ESITYSLISTA / KOKOUSKUTSU LAPIN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNTA EDUSTAJISTON KOKOUS 3/2016

Transkriptio

1 ESITYSLISTA / KOKOUSKUTSU LAPIN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNTA EDUSTAJISTON KOKOUS 3/2016 AIKA: , klo PAIKKA: Lapin yliopisto, Yliopistonkatu 8, LS5 JAKELU: varsinaiset jäsenet: varajäsenet: 1. Amanda Näsi 2. Johanna Teijonmaa 3. Jussi Kiiski 4. Mikko Saarinen 5. Antti Hämäläinen 6. Annika Juhola 7. Ville Luotola 8. Mikkel Näkkäläjärvi 9. Eemeli Lehtinen 10. Mirka Mokko 11. Pirkko Sivonen 12. Savanna Paulin 13. Emma Kähkönen 14. Venla Johansson 15. Janne Väätäjä 16. Ida Ala-aho Ilm. este 17. Inna Kallioinen 18. Anni-Sofia Sihvo 19. Saana Lindeman 20. Minna Kallioharju Mikko Kaunisvaara Veli-Matti Tikkanen Roi Hakanen Otso Etelämäki Niko Träff Johanna Pokela Rida Haapala Riitta Uusisalmi Aino Sirèn Erkka Lehtoranta Perttu Sonninen Paulus Lehtonen Matilda Taipale Mika Kunnari Lauri Laitinen Hilja-Maria Semkin Riikka Hotakainen Sauli Konttajärvi Rosa Vetri Miikka Keränen Asetettu nähtäväksi ylioppilaskunnan ilmoitustaululle. /2016.

2 1. KOKOUKSEN AVAUS Edustajiston puheenjohtaja avaa kokouksen. 2. KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Asia: LYY:n sääntöjen 19 : Edustajiston kokouksesta on ilmoitettava ylioppilaskunnan toimiston ilmoitustauluilla vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta. Lisäksi kokouskutsu asetetaan nähtäville ylioppilaskunnan internetsivuille ja se lähetetään sähköpostitse. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat. Edustajisto voi yksimielisesti ottaa käsiteltäväkseen asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Kokouskutsu on aina lähetettävä kirjallisena edustajiston jäsenille vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta lähettämispäivä ja kokouspäivä mukaan lukien. LYY:n sääntöjen 20 : Edustajiston kokous on laillinen ja päätösvaltainen, mikäli se on kutsuttu koolle 19 :n mukaisesti ja läsnä on vähintään yksitoista (11) edustajiston jäsentä puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien. Esitys 1: Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi. Esitys 2: Todetaan kokous päätösvaltaiseksi. Päätös 1: Päätös 2: 3. PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN KUTSUMINEN Asia: LYY:n sääntöjen 22 :... Kokouksen puheenjohtaja kutsuu pöytäkirjantarkastajiksi kaksi (2) läsnäolevaa edustajiston jäsentä. Pöytäkirjantarkastajat toimivat tarvittaessa ääntenlaskijoina. Esitys: Puheenjohtaja kutsuu kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Päätös 4. ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN KOKOUKSEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Asia: LYY:n sääntöjen edustajiston työjärjestyksen 6 : Edustajiston kokouksessa käsitellään vain esityslistalle merkityt asiat. Kuitenkin edustajisto voi yksimielisellä päätöksellä ottaa käsiteltäväksi asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Esitys: Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 5. ILMOITUSASIAT Asia: Edustajistolle ilmoitetaan seuraavat asiat: 5.1. Hallituksen kuulumiset 5.2. Toimiston kuulumiset Esitys: Merkitään ilmoitusasiat tiedoksi

3 6. YLIOPPILASKUNNAN TILINPÄÄTÖKSEN JA TOIMINTAKERTOMUKSEN HYVÄKSYMINEN VUODELTA 2015 Asia: Käsitellään ylioppilaskunnan tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta Ylioppilaskunnan säännöt: 34 Tilinpäätös Hallituksen on kultakin tilikaudelta tehtävä ylioppilaskunnan tilinpäätös. Hallituksen on annettava tilinpäätös tilintarkastajien tarkistettavaksi viimeistään tilikautta seuraavan maaliskuun loppuun mennessä. Samalla on tilintarkastajille annettava kirjanpito siihen liittyvine asiakirjoineen sekä muut ylioppilaskunnan taloutta ja hallintoa tilikauden aikana selvittävät asiakirjat. 35 Tilintarkastuskertomus Tilintarkastajien on annettava hallitukselle tilintarkastuskertomus kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa siitä, kun tilinpäätös siihen liittyvine asiakirjoineen on heille luovutettu. Hallituksen on toimitettava kertomus sekä tehtyjen muistutusten johdosta tehdyt selvitykset edustajistolle käsittelyä varten kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa siitä, kun tilintarkastajat ovat luovuttaneet kertomuksensa hallitukselle. 17 Edustajiston tehtävät 8 käsitellä ylioppilaskunnan vuosikertomus ja päättää sen aiheuttamista toimenpiteistä; 9 päättää ylioppilaskunnan tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille sekä päättää sen aiheuttamista toimenpiteistä; Hallitus on käsitellyt tilinpäätöksen kokouksessan 9/ Tilinpäätös on 3530,69 euroa alijäämäinen. Liitteet: Vuodelta 2015 tasekirja, vuoden tuloslaskelma, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus. Esittelijänä pääsihteeri 7. TILINTARKASTAJIEN VALINTA VUODELLE 2016 Asia: Ylioppilaskunnan säännöt 33 Tilintarkastajat Tilikauden tilejä ja hallintoa tarkastamaan edustajisto valitsee yhden (1) keskuskauppakamarin hyväksymän tilintarkastajan (KHT) tai kauppakamarin hyväksyn tilintarkastajan (HTM) ja henkilökohtaisen varatilintarkastajan, tai vastaavanlaisen tilintarkastusyhteisön. Edustajisto voi päättää toiminnantarkastajan tai valvontatilintarkastajan nimeämisestä. Ylioppilaskunnan säännöt 17 Edustajiston tehtävät: 4 valita ylioppilaskunnan tilintarkastajat ja varatilintarkastajat; Tilintarkastus on kilpailutettu vuonna 2012, jonka tuloksena ylioppilaskunnan tilintarkastajiksi valikoitui Ernst & Young Oy. EY on tarkistanut ylioppilaskunnan tilit vuodelta 2012, 2013, 2014 ja 2015.

4 Esittelijänä pääsihteeri 8. JÄSENMAKSU LUKUVUODELLE Asia: Lapin yliopiston ylioppilaskunnan sääntöjen 17 : Edustajiston tehtävänä on erityisesti: 14) päättää jäsen- ja muiden maksujen suuruudesta. Jäsenmaksun vahvistaa Lapin yliopiston rehtori ja sen kantamista valvoo Lapin yliopisto; Ylioppilaskunnan sääntöjen 31 mukaan: Edustajisto päättää maksuista, jotka edustajisto voi määrätä ylioppilaskunnan jäsenten suoritettavaksi. Maksua muutettaessa tarvitaan kahden kolmasosan (2/3) äänten enemmistö annetuista äänistä. LYY:n jäsenmaksu lukuvuodelle on ollut 105 euroa, josta YTHS-maksun osuus on 54 euroa. Jäsenmaksu tulee perintäteknisistä syistä asettaa eri suuruiseksi syys- ja kevätlukukaudelle. Jos lukuvuotena lukuvuosimaksun maksoi kahdessa osassa, tuli syyslukukauden maksuksi 55 euroa, ja kevätlukukauden maksuksi 56 euroa, joista YTHS-maksun osuus on 27 euroa. Jatkoopiskelijoiden jäsenmaksu on ollut 48 euroa (syyslukukausi 24 euroa ja kevätlukukausi 26 euroa). Esittelijänä pääsihteeri. Esitys: Taloustyöryhmä esittää edustajistolle että jäsenmaksu lukuvuodelle on yhteensä 105. Perusopiskelijat: Koko vuosi: 105 YTHS-maksun osuus 54 Syyslukukausi: 55 YTHS-maksun osuus 27 Kevätlukukausi: 56 YTHS-maksun osuus 27 Jatko-opiskelijat: Koko vuosi: 48 Syyslukukausi: 24 Kevätlukukausi: YHTIÖKOKOUSTEN TOIMIOHJEET Asia: Ylioppilaskunta omistaa 100 % Lapin Lyyli Oy:stä ja noin 98 % Rovaniemen Laky Oy:stä. Rovaniemen Lakyllä on tytäryhtiö, LYY-kiinteistöt Oy. Yhtiöiden yhtiökokoukset on suunniteltu pidettäväksi Yhtiökokouksissa käsitellään tilinpäätökset ja hallituksen valinta. Edustajisto päättää yhtiökokousedustajan valitsemisesta ja ohjeistamisesta yhtiökokouksessa tehtäviä päätöksiä varten.

5 Vuodesta 2013 kaikkia yhtiöitä on hallinnoinut sama hallitus. Yhtiöiden toiminnan muuttuessa on ehkä luontevinta jos hallinnot eriytetään niin että Lapin Lyyli Oy:llä on oma hallitus ja Rovaniemen Laky Oy ja LYY-kiinteistöt Oy. toimivat yhteisen hallinnon turvin. Yhtiöiden hallituksen puheenjohtajaksi on vuonna 2013 valittu OTM Antti Laakso. Hallituksen muina jäseninä edellisen yhtiökokoukseen jälkeen ovat toimineet Arto Harju-Autti, Mari Mäki ja Mika Parkkari. Yhtiöiden toimitusjohtaja esittelee yhtiöiden tilinpäätökset ja tilintarkastuskertomukset, sekä kertoo yhtiöiden toiminnasta kokouksessa. Esitys 1: Valitaan Rovaniemen Laky Oy:n yhtiökokousedustajaksi EPJ Teijonmaa ja hänen varaedustajakseen EVPJ Janne Väätäjä. Samalla pidetään kokous yhtiön ainoan osakkeenomistajan päätöksistä Lapin Lyyli Oy:ssä. Päätös 1: Esitys 2: Yhtiökokousedustajaa niin että yhtiöiden tilinpäätökset vahvistetaan ja tilivelvollisille myönnetään vastuuvapaus toimikauden 2015 osalta. Päätös 2: Esitys 3: Valitaan yhtiöiden tilintarkastajaksi valitaan tilintarkastusyhteisö Ernst & Young vastuullisena tilintarkastajana KHT, JHTT Anne Räisänen ja varatilintarkastajana KHT Ari Tauriainen. Päätös 3: Esitys 4: Ohjeistetaan yhtiökokousedustajaa niin, että Rovaniemen Laky Oy:lle ja LYY-kiinteistöt Oy:lle valitaan sama hallitus jossa on yhteensä neljä henkilöä, joista vähintään yksi opiskelija. Hallituskausi kestää kaksi vuotta. Ensimmäisenä kautena kahden hallituksen jäsenen kausi on vuoden mittainen. Päätetään valtuuttaa valintatoimikunta hoitamaan tarvittavat valintamenettelyt yhtiökokoukseen mennessä. Esitys 5: Ohjeistetaan yhtiökokousedustajaa niin, että Lapin Lyyli Oy:n hallitukseen valitaan yhteensä viisi jäsentä, joista vähintään kaksi opiskelijaa. Hallituskausi kestää kaksi vuotta. Ensimmäisenä kautena kahden hallituksen jäsenen kausi on vuoden mittainen. Päätetään valtuuttaa valintatoimikunta hoitamaan tarvittavat valintamenettelyt yhtiökokoukseen mennessä. Päätös 5: Esitys 6: Päätetään valtuuttaa valintatoimikunta määrittämään sopivansuuruiset palkkiot hallituksen jäsenille. Ohjeistetaan yhtiökokousedustajaa sen mukaisesti. Palkkioiden lisäksi korvataan kohtuulliset matkakustannukset. 10. MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT 11. EDUSTAJISTON KEVÄÄN KOKOUSAIKATAULUSTA PÄÄTTÄMINEN 12. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Edustajiston puheenjohtaja päättää kokouksen. Johanna Teijonmaa Edustajiston puheenjohtaja Laura Kantomaa Pääsihteeri