Tietokoneen kalenterisovelluksista. verkkokalenteri tehokäyttöön. Google-kalenteri Windows Live Calendar Yahoo Calendar

Transkriptio

1 VERKKOKALENTERIT Google-kalenteri Windows Live Calendar Yahoo Calendar Valitse & viritä verkkokalenteri tehokäyttöön Verkkokalenterista saa oikein käytettynä tehokkaan ja helppokäyttöisen apurin, joka on hyvä vaihtoehto erillisille kalenterisovelluksille. Tietokoneen kalenterisovelluksista tulee ensimmäisenä helposti mieleen yhdistetty sähköposti- ja kalenteriohjelma kuten Outlook tai Lotus Notes. Ne ovatkin luonteva valinta esimerkiksi raskaaseen työkäyttöön. Verkkokalenterien hyvänä puolena on kuitenkin keveys ja yksinkertaisuus sekä pääsy miltä tahansa internetiin kytketyltä tietokoneelta. Eniten käytettyjä verkkokalentereita ovat Google-kalenteri, Microsoftin Windows Live Calendar ja Yahoo Calendar. Niistä löytää omansa vertailemalla. Erot ovat monilta osin suuria. 40 MikroPC 9 /

2 Helposti käyttöön Vertailun kalentereitten käyttöönotto sujuu helposti, jos on jo Google-, Hotmail/ Windows Live- tai Yahoo-tili. Ellei tiliä ole, sellaisen saa Googlen etusivun (www. google.fi) Kirjaudu sisään -linkin takaa, mail.live.com-sivulta tai mail.yahoo.com-sivulta. Kirjautumaan Googlen kalenteriin pääsee Googlen etusivun ylälaidasta ja napsauttamalla sitten ruudun vasemman ylälaidan Kalenteri-linkkiä. Windows Live -kalenteriin pääsee puolestaan suunnistamalla osoitteeseen calendar.live.com ja antamalla kirjautumistiedoiksi Windows Live -tunnuksen ja -salasanan. Huomaa, että Hotmailin puolella oleva Kalenteri-linkki johtaa Hotmailin vanhempaan kalenteriin eikä Windows Live Calendariin. Yahoo Calendar avautuu, kun kirjautuu käyttäjätunnuksella Yahoon sähköpostiin ja valitsee sen jälkeen Calendar-välilehden. TEKSTI: MARKKU REISS KUVA: TERO SIVULA/RODEO Muokkaa tapahtumia hiirellä Vertailumme kalenterien käyttöliittymissä on suuria eroja. Jo pikasilmäyksellä näkee, että Googlen etuna on mainosten puuttuminen. Googlessa ovat hyvää myös pikanäppäimet, kuten c tehtävänlisäykseen sekä d, w, m, x tai a, joilla päänäkymään voi vaihtaa päivän, viikon, kuukauden, neljä päivää tai tehtävät. Lisätietoa on kalenterin ohjeissa. Googlen ja Windows Liven kalenterien varusteluun kuuluu myös käteviä hiiritoimintoja, jotka puuttuvat Yahoon kalenterista. Ensin mainituissa voidaan esimerkiksi valita päänäkymään tietty ajanjakso, kuten kaksi päivää, maalaamalla hiirellä haluttu jakso vasemman laidan kuukausikalenterista. Hiirellä voi myös näppärästi muuttaa tapahtuman kestoa ja ajankohtaa. Kesto pitenee tai lyhenee, kun tarttuu Googlessa yhtäsuuruusmerkin kohdalta ja Windows Livessä mistä tahansa alareunan kohdasta ja vetää ylös tai alas. Siirtäminen onnistuu, kun tarttuu tehtävään hiirellä ja siirtää sen haluttuun paikkaan. Yahoon kalenterin puute on myös se, että kalentereita voi olla vain yksi. Google-kalenterissa voi lisätä esimerkiksi erilliset työ- ja vapaa-aikakalenterit vasemman laidan Lisää-painikkeen takaa ja Windows Live Calendarissa vasemman laidan kalenteri ja plus -painikkeesta tai ylälaidan New-painikkeen Calendar-valinnalla. Lisää tapahtuma nopeasti Entä merkintöjen lisääminen? Sitä ja itse merkintöjä on kussakin kalenterissa lähestytty hieman eri tavoin. Googlessa merkintöjä kutsutaan aina yksinkertaisesti tapahtumiksi riippumatta siitä, halutaanko niihin kutsua muita vai pitää ne yksityisinä tehtävinä. Kummatkin lisätään aina samaa toimintoa käyttäen. > MikroPC 9/

3 VERKKOKALENTERIT Windows Livessä on sekä tapahtumia (Event) että tapaamisia (Social Event). Kummallekin on oma lisäystoimintonsa, joista jälkimmäisten lisääminen on tosin monimutkaista ja turhaan kytketty Windows Liven Spaces-palveluun. Myös Yahoossa käyttäjä voi lisätä joko tapahtuman (Event) tai tehtävän (Task) omia toimintojaan käyttäen. Tämä on selkeä erittely, sillä tehtävät eivät edes näy kalenterissa vaan päänäytön vasemmassa palkissa, eikä niille määritellä alkamisajankohtaa vaan pelkästään määräaika. Tehtävä lisätään vasemman yläkulman Add Task -painikkeesta tai vasemman laidan Add Tasks -linkistä. Tapahtuman lisääminen onnistuu Yahoon kalenterissa nopeimmin päänäytön alalaidan Quick Add Event -toiminnolla, johon annetaan tapahtuman nimi ja ajankohta. Googlen ja Windows Liven kalentereissa nopein lisäämistapa on napsauttaa haluttua kellonaikaa joko päivä- tai viikkonäkymässä. Googlessa avautuu saman tien Tapahtumaa hiirellä napsauttamalla avautuu Google-kalenterissa ikkuna, josta pääsee poistamaan tapahtuman ja muokkaamaan sen tietoja. Samanlainen toiminto on Windows Live -kalenterissa. ikkuna, jonka Mitä-tekstikenttään kirjoitetaan tapahtuman nimi. Pikatallennus onnistuu napsauttamalla Luo tapahtuma -painiketta, ja tarkempia tietoja pääsee antamaan ikkunan muokkaa tapahtumatietoja -linkin kautta. Tapahtuman voi poistaa tai sitä voi muokata saman ikkunan kautta. Windows Livessä ajankohdan napsautus tuottaa ruudulle Add-tekstin. Sitä napsauttamalla tai kalenteria kaksoisnapsauttamalla pääsee Add an event -ikkunaan, Windows Live -kalenterin erikoisuuksiin kuuluvat pudotusvalikot, joiden kautta pääsee esimerkiksi luomaan Social Event -tapahtumia sekä tuomaan ja jakamaan kalentereita. joka vastaa Google-kalenterin pikalisäysikkunaa. Add more details -linkin kautta päästään antamaan tarkemmat tiedot. Poisto tai muokkaus onnistuu viemällä hiiri kalenterimerkinnän päälle ja valitsemalla joko Edit event tai Delete event. Myös Yahoo Calendarissa on mahdollista lisätä tapahtuma napsauttamalla kellonaikaa, mutta se onnistuu vain päivänäkymässä. Muokkaamaan pääsee, kun napsauttaa tapahtuman nimeä, ja poistaa voi tapahtuman kohdalla näkyvällä Deletepainikkeella. Google-kalenterin Mobiiliasennuksen kautta saadaan muistutukset kännykkään. Lähetä muistutus kännykkään SÄHKÖPOSTIMUISTUTUKSET ovat kunkin verkkokalenterin perusominaisuus. Googlen ja Yahoon kalentereista muistutuksen saa myös tekstiviestinä kännykkään, mutta vain Google tukee suomalaisoperaattorien liittymiä. Palvelu toimii Elisan, Finnetin, Soneran ja Ålands Mobiltelefonin liittymissä. Operaattori veloittaa muistutuksesta tekstiviestin hinnan. Googlen sms-muistutusten määrittelyyn päästään napsauttamalla Google-kalenterin oikean ylälaidan Asetukset-linkkiä ja menemällä avautuvan näkymän Mobiiliasennus-välilehdelle. Sivulla määritellään maan lisäksi oma puhelinnumero ja voidaan lähettää siihen varmistuskoodi, joka puolestaan kirjoitetaan Mobiiliasennus-sivun Varmistuskoodi-kenttään. Kännykkämuistutukset täytyy vielä asettaa käyttöön kullekin kalenterille Asetukset-sivun Kalenterit-välilehden Ilmoitukset-linkin kautta. Ilmoitukset-sivulla voidaan rastittaa, mistä kaikista kutsuista lähetetään tekstiviesti matkapuhelimeen. Kutsuminen helppoa Googlessa ja Yahoossa Muut reitit tapahtumanlisäystoimintoon eli ruudulle, jolla annetaan tapahtuman tarkemmat tiedot, ovat seuraavat: Googlekalenterissa vasemman yläkulman Luo tapahtuma -linkki, Windows Live Calendarissa ylälaidan New-painikkeen alta löytyvä Event-valinta ja Yahoo Calendarissa vasemman yläkulman Add Event -painike. Kunkin kalenterin tapahtumanlisäystoiminnossa voidaan määritellä muun muassa tapahtuman ajankohta, toistuvuus, paikka, kuvaus, muistutuksen tyyppi ja kalenteritapahtuman yksityisyys. Googlen ja Yahoon kalentereissa voidaan saman lisäysruudun kautta lähettää tarvittaessa myös kutsuja tapahtumaan. 42 MikroPC 9 /

4 Yahoon kalenterin Edit Event -toiminnossa plussaa on kutsuttavien lisääminen osoitekirjasta Insert from Address Book -linkin kautta ja mahdollisuus etsiä kutsuttavien jaetuista kalentereista vapaita aikoja napsauttamalla Find Free Times ja kirjoittamalla sitten haluttu Yahoo-tunnus kenttään Enter a Yahoo ID. Google-kalenterissa osoitteet pitää kirjoittaa manuaalisesti, eikä muiden jaettuja kalentereita voi tässä vaiheessa tutkia. vaikeampaa Windows Livessä Windows Live Calendarin tapaamisten eli Social Eventien käsittely on siis kytketty Spaces-palveluun, mikä tarkoittaa turhaa hyppimistä kalenterin ja Spacesin välillä. Olisi kätevämpää, jos sosiaaliset tapahtumatkin olisi Windows Live Calendarin sisäinen toiminto. Kutsujen lähettäminen kuitenkin onnistuu New-painikkeen Social Event -valinnalla, jolloin avautuu Create an event -välilehti. Siihen kirjoitetaan tapahtuman tiedot. Kutsujen lähettäminen asetetaan päälle valitsemalla sivun alalaidan Only people who are invited -vaihtoehto. Sen jälkeen napsautetaan Create-painiketta. Avautuvalla Spacesin tapahtumasivulla on painike Invite guests, jonka kautta päästään viimein lähettämään kutsut kirjoittamalla sähköpostiosoitteita To-kenttään ja lisäämällä niitä omasta Windows Live -kontaktilistasta painamalla Add people from your contact list -linkkiä. Tapahtumaa ei kuitenkaan vieläkään lisätty Windows Live Calendariin, vaan lisäksi täytyy napsauttaa tapahtuman Spaces-pääsivun Add to your calendar -kohdan alta vaihtoehtoa Windows Live Calendar. Tätä kautta voidaan tapahtuma lisätä helposti myös Outlook-, Apple ical- sekä Google- ja Yahoo-kalentereihin. Kun lisäyksen jälkeen mennään tapahtuman tietoihin Windows Live Calendarissa tapahtuman Edit event -linkin kautta, nähdään kuitenkin, ettei tiedoissa ole kutsutietoja. Eikä ole edes napsautettavaa linkkiä, josta pääsisi Spacesiin, vaan tapahtuman linkki on Description-kentässä tekstimuodossa. Jos käyttäjä siis haluaa palata tapahtuman tietoihin esimerkiksi kutsuttavia lisätäkseen, täytyy linkki kopioida manuaalisesti Description-kentästä ja liittää selaimen osoiteriville. Ei kovin kätevää siis. Vastaaminen sujuu sutjakkaasti Kutsuihin reagoiminen onnistuu helposti kaikissa vertailumme kalentereissa. Kutsut menevät aina sähköpostiviesteinä. Google-kalenterista lähetetyissä mukana on ics-muotoinen liitetiedosto, jolla tapahtuman saa helposti merkinnäksi eri kalenterisovelluksiin kuten Apple icaliin, Mozillan Lightningiin ja Sundbirdiin, Outlookiin sekä Windows Live Calendariin. Windows Live Calendarista tai itse asiassa Spacesista lähetetyissä kutsuissa on painike Check it out now, josta pääsee tapahtuman Spaces-sivulle. Kutsuviestissä alempana on lisäksi View guest list to > Jaa kalenteri tuttujen kanssa Näistä Windows Live -kalenterin Share-toiminnon painikkeista saadaan linkit, joilla kalenterin kaikki tapahtumat voidaan jakaa katseltavaksi selaimessa (html), muussa kalenteriohjelmassa tai -palvelussa (ics) tai rss-lukuohjelmassa (xml). Yahoossa, kuten myös Googlen ja Windows Liven kalentereissa, voidaan asetusten kautta tarkkaan määritellä, miten ja kenelle kalenteritiedot jaetaan. VERKKOKALENTERIN JAKAMINEN on kätevä tapa pitää kaverit ja sukulaiset perillä menoistasi. Jakaminen ja muiden verkkokalentereitten katselu onnistuu kaikissa vertailumme kalentereissa. Kalentereita voi jakaa esimerkiksi vain valituille henkilöille tai tehdä kalenterista julkisen, jolloin sen voi löytää web-hakukoneella. Googlessa lisäät kaverin Google-kalenterin näin: valitse vasemman laidan palkista Lisää Lisää ystäväsi kalenteri, jolloin päädyt Ystävien kalenterit -välilehdelle. Kirjoita sen ainoaan kenttään haluamasi Gmail-käyttäjän osoite. Tätä kautta, kirjoittamalla kenttään muun sähköpostiosoitteen, voit myös kutsua muutkin Google-kalenterin käyttäjiksi. Googlekalenterin voi jakaa valinnalla Asetukset Kalenterit Kalenterin jakaminen ja valitsemalla sitten, kenelle ja miten haluaa kyseisen kalenterin jakaa. Windows Live -kalenteri jaetaan toisen Windows Live -käyttäjän kanssa näin: napsauta ylälaidasta Share ja valitse pudotusvalikosta haluamasi kalenteri ja sen jälkeen Share this calendar Share your calendar with friends and family. Alta voit lähettää muille kutsuja katsomaan tai jopa muokkaamaan kalenteriasi. Samalla sivulla ja sen Send friends a view-only link to your calendar -valinnalla voit jakaa Windows Live -kalenterin esimerkiksi ics:ää tukeville kalentereille kuten Google-kalenterille. Jos haluat tehdä niin, napsauta jompaakumpaa ics-painiketta sen mukaan, haluatko valitsemiesi henkilöiden näkevän kaikki merkintäsi vai pelkästään vapaat ja varatut aikasi. Kopioi avautuvaan ikkunaan tuleva osoite. Valitse Google-kalenterissa Lisää Lisää ystäväsi kalenteri ja mene Lisää url-osoitteena -välilehdelle. Liitä kopioimasi Windows Live -url tekstikenttään ja napsauta Lisää-painiketta. Windows Live -kalenterissa ei ole erillistä toimintoa muiden käyttäjien kalenterien lisäämiseen. Lisätä voi vain silloin, kun on saanut toiselta käyttäjältä sähköpostiviestin, jossa hän tarjoaa kalenteriaan katseltavaksi. Yahoossa voi katsella vain kavereiden Yahoo-kalentereita. Tämä onnistuu, kun nap sauttaa oikeasta yläkulmasta Sharing, kirjoittaa kaverin Yahoo-id:n ruudun alimmaiseen tekstikenttään ja napsauttaa Go. Samalla sivulla voit määrittää, kenelle ja miten haluat kalenterin jakaa. MikroPC 9/

5 VERKKOKALENTERIT Tapahtumaluettelon saa näkyviin Windows Live -kalenterissa valitsemalla näkymäksi Agenda-vaihtoehdon. Siinä näytetään kaikkien valittujen kalenterien sekä omien että muiden henkilöiden jakamien kalenterien tapahtumat. Google-kalenteri voidaan upottaa verkkosivuunkin. Tarvittava koodi löytyy napsauttamalla haluttua kalenteria Asetusten Kalenterit-välilehdellä. remove yourself -linkki, jonka kautta voi poistaa itsensä osallistujien joukosta. Yahoon kalenterista lähetetyissä kutsuissa on RSVP to this invitation -linkki, josta pääsee tapahtuman tiedot ja ilmoittautumismahdollisuuden sisältävälle sivulle. Yahoo häviää siirroissa Entä miten toimia, kun on tarve viedä ja tuoda kalenteritietoja tai synkronoida verkkokalenteri automaattisesti toisen kalenterin kanssa? Tämänkin suhteen verkkokalentereissa on isoja eroja. Googlesta ja Windows Livestä ei voi erikseen viedä tietoja, Yahoosta voi. Yahoon puutteena on, että tuonti ja vienti onnistuvat vain csv-muodossa ja tuonti vain englanninkielisestä Outlookista. Sen sijaan Googleen ja Windows Liveen voi tuoda ics-muodossa kaikista formaattia tukevista sovelluksista kuten Outlookista, Sunbirdistä ja Apple icalista. Ics:n hyvänä puolena esimerkiksi Outlook 2007:ssä on se, että merkintöjen viennissä ics-muotoon voidaan hyvinkin tarkkaan määritellä, mitkä yksityiskohdat viedään. Tämä on hyvä, kun halutaan tuoda kalenteriin vaikka vain työajan merkinnät. Outlook 2007:ssä ics-tiedoston luonti onnistuu seuraavasti: mene Outlookin kalenteriin, tee valinta Tiedosto Tallenna nimellä Lisää asetuksia, valitse avautuneen ikkunan Päivämääräväli- ja Tiedotkohtien haluamasi vaihtoehdot sekä rastita, haluatko kalenteriin vain omiin työaikoihin kuuluvat ajat. Valitse vielä Lisäasetukset-kohdasta haluamasi valinnat. Tuontikin sujuu helposti Googlessa on Yahoon tavoin myös csvtiedostojen tuonti, joka on hyvä vaihtoehto, kun halutaan tuoda esimerkiksi koko Outlook-kalenteri Google-kalenteriin. Ainakin Outlook 2007:ssä csv-tiedostoon voi viedä vain koko kalenterin eikä valittuja tietoja. Csv-tiedoston voi luoda Outlook 2007:ssä valinnalla Tiedosto Tuo ja vie Outlook Vie tiedostoon Pilkuin erotetut arvot (Windows) Kalenteri ja valitsemalla lopuksi vientitiedostolle haluttu nimi ja sijainti. Kalenteri tuodaan Google-kalenteriin napsauttamalla vasemman laidan Lisää-painikkeen viereistä nuolta alaspäin ja avautuvan pikavalikon Tuo kalenteri -valintaa. Sen jälkeen valitaan tuotava kalenteri (joko ical- eli ics-muoto tai csv) ja kalenteri, johon tiedot viedään, ja viimeistellään Tuo-painikkeella. Windows Live Calendarissa tuonti hoi- Google-kalenterin vasemmassa laidassa on Lisää-pudotusvalikko, josta voidaan esimerkiksi lisätä omia tai ystävän kalentereita eri väreissä sekä tuoda kalentereita joko ics- tai csv-muodossa esimerkiksi Outlookista, Sunbirdistä tai Apple icalista. Yahoon kalenteria vaivaa värien puute ja se, ettei omia kalentereita voi lisätä. Tapahtumatkin näkyvät tyypistä riippumatta aina samanvärisinä, joten ne eivät erotu toisistaan riittävän selkeästi. 44 MikroPC 9 /

6 Google Calendar Sync -ohjelmalla voidaan automaattisesti päivittää Outlookkalenterin tapahtumat Google-kalenteriin ja päinvastoin. Ohjelma toimii windowsissa taustalla. Myös Windows Live- ja Yahoo-kalentereilla on omat synkronointiohjelmansa. Yahoo on vertailun kolmesta kuitenkin ainoa, jossa on erillinen kalenteritietojen vientitoiminto. Tuonti ja vienti onnistuu Yahoon ja Palm Desktopin tai Outlookin välillä. Yahoo Calendar + Integraatio sähköpostin kanssa + Erillinen kalenteritietojen vientitoiminto + Kutsut tapahtumiin osoitekirjasta Käyttöliittymän kankeus (mm. epäselvä viikkonäkymä) Toimintojen puute (mm. hiiritoiminnot ja kalenterien määrä) Google-kalenteri + Käyttöliittymän kätevyys (ekstrana pikanäppäimet) + Kalenteritietojen tuonti ics-muodossa + Muistutukset kännykkään Erillisyys Gmailista Kalenterin jako vain Google-käyttäjille Windows Live Calendar + Käyttöliittymän kätevyys + Kalenteritietojen tuonti ics-muodossa + Hyvä kalenterien jaettavuus Tapaamisten lisäämisen vaikeus Erillisyys Hotmailista detaan yläreunan Import-painikkeesta. Sen jälkeen valitaan tuotava kalenteri, kohdekalenteri tai tuotavista tiedoista muodostettava uusi kalenteri. Jos tuodaan olemassa olevaan kalenteriin, valitaan vielä, tuodaanko kaikki vai vain ne tapahtumat, joita kohdekalenterissa ei ole aiemmin. Yahoo Calendarissa vienti ja tuonti onnistuu valinnalla Options Import/Export ja valitsemalla tietojenvaihto joko Palm Desktopin tai Outlookin kanssa. Synkronoi lisäohjelmilla Synkronointiohjelmien avulla voidaan verkkokalenterin ja muun kalenterin kuten Outlookin tiedot pitää ajan tasalla automaattisesti. Google-kalenterin voi synkronoida ilmaiseksi Outlookin kanssa Google Calendar Sync -lisäohjelmalla ja muidenkin ohjelmien kanssa esimerkiksi GCalDaemon-ohjelmalla. Windows Live -kalenterin synkronointiin on tarjolla Office Outlook Connector -ohjelma. Synkronointi on aiemmin ollut vain maksullisen Microsoft Office Live- tai MSN Premium -lisäpalvelun ominaisuus. Nykyään synkronointi on kuitenkin ilmaista, kertoo Microsoftin tuotepäällikkö Terhi Jaakkola. Yahoon kalenterin synkronointi onnistuu Outlookin, Outlook Expressin ja Palm Desktopin kanssa Yahoo Autosync -ohjelmalla, jonka voi ladata Yahoon kalenterin oikean yläkulman Sync-linkin kautta. Valitse itsellesi sopivin TESTIMME KALEN- TEREISTA Google tai Yahoo on sopivin helppoa tapaamisten järjestelyä arvostavalle, sillä Windows Livessä tapaamisten lisääminen on vaikeaa. Windows Live on puolestaan paras vaihtoehto parasta oman kalenterin jaettavuutta haluavalle, sillä testatuista vain se on jaettavissa kaikille ics:ää tukeville kalentereille, kuten Google-kalenterille. Jos taas haluaa kalenterin, joka on tiiviisti kytketty verkkosähköpostiin, sopivin lienee Yahoon kalenteri. Sille on Yahoon sähköpostissa oma välilehtensä. Muut kaksi kalenteria avautuvat omaan selaimen välilehteensä ja ovat siten enemmän irrallisia. PERUSKÄTEVYYDESSÄ ja toimintojen kirjossa Google ja Windows Live kuitenkin päihittävät Yahoon. Esimerkiksi kaksikon viikkonäkymä on rutkasti Yahoon viikkonäkymää selkeämpi, ja niiden kätevyyttä parantavat erinäiset hiiritoiminnot, kuten tapahtuman keston muuttaminen hiirellä. Google on pikanäppäintensä ansiosta lisäksi hyvä käyttäjälle, joka haluaa käyttää hiirtä mahdollisimman vähän. MARKKU REISS MikroPC 9/