Sisäisen valvonnan suunnitelma vuodelle Säännösten ja määräysten ja päätösten noudattaminen

Transkriptio

1 Sisäisen valvonnan suunnitelma vuodelle Sivistystoimi Yleistä Sivistystoimen tehtävänä on tarjota laadukasta hoitoa, kasvatusta ja opetusta päivähoitoikäisille lapsille, perusopetuslain mukaista esiopetusta esiopetusikäisille lapsille yhteistoiminnassa lasten vanhempien kanssa sekä antaa kouluikäisille lapsille ja nuorille mahdollisuus monipuoliseen kasvuun, oppimiseen ja terveen itsetunnon kehittymiseen, jotta nuori voi hankkia elämässä tarvittavia tietoja ja taitoja, saada valmiudet jatko-opintoihin ja osallistuvana kansalaisena kehittää demokraattista yhteiskuntaa. Elämänlaatuvastuualueen perustehtävänä on tarjota kaikille mahdollisuus henkiseen ja fyysiseen hyvinvointiin ja kasvuun sekä vahvistaa Sastamalan kaupungin yhteisöllisyyttä, identiteettiä ja imagoa. Vastuualueen tehtävänä on myös tarjota päivä- ja aikuislukiokoulutusta sekä lukiolaisille että ammatillisessa koulutuksessa oleville kahden tai kolmen tutkinnon suorittajille. Sen tehtävänä on nuorten syrjäytymisen ja ongelmien ennaltaehkäisy yhteistyössä eri sidosryhmien kanssa, nuorten osallistaminen ja vaikutusmahdollisuuksien edistäminen. 1. Säännösten ja määräysten ja päätösten noudattaminen Toimialan ohjaus ja valvonta pohjautuu Sastamalan kaupungin sääntöihin ja määräyksiin. Sivistyslautakunta antaa omia sääntöjään, määräyksiään ja ohjeitaan tarvittaessa. Seurantaa toteutetaan jatkuvasti vastuualueiden esimiesten ja lautakunnan toimesta. 2. Tavoitteiden toteutuminen Toimialatiimi ja sivistyslautakunta seuraavat kuukausittain valtuuston hyväksymien sivistyksen ja sen vastuualueiden niin määrällisten kuin laadullistenkin tavoitteiden toteutumista. Vastuualueiden toimintaohjelmat ja tavoitteet ovat linjassa kaupunkistrategian kanssa.

2 3. Varojen käytön valvonta Kasvatusjohtaja, vastuualueiden johtajat, varhaiskasvatuksen aluejohtajat, päiväkotien johtajat, aluerehtorit ja koulujen vastuuhenkilöt, toimintayksiköiden esimiehet, sivistyslautakunta seuraavat talousarvion toteutumista jatkuvalla seurannalla vähintään kuukausittain. Talous- ja hallintopäällikkö ( alkaen) ja perusopetuksen rehtori/opetuspäällikkö valvovat myyntilaskutusta perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen päällikkö varhaiskasvatuksen osalta. Elämänlaadun toimintaa valvoo talous- ja hallintopäällikkö / kulttuuripalvelupäällikkö, liikuntapalvelupäällikkö, nuorisotyön päällikkö, Sastamalan Opiston rehtori, Sastamalan Musiikkiopiston rehtori ja kirjastonjohtaja. Lukiokoulutusta ja toisen asteen opiskeluhuoltoa valvoo lukion rehtori. Ostolaskujen kierrosta ja oikeellisuudesta vastaavat kaikki tilivelvolliset. Heidän tehtävänään on valvoa ja tarvittaessa muistuttaa epäkohdista sekä toimialan sisällä että ulkoisille laskuttajille. Laskujen hyväksyntäohjelman käyttäjäoikeudet ja sijaisuudet tarkistetaan vuosittain, jotta mm. kesälomakaudella laskujen käsittelyssä ei tapahdu viivästymisiä. Sastamalan Tukipalvelu Oy huolehtii erääntyneiden maksujen perinnästä ulosoton kautta. Toimialojen nimeämät vastuuhenkilöt vastaavat maksusuunnitelmien laatimisesta sekä perinnän valmistelusta ja tiedottavat em. asioista Satu Oy:lle. Kassojen, keräilytilien ja lahjoitusrahastotilien vastuuhenkilöt on nimetty. Vastuuhenkilöt seuraavat tilien käyttöä vuoden aikana. Kassojen hoito ja tarkastus tapahtuu kaupungin kassaohjeiden mukaisesti. Kassojen tarkastus suoritetaan vähintään kerran vuodessa sekä ydinprosessin nimeäminen että kaupunginhallituksen nimeämien kassantarkastajien toimesta. 4. Tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus Sivistystoimialan toiminnan tuloksellisuutta arvioidaan kaupunginvaltuuston vahvistamien tuloskorttien avulla. Tavoitteet,

3 päämäärät ja mittarit on määritelty toimialoittain asiakkaiden, talouden, toimialojen ja henkilöstön näkökulmasta. Tuloksellisuuden arvioinnissa erityisesti talouteen liittyvät mittarit painottuvat. Nämä mittaritiedot perustuvat säännöllisesti saatavaan tilastotietoon. Tuloksellisuuden arvioinnissa on apuna laadittavat prosessikuvaukset, jotka yksilöivät todettuun tulokseen johtavan toiminnan toimialojen sisällä. 5. Omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta Omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta tapahtuu kaupungin omistajapoliittisten linjausten sekä omaisuuden hankintaa ja luovutusta koskevien ohjeiden mukaisesti. Omaisuusrekisterien päivitys suoritetaan sen jälkeen, kun kaupungin yleiset ohjeet esim. irtaimiston luetteloinnista on saatu. 6. Sopimustoiminta Sopimusluettelot päivitetään vuosittain. Sopimusten, myös sisäisten toimittajien kanssa tehtyjen sopimusten, kustannus- ja laatukriteerien toteutumista seurataan säännöllisesti. Ostopalvelusopimuksissa kiinnitetään erityistä huomiota palvelun laatuun, turvallisuuteen ja taloudellisuuteen. 7. Sisäisen tarkastuksen järjestäminen Sastamalan kaupungin ohjeistuksen mukaisesti. Ks. kohta Riskien hallinnan järjestäminen

4 Sivistystoimi järjestää säännöllisesti riskikartoituksia. Kartoitusten pohjalta tehdään tarvittavat korjaukset ja muutokset. a. Tapaturmariskit Vastuualueilla on turvallisuussuunnitelmat ja ohjeet tapaturmien ennaltaehkäisemiseksi. Eniten riskejä aiheuttavat koulutapaturmat. Syitä, mistä ne johtuvat, kartoitetaan ja epäkohtiin puututaan, jos se on mahdollista. Oppilaille kerrotaan vaarallisista tilanteista ja heitä opetetaan varomaan. Tapaturmat kirjataan ja niistä raportoidaan. Jos kouluissa tai muissa toimipisteissä tapahtuu katastrofeja, toimii yhtenä osapuolena Sastamalan kaupungin sosiaali- ja terveyspalvelut, Sotesi ja Tampereen Aluepelastuslaitos. Yhdessä heidän kanssaan päivitetään jatkuvasti mm. yksikkökohtaiset pelastussuunnitelmat. Tilakeskukselta edellytetään ydinprosessin vuokraamien tilojen vuosittaisia tarkastuksia. Kiinteistöissä olevien epäkohtien havaitsemisen ja niistä ilmoittaminen on jokaisen työntekijän vastuulla. RiskArvi on käytössä varhaiskasvatuksen, perusopetuksen, lukion ja elämänlaadun osalta. Kriisitilanteissa on toimittu hyväksyttyjen turvallisuussuunnitelmien mukaisesti. Henkilöstölle on järjestetty ensiapukoulutusta. b. Henkilöstöriskit: Henkilöstöön liittyvät keskeiset riskit liittyvät seuraaviin asiakokonaisuuksiin: tiedon siirtäminen henkilöstön vaihtuessa osaaminen jakaminen työyhteisöissä pätevien työntekijöiden saaminen riittävien työvoimareservien turvaaminen varahenkilöjärjestelmän toteuttaminen Henkilöstölle tehdään joka toinen vuosi työtyytyväisyyskysely, jonka avulla mm. kartoitetaan erilaisia riskitekijöitä. Kyselyn tulosten perusteella toimintaa on mahdollista parantaa.

5 c. Rahoitus-ja talousriskit Keskeisiä rahoitus- ja talousriskejä ovat esimerkiksi riskit hankkeissa, joihin on saatu valtionavustusta. Hankkeille on nimettävä vastuuhenkilöt sekä määriteltävä muut selkeät talouteen liittyvät vastuut. Erityisesti on huomioitava sijaisuudet (Ks. kohdat 2-7) sekä aikataulujen tiukka noudattaminen (Ks. kohdat 2-7). d. Tietoturvariskit Tietoturvariskit kartoitetaan yhdessä Sastamalan Tukipalvelu Oy:n kanssa. Esim. jos työntekijä siirtyy pois Sastamalan kaupungin palveluksesta joko kokonaan tai virka/työvapaalle, esimiesten tulee varmistaa, että hänen oikeutensa eri ohjelmiin katkaistaan. Sivistystoimiala toimii koko kaupunkia koskevia tietoturvaohjeita noudattaen. Toteutuma e. Vahinkoriskit Kaupungilla on toiminnan vastuuvakuutus ja hallinnon vastuuvakuutus. Vahinkotapahtumat ja läheltä piti tilanteet kirjataan ja niistä raportoidaan tilinpäätöksen yhteydessä. Ohjeistusta tarkennetaan ja tiukennetaan tarvittaessa. Tehokkaalla sisäisellä valvonnalla ehkäistään niin aineellisten kuin immateriaalisten vahinkoriskien syntymistä. Ks. kohdat Palvelujen laadun seuranta Palvelujen laatua seurataan sekä ulospäin että toimialan sisällä tapahtuvilla vuosittaisilla asiakaskyselyillä sekä palvelusopimusneuvotteluissa. Palveluita kehitetään kyselyiden vastausten perusteella. Esim. sopimuksissa tulee olla määrällisten kriteerien lisäksi myös laadulliset kriteerit. Sivistystoimen yhtenä painopisteenä on laatutyö.

6 10. Päätöksenteko, johtaminen sekä johdon tietoisuus ympäristön toimivuudesta Sivistystoimen sisäiset vastuut on määritelty delegointipäätöksillä ja tehtäväkuvauksilla. Pääsääntöisesti sivistystoimen vastuualuejohtajat vastaavat oman vastuualueensa toimivuudesta. Sivistyksen toimialatiimi ja vastuualuetiimit valmistelevat asioita sivistyslautakunnalle. Valmisteluvastuu lautakuntaan nähden on vastuualuejohtajilla, hallintoja talouspäälliköllä (koululaiskuljetukset) yhdessä kasvatusjohtajan kanssa. Esittelijän vastuu on kasvatusjohtajalla sivistyslautakunnassa. Palvelujen toimivuutta seurataan asiakaskyselyillä sekä ulospäin että vastuualueiden sisällä sekä vuosittain palvelusopimusneuvotteluissa. Samoin kerran kuussa/viikoittain kokoontuvissa sivistystoimialatiimin ja vastuualuetiimien kokouksissa.