekirjoittaa yhdistyksen toimintaan liittyviä dokumentteja

7 7/11 yksin. Lisäksi koordinaattori Kati Kankaisella (ja hänen äitiyslomansa ajan Paula Taimisella) on oikeus hyväksyä yhdistyksen kustannuksia 100 euroon saakka myös käynnissä olevien hankkeiden osalta. Yli 100 euron laskut allekirjoittaa joko yhdistyksen puheenjohtaja Anna-Maija Tuuliainen (alk. v. 2012, v Elina Linnove) tai yhdistyksen rahaliikenteen seuraaja Raimo Seppänen. Laskujen maksun suorittaa koordinaattori Anna Sarkkinen Kustannukset ja rahoitus Loppuraportin yhteydessä esitetyn maksatuskauden kustannukset Hankkeen toteutuneet kustannukset raportointijaksolla olivat yhteensä ,88 euroa (Liite 1. Tuloslaskelma). Suurin yksittäinen kustannuslaji syntyi hankkeen työntekijöiden palkkauksesta. Kustannuksia syntyi paljon koulutusten järjestämisestä. Kulut syntyivät kouluttajakustannuksista, tilavuokrista, ilmoituskuluista sekä kahvituksista. Toimitilavuokria jyvitettiin suhteessa toimistotyöskentelyssä käytettyyn aikaan. Kustannuksia syntyi eniten ensiapukurssien ja järjestyksenvalvojan kertauskurssin järjestämisestä. Raportointijaksolla hankkeelle ei jyvitetty kustannuksia käytetyistä toimistotarvikkeista puhelin- ja internet-kuluista ja postitus-, kopiointi- ja painatuskuluista. Kopiointi- ja painatuskuluja syntyi ostopalveluiden puolelle hankkeen tulostusten ja kopioinnin hoitamisesta hankkeen erillisen tulostuskoodin kautta toimitilojen yhteistulostimen kautta. Taulukko 1. Kustannukset Palkat ja sivukulut 8 077,29 Yhteensä 8 077,29 Ostopalvelut, palkkiot ja sivukulut Markkinointi ja tiedotus esim. ilmoituskulut, tiedotusmateriaali 409,07 Taloushallintokulut kirjanpito, palkanlasku 210,55 Kopiointi- ja painatuskulut ostopalveluina hankittavat kopiointi- ja painatuskulut 101,53 Koulutuskulut 3 573,72 Yhteensä 4 294,87 Matkakulut Yhteensä 129,56 Vuokrat Toimitilat 8,16 eur/m2/kk, toimitila 30,5 m2 251,80 Kokous- yms. tilojen vuokrat 362,49 Yhteensä 614,29 Muut kustannukset Toimistotarvikkeet 0 Postitus, kopiointi ja painatuskulut 0 Puhelin- ja Internet-kulut 0 Tarjoilukulut koulutusten kahvituskulut 226,87 Yhteensä 226,87 YHTEENSÄ ,88 KULUT YHTEENSÄ ,88 Hankkeen saama rahoitus on 75 % hankkeen kokonaiskustannuksista. Kustannusten jakoperusteet selviävät seuraavasta taulukosta. Koska raportointikaudelle hyväksyttäviä kustannuksia on

8 8/11 jäljellä 9 709,04 euroa (rahoituspäätös , 7 022,96 euroa), rahoitussuunnitelmassa haetaan toimintaryhmältä rahoitusta vain tästä summasta, ei todellisten kustannusten mukaan (13 342,88euroa). Tällöin haettavaksi tukiosuudeksi jää 7 281,78 euroa. Kustannusten jakoperusteet selviävät seuraavasta taulukosta. Taulukko 2. Rahoitussuunnitelma Kulut yhteensä 9 709,04 Toimintaryhmältä haettava rahoitus 75 % kokonaiskustannuksista Haettu tukiosuus yhteensä 7 281,78 Yksityinen rahoitus Rahallinen osuus 2 427,26 JAPA ry:n omavastuuosuus on saatu kokoon yhdistyksen toteuttamien ympäristökasvatus- ja jäteneuvontakampanjoiden tuotoilla. Näiden tuottojen ylijäämää on hankesuunnitelman mukaisesti käytetty omavastuuosuuden kattamiseksi. Lisäksi omavastuuosuutta katettiin hankesuunnitelman mukaisesti osallistujilta perityllä pienellä koulutusmaksulla. Nämä koulutusmaksut näkyvät hankkeen tuloslaskelmassa kustannuspaikalla osallistumismaksut. Hankkeen kirjanpitäjänä raportointikaudella toimi Sari Nieminen (Keski-Suomen Yhteisöjen Tuki ry:n tilitoimistosta). Hankkeen kokonaiskustannukset Koko hankkeen toteutuneet kustannukset olivat yhteensä ,84 euroa (Taulukko 6). Hankkeen kirjanpitäjän allekirjoittamat tuloslaskelmat vuosille 2011 ja 2012 on myös esitetty liitteenä 1. Kirjanpitäjän allekirjoittama tuloslaskelma ensimmäiselle maksatuskaudelle (2010 ja 2011) on esitetty edellisen maksatushakemuksen yhteydessä. Hankkeen kokonaiskustannukset olivat likimain arvioidun mukaiset ylittyen 3 634,34 euroa budjetista. Eniten ylitystä syntyi henkilöstökustannuksista. Nämä ylitykset johtuivat hankkeen työntekijöiden vuoden 2012 alusta voimaan tulleista palkankorotuksista sekä hankkeelle arvioidun työmäärän kasvusta etenkin hankkeen loppuvaiheessa. Viimeisen koulutuksen ajoittuminen aivan hankekauden loppuun nosti kustannuksia etenkin vuoden 2012 puolella. Näiden lisäksi kustannukset ylittyivät markkinointi- ja tiedotuskuluissa, koulutuskuluissa, tarjoilukuluissa sekä minimaalisesti kopiointi- ja painatuskuluissa. Tarjoilukuluja syntyi koulutuspäivien märän vuoksi arvioitua enemmän, sillä koulutukset katsottiin tarpeellisimmaksi järjestää useampana päivänä parin pitkän päivän sijaan (mm. EA-koulutukset). Kaikissa muissa kululajeissa kustannukset puolestaan alittuivat. Varsinkin koulutustilojen vuokrissa ja matkakuluissa kustannuksia syntyi budjetoitua vähemmän. EA -koulutuksen järjestäminen Tourulassa kouluttajan toivomuksesta vähensi näitä kuluja, sillä hanke sai käyttää toimitilojensa koulutustiloja ilmaiseksi eikä matkakuluja työntekijöille syntynyt. Toimistotarvikkeita hankkeelle ei jyvitetty lainkaan, sillä hankkeen tulostukset hoidettiin toimitilojen toimijoiden yhteistulostimella hankkeelle erillisenä luodun tulostuskoodin kautta, yhteisen kopiokoneen käytön hintaan sisältyy muste sekä paperi. Muita perinteisiä toimistotarvikkeita yhdistyksellä oli hankkeen aikana riittävästi, eikä hankkeelle katsottu tarpeelliseksi hankkia esimerkiksi erillisiä kyniä, vihkoja tms. Yhteisen monitoimilaitteen käytön vuoksi yleisiä kopiointi- ja tulostuskustannuksia ei syntynyt. Postikuluja ei syntynyt, sillä hankkeella ei ollut tarvetta muutamaa kirjettä suurempaan postimäärään raporttien toimittamisen tapahduttua henkilökohtaisesti. Puhelin- ja internetkuluja ei hankkeelle ollut tarpeellista jyvittää niiden todentamisen vaikeuden takia. Hankkeen työntekijät käyttivät yhdistyksen puhelimia sekä verkkoa, hankkeen osuuden todentaminen tämän vuoksi olisi ollut hyvin hankalaa.

9 9/11 Kululajikohtaisista muutoksista ei ilmoitettu ELY-keskuksen siirryttyä lokakuussa 2010 käytäntöön seurata kustannuksia kokonaistasolla, ei kululajikohtaisesti. Taulukko 6. Hankkeen kokonaiskustannukset koko hanke budjetti erotus Palkat ja sivukulut Palkat Sivukulut 1 904, ,95 Yhteensä ,95 Ostopalvelut, palkkiot ja sivukulut Markkinointi ja tiedotus esim. ilmoituskulut, tiedotusmateriaali 965, ,61 Taloushallintokulut kirjanpito, palkanlasku 288, ,45 Kopiointi ja painatuskulut ostopalveluna hankittavat kopiointi- ja painatuskulut 101, ,53 Koulutuskulut Koulutukset 6184, ,92 Yhteensä 7540, ,61 Matkakulut 190, ,14 Yhteensä 190, ,14 Vuokrat Toimitilat 8,16 eur/m2/kk, toimitila 30,5 m2 466,46 577,50 111,04 Kokous yms. tilojen vuokrat 587, ,51 Yhteensä 1053, ,50 723,55 Muut kustannukset Toimistotarvikkeet Postitus, kopiointi ja painatuskulut Puhelin- ja Internet-kulut Tarjoilukulut koulutusten kahvituskulut 689, ,47 Yhteensä 689, ,34 YHTEENSÄ , , ,34 KULUT YHTEENSÄ , , ,34 Taulukko poikkeaa kirjausten suhteen allekirjoitetusta kirjanpitoraportista johtuen yhdistyksen tilikartan erilaisuudesta verrattuna hankkeen budjetin rakenteeseen. Yhdistyksen kirjanpidossa mm. kaikki koulutuksiin liittyvät kustannukset pyritään kirjaamaan koulutuskulujen alle, mutta tässä taulukoinnissa ne on eritelty esi. vuokriin ja tarjoilukuluihin. Hankkeen kirjanpitäjänä koko hankkeen ajan toimi Sari Nieminen (Keski-Suomen Yhteisöjen Tuki ry:n tilitoimistosta) Raportointi ja seuranta (kokoukset, ohjausryhmätyöskentely) Hankkeella ei ole virallista ohjausryhmää. Hankeen koordinaattorit ovat raportoineet hankkeen etenemisestä JAPA ry:n hallituksen kokouksissa. Hankkeen aikana on tehty vaadittavat vuosiraportoinnit, indikaattorilomakkeet sekä yksi maksatushakemus ( ).

10 10/ Toteutusoletukset ja riskit Riskeinä hankkeen toiminnoille voidaan lukea koulutukseen osallistujien mahdollinen vähyys. Riskinä tämä olisi hanketoimijalle taloudellinen koulutusten kustannusten ollessa koulutus-, ei henkilömääräperusteisia. Riskeihin voidaan lukea myös se, etteivät koulutuksiin osallistuneet käytä saamiaan erikoistaitoja oman kylänsä hyväksi, toisaalta jo koulutuksen käyneiden määrän lisääntyminen lisää yleistä turvallisuutta tapahtumissa, joihin koulutetut osallistuvat myös sivullisina. 4.3 Yhteistyökumppanit Hankkeen aikana hankkeen työntekijät ovat tehneet yhteistyötä eri tahojen kanssa. Tärkeimpiä hankkeen toimintaan liittyviä yhteistyökumppaneita ovat olleet Järjestyksenvalvojan peruskurssin ja kertauskurssin järjestänyt Keski-Suomen Liikunta ry, tilat ensimmäisen kurssin järjestämiseen tarjonnut Kuikan Pienviljelijäinyhdistys ja toisen kurssitilan tarjonnut Vesangan kyläyhdistys. Ensiapukurssiin liittyviä yhteistyökumppaneita olivat Jyväskylän aikuisopisto sekä Sirkka Laitinen (Tmi SirKopal) kurssin järjestäjinä sekä Laukaan seurakunta, Hotelli Vuolake ja Kansalaistoiminnankeskus Matara koulutuspaikkoina. Lisäksi yhteistyökumppaneita olivat hankealueen asukkaat osallistuessaan koulutuksiin ja levittäessään tietoa tarjolla olevista mahdollisuuksista. 4.4 Hankkeen tulokset ja vaikutukset Koulutusta järjestettiin hankkeen aikana yhteensä 72 tuntia, mikä on hieman suurempi määrä kuin suunniteltu. Lisääntynyt tuntimäärä johtuu hygieniapassikoulutuksen muuttamisesta ensiapu 2- koulutukseksi. Hankkeen tuloksena on koulutettujen järjestyksenvalvojien sekä ensiaputaitoisten määrä. Liki kaikki järjestyksenvalvojan peruskoulutuksen käyneet (26/30) läpäisivät koulutuksen kokeen, lisäksi kertauskoulutuksen kävi 19, EA1-koulutuksen 7 henkeä ja EA2-koulutuksen 8 henkeä. Lisäksi yksi henkilö suoritti hätäensiapukoulutuksen. Koulutettujen järjestyksenvalvojien määrä lisää osallistujien taustayhteisöjen ja asuinalueen mahdollisuutta tapahtumajärjestämiseen. Esimerkiksi Jyväskylän Kuikassa sijaitsevaa Kuikan lavaa pyörittää paikallinen pienviljelijäinyhdistys, joka koulutuksen kautta sai tanssilavatoimintaansa varten uusia vapaaehtoisia järjestyksenvalvojia. Lisäksi ensiaputaitoisten määrän lisääntyminen lisää turvallisuutta myös yleisellä tasolla, sillä taidot ovat hyödyllisiä myös muussa kuin yhdistystoiminnassa. Ensiapukursseille osallistui ihmisiä mm. kyläseuroista, melontayhdistyksestä ja MLL paikallisosastosta (Tikkakoski). Osallistuneet ovat kartuttaneet koulutuksissa taitoja, jotka voivat olla tarpeen yhdistyksen normaalissa toiminnassa (esim. lasten elvytys MLL tapahtumassa, murtuneen jalan hoito melontaretkellä jne.). Hankesuunnitelmassa esitetty yhdistystori.fi -palvelun hyötykäyttö ei toteutunut vielä hankeaikana. aiheesta on keskusteltu palveluntarjoajan kanssa. Hankeaikana ei päästy selvyyteen mikä olisi paras keino palvelun käytölle ilman, että yksityiset henkilöt tulisivat esille sivustolla. Koulutukseen jäseniään lähettäneet yhdistykset eivät vielä olleet kiinnostuneita markkinoimaan osaavaa jäsenistöään johtuen todennäköisesti siitä, että yhdistyksillä on paljon omia tapahtumia, joissa kyseisenlaisia taitoja tarvitaan, eikä vapaaehtoisia haluta kuormittaa liikaa. 5 Esitykset jatkotoimenpiteiksi Yhdistysten tapahtumanjärjestämiseen liittyviä kysymyksiä tullaan ratkomaan edelleen myös hankeajan päätyttyä. Yhdistystori.fi -palvelun hyötykäytön suunnittelua tulee jatkaa. Tapahtuman järjestämiseen tarvittavien lupien omaavia ihmisiä täytyisi pystyä markkinoimaan tällaisen palvelun avulla tavalla, jolla henkilöllisyys ei paljastu yleisessä palvelussa. Kyseisenlaista kehittämistä

11 11/11 hankkeen päätyttyä tulisi jatkaa. Yhdistyksille voisi jatkossa kehittää tapaa hankkia ns. sponsoreita vastaamaan osasta esim. järjestyksenvalvojakoulutuksen maksuista. Maksut ovat edelleen hyvin korkeat maksettaviksi yhdistysten budjeteista sekä yksityisen henkilön varoista. 6 Allekirjoitukset ja päiväykset Jyväskylässä Anna Sarkkinen Koordinaattori JAPA ry 7 Liitteet 1. Tuloslaskelmat o Maksatuskausi o Koko hanke o Kirjanpitäjän allekirjoittamat tuloslaskelmat 2011 ja 2012 sekä pääkirjaotteet o Tositteet (sis. matkalaskut, Lnro 2320L) o Tiliotteet maksatuskaudelta 2011 ja Työaikakirjanpidot (Lnro 2323L) maksatuskaudelta 3. Kustannuksiin vaikuttavia sopimuksia 4. Valokuvia hankkeen toiminnasta 5. Mediaseuranta o Tiedote ( , toimitettu vuosiraportin 2011 yhteydessä) o Mediaseuranta ja ilmoitukset o Ote hankkeen verkkosivuilta 6. Kilpailutusasiakirjat (lähetetty tarjouspyyntö ja kirjalliset vastaukset) 7. Koulutusten osallistujalistat maksatuskauden ajalta (kopiot) 8. Indikaattorilomake (2306Cind)